JP2007293566A - 文書管理システム - Google Patents

Abstract

【課題】ユーザインタフェースを改善した文書管理システムを提供する。
【解決手段】文書管理システムにおいて、オリジナル文書ファイルを読み込み（Ｍ１）、該文書ファイルの内容をオリジナル文書表示画面Ｐ１に表示し、ユーザ入力手段からの指示を変換規則表示または作成部Ｐが受けて、変換規則の付随データを表示し、ユーザ入力手段からの指示を変換規則表示または作成部Ｐが受けて、変換規則を表示し、表示された付随データ及び変換規則をファイルとして保存する（Ｍ２）。また、ＧＵＩとネットワーク環境によってユーザ入力操作を省略する。
【選択図】図１

Description

本発明は、文書管理システムであって、例えば、文書管理システムにおけるユーザインタフェースに関するものである。

文書ファイルをそのままの形で蓄積共有する方式として、Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ社のＯＳ（Ｏｐｅｒａｔｉｎｇ Ｓｙｓｔｅｍ）であるＷｉｎｄｏｗｓ（登録商標）では、サーバ装置の文書フォルダをネットワーク経由で各クライアントが共有する機能を提供している。

また、前記のＷｉｎｄｏｗｓ（登録商標）は、文書フォルダ内で特定のキーワードを含む文書を一括して検索する機能も備えている。前記の文書フォルダの共有には、Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ社固有の通信プロトコルを採用していることが特徴である。なお、検索結果として得られる情報は、キーワードを含む文書ファイルのファイル名のみである。

メディアフュージョン社の「ＤｏｃｕＬａｂｏ」は、文書ファイル内のデータをＸＭＬ（ｅＸｔｅｎｓｉｂｌｅ Ｍａｒｋｕｐ Ｌａｎｇｕａｇｅ）形式に変換し、同社のＸＭＬデータベースに格納することによって、データの共有を図る文書管理システム（以下では、第１の文書管理システムという）である（例えば、非特許文献１参照）。

前記のシステムの特徴は、変換後のＸＭＬ形式データは必ず同社のＸＭＬデータベースに格納される点、文書ファイルのＸＭＬ変換を支援する専用のソフトウェアとＸＭＬデータベースの検索結果の文書ファイルへの埋め込みを支援する専用のソフトウェアを用いる点、が知られている。

また、他の文書管理としては、例えば、図１５に記載した構成を有する文書管理システム（以下では、第２の文書管理システムという）も知られている。

第２の文書管理システムでは、次のような手順で文書ファイルが登録される。

まず、クライアント装置１から文書ファイルＤ１をデータ登録機能２に送信（あるいは、入力）する。

次に、前記の文書ファイルＤ１は、データ登録機能２のファイル受信部２ａ受信され、更に、属性付データ生成部２ｃに入力される。

次に、変換規則解析部２ｂは、前記の文書ファイルを属性付データへ変換するための変換規則を、クライアント装置１の変換規則作成部１ａから取得する。さらに、前記の変換規則解析部２ｂは、前記の変換規則を解析する。

なお、変換規則作成部１ａは、文書ファイル内のデータをＸＭＬ等の属性付データの文書形式に変換する規則を作成する部である。

文書ファイルからデータを抽出する手段としては、例えば、Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）アプリケーションの場合、当該アプリケーションを構成するＣＯＭオブジェクトのメソッドを直接実行することによって、文書ファイルを操作して必要なデータを取得するものである。

次に、属性付データ生成部２ｃは、ファイル受信部２ａで受信した文書ファイルＤ１の内容と変換規則解析部２ｂで解析された変換規則に基づいて属性付データを生成する。

次に、属性付データ出力部２ｄは、属性付データ生成部２ｃで生成した属性付データを共有資源に保管する。

なお、前記のデータ保管部３は、属性付データ出力部２ｄからの属性付データを保管するものある。

また、図示省略されているが、ファイル受信部２ａ，変換規則解析部２ｂ，属性付データ生成部２ｃ，属性付データ出力部２ｄは、サーバ装置に備えられているものとする。

第２の文書管理システムでは、次のような手順で文書ファイルが検索される。

データ保管部３に格納されたＸＭＬ等の属性付データは、データ検索機能４によって検索される。

そして、データ検索機能４は、必要な情報のみを抽出し埋め込んだ文書ファイル、または、ＸＭＬ等の属性付データ、をクライアント装置１に送信する。

第２の文書管理システムにおける第１乃至第４ファイル指定方式を図１６乃至図１９に基づいて以下に説明する。なお、図１６乃至図１９中で図１５中の符号と同じものの説明は省略する。

まず、第１方式は、原本と見做される文書ファイル（以下、オリジナル文書と称する）のスタイル形式を利用して変換規則を作成する方式である。例えば、図１６中において、データ登録機能２が、クライアント装置１から送信される文書ファイル（即ち、オリジナル文書）Ｄ１のスタイル定義情報に基づいて変換規則を作成する。

第２方式は、データ登録機能２が、オリジナル文書ファイルのスタイル形式を利用する方式であって、クライアント装置１で作成した該スタイル形式に対応した変換規則ファイル（あるフォーマットに従ったファイル）と文書ファイルを受信し、該文書ファイルを属性付データに変換する方式である。

例えば、図１７中において、クライアント装置１が、文書ファイルＤ１のスタイル形式に対応した変換規則ファイルＲ１を作成する。クライアント装置１は、該変換規則ファイルＲ１と文書ファイルＤ１をデータ登録機能２に対して送信する。データ登録機能は、前記文書ファイルＤ１を属性付データに変換する。

第３方式は、特定のスタイルで作成された文書に関する変換規則ファイルがネットワーク上にある共有資源に保存されていることを前提条件とする方式である。具体的に、前記の方式を図１８に基づいて以下に説明する。クライアント装置１からオリジナル文書ファイルＤ１と、共有可能な変換規則ファイルのネットワークアドレス（ＵＲＩ（Ｕｎｉｆｏｒｍ Ｒｅｓｏｕｒｃｅ Ｉｄｅｎｔｉｆｉｅｒ））Ｕ１を指定する。そして、データ登録機能２は、共有可能な変換規則ファイルＲ１のネットワークアドレス（ＵＲＩ）Ｕ１から変換規則ファイルＲ１を取得、解釈し、その変換規則に基づいてクライアント装置１から送信された文書ファイルＤ１を属性付データへ変換する。

第４方式は、オリジナル文書ファイルと変換規則ファイルのグルーピングの指定方式であって、表計算ソフトウェアのように、一つの文書ファイル内に、いくつかの文書シートを保持できるソフトウェアで作成した文書を前提条件とする方式である。

具体的に、前記の方式を図１９に基づいて以下に説明する。一つの文書ファイルＢ内に、オリジナル文書ファイルと変換規則ファイルの内容を文書シートとして記述し、各文書シートがオリジナル文書シートであるか、変換規則文書シートであるか区別可能な識別を与える。この文書シート自身の内容をデータ登録機能２へ送信する。データ登録機能２は、識別子を利用し、文書ファイルＢ内の複数の文書シートからオリジナル文書シート（例えば、符号Ｄ１１で示されたもの）か変換規則文書シート（例えば、符号Ｒ１１で示されたもの）であるか否かを識別し、変換規則文書シートＲ１１を解析し、その変換規則文書シートＲ１１の変換規則に基づいて、オリジナル文書シートＤ１１を属性付データに変換する。
株式会社メディアフュージョン、"ＤｏｃｕＬａｂｏ"、［ｏｎｌｉｎｅ］、平成１７年、株式会社メディアフュージョン、［平成１８年２月１３日検索］、インターネット＜ＵＲＬ：ｈｔｔｐ：／／ｗｗｗ．ｍｅｄｉａｆｕｓｉｏｎ．ｃｏ．ｊｐ／ＤｏｃｕＬａｂｏ／ＤｏｃｕＬａｂｏ．ｈｔｍｌ＞

前述のような第１乃至第４ファイル指定方式では、ユーザが、変換規則を作成するために、管理対象となるオリジナル文書ファイルを肉眼で見ながら作成することになる。

例えば、図２０中において、スタイル形式付きのワープロ文書は、そのワープロ文書内に文書が所属するスタイル（例えば、見出し、内容など）に対応した変換規則ファイルＲ１を作成する。しかし、ユーザによってスタイル名の入力ミス（例えば、タイプミス；図２０中の符号ＥＲ１）が発生した場合、サーバ装置の属性付データ生成部によって所望の属性付データＡＤ１が生成されずに、データの保管または管理も出来なくなる。

また、前述の第４ファイル指定方式において、シート（即ち、表）のセルの名前（例えば、「ａ１」，「ａ２」，「ａ３」など）に対応した変換規則ファイル（或いは、シート）Ｒ１を作成する。このセルの名前の入力ミス（例えば、図２１中の符号ＥＲ２）が発生した場合、サーバ装置の属性付データ生成部によって所望の属性付データＡＤ１が生成されずに、データの保管または管理も出来なくなる。

さらに、第３ファイル指定方式において、文書ファイルを保管または管理するためには、共有可能な変換規則ファイルのネットワークアドレス（ＵＲＩ）を必要とする。その共有可能な変換規則ファイルのネットワークアドレス（ＵＲＩ）も、ユーザが何らかの方法で調べなければならなかったり、入力ミスが発生したりする要因があるため、所望の属性付データが生成されずに、データの保管または管理も出来なくなる。

本発明は、前記課題に基づいてなされたものであって、ユーザインタフェースを改善した文書管理システムを提供することにある。

本発明は、前記課題の解決を図るために、請求項１記載の発明は、サーバ装置及びクライアント装置で構成された文書管理システムであって、オリジナル文書ファイルを読み込み、該オリジナル文書ファイルの内容をオリジナル文書表示画面に表示し、ユーザ入力手段からの指示を変換規則表示または作成部が受けて、該文書ファイルの付随データを、変換規則の付随データ表示または作成画面に表示し、ユーザ入力手段からの指示を変換規則表示または作成部が受けて、変換規則を変換規則表示または作成画面に表示し、表示された付随データ及び変換規則をファイルとして保存する、ことを特徴とする。

請求項２記載の発明は、請求項１記載の発明において、前記の変換規則表示または作成部で作成された変換規則を、変換規則のみで構成されたファイル形式に形成しファイルとして保存する手段を含む、ことを特徴とする。

請求項３記載の発明は、請求項１または２記載の発明において、前記の変換規則表示または作成部で作成された変換規則を、変換規則のみで構成され、ファイル識別子に変換規則ファイルであることを示す識別子を含ませたファイルとして保存する手段を含む、ことを特徴とする。

請求項４記載の発明は、請求項１乃至３のいずれかに記載の発明において、前記の変換規則表示または作成部で作成された変換規則と、前記のオリジナル文書表示画面に表示された管理対象のオリジナル文書と、変換規則またはオリジナル文書のいずれかを示す識別子と、を含んだファイルを保存する手段を含む、ことを特徴とする。

請求項５記載の発明は、請求項１乃至４のいずれかに記載の発明において、前記のオリジナル文書表示画面に表示された管理対象のオリジナル文書と、共有可能な変換規則ファイルのネットワークアドレスの情報と、変換規則またはオリジナル文書のいずれかを示す識別子と、を含んだファイルを保存する手段を含む、ことを特徴とする。

請求項６記載の発明は、請求項１乃至５のいずれかに記載の発明において、前記の変換規則表示または作成部で作成した変換規則を、ファイルとしてローカル装置に保存する手段を含む、ことを特徴とする。

請求項７記載の発明は、請求項１乃至６のいずれかに記載の発明において、変換規則ファイルを保存すべき共有可能なネットワーク上の規則保存情報を外部記憶装置にファイルとして保存し、該規則保存情報に基づいて、変換規則ファイルを共有可能ネットワーク上の所定ディレクトリに保存する手段を含む、ことを特徴とする。

請求項８記載の発明は、請求項１乃至７のいずれかに記載の発明において、規則保存情報を外部記憶装置に保存し、その規則保存情報を選択可能なコンポーネントとして表示し、選択された規則保存情報に基づいて、変換規則ファイルを共有可能なネットワーク上の所定ディレクトリに保存する手段を含む、ことを特徴とする。

請求項９記載の発明は、請求項１乃至８のいずれかに記載の発明において、変換規則のみが保存されているファイル形式のファイルを取得し、変換規則表示または作成画面に表示する手段を含む、ことを特徴とする。

請求項１０記載の発明は、請求項１乃至９のいずれかに記載の発明において、変換規則のみが保存されているファイル形式のファイルに関する入力操作後、参照元となるオリジナル文書を開くか否かを選択する画面を表示し、オリジナル文書を開くことを選択された場合、前記の管理対象となるオリジナル文書表示画面に、該オリジナル文書の内容を表示する手段を含む、ことを特徴とする。

請求項１１記載の発明は、請求項１乃至１０のいずれかに記載の発明において、変換規則とオリジナル文書を含むファイル形式のファイルに関する入力操作後、オリジナル文書を示す識別子が設けられている範囲のデータを、前記の管理対象となるオリジナル文書表示画面に表示し、変換規則である識別子が設けられている範囲のデータを変換規則のフォーマットに応じて解析し、前記の変換規則表示または作成画面に表示する手段を含む、ことを特徴とする。

請求項１２記載の発明は、請求項１乃至１１のいずれかに記載の発明において、変換規則ファイルのネットワークアドレスに対応する識別子が設定されている変換規則ファイルのネットワークアドレスを表示または設定するためのコンポーネントを有する変換規則ネットワークアドレス表示または作成画面を備え、変換規則ファイルのネットワークアドレスとオリジナル文書が含まれるファイル形式のファイルに関する入力操作後、オリジナル文書に対応する識別子が設けられている範囲のデータを前記の管理対象となるオリジナル文書表示画面に表示し、変換規則ファイルのネットワークアドレスに対応する識別子が設けられている範囲のデータを、変換規則のフォーマットに従って解析し、変換規則ネットワークアドレス表示または作成画面に表示する手段を含む、ことを特徴とする。

請求項１３記載の発明は、請求項１乃至１２のいずれかに記載の発明において、既にネットワーク上に存在する変換規則ファイルのネットワークアドレスを選択できる規則の選択コンポーネントを変換規則ネットワークアドレスの表示または作成画面に備え、変換規則ファイルのネットワークアドレスとオリジナル文書が含まれているファイル形式のファイルに関する入力操作後、オリジナル文書に対応する識別子が設けられている範囲のデータを、前記の管理対象となるオリジナル文書表示画面に表示し、変換規則ファイルのネットワークアドレスに対応する識別子が設けられている範囲のデータを変換規則のフォーマットに応じて解析し、変換規則ネットワークアドレスの表示または作成画面に表示し、ネットワーク上に存在する変換規則ファイルのネットワークアドレスを規則保存情報から取得し、そのネットワークアドレスを前記の規則の選択コンポーネントに設定する手段を含む、ことを特徴とする。

請求項１４記載の発明は、請求項１乃至１３のいずれかに記載の発明において、変換規則ファイルをローカル装置から取得する手段を含む、ことを特徴とする。

請求項１５記載の発明は、請求項１乃至１４のいずれかに記載の発明において、変換規則ファイルを保存する共有可能なネットワークに関する規則保存情報を外部記憶装置上のファイルに保存し、前記の規則保存情報に基づいて、サーバ装置上の所定ディレクトリに保存されている変換規則ファイルまたはオリジナル文書ファイルを取得する手段を含む、ことを特徴とする。

請求項１６記載の発明は、請求項１乃至１５のいずれかに記載の発明において、複数の規則保存情報をファイルとして外部記憶装置に保存し、その規則保存情報の内容を選択可能なコンポーネントとして画面表示し、選択された規則保存情報に基づいて、そのサーバ装置上の所定ディレクトリに保存されている変換規則ファイルまたはオリジナル文書ファイルを取得する手段を含む、ことを特徴とする。

請求項１７記載の発明は、請求項１乃至１６のいずれかに記載の発明において、前記の文書管理システム起動時に、該文書管理システム内で保持している規則保存情報に基づいてサーバ装置と通信し、変換規則ファイルのネットワークアドレス情報を取得し、変換規則ネットワークアドレスの表示または作成画面における規則の選択コンポーネントに変換規則ファイルのネットワークアドレス情報を表示する手段を含む、ことを特徴とする。

請求項１８記載の発明は、請求項１乃至１７のいずれかに記載の発明において、タスクに関する最新の変換規則ファイルのネットワークアドレス情報を取得するコンポーネントを変換規則ネットワークアドレスの表示または作成画面に備え、ユーザが要求する任意のタイミングによって最新タスク情報を取得する手段を含む、ことを特徴とする。

請求項１９記載の発明は、請求項１乃至１８のいずれかに記載の発明において、ネットワーク装置の変換規則保存ディレクトリに格納された変換規則ファイルに関して発生したファイル変更イベントを取得する手段を含む、ことを特徴とする。

前記の請求項１の発明によれば、付随データ及び変換規則を視覚化できる。

前記の請求項２の発明によれば、変換規則のみで構成されたファイルを取得できる。

前記の請求項３の発明によれば、ファイル識別子に変換規則ファイルであることを示す識別子を含んだファイルを取得できる。

前記の請求項４の発明によれば、変換規則またはオリジナル文書のいずれかを示す識別子を含んだファイルを取得できる。

前記の請求項５の発明によれば、共有可能な変換規則ファイルのネットワークアドレスの情報を含んだファイルを取得できる。

前記の請求項６の発明によれば、変換規則をローカル装置に保存できる。

前記の請求項７の発明によれば、ネットワークを介して変換規則ファイルを保存できる。

前記の請求項８の発明によれば、規則保存情報を選択できるため、規則保存情報の入力操作を省略できる。

前記の請求項９の発明によれば、変換規則のみが保存されているファイル形式のファイルを視覚化できる。

前記の請求項１０の発明によれば、オリジナル文書を確認させることができる。

前記の請求項１１の発明によれば、変換規則とオリジナル文書を含むファイル形式のファイルを視覚化できる。

前記の請求項１２の発明によれば、変換規則ファイルのネットワークアドレスに対応する識別子を表示できるため、規則保存情報の入力操作を省略できる。

前記の請求項１３の発明によれば、変換規則ファイルのネットワークアドレスを選択できるため、変換規則ファイルのネットワークアドレスの入力操作を省略できる。

前記の請求項１４の発明によれば、ローカル装置から変換規則ファイルを取得できる。

前記の請求項１５の発明によれば、サーバ装置上の変換規則ファイルまたはオリジナル文書ファイルを取得できる。

前記の請求項１６の発明によれば、規則保存情報を選択できるため、規則保存情報の入力操作を省略できる。

前記の請求項１７の発明によれば、規則を選択できるため、規則に関する入力操作を省略できる。

前記の請求項１８の発明によれば、最新の変換規則ファイルのネットワークアドレス情報を取得できる。

前記の請求項１９の発明によれば、変換規則ファイルに関するファイル変更イベントを取得できる。

以上示したように請求項１の発明によれば、視覚的に操作した付随データ及び変換規則を扱うことができる。そのため、変換規則の作成に必要な知識を熟知していなくても、変換規則を簡易に作成できる。

請求項２の発明によれば、変換規則のみで構成されたファイルを扱うことができる。

請求項３の発明によれば、ファイル識別子によって、変換規則のみで構成されたファイルを識別できる。

請求項４の発明によれば、変換規則またはオリジナル文書のいずれかを示す識別子に基づいて識別できる。

請求項５の発明によれば、共有可能な変換規則ファイルのネットワークアドレスの情報を扱うことができる。

請求項６の発明によれば、ローカル装置で変換規則を扱うことができる。

請求項７の発明によれば、変換規則ファイルを分散環境で扱うことができる。

請求項８の発明によれば、入力ミスの発生を防ぐことができるため、オリジナル文書ファイルの管理に支障をきたす事象を減少できる。

請求項９の発明によれば、変換規則のみが保存されているファイル形式のファイルを視覚的に扱うことができる。

請求項１０の発明によれば、入力ミスの発生を防ぐことができるため、オリジナル文書ファイルの管理に支障をきたす事象を減少できる。

請求項１１の発明によれば、視覚的に変換規則とオリジナル文書を含むファイル形式のファイルを扱うことができる。

請求項１２の発明によれば、入力ミスの発生を防ぐことができるため、オリジナル文書ファイルの管理に支障をきたす事象を減少できる。

請求項１３の発明によれば、入力ミスの発生を防ぐことができるため、オリジナル文書ファイルの管理に支障をきたす事象を減少できる。

請求項１４の発明によれば、ローカル装置上の変換規則ファイルを扱うことができる。

請求項１５の発明によれば、サーバ装置上の変換規則ファイルまたはオリジナル文書ファイルを扱うことができる。

請求項１６の発明によれば、入力ミスの発生を防ぐことができるため、オリジナル文書ファイルの管理に支障をきたす事象を減少できる。

請求項１７の発明によれば、入力ミスの発生を防ぐことができるため、オリジナル文書ファイルの管理に支障をきたす事象を減少できる。

請求項１８の発明によれば、入力ミスの発生を防ぐことができるため、オリジナル文書ファイルの保管または管理に支障をきたす事象を減少できる。

請求項１９の発明によれば、変換規則ファイルに関するファイル変更イベントを契機にした処理を行うことができる。

これらを以って文書管理システムの分野に貢献できる。

以下、本発明の実施の第１乃至題６形態における文書管理システムを図面等に基づいて詳細に説明する。

本実施の第１形態は、オリジナル文書ファイルを読み込み、該文書ファイルの内容をオリジナル文書表示画面に表示し、ユーザ入力手段からの指示を変換規則表示または作成部が受けて、変換規則の付随データ（例えば、規則名、規則識別子など）を表示し、ユーザ入力手段からの指示を変換規則表示または作成部が受けて、変換規則を表示し、表示された付随データ及び変換規則をファイルとして保存する文書管理システムである。

本実施の第２形態は、変換規則のフォーマットに応じたファイル形式に形成しファイルとして保存するものである。

本実施の第３形態は、保存場所を指定してファイルとして保存するものである。

本実施の第４形態は、入力ファイルの形式別取得に関するものである。

本実施の第５形態は、入力ファイルの位置別取得に関するものである。

本実施の第６形態は、変換規則ファイルのネットワークアドレス（ＵＲＩ）の時期別取得に関するものである。

［本実施の第１形態］
本実施の第１形態を図１乃至図３に基づいて以下に説明する。

まず、管理対象となるオリジナル文書ファイルの入力する（図１中の符号Ｍ１）。

次に、管理対象となるオリジナル文書を読み込み、その内容をオリジナル文書表示画面Ｐ１に表示する。

次に、ユーザ入力手段（例えば、図２及び図３中のマウス操作によるドラッグ・アンド・ドロップＭ３などに代表されるグラフィカルなユーザ入力手段）に応じて、変換規則の付随データ表示または作成手段，変換規則表示または作成手段のいずれかを実行する。

なお、前記の変換規則の付随データ表示または作成手段，変換規則表示または作成手段は、変換規則表示または作成部Ｐに含まれるものとする。

さらに、変換規則の付随データ表示または作成手段は、変換規則の付随データ表示または作成画面を制御するものである。変換規則表示または作成手段は、変換規則表示または作成画面を制御するものである。

変換規則の付随データ表示または作成手段では、ユーザ入力手段からの指示を受けて、オリジナル文書表示画面Ｐ１から変換規則の付随データ表示または作成画面Ｐ２ａへ変換規則以外の付随データを設定もしくは表示する。

また、読み込んだオリジナル文書ファイルに付随データが既に含まれていた場合、その付随データを自動的に解析し表示する。

変換規則の表示または作成手段では、ユーザ入力手段からの指示を受けて、オリジナル文書表示画面Ｐ１から変換規則の表示または作成画面Ｐ２ｂ（例えば、図２の符号Ｐ２ｂで示される部分，図３の符号Ｐ２ｂで示される部分）へ変換規則を設定または表示する。なお、変換規則の内容表示は、視覚的に理解できるような表示形式が望ましい。

また、読み込んだオリジナル文書ファイルに変換規則が既に含まれていた場合、その変換規則を自動的に解析し表示す。

そして、変換規則の付随データ表示または作成手段、変換規則の表示または作成手段で設定または表示されている変換規則をファイルとして出力する（図１中の符号Ｍ２）。

以上のように、本実施の第１形態によれば、変換規則ファイルを作成する場合、作成時に必要な変換規則のフォーマットを熟知しなくても扱うことができる。また、テキストエディタ等で変換規則を直接作成する時のような入力ミス（例えば、タイプミス）を軽減できる。

［本実施の第２形態］
本実施の第２形態は、変換規則表示または作成部で作成された変換規則を、変換規則のフォーマットに応じて、第１乃至第４保存形式のいずれかのファイル形式に形成し保存する手段である。

第１保存形式に基づく保存手段は、変換規則表示または作成部で作成した変換規則を、変換規則のみで構成されたファイル形式に形成し保存するものである。

例えば、変換規則ファイルを用いたオリジナル文書ファイルの保管・管理では、図１８のように、オリジナル文書ファイルと共有可能な変換規則ファイルのネットワークアドレス（ＵＲＩ）を、サーバ装置のデータ登録機能へ送信する。

そのため、変換規則表示または作成部Ｐで作成した変換規則の内容だけが、ファイルに保持されることになる。

第２保存形式に基づく保存手段は、変換規則表示または作成部で作成した変換規則を、変換規則のみで構成され、ファイル識別子（即ち、ファイル名）に変換規則ファイルであることを示す識別子を含ませたファイルとして保存するものである。

例えば、変換規則ファイルを用いたオリジナル文書ファイルの保管・管理では、図１８のように、オリジナル文書ファイルと共有可能な変換規則ファイルのネットワークアドレス（ＵＲＩ）を、サーバ装置のデータ登録機能へ送信する。

本実施の第２形態よれば、ユーザは複数の種類のファイルから変換規則ファイルをすぐに見つけることができ、ユーザの操作が軽減される。

また、ＧＵＩ（Ｇｒａｐｈｉｃａｌ Ｕｓｅｒ Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ）で白動的に変換規則ファイルのリストを作成し、その情報を操作者に見せる場合にも、変換規則ファイルをすぐに見つけることができる。

第３保存形式に基づく保存手段は、変換規則表示または作成部で作成した変換規則と、オリジナル文書表示画面に表示された管理対象のオリジナル文書と、変換規則またはオリジナル文書のいずれかを示す識別子と、を含んだファイルを保存するものである。

変換規則ファイルを用いたオリジナル文書ファイルの保管・管理では、図１７のようにオリジナル文書ファイルと変換規則ファイルの内容を、サーバ装置のデータ登録機能へ送信する。

そのため、変換規則表示または作成部Ｐで作成した変換規則の内容と、オリジナル文書表示画面Ｐ１に表示された管理対象のオリジナル文書の内容と、を共にファイルに保持できる。

第４保存形式に基づく保存手段は、オリジナル文書表示画面に表示された管理対象のオリジナル文書と、共有可能な変換規則ファイルのネットワークアドレス（ＵＲＩ）の情報と、変換規則またはオリジナル文書のいずれかを示す識別子と、を含んだファイルを保存するものである。

図４中の変換規則表示または作成部Ｐは、共有可能な変換規則ファイルのネットワークアドレス（ＵＲＩ）情報を表示し、さらに、選択可能なコンポーネントＧ２を表示する。なお、前記コンポーネントＧ２上の表示文字と実際の変換規則ファイルのネットワークアドレス（ＵＲＩ）は、文書管理システム内で関連付けがなされているものとする。

文書管理システムは、選択された変換規則ファイルのネットワークアドレス（ＵＲＩ）情報を取得し、そのアドレス情報に基づいて実際の変換規則ファイルのネットワークアドレス（ＵＲＩ）を取得する。

変換規則ファイルを用いてオリジナル文書ファイルの保管・管理を実現させるためには、図１８のようにオリジナル文書ファイルと共有可能な変換規則ファイルのネットワークアドレス（ＵＲＩ）を、サーバ装置のデータ登録機能へ送信する。

すなわち、図４中の変換規則表示または作成部Ｐにおいて、選択された共有可能な変換規則ファイルのネットワークアドレス（ＵＲＩ）情報と、オリジナル文書表示画面に表示されたオリジナル文書の内容をファイルに保持する。

［本実施の第３形態］
本実施の第３形態は、変換規則表示または作成部で作成された変換規則を、変換規則のフォーマットに応じたファイルを形成し、かつ、第１乃至第３保存場所のいずれかを指定してファイルに保存する手段である。

第１保存場所指定に基づく保存手段は、変換規則表示または作成部で作成した変換規則を、ファイルとしてローカル装置（例えば、クライアント装置、パーソナルコンピュータなど）に保存するものである。

第２保存場所指定に基づく保存手段は、変換規則ファイルを保存すべき共有可能なネットワーク上の情報（例えば、サーバＩＰアドレス、変換規則保存ディレクトリなど；以後、規則保存情報と称する）を外部記憶装置にファイルとして保存し、該規則保存情報に基づいて、変換規則ファイルを共有可能ネットワーク上の所定のディレクトリに保存するものである。

第２保存場所指定に基づく保存手段では、例えば、規則保存情報を図５中のＸＭＬファイルＦ１として保存し、その規則保存情報に基づいて、変換規則ファイルを共有可能なネットワーク上の所定のディレクトリに保存する。

また、文書管理システムでは、起動時または起動中の任意時に、外部記憶装置に置かれたファイル （例えば、図５中のＸＭＬファイルＦ１）から、規則保存情報（即ち、サーバＩＰアドレス、変換規則保存ディレクトリなどを含む情報）を取得する。次に、前記の規則保存情報中からサーバＩＰアドレスと変換規則保存ディレクトリなどの必要な情報を取得し、そのサーバＩＰアドレスに対応するサーバ装置と通信を開始する。そして、文書管理システムが保持している変換規則を変換規則ファイルとして変換規則保存ディレクトリに出力し保存する。

なお、規則保存情報は、文書管理システムに固有であるため、規則保存情報の保持形式を簡潔にし、さらに、規則保存情報の取得処理も高速に処理できる。

第３保存場所指定に基づく保存手段は、規則保存情報（例えば、サーバＩＰアドレス、変換規則保存ディレクトリなどを含む情報）を外部記憶装置に保存し、その規則保存情報の内容をＧＵＩに表示し、規則保存情報を選択可能とし、選択された規則保存情報に基づいて、変換規則ファイルを共有可能なネットワーク上の所定のディレクトリに保存するものである。

文書管理システムの起動時に、外部記憶装置に格納されたファイル（例えば、図６中のＸＭＬファイルＦ２）から規則保存情報を取得し、文書管理システムのＧＵＩ上に、規則保存情報を図７中の選択可能なコンポーネントＧ１を表示させる。なお、コンポーネント上の表示文字と実際の規則保存情報は、文書管理システム内で関連付けがなされているものとする。

文書管理システムは、ユーザ入力手段（例えば、マウスによるクリック選択）によって選択された規則保存情報を取得する。次に、前記の規則保存情報からサーバＩＰアドレスと変換規則保存ディレクトリなどの必要な情報を取得し、そのサーバ装置との通信を開始する。そして、変換規則保存ディレクトリに、文書管理システムが保持している変換規則を変換規則ファイルとして出力し保存する。

以上のように、第３保存場所指定に基づく保存によれば、規則保存情報を複数設定し、ＧＵＩ上で選択できることによって、別の共有可能なネットワーク上の所定のディレクトリに作成した変換規則を保存できる。そのため、外部記憶装置上のファイルをその都度書き換えるような操作が必要なくなるため、文書管理システムの操作性を向上できる。

［本実施の第４形態］
本実施の第４形態は、一時的に変換規則の作成を中止または再開するとき、あるいは、既存のファイル（即ち、所定のファイル形式のファイル）を編集するとき、そのファイルの内容をファイル形式に応じて（或いは、ファイル形式別に）取得する第１乃至第５ファイル取得手段である。

なお、本実施の第４形態では、作成された変換規則をファイルに出力する際に、変換規則のみが保存されているファイル形式，変換規則とオリジナル文書が共に保存されているファイル形式，変換規則ファイルのネットワークアドレス（ＵＲＩ）とオリジナル文書が共に保存されているファイル形式，のうちいずれかのファイル形式でファイル出力されるものとする。

第１ファイル取得手段は、変換規則のみが保存されているファイル形式のファイルを取得し表示するものである。

例えば、図８中の変換規則のみが保存されているファイル形式のファイルＦ３の入力操作後、そのファイルの内容を、変換規則のフォーマットに応じて解析し（図８中の符号Ｍ４）、変換規則表示または作成画面Ｐ２ｂに表示（図８中の符号Ｍ５；例えば、図８及び図９中の符号Ｐ２ｂ）する。

第２ファイル取得手段は、変換規則のみが保存されているファイル形式のファイルに関する入力操作後、参照元となるオリジナル文書を開くか否かを示すメッセージをユーザに提供するものである。

例えば、図１０中において、変換規則のみが保存されているファイル形式のファイルの入力操作後、参照元であるオリジナル文書を開くか否かを確認する画面Ｐ３を表示し、「はい」を選択した場合、管理対象となるオリジナル文書表示画面Ｐ１に、そのオリジナル文書の内容を表示する。

第３ファイル取得手段は、変換規則またはオリジナル文書を識別する識別子が設けられているファイル形式のファイルを取得するものである。

変換規則とオリジナル文書を含むファイル形式のファイルに関する入力操作後、オリジナル文書を示す識別子が設けられている範囲のデータを、管理対象となるオリジナル文書表示画面Ｐ１に表示する。

さらに、変換規則である識別子が設けられている範囲のデータを変換規則のフォーマットに応じて解析し変換規則表示または作成画面（例えば、図１１中の符号Ｐ２ｂで示された画面）に表示する。

第４ファイル取得手段は、変換規則ファイルのネットワークアドレス（ＵＲＩ）またはオリジナル文書に対応する識別子を含むファイル形式のファイルを取得するものである。

例えば、図１２中において、変換規則ファイルのネットワークアドレス（ＵＲＩ）に対応する識別子が設定されている変換規則ファイルのネットワークアドレス（ＵＲＩ）を表示または設定するためのコンポーネントＧ３を有する変換規則ＵＲＩ表示または作成画面Ｐ２ｃを備えるものである。

即ち、変換規則ファイルのネットワークアドレス（ＵＲＩ）とオリジナル文書が含まれるファイル形式のファイルに関する入力操作後、オリジナル文書に対応する識別子が設けられている範囲のデータを管理対象となるオリジナル文書表示画面Ｐ１に表示する。

また、変換規則ファイルのネットワークアドレス（ＵＲＩ）に対応する識別子が設けられている範囲のデータを変換規則のフォーマットに従って解析し、変換規則ＵＲＩ表示または作成画面Ｐ２ｃに表示する。

第５ファイル取得手段は、変換規則ファイルのネットワークアドレス（ＵＲＩ）またはオリジナル文書を示す識別子を含むファイル形式のファイルを取得するものである。

即ち、変換規則ファイルのネットワークアドレス（ＵＲＩ）に対応する識別子が設定されている変換規則ファイルのネットワークアドレス（ＵＲＩ）を表示または設定するためのコンポーネントの他に、既にネットワーク上に存在する変換規則ファイル（即ち、変換規則のみで構成されるファイル）のネットワークアドレス（ＵＲＩ）を選択できる機能（例えば、図１３中の変換規則ＵＲＩの表示または作成画面Ｐ２ｃにおける規則の選択コンポーネントＧ４）である。

例えば、変換規則ファイルのネットワークアドレス（ＵＲＩ）とオリジナル文書が含まれているファイル形式のファイルに関する入力操作後、オリジナル文書に対応する識別子が設けられている範囲のデータを管理対象となるオリジナル文書表示画面Ｐ１に表示する。

また、変換規則ファイルのネットワークアドレス（ＵＲＩ）に対応する識別子が設けられている範囲のデータを変換規則のフォーマットに応じて解析し、変換規則ＵＲＩの表示または作成画面Ｐ２ｃに表示する。

そして、ネットワーク上に存在する変換規則ファイルのネットワークアドレス（ＵＲＩ）を規則保存情報から取得し、そのネットワークアドレス（ＵＲＩ）を前記の規則の選択コンポーネントＧ４上に設定する。

［本実施の第５形態］
変換規則表示または作成部で作成された変換規則は、変換規則のフォーマットに応じて、ファイルに保存される。

本実施の第５形態は、文書管理システムで作成されたファイルや変換規則のフォーマットに応じた既存のファイルを所定の場所から取得する第６乃至第７ファイル取得手段である。

第６ファイル取得手段は、変換規則ファイルをローカル装置から取得するものである。

即ち、ローカル装置上の変換規則ファイルを取得し、その変換規則ファイルの内部に記述されている構造を解析し、その内容を取得する。

第７ファイル取得手段は、ネットワーク上の所定の位置に保存された変換規則ファイルを取得するものである。

第７ファイル取得手段は、次の通りである。

変換規則ファイルを保存する共有可能なネットワークに関する情報（即ち、規則保存情報；例えば、サーバＩＰアドレス，変換規則保存ディレクトリ）を外部記憶装置上のファイルに保存する。

さらに、前記の規則保存情報に基づいて、サーバ装置（例えば、共有可能ネットワーク上のサーバ装置）上の所定ディレクトリに保存されている変換規則ファイルまたはオリジナル文書ファイルを取得するものである。

例えば、図５中のＸＭＬファイルＦ１に規則保存情報を保存し、その規則保存情報に基づいて、共有可能ネットワーク上の所定ディレクトリに保存されている変換規則ファイルまたはオリジナル文書ファイルを取得する。

文書管理システムは、外部記憶装置上のファイル（例えば、図５中のＸＭＬファイルＦ１）から規則保存情報（例えば、サーバＩＰアドレス，変換規則保存ディレクトリなど）を取得する。

次に、その規則保存情報中からサーバＩＰアドレス，変換規則保存ディレクトリなどの必要な情報を取得する。そのサーバＩＰアドレスに対応するサーバ装置との通信を開始し、変換規則保存ディレクトリから再編集する変換規則ファイルまたはオリジナル文書ファイルを取得する。

第８ファイル取得手段は、ネットワーク上に分散して存在する（例えば、複数のネットワーク上に存在する）変換規則ファイルを取得するものである。

即ち、第８ファイル取得手段は、次の通りである。

複数の規則保存情報（サーバＩＰアドレス，変換規則保存ディレクトリなど）をファイルとして外部記憶装置に保存する。

次に、その規則保存情報の内容をＧＵＩ表示し、規則保存情報を選択可能とする。

次に、選択された規則保存情報に基づいて、そのサーバ装置（例えば、共有可能ネットワーク上のサーバ装置）上の所定ディレクトリに保存されている変換規則ファイルまたはオリジナル文書ファイルを取得するものである。

文書管理システムは、外部記憶装置上のファイル（例えば、図６中のＸＭＬファイルＦ２）から規則保存情報を取得し、文書管理システムのＧＵＩ上に複数の規則保存情報を表示し、さらに、図７中の選択可能なコンポーネントＧ１を表示する。なお、コンポーネント上の表示文字と実際の規則保存情報は、文書管理システム内で関連付けがなされているものとする。

文書管理システムは、選択された規則保存情報を取得し、その規則保存情報からサーバＩＰアドレスと変換規則保存ディレクトリなどの必要な情報を取得する。そのサーバＩＰアドレスに対応するサーバ装置との通信を開始し、変換規則保存ディレクトリから再編集する変換規則ファイルまたはオリジナル文書ファイルを取得する。

［本実施の第６形態］
変換規則ファイルのネットワークアドレス（ＵＲＩ）の情報を付加したオリジナル文書のデータを保存する場合、変換規則ファイルのネットワークアドレス（ＵＲＩ）の情報を必要とする。この変換規則ファイルのネットワークアドレス（ＵＲＩ）の情報は、変換規則ファイルに含まれるサーバ装置（例えば、共有可能ネットワーク上のサーバ装置）上の所定ディレクトリから取得する。

本実施の第６形態は、この変換規則ファイルのネットワークアドレス（ＵＲＩ）情報を特定の時期（または、タイミング）に取得する第９乃至第１１取得手段である。

第９ファイル取得手段は、文書管理システム起動時に最新の変換規則ファイルのネットワークアドレス（ＵＲＩ）情報を取得するものである。

即ち、第９ファイル取得手段は、次の通りである。

文書管理システムは、文書管理システム起動時に、文書管理システム内で保持している規則保存情報（サーバＩＰアドレス、変換規則保存ディレクトリ等）に基づいてサーバ装置と通信し、変換規則ファイルのネットワークアドレス（ＵＲＩ）情報を取得する。

そして、文書管理システム画面上の変換規則ファイルのネットワークアドレス（ＵＲＩ）情報表示部（例えば、図１３中の変換規則ＵＲＩの表示または作成画面Ｐ２ｃにおける規則の選択コンポーネントＧ４）に変換規則ファイルのネットワークアドレス（ＵＲＩ）情報を表示する。

第１０ファイル取得手段は、文書管理システムにタスクに関する最新の変換規則ファイルのネットワークアドレス（ＵＲＩ）情報取得機能に関するＧＵＩ（例えば、メニューやボタンなど；または、図１４中のコンポーネントＧ５）を設け、ユーザが要求する任意のタイミングによって最新タスク情報を取得するものである。

文書管理システムは、ＧＵＩからタスクに関する最新の変換規則ファイルのネットワークアドレス（ＵＲＩ）情報取得イベントを受け取った後、文書管理システム内に保持している規則保存情報（例えば、サーバＩＰアドレス，変換規則保存ディレクトリなど）に基づいてサーバ装置と通信し、変換規則ファイルのネットワークアドレス（ＵＲＩ）の情報を取得する。

文書管理システム画面上の変換規則ファイルのネットワークアドレス（ＵＲＩ）情報表示部（例えば、図１４中の変換規則ＵＲＩの表示または作成画面Ｐ２ｃにおける規則の選択コンポーネントＧ４）に変換規則ファイルのネットワークアドレス（ＵＲＩ）情報を表示する。

第１１ファイル取得手段は、ネットワーク上のネットワーク装置（例えば、パーソナルコンピュータ）の変換規則保存ディレクトリに格納された変換規則ファイルに対して、ファイル変更イベント（例えば、ファイルの入出力イベント，既存ファイルに対するプロパティ（例えば、ファイル名）変更イベント）が発生した場合に、それらのイベントを取得するファイル取得手段である。

本実施の第４乃至第６形態を組み合わせた例を以下に説明する。

［組み合せ例１］
本実施の第４形態の第１ファイル取得手段と第５形態の第６ファイル取得手段を組み合わせた場合、入カファイルの形式別取得に関しては、変換規則のみを解析するため、解析部分のプログラムに関しては、容易かつ簡潔になる。

［組み合せ例２］
本実施の第４形態の第１ファイル取得手段と第５形態の第７ファイル取得手段を組み合わせた場合、入カファイルの形式別取得方式に関しては、変換規則のみを解析するため、解析部分のプログラムに関しては、容易かつ箇潔になる。

また、入カファイルの位置別取得方式に関しては、図５中のＸＭＬファイルＦ１のように、規則保存情報を設定し、保存することによって、規則保存情報をローカルファイルにダウンロードする作業が、システム内で自動化され、ユーザに対する負担を軽減できる。

さらに、システムとしては、規則保存情報は文書管理システムに固有である。そのため、内部で規則保存情報を保持する際、規則保存情報の保持形式を簡潔に構成し、さらに、規則保存情報の取得処理も高速にできる。

［組み合せ例３］
本実施の第４形態の第１ファイル取得手段と第５形態の第８ファイル取得手段を組み合わせた場合、入カファイルの形式別取得方式に関しては、変換規則のみを解析するため、解析部分のプログラムに関しては、容易かつ簡潔にできる。

また、入力ファイルの位置別取得方式に関しては、図６中のＸＭＬファイルＦ２における複数の規則保存情報を一度設定し保存することによって、図７中の選択可能なコンポーネントＧ１のＧＵＩ上でユーザが所望のサーバ装置（例えば、共有可能ネットワーク上のサーバ装置）を選択できる。

さらに、別のサーバ装置（例えば、共有可能ネットワーク上のサーバ装置）上の所定ディレクトリの変換規則ファイルを取得するとき、文書管理システムを再起動させたり、外部記憶装置上のファイルをその都度書き換える操作が必要なくなるため、文書管理システムの操作性を向上できる。

［組み合せ例４］
本実施の第４形態の第２ファイル取得手段と第５形態の第６ファイル取得手段を組み合わせた場合、入カファイルの形式別取得方式に関しては、参照元となるオリジナル文書がＧＵＩ上の管理対象となるオリジナル文書表示画面（例えば、図１０中の符号Ｐ１で示される画面）に表示される。

そのため、変換規則の修正も管理対象となるオリジナル文書表示画面Ｐ１から簡単なユーザ操作（例えば、ドラッグアンドドロップ）によって変換規則の編集ができる。

［組み合せ例５］
本実施の第４形態の第２ファイル取得手段と第５形態の第７ファイル取得手段を組み合わせた場合、入カファイルの形式別取得方式に関しては、参照元となるオリジナル文書がＧＵＩ上の管理対象となるオリジナル文書表示画面（例えば、図１０中の符号Ｐ１で示される画面）に表示され、変換規則の修正も管理対象となるオリジナル文書表示画面Ｐ１から簡単なユーザ操作（例えば、ドラッグアンドドロップなど）によって変換規則の編集ができる。

また、入カファイルの位置別取得方式に関しては、図５中のＸＭＬファイルＦ１ように、規則保存情報を一度設定し保存することによって、ローカルファイルにダウンロードする作業がシステム内で白動化されるため、ユーザに関する負担を軽減できる。

さらに、システムとしては、規則保存情報は、文書管理システムに固有であるため、文書管理システムは、内部で規則保存情報を保持するときの規則保存情報の保持形式を簡潔に構成でき、規則保存情報の取得処理も高速にできる。

［組み合せ例６］
本実施の第４形態の第２ファイル取得手段と第５形態の第８ファイル取得手段を組み合わせた場合、入カファイルの形式別取得方式に関しては、参照元となるオリジナル文書がＧＵＩ上の管理対象となるオリジナル文書表示画面（例えば、図１０中の符号Ｐ１で示される画面）に表示され、変換規則の修正も管理対象となるオリジナル文書表示画面Ｐ１から簡単なユーザ操作（例えば、ドラッグアンドドロップなど）によって変換規則の編集ができる。

また、入カファイルの位置別取得方式に関しては、図６中のＸＭＬファイルＦ２のように、複数の規則保存情報を一度設定し保存することによって、図７中の選択可能なコンポーネントＧ１のＧＵＩでユーザが所望のサーバ装置（例えば、共有可能ネットワーク上のサーバ装置）を選択できる。

さらに、別のサーバ装置（例えば、共有可能ネットワーク上のサーバ装置）上の所定のディレクトリの変換規則ファイルまたはオリジナル文書ファイルを取得するとき、文書管理システムを再起動させたり、外部記憶装置上のファイルをその都度書き換える操作が必要なくなるため、文書管理システムの操作性を向上できる。

［組み合せ例７］
本実施の第４形態の第３ファイル取得手段と第５形態の第６ファイル取得手段を組み合わせた場合、入カファイルの形式別取得方式に関しては、一度のファイル入力操作によって、オリジナル文書と変換規則の展開ができるため、ＧＵＩの操作性を向上できる。

［組み合せ例８］
本実施の第４形態の第３ファイル取得手段と第５形態の第７ファイル取得手段を組み合わせた場合、入カファイルの形式別取得方式に関しては、一度のファイルの入力操作によって、オリジナル文審と変換規則の展開ができるため、ＧＵＩの操作性を向上できる。

また、入力ファイルの位置別取得方式に関しては、図ｌｌのように、規則保存情報を一度設定し保存することによって、ローカルファイルにダウンロードする作業がシステム内で自動化され、ユーザに関する負担を軽減できる。

さらに、システムとしては、規則保存情報は、文書管理システムに固有であるため、文書管理システムは、内部で規則保存情報を保持するときの規則保存情報の保持形式を簡潔に構成でき、規則保存情報の取得処理も高速にできる。

［組み合せ例９］
本実施の第４形態の第３ファイル取得手段と第５形態の第８ファイル取得手段を組み合わせた場合、入カファイルの形式別取得方式に関しては、一度のファイルの入力操作によって、オリジナル文書と変換規則の展開ができるため、ＧＵＩの操作性を向上できる。

また、入力ファイルの位置別取得方式に関しては、図６中のＸＭＬファイルＦ２のように、複数の規則保存情報を一度設定し保存することによって、図７中の選択可能なコンポーネントＧ１のＧＵＩでユーザが所望のサーバ装置（例えば、共有可能ネットワーク上のサーバ装置）を選択できる。

さらに、別のサーバ装置（例えば、共有可能ネットワーク上のサーバ装置）上の所定ディレクトリの同一ファイル中に変換規則またはオリジナル文書を示す識別子を含むファイルを取得するとき、文書管理システムを再起動させたり、外部記憶装置上のファイルをその都度書き換える操作が必要なくなるため、文書管理システムの操作性を向上できる。

［組み合せ例１０］
本実施の第４形態の第４ファイル取得手段と第５形態の第６ファイル取得手段を組み合わせた場合、入カファイルの形式別取得方式に関しては、実際の変換規則の解析を行わないため、文書管理システム自体のソフトウェアを容易かつ簡潔に構成できる。

［組み合せ例１１］
本実施の第４形態の第４ファイル取得手段と第５形態の第７ファイル取得手段を組み合わせた場合、入カファイルの形式別取得方式に関しては、実際の変換規則の解析を行わないため、文書管理システム自体のソフトウェアは容易かつ簡潔に構成できる。

また、入カファイルの位置別取得方式に関しては、図５中のＸＭＬファイルＦ１のように、規則保存情報を一度設定し保存することによって、ローカルファイルにダウンロードする作業が自動化されるため、ユーザに対する負担を軽減できる。

さらに、システムとしては、規則保存情報は、文書管理システムに固有であるため、文書管理システムは、内部で規則保存情報を保持するときの規則保存情報の保持形式を簡潔に構成でき、規則保存情報の取得処理も高速にできる。

［組み合せ例１２］
本実施の第４形態の第４ファイル取得手段と第５形態の第８ファイル取得手段を組み合わせた場合、入カファイルの形式別取得方式に関しては、実際の変換規則の解析はしないため、文書管理システム自体のソフトウェアは容易かつ簡潔に構成できる。

また、入カファィルの位置別取得方式に関しては、図６中のＸＭＬファイルＦ２のように、複数の規則保存情報を1度設定し保存することによって、図７中の選択可能なコンポーネントＧ１のＧＵＩでユーザが所望のサーバ装置（例えば、共有可能ネットワーク上のサーバ装置）を選択できる。

さらに、別のサーバ装置（例えば、共有可能ネットワーク上のサーバ装置）上の所定ディレクトリ内の変換規則ファイルのネットワークアドレス（ＵＲＩ）、または、オリジナル文書を示す識別子を含むファイルを取得するとき、文書管理システムを再起動させたり、外部記憶装置上のファイルをその都度書き換える操作が必要なくなるため、文書管理システムの操作性を向上できる。

［組み合せ例１３］
本実施の第４形態の第５ファイル取得手段と第５形態の第６ファイル取得手段を組み合わせた場合、入力ファイルの形式別取得方式に関しては、図１３中の規則の選択コンポーネントＧ４のように、ネットワーク上に存在する変換規則ファイル（即ち、変換規則のみで構成されたファイル）のネットワークアドレス（ＵＲＩ）が表示され選択可能となることによって、ユーザは簡単に編集できるようになるため、ＧＵＩの操作性を向上できる。

［組み合せ例１４］
本実施の第４形態の第５ファイル取得手段，第５形態の第６ファイル取得手段，第６形態の第９ファイル取得手段を組み合わせた場合、入カファイルの形式別取得方式に関しては、図１３中の規則の選択コンポーネントＧ４のように、ネットワーク上に存在する変換規則ファイル（即ち、変換規則のみで構成されたファイル）のネットワークアドレス（ＵＲＩ）が表示され選択可能となることによって、ユーザは簡単に編集できるため、ＧＵＩの操作性を向上できる。

また、入力ファイルの位置別取得方式に関しては、図５中のＸＭＬファイルＦ１のように、規則保存情報を一度設定し保存することによって、ローカルファイルにダウンロードする作業がシステム内で自動化されるため、ユーザに関する負担を軽減できる。

さらに、システムとしては、規則保存情報は文書管理システムに固有であるため、文書管理システムは、内部で規則保存情報を保持するときの規則保存情報の保持形式を簡潔に構成でき、規則保存情報の取得処理も高速にできる。

そして、変換規則ファイルのネットワークアドレス（ＵＲＩ）の取得方式に関しては、文書管理システム起動時に、文書管理システム自身が変換規則ファイル（即ち、変換規則のみで構成されたファイル）のネットワークアドレス（ＵＲＩ）の情報を取得し、ＧＵＩ上に表示するため、ユーザは、変換規則ファイルの存在や保存されているディレクトリ構成を熟知する必要がなく、容易に変換規則ファイルのネットワークアドレス（ＵＲＩ）の情報を取得できる。

［組み合せ例１５］
本実施の第４形態の第５ファイル取得手段，第５形態の第７ファイル取得手段，第６形態の第１０ファイル取得手段を組み合わせた場合、入力ファイルの形式別取得方式に関しては、図１３中の規則の選択コンポーネントＧ４のように、ネットワーク上に存在する変換規則ファイル（即ち、変換規則のみで構成されたファイル）のネットワークアドレス（ＵＲＩ）が表示され、選択可能となることによって、ユーザが簡単に、編集ができるため、ＧＵＩの操作性を向上できる。

また、入カファイルの位置別取得方式に関しては、図５中のＸＭＬファイルＦ１のように、規則保存楕報を一度設定し保存することによって、ローカルファイルにダウンロードする作業がシステム内で自動化されるため、ユーザに関する負担を軽減できる。

さらに、システムとしては、規則保存情報は、文書管理システムに固有であるため、文書管理システムは、内部で規則保存情報を保持するときの規則保存情報の保持形式を簡潔に構成でき、規則保存情報の取得処理も高速にできる。

そして、変換規則ファイルのネットワークアドレス（ＵＲＩ）の取得方式に関して、ユーザが要求するタイミングで最新変換規則ファイル（即ち、変換規則のみで構成されたファイル）のネットワークアドレス（ＵＲＩ）情報を取得できることによって、ユーザが変換規則ファイルのネットワークアドレス（ＵＲＩ）を編集する時に、最新の変換規則ファイルのネットワークアドレス（ＵＲＩ）情報を取得できる。

文書管理システム自体も、変換規則ファイルのネットワークアドレス（ＵＲＩ）の最新情報取得に関しては、ユーザに対して情報取得のタイミングを一任できる。そのため、最新の変換規則ファイルのネットワークアドレス（ＵＲＩ）情報取得機能の管理から開放される。

［組み合せ例１６］
本実施の第４形態の第５ファイル取得手段，第５形態の第７ファイル取得手段，第６形態の第１１ファイル取得手段を組み合わせた場合、入カファイルの形式別取得方式に関しては、図１３中の規則の選択コンポーネントＧ４のように、ネットワーク上に存在する変換規則ファイル（即ち、変換規則のみで構成されたファイル）のネットワークアドレス（ＵＲＩ）が表示され選択可能となることによって、ユーザは、簡単に編集できるため、ＧＵＩの操作性を向上できる。

また、入力ファイルの位置別取得方式に関しては、図５中のＸＭＬファイルＦ１のように、規則保存情報を一度設定し保存することによって、ローカルファイルにダウンロードする作業がシステム内で自動化されるため、ユーザに関する負担を軽減できる。

さらに、システムとしては、規則保存情報は文書管理システムに固有であるため、文書管理システムは、内部で規則保存情報を保持するときの規則保存情報の保持形式を簡潔に構成でき、規則保存情報の取得処理も高速にできる。

そして、変換規則ファイルのネットワークアドレス（ＵＲＩ）の取得方式に関しては、ユーザが、ネットワーク上の変換規則ファイルに関して特に注意を払う必要がなくなり、操作性を向上できる。

［組み合せ例１７］
本実施の第４形態の第５ファイル取得手段，第５形態の第８ファイル取得手段，第６形態の第９ファイル取得手段を組み合わせた場合、入カファイルの形式別取得方式に関しては、図１３中の規則の選択コンポーネントＧ４のように、ネットワーク上に存在する変換規則ファイル（即ち、変換規則のみで構成されたファイル）のネットワークアドレス（ＵＲＩ）が表示され選択可能となることによって、ユーザは、簡単に編集できるようになるため、ＧＵＩの操作性を向上できる。

また、入力ファイルの位置別取得方式に関しては、図６中のＸＭＬファイルＦ２のように、複数の規則保存情報を一度設定し保存することによって、図７中の選択可能なコンポーネントＧ１のＧＵＩでユーザが所望のサーバ装置（例えば、共有可能ネットワーク上のサーバ装置）を選択できる。また、別のサーバ装置（例えば、共有可能ネットワーク上のサーバ装置）上の所定ディレクトリ内において、変換規則ファイルのネットワークアドレス（ＵＲＩ）またはオリジナル文書を示す識別子を含むファイルを取得するとき、文書管理システムを再起動させたリ、外部記憶装置上のファイルをその都度書き換える操作が必要なくなるため、文書管理システムの操作性を向上できる。

さらに、変換規則ファイルのネットワークアドレス（ＵＲＩ）の取得方式に関しては、文書管理システム起動時に、文書管理システム自身が変換規則ファイルのネットワークアドレス（ＵＲＩ）の情報を取得してＧＵＩ上に表示するため、ユーザは変換規則ファイルの存在や保存されているディレクトリ構成を熟知する必要がない。さらにユーザは、容易に変換規則ファイルのネットワークアドレス（ＵＲＩ）の情報を取得できる。

［組み合せ例１８］
本実施の第４形態の第５ファイル取得手段，第５形態の第８ファイル取得手段，第６形態の第１０ファイル取得手段を組み合わせた場合、入力ファイルの形式別取得方式に関しては、図１３中の規則の選択コンポーネントＧ４のように、ネットワーク上に存在する変換規則ファイル（即ち、変換規則のみで構成されたファイル）のネットワークアドレス（ＵＲＩ）が表示され選択可能となることによって、ユーザは、簡単に編集できるため、ＧＵＩの操作性を向上できる。

また、入カファイルの位置別取得方式に関しては、図６中のＸＭＬファイルＦ２のように、複数の規則保存情報を一度設定し保存することによって、図７中の選択可能なコンポーネントＧ１のＧＵＩでユーザが所望のサーバ装置（例えば、共有可能ネットワーク上のサーバ装置）を選択できる。また、別のサーバ装置（例えば、共有可能ネットワーク上のサーバ装置）上の所定ディレクトリ内において、変換規則ファイルのネットワークアドレス（ＵＲＩ）またはオリジナル文書を示す識別子を含むファイルを取得するとき、文書管理システムを再起動させたり、外部記憶装置上のファイルをその都度書き換える操作が必要なくなるため、文書管理システムの操作性を向上できる。

さらに、変換規則ファイルのネットワークアドレス（ＵＲＩ）の取得方式に関しては、ユーザが要求するタイミングで最新の変換規則ファイルのネットワークアドレス（ＵＲＩ）情報を取得できることによって、ユーザは変換規則ファイルのネットワークアドレス（ＵＲＩ）の編集を実施する時において、最新の変換規則ファイルのネットワークアドレス（ＵＲＩ）情報を取得できる。

そして、文書管理システム自体も、変換規則ファイルのネットワークアドレス（ＵＲＩ）の最新の情報取得に関しては、ユーザに情報取得のタイミングを一任でき、最新の変換規則ファイルのネットワークアドレス（ＵＲＩ）情報取得機能の管理から開放される。

［組み合せ例１９］
本実施の第４形態の第５ファイル取得手段，第５形態の第８ファイル取得手段，第６形態の第１１ファイル取得手段を組み合わせた場合、入カファィルの形式別取得方式に関しては、図１３中の規則の選択コンポーネントＧ４のように、ネットワーク上に存在する変換規則ファイル（即ち、変換規則のみで構成されたファイル）のネットワークアドレス（ＵＲＩ）が表示され選択可能となることによって、ユーザは、簡単に編集できるようになるため、ＧＵＩの操作性を向上できる。

また、入カファイルの位置別取得方式に関しては、図６中のＸＭＬファイルＦ２のように、複数の規則保存情報を一度設定し保存することによって、図７中の選択可能なコンポーネントＧ１のＧＵＩ上でユーザが所望のサーバ装置（例えば、共有可能ネットワーク上のサーバ装置）を選択できる。また、別のサーバ装置（例えば、共有可能ネットワーク上のサーバ装置）上の所定ディレクトリ内において、変換規則ファイルのネットワークアドレス（ＵＲＩ）またはオリジナル文書を示す識別子を含むファイルを取得するとき、文書管理システムを再起動させたり、外部記憶装置上のファイルをその都度書き換えるような操作が必要なくなるため、文書管理システムの操作性を向上できる。

そして、変換規則ファイルのネットワークアドレス（ＵＲＩ）の取得方式に関しては、ユーザがネットワーク上の変換規則ファイルに関して注意を特に払う必要がなくなるため、操作性を向上できる。

以上のように、本実施の第１乃至第６形態によれば、業務等で発生する各文書ファイルを共通の文書フォーマットとしてＸＭＬなどの属性付データで保管または管理することによって、文書ファイルのデータの一元管理が可能となるため、データの情報共有の有効性を高められる。

また、オリジナル文書ファイルの保管または管理を実現させるために、変換規則の作成に必要な知識（例えば、規則のフォーマットなど）を熟知していなくても、変換規則を簡易に作成できる。

テキストエディタなどによって変換規則を作成した場合のタイプミスの発生を防ぐことができるため、オリジナル文書ファイルの保管または管理に支障をきたす事象を減少できる。

以上、本発明において、記載された具体例に対してのみ詳細に説明したが、本発明の技術思想の範囲で多彩な変形および修正が可能であることは、当業者にとって明白なことであり、このような変形および修正が特許請求の範囲に属することは当然のことである。

例えば、本実施の第１形態の変形としては、コピー・アンド・ペースト操作によって、変換規則表示または作成手段を実行しても良い。

本実施の第１形態における文書管理システムの画面構成図１。 本実施の第１形態における文書管理システムの画面構成図２。 本実施の第１形態における文書管理システムの画面構成図３。 本実施の第２形態における変換規則ファイルのネットワークアドレス（ＵＲＩ）情報の保持画面構成図。 本実施の第３形態におけるＸＭＬファイル構成図１。 本実施の第３形態におけるＸＭＬファイル構成図２。 本実施の第３形態におけるコンポーネント。 本実施の第４形態における変換規則の表示または作成画面の作成例。 本実施の第４形態における表示画面の例１。 本実施の第４形態における表示画面の例２。 本実施の第４形態における表示画面の例３。 本実施の第４形態における表示画面の例４。 本実施の第４形態における表示画面の例５。 本実施の第６形態における表示画面の一例。 文書管理システムの構成の一例。 オリジナル文書ファイルの指定方式の概略図。 オリジナル文書ファイルと変換規則ファイルの指定方式１の概略図。 オリジナル文書ファイルと変換規則ファイルの指定方式２の概略図。 オリジナル文書ファイルと変換規則ファイルのグルーピングの指定方式の概略図。 変換規則ファイルの記述例とその変換規則ファイルを適応した属性データ生成の概略図１。 変換規則ファイルの記述例とその変換規則ファイルを適応した属性データ生成の概略図２。

符号の説明

１…クライアント装置
１ａ…変換規則作成部
２…データ登録機能
２ａ…ファイル受信部
２ｂ…変換規則解析部
２ｃ…属性データ生成部
２ｄ…属性データ出力部
３…データ保管部
４…データ検索機能
ＡＤ１…属性付きデータ
Ｂ，Ｄ１，Ｄ２…文書ファイル
Ｄ１１，Ｄ１２，Ｄ１３…文書シート
ＥＲ１，ＥＲ２…入力ミス例
Ｒ１…変換規則ファイル
Ｒ１１，Ｒ１２，Ｒ１３…変換規則文書シート
Ｕ１…変換規則のＵＲＩ
Ｐ…変換規則表示または作成部
Ｐ１…管理対象となるオリジナル文書表示画面
Ｐ２ａ…変換規則の付随データ表示または作成画面
Ｐ２ｂ…変換規則の表示または作成画面
Ｐ２ｃ…変換規則ＵＲＩ表示または作成画面
Ｐ３…参照元であるオリジナル文書を開くか否かを確認する画面
Ｆ１，Ｆ２…ＸＭＬファイル
Ｆ３…変換規則のみが保存されているファイル形式のファイル
Ｇ１，Ｇ２，Ｇ３，Ｇ４，Ｇ５…コンポーネント

Claims (19)

1. サーバ装置及びクライアント装置で構成された文書管理システムであって、
   オリジナル文書ファイルを読み込み、
   該オリジナル文書ファイルの内容をオリジナル文書表示画面に表示し、
   ユーザ入力手段からの指示を変換規則表示または作成部が受けて、該文書ファイルの付随データを、変換規則の付随データ表示または作成画面に表示し、
   ユーザ入力手段からの指示を変換規則表示または作成部が受けて、変換規則を変換規則表示または作成画面に表示し、
   表示された付随データ及び変換規則をファイルとして保存する、
   ことを特徴とする文書管理システム。
2. 前記の変換規則表示または作成部で作成された変換規則を、変換規則のみで構成されたファイル形式に形成しファイルとして保存する手段を含む、
   ことを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
3. 前記の変換規則表示または作成部で作成された変換規則を、変換規則のみで構成され、ファイル識別子に変換規則ファイルであることを示す識別子を含ませたファイルとして保存する手段を含む、
   ことを特徴とする請求項１または２に記載の文書管理システム。
4. 前記の変換規則表示または作成部で作成された変換規則と、前記のオリジナル文書表示画面に表示された管理対象のオリジナル文書と、変換規則またはオリジナル文書のいずれかを示す識別子と、を含んだファイルを保存する手段を含む、
   ことを特徴とする請求項１乃至３のいずれかに記載の文書管理システム。
5. 前記のオリジナル文書表示画面に表示された管理対象のオリジナル文書と、共有可能な変換規則ファイルのネットワークアドレスの情報と、変換規則またはオリジナル文書のいずれかを示す識別子と、を含んだファイルを保存する手段を含む、
   ことを特徴とする請求項１乃至４のいずれかに記載の文書管理システム。
6. 前記の変換規則表示または作成部で作成した変換規則を、ファイルとしてローカル装置に保存する手段を含む、
   ことを特徴とする請求項１乃至５のいずれかに記載の文書管理システム。
7. 変換規則ファイルを保存すべき共有可能なネットワーク上の規則保存情報を外部記憶装置にファイルとして保存し、該規則保存情報に基づいて、変換規則ファイルを共有可能ネットワーク上の所定ディレクトリに保存する手段を含む、
   ことを特徴とする請求項１乃至６のいずれかに記載の文書管理システム。
8. 規則保存情報を外部記憶装置に保存し、その規則保存情報を選択可能なコンポーネントとして表示し、選択された規則保存情報に基づいて、変換規則ファイルを共有可能なネットワーク上の所定ディレクトリに保存する手段を含む、
   ことを特徴とする請求項１乃至７のいずれかに記載の文書管理システム。
9. 変換規則のみが保存されているファイル形式のファイルを取得し、変換規則表示または作成画面に表示する手段を含む、
   ことを特徴とする請求項１乃至８のいずれかに記載の文書管理システム。
10. 変換規則のみが保存されているファイル形式のファイルに関する入力操作後、参照元となるオリジナル文書を開くか否かを選択する画面を表示し、
    オリジナル文書を開くことを選択された場合、前記の管理対象となるオリジナル文書表示画面に、該オリジナル文書の内容を表示する手段を含む、
    ことを特徴とする請求項１乃至９のいずれかに記載の文書管理システム。
11. 変換規則とオリジナル文書を含むファイル形式のファイルに関する入力操作後、オリジナル文書を示す識別子が設けられている範囲のデータを、前記の管理対象となるオリジナル文書表示画面に表示し、
    変換規則である識別子が設けられている範囲のデータを変換規則のフォーマットに応じて解析し、前記の変換規則表示または作成画面に表示する手段を含む、
    ことを特徴とする請求項１乃至１０のいずれかに記載の文書管理システム。
12. 変換規則ファイルのネットワークアドレスに対応する識別子が設定されている変換規則ファイルのネットワークアドレスを表示または設定するためのコンポーネントを有する変換規則ネットワークアドレス表示または作成画面を備え、
    変換規則ファイルのネットワークアドレスとオリジナル文書が含まれるファイル形式のファイルに関する入力操作後、オリジナル文書に対応する識別子が設けられている範囲のデータを前記の管理対象となるオリジナル文書表示画面に表示し、
    変換規則ファイルのネットワークアドレスに対応する識別子が設けられている範囲のデータを、変換規則のフォーマットに従って解析し、変換規則ネットワークアドレス表示または作成画面に表示する手段を含む、
    ことを特徴とする請求項１乃至１１のいずれかに記載の文書管理システム。
13. 既にネットワーク上に存在する変換規則ファイルのネットワークアドレスを選択できる規則の選択コンポーネントを変換規則ネットワークアドレスの表示または作成画面に備え、
    変換規則ファイルのネットワークアドレスとオリジナル文書が含まれているファイル形式のファイルに関する入力操作後、オリジナル文書に対応する識別子が設けられている範囲のデータを、前記の管理対象となるオリジナル文書表示画面に表示し、
    変換規則ファイルのネットワークアドレスに対応する識別子が設けられている範囲のデータを変換規則のフォーマットに応じて解析し、変換規則ネットワークアドレスの表示または作成画面に表示し、
    ネットワーク上に存在する変換規則ファイルのネットワークアドレスを規則保存情報から取得し、そのネットワークアドレスを前記の規則の選択コンポーネントに設定する手段を含む、
    ことを特徴とする請求項１乃至１２のいずれかに記載の文書管理システム。
14. 変換規則ファイルをローカル装置から取得する手段を含む、
    ことを特徴とする請求項１乃至１３のいずれかに記載の文書管理システム。
15. 変換規則ファイルを保存する共有可能なネットワークに関する規則保存情報を外部記憶装置上のファイルに保存し、
    前記の規則保存情報に基づいて、サーバ装置上の所定ディレクトリに保存されている変換規則ファイルまたはオリジナル文書ファイルを取得する手段を含む、
    ことを特徴とする請求項１乃至１４のいずれかに記載の文書管理システム。
16. 複数の規則保存情報をファイルとして外部記憶装置に保存し、
    その規則保存情報の内容を選択可能なコンポーネントとして画面表示し、
    選択された規則保存情報に基づいて、そのサーバ装置上の所定ディレクトリに保存されている変換規則ファイルまたはオリジナル文書ファイルを取得する手段を含む、
    ことを特徴とする請求項１乃至１５のいずれかに記載の文書管理システム。
17. 前記の文書管理システム起動時に、該文書管理システム内で保持している規則保存情報に基づいてサーバ装置と通信し、変換規則ファイルのネットワークアドレス情報を取得し、
    変換規則ネットワークアドレスの表示または作成画面における規則の選択コンポーネントに変換規則ファイルのネットワークアドレス情報を表示する手段を含む、
    ことを特徴とする請求項１乃至１６のいずれかに記載の文書管理システム。
18. タスクに関する最新の変換規則ファイルのネットワークアドレス情報を取得するコンポーネントを変換規則ネットワークアドレスの表示または作成画面に備え、ユーザが要求する任意のタイミングによって最新タスク情報を取得する手段を含む、
    ことを特徴とする請求項１乃至１７のいずれかに記載の文書管理システム。
19. ネットワーク装置の変換規則保存ディレクトリに格納された変換規則ファイルに関して発生したファイル変更イベントを取得する手段を含む、
    ことを特徴とする請求項１乃至１８のいずれかに記載の文書管理システム。