JP2006347724A - 機密書類の廃棄代行システム及び機密書類投函箱 - Google Patents

Abstract

【課題】 機密書類が漏出して機密事項が漏洩するおそれがない機密書類の廃棄代行システム及び機密書類投函箱を提供することを目的とするものである。
【解決手段】 機密書類廃棄代行業者のコンピュータ１０が、顧客データ記録手段１１と、顧客に認証カードを発行するカード発行手段１２と、認証カードのカード情報を認証する認証手段１３と、認証手段１３による認証結果に基づいて解錠信号を送出する投函箱扉解錠手段１４と、認証手段１３による情報を記録する廃棄記録手段１５と、送受信手段１６とを備え、機密書類廃棄依頼者側に機密書類投函箱２０が備えられ、機密書類投函箱２０が、コンピュータ１０側の送受信手段１６と通信回線で接続する送受信手段２１ｄを備え、認証カードの情報をカード読取手段２２ａで読み取り、認証手段１３に基づいて投函箱扉解錠手段１４による解錠信号により扉を解錠して機密書類が投函される投函口２１を備えるようにした機密書類の廃棄代行システムである。
【選択図】 図１

Description

本発明は、機密書類の廃棄代行システム及び機密書類投函箱に関し、詳しくは機密書類廃棄代行業者が機密書類を溶融又は焼却して秘密保持するためのシステムであり、そのシステムに相応しい機密書類投函箱に関するものである。

従来、機密書類を紙資源として回収する回収具がある。図４（ａ），（ｂ）は、回収具を示しており、回収箱１の開口部２を頂部に設け、開口部２の内側に案内片５が設けられ、回収箱１は施錠が施される扉６が設けられている。回収箱１内には、図４（ｂ）に示す着脱自在に装着された回収袋３が懸吊されている。回収袋３の上部にはリング穴４が設けられ、リング穴４に鎖を通して施錠し、機密書類が回収される。機密書類はシュレッダーで断裁されることなく、回収袋３に廃棄され、回収業者が回収袋３の施錠を解錠して処理する（例えば、特許文献１参照）

特開平９−３０１５０１号公報（明細書段落〔００２６〕，図面図１（ａ），（ｂ））

しかしながら、図４（ａ），（ｂ）の従来の回収具は、回収業者が回収袋に施錠して回収する方式のものであり、回収業者が回収袋の口を人為的に封をし回収処理する以上、回収箱から回収袋に施錠して取り出す過程で機密書類が漏出又は散逸し、機密事項が漏れるおそれがあり、改善の余地があった。

本発明は、上述のような課題に鑑みなされたものであり、機密書類が漏出して機密事項が漏洩するおそれがない機密書類の廃棄代行システム及び機密書類投函箱を提供することを目的とするものである。

本発明は、上記課題を解決したものであって、請求項１の発明は、機密書類廃棄代行業者のコンピュータが、顧客データ記録手段と、認証カードを発行するカード発行手段と、認証カードのカード情報を認証する認証手段と、該認証手段による認証結果に基づいて解錠信号を送出する投函箱扉解錠手段と、前記認証手段による情報を記録する廃棄記録手段と、前記解錠信号を送信する送受信手段とを備え、
機密書類廃棄依頼者側に機密書類投函箱が備えられ、該機密書類投函箱が、前記コンピュータ側の前記送受信手段と通信回線で接続する送受信手段を備え、前記認証カードの情報をカード読取手段で読み取り該送受信手段で送信し、前記認証手段に基づいて前記投函箱扉解錠手段による解錠信号により扉を解錠して機密書類を投函する投函口が設けられていることを特徴とする機密書類の廃棄代行システムである。
なお、機密書類は廃棄業者の住所又は居所が記載された宛名書きされたラベルが貼付された封書又は小包として郵送されて所定の機密書類廃棄処理業者（廃棄専門業者）により廃棄される。

また、請求項２の発明は、前記機密書類投函箱が、投函された廃棄書類を投入する郵便差出箱が収納され、該郵便差出箱が満杯になると自動的に封緘する封緘手段を備えることを特徴とする請求項１に記載の機密書類の廃棄代行システムである。なお、郵便差出箱には廃棄処理業者の住所が記載された宛先ラベルが貼付されている。

また、請求項３の発明は、前記機密書類投函箱が、バーコード印刷手段と、封緘された機密書類にバーコードラベルを貼付するラベル貼付手段とを備え、機密書類の処理時に該バーコードラベルを読み取り、機密書類の廃棄処理情報を前記廃棄記録手段に記録することを特徴とする請求項２に記載の機密書類の廃棄代行システムである。なお、バーコードは２次元コード、ＱＲコード等のシンボルコードを含む。これらのコードによるバーコードラベルは、機密書類を封緘する郵便差出箱に貼付したり、シンボルコードがスタンパーにより押印される。

また、請求項４の発明は、機密書類を集積して廃棄するための機密書類投函箱において、
投函箱本体に、認証カードの顧客情報を読取るカード読取手段と、該カード読取手段による顧客情報を照査して得られた解錠信号により解錠する扉を備えた機密書類を投函するための投函口と、該機密書類を集配するための施錠が施された回収扉と、顧客情報を送信し、前記解錠信号を受信する送受信手段と、を備えることを特徴とする機密書類投函箱である。

また、請求項５の発明は、前記投函箱本体が、収納扉から機密書類を封印する郵便差出箱を収容する収容部を備え、郵便差出箱を前記投函口の近傍に搬送する搬送手段と、機密書類で満杯となった郵便差出箱を自動的に封緘する封緘手段と、を備えることを特徴とする請求項４に記載の機密書類投函箱である。

また、請求項６の発明は、前記投函口から投入される機密書類を計量する計量手段と、該計量手段により所定重量の機密書類が投入された郵便差出箱に、廃棄情報をバーコード印刷するバーコード印刷手段と、該バーコード印刷手段によるバーコードラベルを貼付するラベル貼付手段とを有することを特徴とする請求項５に記載の機密書類投函箱である。なお、バーコードは２次元コード、ＱＲコード等のシンボルコードを含む。

請求項１の発明では、機密書類廃棄代行業者のコンピュータが、顧客データ記録手段と、認証カードを発行するカード発行手段と、認証カードのカード情報を認証する認証手段と、該認証手段による認証結果に基づいて解錠信号を送出する投函箱扉解錠手段と、前記認証手段による情報を記録する廃棄記録手段と、前記解錠信号を送信する送受信手段とを備え、
機密書類廃棄依頼者側に機密書類投函箱が備えられ、該機密書類投函箱が、前記コンピュータ側の前記送受信手段と通信回線で接続する送受信手段を備え、前記認証カードの情報をカード読取手段で読み取り該送受信手段で送信し、前記認証手段に基づいて前記投函箱扉解錠手段による解錠信号により扉を解錠して機密書類を投函する投函口が設けられていることを特徴とする機密書類の廃棄代行システムであるので、機密書類を廃棄処理を依頼されている機密書類廃棄代行業者が、顧客データを管理し、機密書類投函箱内に投函される機密書類を日時を管理し、機密書類投函箱に投函された機密書類を廃棄することができる。機密書類投函箱は、郵政法に則った投函箱であり、投函される機密書類の集配は秘密保持義務のある者が行って、廃棄専門業者に郵送し、廃棄専門業者は受け取った機密書類を廃棄処理することによって、機密書類の第三者との接触を断ち廃棄処理することができる。

また、請求項２の発明では、前記機密書類投函箱が、投函された廃棄書類を投入する郵便差出箱が収納され、該郵便差出箱が満杯になると自動的に封緘する封緘手段を備えることを特徴とする請求項１に記載の機密書類の廃棄代行システムであるので、郵便差出箱に封緘された機密書類は郵便法に則って廃棄処理業者に配達され、秘密保持義務のない第三者が関与することなく、機密書類が紛失することなく、機密書類を廃棄処理業者が廃棄することができる。

また、請求項３の発明では、前記機密書類投函箱が、バーコード印刷手段と、封緘された機密書類にバーコードラベルを貼付するラベル貼付手段とを備え、機密書類の処理時に該バーコードラベルを読み取り、機密書類の廃棄処理情報を前記廃棄記録手段に記録することを特徴とする請求項２に記載の機密書類の廃棄代行システムであるので、機密書類投函箱に投函された機密書類は封筒に封緘されたものと郵便差出箱に封緘されたものがあり、封筒が機密書類投函箱に投函された際、或いは郵便差出箱が機密書類で満杯となった際にバーコードラベルが貼付され、このバーコードラベルは溶解又は焼却される際にバーコードラベルの情報が読み込まれ、このバーコード情報が、機密書類廃棄代行業者のコンピュータシステムの廃棄記録手段に記録され、廃棄保証に利用することができる。

また、請求項４の発明では、機密書類を集積して廃棄するための機密書類投函箱において、
投函箱本体に、認証カードの顧客情報を読取るカード読取手段と、該カード読取手段による顧客情報を照査して得られた解錠信号により解錠する扉を備えた機密書類を投函するための投函口と、該機密書類を集配するための施錠が施された回収扉と、顧客情報を送信し、前記解錠信号を受信する送受信手段と、を備えることを特徴とする機密書類投函箱であるので、カード読取手段により読み取られたカード情報は、機密書類廃棄代行業者の認証手段（カード情報と顧客情報とを照合する手段）に送受信手段を介して送られ、認証されると、解錠信号を送受信手段により受信して投函口の扉を解錠し、投函口から機密書類を投函することができ、郵便法に則った集配者は、回収扉を解錠して機密書類を収集し、廃棄業者に郵送することができ、秘密保持義務のない第三者が関与することがなく処理され、機密書類が紛失するおそれがない。

また、請求項５の発明では、前記投函箱本体が、収納扉から機密書類を封印する郵便差出箱を収容する収容部を備え、郵便差出箱を前記投函口の近傍に搬送する搬送手段と、機密書類で満杯となった郵便差出箱を自動的に封緘する封緘手段と、を備えることを特徴とする請求項４に記載の機密書類投函箱であるので、投函された機密書類は郵便差出箱に収納され、郵便差出箱が満杯となると、封緘手段により郵便差出箱が自動的に封緘されるので、この過程で秘密保持義務のない第三者が関与することがなく処理され、機密書類が紛失するおそれがない。

また、請求項６の発明では、前記投函口から投入される機密書類を計量する計量手段と、該計量手段により所定重量の機密書類が投入された郵便差出箱に、廃棄情報をバーコード印刷するバーコード印刷手段と、該バーコード印刷手段によるバーコードラベルを貼付するラベル貼付手段とを有することを特徴とする請求項５に記載の機密書類投函箱であるので、機密書類が満杯となった郵便差出箱を自動的に封緘した後に、バーコード印刷手段により廃棄情報をバーコード印刷し、ラベル貼付手段により廃棄情報をバーコード印刷したラベルを貼付することができ、この過程で秘密保持義務のない第三者が関与することなく処理され、機密書類が紛失するおそれがない。また、廃棄業者がバーコードラベルの廃棄情報を読み取り、この廃棄情報を機密書類廃棄依頼者側に送信することができる。

以下、本発明に係る機密書類の廃棄代行システム及び機密書類投函箱について、図面を参照して説明する。図１は、本発明の機密書類の廃棄代行システムを示すブロック図であり、機密書類廃棄代行業者はコンピュータシステム１０を備え、機密書類廃棄依頼者は機密書類投函箱２０を備え、機密書類廃棄処理業者は機密書類処理場３０を備えており、機密書類廃棄依頼者が機密書類投函箱２０に投函した機密書類は、郵便法に則って機密書類処理場３０に送られて廃棄処理が行われる。機密書類処理場３０は紙を溶融し再生してリサイクルする処理場である。なお、機密書類処理場３０が焼却炉であってもよいが、リサイクル処理可能な処理場が好ましい。

機密書類廃棄処理業者側には、コンピュータシステム１０が備えられ、このコンピュータシステム１０は、機密書類廃棄処理業者と機密書類廃棄依頼者との機密書類の廃棄処理契約が成立すると、機密書類廃棄依頼者の情報が記録される顧客データ記録手段１１と、顧客データ記録手段１１の顧客情報に基づいて認証カードを発行するカード発行手段１２と、認証カードのカード情報を読み取り顧客データと照査する認証手段１３と、認証手段１３により照査が完了し、顧客と認証された顧客データに対して解錠信号を送出する投函箱扉解錠手段１４と、廃棄日時等を記録する廃棄記録手段１５と、通信回線と接続するための送受信手段１６とが備えられている。なお、コンピュータシステム１０は集中処理型又は分散処理型の何れか、又はそれらを組合わせたシステムであってもよい。

顧客データ記録手段１１には、契約日、住所、契約者氏名（会社名）、契約期間、廃棄処理条件等の顧客情報がコード化されて入力され、各機密書類廃棄依頼者（顧客）に対して割り振られた認証コード番号が上記顧客情報とともに記録される。カード発行手段１２は、顧客に対して認証コード番号を割り振り、この認証コード番号と契約者（会社名）氏名等が記録された認証カードが各顧客に発行される。

コンピュータシステム１０には、カード情報を照査する認証手段１３が備えられ、認証手段１３は認証カードに記録された顧客情報（カード情報）が、契約者か又は契約期間内の顧客であるか否かを顧客データ記録手段１１から顧客データを取り込んでカード情報と照査し、認証手段１３による照査が完了し、カード情報と顧客データとが一致している場合、認証確認信号が送出される。また、照査においてカード情報が顧客データと不一致であるという照査結果が得られた場合、認証確認信号は送出されないし、異常データとして記録するようにしてもよい。

投函箱扉解錠手段１４は、認証手段１３からの認証確認信号を受けて解錠信号を送出し、解錠信号は送受信手段１６から通信回線を介して送出され、この解錠信号が機密書類投函箱２０の送受信手段２１ｄを介して扉解錠装置２１ｃに入力される。この通信回線は、公衆回線あるいは専用回線、インターネット等何れであってもよい。また、廃棄記録手段１５は、認証カードを認証した日付等を機密書類の受付日時とし時系列に記録したり、上記異常データを記録する記録領域が設けられている。また、機密書類投函箱２０は所定の番地コードが定められ、解錠信号はこの番地コードに基づいて送信される。

機密書類投函箱２０は、機密書類を集積して廃棄するための収集箱であり、郵便法に則ったものであり、機密書類投函箱２０に投函された機密書類は、所定の機密書類処理場３０に配達されて溶解等により廃棄処理される。機密書類投函箱２０には、その投函箱本体に投函口２１と、認証カード挿入口２２とを備え、投函箱本体内に認証カードの顧客情報をカード挿入口２２に挿入された認証カードを読み取るカード読取装置２２ａが設けられ、投函口２１には扉２１ａが設けられ、扉２１ａを開閉するための扉開閉機構２１ｂが設けられ、扉開閉機構２１ｂは扉解錠装置２１ｃにより開閉制御されている。カード読取装置２２ａ及び扉解錠装置２１ｃは、送受信手段２１ｄを介して通信回線に接続され、コンピュータシステム１０の送受信手段１６に接続される。

さらに、機密書類投函箱２０の一例について図３を参照して詳細に説明する。機密書類投函箱２０は、郵便差出箱Ａを収納する収納箱部２０ａと、機密書類を郵便差出箱Ａに投入する投函箱部２０ｂと、機密書類が満杯の郵便差出箱Ａを封緘する封緘箱部２０ｃと、封緘した郵便差出箱Ａを収集する収集箱２０ｄとからなる。収納箱部２０ａには空の郵便差出箱Ａを投入する投入扉２３が設けられ、収納箱部２０ａに投入された郵便差出箱Ａは昇降ベルトなどによる昇降装置２５に設けられた爪に掛合させて上方に搬送し、投函箱部２０ｂに送り込まれる。投函箱部２０ｂでは、蓋を開放した郵便差出箱Ａが可動式載置台２６に載置される。可動式載置台２６は郵便差出箱Ａが投函箱部２０ｂに到来すると先端が突出する構造となっている。可動式載置台２６に載置された状態で郵便差出箱Ａに機密書類が満載されると、郵便差出箱Ａはスライド機構により封緘箱部２０ｃに横方向に搬送される。この搬送過程で封緘箱部２０ｃは封緘手段２７により自動的に封緘される。封緘手段２７は、例えばスライド機構による搬送過程で開放した蓋が閉じられ、搬送過程上部に設けられたテープ２７ａで蓋が自動的に封緘される。その後、郵便差出箱Ａは収集箱２０ｄに送られる。なお、郵便差出箱Ａは予め宛名表示ラベルが貼付され、宛名表示ラベルには宛先として機密書類処理場３０の住所が印刷されている。

また、機密書類投函箱２０には、機密書類廃棄代行業者のコンピュータシステム１０との通信をする送受信装置２１ｄや昇降装置２５等の各機構を制御するための制御装置２８が設けられている。また、可動式載置台２６に計量機構を組み込むことにより、投函口２１から投函された機密書類を計量することができるし、投函された個数を計測することができる。これら制御は制御装置２８により行われる。さらに、表示灯２９が設けられ、郵便差出箱Ａが満杯であることを制御装置２８で判定し表示することができる。

なお、上記実施形態では、郵便差出箱Ａを使用する場合を示したが、機密書類を封筒に封緘し、投函口２１から投函するようにしてもよい。その場合、投函口２１から投函された封筒を計量し、投函された個数を計測し、投函日時、個数、重量を記録して、収集箱２０ｄに収集するようにしてもよい。投函日時、個数、重量は、コンピュータシステム１０の廃棄記録手段１５に記録される。

次に、機密書類廃棄依頼者が、機密書類を機密書類投函箱２０に投函し廃棄処理する手順について説明する。先ず、認証カードを認証カード挿入口２２に挿入し、認証カードの顧客情報（カード情報）をカード読取装置２２ａで読み取り、このカード情報は送受信手段２１ｄから通信回線を介し機密書類廃棄代行業者のコンピュータシステム１０の送受信手段１６を通して認証手段１３に入力される。認証手段１３では、カード情報が顧客データ記録手段１１の顧客データと照査し契約した顧客であるか否かを判定する。認証手段１３で照査した結果、契約した顧客であると判定されると、解錠信号が投函箱扉解錠手段１４により、送受信手段１６から通信回線を介し送受信手段２１ｄに送られて扉解錠装置２１ｃにより扉開閉機構２１ｂが作動し、投函口２１の扉２１ａが開き機密書類が投函できる。投函された機密書類は、郵便差出箱Ａに投入される。郵便差出箱Ａは、可動式載置台２６の計量機構により重量が計測されている。郵便差出箱Ａが満杯となったことを制御装置２９で判定すると、郵便差出箱Ａは搬送手段により封緘箱部２０ｃに送られ、封緘手段２７により郵便差出箱Ａの蓋が封緘され、収集箱２０ｄに送られる。収集箱２０ｄに送られた郵便差出箱Ａは、郵便法に則って集配する担当者により、機密書類投函箱２０の回収扉２４が開かれ、収集箱２０ｄ内の郵便差出箱Ａが収集されて機密書類廃棄場３０に配達される。機密書類廃棄場３０に配達された郵便差出箱Ａは溶解処理等が行われる。

機密書類廃棄依頼者には、機密書類の投函日時が通信回線を通して廃棄記録手段１５に記録され、このデータに基づいて、廃棄処理の保証とすることができる。なお、機密書類を封筒により投函した場合には、その重量を計測して個数が記録され、投函日時とともに重量、個数が廃棄処理の保証として、機密書類廃棄依頼者に報告するようにしてもよい。

次に、本発明の他の実施形態について図２を参照して説明する。図２の機密書類の廃棄代行システムは、機密書類投函箱２０にバーコード印刷装置２１ｅを組み込んだものであり、他の構造は図１，図３と同一である。バーコード印刷装置２１ｅは、認証カードのバーコードと投函日、個数等がコード化されてラベルに印刷され、このラベルが郵便差出箱Ａに貼付される。機密書類処理場３０では、このラベルをバーコード読取装置３１で読み取り、読み取られた廃棄データは通信回線を介してコンピュータシステム１０の廃棄記録手段１５に記録される。これらの廃棄情報が、機密書類廃棄依頼者に報告されて廃棄保証とする。

なお、バーコードは２次元コード、ＱＲコード等のシンボルコードを含む。また、機密書類の個数は、封筒に封緘された機密書類が投函口２１から投入される際に計量手段により計量することにより把握することができる。

本発明の活用例としては、機密書類の廃棄を代行して行うためのシステムであり、機密書類投函箱はこのシステムを構築する上で必要な構成要素であり、このシステムによって、機密書類を確実に廃棄することができる。

本発明に係る機密書類の廃棄代行システムの一実施形態を示すブロック図である。 本発明に係る機密書類の廃棄代行システムの他の実施形態を示すブロック図である。 本発明に係る機密書類投函箱の概略斜視図である。 （ａ），（ｂ）は、従来の機密書類の回収箱を示す斜視図である。

符号の説明

１０ コンピュータシステム（コンピュータ）
１１ 顧客データ記録手段
１２ カード発行手段
１３ 認証手段
１４ 投函箱扉解錠手段
１５ 廃棄記録手段
１６ 送受信手段
２０ 機密書類投函箱
２０ａ 収納箱部
２０ｂ 投函箱部
２０ｃ 封緘箱部
２０ｄ 収集箱
２１ 投函口
２１ａ 扉
２１ｂ 扉開閉機構
２１ｃ 扉解錠装置
２１ｄ 送受信手段
２１ｅ バーコード印刷装置
２２ カード挿入口
２２ａ カード読取装置
２３ 投入扉
２４ 回収扉
２５ 昇降装置
２６ 可動式載置台
２７ 封緘手段
２７ａ テープ
２８ 制御装置
２９ 表示灯
３０ 機密書類処理場
３１ バーコード読取装置

Claims (6)

1. 機密書類廃棄代行業者のコンピュータが、顧客データ記録手段と、認証カードを発行するカード発行手段と、認証カードのカード情報を認証する認証手段と、該認証手段による認証結果に基づいて解錠信号を送出する投函箱扉解錠手段と、前記認証手段による情報を記録する廃棄記録手段と、前記解錠信号を送信する送受信手段とを備え、
   機密書類廃棄依頼者側に機密書類投函箱が備えられ、該機密書類投函箱が、前記コンピュータ側の前記送受信手段と通信回線で接続する送受信手段を備え、前記認証カードの情報をカード読取手段で読み取り該送受信手段で送信し、前記認証手段に基づいて前記投函箱扉解錠手段による解錠信号により扉を解錠して機密書類を投函する投函口が設けられていることを特徴とする機密書類の廃棄代行システム。
2. 前記機密書類投函箱が、投函された廃棄書類を投入する郵便差出箱が収納され、該郵便差出箱が満杯となると自動的に封緘する封緘手段を備えることを特徴とする請求項１に記載の機密書類の廃棄代行システム。
3. 前記機密書類投函箱が、バーコード印刷手段と、封緘された機密書類にバーコードラベルを貼付するラベル貼付手段とを備え、機密書類の処理時に該バーコードラベルを読み取り、機密書類の廃棄処理情報を前記廃棄記録手段に記録することを特徴とする請求項２に記載の機密書類の廃棄代行システム。
4. 機密書類を集積して廃棄するための機密書類投函箱において、
   投函箱本体に、認証カードの顧客情報を読取るカード読取手段と、該カード読取手段による顧客情報を照査して得られた解錠信号により解錠する扉を備えた機密書類を投函するための投函口と、該機密書類を集配するための施錠が施された回収扉と、顧客情報を送信し、前記解錠信号を受信する送受信手段と、を備えることを特徴とする機密書類投函箱。
5. 前記投函箱本体が、収納扉から機密書類を封印する郵便差出箱を収容する収容部を備え、郵便差出箱を前記投函口の近傍に搬送する搬送手段と、機密書類で満杯となった郵便差出箱を自動的に封緘する封緘手段と、を備えることを特徴とする請求項４に記載の機密書類投函箱。
6. 前記投函口から投入される機密書類を計量する計量手段と、該計量手段により所定重量の機密書類が投入された郵便差出箱に、廃棄情報をバーコード印刷するバーコード印刷手段と、該バーコード印刷手段によるバーコードラベルを貼付するラベル貼付手段とを有することを特徴とする請求項５に記載の機密書類投函箱。

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