JP2007156964A - Information guidance system - Google Patents
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Abstract
Description
本発明は、訪問者の入場を受け付ける受付システムに関する。 The present invention relates to a reception system for accepting visitors.
従来、企業を訪問する際には、受付で入門申請書等に訪問者の社名や部署や電話番号や面会人の部署や氏名等を記入するとともに、この入門申請書を提出することによって入門証と控え書類を受け取る。そして、訪問者は、この入門証と前記控え書類を持って面会先へ向かうとともに、待ち合わせ室から面会人に電話をかける。 Conventionally, when visiting a company, the company name, department, telephone number, visitor department, name, etc. of the visitor are entered in the introductory application form at the reception desk, and the introductory certificate is submitted by submitting this introductory application form. And receive a copy of the document. Then, the visitor goes to the meeting destination with this introduction card and the copy of the copy and calls the visitor from the meeting room.
一方、面会後には、面会人から前記控え書類にサインをして貰い、退出時に前記控えと前記入門証を受付に返却する。 On the other hand, after the visit, the visitor signs the copy of the copy and returns the copy and the introduction card to the reception desk when leaving.
しかしながら、このような従来の方式にあっては、入門から退出するまでに人手や書類が必要となり、効率が悪く大量の紙が消費されるという問題があった。 However, in such a conventional method, there is a problem that manpower and documents are required before leaving the introductory person, which is inefficient and consumes a large amount of paper.
本発明は、このような従来の課題に鑑みてなされたものであり、人手による手間や書類を不要とすることができる受付案内システムを提供することを目的とするものである。 The present invention has been made in view of such a conventional problem, and an object of the present invention is to provide a reception guidance system that can eliminate manual labor and documents.
前記課題を解決するために本発明の請求項1の受付案内システムにあっては、受付に配置された受付案内装置及びカード発行回収装置と、面会人が使用するコンピュータ装置と、面会場所に設けられたカード認証装置とがネットワークを介して通信可能に接続された受付案内システムであって、前記受付案内装置に面会人を選択する為の入力が行われた際に、当該受付案内装置と選択された面会人が使用する前記コンピュータ装置との間で会話を成立するためのデータ通信を行う会話データ通信手段と、前記コンピュータ装置から前記カード発行回収装置に対して入門許可カードを発行する旨のデータが送られた際に、前記カード発行回収装置から入門許可カードを発行するカード発行手段と、前記カード認証装置が操作された際に、書込対象となる前記入門許可カードに承認データを書き込む認証データ書込手段と、前記認証データが書き込まれた前記入門許可カードが前記カード発行回収装置に挿入された際に、当該カード発行回収装置に前記入門許可カードを回収するカード回収手段と、を備えている。 In order to solve the above-mentioned problems, the reception guidance system according to claim 1 of the present invention is provided at a reception guidance device and a card issuance / collection device arranged at the reception, a computer device used by a visitor, and a meeting place. The reception authentication system is connected to the received card authentication device so as to be able to communicate with each other via a network, and when an input for selecting a visitor is made to the reception guidance device, the reception guidance device is selected. Conversation data communication means for performing data communication for establishing a conversation with the computer device used by the interviewed person, and issuing an introduction permission card from the computer device to the card issuing and collecting device When the data is sent, the card issuing means for issuing the entry-permitted card from the card issuing / collecting device, and when the card authenticating device is operated, Authentication data writing means for writing approval data to the entry permission card, and when the entry permission card in which the authentication data is written is inserted into the card issuance / recovery device, Card collection means for collecting the authorization card.
すなわち、企業等を訪問する訪問者が受付へ行と、受付案内装置及びカード発行回収装置が配置されており、訪問者は、前記受付案内装置に設けられた例えばタッチパネル付液晶画面で面会する面会人を選択してタッチ入力する。すると、当該受付案内装置と選択された面会人が使用するコンピュータ装置との間では、会話を成立するためのデータ通信が行われ、前記面会人が例えば前記コンピュータ装置で応答することにより、該コンピュータ装置及び前記受付案内装置に接続されたスピーカやマイク等を使った会話が開始される。この方法としては、例えばネットワークを介したデータ通信で構成される内線電話が挙げられる。 That is, a visitor who visits a company goes to the reception, a reception guide device and a card issuance / collection device are arranged, and the visitor visits, for example, a liquid crystal screen with a touch panel provided in the reception guide device Select a person and touch input. Then, data communication for establishing a conversation is performed between the reception guide device and the computer device used by the selected visitor, and the visitor responds at the computer device, for example. A conversation using a speaker, a microphone or the like connected to the apparatus and the reception guide apparatus is started. As this method, for example, an extension telephone configured by data communication via a network can be cited.
そして、前記面会人が前記コンピュータ装置を操作する等して当該面会人が訪問者の入門許可を指示すると、当該コンピュータ装置から前記カード発行回収装置に対して入門許可カードを発行する旨のデータが送られ、前記カード発行回収装置からは入門許可カードが発行される。 Then, when the visitor instructs the visitor to enter the permission by operating the computer device or the like, the data indicating that the computer device issues an introduction permission card to the card issuing and collecting device. An entry permit card is issued from the card issuing / collecting device.
次に、この訪問者は、発行された入門許可カードを受け取り、指定の面会場所へ向かい、面会人と面会した後、当該面会人に前記入門許可カードを渡す。この入門許可カードを受け取った面会人は、当該面会場所に設けられたカード認証装置を操作して、入門許可カードに承認データを書き込んだ後、当該入門許可カードを訪問者に渡す。 Next, the visitor receives the issued introductory permission card, goes to the designated meeting place, meets the visitor, and then gives the introductory permission card to the visitor. The visitor who has received the introduction permission card operates the card authentication device provided at the meeting place to write the approval data on the introduction permission card, and then passes the introduction permission card to the visitor.
この入門許可カードを受け取った訪問者は、当該入門許可カードを受付に設置されたカード発行回収装置に挿入する。すると、前記認証データが書き込まれた当該入門許可カードは、当該カード発行回収装置に回収される。 The visitor who has received this introduction permission card inserts the introduction permission card into a card issuing and collecting apparatus installed at the reception. Then, the entry permission card in which the authentication data is written is collected by the card issuing and collecting device.
このように、訪問者は、受付の為の人手や書類等の遣り取りを行うこと無く、面会人と面会して退出することができる。 In this way, the visitor can leave the meeting with the visitor without exchanging human resources or documents for reception.
また、請求項2の受付案内システムにおいては、前記面会場所への出入口の近傍に、前記入門許可カードからデータを読み取って該入門許可カードが前記出入口の扉を開放する為の入門許可カードであると確認できた際に、前記扉のロック状態を解除するカードリーダーを設ける一方、前記カード発行手段は、前記コンピュータ装置から指示に基づいて、当該指示に対応した面会場所への出入口の扉を開放する為に必要な入門許可カードを発行する。 Further, in the reception guide system according to claim 2, in the vicinity of the entrance to the meeting place, the entrance permission card is an entrance permission card for reading data from the entrance permission card and opening the door of the entrance. The card issuing means opens the door of the doorway to the meeting place corresponding to the instruction based on the instruction from the computer device, while providing a card reader that releases the locked state of the door Issue an introductory authorization card necessary for
すなわち、訪問者には、コンピュータ装置から指示に基づいた特定の面会場所への出入口の扉を開放する為に必要な入門許可カードが発行されており、この入門許可カードを、前記扉の近傍に設けられたカードリーダーで読み取り、前記入門許可カードが当該扉を開放する為の入門許可カードであると確認された際に、前記出入口を閉鎖した当該扉のロックが解除される。 That is, the visitor has been issued an entrance permission card necessary to open the door of the entrance to a specific meeting place based on the instructions from the computer device, and this entrance permission card is placed near the door. When the card is read by a card reader and it is confirmed that the entry permission card is an entry permission card for opening the door, the door that has closed the door is unlocked.
このため、前記入門許可カードを受け取った訪問者においては、予め指定された特定の面会場所への入室は許可される一方、他の面会場所への入室が禁止される。 For this reason, a visitor who has received the entrance permission card is permitted to enter a specific meeting place designated in advance, but is prohibited from entering another meeting place.
以上説明したように本発明の請求項1の受付案内システムにあっては、訪問者が面会人と面会して退出するまでの間において、受付の為の人手や、面会の為の書類が不要となる。 As described above, in the reception guidance system according to claim 1 of the present invention, there is no need for manual reception and documents for the visitor until the visitor meets the visitor and leaves. It becomes.
したがって、従来と比較して効率を改善し、大量の紙の消費を抑えることができる。これにより、低コスト化を図ることができる。 Therefore, the efficiency can be improved compared to the conventional case, and the consumption of a large amount of paper can be suppressed. Thereby, cost reduction can be achieved.
また、請求項2の受付案内システムにおいては、入門許可カードを受け取った訪問者の他の面会場所への入室を禁止することができる。 Further, in the reception guide system according to the second aspect, it is possible to prohibit entry of a visitor who has received the entrance permission card into another meeting place.
これにより、セキュリティの向上を図ることができる。 Thereby, security can be improved.
(第1の実施の形態) (First embodiment)
以下、本発明の第1の実施の形態を図面に従って説明する。図1は、本実施の形態にかかる受付案内システム1を示す図であり、該受付案内システム1が設置された会社の模式図が示されている。 A first embodiment of the present invention will be described below with reference to the drawings. FIG. 1 is a diagram showing a reception guidance system 1 according to the present embodiment, and a schematic diagram of a company in which the reception guidance system 1 is installed is shown.
すなわち、この会社の玄関11には、ゲート12が設けられており、前記玄関11から出入りする者は、このゲート12を必ず通過するように構成されている。前記玄関11の内側には、受付室13が設けられており、該受付室13のカウンター14には、受付案内装置15とカード発行回収装置16とが設置されている。
That is, a
前記受付室13には、通路21に通じるエントランス22が設けられており、該エントランス22を開閉する扉23は、電子式のロック装置で施錠されるように構成されている(図示省略)。また、前記受付室13における前記エントランス22近傍の壁面には、非接触式の入門許可カードからデータを読み取る為のカードリーダー24が設けられており、該カードリーダー24は、前記ロック装置に接続されている。
The reception chamber 13 is provided with an
前記通路21の脇には、面会場所としての第1〜第3会議室31〜33が設けられており、各会議室31〜33の第1〜第3出入口34〜36を開閉する第1〜第3扉37〜39は、電子式のロック装置で施錠されるように構成されている(図示省略)。
Next to the
前記各出入口34〜36側部の壁面には、非接触式の入門許可カードからデータを読み取る為の第1〜第3カードリーダー41〜43が設けられており、各カードリーダー41〜43は、対応する扉37〜39のロック装置に接続されている。そして、前記第1〜第3会議室31〜33内には、前記入門許可カードに認証データを書き込む為の第1〜第3カード認証装置44〜46が設置されている。
First to
また、前記受付室13の奥側には、制御室51が設けられており、該制御室51には、入出管理コントローラ52が設置されている。この制御室51の奥側には、スタッフルーム53が設けられており、該スタッフルーム53の各デスク54,・・・には、パソコンやIP電話等からなるコンピュータ装置55,・・・が設けられている。また、このスタッフルーム53の出入口56外側の壁面にも、カードリーダー57が設けられており、該カードリーダー57は、前記出入口56を開閉する扉57のロック装置に接続されている。
Further, a
図2は、この受付案内システム1を示すブロック図であり、該受付案内システム1は、社内LANで構成されたネットワーク61で構成されている。
FIG. 2 is a block diagram showing the reception guidance system 1, and the reception guidance system 1 is configured by a
すなわち、前記ネットワーク61には、前記ゲート12と前記受付案内装置15とが接続されており、前記入門許可カード62の発行及び回収を行う前記カード発行回収装置16は、前記受付案内装置15を介して前記ネットワーク61に接続されている。該ネットワーク61には、前記各カード認証装置44〜46と(第1カード認証装置44のみを図示)、既設のサーバー63と、前記パソコンやIP電話等からなる前記各コンピュータ装置55,・・・とが接続されており、各装置12,15,16,44,55や前記サーバー63は、互いに通信できるように構成されている。
That is, the
以上の構成において、当該受付案内システム1が設置された会社を訪問する際の動作を、図3に示すフローチャートに従って説明する。 In the above configuration, the operation when visiting the company where the reception guidance system 1 is installed will be described according to the flowchart shown in FIG.
すなわち、訪問者が受付室13に入ると該受付室13には前記受付案内装置15及び前記カード発行回収装置16が設置されているので、前記訪問者は、前記受付案内装置15に設けられたタッチパネル付液晶画面によって、面会する面会人を検索するとともに、検索した面会人をタッチしてセレクトする。すると、前記受付案内装置15では、これを受け付け(S1)、セレクトされた面会人のデスク54のコンピュータ装置55に、その旨を送信し、これを受信した前記コンピュータ装置55に対してスタッフルーム53の面会人が入力操作を行う等して応答することにより、前記受付案内装置15と当該コンピュータ装置55との間で会話を成立するためのデータ通信を開始する(S2)。このデータ通信において、前記訪問者は、前記受付案内装置15に設けられたスピーカーやマイクを利用して、前記コンピュータ装置55側の面会人と会話をする。
That is, when a visitor enters the reception room 13, the
ここで、前記受付案内装置15と前記コンピュータ装置55との間で会話を成立させる他の方法としては、例えば前記ネットワーク61を介したデータ通信で構成される内線電話が挙げられる。
Here, as another method for establishing a conversation between the
そして、前記面会人が前記コンピュータ装置55を操作して、前記受付案内装置15との通信を終了した後(S3)、前記面会人が、前記コンピュータ装置55を操作する等して前記訪問者の入門許可を指示すると、当該コンピュータ装置55から前記受付案内装置15を介して前記カード発行回収装置16に対して入門許可カード62を発行する旨のデータが送られ、前記カード発行回収装置16からは、入門許可カード62が自動発行される(S4)。
Then, after the visitor operates the
次に、この訪問者は、発行された入門許可カード62を受け取り、指定の例えば第3会議室33へ向かい、面会人と面会して打合せ等を行った後、当該面会人に前記入門許可カード62を手渡す。この入門許可カード62を受け取った面会人は、当該第3会議室33に設けられたカード認証装置46に前記入門許可カード62をかざすことによって書込操作を行い(S5)、該入門許可カード62に承認データを書き込んだ後(S6)、当該入門許可カード62を訪問者に手渡す。
Next, the visitor receives the issued
この入門許可カード62を受け取った訪問者は、当該入門許可カード62を受付に設置された前記カード発行回収装置16の挿入口へ挿入する(S9)。すると、前記認証データが書き込まれた当該入門許可カード62は、当該カード発行回収装置16に回収される(S10)。
The visitor who has received the
ここで、オプションでによって玄関11にゲート12を取り付けた場合には、前記訪問者が前記入門許可カード62を返却せずに前記ゲート12を通過しようとした際に、該ゲート12は、非接触式の前記入門許可カード62を検出し(S7)、図外のカード返却忘れ警報装置を作動して、例えば警報音を鳴動する(S8)。これにより、前記入門許可カード62の返却忘れを防止することができる。
Here, when the
このように、訪問者は、受付の為の人手や書類等の遣り取りを行うこと無く、面会人と面会して退出することができる。 In this way, the visitor can leave the meeting with the visitor without exchanging human resources or documents for reception.
これにより、受付の為の人手や、面会の為の書類が不要となるので、従来と比較して効率を改善し、大量の紙の消費を抑えることができる。よって、低コスト化を図ることができる。
This eliminates the need for human resources for reception and documents for visits, thus improving efficiency and reducing the consumption of a large amount of paper. Therefore, cost reduction can be achieved.
(第2の実施の形態) (Second Embodiment)
図4は、本発明の第2の実施の形態を示すブロック図であり、第1の実施と同様又は同等な箇所に付いては、同符号を付して説明を割愛するとともに、異なる部分に付いてのみ説明する。 FIG. 4 is a block diagram showing a second embodiment of the present invention. In the same or equivalent parts as in the first embodiment, the same reference numerals are given and the explanation is omitted, and different parts are shown. Only the explanation will be given.
すなわち、前記ネットワーク61には、各会議室31〜33の各出入口34〜36の近傍に設けられた第1〜第3カードリーダー41〜43が接続されているとともに(第1カードリーダー41のみ図示)、前記制御室51に設置された入出管理コントローラ52が接続されている。
That is, the
以上の構成において、当該受付案内システム1が設置された会社を訪問する際の動作を、図5及び図6に示すフローチャートに従って説明する。 In the above configuration, the operation when visiting the company where the reception guidance system 1 is installed will be described with reference to the flowcharts shown in FIGS.
すなわち、訪問者が受付室13に入ると該受付室13には前記受付案内装置15及び前記カード発行回収装置16が設置されているので、前記訪問者は、前記受付案内装置15に設けられたタッチパネル付液晶画面によって、面会する面会人を検索するとともに、検索した面会人をタッチしてセレクトする。すると、前記受付案内装置15では、これを受け付け(SB1)、セレクトされた面会人のデスク54のコンピュータ装置55に、その旨を送信する。これを受信した前記コンピュータ装置55に対して、面会人が入力操作を行う等して応答すると、前記受付案内装置15と当該コンピュータ装置55との間で会話を成立するためのデータ通信が開始される(SB2)。このデータ通信において、前記訪問者は、前記受付案内装置15に設けられたスピーカーやマイクを利用して、前記コンピュータ装置55側の面会人と会話をする。
That is, when a visitor enters the reception room 13, the
ここで、前記受付案内装置15と前記コンピュータ装置55との間で会話を成立させる他の方法としては、例えば前記ネットワーク61を介したデータ通信で構成される内線電話が挙げられる。
Here, as another method for establishing a conversation between the
そして、前記面会人が前記コンピュータ装置55を操作して、前記受付案内装置15との通信を終了した後(SB3)、前記面会人が、前記コンピュータ装置55を操作する等して前記訪問者の入門許可を指示するとともに、例えば第3会議室33を面会場所として指定すると、当該コンピュータ装置55からは、前記受付案内装置15を介して前記カード発行回収装置16に対して、第3会議室33へ入室できる入門許可カード62を発行する旨のデータが送られる。すると、前記カード発行回収装置16では、前記第3会議室33への第3出入口36の扉39を開放する為に必要なデータ及びエントランス22の扉23を開放する為に必要なデータが記憶された入門許可カード62が自動発行される(SB4)。
Then, after the visitor operates the
次に、前記訪問者は、発行された入門許可カード62を受け取り、指定された第3会議室33へ向かう。このとき、前記エントランス22を通る際には、前記入門許可カード62を当該エントランス22近傍のカードリーダー24にかざす。すると、該カードリーダー24では、前記入門許可カード62からデータを読み取り、該入門許可カード62に前記エントランス22の扉23を開放する為のデータが記憶されているか否かの確認を行い、確認が取れた際には(SB5)、前記扉23を施錠するロック装置へ信号を出力してロックを解除し、前記扉23の開放を許容する(SB6)。
Next, the visitor receives the issued
また、前記訪問者は、前記第3会議室33の第3出入口36において、前記入門許可カード62を当該第3出入口36近傍のカードリーダー43にかざす。すると、該カードリーダー43では、前記入門許可カード62からデータを読み取り、該入門許可カード62に前記第3出入口36の扉39を開放する為のデータが記憶されているか否かの確認を行い、確認が取れた際には(SB7)、前記扉39を施錠するロック装置へ信号を出力してロックを解除し、前記扉39の開放を許容する(SB8)。
The visitor holds the
このとき、前記訪問者が第1及び第2会議室31,31の各出入口34,35に設けられた各カードリーダー41,42に前記入門許可カード62をかざしても、当該入門許可カード62には、第2及び第3出入口34,35の扉37,38を開放する為のデータが記憶されてい無い。このため、前記第1及び第2カードリーダー41,42は、これを受け付けず、第1及び第2扉37,38を開放することは無い。
At this time, even if the visitor holds the
このため、前記入門許可カード62を受け取った訪問者においては、予め指定された第3会議室33への入室は許可される一方、他の会議室31,32への入室が禁止される。
For this reason, a visitor who has received the
そして、この第3会議室33において面会人と面会して打合せ等を終了した際には、当該面会人に前記入門許可カード62を手渡す。この入門許可カード62を受け取った面会人は、当該第3会議室33に設けられたカード認証装置46に前記入門許可カード62をかざすことによって書込操作を行い(SB9)、該入門許可カード62に承認データを書き込んだ後(B10)、当該入門許可カード62を訪問者に手渡す。
When the meeting and the like are finished in the
この入門許可カード62を受け取った訪問者は、当該入門許可カード62を受付に設置された前記カード発行回収装置16の挿入口へ挿入する(SB13)。すると、前記認証データが書き込まれた当該入門許可カード62は、当該カード発行回収装置16に回収される(SB14)。
The visitor who has received the
ここで、オプションによって玄関11にゲート12を取り付けた場合には、前記訪問者が前記入門許可カード62を返却せずに前記ゲート12を通過しようとした際に、該ゲート12は、非接触式の前記入門許可カード62を検出し(SB11)、図外のカード返却忘れ警報装置を作動して、例えば警報音を鳴動する(SB12)。これにより、前記入門許可カード62の返却忘れを防止することができる。
Here, when the
このように、訪問者は、受付の為の人手や書類等の遣り取りを行うこと無く、面会人と面会して退出することができる。 In this way, the visitor can leave the meeting with the visitor without exchanging human resources or documents for reception.
これにより、受付の為の人手や、面会の為の書類が不要となるので、従来と比較して効率を改善し、大量の紙の消費を抑えることができる。よって、低コスト化を図ることができる。 This eliminates the need for human resources for reception and documents for visits, thus improving efficiency and reducing the consumption of a large amount of paper. Therefore, cost reduction can be achieved.
そして、本実施の形態にあっては、前記入門許可カード62を受け取った訪問者の他の会議室31,32への入室を禁止することができる。
In this embodiment, the visitor who has received the
これにより、セキュリティの向上を図ることができる。 Thereby, security can be improved.
1 受付案内システム
13 受付室
15 受付案内装置
16 カード発行回収装置
31 第1会議室
32 第2会議室
33 第3会議室
34 第1出入口
35 第2出入口
36 第3出入口
34 第1扉
35 第2扉
36 第3扉
41 第1カードリーダー
42 第2カードリーダー
43 第3カードリーダー
44 第1カード認証装置
45 第2カード認証装置
46 第3カード認証装置
55 コンピュータ装置
61 ネットワーク
DESCRIPTION OF SYMBOLS 1 Reception guidance system 13
Claims (2)
前記受付案内装置に面会人を選択する為の入力が行われた際に、当該受付案内装置と選択された面会人が使用する前記コンピュータ装置との間で会話を成立するためのデータ通信を行う会話データ通信手段と、
前記コンピュータ装置から前記カード発行回収装置に対して入門許可カードを発行する旨のデータが送られた際に、前記カード発行回収装置から入門許可カードを発行するカード発行手段と、
前記カード認証装置が操作された際に、書込対象となる前記入門許可カードに承認データを書き込む認証データ書込手段と、
前記認証データが書き込まれた前記入門許可カードが前記カード発行回収装置に挿入された際に、当該カード発行回収装置に前記入門許可カードを回収するカード回収手段と、
を備えたことを特徴とした受付案内システム。 A reception guidance system in which a reception guidance device and a card issuance / collection device arranged at a reception, a computer device used by a visitor, and a card authentication device provided at a visit place are communicably connected via a network. And
When an input for selecting a visitor is performed on the reception guide device, data communication is performed for establishing a conversation between the reception guide device and the computer device used by the selected visitor. Conversation data communication means;
A card issuing means for issuing an entry permission card from the card issuing and collecting device when data indicating that an entry permission card is issued from the computer device to the card issuing and collecting device;
Authentication data writing means for writing approval data to the entry permission card to be written when the card authentication device is operated;
A card collection means for collecting the entry authorization card in the card issuance collection device when the entry authorization card in which the authentication data is written is inserted into the card issuance collection device;
A reception guidance system characterized by having
前記カード発行手段は、前記コンピュータ装置から指示に基づいて、当該指示に対応した面会場所への出入口の扉を開放する為に必要な入門許可カードを発行することを特徴とする請求項1記載の受付案内システム。
In the vicinity of the entrance to the meeting place, when the entry permission card is confirmed to be an entry permission card for opening the door of the entrance by reading data from the entry permission card, the door is locked While providing a card reader to release
2. The card issuing means, based on an instruction from the computer device, issues an entrance permission card necessary for opening a door of an entrance / exit to a meeting place corresponding to the instruction. Reception guidance system.
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- 2005-12-07 JP JP2005353433A patent/JP2007156964A/en active Pending
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