JP2007272465A - スケジュール管理装置、スケジュール管理装置における文書提示方法、およびスケジュール管理プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】選択されたスケジュールについてユーザが必要とする文書の適切な候補を提示する。
【解決手段】文書を記憶する文書記憶部と連携するスケジュール管理装置において、各々が時間帯を有する複数のスケジュールを記憶するスケジュール記憶部と、複数の文書に対するユーザからのアクセスの履歴を記憶するアクセス履歴記憶部と、スケジュール表示部に表示された複数のスケジュールからいずれかのスケジュールを選択するスケジュール選択部と、選択されたスケジュールに類似する類似スケジュールをスケジュール記憶部から抽出する類似スケジュール抽出部と、類似スケジュールの時間帯に該当するアクセス履歴をアクセス履歴記憶部から検索し、該アクセス履歴に対応する文書を文書記憶部から抽出する文書抽出部と、抽出された文書を必要文書の候補として提示する文書候補提示部とを具備する。
【選択図】図１

Description

本発明は、ユーザのスケジュールを管理するスケジュール管理装置に関し、特に、ユーザが選択したスケジュールについて活用される可能性のある文書を提示する機能を備えたスケジュール管理装置、スケジュール管理装置における文書提示方法、およびスケジュール管理プログラムに関する。

従来、スケジュールで利用される文書に容易にアクセスできるようにするために、スケジュールと文書とを関連付けて登録できるスケジュール管理装置が知られている。しかし、この従来のスケジュール管理装置では、スケジュールと文書とを関連付ける操作をユーザが手動で行う必要があり、ユーザに対して多大な操作負荷をかけてしまうという問題点がある。

そこで、文書に対して処理が行われた際の時刻の履歴を保存しておき、スケジュール管理装置の選択画面においてあるスケジュールが選択された際に、そのスケジュールの時間帯を検索キーとして上記文書処理時刻の履歴を検索し、検索キーにマッチする処理時刻の文書を抽出するものがある。このスケジュール管理装置によれば、スケジュールで利用される文書へのアクセスを自動化できる（例えば下記特許文献１参照。）。

また、登録されているスケジュールが選択された際に、そのスケジュールの件名や場所等からキーワードの抽出を行い、抽出されたキーワードを利用して文書検索を行い、関連文書へのアクセスを容易化することのできるスケジュール管理装置も知られている（例えば下記特許文献２参照。）。
特開平８−３１４９５４号公報 特開２０００−２３１５６８号公報

特許文献１に記載のスケジュール管理装置は、文書に対する処理を検出してその時刻を記録し、ユーザがスケジュール管理装置上で選択したスケジュールと同じ時間帯に処理が行われた文書の一覧を検索して表示する。これにより、ユーザの手間をいくらかは軽減できる。しかし、特許文献１のスケジュール管理装置では、選択されたスケジュールに類似するスケジュールを検索し、このような類似スケジュールについて文書を検索するものではない。このような特許文献１のスケジュール管理装置では、選択されたスケジュールについて、必ずしも必要な文書が提示されないという問題点がある。

特許文献２に記載のスケジュール管理装置では、スケジュールの件名や場所等の情報からキーワードを抽出し、そのキーワードを検索キーとして文書検索を行うことで、過去および未来のスケジュールを問わず、関連する文書の提示が行える（段落［００１１］，図３）。しかし、特許文献２のものは、スケジュールの件名および場所などから抽出されたキーワードを文書検索のための検索キーとしているので、文書検索の結果がスケジュールに記載する情報に大きく依存してしまうと共に、一般的な文書検索と同様に、膨大な量の検索結果が得られてしまい、本当に必要とする文書を見つけ出すのに手間がかかってしまうという問題点がある。また、検索された文書がどのスケジュールで利用されてきたかといった情報を知ることができないといった問題もある。

本発明は、選択されたスケジュールについてユーザが必要とする文書の適切な候補を提示することができるスケジュール管理装置、スケジュール管理装置における文書提示方法、およびスケジュール管理プログラムを提供することを目的とする。

本発明の一観点に係るスケジュール管理装置は、各々が属性情報を有する複数の文書を記憶する文書記憶部と連携するスケジュール管理装置において、各々が時間帯を有する複数のスケジュールを記憶するスケジュール記憶部と、前記複数の文書の各々に対するユーザからのアクセスの履歴を記憶するアクセス履歴記憶部と、前記複数のスケジュールを表示するスケジュール表示部と、前記スケジュール表示部に表示された複数のスケジュールからいずれかのスケジュールを選択するスケジュール選択部と、前記スケジュール選択部により選択されたスケジュールに類似する類似スケジュールを前記スケジュール記憶部から抽出する類似スケジュール抽出部と、前記類似スケジュールの時間帯に該当するアクセス履歴を前記アクセス履歴記憶部から検索し、該アクセス履歴に対応する文書を前記文書記憶部から抽出する文書抽出部と、前記文書抽出部により抽出された文書を前記スケジュール選択部により選択されたスケジュールとともに、前記選択されたスケジュールで必要となる文書の候補として提示する文書候補提示部とを具備する。

本発明によれば、選択されたスケジュールについてユーザが必要とする文書の適切な候補を提示することができる。

以下、図面を参照しながら本発明の実施の形態を説明する。

＜第１の実施形態＞
図１は本発明の第１の実施形態に係るスケジュール管理装置のブロック図である。第１の実施形態は、あるスケジュールで必要となる文書は、そのスケジュールと類似する他のスケジュールにおいて以前に利用された文書であることが多いことに由来するものである。図１に示されるように、第１の実施形態に係るスケジュール管理装置は、スケジュール管理部１、文書管理部２、アクセス履歴管理部３、スケジュール表示部４、スケジュール選択部５、類似スケジュール抽出部６、必要文書候補抽出部７、必要文書候補提示部８を備える。

本発明は、以上のような構成要素を有するスケジュール管理装置としてコンピュータを機能させるプログラムとして実施することができる。この場合、本発明に係るプログラムは、コンピュータ内のプログラム記憶装置に格納される。プログラム記憶装置は、例えば不揮発性半導体記憶装置や磁気ディスク装置等からなる。上記プログラムが図示しないＣＰＵからの制御でランダムアクセスメモリ（ＲＡＭ）に読み込まれ、同ＣＰＵにより実行されることにより、コンピュータをスケジュール管理装置として機能させることができる。なお、このコンピュータには、各種コンピュータ資源を管理し、グラフィカルユーザインタフェース（ＧＵＩ）等を提供するオペレーティングシステムも導入されている。

スケジュール管理部１はユーザから入力されるスケジュールやＴｏＤｏなどの情報の記録および管理を行う（スケジュール記憶部）。スケジュール管理部１によって管理されるスケジュールの一例を図２に示す。図に示すように、スケジュール情報には例えば件名や日時、開催場所や参加者などといった情報が含まれる。スケジュール情報のデータ構造としては図２に示したものに限定されず、適宜、項目の追加や削除がなされ得る。

文書管理部２では、ユーザがコンピュータ上で作成および登録を行った文書の記録および管理を行う（文書記憶部）。本明細書でいう「文書」とはユーザが利用するコンピュータ上で利用する様々な種類のファイルのことであり、電子メールアプリケーションでやり取りされる個々のメールなども含む。また、ユーザが利用するコンピュータ上の文書管理部２以外で管理されている文書、例えばＷｅｂサーバで提供されているＷｅｂページなどについても文書に含まれる。文書管理部２では個々の文書を階層構造により管理を行っており、ユーザはこの階層をたどることによって所望のファイルにアクセスできる。メール文書については電子メールアプリケーションを通じて文書管理部２によって管理が行われる。文書管理部２では文書本体の情報の他に、文書の作成日時、更新日時、サイズなどの属性情報も管理がなされる。メール文書に関してはメール送信日時、送信者などの属性情報も管理がなされる。

アクセス履歴管理部３は、文書管理部２で管理されている文書に対してユーザがアクセスを行った際の情報を履歴として管理する。図４にアクセス履歴の一例を示す。図に示されるように、アクセス履歴としてアクセス日時、種別、名前、場所、サイズなどの情報が記録される。アクセス履歴の処理方法および記録される情報の詳細については後ほど説明する。

スケジュール表示部４はスケジュール管理部１で管理されている複数のスケジュールを例えば図３に示すような画面を含むユーザインタフェースによって表示する。また、後述するスケジュール選択部５においてスケジュールが１つ選択された場合には、そのスケジュールの詳細情報を表示する。詳細情報の表示のためのユーザインタフェースについては後ほど図１２を用いて説明する。

スケジュール選択部５はスケジュール表示部４で表示されている複数のスケジュールの中からユーザが詳細について知りたいスケジュールの選択を行えるようにするためのものである。例えば図３で示すように例えばマウスなどの入力装置によってカーソル３０をスケジュールの件名３１にあわせてクリックすることでスケジュールの選択が行える。

類似スケジュール抽出部６はスケジュール選択部５でユーザが選択したスケジュールに対して類似するスケジュールをスケジュール管理部１で管理されている複数のスケジュールから抽出する。本明細書でいう「類似するスケジュール」とは、例えば定期的に開催されているスケジュールや、あるプロジェクトに関連する一連のスケジュールなどといったもので、例えば図３における７月６日および２０日の「ＳＳプロジェクト定例会議」の両スケジュールや、７月１５日「ＳＳプロジェクトデザインレビュー」と７月２０日「ＳＳプロジェクト定例会議」の両スケジュールなどが類似スケジュールである。類似スケジュールの抽出方法については後ほど詳しく述べる。

必要文書候補抽出部７はスケジュール選択部５でユーザによって選択されたスケジュールにおいて必要となる文書の候補抽出を行う。本明細書において、あるスケジュールにおいて必要とされる文書すなわち「必要文書」とは、そのスケジュールと類似する他のスケジュールにおいて以前にアクセスされた文書のことであると定義する。必要文書の抽出方法の詳細は後ほど詳しく説明する。

必要文書候補提示部８は必要文書候補抽出部７で抽出された必要文書の候補情報を提示する。候補情報の提示方法および提示されるユーザインタフェースについては後ほど詳しく説明する。

以上のように構成された第１の実施形態に係るスケジュール管理装置における具体的な処理の内容を説明する。

先ず、ユーザが文書に対してアクセスした際の情報をアクセス履歴管理部３がアクセス履歴として記録する処理について説明する。図４はアクセス履歴管理部３で記録されるアクセス履歴の一例である。図５はアクセス履歴の記憶処理の流れを示すフローチャートである。

図５のステップＳ５１において、ユーザが文書に対してアクセスしたことを示すイベント情報をオペレーティングシステム、電子メールアプリケーション、Ｗｅｂブラウザから取得する。次にステップＳ５２において、アクセスされた対象の文書がコンピュータ上のファイルであるか否かの判定を行う。判定結果がＹｅｓであればステップＳ５６において図４の４０１で示されるように、アクセス日時として現在時刻を、種別として文字列「ｆｉｌｅ」を、名前としてそのファイルの名称を、場所としてそのファイルが保存されているパスを、サイズとしてそのファイルのサイズをアクセス履歴の情報として記録する。ステップＳ５２での判定結果がＮｏであった場合は、ステップＳ５３においてアクセスされた対象の文書がメールであるか否かの判定を行う。判定結果がＹｅｓであればステップＳ５７において図４の４０３で示されるように、アクセス日時として現在時刻を、種別として文字列「ｍａｉｌ」を、名前としてそのメールの件名を、場所としてそのメールが保存されているファイルへのパスを、サイズとしてそのメールのサイズをアクセス履歴の情報として記録する。ステップＳ５３の判定結果がＮｏであった場合は、ステップＳ５４においてアクセスされた対象の文書がメールに添付されたファイルであるか否かの判定を行う。判定結果がＹｅｓであればステップＳ５８において図４の４０４で示されるように、アクセス日時として現在時刻を、種別として文字列「ｆｉｌｅ」を、名前としてそのファイルの名称を、場所としてそのファイルが保存されているパスを、サイズとしてそのファイルのサイズをアクセス履歴の情報として記録する。ステップＳ５４の判定結果がＮｏであった場合は、ステップＳ５５においてアクセスされた対象の文書がＷｅｂページであるか否かの判定を行う。判定結果がＹｅｓであればステップＳ５９において図４の４０５で示されるように、アクセス日時として現在時刻を、種別として文字列「ｗｅｂ」を、名前としてそのＷｅｂページのタイトルを、場所としてそのページのＵＲＬを、サイズとしてそのＷｅｂページのサイズをアクセス履歴の情報として記録する。

次に、図５に示した処理によりアクセス履歴が記録された後に、スケジュールを表示し、その表示スケジュールの中からユーザが選択したスケジュールについてその詳細情報および必要文書情報の表示を行うまでの一連の処理を説明する。図６は本処理の概念図である。ユーザがあるスケジュールを選択すると、そのスケジュールに類似するスケジュールが抽出され、それらのスケジュールにおいてアクセスされた文書がアクセス履歴から抽出され、それらの文書が必要文書として、選択したスケジュールの詳細情報とともに提示される。続いて、本処理の流れを図７のフローチャートを用いて説明する。

まずステップＳ７１において、ユーザが登録した複数のスケジュールが例えば図３のように表示される。ステップＳ７２において、ユーザは表示されている複数のスケジュールの中から、詳細な情報を知りたいスケジュールについて選択を行う。今、例えば図３の表示において７月２０日の「ＳＳプロジェクト定例会議」のスケジュール３１がユーザにより選択されたとする。ステップＳ７３では、ステップＳ７２で選択されたスケジュールに類似するスケジュールを、登録されている複数のスケジュールの中から抽出する。抽出の方法については後ほど図８のフローチャートを用いて説明するが、図３の例では７月６日の「ＳＳプロジェクト定例会議」のスケジュール３２および７月１５日の「ＳＳプロジェクトデザインレビュー」のスケジュール３３がそれぞれ類似スケジュールとして抽出されるものとする。
ステップＳ７４では、抽出された複数の類似スケジュールの中からスケジュールを１つ取り出す。次にステップＳ７５において、ステップＳ７４で取り出されたスケジュールについてアクセスされた文書のデータを自動的に抽出する。なお、取り出されたスケジュールに対して、文書のデータは予め明示的に関連付けられてはいない。自動抽出処理は例えば次のようにして行う。すなわち、スケジュールの開始時刻と終了時刻をスケジュール情報から取り出し、アクセス履歴管理部３に記憶されている多数のアクセス履歴のうち、アクセス日時が、上記スケジュールの開始時刻と終了時刻との間であるものを、そのスケジュールにおいて活用された文書に関係するアクセス履歴であるとみなして抽出する。例えば類似スケジュールとして７月６日の「ＳＳプロジェクト定例会議」について考える。図２によると、このスケジュールの開始時刻は１３：３０であり、終了時刻は１５：００である。図４の全アクセス履歴において、この時間帯におけるアクセス履歴としてアクセス履歴４０２から４０７までが抽出される。これらアクセス履歴４０２から４０７の各々に対応する文書のデータを抽出する。このように抽出された文書が上述した「必要文書」にあたる。尚、抽出したアクセス履歴において同一の文書が複数含まれている場合は、例えばアクセス日時が最新である情報のみを残すと良い。
ステップＳ７６では、抽出された全ての類似スケジュールに対して必要文書抽出の処理が行われたか否かの判定を行う。判定結果がＮｏであればステップＳ７４に戻って処理を繰り返す。判定結果がＹｅｓであればステップＳ７７に進み、ユーザが選択したスケジュールの詳細情報と共に類似スケジュールにおいて活用された文書（すなわち必要文書）の表示を行う。表示の方法については後ほど図１１のフローチャートを用いて説明し、ユーザインタフェースについては図１２を用いて説明する。

次に、ユーザにより選択されたスケジュールと類似するスケジュールを、登録されている複数のスケジュールから抽出する処理（図７のステップＳ７３）について、図８のフローチャート、図９および図１０を用いて詳細に説明する。

まず図８のステップＳ８０１において、抽出する類似スケジュールを格納する変数ＳＳの初期化を行う。次にステップＳ８０２において、ユーザが選択したスケジュール（以下「Ｓ」と表す）の件名の文字列を形態素解析することにより、これを複数の形態素の文字列に分割する。例えばスケジュールの件名が「ＳＳプロジェクト定例会議」であれば、「ＳＳ（未知語）」「プロジェクト（名詞−一般）」「定例（名詞−一般）」「会議（名詞−サ変接続）」のように分割される。分割されたそれぞれの形態素には（かっこ）で示すようにその品詞の種類についても解析される。ステップＳ８０３において、登録されている複数のスケジュールから１つのスケジュール（以下「Ｒ」と表す）を取り出す（ただし、選択されたスケジュールＳについては除外）。ここで例として図９で示すように７月１５日の「ＳＳプロジェクトデザインレビュー」のスケジュールが取り出されたとする。ステップＳ８０４において類似を表す度合いである変数Ｓｉｍの初期化を行う。ステップＳ８０５において形態素解析の結果から形態素を１つ（以下「ｍ」と表す）取り出す。ステップＳ８０６において、その形態素ｍで表される文字列がスケジュールＲに含まれるか否かの判定を行う。判定結果がＹｅｓである場合はステップＳ８０７へと進み、その形態素ｍの品詞に対応する重みを重みテーブル（図１０参照）から参照し、その値を類似度Ｓｉｍに加算する。ここで、その品詞に対応する行がなければ、デフォルトで示されている重みをその値とする。ステップＳ８０８において、解析した全ての形態素について処理を行ったか否かを判定する。判定結果がＮｏであれば再びステップＳ８０５に戻って処理を繰り返す。図８の例では形態素解析結果として「ＳＳ、プロジェクト、定例、会議」の形態素が得られており、現在の比較対照スケジュールの件名が「ＳＳプロジェクトデザインレビュー」であるので、「ＳＳ」および「プロジェクト」の形態素が含まれることになる。形態素「ＳＳ」に品詞が未知語、形態素「プロジェクト」の品詞が名詞−一般となるので図９のテーブルより重みを参照し計算をすると、この時点での類似度Ｓｉｍは０．３＋０．２で０．５となる。次にステップＳ８０８での判定結果がＹｅｓとなりステップＳ８０９に進むと、スケジュールＳとスケジュールＲの場所が一致するか否かの判定を行う。判定結果がＹｅｓであれば類似度Ｓｉｍにあらかじめ設定されている定数ＷＰの値を加算する。図８の例では場所は一致しないので重みは加算されない。次にステップＳ８１１において、スケジュールＳとスケジュールＲの参加者が一致するかの判定を行う。判定結果がＹｅｓであれば類似度Ｓｉｍにあらかじめ設定されている定数ＷＡの値を加算する。図８の例では参加者が一致するので例えばＷＡの値が０．３と設定されているとして類似度Ｓｉｍに加算され、最終的に類似度Ｓｉｍの値が０．８となる。次にステップＳ８１３において、類似度Ｓｉｍの値が定義されている閾値Ｔの値以上であるか否かの判定を行う。判定結果がＹｅｓとなれば、スケジュールＲは類似するスケジュールであるとみなして類似スケジュール集合ＳＳに追加する。ステップＳ８１５において、登録されている全てのスケジュールについて類似度を算出し類似スケジュールの抽出を行ったか否かの判定を行い、判定結果がＮｏであれば再びステップＳ８０３に戻って残りのスケジュールについて同様の処理を行う。

最後に、スケジュールの詳細情報および必要文書一覧を表示する処理（図７のステップＳ７７）について、図１１のフローチャートおよび図１２を用いて詳細に説明する。

まず図１１のステップＳ１１１において、ユーザにより選択されたスケジュールの詳細情報の出力を行う。出力される詳細情報としては、例えば図１２の１２０１で示されるように件名、日時、場所、参加者などの情報である。次にステップＳ１１２において、抽出された必要文書データの集合（以下「Ｄ」と表す）から１つの文書データ（以下「ｄ」と表す）を取り出す。次にステップＳ１１３において、文書データｄのアクセス日時以降にその文書が更新されているか否かの判定を行う。判定結果がＹｅｓであればその文書データの出力を行い、必要文書データの集合Ｄからｄを除く。またステップＳ１１３の判定結果がＮｏとなれば文書データｄのアクセス日時以降、現在までの間にその文書が何回アクセスされているかをアクセス履歴管理部３に格納されているアクセス履歴から集計する。ステップＳ１１６では全ての必要文書データの集合Ｄについて処理を行ったかを判定を行い、残りのデータがまだあれば、再びステップＳ１１２に戻って処理を繰り返す。ステップＳ１１６の判定結果がＹｅｓとなれば、ステップＳ１１７へと進み、必要文書データの集合Ｄをアクセス回数の降順でソートする。ステップＳ１１８において必要文書データの集合Ｄに含まれる各々の文書データの情報を出力する。

図１２はユーザによって選択されたスケジュールの詳細情報および必要文書情報の表示を行うユーザインタフェースを示す図である。ユーザが選択したスケジュールの詳細情報１２０１として、例えば件名、日時、場所、参加者の情報が表示される。このスケジュールについて上述した処理により抽出された必要文書は、例えば図１２の表示インタフェース上では、「活用文書」という名称で一覧表示されている。

必要文書の中で更新が行われている文書１２０２（図１１のステップＳ１１５で出力された文書）は、一覧において例えば最上位に表示され、その文書の種別を表すアイコン（図の例ではコンピュータ上のファイルを示すアイコン）と、更新されていることが分かるように例えば「ｎｅｗ」といった文字列で装飾が行われて表示される。文書一覧１２０３（図１１のステップＳ１１８で出力された文書）では、必要文書のアイコンが被アクセス回数が多い順に並べられて表示される。なお、表示順序については、被アクセス回数の順に限定されない。例えば、アクセス日時の新旧の順で表示を行っても良い。また、被アクセス回数の順とアクセス日時の新旧の順との表示方法を交互に切り替えるためのボタンを追加することも好ましい。

一覧表示された必要文書のアイコンの近傍には、そのファイル名（例：１２０４）が表示されており、これをマウスなどでクリックすると、この文書に関連付けられたアプリケーションが起動され、当該ファイルが表示される。例えば文書の種類がメールであれば電子メールアプリケーションが起動してメール本文の表示が行われる。ＷｅｂページであればＷｅｂブラウザが起動されて該当ページが表示される。また、必要文書の各々には、その必要文書がどのスケジュールで活用されたかを知る手掛かりとなるスケジュールの日付と件名（例：１２０５）が表示される。これをマウスなどでクリックすると、該当スケジュールの詳細情報が同様のインタフェース画面に表示される。

以上説明した本発明の第１の実施形態によれば、ユーザは詳細情報を知りたいスケジュールを選択することによって、そのスケジュールで必要となる文章、すなわち類似する他のスケジュールにおいて活用された文書の一覧を閲覧することができ、それぞれの文書がどのスケジュールで活用したかについても容易に確認することができる。また、活用後に更新された文書、活用後のアクセス回数または直近でアクセスされた順番で表示を行うことで、選択したスケジュールで必要とする文書を容易に探すこともできる。

尚、第１の実施形態では、類似スケジュールの抽出にはスケジュールの件名、場所、参加者の情報を用いることとして説明したが、スケジュールに含まれる他の情報、例えばスケジュールの開催曜日や時間帯、繰返し設定に関する情報を用いて類似判定を行っても良い。

＜第２の実施形態＞
図１３は本発明の第２の実施形態に係るスケジュール管理装置のブロック図である。第２の実施形態は、あるスケジュールで必要となる文書は、そのスケジュールと類似する他のスケジュールにおいて以前に利用された文書と同じ場所にある文書で最近作成された文書であることが多いことに由来するものである。図１３に示す通り、第２の実施形態におけるスケジュール管理装置では、上述した第１の実施形態に係るスケジュール管理装置に対し、関連文書推薦部９および関連文書提示部１０が付加されている。

関連文書推薦部９および関連文書提示部１０による付加機能以外については、第１の実施形態と同様である。図１３において、第１の実施形態と同一の構成要素には同一の参照数字を付し、詳細な説明は省略する。

関連文書推薦部９は、必要文書候補抽出部７で抽出された必要文書の属性情報、本実施形態ではその文書がどこから得られたかを表す場所の情報に基づいて、ユーザに選択されたスケジュールに関連して新たに活用する可能性のある文書の推薦を行う。このような文書のことを本明細書では「関連文書」という。関連文書の推薦方法については後ほど図１５のフローチャートを用いて説明する。

関連文書提示部１０では関連文書推薦部９において推薦された関連文書の情報の表示を行う。関連文書提示部１０によって表示されるユーザインタフェースについては後ほど図１９を用いて説明する。

以下、第２の実施形態に係るスケジュール管理装置における具体的な処理内容を説明する。図１４は第２の実施形態における処理の概念図である。ユーザがあるスケジュールを選択すると、そのスケジュールに類似するスケジュールが抽出され、それらのスケジュールにおいてアクセスされた文書がアクセス履歴から抽出される。それらの文書がどこから得られたものかを解析を行い、同じ場所にある文書のうち、最近作成された文書を、選択されたスケジュールに関連して新たに活用する可能性のある文書すなわち「関連文書」として推薦を行う。

続いて、この処理の詳細について図１５のフローチャートに沿って説明する。図１５のフローチャートは、抽出された必要文書の各々の文書がどこから得られたかを解析し、その場所に基づいて、選択されたスケジュールで活用される可能性のありそうな文書の推薦を行う処理の流れについて説明したものである。尚、当処理は第１の実施形態において説明した、図７のフローチャートにおけるステップＳ７７に引き続いて行われる。

まず、ステップＳ１５０１では初期化処理として場所のリストを格納する変数ｌｏｃを初期化し、必要文書候補抽出部７で抽出された必要文書データを変数Ｄに代入する。ステップＳ１５０２において、変数Ｄから１つ文書データ（以下「ｄ」と表す）を取り出す。ステップＳ１５０３において文書データｄの場所が既に場所リストに含まれているかを判断し、含まれていなければステップＳ１５０４において文書データｄの場所をリストに追加する。リストに追加する場所の情報は、その文書データの種類がコンピュータ上のファイルであるならばそのファイルが格納されているパスの情報を、メールもしくはメールに添付されたファイルであればそのメールが保存されている電子メールアプリケーション上でのフォルダ階層を、ＷｅｂページであればそのページのＵＲＬの情報を格納する。ステップＳ１５０５において、全ての必要文書データＤについて処理を行ったか否かを判定し、判定結果がＮｏであれば再びステップＳ１５０２に戻って処理を繰り返す。ステップＳ１５０５の判定結果がＹｅｓとなるとステップＳ１５０６に進み、抽出した場所のリストｌｏｃから１つ場所データ（以下「ｌ」と表す）を取り出す。ステップＳ１５０７において、場所ｌに含まれる複数の文書の中からあらかじめ定義しておく期間Ｔ以内に作成が行われた文書の抽出を行う。Ｔの値については、対象文書の種類別に違う値に設定しても良い。ステップＳ１５０８において、抽出した文書が既に必要文書のデータＤに含まれていないかチェックし、含まれていないものだけを関連文書として推薦する。ステップＳ１５０９において、場所リストｌｏｃの全てのエントリについて処理を行ったか否かを判定し、判定結果がＮｏであればステップＳ１５０６へ戻って処理を繰り返す。ステップＳ１５０９の判定結果がＹｅｓとなれば、ステップＳ１５１０と進み場所リストｌｏｃに含まれる場所の情報とそれぞれの場所において抽出した推薦文書の情報を出力して終了する。

以上の処理について、具体的な例をあげて説明する。

図１６は文書管理部２でのフォルダ構造の一部を模式的に表したものである。例えばユーザが図３に示される７月２０日の日付において当日のスケジュールである「ＳＳプロジェクト定例会議」を選択し、その類似スケジュールで活用された文書として図１６の「デザイン仕様書」「工程管理表」「定例会資料０７０６」が抽出されたとする。これらの文書は図示する通り、全て同一のパス「ｃ：￥ｗｏｒｋ￥ｐｒｏｊｅｃｔ￥ｓｓ￥」にあるので、関連文書がこのパスに存在する可能性が高いことになる。次に、このパス上の文書で最近作成された文書、この例では２週間以内に作成されたものとして「議事録０７０６」および「レビューコメント」が抽出される。両文書は必要文書に含まれていないので関連文書として推薦されることになる。

同様に、対象とする文書がメールおよびメールに添付されたファイルについての例を図１７を用いて説明する。図１７は電子メールアプリケーションにおけるメールを保存しているフォルダ構造の一部を模式的に表したものである。ここで前記の例と同様にユーザが図３に示される７月２０日の日付において当日のスケジュールである「ＳＳプロジェクト定例会議」を選択し、その類似スケジュールで活用された文書として図１７の「定例会（７／６）議題について」「議題０７０６」「レビュー実施の件について」が抽出されたとする。これらの文書は同一のフォルダである「／ｗｏｒｋ／ｐｒｏｊｅｃｔ／ｓｓ／」にあるので、関連文書がこのフォルダ上に存在する可能性が高いことになる。次に、このフォルダ上の文書で最近受信した（送信された）文書、この例では１週間以内のものとして「定例会（７／２０）議題について」および添付ファイル「議題０７２０」が抽出される。両文書は必要文書に含まれていないので関連文書として推薦されることになる。

また、対象文書がＷｅｂページである場合についての例を説明する。前記の例と同様にユーザが図３に示される７月２０日の日付において当日のスケジュールである「ＳＳプロジェクト定例会議」を選択し、その類似スケジュールで活用された文書として「ＩＴニュース速報」が抽出され、例えばこのＷｅｂページは図１８で示されるようなページであったとする。このページからリンクの抽出を行い、そのリンク先の文書の更新日時を例えばＨＴＴＰのレスポンスヘッダ情報のＬａｓｔ−Ｍｏｄｉｆｉｅｄを参照して最近のもののみ、この例では１日以内のもののみを抽出する。これによって「７月２０の記事」の文書が関連文書として推薦されることになる。

次に、推薦文書の情報が表示されるユーザインタフェースについて図１９を用いて説明する。１９０１および１９０２については第１の実施形態におけるユーザインタフェースと同等なので説明は省略する。

表示項目１９０３：推薦文書が存在する場所としてコンピュータ上のフォルダを示すアイコンと共にそのフォルダ階層が表示される。フォルダ階層を示す文字列には実際のフォルダへのリンクが張られており、そのリンクをマウスなどでクリックすることで例えばコンピュータ上のファイル管理アプリケーションによってそのフォルダの表示が行われる。

表示項目１９０４：前記フォルダ上にある推薦文書についてファイルを表すアイコンと共にそのファイル名が表示される。ファイル名には実際のファイルへのリンクが張られており、そのリンクをマウスなどでクリックすることで例えばそのファイルの表示が行えるアプリケーションが起動されファイルが表示される。

表示項目１９０５：推薦文書が存在する場所として電子メールアプリケーション上でのフォルダを示すアイコンと共にそのフォルダ階層が表示される。フォルダ階層を示す文字列には実際のフォルダへのリンクが張られており、そのリンクをマウスなどでクリックすることで例えば電子メールアプリケーションが起動し該当フォルダの表示が行われる。

表示項目１９０６：前記フォルダ上にある推薦文書についてメールまたはメールに添付されたファイルを表すアイコンと共にそのメールの件名または添付ファイルのファイル名が表示される。件名またはファイル名には実際のメールまたはファイルへのリンクが張られており、そのリンクをマウスなどでクリックすることで電子メールアプリケーションが起動し該当メールの本文の表示を行ったり、添付ファイルの場合であればそのファイルの表示が行えるアプリケーションが起動され該当ファイルが表示される。

表示項目１９０７：推薦文書へのリンクが存在する場所としてのＷｅｂページを表すアイコンと共にそのＵＲＬが表示される。そのＵＲＬをマウスでクリックすることで例えばＷｅｂブラウザが起動され該当ページが表示される。

表示項目１９０８：前記Ｗｅｂページからリンクされる推薦文書としてのＷｅｂページのタイトル（ここでは７月２０日の記事）がアイコンと共に表示される。そのタイトルをマウスでクリックすることで例えばＷｅｂブラウザが起動され該当ページが表示される。

以上のように、本発明の第２の実施形態によれば、ユーザは詳細情報を知りたいスケジュールを選択することによって、そのスケジュールで活用する可能性のある文書が存在する場所、およびその場所に存在する、活用する可能性のある文書（関連文書）の一覧を閲覧することができ、選択したスケジュールで活用する可能性の高い文書を容易に探すことができる。

また、第２の実施形態において、対象文書がメールもしくはメールに添付されたファイルの場合に、その文書がどこから得られたかを表す場所の情報として、そのメールが保存されているフォルダ情報を用いて関連文書の推薦を行っているが、例えばそのメールの送信者を場所の情報として利用して、その送信者から送られてきた最新のメールもしくはメールに添付されたファイルを関連文書として推薦しても良い。同様にメールがどのスレッド（メールのやり取りにおける話題の流れ）に属するかを解析して、その情報を場所の情報として利用することで、その同一スレッドの中から最新のメールもしくはメールに添付されたファイルを関連文書として推薦しても良い。また、抽出した必要文書の属性情報としてその文書がどこから得られたかを表す場所の情報を用いて関連文書の推薦を行うものとして説明したが、例えば文書の作成者の情報など、他の属性情報を用いて関連文書の推薦を行っても良い。

なお、本発明は上記実施形態そのままに限定されるものではなく、実施段階ではその要旨を逸脱しない範囲で構成要素を変形して具体化できる。また、上記実施形態に開示されている複数の構成要素の適宜な組み合わせにより、種々の発明を形成できる。例えば、実施形態に示される全構成要素から幾つかの構成要素を削除してもよい。さらに、異なる実施形態にわたる構成要素を適宜組み合わせてもよい。

本発明の第１の実施形態に係るスケジュール管理装置の構成を表すブロック図 スケジュール情報の一例を示す説明図 スケジュール管理装置のスケジュール表示部で表示されるユーザインタフェースの一例を表す説明図 アクセス履歴の一例を示す説明図 アクセス履歴の記憶処理のフローチャート 本発明の第１の実施形態における処理の概念図 スケジュールの表示から、ユーザが選択したスケジュールについてその詳細情報および必要文書情報の表示を行うまでの一連の処理のフローチャート 類似スケジュール抽出処理のフローチャート スケジュールの類似判定の概略図 品詞別重み定義のテーブルの一例を示す説明図 スケジュール詳細情報および必要文書表示処理のフローチャート スケジュール詳細情報および必要文書情報表示のユーザインタフェースの一例を表す説明図 本発明の第２の実施形態に係るスケジュール管理装置の構成を表すブロック図 本発明の第２の実施形態における処理を示す概念図 関連文書の推薦から表示までの処理のフローチャート コンピュータ上のファイルから推薦文書を抽出する方法を示す説明図 メールから関連文書を推薦する方法を示す説明図 Ｗｅｂページから関連文書を推薦する方法を示す説明図 スケジュール詳細情報、必要文書情報および関連文書情報を表示するユーザインタフェースの一例を表す説明図

符号の説明

１…スケジュール管理部；
２…文書管理部；
３…アクセス履歴管理部；
４…スケジュール表示部；
５…スケジュール選択部；
６…類似スケジュール抽出部；
７…必要文書候補抽出部；
８…必要文書候補提示部

Claims (9)

1. 各々が属性情報を有する複数の文書を記憶する文書記憶部と連携するスケジュール管理装置において、
   各々が時間帯を有する複数のスケジュールを記憶するスケジュール記憶部と、
   前記複数の文書の各々に対するユーザからのアクセスの履歴を記憶するアクセス履歴記憶部と、
   前記複数のスケジュールを表示するスケジュール表示部と、
   前記スケジュール表示部に表示された複数のスケジュールからいずれかのスケジュールを選択するスケジュール選択部と、
   前記スケジュール選択部により選択されたスケジュールに類似する類似スケジュールを前記スケジュール記憶部から抽出する類似スケジュール抽出部と、
   前記類似スケジュールの時間帯に該当するアクセス履歴を前記アクセス履歴記憶部から検索し、該アクセス履歴に対応する文書を前記文書記憶部から抽出する文書抽出部と、
   前記文書抽出部により抽出された文書を前記スケジュール選択部により選択されたスケジュールとともに、前記選択されたスケジュールで必要となる文書の候補として提示する文書候補提示部とを具備するスケジュール管理装置。
2. 前記文書抽出部により抽出された複数の文書において共通する属性情報に基づいて、前記スケジュール選択部により選択されたスケジュールに関連する文書を前記文書記憶部から抽出して提示することにより関連文書の推薦を行う関連文書推薦部をさらに具備する請求項１記載のスケジュール管理装置。
3. 前記類似スケジュール抽出部は、前記スケジュール選択部により選択されたスケジュールの件名、場所、参加者のいずれかの情報に基づいて前記類似スケジュールを抽出する請求項１又は２記載のスケジュール管理装置。
4. 前記文書候補提示部は、前記必要文書の候補として提示する文書の更新情報を強調して提示する請求項１乃至請求項３のいずれかに記載のスケジュール管理装置。
5. 前記文書候補提示部は、前記アクセス履歴記憶部に記憶されたアクセス履歴に基づく被アクセス回数に従って前記必要文書の候補の表示順序を決定する請求項１乃至請求項４のいずれかに記載のスケジュール管理装置。
6. 前記文書候補提示部は、前記アクセス履歴記憶部に記憶されたアクセス履歴に基づくアクセス日時の新旧に従って前記必要文書の候補の表示順序を決定する請求項１乃至請求項５のいずれかに記載のスケジュール管理装置。
7. 前記文書抽出部により抽出された複数の文書において共通する属性情報は、該複数の文書の場所を表す情報を含む請求項２乃至請求項６のいずれかに記載のスケジュール管理装置。
8. 各々が属性情報を有する複数の文書を記憶する文書記憶部と連携するスケジュール管理装置における文書提示方法において、
   各々が時間帯を有する複数のスケジュールをスケジュール記憶部が記憶するステップと、
   前記複数の文書の各々に対するユーザからのアクセスの履歴をアクセス履歴記憶部が記憶するステップと、
   前記複数のスケジュールをスケジュール表示部が表示するステップと、
   前記スケジュール表示部に表示された複数のスケジュールから、スケジュール選択部がいずれかのスケジュールを選択するステップと、
   前記スケジュール選択部により選択されたスケジュールに類似する類似スケジュールを類似スケジュール抽出部が前記スケジュール記憶部から抽出するステップと、
   文書抽出部が、前記類似スケジュールの時間帯に該当するアクセス履歴を前記アクセス履歴記憶部から検索し、該アクセス履歴に対応する文書を前記文書記憶部から抽出するステップと、
   前記文書抽出部により抽出された文書を文書候補提示が前記スケジュール選択部により選択されたスケジュールとともに、前記選択されたスケジュールで必要となる文書の候補として提示するステップとを具備するスケジュール管理装置における文書提示方法。
9. 各々が属性情報を有する複数の文書を記憶する文書記憶部と連携するスケジュール管理プログラムにおいて、
   各々が時間帯を有する複数のスケジュールを記憶するスケジュール記憶手段、
   前記複数の文書の各々に対するユーザからのアクセスの履歴を記憶するアクセス履歴記憶手段、
   前記複数のスケジュールを表示するスケジュール表示手段、
   前記スケジュール表示手段に表示された複数のスケジュールからいずれかのスケジュールを選択するスケジュール選択手段、
   前記スケジュール選択手段により選択されたスケジュールに類似する類似スケジュールを前記スケジュール記憶手段から抽出する類似スケジュール抽出手段、
   前記類似スケジュールの時間帯に該当するアクセス履歴を前記アクセス履歴記憶手段から検索し、該アクセス履歴に対応する文書を前記文書記憶手段から抽出する文書抽出手段、
   前記文書抽出手段により抽出された文書を前記スケジュール選択手段により選択されたスケジュールとともに、前記選択されたスケジュールで必要となる文書の候補として提示する文書候補提示手段としてコンピュータを機能させるためのスケジュール管理プログラム。

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