JP2006303607A - 会議システム、情報処理装置、情報処理方法及び情報処理プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】 ユーザ間でより効率良く電話会議をすることができる会議システム、情報処理装置、情報処理方法及び情報処理プログラムを提供する。
【解決手段】
端末装置（例えばパーソナルコンピュータ１０８）は、ホストサーバ装置１０１に対し予め会議を行うための予約を行い、ホストサーバ装置１０１では、予約されたパーソナルコンピュータ１０８のユーザのログイン情報及び勤務状況情報を含むプレゼンス情報に対応する通話可否情報が内部記憶装置３０８に格納され、予約された時間に、パーソナルコンピュータ１０８のユーザのプレゼンス情報に対応する通話可否情報が取得され（ステップＳ１０７）、当該取得された通話可否情報に基づいてパーソナルコンピュータ１０８に発信が可能であるか否かが判別され（ステップＳ１０８）、発信が可能である場合に、パーソナルコンピュータ１０８に発信し、パーソナルコンピュータ１０８のユーザを会議に参加させる（ステップＳ１０９〜ステップＳ１１１）。
【選択図】 図１１

Description

本発明は、複数のユーザ端末間で会議を行うことを支援する会議システム、情報処理装置、情報処理方法及び情報処理プログラムに関する。

インターネット網や組織内のイントラネット網等の普及により、これらの通信網を利用して、複数のユーザ間でテレビ会議を行うシステムが知られている（例えば、特許文献１参照）。

このシステムは、テレビ電話開始時に着信側および発信側のユーザの在席・不在状況に基づいて、発信側のテレビ会議端末の発信の可否を判定し、在席ならば発信し、不在ならば発信しないように構成されている。
特許平７−７５５８号公報

しかしながら、上記従来のシステムでは、ユーザの在席・不在情報をもとにテレビ電話の発信をする又はしないということのみを行っていたため、ユーザが在席していても電話に出られる状況かどうかの判定、又は携帯電話などを利用して在席していなくても電話に出られる状態等の判断がないので、実際電話をかけても出られない問題や出られる状態であるにもかかわらず電話がかかってこない問題が発生していた。

本発明の目的は、上記の課題を鑑みて、ユーザ間でより効率良く会議をすることができる会議システム、情報処理装置、情報処理方法及び情報処理プログラムを提供することにある。

上記目的を達成するため、請求項１の会議システムは、端末装置と、当該端末装置と接続される情報処理装置とを備える会議システムにおいて、前記端末装置は、前記情報処理装置に対し予め会議を行うための予約を行う予約手段を備え、前記情報処理装置は、前記予約手段により予約された端末装置のユーザのログイン情報及び勤務状況情報を含むプレゼンス情報に対応する通話可否情報を格納する格納手段と、前記予約手段により予約された時間に、当該プレゼンス情報に対応する通話可否情報を取得する通話可否情報取得手段と、当該取得された通話可否情報に基づいて前記端末装置に発信が可能であるか否かを判別する発信可否判別手段と、発信が可能である場合に、前記端末装置に発信し、前記端末装置のユーザを前記会議に参加させる会議参加手段とを備えることを特徴とする。

請求項５の情報処理装置は、予め会議を行うための予約を行う予約手段を備える端末装置に接続可能な情報処理装置において、前記予約手段により予約された端末装置のユーザのログイン情報及び勤務状況情報を含むプレゼンス情報、及び当該プレゼンス情報に対応する通話可否情報を格納する格納手段と、前記予約手段により予約された時間に、前記端末装置のユーザのプレゼンス情報に対応する通話可否情報を取得する通話可否情報取得手段と、当該取得された通話可否情報に基づいて前記端末装置に発信が可能であるか否かを判別する発信可否判別手段と、発信が可能である場合に、前記端末装置に発信し、前記端末装置のユーザを前記会議に参加させる会議参加手段とを備えることを特徴とする。

請求項６の情報処理方法は、予め会議を行うための予約を行う予約手段を備える端末装置に接続可能な情報処理装置に適用される情報処理方法において、前記予約手段により予約された端末装置のユーザのログイン情報及び勤務状況情報を含むプレゼンス情報、及び当該プレゼンス情報に対応する通話可否情報をメモリに格納する格納工程と、前記予約手段により予約された時間に、前記端末装置のユーザのプレゼンス情報に対応する通話可否情報を取得する通話可否情報取得工程と、当該取得された通話可否情報に基づいて前記端末装置に発信が可能であるか否かを判別する発信可否判別工程と、発信が可能である場合に、前記端末装置に発信し、前記端末装置のユーザを前記会議に参加させる会議参加工程とを備えることを特徴とする。

請求項７の情報処理プログラムは、予め会議を行うための予約を行う予約手段を備える端末装置に接続可能な情報処理装置で実行される情報処理プログラムにおいて、前記予約手段により予約された端末装置のユーザのログイン情報及び勤務状況情報を含むプレゼンス情報、及び当該プレゼンス情報に対応する通話可否情報をメモリに格納する格納モジュールと、前記予約手段により予約された時間に、前記端末装置のユーザのプレゼンス情報に対応する通話可否情報を取得する通話可否情報取得モジュールと、当該取得された通話可否情報に基づいて前記端末装置に発信が可能であるか否かを判別する発信可否判別モジュールと、発信が可能である場合に、前記端末装置に発信し、前記端末装置のユーザを前記会議に参加させる会議参加モジュールとを備えることを特徴とする。

請求項１の電話会議システム、請求項７の情報処理装置、請求項８の情報処理方法及び請求項９の情報処理プログラムによれば、予約手段により予約された端末装置のユーザのログイン情報及び勤務状況情報を含むプレゼンス情報に対応する通話可否情報が格納され、予約された時間に、当該プレゼンス情報に対応する通話可否情報が取得され、当該取得された通話可否情報に基づいて端末装置に発信が可能であるか否かが判別され、発信が可能である場合に、端末装置に発信し、該端末装置のユーザを会議に参加させるので、ユーザが在席していても電話に出られる状況かどうかの判定、又は携帯電話などを利用して在席していなくても電話に出られる状態等の判断は、プレゼンス情報を利用して自動的に行われることになり、また、会議に参加するまでに必要とされる処理は自動的に行われるので、ユーザ間でより効率良く電話会議ができる。

以下、本発明を図面を参照して具体的に説明する。

図１は、本発明の実施の形態における会議システムの全体構成を示す図である。

同図において、１０１は、情報処理装置としてのホストサーバ装置であり、後述するプレゼンス情報共有機能を備えている。ホストサーバ装置１０１は、メインオフィス（分散オフィスを導入する企業など各種組織体の本社事業所など）に設置されており、メインオフィス内の上ＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）１０２に接続されている。１０３はメインオフィスで勤務する勤務者用のユーザ端末セットであり、パーソナルコンピュータ１０８、ユーザ端末装置用ソフトウェア１０９及び電話機１１０を備えている。１０３はメインオフィスで勤務する他の勤務者用のユーザ端末セットであり、携帯用パーソナルコンピュータ１１２、ユーザ端末装置用ソフトウェア１０９及び電話機１１０を備えている。ユーザ端末セット１０３，１０４は不図示のその他の機器を備えていてもよい。

１０５はホームオフィスで勤務するユーザ用のユーザ端末セットであり、ユーザ端末セット１０３と同様に、パーソナルコンピュータ１０８、ユーザ端末装置用ソフトウェア１０９及び電話機１１０を備えている。また、ユーザ端末セット１０５も不図示のその他の機器を備えていてもよい。

電話機１１０は不図示のＰＳＴＮ回線（一般加入電話回線）またはＩＳＤＮ回線を介してホストサーバ装置１０１と接続されており、パーソナルコンピュータ１０８はＬＡＮ１０２を介してホストサーバ装置１０１と接続されている。

１０６はモバイルオフィスで勤務するユーザ用の携帯型ユーザ端末セットであり、携帯用パーソナルコンピュータ１１２、ユーザ端末装置用ソフトウェア１０９及び携帯電話機１１３を備えている。また、携帯型ユーザ端末セット１０６も不図示のその他の機器を備えていてもよい。携帯電話機１１３は移動体通信網およびＰＳＴＮ回線（一般加入電話回線） またはＩＳＤＮ回線を介してホストサーバ装置１０１と接続されており、パーソナルコンピュータ１１２はインターネット１１１を介してホストサーバ装置１０１と接続されている。

１０７はモバイルオフィスで勤務する別のユーザ用の携帯型ユーザ端末セットであり、汎用の携帯用情報端末（ＷＷＷブラウザ内蔵型）１１４および携帯電話機１１３を備えている。携帯電話機１１３は移動体通信網およびＰＳＴＮ回線（一般加入電話回線）またはＩＳＤＮ回線を介してホストサーバ装置１０１と接続されており、携帯用情報端末（ＷＷＷブラウザ内蔵型）１１４はインターネット１１１を介してホストサーバ装置１０１と接続されている。

図２は、ホストサーバ装置１０１の概略構成を示す図である。

ホストサーバ装置１０１は、サーバ用コンピュータによって構成され、コールユニット（ＣａｌｌＵｎｉｔ）２０３を内蔵している。図２では、説明の便宜上、コールユニット２０３をホストサーバ装置１０１の装置外に記載している。コールユニット２０３は電話回線ボード（Ｃｏｍｐｕｔｅｒ Ｔｅｌｅｐｈｏｎｙ Ｂｏａｒｄ）である。ホストサーバ装置１０１は不図示のＬＡＮネットワークボードを介してメインオフィス内のＬＡＮ１０２に接続されており、コールユニット２０３はＰＳＴＮ回線またはＩＳＤＮ回線に接続されている。

図３は、ホストサーバ装置１０１の内部構成を示した図である。

ホストサーバ装置１０１は、ＣＰＵ３０１、入力部３０２、出力部３０３、外部記憶装置３０４、ＲＯＭ３０５、ＲＡＭ３０６、ネットワークインタフェース３０７、内部記憶装置３０８及びバス３０９を備えている。

ＣＰＵ３０１はホストサーバ装置１０１全体の制御に加えて会議システムサーバ装置用プログラムデータが指示する処理を実行する。またＣＰＵ３０１は、不図示のＯＳ等に標準装備されているシステム時計の現在時刻情報を取得する。

入力部３０２はホストサーバ装置１０１の管理用キーボードおよびマウスであるが、これらを備えずネットワーク経由で接続される管理用コンピュータから管理処理に係る入力を行う場合もある。

出力部３０３は、ホストサーバ装置１０１の操作者に情報を表示するためにＣＲＴまたは液晶ディスプレイによって構成される。

外部記憶装置３０４は、内部記憶装置３０８とは別個のメディアについて情報の読書きを行う。外部記憶装置３０４には、例えば、ＦＤドライブ、ＭＯドライブ、ＣＤ−ＲＷ，ＤＶＤ−ＲＷドライブ等がある。

ＲＯＭ（Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ）３０５は、読出し専用メモリである。ＲＯＭ３０５は、管理者が電気的にプログラムを書き込むことができるＰＲＯＭ（Ｐｒｏｇｒａｍｍａｂｌｅ ＲＯＭ）と製造するときに内容を書き込むマスクＲＯＭとがあるが、本実施の形態においては何れのＲＯＭであってもよい。

ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ）３０６は、自由書き込み・自由読出しができるメモリである。ＲＡＭ３０６は、本実施の形態の処理を行う際に一時的にデータを蓄える等の機能を有する。

ネットワークインタフェース３０７はインターネット１１１に接続するための通信制御を実行するが、ホストサーバ装置１０１はインターネット基幹網に近いインターネットサービスプロバイダのＮＯＣ（Ｎｅｔｗｏｒｋ Ｏｐｅｒａｔｉｏｎ Ｃｅｎｔｅｒ）に設置されることもあるためため、通信インターフェースとしてＮＯＣのルーターに接続するための高速イーサーネットインタフェースで構成される。

内部記憶装置３０８は、情報をホストサーバ装置１０１内で記憶するための装置である。内部記憶装置３０８の例としては、ハードディスク等がある。内部記憶装置３０８にはプレゼンス情報共有機能を備えた会議システムサーバ装置用プログラムデータが格納されるとともに、プレゼンス情報共有機能を備えた会議システムサーバ装置用プログラムデータの動作に必要なデータや、ユーザーデータベース情報や、会議予約情報が格納される。

バス３０９は、ホストサーバ装置１０１内の各構成要素間の各種データのやりとり及び電力の供給をするものである。バス３０９は、アドレス線、データ線、制御線及び電源・グラウンド線等を備えている。

コールユニット２０３は、複数のユーザ間の電話回線接続処理及び複数のユーザによる会議処理を行う機能を有する。

図４は、ユーザ端末セット１０３，１０５のハードウェア構成を示す図である。

ユーザ端末セット１０３，１０５の主な構成機器としては、パーソナルコンピュータ１０８、端末装置用ソフトウェア１０９及び電話機１１０の３種類であるが、これらに加え、ピデオカメラ５０５がＰＣ（パーソナルコンピュータ）本体５０１に備わっているビデオ入力端子に接続される。また、ディスプレイ５０４、キーボード５０３、マウス５０２、スピーカ５０６、マイク５０７等はそれぞれパーソナルコンピュータ本体５０１に備わっている各機器に対応する入出力端子（不図示）に接続される。

また、ＬＡＮカードはパーソナルコンピュータ本体５０１に組み込まれており、ＬＡＮ１０２に接続されている。モデム又はターミナルアダプタはパーソナルコンピュータ本体５０１に備わっている入出力端子（不図示）に接続される。

図５は、図４のＰＣ本体部５０１の内部構成を示した図である。

ＰＣ本体部５０１は、プレゼンス情報共有機能を備えた会議システム端末装置用プログラムによって動作する。

ＰＣ本体部５０１は、ＣＰＵ６０１、入力部６０２、出力部６０３、外部記憶装置６０４、ＲＯＭ６０５、ＲＡＭ６０６、ネットワークインタフェース６０７、内部記憶装置６０８及びバス６０９を備えている。

ＣＰＵ６０１は、ＰＣ本体部５０１全体の制御に加えてプレゼンス情報共有を備えた会議システム端末装置用プログラムデータが指示する処理を実行する。ＣＰＵ６０１は、ネットワークインタフェース６０７を介して会議の予約データをホストサーバ装置１０１に送信することで、会議を予約することができる。

入力部６０２は、キーボード、マウス、マイクロフォン、およびビデオカメラで構成され、キーボードはユーザが入力するメッセージ情報の取得に用いられ、ビデオカメラはユーザ自身およびその近辺の状況を含む勤務状況映像の撮像に用いられる。

出力部６０３は、ＣＲＴまたは液晶ディスプレイなどによって構成され、図６に示す画面表示は表示部６０３のスクリーン上に表示される。

外部記憶装置６０４は、内部記憶装置６０８とは別個のメディアについて情報の読書きを行う。外部記憶装置６０４には、例えば、ＦＤドライブ、ＭＯドライブ、ＣＤ−ＲＷドライブ、ＤＶＤ−ＲＷドライブ等がある。

ＲＯＭ（Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ）６０５は、読出し専用メモリである。ＲＯＭ６０５は、管理者が電気的にプログラムを書き込むことができるＰＲＯＭ（Ｐｒｏｇｒａｍｍａｂｌｅ ＲＯＭ）と製造するときに内容を書き込むマスクＲＯＭとがあるが、本実施の形態においては何れのＲＯＭであってもよい。

ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ）６０６は、自由書き込み・自由読出しができるメモリである。ＲＡＭ６０６は、本実施の形態の処理を行う際に一時的にデータを蓄える等の機能を有する。

ネットワークインタフェース６０７は、インターネットに接続するための通信制御を実行するが、ユーザの環境に応じてさまざまな通信インターフェースが適用される。アクセス網に直接接続する場合は各種モデムやターミナルアダプタなどで構成され、社内ＬＡＮ及び外部装置のＡＤＳＬモデムやケーブルモデムに接続する場合はイーサーネットインタフェースで構成される。

内部記憶装置６０８は、情報をＰＣ本体部５０１内で記憶するための装置である。内部記憶装置６０８の例としては、ハードディスク等がある。６０８はプレゼンス情報共有機能を備えた会議システム端末装置用プログラムデータが格納されるとともに、プレゼンス情報共有を備えた会議システム端末装置用プログラムデータの動作に必要なデータの格納を行う。

６０９はバスであり、ＰＣ本体部５０１内の各構成要素間の各種データのやりとり及び電力の供給をするものである。バス６０９は、アドレス線、データ線、制御線及び電源・グラウンド線等を備えている。

図６はパーソナルコンピュータ１０８が備えるディスプレイ５０４の画面に表示されるプレゼンス情報共有画面表示の一例を示す図である。このプレゼンス情報共有画面表示は、携帯用パーソナルコンピュータ１１２及び携帯用情報端末１１４においても同様に表示される。

同図において、７０１はユーザの名称であり、７０２は当該ユーザが使用しているパーソナルコンピュータ１０８からホストサーバ装置１０１を介して他ユーザへ配信された文字情報であるメッセージ情報である。７０３は当該ユーザの使用するパーソナルコンピュータ１０８からホストサーバ装置１０１を介して他ユーザへ配信された画像情報である。画像情報はホストサーバ装置１０１を介して他ユーザの端末へ継続的に配信され、現在の状況が把握できるようにリアルタイム画像が表示される。７０４は当該ユーザが使用しているパーソナルコンピュータ１０８からホストサーバ装置１０１を介して他ユーザの端末へ配信された文字情報である在席情報である。

図６では、７人のユーザがサーバ装置１０１に１つのグループとして登録され利用している様子が示されているが、これらのユーザが所属するグループの名称が７０５に示されている。なお、図６に示す画面表示例が原則として当該グループに所属するユーザの端末の画面上に表示される。

図７は、ホストサーバ装置１０１の内部記憶装置３０８に保存されている会議の予約テーブルの一部を示す図である。

同図において、１１は会議予約を識別するための一意な予約ＩＤが記載されている予約ＩＤフィールドを示し、１２は会議予約のタイトル又は会議の内容が記載されている会議内容フィールドを示し、１３は予約されている会議の開始日時が記載されている開始日時フィールドを示し、１４は予約されている会議の終了日時が記載されている終了日時フィールドを示している。予約ＩＤフィールド１１に対して、会議内容フィールド１２、開始日時フィールド１３、終了日時フィールド１４が対応付けて保存されている。

会議の予約テーブルの更新はＣＰＵ３０１により実行される。具体的には、ＣＰＵ３０１がパーソナルコンピュータ１０８、携帯用パーソナルコンピュータ１１２又は携帯用情報端末１１４からの更新データを受信し、その更新データに基づいて会議の予約テーブルの更新を実行する。パーソナルコンピュータ１０８、携帯用パーソナルコンピュータ１１２又は携帯用情報端末１１４は会議の予約データをホストサーバ装置１０１に送信することで、会議を予約することができる。

図８は、ホストサーバ装置１０１の内部記憶装置３０８に保存されている会議参加予定者テーブルを示す図である。

同図において、１１は図７の予約ＩＤフィールド１１と同一の予約ＩＤフィールドである。２２は会議参加予定者の氏名が記載されている参加者フィールドを示す。このテーブルのレコードは１つの予約ＩＤに対して参加するユーザを複数登録できるようになっている。

会議参加予定者テーブルの更新はＣＰＵ３０１により実行される。具体的には、ＣＰＵ３０１がパーソナルコンピュータ１０８、携帯用パーソナルコンピュータ１１２又は携帯用情報端末１１４からの新規会議参加予定者又は会議参加変更予定者に関する更新データを受信し、その更新データに基づいて会議参加予定者テーブルの更新を実行する。

図９は、ホストサーバ装置１０１の内部記憶装置３０８に保存されているユーザのプレゼンス情報の管理テーブルの一部を示す図である。

同図において、３１はこのシステムに登録されているユーザ名が記載されているユーザ名フィールドを示し、３２はユーザ毎のオンライン又はオフライン状態が記載されているオンラインフィールドを示し、３３は勤務状況情報が記載されている勤務状況フィールドを示す。プレゼンス情報には、ユーザ毎のオンライン又はオフライン状態を示すログイン情報と、勤務状況情報とが含まれる。

プレゼンス情報のうち、ユーザ毎のオンライン又はオフライン状態を示すログイン情報の更新は、ＣＰＵ３０１により実行される。具体的には、ＣＰＵ３０１がパーソナルコンピュータ１０８、携帯用パーソナルコンピュータ１１２又は携帯用情報端末１１４が会議システムにログインしているか否かを判別し、この判別結果に基づいて当該情報の更新を実行する。プレゼンス情報のうち勤務状況情報の更新もＣＰＵ３０１により実行される。具体的には、ＣＰＵ３０１がパーソナルコンピュータ１０８、携帯用パーソナルコンピュータ１１２又は携帯用情報端末１１４からの更新データを受信し、その更新データに基づいて勤務状況情報の更新を実行する。

図１０は、ホストサーバ装置１０１の内部記憶装置３０８に保存されているプレゼンス情報に対応した通話可否テーブルの一部を示す図である。

このテーブルでは、各ユーザにおけるプレゼンス情報毎の会議参加の可否を記述し、可の場合は電話番号情報を格納している。

３１は図９のユーザ名フィールド３１と同様のユーザ名フィールドであり、３２は図９のオンラインフィールド３２と同様のオンラインフィールドであり、３３は図９の勤務状況フィールドと同様の勤務状況フィールド３３である。４４は通話の可否を指定する通話可否フィールドを示し、４５は電話番号が記載されている電話番号フィールドである。

通話可否テーブルの更新はＣＰＵ３０１により実行される。具体的には、ＣＰＵ３０１がパーソナルコンピュータ１０８、携帯用パーソナルコンピュータ１１２又は携帯用情報端末１１４からの通話可否の設定又は電話番号に関する更新データを受信し、その更新データに基づいて通話可否テーブルの更新を実行する。尚、初期状態では、たとえば、通話可否フィールド４４のレコードは全てＯＫと設定されているものとする。また、電話番号フィールド４５に記載されている電話番号は通話可否フィールド４４のレコードが「ＯＫ」とされている場合にのみ設定される。

図１１は、ホストサーバ装置１０１の電話発信処理を示すフローチャートである。本処理は、主としてＣＰＵ３０１により実行される。

まず、音声会議の予約テーブル（図７）の１つのレコードである会議予約情報（予約ＩＤフィールド１１、会議内容フィールド１２、開始日時フィールド１３及び終了日時フィールド１４に記載されている情報）を取得し（ステップＳ１０１）、現在時刻の情報を取得する（ステップＳ１０２）。

ステップＳ１０１において取得した会議予約情報とステップＳ１０２で取得した現在時刻情報とを比較し、会議開始時刻を経過したか否かを判別する（ステップＳ１０３）。

ステップＳ１０３で会議開始時刻を経過していないと判別された場合は、上記ステップＳ１０１に戻る一方、会議開始時刻を経過していると判別された場合は、開始する会議の予約ＩＤフィールド１１の情報を元に図８の参加者テーブルの予約ＩＤと一致する参加者情報をすべて取得し（ステップＳ１０４）、ステップＳ１０４で取得された参加者情報から参加者がいる（参加者≠０）か否かを判別し（ステップＳ１０５）、参加者がいない場合にはステップＳ１０１に戻る一方、参加者がいる場合には、ステップＳ１０４において取得された参加者情報から１ユーザ分の情報を取り出し、取り出された参加者情報に基づいて図９のプレゼンス情報の管理テーブルから該当ユーザの現在のプレゼンス情報を取得する（ステップＳ１０６）。

ステップＳ１０６において取得された１ユーザ分のプレゼンス情報に基づいて図１０のプレゼンス情報に対応した通話可否フィールド４４及び電話番号フィールド４５の中の該当するレコードを取得する（ステップＳ１０７）。

ステップＳ１０７で取得した通話可否フィールド４４のレコードを参照し、通話可能であるか否かを判別する（ステップＳ１０８）。通話可否フィールド４４に「ＯＫ」が記載されている場合は、通話可能であると判別され、「ＮＧ」が記載されている場合は、通話不可能であると判別される。

ステップＳ１０８において、通話可能であると判別された場合は、ステップＳ１０７で取得された電話番号フィールド４５のレコードを参照して、図２のコールユニット２０３に対して電話発信処理を行う（ステップＳ１０９）。これにより、コールユニット２０３がステップＳ１０７で取得された電話番号フィールド４５に記載された電話場号に発信する。

その後、発信した結果、電話が接続されたか否かが判別され（ステップＳ１１０）、電話が接続された場合には、接続した電話回線を図２のコールユニット２０３内の会議用の回線に接続する（ステップＳ１１１）。

最後に、ステップＳ１０４で取得された参加者情報に基づいて別の会議参加者の有無を判別し（ステップＳ１１２）、参加者がいる場合にはステップＳ１０６に戻る一方、参加者がいない場合には本処理を終了する。

上記ステップＳ１０８において通話不可能であると判別された場合及びステップＳ１１０において電話が接続されなかった場合には、ステップＳ１１２に進む。

以上詳細に説明したように、本実施の形態によれば、端末装置（例えばパーソナルコンピュータ１０８）は、ホストサーバ装置１０１に対し予め会議を行うための予約を行い、ホストサーバ装置１０１では、予約されたパーソナルコンピュータ１０８のユーザのログイン情報及び勤務状況情報を含むプレゼンス情報に対応する通話可否情報が内部記憶装置３０８に格納され、予約された時間に、パーソナルコンピュータ１０８のユーザのプレゼンス情報に対応する通話可否情報が取得され（ステップＳ１０７）、当該取得された通話可否情報に基づいてパーソナルコンピュータ１０８に発信が可能であるか否かが判別され（ステップＳ１０８）、発信が可能である場合に、パーソナルコンピュータ１０８に発信し、パーソナルコンピュータ１０８のユーザを会議に参加させる（ステップＳ１０９〜ステップＳ１１１）ので、ユーザが在席していても電話に出られる状況かどうかの判定、又は携帯電話などを利用して在席していなくても電話に出られる状態等の判断は、ＣＰＵ３０１がプレゼンス情報を利用して自動的に行うことになり、また、会議に参加するまでに必要とされる処理はＣＰＵ３０１が自動的に行うので、ユーザ間でより効率良く会議をすることができる。

また、ＣＰＵ３０１が会議予約情報に含まれる前記会議開始日時と現在の日時とを比較することにより、会議を開始するか否かを判別するので、会議を開始するまでの前処理をＣＰＵ３０１が自動的に行うので、ユーザ間でより効率良く会議をすることができる。

また、プレゼンス情報が「外出」であった場合は携帯電話の方に電話をかけたり、「帰宅」の場合は自宅に電話をかけたり、「会議中」の場合は会議室に電話することにより電話の接続率を向上することができ、ユーザ間でより効率良く会議をすることができる。

また、本発明の目的は、実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒体を、システム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ等）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出して実行することによっても達成される。

この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が前述した実施の形態の機能を実現することになり、そのプログラムコード及び該プログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。

又、プログラムコードを供給するための記憶媒体としては、例えば、フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＡＭ、ＤＶＤ−ＲＷ、ＤＶＤ＋ＲＷ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ等を用いることができる。または、プログラムコードをネットワークを介してダウンロードしてもよい。

また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、上記実施の形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれる。

更に、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれる。

本発明の実施の形態における会議システムの全体構成を示す図である。 ホストサーバ装置１０１の概略構成を示す図である。 ホストサーバ装置１０１の内部構成を示した図である。 ユーザ端末セット１０３，１０５のハードウェア構成を示す図である。 図４のＰＣ本体部５０１の内部構成を示した図である。 パーソナルコンピュータ１０８が備えるディスプレイ５０４の画面に表示されるプレゼンス情報共有画面表示の一例を示す図である。 ホストサーバ装置１０１の内部記憶装置３０８に保存されている会議の予約テーブルの一部を示す図である。 ホストサーバ装置１０１の内部記憶装置３０８に保存されている会議参加予定者テーブルを示す図である。 ホストサーバ装置１０１の内部記憶装置３０８に保存されているユーザのプレゼンス情報の管理テーブルの一部を示す図である。 ホストサーバ装置１０１の内部記憶装置３０８に保存されているプレゼンス情報に対応した通話可否テーブルの一部を示す図である。 ホストサーバ装置１０１の電話発信処理を示すフローチャートである。

符号の説明

１０１ ホストサーバ装置
１０８ パーソナルコンピュータ
１１２ 携帯用パーソナルコンピュータ
１１４ 汎用の携帯用情報端末
３０１ ＣＰＵ
３０２ 入力部
３０３ 出力部
３０４ 外部記憶装置
３０５ ＲＯＭ
３０６ ＲＡＭ
３０７ ネットワークインタフェース
３０８ 内部記憶装置
３０９ バス

Claims (7)

1. 端末装置と、当該端末装置と接続される情報処理装置とを備える会議システムにおいて、
   前記端末装置は、前記情報処理装置に対し予め会議を行うための予約を行う予約手段を備え、
   前記情報処理装置は、
   前記予約手段により予約された端末装置のユーザのログイン情報及び勤務状況情報を含むプレゼンス情報に対応する通話可否情報を格納する格納手段と、
   前記予約手段により予約された時間に、当該プレゼンス情報に対応する通話可否情報を取得する通話可否情報取得手段と、
   当該取得された通話可否情報に基づいて前記端末装置に発信が可能であるか否かを判別する発信可否判別手段と、
   発信が可能である場合に、前記端末装置に発信し、前記端末装置のユーザを前記会議に参加させる会議参加手段と
   を備えることを特徴とする会議システム。
2. 前記格納手段は、さらに前記会議に参加する複数の端末装置のユーザの情報を会議参加者情報として格納し、前記会議を開始するときに、前記会議参加者情報に基づいて前記会議の参加者の有無を判別する参加者有無判別手段とを備えることを特徴とする請求項１記載の会議システム。
3. 前記格納手段は、さらに前記会議の開始日時の情報を含む会議予約情報を格納し、前記会議予約情報に含まれる前記会議の開始日時と現在の日時とを比較することにより、前記会議を開始するか否かを判別する会議開始判別手段を備えることを特徴とする請求項１又は２記載の会議システム。
4. 前記プレゼンス情報、前記通話可否情報及び前記会議予約情報を更新する更新手段を備えることを特徴とする請求項３記載の会議システム。
5. 予め会議を行うための予約を行う予約手段を備える端末装置に接続可能な情報処理装置において、
   前記予約手段により予約された端末装置のユーザのログイン情報及び勤務状況情報を含むプレゼンス情報、及び当該プレゼンス情報に対応する通話可否情報を格納する格納手段と、
   前記予約手段により予約された時間に、前記端末装置のユーザのプレゼンス情報に対応する通話可否情報を取得する通話可否情報取得手段と、
   当該取得された通話可否情報に基づいて前記端末装置に発信が可能であるか否かを判別する発信可否判別手段と、
   発信が可能である場合に、前記端末装置に発信し、前記端末装置のユーザを前記会議に参加させる会議参加手段と
   を備えることを特徴とする情報処理装置。
6. 予め会議を行うための予約を行う予約手段を備える端末装置に接続可能な情報処理装置に適用される情報処理方法において、
   前記予約手段により予約された端末装置のユーザのログイン情報及び勤務状況情報を含むプレゼンス情報、及び当該プレゼンス情報に対応する通話可否情報をメモリに格納する格納工程と、
   前記予約手段により予約された時間に、前記端末装置のユーザのプレゼンス情報に対応する通話可否情報を取得する通話可否情報取得工程と、
   当該取得された通話可否情報に基づいて前記端末装置に発信が可能であるか否かを判別する発信可否判別工程と、
   発信が可能である場合に、前記端末装置に発信し、前記端末装置のユーザを前記会議に参加させる会議参加工程と
   を備えることを特徴とする情報処理方法。
7. 予め会議を行うための予約を行う予約手段を備える端末装置に接続可能な情報処理装置で実行される情報処理プログラムにおいて、
   前記予約手段により予約された端末装置のユーザのログイン情報及び勤務状況情報を含むプレゼンス情報、及び当該プレゼンス情報に対応する通話可否情報をメモリに格納する格納モジュールと、
   前記予約手段により予約された時間に、前記端末装置のユーザのプレゼンス情報に対応する通話可否情報を取得する通話可否情報取得モジュールと、
   当該取得された通話可否情報に基づいて前記端末装置に発信が可能であるか否かを判別する発信可否判別モジュールと、
   発信が可能である場合に、前記端末装置に発信し、前記端末装置のユーザを前記会議に参加させる会議参加モジュールと
   を備えることを特徴とする情報処理プログラム。

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