JP2007280195A

JP2007280195A - 内部統制システム

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Publication number: JP2007280195A
Application number: JP2006107693A
Authority: JP
Inventors: Kei Kawashima; 圭川島
Original assignee: PFU Ltd
Current assignee: PFU Ltd
Priority date: 2006-04-10
Filing date: 2006-04-10
Publication date: 2007-10-25

Abstract

【課題】業務を行い、業務についての検証を行い、更に、業務及び検証についての監査を行う内部統制システムを提供する。
【解決手段】業務単位処理部１１１〜１１３が、予め定められた所定の業務を行い、その結果である業務データファイル２１１を出力する。検証単位処理部１２１、１２２が、業務データファイル２１１の中の予め定められた所定のものについて予め定められた所定の検証を行い、その結果である検証記録ファイル２２１を出力する。監査処理部１３が、業務データファイル２１１及び検証記録ファイル２２１に対して、時系列を示す情報と正確性を示す情報とを付加する。
【選択図】図２

Description

本発明は、内部統制システムに関し、特に、企業情報の開示の信頼性を確保するため、企業における内部統制を有効に機能させるための内部統制システムに関する。

証券市場の公平性を確保してその発展を図るためには企業情報の開示が欠かせないが、開示された企業情報の信頼性が疑われるようでは、投資家の支持は到底得ることはできない。そこで、企業情報の開示の信頼性を確保するため、企業における内部統制を有効に機能させるべく、「財務報告に係る内部統制の評価及び監査の基準（公開草案）」が公表され、法制化の準備が進められている。

なお、例えば、会計監査を正確に効率良く行うために、会計監査システムにおいて電子印鑑を用いた認証を行うことが提案されている（例えば、特許文献１参照）。

また、例えば、信託銀行における資産管理のために、有価証券管理システムを、照合、元帳管理、権利配当管理等を行う複数のサブシステムにより構成することが提案されている（例えば、特許文献２参照）。
特開２００５−２９３４０４号公報特開２００２−１８９８５７号公報

前述の「財務報告に係る内部統制の評価及び監査の基準（公開草案）」によれば、内部統制の基本的要素として、統制環境、リスクの評価と対応、統制活動、情報と伝達、モニタリング、ＩＴの利用が挙げられている。一方、企業においては、日常の業務の処理に、コンピュータが不可欠なものとなっている。そこで、ＩＴの利用と言う観点から、既に業務に組み込まれているコンピュータを利用して、業務をモニタリングすることができれば、統制環境の一部をコンピュータシステムとして整備することができ、内部統制の実効を図ることができると考えられる。

本発明は、業務を行い、業務についての検証を行い、更に、業務及び検証についての監査を行う内部統制システムを提供することを目的とする。

本発明の内部統制システムは、各々が業務を行う複数の業務単位処理部からなり、業務及びその検証を定義する業務フローに従って業務を行う業務処理部と、各々が検証を行う複数の検証単位処理部からなり、前記業務フローに従って検証を行う検証処理部と、統合的に監査を行う監査処理部とを備える。前記業務フローにおいて定義された業務単位処理部が、予め定められた所定の業務を行い、その結果である業務データのファイルを出力する。前記業務フローにおいて定義された検証単位処理部が、前記業務データのファイルの中の予め定められた所定のものについて予め定められた所定の検証を行い、その結果である検証記録のファイルを出力する。前記監査処理部が、前記業務データのファイル及び検証記録のファイルに対して、時系列を示す情報と正確性を示す情報とを付加する。

好ましくは、本発明の一実施態様において、前記業務単位処理部が、予め定められた１個又は複数個の業務を行い、当該業務に対応する１個又は複数個の業務データのファイルを出力し、前記検証単位処理部が、予め定められた１個又は複数個の検証を行い、当該検証に対応する１個又は複数個の検証記録のファイルを出力する。

好ましくは、本発明の一実施態様において、前記業務単位処理部が、１個のプログラムからなり、前記業務処理部が、前記業務単位処理部を単位として追加可能とされ、前記検証単位処理部が、１個のプログラムからなり、前記検証処理部が、前記検証単位処理部を単位として追加可能とされる。

好ましくは、本発明の一実施態様において、前記監査処理部が、前記業務データのファイルと検証記録のファイルに対して、当該ファイルの生成時のタイムスタンプと当該ファイルについてのハッシュ値とを付加する。

本発明の内部統制システムによれば、業務フローにおける定義に従って、所定の業務が行われ、所定の業務データのファイルが出力され、所定の検証が行われ、所定の検証記録のファイルが出力され、かつ、これらのファイルに対して時系列を示す情報と正確性を示す情報とが付加される。これにより、業務を行った結果として必ずファイルを生成して、その生成時刻と正確さを証明することができる。また、業務について必ず検証を行い、検証を行った結果として必ずファイルを生成して、その生成時刻と正確さを証明することができる。

また、本発明の一実施態様によれば、業務単位処理部が所定の業務を行って所定の業務データのファイルを出力し、検証単位処理部が所定の検証を行って所定の検証記録のファイルを出力する。これにより、所定の業務の結果として所定のファイルが生成され、所定の検証の結果として所定のファイルが生成される。従って、業務とファイル、検証とファイルの関係を明確にすることができ、その生成時刻と正確さを証明することにより、全体として内部統制を明確なものとすることができる。

また、本発明の一実施態様によれば、業務単位処理部が１個のプログラムからなり、検証単位処理部が１個のプログラムからなり、業務単位処理部はこれを単位として追加可能とされ、検証単位処理部はこれを単位として追加可能とされる。これにより、既存の又は新たに作成された種々の業務プログラムや検証プログラムを、業務単位処理部又は検証単位処理部として、この内部統制システムに容易に追加することができる。また、業務プログラムや検証プログラムの改版や業務や検証における種々の書類（注文書、納品書等）の変更等に、業務単位処理部又は検証単位処理部を追加することにより、容易に対応することができる。

また、本発明の一実施態様によれば、業務データのファイルと検証記録のファイルに対して、当該ファイルの生成時のタイムスタンプと当該ファイルについてのハッシュ値とが付加される。これにより、これらのファイルに対して、時系列を示す情報と正確性を示す情報とを容易に付加することができる。

図１及び図２は、本発明の内部統制システムの構成の一例を示す。特に、図１は本発明の内部統制システムの全体の構成を示し、図２は本発明の内部統制システムの詳細な構成を示す。

内部統制システムは、図１に示すように、業務サーバ１、データベース（ＤＢ）サーバ２、ネットワーク３、複数のクライアント４からなる。ネットワーク３は、業務サーバ１と複数のクライアント４との間を接続し、例えばＬＡＮ（Local Area Network）、ＷＡＮ（Wide Area Network ）又はインターネットからなる。ＤＢサーバ２は、業務サーバ１を介して、ネットワーク３に接続される。業務サーバ１は、業務、検証及び監査を行う。ＤＢサーバ２は、データベースシステムであり、業務データファイル２１１及び検証記録ファイル２２１（図２参照）を記録する。

複数のクライアント４は、例えば複数個の業務クライアント４１（４１Ａ、４１Ｂ、・・・４１Ｎ）、１個（又は複数個）の検証クライアント４２、１個（又は複数個）の監査クライアント４３からなる。各々のクライアント４（の使用者）の資格は予め定められる。例えば、当該使用者が入力するユーザＩＤ及びパスワードに応じてその者のランクが定められ、当該ランクに応じて、業務サーバ１へのアクセス権限が定まる。通常、業務の担当者のランクより検証の担当者のランクが高くされ、検証の担当者のランクより監査の担当者のランクが高くされる。従って、例えば業務クライアント４１は検証及び監査を行うことはできず、検証クライアント４２は監査を行うことはできず、監査クライアント４３は全てを行うことができる。また、例えば、業務クライアント４１が検証クライアント４２を兼ねても良い（他も同じ）。

業務クライアント４１は、業務の担当者が使用するコンピュータ又は端末装置であり、当該担当者の指示に従って、業務サーバ１（の業務処理部１１）に依頼して業務を行う。検証クライアント４２は、検証の担当者が使用するコンピュータ又は端末装置であり、当該担当者の指示に従って、業務サーバ１（の検証処理部１２）に依頼して検証を行う。監査クライアント４３は、監査の担当者が使用するコンピュータ又は端末装置であり、当該担当者の指示に従って、業務サーバ１（の監査処理部１３）に依頼して監査を行う。各々のクライアント４は、キーボードのような入力装置とディスプレイのような出力装置とを備える。

なお、実際の監査は、通常、当該企業の外部の監査機関によって行われる。従って、この例において、監査クライアント４３が行う監査は、監査の準備としての内部統制であり、具体的には、当該企業内の監査 (内部統制）の資格を有する者によるＤＢサーバ２内の業務データファイル２１１及び検証記録ファイル２２１の閲覧である。

業務サーバ１は、図２に示すように、業務処理部１１、検証処理部１２、監査処理部１３、業務フロー１４を備える。業務処理部１１は、業務フロー１４に従って業務を行う。業務処理部１１は、各々が業務を行う複数の業務単位処理部１１１〜１１３からなる。検証処理部１２は、業務フロー１４に従って検証を行う。検証処理部１２は、各々が検証を行う複数の検証単位処理部１２１、１２２からなる。監査処理部１３は、統合的に監査（監査のための内部統制）を行う。

本発明の内部統制システム又は業務サーバ１は、図２に示すように、第１層（又は下層）の業務処理部１１と、第２層（中間層）の検証処理部１２と、第３層（上層）の監査処理部１３とからなる３層構造を備える。第１層〜第３層における処理を実行した結果としてのデータは、全てファイルとして（ファイル形式で）生成される。データの参照は、第１層のデータ（ファイル）を第２層又は第３層が参照し、第２層のデータ（ファイル）を第３層が参照する。なお、データ以外の各種の通信は双方向で行われる。

業務サーバ１の３層構造に対応して、ＤＢサーバ２も３層構造を備える。即ち、図２に示すように、ＤＢサーバ２は、業務データ管理部２１、検証記録管理部２２、ＴＳ（タイムスタンプ）管理部２３を備える。

業務フロー１４は、業務及びその検証を定義する定義体（データ又はプログラム）である。即ち、業務処理部１１及び検証処理部１２の処理を定め、一方、監査処理部１３とは無関係である。具体的には、業務フロー１４は、業務及びその検証を定義する企業内の規則（又はマニュアル等）を、コンピュータ（業務処理部１１及び検証処理部１２）が解釈及び実行可能なように、所定のデータ形式で記述したデータ又は所定のプログラミング言語により記述したプログラムと考えてよい。

業務フロー１４において定義された業務単位処理部１１１〜１１３が、予め定められた所定の業務を行い、その結果である業務データファイル２１１を出力する。業務には、この内部統制システムにおいてユニークな業務ＩＤ（又は業務番号等）が付与される。業務データファイル２１１には、この内部統制システムにおいてユニークな業務データファイルＩＤ（又は業務データファイル番号等）が付与される。

業務単位処理部１１１〜１１３は、業務（業務処理）として、予め定められた所定の業務を行い、その結果である業務データファイル２１１を出力する。具体的には、業務単位処理部１１１〜１１３は、予め定められた１個又は複数個の業務を行い、当該業務に対応する１個又は複数個の業務データファイル２１１を出力する。即ち、１個の業務につき、１個の業務データ（業務データファイル２１１）が作成される。所定の業務は、例えば受注業務、納品業務、検収業務等からなる。業務の種類はこれに限られない。

業務単位処理部１１１〜１１３は、１個のプログラムからなる。業務処理部１１は、業務単位処理部１１１〜１１３を単位として、追加可能とされる。業務単位処理部１１１は例えば第１受注部１１１等からなる。受注業務を行う受注部は、例えば注文書の様式により処理が異なる場合があるため、複数存在する。業務単位処理部１１２である納品部、業務単位処理部１１３である検収部も同様である。即ち、業務の数だけ、業務単位処理部１１１〜１１３即ちプログラムが存在する。

業務データ管理部２１は、業務処理部１１に対応し、複数の業務データファイル２１１を管理する。業務データ管理部２１は、業務処理部１１の一部（ＤＢサーバ２に設けられた部分）を構成すると考えても良い。業務データ管理部２１は、業務単位処理部１１１〜１１３が出力したファイル（業務データファイル２１１）をデータベース（ＤＢ、図示せず）に登録して、業務データファイル２１１として管理する。業務データ管理部２１は、検証単位処理部１２１、１２２からの要求に応じて、業務データファイル２１１を読み出してこれに送り、監査処理部１３からの要求に応じてこれを監査クライアント４３に閲覧させる。なお、この閲覧はＴＳ管理部２３が行うようにしても良い（検証記録管理部２２についても同じ）。

業務フロー１４において定義された検証単位処理部１２１、１２２が、業務データファイル２１１の中の予め定められた所定のものについて予め定められた所定の検証を行い、その結果である検証記録ファイル２２１を出力する。検証には、この内部統制システムにおいてユニークな検証ＩＤ（又は検証番号等）が付与される。検証記録ファイル２２１には、この内部統制システムにおいてユニークな検証記録ファイルＩＤ（検証記録ファイル番号）が付与される。

検証単位処理部１２１、１２２は、検証（検証処理）として、前記業務データファイル２１１の中の予め定められた所定のものについて予め定められた所定の検証を行い、その結果である検証記録ファイル２２１を出力する。具体的には、検証単位処理部１２１、１２２は、予め定められた１個又は複数個の検証を行い、当該検証に対応する１個又は複数個の検証記録ファイル２２１を出力する。即ち、１個の検証につき、１個の検証記録（検証記録ファイル２２１）が作成される。所定の検証は、例えば照合、突合せ等からなる。検証の種類はこれに限られない。

検証単位処理部１２１、１２２は、１個のプログラムからなる。検証処理部１２は、検証単位処理部１２１、１２２を単位として、追加可能とされる。検証単位処理部１２１は例えば第１照合部１２１等からなる。検証 (照合）を行う照合部は、例えば注文データや納品書の様式により処理が異なる場合があるため、複数存在する。検証単位処理部１２２である突合せ部も同様である。即ち、検証の数だけ、検証単位処理部１２１、１２２即ちプログラムが存在する。

検証記録管理部２２は、検証処理部１２に対応し、複数の検証記録ファイル２２１を管理する。検証記録管理部２２は、検証処理部１２の一部（ＤＢサーバ２に設けられた部分）を構成すると考えても良い。検証記録管理部２２は、検証単位処理部１２１、１２２が出力したファイル（検証記録ファイル２２１）をデータベース（ＤＢ、図示せず）に登録して、検証記録ファイル２２１として管理する。検証記録管理部２２は、監査処理部１３からの要求に応じてこれを監査クライアント４３に閲覧させる。

監査処理部１３は、業務データファイル２１１及び検証記録ファイル２２１に対して、時系列を示す情報と正確性を示す情報とを付加する。具体的には、監査処理部１３は、業務データファイル２１１と検証記録ファイル２２１とに対して、各々、当該ファイルの生成時 (即ち、生成時刻）のタイムスタンプを押す（付加する）。このために、監査処理部１３はＴＳ処理部１３１を備える。

これに加えて、監査処理部１３は、タイムスタンプを付加された当該ファイルについてのハッシュ値を算出して付加する。これにより、ファイルの内容にタイムスタンプを付加した上でハッシュ値を算出しているので、タイムスタンプ及びファイルの双方の改竄が難しく、正確性を示す（保証する）ことができる。

更に、監査処理部１３は、予め定められた所定の期間内に発生した複数の業務データファイル２１１と、これらに対応する複数の検証記録ファイル２２１とに対して、各々、当該所定の期間を表すタイムスタンプを押し、かつ、当該複数のファイルについてのハッシュ値を算出して付加する。例えば、業務時間内において、１時間毎に、当該時間帯において生成された複数のファイルについて、各々に当該時刻のタイムスタンプを付加した上で、複数のファイルの全体についてハッシュ値を算出して付加する。更に、１日毎、１週間毎、１月毎に、同様の処理を行う。これにより、タイムスタンプ及びファイルの双方の改竄は事実上不可能となり、正確性を示す（保証する）ことができる。以上により、監査処理部１３は、監査として、業務データファイル２１１及び検証記録ファイル２２１についての存在証明を行い、その結果を記録する。

なお、ファイルの正確性を示すデータは、ファイルの内容（データ）のハッシュ値に限られず、例えば当該ファイルに周知の電子透かしを入れたり、電子印鑑を付加するようにしても良い。

ＴＳ管理部２３は、監査処理部１３に対応し、ＤＢサーバ２に業務データファイル２１１及び検証記録ファイル２２１が記録されると、その都度これらにタイムスタンプを付加する。なお、この記録の都度、ＴＳ管理部２３が、ＴＳ処理部１３１からの要求に応じて、当該業務データファイル２１１又は検証記録ファイル２２１にタイムスタンプを付加するようにしても良い。ＴＳ管理部２３は、監査処理部１３の一部（ＤＢサーバ２に設けられた部分）を構成すると考えても良い。ＴＳ管理部２３は、ＴＳ処理部１３１からの要求に応じて、例えば１時間毎に、その時点でＤＢサーバ２に存在する業務データファイル２１１及び検証記録ファイル２２１にタイムスタンプを付加する。

以下、本発明の内部統制処理について、図３の業務フロー１４及び図６〜図８の本発明の内部統制処理の説明図を参照しながら、図４及び図５の内部統制処理フローに従って説明する。

図３（Ａ）の業務フロー１４において、１行の記述が１個の業務の定義を示す。各行において、先頭から順に、実行する処理部（プログラム）／業務の対象／業務の結果物を示す。例えば、「第１受注部／注文書＃１／業務データ＃１」という定義は、業務の規則として、受注業務を実行する第１受注部１１１により、注文書＃１についての受注業務を行って、その結果として業務データ（ファイル）＃１を生成することを示す。なお、実際の業務フロー１４は、必要に応じて、これ以外の種々の形態を取ることができ、他の種々の規則を定義するようにしても良い。

この例は、図３（Ａ）に示すように何らかの製品 (この例では「製品Ｃ」）の受注を受けて、図３（Ｂ）に示すようにその何らかの部品（この例では「部品Ｇ」）を検収して、図３（Ａ）に示すように前記製品 (この例では「製品Ｃ」）を納品する例である。この過程で、受注業務、検収業務及び納品業務が行われ、これらの業務についての検証が行われ、監査（監査のための内部統制）が行われる。業務及び検証は、業務フロー１４に従って行われる。

まず、図３（Ａ）の業務フロー１４において、「第１受注部／注文書＃１／業務データ＃１」と定義されているので、受注担当者が、業務クライアント４１Ａから当該第１受注部１１１を呼び出して、図６（Ａ）に示す「製品Ｃ」の注文書＃１による受注業務を行う。即ち、受注担当者が、図４（Ａ）に示すように、顧客「会社Ａ」からの紙の注文書を受け取って（ステップＳ１１）、これを業務クライアント４１Ａが備えるスキャナ（図示せず）を用いて電子データとして取り込む（ステップＳ１２）。この取り込み（読み取り）に応じて、第１受注部１１１は、受注業務データのファイルを生成し、ＤＢサーバ２に出力する（ＤＢサーバ２に記録する）。この時、第１受注部１１１は、図３の業務フロー１４を解釈して、自己が呼び出されて、注文書＃１による業務を行ったのであるから、生成した受注業務データのファイルに業務データＩＤ「＃１」を付加する。これにより、業務データ＃１が得られる。例えば、紙の注文書が図６（Ａ）に示す注文書＃１である場合、これと同様の業務データ＃１が得られる。

この受注業務を時間的な流れに沿って表すと、図８に示すようになる。業務データ＃１が生成されると、監査処理部１３（実際は、ＴＳ管理部２３）が、ＤＢサーバ２への新たなデータ（ファイル）の記録を検出して、業務データ＃１にタイムスタンプデータＴＳ１を付加する。ＴＳ１は、前述のように、業務データ＃１の生成された時刻を示すタイムスタンプと、業務データ＃１のハッシュ値とからなる。

次に、業務フロー１４において、「部品の検収＃１」と定義されているので、検収担当者が、図３（Ｂ）に示すように、例えば「製品Ｃ」に使用する「部品Ｇ」の検収業務＃１を行う。これについては後述する。

次に、業務フロー１４において、「第１納品部／納品書＃１／業務データ＃２」と定義されているので、納品担当者が、業務クライアント４１Ｂから当該第１納品部１１２を呼び出して、図６（Ｂ）に示す「製品Ｃ」の納品書＃１による納品業務を行う。即ち、納品担当者が、図４（Ｂ）に示すように、業務クライアント４１Ｂからの指示入力により当該第１納品部１１２に納品書を作成させる（ステップＳ２１）。これに応じて、第１納品部１１２は、前述と同様にして、（納品）業務データ＃２のファイルを生成し、ＤＢサーバ２に出力する。例えば、納品書が図６（Ｂ）に示す納品書＃１である場合、これと同様の業務データ＃２が得られる。

業務データ＃２が生成されると、図８に示すように、監査処理部１３（実際は、ＴＳ管理部２３）が、前述と同様にして、業務データ＃２にタイムスタンプデータＴＳ２を付加する。ＴＳ２は、前述のように、業務データ＃２の生成された時刻を示すタイムスタンプと、業務データ＃２のハッシュ値とからなる。

次に、業務フロー１４において、「第１照合部／注文書＃１＆納品書＃１／検証記録＃１」と定義されているので、照合担当者が、検証クライアント４２から当該第１照合部１２１を呼び出して、図６（Ａ）に示す「製品Ｃ」の注文書＃１及び図６（Ｂ）に示す「製品Ｃ」の納品書＃１による検証を行う。即ち、照合担当者が検証クライアント４２から注文書＃１（の業務データ＃１）と納品書＃１（の業務データ＃２）とを指定して第１照合部１２１に照合を指示すると、図４（Ｃ）に示すように、第１照合部１２１が、注文書＃１の業務データ＃１と納品書＃１の業務データ＃２とを照合して（ステップＳ３１）、照合の成功（両者が一致）又は失敗（両者が不一致）のいずれかの照合結果を検証記録＃１としてＤＢサーバ２に記録し（ステップＳ３２）、照合が成功したか否かを調べる（ステップＳ３３）。照合担当者は、成功した場合、納品書を添付して顧客に「製品Ｃ」を納品し（ステップＳ３４）、失敗した場合、納品書を取り消す（ステップＳ３５）。例えば、納品書が図６（Ｂ）に示す納品書＃１である場合、これを印刷出力したものを添付して顧客に「製品Ｃ」を納品する。また、注文書＃１の業務データ＃１と納品書＃１の業務データ＃２とが一致するか又は不一致であるかを示す検証記録＃１が得られる。

なお、図６（Ａ）に示す「製品Ｃ」の注文書＃１と図６（Ｂ）に示す「製品Ｃ」の納品書＃１との比較から判るように、両者の項目は完全に一致している必要は無い。例えば、会社名、品名、金額、注文番号等の所定の項目の名前及びその内容が一致しており、注文日が納品日より先であれば、照合は成功したとされる（図７（Ａ）と図７（Ｂ）との比較において同じ）。なお、両者の項目名が完全に一致した場合、照合が成功したものとしても良い。

検証記録＃１が生成されると、図８に示すように、監査処理部１３（実際は、ＴＳ管理部２３）が、前述と同様にして、検証記録＃１にタイムスタンプデータＴＳ３を付加する。ＴＳ３は、前述のように、検証記録＃１の生成された時刻を示すタイムスタンプと、検証記録＃１のハッシュ値とからなる。

一方、図３（Ｂ）の業務フロー１４において、「第１検収部／注文書＃２＆納品書＃２／業務データ＃３」と定義されているので、検収担当者が、業務クライアント４１Ｃから当該第１検収部１１３を呼び出して、図７（Ａ）に示す「部品Ｇ」の注文書＃２及び図７（Ｂ）に示す「部品Ｇ」の納品書＃２による検収業務を行う。即ち、検収担当者が、図５（Ａ）に示すように、発注先から納品物を受け取り（ステップＳ４１）、注文データを取り込み（ステップＳ４２）、スキャナを用いて納品書を電子データとして取り込む（ステップＳ４３）。この取り込み（読み取り）に応じて、第１検収部１１３は、業務フロー１４に従って、検収業務データのファイルを生成し、（検収）業務データ＃３として出力する。例えば、注文データ及び納品書が図７（Ａ）に示す注文書＃２及び納品書＃２である場合、これらと同様の業務データ＃３が得られる。

なお、実際には、検収に先立って、当該納品物（この例では「部品Ｇ」）の発注という業務が、前述と同様にして行われる。従って、「部品Ｇ」の注文書＃２の注文データが、既に業務データファイル２１１として存在している。そこで、前述のステップＳ４２のように、当該注文書＃２のＩＤ（当該業務データファイル２１１のＩＤ）により、これを取り込むことができる。

次に、業務フロー１４において、「第２照合部／業務データ＃３／検証記録＃２」と定義されているので、照合担当者が、検証クライアント４２から当該第２照合部１２１を呼び出して、業務データ＃３の照合業務を行う。即ち、照合担当者が、検証クライアント４２から業務データ＃３を指定して第２照合部１２１に照合を指示すると、図５（Ｂ）に示すように、第２照合部１２１が、業務データ＃３である図７（Ａ）に示す「部品Ｇ」の注文書＃２と図７（Ｂ）に示す「部品Ｇ」の納品書＃２とを照合して（ステップＳ５１）、照合の成功又は失敗のいずれかの照合結果を検証記録＃２としてＤＢサーバ２に記録し（ステップＳ５２）、照合が成功したか否かを調べる（ステップＳ５３）。照合担当者は、成功した場合、「部品Ｇ」の検収処理を行い（ステップＳ５４）、失敗した場合、検収を取り止める（ステップＳ５５）。例えば、業務データ＃３である注文書＃２と納品書＃２とを印刷出力したものを添付して発注先から「部品Ｇ」を検収する。また、業務データ＃３である注文書＃２と納品書＃２とが一致するか又は不一致であるかを示す検証記録＃２が得られる。

この後、必要に応じて、監査担当者は、監査クライアント４３から業務処理部１１を介して業務データ管理部２１を呼び出して、業務データファイル２１１の閲覧（監査）を行う。また、監査担当者は、監査クライアント４３から検証処理部１２を介して検証記録管理部２２を呼び出して、検証記録ファイル２２１の閲覧（監査）を行う。この閲覧（監査）により、業務データファイル２１１及び検証記録ファイル２２１のいずれかに何らかの不備な点を発見した場合、監査担当者は、その原因を究明して、当該不備な点を訂正することができ、内部統制の実効を図ることができる。

以上のように業務、検証及び監査が行われている途中で、図８に示すように、例えば第１納品部であるプログラムが改版（変更）されて、第３納品部とされたとする。この場合、図３（Ａ）の業務フロー１４の該当部分が、「第１納品部／納品書＃１／業務データ＃２」から「第３納品部／納品書＃３／業務データ＃４」に書き換えられる。また、業務処理部１１の業務単位処理部１１２として、第１納品部に代えて、第３納品部が追加（インストール）される。これにより、業務フロー１４を変更し新たなプログラムを追加するのみで、新たな業務について、内部統制を行うことができる。

これは、例えば納品書の仕様が変更された結果、納品の業務が変更された場合でも、同様である。また、例えば第１照合部が変更された場合や、注文書及び／又は納品書の仕様が変更された結果、検証（照合）が変更された場合でも、同様である。更に、既存の又は新しい業務処理プログラムを業務単位処理部１１１〜１１３として追加する場合や、検証処理プログラムを検証単位処理部１２１、１２２として追加する場合でも、同様である。従って、変更された又は新たな業務について、容易に内部統制を行うことができる。

以上説明したように、本発明によれば、内部統制システムにおいて、業務とファイル、検証とファイルの関係を明確にした上で、業務を行った結果として必ずファイルを生成して、その生成時刻と正確さを証明し、また、業務について必ず検証を行い、検証を行った結果として必ずファイルを生成して、その生成時刻と正確さを証明する。従って、既に業務に組み込まれているコンピュータを活用して、業務をモニタリングするコンピュータシステムを統制環境として整備することができる。この結果、企業における内部統制を有効に機能させることにより、企業情報の開示の信頼性を確保することができる。これにより、開示された企業情報の信頼性を維持し、ひいては投資家の支持を得て、証券市場の公平性を確保してその発展を図ることができる。

本発明の内部統制システムの構成図である。本発明の内部統制システムの構成図である。業務フローの一例の説明図である。本発明の内部統制処理フローである。本発明の内部統制処理フローである。本発明の内部統制処理の説明図である。本発明の内部統制処理の説明図である。本発明の内部統制処理の説明図である。

符号の説明

１業務サーバ
２ＤＢサーバ
３ネットワーク
４クライアント
１１業務処理部
１２検証処理部
１３監査処理部
１４業務フロー
２１業務データ管理部
２２検証記録管理部
２３ＴＳ管理部
１１１、１１２、１１３業務単位処理部
１２１、１２２検証単位処理部
１３１ＴＳ処理部
２１１業務データファイル
２２１検証記録ファイル

Claims

各々が業務を行う複数の業務単位処理部からなり、業務及びその検証を定義する業務フローに従って業務を行う業務処理部と、
各々が検証を行う複数の検証単位処理部からなり、前記業務フローに従って検証を行う検証処理部と、
統合的に監査を行う監査処理部とを備え、
前記業務フローにおいて定義された業務単位処理部が、予め定められた所定の業務を行い、その結果である業務データのファイルを出力し、
前記業務フローにおいて定義された検証単位処理部が、前記業務データのファイルの中の予め定められた所定のものについて予め定められた所定の検証を行い、その結果である検証記録のファイルを出力し、
前記監査処理部が、前記業務データのファイル及び検証記録のファイルに対して、時系列を示す情報と正確性を示す情報とを付加する
ことを特徴とする内部統制システム。
前記業務単位処理部が、予め定められた１個又は複数個の業務を行い、当該業務に対応する１個又は複数個の業務データのファイルを出力し、
前記検証単位処理部が、予め定められた１個又は複数個の検証を行い、当該検証に対応する１個又は複数個の検証記録のファイルを出力する
ことを特徴とする請求項１記載の内部統制システム。
前記業務単位処理部が、１個のプログラムからなり、前記業務処理部が、前記業務単位処理部を単位として追加可能とされ、
前記検証単位処理部が、１個のプログラムからなり、前記検証処理部が、前記検証単位処理部を単位として追加可能とされる
ことを特徴とする請求項１記載の内部統制システム。
前記監査処理部が、前記業務データのファイルと検証記録のファイルに対して、当該ファイルの生成時のタイムスタンプと当該ファイルについてのハッシュ値とを付加する
ことを特徴とする請求項１記載の内部統制システム。