JP2008046793A - 情報処理システム - Google Patents

Abstract

【課題】本発明は、文書形式にかかわらず、文書印刷の機密を適切に確保する情報処理システムに関する。
【解決手段】情報処理システム１は、１つのクライアント端末ＣＬ１〜ＣＬｎから文書の印刷要求があると、管理サーバＫＳが、該印刷要求に対して印刷可否の承認を行う承認者を決定して、該承認者のクライアント端末ＣＬ１〜ＣＬｎに対して該文書の印刷可否の承認依頼を行い、該承認依頼に対して承認者が印刷許可すると、該印刷要求のあった文書をプリンタＰｒ１〜Ｐｒｍで印刷する。したがって、印刷に他人の許可を必要とすることで、文書形式に関わらず、機密文書等の文書の不用意な印刷を未然に防止することができる。
【選択図】 図１

Description

本発明は、情報処理システムに関し、詳細には、文書形式にかかわらず、文書の印刷における機密を適切に確保する情報処理システムに関する。

一般に、プリンタ等の印刷装置は、ホストコンピュータ等のクライアント装置から印刷データを受信すると、用紙を搬送して、所定の画像形成方式で印刷データに基づいて印刷出力して、装置外へ排出する。

このような印刷装置は、印刷装置の状態がプリント可能な状態であるときには、クライアント装置から印刷データを受信すると、直ちに印刷出力を開始して、データを記録した用紙を装置外の排紙トレイ上に排出する。

また、近時、ネットワーク化が進み、複数のパーソナルコンピュータ等のクライアント装置がネットワークを介して接続され、ネットワークを介して接続された複数のクライアント装置からの印刷データを受信して、印刷出力する印刷装置が出現している。このようなネットワークに接続された印刷装置は、複数のクライアント装置からの印刷データを順次受信して、それらの印刷データを順次用紙に印刷出力し、順次排紙トレイ上に排出する。

ところが、文書には、機密を要する文書があり、このような機密を要する文書が不用意に印刷出力されて漏洩することは、企業等にとっては、信用問題である。特に、近年、企業の情報漏洩の問題が深刻化しており、万一顧客情報の漏洩等が発生した企業は、多額の賠償金、社会的信用の失墜など、多大なビジネス上の損失を余儀なくされる。

この現状を鑑みて、電子文書のセキュリティを向上させる多くの製品、サービスが提供されているが、実際の用紙に印刷された機密情報の漏洩を防止するのは容易ではない。

そこで、電子文書を用紙に印刷する際にセキュリティを確保するために、本出願人は、先に、データ入力処理により電子化された文書に対して、該文書の作成者、仲介者、利用者等の関連者に対して、各々利用権限を設定し、該利用権限に基づいて、該文書の承認、登録等の処理、例えば、承認されるとその文書を変換して印刷可能なＰＤＦ（Portable Document Format）と印刷不可能なＰＤＦとを作成し、利用権限に応じて印刷できるファイルを制限する等の処理を行う文書管理システムを提案している（特許文献１参照）。

特開２００１−１４２８７４号公報

しかしながら、上記従来技術にあっては、文書管理システムによって作成された文書を、該システムの利用者が利用することを前提として、所定の文書形式（例えば、ＰＤＦ形式）の文書に変換しているため、実際のビジネスの現場での利用性を考慮すると、様々な形式の電子文書が用いられており、汎用性を向上させる上で、改良の必要があった。

また、上記従来技術にあっては、利用者に対して印刷権限が付与されるのは、所定の文書形式の文書の作成時（ＰＤＦファイル作成時）であるため、印刷権限を有する利用者は、実際に用紙に印刷をするときには、他人の許可を得ることなく該文書の印刷を行うことができる。したがって、機密情報を印刷物として持ち出す場合には、文書を実際に用紙に印刷をするときに、他人の許可を得る必要がないことは、心理的に機密情報を持ち出すことを容易にしてしまうおそれがあり、機密性をより一層確保する上で、改良の必要があった。

そこで、本発明は、文書形式にかかわらず、文書の機密性を適切に確保することのできる情報処理システムを提供することを目的としている。

請求項１記載の発明の情報処理システムは、文書に対して印刷要求があると、該印刷要求に対して印刷可否の承認を行って、印刷が許可されると、印刷手段で該文書の印刷を行う情報処理システムであって、印刷要求に対して印刷可否の承認を行う承認者を決定する承認者決定手段と、該承認者決定手段の決定した承認者に対して該印刷要求のあった文書の印刷可否の承認依頼を行う承認依頼手段と、該承認依頼手段からの承認依頼に対して前記承認者が印刷許可すると、該印刷要求のあった文書を前記印刷手段に印刷させる印刷管理手段と、を備えていることにより、上記目的を達成している。

この場合、例えば、請求項２に記載するように、前記情報処理システムは、前記承認依頼された承認者に対して前記印刷要求のあった文書の情報を提示する文書情報提示手段を備えていてもよい。

また、例えば、請求項３に記載するように、前記文書情報提示手段は、前記文書に付随する文書名、文書の作成日時等の文書属性情報と該文書の内容のうち少なくともいずれか一方を提示してもよい。

さらに、例えば、請求項４に記載するように、前記情報処理システムは、前記印刷依頼者の情報を前記承認者に対して提示する印刷依頼者情報提示手段を備えていてもよい。

また、例えば、請求項５に記載するように、前記情報処理システムは、該システムの利用者の情報を予め保持する利用者情報保持手段を備えていてもよい。

さらに、例えば、請求項６に記載するように、前記利用者情報保持手段は、前記承認者を含む利用者の情報と該承認者を特定する情報を保持し、前記承認者決定手段は、該利用者情報保持手段を参照して前記承認者を決定してもよい。

また、例えば、請求項７に記載するように、前記利用者情報保持手段は、前記承認者が前記印刷要求を行った場合に該印刷要求に対する承認者となる副承認者を保持してもよい。

さらに、例えば、請求項８に記載するように、前記利用者情報保持手段は、前記利用者がその所属するグループ毎に分類されていて、各グループ毎にそのグループの利用者による印刷要求に対する承認者を含む利用者の情報と該承認者を特定する情報を保持してもよい。

また、例えば、請求項９に記載するように、前記情報処理システムは、前記承認者によって印刷許可されて前記印刷手段で印刷される文書に、該文書の前記印刷要求者の情報と前記承認者の情報のうち少なくもといずれかの情報を埋め込む情報埋込手段を備えていてもよい。

さらに、例えば、請求項１０に記載するように、前記情報処理システムは、該システムの利用者の情報とパスワードから暗号を生成する暗号生成手段と、予め各利用者の情報と暗号を対応させて記憶する暗号記憶手段と、前記印刷要求受付時と前記承認時のうち少なくともいずれかのときに、該印刷要求者または該承認者の利用者情報とパスワードの入力による本人確認を要求する本人確認要求手段と、該本人確認要求手段の要求に応じて入力された利用者情報とパスワードから前記暗号生成手段に暗号を生成させて、該生成された暗号に基づいて前記暗号記憶手段を参照して前記印刷要求者または前記承認者の適否の個人認証を行う個人認証手段と、を備え、該個人認証手段が該印刷要求者または該承認者が適正であることを認証すると、該印刷要求の受け付けまたは該承認者による印刷要求の適否の承認を行ってもよい。

また、例えば、請求項１１に記載するように、前記情報処理システムは、文書情報から一意の文書識別子を生成する文書識別子生成手段と、文書識別子と各文書識別子に対して任意に設定された複数段階の機密度等の文書管理情報を対応させて記憶する文書管理情報記憶手段と、を備え、前記利用者情報保持手段が、前記文書管理情報毎に設定された承認者を保持し、文書の印刷要求があると、前記文書識別子生成手段が、該印刷要求のあった文書の文書情報から文書識別子を生成し、前記承認者決定手段が、該文書管理情報記憶手段の生成した文書識別子に対応する文書管理情報を取得して、前記利用者保持手段を参照して、該文書管理情報に対応する承認者を決定してもよい。

本発明の情報処理システムによれば、文書に対して印刷要求があると、該印刷要求に対して印刷可否の承認を行う承認者を決定して、該承認者に対して該文書の印刷可否の承認依頼を行い、該承認依頼に対して承認者が印刷許可すると、該印刷要求のあった文書を印刷するので、印刷に対して承認する承認者の責任を明確化して、適切な承認を確保しつつ、印刷に他人の許可を必要とすることで、文書形式に関わらず、機密文書等の文書の不用意な印刷を未然に防止することができ、文書のセキュリティを向上させることができる。

以下、本発明の好適な実施例を添付図面に基づいて詳細に説明する。なお、以下に述べる実施例は、本発明の好適な実施例であるから、技術的に好ましい種々の限定が付されているが、本発明の範囲は、以下の説明において特に本発明を限定する旨の記載がない限り、これらの態様に限られるものではない。

図１〜図１４は、本発明の情報処理システムの第１実施例を示す図であり、図１は、本発明の情報処理システムの第１実施例を適用した情報処理システム１のシステム構成図である。

図１において、情報処理システム１は、ネットワークＮＷに複数のクライアント端末ＣＬ１〜ＣＬｎ、複数のプリンタ（印刷手段）Ｐｒ１〜Ｐｒｍ、メールサーバＭＳ及び管理サーバＫＳ等が接続されており、ネットワークＮＷとしては、例えば、イーサネット（Ethernet：登録商標）形態のＬＡＮ（Local Area Network）等が用いられている。

情報処理システム１では、電子メールは、メールサーバＭＳに一旦蓄積した後に配信され、例えば、プリンタＰｒ１〜Ｐｒｍからクライアント端末ＣＬ１〜ＣＬｎの利用者への電子メールやクライアント端末ＣＬ１〜ＣＬｎから他のクライアント端末ＣＬ１〜ＣＬｎへの電子メールは、メールサーバＭＳに一旦蓄積する。

クライアント端末ＣＬ１〜ＣＬｎは、適当な周期でメールサーバＭＳに対して、自端末の利用者宛の電子メールの受信の問い合わせを行い、利用者宛の電子メールがメールサーバＭＳに蓄積されているときは、メールサーバＭＳから蓄積されている電子メールを受信して、自端末の利用者にその旨を通知する。例えば、クライアント端末ＣＬ１は、メールサーバＭＳに対して、自端末の利用者宛の電子メール受信の問い合わせを行った場合に、自端末の利用者宛の電子メールがメールサーバＭＳに蓄積されていると、その旨がメールサーバＭＳから通知され、その電子メールを受信して、電子メールを受信した旨を利用者に通知する。通知を受け取った利用者は、その電子メールの内容を読み出して内容を確認することができる。この場合の通信プロトコルとしては、例えば、ＰＯＰ（Post Office Protocol）等を用いることができる。

情報処理システム１では、印刷を使う利用者は、いずれかのクライアント端末ＣＬ１〜ＣＬｎで、文書作成アプリケーションソフトウエアや表計算アプリケーションソフトウエア等のソフトウェアを使用して文書を作成し、印刷が必要になると、そのアプリケーションソフトウエアを使用して印刷を指示操作する。

クライアント端末ＣＬ１〜ＣＬｎ、管理サーバＫＳ及びメールサーバＭＳは、それぞれ記憶部、入力部、表示部、記憶媒体読込部及びネットワークインターフェイスを備えており、記憶部は、ハードディスク等の不揮発性記憶装置とＲＡＭ（Random Access Memory）等の揮発性記憶装置で構成されている。入力部は、キーボード、タッチパネル、マウス等のポインティングデバイス、音声入力装置等で構成され、表示部は、ＣＲＴ（陰極線管：Cathode Ray Tube）、ＬＣＤ（Liquid Crystal Display）、ＬＥＤ（Light Emitting Diode）等の表示装置で構成されている。記録媒体読込部は、フレキシブルディスクドライブ、ＣＤ（Compact Disc）ドライブ、ＤＶＤ（Digital Video Disk）ドライブ等で構成されている。ネットワークインターフェイスは、イーサネット等の入出力インターフェイスである。

クライアント端末ＣＬ１〜ＣＬｎは、文書の印刷依頼を行う印刷依頼利用者のクライアント端末ＣＬ１〜ＣＬｎと、該印刷依頼のあった文書の印刷を承認する印刷承認利用者のクライアント端末ＣＬ１〜ＣＬｎがあり、基本構成は、同じであるが、印刷要求を行うのに必要なソフトウェアと印刷要求の承認を行うのに必要なソフトウェアが異なるため、以下、印刷依頼用クライアント端末ＣＬ１〜ＣＬｎと印刷承認用クライアント端末ＣＬ１〜ＣＬｎをそれぞれ分けて説明する。

印刷依頼用クライアント端末ＣＬ１〜ＣＬｎは、例えば、図２にそのソフトウェア構成の要部を示すように、アプリケーションソフト１１、メールクライアント１２、印刷ワークフロー管理クライアント１３、描画サブシステム１４、文書データ保存用グラフィックドライバ１５、文書中間データ１６及びネットワークインターフェイス１７等のソフトウェアやデータ等が、Windows（登録商標）等のＯＳ（Operating System）上に搭載されている。

アプリケーションソフト（アプリケーションソフトウェア）１１は、ＯＳ上に搭載された文書作成ソフトウエア、画像作成・編集・加工ソフトウエア、表計算ソフトウエア等であり、メールクライアント１２は、電子メールの送受信を行うアプリケーションプログラムである。

印刷ワークフロー管理クライアント１３は、後述する本発明の文書の機密を確保するためのアプリケーションプログラムである。

描画サブシステム１４は、ＯＳの一部を構成し、アプリケーションソフト１１に対して、描画機能のサービスを提供する。

描画データ保存用グラフィックドライバ１５は、ＯＳのデバイスドライバとして動作し、描画サブシステム１４から描画情報を受け取って、該受け取った描画情報を文書中間データ１６として保存する。

ネットワークインターフェイス１７は、イーサネット等のネットワークＮＷの入出力インターフェイスである。

印刷承認用クライアント端末ＣＬ１〜ＣＬｎは、図３にそのソフトウェア構成の要部を示すように、メールクライアント２１、Ｗｅｂブラウザ２２及びネットワークインターフェイス２３等のソフトウェアが、Windows等のＯＳ上に搭載されている。

Ｗｅｂブラウザ（文書情報提示手段、印刷依頼者情報提示手段）２２は、Ｗｅｂページを閲覧するためのアプリケーションプログラムであり、メールクライアント２１とネットワークインターフェイス２３は、印刷依頼者のクライアント端末ＣＬ１〜ＣＬｎのものと同様である。すなわち、メールクライアント２１は、電子メールの送受信を行うアプリケーションプログラムであり、ネットワークインターフェイス２３は、イーサネット等のネットワークＮＷの入出力インターフェイスである。

そして、情報処理システム１において印刷ワークフローを管理する管理サーバＫＳは、そのソフトウェア構成の要部が、図４のように示され、印刷ワークフロー管理サーバ３１、Ｗｅｂサーバ３２、メールクライアント３３、描画サブシステム３４、印刷用グラフィックドライバ３５、文書中間データ３６、利用者情報リポジトリ３７及びネットワークインターフェイス３８のソフトウェアが、Windows等のＯＳ上に搭載されている。

印刷ワークフロー管理サーバ３１は、管理サーバＫＳ上で動作し、後述する本発明の文書の機密を確保するためのアプリケーションプログラムであり、承認者決定手段、承認依頼手段、印刷管理手段として機能している。

Ｗｅｂサーバ３２は、ＷＷＷ（World Wide Web）システムにおいて、要求されたＨＴＭＬ（Hyper Text Markup Language）文書や画像データ等の情報をネットワークＮＷを介して要求元に送信する。

印刷用グラフィックドライバ３５は、ＯＳのデバイスドライバとして動作し、描画サブシステム３４から受け取った描画データをプリンタＰｒ１〜Ｐｒｍが解釈可能な形式に変換し送信する。

利用者情報リポジトリ（利用者情報保持手段）３７は、システム利用者の情報（利用者情報）、例えば、利用者の論理的な識別子、利用者の氏名（社会的な情報）、利用者のメールアドレス（ネットワーク上の識別子）等を保存する。

メールクライアント３３、描画サブシステム３４、文書中間データ３６及びネットワークインターフェイス３８は、印刷依頼用クライアント端末ＣＬ１〜ＣＬｎのメールクライアント１２、描画サブシステム１４、文書中間データ１６及びネットワークインターフェイス１７と同様である。

図１のメールサーバＭＳは、図示しないが、そのソフトウェア構成要素として、メール受信サーバプログラム及びメール送信サーバプログラムを備えている。

上記印刷依頼用クライアント端末ＣＬ１〜ＣＬｎ、印刷承認用クライアント端末ＣＬ１〜ＣＬｎ、管理サーバＫＳ及びメールサーバＭＳの備えているソフトウェア構成要素、特に、本発明の印刷管理処理に必要なプログラムは、ＣＤ−ＲＯＭ（Compact Disc Read Only Memory ）、ＤＶＤ（Digital Video Disk）、フレキシブルディスク等の記録媒体に格納されている印刷管理用プログラムを記録媒体読込部で読み取って記憶部に取り込んで導入することで、全体として本発明の印刷管理処理を実行する情報処理システム１として構築される。ただし、これらの印刷管理用プログラムは、ＯＳが理解できる形式であれば、通信回線、ネットワークＮＷ等を介して供給されてもよい。

次に、本実施例の作用を説明する。本実施例の情報処理システム１は、クライアント端末ＣＬ１〜ＣＬｎから文書の印刷要求があると、該印刷要求の適否を他のクライアント端末ＣＬ１〜ＣＬｎの利用者を承認者として承認させて、文書の機密を確保する。

まず、情報処理システム１のシステム管理者は、管理サーバＫＳから情報処理システム１の利用者の情報（利用者情報）の設定入力を行う。この利用者情報としては、利用者の論理的な識別子、利用者の氏名（社会的な情報）、利用者のメールアドレス（ネットワーク上の識別子）等を含み、利用者のうち、１名を印刷の承認者として設定する。管理サーバＫＳは、これらの設定入力された利用者情報を、図５に示すような形式で、図４に示した利用者情報リポジトリ３７に保存する。例えば、図５では、利用者の識別子、メールアドレス、氏名及び承認者の設定情報が利用者情報として設定されており、そのうちの１人が承認者として設定されている。なお、以下の説明では、説明を分かりやすくするために、印刷依頼者のクライアント端末を、印刷依頼者クライアント端末ＣＬ２〜ＣＬｎとし、印刷承認者のクライアント端末を、印刷承認者クライアント端末ＣＬ１として、説明する。

情報処理システム１は、利用者情報が上述のように管理サーバＫＳの利用者情報リポジトリ３７に設定されている状態で、図６に示すように、印刷依頼者が、印刷依頼者クライアント端末ＣＬ２〜ＣＬｎで、アプリケーションソフト１１を通じて、描画サブシステム１４に対して文書の印刷要求を行うと、印刷依頼者クライアント端末ＣＬ２〜ＣＬｎは、該印刷要求を受け付けて、描画サブシステム１４を通じて、文書データ保存用グラフィックドライバ１５に対して文書情報を渡す。この文書情報は、文書名、文書の作成日時等に代表される文書属性情報及び文書の描画内容そのものをあらわす描画情報からなる。

印刷依頼者クライアント端末ＣＬ２〜ＣＬｎの文書データ保存用グラフィックドライバ１５は、受け取った文書情報を特定の形式に変換し、文書中間データ１６として記憶部に保存する。文書データ保存用グラフィックドライバ１５は、印刷ワークフロー管理クライアント１３に対して、印刷承認処理依頼と文書中間データ１６の参照位置を送る。印刷承認処理依頼を受け取った印刷ワークフロー管理クライアント１３は、ネットワークＮＷを介して、管理サーバＫＳの印刷ワークフロー管理サーバ３１に対して、印刷承認処理依頼及び印刷依頼者の識別子と文書データを送信する。印刷依頼者の識別子は、本実施例では、クライアント端末ＣＬ１〜ＣＬｎのログイン利用者ネームである。

印刷依頼者クライアント端末ＣＬ２〜ＣＬｎは、管理サーバＫＳに印刷承認処理依頼及び印刷依頼者の識別子と文書データを送信すると、該クライアント端末ＣＬ２〜ＣＬｎの文書中間データを破棄する。

管理サーバＫＳは、その印刷ワークフロー管理サーバ３１が、上記利用者情報の設定されている利用者情報リポジトリ３７を参照して、予め設定された承認者情報を参照し、受け取った印刷依頼者の識別子から利用者情報を検索して、一致した利用者情報を印刷依頼者情報として扱う。

また、印刷ワークフロー管理サーバ３１は、印刷依頼者クライアント端末ＣＬ２〜ＣＬｎの印刷ワークフロー管理クライアント１３から受け取った文書中間データを承認者に対して提示する形式に展開する。この承認者に対して提示する形式としては、例えば、ＨＴＭＬ（Hyper Text Markup Language）形式等を用いることができ、印刷ワークフロー管理サーバ３１は、文書中間データの承認者に対して提示する形式への展開においては、印刷依頼者の社会的な情報や文書中間データの文書属性情報に対しては、ＨＴＭＬ文書上のテキストとして展開し、描画情報に対しては、Ｗｅｂブラウザ２２から閲覧可能な形式、例えば、ＪＰＧやＰＤＦ等に展開する。なお、描画情報からテキスト情報が復元可能であれば、描画情報もＨＴＭＬテキストとして展開してもよい。したがって、印刷ワークフロー管理サーバ３１と承認者クライアント端末ＣＬ１のＷｅｂブラウザ２２は、全体として文書情報提示手段として機能している。

そして、印刷ワークフロー管理サーバ３１は、印刷承認者クライアント端末ＣＬ１に対して承認依頼をメールクライアント３３からの電子メールによって通知する。すなわち、メールクライアント３３は、利用者情報リポジトリ３７の利用者情報の承認者情報から承認者のメールアドレスを決定し、承認用の電子メールを該メールアドレスに送信する。この承認用メールは、承認者が印刷承認依頼のあった文書の情報を知るための情報（例えば、上記作成された文書中間データのＨＴＭＬ文書へのハイパーリンク等）や承認者が承認または却下を行うための機構（例えば、メールがリッチテキストであれば、「承認」、「却下」等のボタン等や上記作成されたＨＴＭＬ文書に埋め込まれた承認または却下の機構等）が付加されている。

承認者クライアント端末ＣＬ１は、メールクライアント２１によって承認依頼を受け取ると、承認者は、Ｗｅｂブラウザ２２を利用して、承認依頼対象の文書情報を参照して、印刷の承認か却下を選択する。

承認者クライアント端末ＣＬ１は、承認者によって文書の印刷の承認または却下が行われると、該承認または該却下の承認者通知を、ネットワークインターフェイス２３を介して管理サーバＫＳに送信する。

この承認者通知は、例えば、管理サーバＫＳから承認者クライアント端末ＣＬ１に送った承認用メールに、「承認」、「却下」等のボタン等が設けられているときには、管理サーバＫＳのメールクライアント３３に対して、「承認」、「却下」を示す内容の承認者通知メールを送信する。印刷ワークフロー管理サーバ３１は、メールクライアント３３から受け取った承認者通知メールの内容を調査し、承認か却下かを判断する。

また、この承認者通知は、例えば、上記作成されたＨＴＭＬ文書に「承認」または「却下」が埋め込まれている場合には、Ｗｅｂサーバ３２上で動作するＣＧＩやＪＳＰ等のプログラムから印刷ワークフロー管理サーバ３１に対して、承認か却下かの情報を送信する。

印刷ワークフロー管理サーバ３１は、印刷の承認が却下された場合、保存されている文書中間データ３６を破棄し、印刷依頼者情報から印刷依頼者のメールアドレスを取得して、承認が却下された旨のメールを該印刷依頼者に送信する。

印刷ワークフロー管理サーバ３１は、印刷が承認された場合、保存されている文書中間データ３６を読み込み、描画サブシステム３４のインターフェイスを利用して、印刷命令を送信する。描画サブシステム３４は、印刷用グラフィックドライバ３５に対して文書情報を渡し、印刷用グラフィックドライバ３５は、ネットワークＮＷを介してプリンタＰｒ１〜Ｐｒｍに文書データを送って、プリンタＰｒ１〜Ｐｒｍに印刷を行わせる印刷処理を行う。

このように、本実施例の情報処理システム１は、文書に対して印刷要求があると、該印刷要求に対して印刷可否の承認を行う承認者を決定して、該承認者に対して該文書の印刷可否の承認依頼を行い、該承認依頼に対して承認者が印刷許可すると、該印刷要求のあった文書をプリンタＰｒ１〜Ｐｒｍで印刷している。

したがって、印刷に対して承認する承認者の責任を明確化して、適切な承認を確保しつつ、印刷に他人の許可を必要とすることで、文書形式に関わらず、機密文書等の文書の不用意な印刷を未然に防止することができ、文書のセキュリティを向上させることができる。

また、本実施例の情報処理システム１は、承認依頼された承認者に対して印刷要求のあった文書の情報を提示している。

したがって、承認者が文書についての情報を知ることができ、印刷要求に対して適切な承認を行って、文書の機密をより一層適切に確保することができる。

さらに、本実施例の情報処理システム１は、文書に付随する文書名、文書の作成日時等の文書属性情報と該文書の内容のうち少なくともいずれか一方を文書情報として承認者に提示している。

したがって、承認者が文書についての情報として、文書に付随する文書名、文書の作成日時等の文書属性情報と該文書の内容のうち少なくともいずれか一方を知ることができ、印刷要求に対してより一層適切な承認を行って、文書の機密をより一層適切に確保することができる。

また、本実施例の情報処理システム１は、印刷依頼者の情報を承認者に対して提示している。

したがって、文書の印刷要求を行ってきた印刷依頼者が誰であるか等を知ることができ、印刷要求に対してより一層適切な承認を行って、文書の機密をより一層適切に確保することができる。

さらに、本実施例の情報処理システム１は、管理サーバＫＳが、システムの利用者の情報を予め利用者情報リポジトリ３７に保持している。

したがって、利用者の情報を管理することができ、文書の印刷管理をより一層適切かつ容易に行うことができる。

また、本実施例の情報処理システム１は、管理サーバＫＳが、利用者情報リポジトリ３７に、承認者を含む利用者の情報と該承認者を特定する情報を保持し、該利用者情報リポジトリ３７を参照して承認者を決定している。

したがって、印刷要求の承認者を適切かつ速やかに決定することができ、文書の印刷管理をより一層適切かつ速やかに行うことができる。

なお、上記説明においては、承認者が１人の場合について説明したが、承認者は、１人に限るものではなく、例えば、承認者が印刷依頼者となったときの他の承認者を設けてもよい。

この場合、システム管理者は、管理サーバＫＳにおいて、例えば、上述のように、情報処理システム１の利用者の利用者情報（利用者の論理的な識別子、利用者の氏名（社会的な情報）、利用者のメールアドレス（ネットワークＮＷ上の識別子）等）の設定を行うが、利用者のうち、１名を承認者として設定し、さらに、二次承認者を設定する。この二次承認者は、印刷承認者が印刷要求を行った場合に、印刷承認を行う利用者である。

管理サーバＫＳは、設定入力された承認者及び二次承認者の設定されている利用者情報を、例えば、図７に示すように、利用者情報リポジトリ３７に保存する。

そして、管理サーバＫＳは、印刷依頼者クライアント端末ＣＬ２〜ＣＬｎから印刷承認処理依頼及び印刷依頼者の識別子と文書データを受け取ると、印刷ワークフロー管理サーバ３１が、上記利用者情報の設定されている利用者情報リポジトリ３７を参照して、予め設定された承認者情報を参照し、受け取った印刷依頼者の識別子から利用者情報を検索して、一致した利用者情報を印刷依頼者情報として扱う。

ところが、印刷ワークフロー管理サーバ３１は、利用者情報リポジトリ３７の印刷依頼者の情報を参照したとき、印刷依頼者が承認者と一致すると、二次承認者をその印刷承認処理における承認者とする。

以降、情報処理システム１は、二次承認者の承認、却下に応じて、上記同様に処理する。

このようにすると、承認権限を有する情報処理システム１の利用者が機密文書等を印刷して持ち出すことを未然に防止することができ、文書の機密をより一層確実に確保することができる。

また、上記説明では、承認者が情報処理システム１の全体に対して１人または複数の承認者が設定されている場合について説明したが、承認者は、情報処理システム１の利用者の所定のグループ毎に設定されていてもよい。

この場合、システム管理者は、管理サーバＫＳにおいて、例えば、上述のように、情報処理システム１の利用者の利用者情報（利用者の論理的な識別子、利用者の氏名（社会的な情報）、利用者のメールアドレス（ネットワークＮＷ上の識別子）等）の設定を行うが、利用者の社会的な情報として、所属グループを設定し、また、それぞれのグループにおける承認者を別のテーブルに設定する。管理サーバＫＳは、設定入力されたグループ毎の利用者及び各グループでの承認者の設定されている利用者情報を、例えば、図８に示すように、利用者情報リポジトリ３７に保存する。

そして、管理サーバＫＳは、印刷依頼者クライアント端末ＣＬ２〜ＣＬｎから印刷承認処理依頼及び印刷依頼者の識別子と文書データを受け取ると、印刷ワークフロー管理サーバ３１が、上記グループ分けされた利用者情報の設定されている利用者情報リポジトリ３７を参照して、予め設定された承認者情報を参照し、受け取った印刷依頼者の識別子から利用者情報を検索して、印刷依頼者のグループに所属する利用者情報を印刷依頼者情報として扱う。

以降、情報処理システム１は、印刷依頼者の所属するグループの承認者の承認、却下に応じて、上記同様に処理する。

このようにすると、利用者のグループ毎に文書の承認を行って、管理することができ、より適切な文書管理を行うことができる。

さらに、上記説明では、印刷承認された文書をそのままプリンタＰｒ１〜Ｐｒｍで印刷するのみであるが、印刷承認された文書に対して印刷依頼者の情報（例えば、氏名）と承認者の情報（例えば、氏名）のうち少なくともいずれかの情報を埋め込んで、印刷させてもよい。

この場合、管理サーバ３１は、印刷が承認された場合、印刷ワークフロー管理サーバ３１の制御下で、描画サブシステム３４が、印刷依頼者の情報と承認者の情報を該印刷の承認のあった文書中間データ３６に埋め込んで描画処理を行う。この埋め込む印刷依頼者の情報や承認者の情報は、印刷物から個人を特定可能なものが望ましく、例えば、印刷依頼者や承認者の氏名、所属等である。また、印刷依頼者の情報や承認者の情報の埋め込み方法としては、例えば、透かしとして文字列を埋め込む方法、印刷依頼者の情報、承認者の情報を符号化した情報を、バーコードや地紋として印刷する方法を用いることができる。そして、管理サーバ３１は、印刷依頼者の情報や承認者の情報を埋め込んだ文書データをプリンタＰｒ１〜Ｐｒｍに送信して、プリンタＰｒ１〜Ｐｒｍで、用紙等のメディアに印刷させる。

図９は、印刷依頼者の情報と承認者の情報として氏名、埋め込み方法として、文字列の透かしを用いた場合の印刷物の一例を示している。

このようにすると、印刷後の文書の管理において、印刷責任者や承認者を明確にすることができ、機密文書の管理をより一層適切に行って、機密をより一層確実に保持することができる。

また、上記各説明においては、印刷依頼者や承認者が管理サーバ３１に登録されていることで、処理を継続しているが、印刷依頼者の本人確認や承認者の本人確認を確実に行うようにしてもよい。

この場合、情報処理システム１の管理者は、管理サーバＫＳにおいて、例えば、上述のように、情報処理システム１の利用者の利用者情報（利用者の論理的な識別子、利用者の氏名（社会的な情報）、利用者のメールアドレス（ネットワークＮＷ上の識別子）等）の設定を行うが、利用者の社会的な情報として、所属グループを設定し、利用者のうち、１名を承認者として設定する。また、管理者は、各利用者毎に該利用者から入力されたパスワードを設定する。管理サーバＫＳは、その印刷ワークフロー管理サーバ（暗号生成手段）３１が、利用者の論理的な識別子と該各利用者毎のパスワードから暗号を、一意に生成し、これらの利用者情報及び暗号を、例えば、図１０に示すように、利用者情報リポジトリ（暗号記憶手段）３７に保存する。

そして、クライアント端末ＣＬ１〜ＣＬｎは、印刷依頼を行う文書中間データが保存されると、管理サーバＫＳに対して文書中間データを送信する前に、印刷依頼者に対して本人確認を行う。例えば、文書データ保存用グラフィックドライバ１５からデータ保存終了の通知を受けた印刷ワークフロー管理クライアント１３が、図１１に示すような利用者名とパスワードの入力を求める本人確認画面を印刷依頼者クライアント端末ＣＬ２〜ＣＬｎの表示部に表示し、印刷依頼者が、利用者名とパスワードを入力すると、印刷ワークフロー管理クライアント（暗号生成手段）１３が、利用者名とパスワードから暗号を生成して、該生成した暗号と利用者名を管理サーバＫＳに送信する。上記印刷ワークフロー管理クライアント１３及び表示部は、本人確認要求手段として機能している。

管理サーバＫＳは、印刷ワークフロー管理サーバ３１が、印刷依頼者クライアント端末ＣＬ２〜ＣＬｎから送信されてきた利用者名と暗号の組が利用者情報リポジトリ３７に登録されているか調べる。印刷ワークフロー管理サーバ３１は、該当するものがあれば、認証ＯＫの旨を、印刷依頼者クライアント端末ＣＬ２〜ＣＬｎの印刷ワークフロー管理クライアント１３に送信し、該当する組が利用者情報リポジトリ３７に登録されていないときには、認証ＮＧを印刷依頼者クライアント端末ＣＬ２〜ＣＬｎの印刷ワークフロー管理クライアント１３に送信する。

印刷依頼者クライアント端末ＣＬ２〜ＣＬｎの印刷ワークフロー管理クライアント１３は、管理サーバＫＳから認証ＯＫが返ってくると、管理サーバＫＳに対して文書中間データを送信し、認証ＮＧが返ってくると、保存した文書中間データ３６を破棄して、以後の処理は行わない。なお、認証ＮＧの場合、依頼者クライアント端末ＣＬ２〜ＣＬｎは、パスワードの入力間違いを想定して、再び本人確認画面を表示してもよい。

管理サーバＫＳは、上記認証ＯＫであると、上述のように、印刷承認者クライアント端末ＣＬ１に対して、承認依頼を行うが、印刷承認者クライアント端末ＣＬ１は、承認依頼に先立って、印刷依頼者クライアント端末ＣＬ２〜ＣＬｎでの本人確認と同様に、例えば、図１１に示すような利用者名とパスワードの入力を求める本人確認画面を印刷承認者クライアント端末ＣＬ１の表示部（本人確認要求手段）に表示し、印刷承認者が、利用者名とパスワードを入力すると、印刷ワークフロー管理クライアント１３が、利用者名とパスワードから暗号を生成して、該生成した暗号と利用者名を管理サーバＫＳに送信する。

管理サーバＫＳは、印刷ワークフロー管理サーバ３１が、印刷承認者クライアント端末ＣＬ１から送信されてきた利用者名と暗号の組が利用者情報リポジトリ３７に登録されているか調べる。印刷ワークフロー管理サーバ３１は、該当するものがあれば、認証ＯＫの旨を、印刷承認者クライアント端末ＣＬ１の印刷ワークフロー管理クライアント１３に送信し、該当する組が利用者情報リポジトリ３７に登録されていないときには、認証ＮＧを印刷承認者クライアント端末ＣＬ１の印刷ワークフロー管理クライアント１３に送信する。

印刷承認者クライアント端末ＣＬ１の印刷ワークフロー管理クライアント１３は、管理サーバＫＳから認証ＯＫが返ってくると、Ｗｅｂブラウザ２２による承認依頼対象の文書情報を参照した承認か却下の選択を可能として、該承認、却下の承認者通知を、ネットワークインターフェイス２３を介して管理サーバＫＳに送信し、情報処理システム１は、以降上記同様の手順で印刷処理を行う。

また、印刷承認者クライアント端末ＣＬ１の印刷ワークフロー管理クライアント１３は、管理サーバＫＳから認証ＮＧが返ってくると、以降の処理を中止したり、パスワードの入力間違いを想定して、再び本人確認画面を表示する。

このようにすると、印刷要求者や承認者個人を適切に認証して、印刷要求や承認を行わせることができ、クライアント端末ＣＬ１〜ＣＬｎに正規の利用者が不在のときにや複数の利用者で利用する場合に、別人が不正利用することによる印刷要求や承認を確実に防止することができ、文書の機密をより一層確保することができる。

さらに、上記説明においては、文書の機密度を考慮していないが、文書の機密度と該機密度に応じた印刷承認者を設定して、処理を行ってもよい。

この場合、管理サーバＫＳは、図１２に示すように、上記印刷ワークフロー管理サーバ３１、Ｗｅｂサーバ３２、メールクライアント３３、描画サブシステム３４、印刷用グラフィックドライバ３５、文書中間データ３６、利用者情報リポジトリ３７及びネットワークインターフェイス３８以外に、文書管理リポジトリ３９が、ＯＳ上に搭載されている。文書管理リポジトリ（文書管理情報記憶手段）３９は、図１３に示すように、文書識別子と機密度を保存する。

そして、情報処理システム１の管理者は、管理サーバＫＳから、文書管理情報の設定を行う。文書管理情報は、文書の論理的な識別子、文書の機密度等であり、文書の論理的な識別子は、文書固有の情報、例えば、文書名と作成日時等の文書属性情報の組み合わせ、または、文書の描画情報等から生成される一意の識別子である。管理サーバＫＳは、これらの文書管理情報を、例えば、図１３に示すように、文書管理リポジトリ（文書管理情報記憶手段）３９に保存する。

また、情報処理システム１の管理者は、管理サーバＫＳから、上述のように、情報処理システム１の利用者の利用者情報（利用者の論理的な識別子、利用者の氏名（社会的な情報）、利用者のメールアドレス（ネットワークＮＷ上の識別子）等）の設定を行うとともに、それぞれの文書機密度毎の承認者を別のテーブルに設定する。管理サーバＫＳは、これらの利用者情報及び文書機密度と承認者のデータを、例えば、図１４に示すように、利用者情報リポジトリ３７に保存する。

そして、管理サーバＫＳは、印刷依頼者クライアント端末ＣＬ２〜ＣＬｎから印刷承認処理依頼及び印刷依頼者の識別子と文書データを受け取ると、印刷ワークフロー管理サーバ（文書識別子生成手段）３１が、文書情報から文書識別子を生成し、文書管理リポジトリ３９を参照して、該生成した文書識別子が登録されているか調べる。

印刷ワークフロー管理サーバ３１は、生成した文書識別子が文書管理リポジトリ３９に登録されていると、該文書識別子に対応する機密度を文書管理リポジトリ３９から取得して、該文書機密度に対応する承認者を利用者情報リポジトリ３７を参照して決定し、該承認者に対して承認依頼を行う。このとき、利用者情報リポジトリ３７の該文書機密度に対応する承認者情報が「承認無しで印刷可」であると、管理サーバＫＳは、承認者に対する承認依頼の処理を行うことなく、印刷処理を行う。

また、管理サーバＫＳの印刷ワークフロー管理サーバ３１は、生成した文書識別子が文書管理リポジトリ３９に登録されていないと、承認者に対する承認依頼処理なしで印刷処理を行ったり、以後の処理を行わず、処理を終了したり、あるいは、いずれかの文書機密度の承認者に対して承認依頼を行う等の方法で、処理を行う。

このようにすると、文書情報に応じた文書管理情報、例えば、機密度に応じて機密を確保することができ、例えば、機密度の低い一般文書に対しては、承認不要で印刷を許可したり、極秘等の機密度の高い文書に対しては、より高度な承認を要求することで、利用性を向上させつつ、より一層文書の機密を確保することができる。

以上、本発明者によってなされた発明を好適な実施例に基づき具体的に説明したが、本発明は上記のものに限定されるものではなく、その要旨を逸脱しない範囲で種々変更可能であることはいうまでもない。

本発明は、印刷要求に応じて文書を印刷するプリンタ、プリンタとコンピュータ等の情報処理装置が直接またはネットワーク接続されたシステム、プリンタとコンピュータ等の情報処理装置及び管理サーバがネットワークで接続されたシステム等に適用することができる。

本発明の情報処理システムの一実施例を適用した情報処理システムのシステム構成図。 図１の印刷依頼者のクライアント端末のソフトウェア構成の要部を示す図。 図１の印刷承認者のクライアント端末のソフトウェア構成の要部を示す図。 図１の管理サーバのソフトウェア構成の要部を示す図。 図４の利用者情報リポジトリの利用者情報の一例を示す図。 図１の情報処理システムによる印刷管理処理の説明図。 図４の利用者情報リポジトリの印刷承認者を２人設定している場合の利用者情報の一例を示す図。 図４の利用者情報リポジトリの利用者をグループ分けして各グループに印刷承認者を設定している場合の利用者情報の一例を示す図。 図１の情報処理システムによる印刷管理処理で印刷依頼者と印刷承認者を埋め込んだ印刷物の一例を示す図。 図４の利用者情報リポジトリの暗号を追加した利用者情報の一例を示す図。 図１の情報処理システムによる印刷管理処理で印刷依頼または印刷承認に際して印刷依頼者または印刷承認者のクライアント端末に表示する本人確認画面の一例を示す図。 文書の機密度毎に印刷承認者を設定する場合の情報処理システムのシステム構成図。 図１２の文書管理リポジトリの文書識別子と機密度の一例を示す図。 図１２の利用者情報リポジトリの利用者情報の一例を示す図。

符号の説明

１ 情報処理システム
ＮＷ ネットワーク
ＣＬ１〜ＣＬｎ クライアント端末
Ｐｒ１〜Ｐｒｍ プリンタ
ＭＳ メールサーバ
ＫＳ 管理サーバ
１１ アプリケーションソフト
１２ メールクライアント
１３ 印刷ワークフロー管理クライアント
１４ 描画サブシステム
１５ 文書データ保存用グラフィックドライバ
１６ 文書中間データ
１７ ネットワークインターフェイス
２１ メールクライアント
２２ Ｗｅｂブラウザ
２３ ネットワークインターフェイス
３１ 印刷ワークフロー管理サーバ
３２ Ｗｅｂサーバ
３３ メールクライアント
３４ 描画サブシステム
３５ 印刷用グラフィックドライバ
３６ 文書中間データ
３７ 利用者情報リポジトリ
３８ ネットワークインターフェイス
３９ 文書管理リポジトリ

Claims (11)

1. 文書に対して印刷要求があると、該印刷要求に対して印刷可否の承認を行って、印刷が許可されると、印刷手段で該文書の印刷を行う情報処理システムであって、印刷要求に対して印刷可否の承認を行う承認者を決定する承認者決定手段と、該承認者決定手段の決定した承認者に対して該印刷要求のあった文書の印刷可否の承認依頼を行う承認依頼手段と、該承認依頼手段からの承認依頼に対して前記承認者が印刷許可すると、該印刷要求のあった文書を前記印刷手段に印刷させる印刷管理手段と、を備えていることを特徴とする情報処理システム。
2. 前記情報処理システムは、前記承認依頼された承認者に対して前記印刷要求のあった文書の情報を提示する文書情報提示手段を備えていることを特徴とする請求項１記載の情報処理システム。
3. 前記文書情報提示手段は、前記文書に付随する文書名、文書の作成日時等の文書属性情報と該文書の内容のうち少なくともいずれか一方を提示することを特徴とする請求項２記載の情報処理システム。
4. 前記情報処理システムは、前記印刷依頼者の情報を前記承認者に対して提示する印刷依頼者情報提示手段を備えていることを特徴とする請求項１から請求項３のいずれかに記載の情報処理システム。
5. 前記情報処理システムは、該システムの利用者の情報を予め保持する利用者情報保持手段を備えていることを特徴とする請求項１から請求項４のいずれかに記載の情報処理システム。
6. 前記利用者情報保持手段は、前記承認者を含む利用者の情報と該承認者を特定する情報を保持し、前記承認者決定手段は、該利用者情報保持手段を参照して前記承認者を決定することを特徴とする請求項５記載の情報処理システム。
7. 前記利用者情報保持手段は、前記承認者が前記印刷要求を行った場合に該印刷要求に対する承認者となる副承認者を保持することを特徴とする請求項６記載の情報処理システム。
8. 前記利用者情報保持手段は、前記利用者がその所属するグループ毎に分類されていて、各グループ毎にそのグループの利用者による印刷要求に対する承認者を含む利用者の情報と該承認者を特定する情報を保持することを特徴とする請求項６または請求項７記載の情報処理システム。
9. 前記情報処理システムは、前記承認者によって印刷許可されて前記印刷手段で印刷される文書に、該文書の前記印刷要求者の情報と前記承認者の情報のうち少なくもといずれかの情報を埋め込む情報埋込手段を備えていることを特徴とする請求項１から請求項８のいずれかに記載の情報処理システム。
10. 前記情報処理システムは、該システムの利用者の情報とパスワードから暗号を生成する暗号生成手段と、予め各利用者の情報と暗号を対応させて記憶する暗号記憶手段と、前記印刷要求受付時と前記承認時のうち少なくともいずれかのときに、該印刷要求者または該承認者の利用者情報とパスワードの入力による本人確認を要求する本人確認要求手段と、該本人確認要求手段の要求に応じて入力された利用者情報とパスワードから前記暗号生成手段に暗号を生成させて、該生成された暗号に基づいて前記暗号記憶手段を参照して前記印刷要求者または前記承認者の適否の個人認証を行う個人認証手段と、を備え、該個人認証手段が該印刷要求者または該承認者が適正であることを認証すると、該印刷要求の受け付けまたは該承認者による印刷要求の適否の承認を行うことを特徴とする請求項１から請求項９のいずれかに記載の情報処理システム。
11. 前記情報処理システムは、文書情報から一意の文書識別子を生成する文書識別子生成手段と、文書識別子と各文書識別子に対して任意に設定された複数段階の機密度等の文書管理情報を対応させて記憶する文書管理情報記憶手段と、を備え、前記利用者情報保持手段が、前記文書管理情報毎に設定された承認者を保持し、文書の印刷要求があると、前記文書識別子生成手段が、該印刷要求のあった文書の文書情報から文書識別子を生成し、前記承認者決定手段が、該文書管理情報記憶手段の生成した文書識別子に対応する文書管理情報を取得して、前記利用者保持手段を参照して、該文書管理情報に対応する承認者を決定することを特徴とする請求項６から請求項１０のいずれかに記載の情報処理システム。
    

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