JP2008065407A - 電子メール送信システム - Google Patents

Abstract

【課題】複数の送信先アドレスに対して一括して電子メール送信を行う際に送信先アドレス毎に添付ファイルの指定を容易に行うことができる電子メール送信システムを提供する。
【解決手段】ネットワーク回線に接続された複合機のハードディスク８に作成された共有フォルダ１４内に定義書１５と複数の添付ファイル１６とが格納されると共に、ハードディスク８にネットワーク回線を利用して少なくとも電子メールの送信が可能な電子メールソフトがインストールされ、共有フォルダ１４を指定することにより定義書１５に記載された送信先アドレスに添付ファイル１６を添付した状態で電子メールを送信する。
【選択図】 図３

Description

本発明は、ネットワーク回線に接続された装置本体を備えていると共に、そのネットワーク回線を利用して少なくとも電子メールの送信が可能な電子メール送信システムに関する。

従来から、インターネット回線やイントラネット回線等のネットワーク回線を利用した電子メールを送信する際には、電子メールソフトを利用して行っている。

この際、例えば、同一のタイトル（見出し）や内容のメールを複数の送信相手を指定して一括して送信する機能も周知である。

しかしながら、タイトルや内容は複数の送信相手全員に対して同じであっても、添付ファイルは異ならせたいという場合も想定され、このような機能を具備した電子メール送信システムも提案されている。

例えば、複数の送信先アドレスと複数の添付ファイルとを一覧表形式としたマトリクスを用い、各送信先アドレス（送信相手）毎に添付ファイルを手動で指定し、複数の送信相手に一括して電子メール配信を行う際に、マトリクスを参照して送信相手毎に異なった添付ファイルを添付する技術が知られている（例えば、特許文献１参照。）。

また、複数の送信先アドレスに対応付けしたフォルダを作成し、各フォルダ毎に添付ファイルを格納することにより、複数の送信相手に一括して電子メール配信を行う際に、送信先アドレス毎に対応付けされたフォルダから添付ファイルを添付する技術も知られている（例えば、特許文献２参照。）。
特開２０００−１１２８４１号公報 特開２００２−２７８８９９号公報

ところが、上記の如く構成された電子メール送信システムにあっては、何れのものにあっても、送信先アドレスに対する添付ファイルの指定操作が煩雑であり、例えば、複合機等の画像形成装置でそのような送信先アドレスと添付ファイルとの関連付け操作行うことは非常に面倒であった。

そこで、本発明は、上記事情を考慮し、複数の送信先アドレスに対して一括して電子メール送信を行う際に送信先アドレス毎に添付ファイルの指定を容易に行うことができる電子メール送信システムを提供することを目的とする。

本発明の電子メール送信システムは、ネットワーク回線に接続された装置本体が制御される制御回路と、複数のファイルが格納される記憶媒体と、表示部と、前記装置本体を操作するための操作部と、を備え、前記記憶媒体には前記ネットワーク回線を利用して少なくとも電子メールの送信が可能な電子メールソフトがインストールされた電子メール送信システムにおいて、前記記憶媒体には、電子メールとして送信するための送信先アドレスと、該送信先アドレスに対応付けして前記複数のファイルを添付ファイルとして任意に指定する指定情報とが記載された定義書が格納され、前記操作部によって前記定義書が指定された際には、該定義書に記載された送信先アドレスに前記添付ファイルを添付した状態で電子メールを送信することを特徴とする。

また、本発明の電子メール送信システムは、ネットワーク回線に接続された装置本体が制御される制御回路と、フォルダ単位で複数のファイルが格納される記憶媒体と、表示部と、前記装置本体を操作するための操作部と、を備え、前記記憶媒体には前記ネットワーク回線を利用して少なくとも電子メールの送信が可能な電子メールソフトがインストールされた電子メール送信システムにおいて、前記フォルダには、電子メールとして送信するための送信先アドレスと、該送信先アドレスに対応付けして前記複数のファイルを添付ファイルとして任意に指定する指定情報とが記載された定義書が格納され、前記操作部によって前記フォルダが指定された際には、前記定義書に記載された送信先アドレスに前記添付ファイルを添付した状態で電子メールを送信することを特徴とする。

この際、前記表示部には前記定義書に基づく送信先アドレスと添付ファイルとを対応付けした一覧表が表示されるのが好ましい。

また、前記記憶媒体に格納された複数のファイルのファイル名にはラベルが付与され、前記定義書の指定情報には前記ラベルを含めたファイル名で添付ファイルが指定され、前記ラベルは電子メールの送信のために実際に添付された際には自動的に削除されることにより、添付ファイル指定に対する指定操作の利便性を向上することができる。

さらに、前記記憶媒体に格納された複数のファイルのうち前記定義書に記載した何れの送信先アドレスにも添付ファイルとして指定されていないファイルが格納されていた場合には、前記定義書に記載された全送信先アドレスに対する添付ファイルとするか否かを一括して指定したり、前記定義書に記載された全送信先アドレスに対する添付ファイルとするか否かを前記ラベル単位で指定することができれば、添付ファイル指定に対する指定操作を簡素化することができる。

また、前記装置本体を画像形成装置とすることができ、しかも、その画像形成装置をコンピュータと接続することで定義書をコンピュータで容易に作成することが可能となる。

本発明の電子メール送信システムによれば、簡素な定義書で複数の送信先アドレスに対して一括して電子メール送信を行う際の送信先アドレス毎に添付ファイルの指定を容易に行うことができる。

本発明の電子メール送信システムは、複数の送信先アドレスに対して一括して電子メール送信を行う際に送信先アドレス毎に添付ファイルの指定を容易に行うことができる。

次に、本発明の一実施形態に係る電子メール送信システムについて、装置本体を複合機に適用し、図面を参照して説明する。

図１は本発明の一実施形態に係る電子メール送信システムのシステム構成例の説明図、図２は本発明の一実施形態に係る電子メール送信システムの概略のブロック図、図３は本発明の一実施形態に係る電子メール送信システムのフォルダの説明図、図４は本発明の一実施形態に係る電子メール送信システムの定義書の説明図、図５は本発明の一実施形態に係る電子メール送信システムの表示部の表示例の説明図である。

図１に示すように、本発明の一実施形態に係る電子メール送信システムは、装置本体としての複合機１と複数の（パーソナル）コンピュータ２とがイントラネットワーク等のネットワーク回線３を利用して接続されているうえ、サーバー（インターネットサーバー・メールサーバ・ルータ・ターミナルアダプタ等を含む）４を介してインターネット回線５とも接続されている。

複合機１は、コピー機能・ＦＡＸ機能・プリンタ機能・スキャナ機能を具備している。また、複合機１は、例えば、図２に示すように、上記各機能を制御するための制御回路としてのＣＰＵ６、ＲＡＭ・ＲＯＭ等のメモリ７、ネットワーク回線３を利用して送信されたデータやスキャナ機能を利用して読み取った画像データ（ＰＤＦ・ＪＰＧ等）等の格納が可能な記憶媒体としてのハードディスク８、ＣＰＵ６によって制御するための制御情報等が表示されると共に操作部の一部としての機能を具備した液晶パネルスイッチからなる表示部９と、機能選択・実行等を行うため各種スイッチからなる操作部１０とを備えてる。

ハードディスク８には、図３に示すように、インターネット回線５を利用して複合機１から直接電子メールを送信するための電子メールソフト１１、ＣＰＵ６で制御するための各種制御ドライバ１２、ＦＡＸ送信のためにスキャナ機能を利用して読み取った一時ファイルとしてのスキャニングデータ１３等が記憶されている他、操作部１０又はネットワーク回線３を利用してコンピュータ２によって共有フォルダ１４が作成される。

電子メールソフト１１は、周知の電子メールソフトと同一の機能のうち、少なくとも送信（配信）に関わる機能を備え、表示部９のパネルスイッチ機能や操作部１０、或いは、ネットワーク回線３を利用してコンピュータ２によるネットワーク操作によって利用することができる。

共有フォルダ１４には、電子メールソフト１１を駆動させて電子メールを送信するための定義書１５と複数のファイル１６とが格納される。尚、共有フォルダ１４は、ネットワーク回線３を利用しての利用者を特定することも可能である。また、共有フォルダ１４は、ハードディスク８に替えて、例えば、サーバー４のハードディスクや他のハードディスク（ネットワーク回線３で共有可能なもの）でもよい。

定義書１５は、テキストファイル形式で作成・保存され、電子メールソフト１１によって電子メールフォーマットに展開される。ここで、定義書１５では、図４に示すように、件名や文書の作成が可能であるほか、送信先指定（送信アドレス指定）、添付ファイル指定が可能となっている。尚、電子メールソフト１１のアドレス帳機能を用いたアドレス登録（グループ登録を含む）等も可能である。

また、定義書１５で添付ファイルとして指定される複数のファイル１６は、データ作成者等を示すラベルを付与（例えば、「＃ＵｓｅｒＡ」等）することで添付ファイルとして指定する際の指定操作の利便性（識別性）が向上されている。

この際、定義書１５が格納されている共有フォルダ１４とは別のユーザー単位等で管理可能な共有フォルダをラベルとしてデレクトリ指定（例えば、「￥ＵｓｅｒＡ」等）することも可能である。

添付ファイル１６の種類としては、コンピュータ２にインストールされたワープロソフト・表計算ソフト・図形ソフト等を用いて作成された各種ソフトウエア保存形式の文書データの他、これら各種ソフト等を用いて作成したものを共通保存形式（ＰＤＦやＪＰＧ等）に変換したデータ、スキャナ機能を利用して読み取った画像データ（ＪＰＧ等）等が想定される。

上記の構成において、複合機１から電子メールを送信する場合、表示部９のパネルスイッチ機能や操作部１０、或いは、ネットワーク回線３を利用してコンピュータ２によるネットワーク操作によって電子メールソフト１１を立ち上げ、電子メールとして送信するために予め作成された定義書１５が格納されている共有フォルダ１４を指定することによって、送信アドレスと添付ファイル１６とが電子メール送信フォーマットに展開される。

これにより、指定された共有フォルダ１４内の定義書１５に基づいて各送信先アドレス毎に添付ファイル１６が自動的に添付指定される。

表示部９には、送信先アドレスＡ（○○△△＠××．ｃｏ．ｊｐ）、送信先アドレスＢ（△△○○＠×××．ｊｐ）、送信先アドレスＣ（○○□□＠×××．ｃｏｍ）、送信先アドレスＤ（□□○○＠××．ｎｅ．ｊｐ）といったように、定義書１５で指定された複数の送信先アドレスと各送信先アドレス毎の添付ファイル名が一覧形式で表示される。また、表示部９には、例えば、確認スイッチ１７と追加スイッチ１８とが同時に表示され、パネルスイッチ機能により、確認スイッチ１７を押圧した場合には電子メールが送信され、追加スイッチ１８を押圧した場合には添付ファイル１６の添付の追加を行うために定義書１５が表示される。

尚、定義書１５や添付ファイル１６は、共有フォルダ１４を作成せずに直接ハードディスク８に格納してもよい。この場合、共有フォルダ１４の指定に変えて定義書１５を指定する。また、定義書１５は一つの共有フォルダ１４に複数作成することも可能であり、この場合にも、その共有フォルダ１４内の定義書１５を指定する。

また、送信される添付ファイル１６は、ラベル表示せずにファイル名のみが表示されるのが望ましい。さらに、表示部９に表示される一覧表にチェックボックス機能を付与し、定義書１５で添付指定したものの添付したくないと思った場合にはチェックボックスのチェックを外すことで添付ファイル１６の貼り付けを解除できるようにすることも可能である。

定義書１５に記載していない共有フォルダ１４内の添付ファイル１６は、送信先全員に配信する添付ファイル１６として扱うか添付しないかを定義書１５で指定できるようにすることも可能である。

この際、定義書１５では、図４に示すように、「ＡＤＤ５：Ａｌｌ」といった指定でフォーマット定義することで送信先全員に、上述したラベル単位（例えば、「＃ＵｓｅｒＤ」）で添付ファイルを指定することもできる。

ところで、上述したような複数のコンピュータ２に複合機１がネットワーク接続され、複数のコンピュータ２からの印刷指令信号に基づくプリンタ機能等の利用が可能な環境下では、電子メールの送信は複合機１を介さずに直接コンピュータ２にインストールされた電子メールソフトを利用して電子メールを送信した方が便利であることから、複合機１を利用した電子メールの送信としては、複合機１のスキャナ機能を利用して、そのスキャニングと同時期に電子メールの送信を行うような形態が考え得る。

例えば、複合機１の操作パネルを操作して電子メール送信モードを選択し、表示部９でハードディスク８に格納された共有フォルダ１４を指定（若しくは定義書１５を直接指定）し、その定義書１５に関連付けされた送信先アドレスと添付ファイル名からなる一覧表を表示部９に表示し、表示部９の追加スイッチ１８を操作してスキャニングし、そのスキャニングデータを定義書１５で予め添付ファイルとして指定しておいたファイル名で格納した後に、表示部９の確認スイッチ１７を操作して電子メールの送信を実行する。

また、これとは逆順として、複合機１の操作パネルを操作してスキャナモードを選択し、添付ファイルをスキャニングし、そのスキャニングデータを格納する共有フォルダ１４を指定し、その共有フォルダ１４に格納された定義書１５に予め作成しておいたファイル名でスキャニングデータを格納した後に、電子メール送信モードを選択し、共有フォルダ１４を選択して表示部９に一覧表を表示し、表示部９の確認スイッチ１７を操作して電子メールの送信を実行する。

この際、定義書１５に電子メールとしての件名や内容等を同時に作成することによって、上述した複合機１で件名や内容等の文面作成の手間をコンピュータ２側で容易に作成することができ、利便性を向上することができる。

このように、本発明の電子メール送信システムにあっては、共有フォルダ１４内に定義書１５と添付ファイルとが格納されており、その共有フォルダ１４を指定するだけで定義書１５に記載の各送信先アドレス毎に関連付けされた添付ファイルが添付された状態で一括で電子メールを送信することができる。

尚、ハードディスク８に共有フォルダ１４を作成せずに複数の定義書１５を格納した場合又は一つの共有フォルダ１４内に複数の定義書１５を格納した場合には、その複数の定義書１５の任意のものを指定することによって、その指定された定義書１５に記載の各送信先アドレス毎に関連付けされた添付ファイルが添付された状態で一括して電子メールを送信することができる。

従って、共有フォルダ１４で管理されているであろう各書類関係のデータを簡単な操作でアドレス毎に添付することが可能となるうえ、添付データと送信先アドレスとの対応付けは簡単なテキストデータ等の簡素な定義書１５で一括して指定することができる。

しかも、一つのハードディスク８内に添付ファイル１６を複数格納した際に、ユーザー単位で作成したデータファイルをラベル付きのファイル名で格納することによって、異なったユーザーが同一ファイル名のデータを作成したとしても同一の共有フォルダ１４内に格納することが可能となるうえ、添付ファイル１６として指定する際にはこのラベルを含めて指定することで混乱することが無く、他のユーザーが作成したデータを添付ファイルとして指定することも可能となる。

本発明の一実施形態に係る電子メール送信システムのシステム構成例の説明図である。 本発明の一実施形態に係る電子メール送信システムの概略のブロック図である。 本発明の一実施形態に係る電子メール送信システムのフォルダの説明図である。 本発明の一実施形態に係る電子メール送信システムの定義書の説明図である。 本発明の一実施形態に係る電子メール送信システムの表示部の表示例の説明図である。

符号の説明

１…複合機（装置本体）
２…コンピュータ
３…ネットワーク回線
４…サーバー
５…インターネット回線（ネットワーク回線）
６…ＣＰＵ（制御回路）
８…ハードディスク（記憶媒体）
９…表示部
１０…操作部
１１…メールソフト
１４…共有フォルダ
１５…定義書
１６…添付ファイル

Claims (8)

1. ネットワーク回線に接続された装置本体が制御される制御回路と、複数のファイルが格納される記憶媒体と、表示部と、前記装置本体を操作するための操作部と、を備え、
   前記記憶媒体には、前記ネットワーク回線を利用して少なくとも電子メールの送信が可能な電子メールソフトがインストールされた電子メール送信システムにおいて、
   前記記憶媒体には、電子メールとして送信するための送信先アドレスと、該送信先アドレスに対応付けして前記複数のファイルを添付ファイルとして任意に指定する指定情報とが記載された定義書が格納され、
   前記操作部によって前記定義書が指定された際には、該定義書に記載された送信先アドレスに前記添付ファイルを添付した状態で電子メールを送信することを特徴とする電子メール送信システム。
2. ネットワーク回線に接続された装置本体が制御される制御回路と、フォルダ単位で複数のファイルが格納される記憶媒体と、表示部と、前記装置本体を操作するための操作部と、を備え、
   前記記憶媒体には前記ネットワーク回線を利用して少なくとも電子メールの送信が可能な電子メールソフトがインストールされた電子メール送信システムにおいて、
   前記フォルダには、電子メールとして送信するための送信先アドレスと、該送信先アドレスに対応付けして前記複数のファイルを添付ファイルとして任意に指定する指定情報とが記載された定義書が格納され、
   前記操作部によって前記フォルダが指定された際には、前記定義書に記載された送信先アドレスに前記添付ファイルを添付した状態で電子メールを送信することを特徴とする電子メール送信システム。
3. 前記表示部には、前記定義書に基づく送信先アドレスと添付ファイルとを対応付けした一覧表が表示されることを特徴とする請求項１又は請求項２に記載の電子メール送信システム。
4. 前記記憶媒体に格納された複数のファイルのファイル名にはラベルが付与され、前記定義書の指定情報には前記ラベルを含めたファイル名で添付ファイルが指定され、前記ラベルは電子メールの送信のために実際に添付された際には自動的に削除されることを特徴とする請求項１乃至請求項３の何れかに記載の電子メール送信システム。
5. 前記記憶媒体に格納された複数のファイルのうち前記定義書に記載した何れの送信先アドレスにも添付ファイルとして指定されていないファイルが格納されていた場合には、前記定義書に記載された全送信先アドレスに対する添付ファイルとするか否かを一括して指定することができることを特徴とする請求項１乃至請求項４の何れかに記載の電子メール送信システム。
6. 前記記憶媒体に格納された複数のファイルのうち前記定義書に記載した何れの送信先アドレスにも添付ファイルとして指定されていないファイルが格納されていた場合には、前記定義書に記載された全送信先アドレスに対する添付ファイルとするか否かを前記ラベル単位で指定することができることを特徴とする請求項４に記載の電子メール送信システム。
7. 前記装置本体が画像形成装置であることを特徴とする請求項１乃至請求項６の何れかに記載の電子メール送信システム。
8. 前記画像形成装置はコンピュータと接続され、前記定義書は前記コンピュータで作成されることを特徴とする請求項７に記載の電子メール送信システム。

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