JP2006301836A - 取引書類管理方法及びシステム - Google Patents

Abstract

【課題】取引書類を紙ベースで授受することを許容しながら、電子化を行い、適切に維持することができる取引書類管理方法及びシステムを提供する。
【解決手段】取引番号が付された取引書類を支所１４のスキャナ部１４４ａで読み取り、この読み取られた取引書類から取引番号を抽出し、この抽出された抽出された取引番号に基づいて取引書類の真偽を判定する。取引書類の真偽判定は、読み取られた取引番号を予め記憶された取引番号と比較することにより行う。
【選択図】図１

Description

本発明は、請求書、納品書、有価証券、専用発票、紙幣等の取引に必要な書類（以下、取引書類という。）を管理する方法及びシステムに関する。

従来、紙に印刷して作成していた取引書類を電子的に作成し、売り手と買い手との間で電子情報を交換して取引を行うようなシステムが考えられている。例えば特許文献１においては、取引活動に関する要求情報を含む開始書類を電子的に受け取り、受け取った開始書類の要求情報の幾つかをデータベースにマッピングし、データベースに含まれる要求情報を使用して取引書類を自動的に作成するようにしてある。

特表２００３−５２４２２０号公報

しかしながら、取引書類、例えば請求書等は未だ紙ベースで売り手と買い手との間で授受されている。このような現実を考えると全てを電子化することは困難である。また、従来においては、紙ベースの取引書類を使用する場合、取引書類の真偽が判断できず、適切な取引システムの維持が困難であった。

本発明の目的は、取引書類を紙ベースで授受することを許容しながら、電子化を行い、適切に維持することができる取引書類管理方法及びシステムを提供することにある。

本発明の第１の特徴とするところは、取引番号が付された取引書類を読み取るステップと、読み取られた取引書類から取引番号を抽出するステップと、抽出された取引番号に基づいて前記取引書類の真偽を判定するステップと、を有する取引書類管理方法にある。

好適には、前記取引書類を読み取るステップは、前記取引書類をスキャナ部で画像として読み取り、前記取引番号を抽出するステップは、前記スキャナ部で画像として読み取られたデータを文字データに変換して取引番号を抽出する。

また、好適には、前記取引書類の真偽判定は、読み取られた取引番号を予め記憶された取引番号と比較することにより行う。さらに好適には、前記取引書類の真偽判定は、読み取られた取引番号が予め記憶された取引番号と一致するか否かにより行うか、又は読み取られた取引番号が初めて用いられたか否かにより行う。

本発明の第２の特徴とするところは、取引番号が付された取引書類を読み取る読取手段と、この読取手段により読み取られた取引書類から取引番号を抽出する抽出手段と、この抽出手段により抽出された取引番号に基づいて前記取引書類の真偽を判定する判定手段と、を有する取引書類管理システムにある。

本発明の第３の特徴とするところは、スキャナ部及び第１のコンピュータを備えた支所と、第２のコンピュータを備えたセンターとを有し、前記第１のコンピュータ、スキャナ部及び第２のコンピュータがネットワークを介して接続されたシステムにおいて、前記スキャナ部は、取引番号が付された取引書類を読み取り、前記第１のコンピュータは、前記スキャナ部により読み取られた書類から取引番号を抽出する抽出手段と、この抽出手段により抽出された取引番号と前記第２のコンピュータにより生成された取引番号とを比較して取引書類の真偽を判定する判定手段と、を有する取引書類管理システムにある。

次に本発明の実施形態を図面に基づいて説明する。
図１は、本発明の実施形態に係る取引書類管理システムの概要を示す。この取引書類管理システムにおいては、国や公的機関等により認定された多数のユーザ１０と、国や公的機関等であるセンター１２及び多数の支所１４とが関連する。ユーザ１０は、商品やサービスの売り手又は買い手であり、該ユーザ１０は、コンピュータ１０２と、複合機１０４とを有し、これらがＬＡＮ（Local Area Network）１０６を介して接続されている。センター１２は、例えばメインフレームのコンピュータ１２２と、複合機１２４と、記憶装置１２６とを有し、これらがＬＡＮ１２８を介して接続されている。支所１４は、コンピュータ１４２と、複合機１４４とを有し、これらがＬＡＮ１４６を介して接続されている。さらに、ユーザ１０、センター１２及び支所１４は、インターネット１６を介して接続されている。

上記複合機１０４、１２４、１４４は、それぞれスキャナ部１０４ａ、１２４ａ、１４４ａと、プリンタ部１０４ｂ、１２４ｂ、１４４ｂとを有する。スキャナ部１０４ａ、１２４ａ、１４４ａは、原稿送り装置を有し、後述するように、取引書類等に印刷された内容を読み取る。プリンタ部１０４ｂ、１２４ｂ、１４４ｂは、コンピュータ１０２、１２２、１４２から出力されたデータを用紙に印刷するプリント機能と、スキャナ部１０４ａ、１２４ａ、１４４ａで読み取りられた原稿を複写する複写機能とを有する。

図２は、センター１２のコンピュータ１２２におけるソフトウエア構成を示す。使用期間設定部１２２２は、取引書類に付される取引番号及びウォータマーク（電子透かし）の使用期間を設定する。取引番号群生成部１２２４は、取引書類に付される取引番号を群として生成する。ウォータマーク生成部１２２６は、取引書類に付されるコード情報であって目に見えないように印刷されるウォータマークを生成する。使用期間設定部１２２２で設定された使用期間、取引番号群生成部１２２４で生成された取引番号群及びウォータマーク生成部１２２６で生成されたウォータマークは、暗号化部１２２８で暗号化され、第１のデータ出力部１２３０からインターネット１６を介してユーザ１０及び支所１４に出力される。また、データ入力部１２３２には、支所１４からインターネット１６を介して入力されたデータ又は複合機１２４で読み取られたデータが入力される。このデータ入力部１２３２に入力されたデータが暗号化されている場合は、暗号解読部１２３４において解読され、データベース管理部１２３６に送られる。このデータベース管理部１２３６は、データベース１２３８を管理するもので、データ入力部１２３２から入力されたデータをデータベース１２３８に登録する。また、データベース管理部１２３６に登録された取引番号をキーとして取引書類データをリンクさせ、第２のデータ出力部１２４０から記憶装置１２６へ出力し、この記憶装置１２６に取引番号とリンクした形で取引書類データを保存する。使用期間設定部１２２２、取引番号群生成部１２２４、ウォータマーク生成部１２２６及びデータベース管理部１２３６は、制御部１２４２により制御される。

図３は、センター１２のコンピュータ１２２が取引番号等を発行する手順を示す。取引番号等を発行するには、まずステップＳ１０において、使用期間設定部１２２２により取引番号群の使用期間を設定する。使用期間は、例えば９０日であり、この１ヶ月の間に取引番号及びウォータマークを取引書類に付することにより当該取引書類が有効となる。次のステップＳ１２においては、取引番号群生成部１２２４により取引番号群を生成する。取引番号群としては連続番号であってもよいし、乱数を用いる等によりランダムに生成するようにしてもよい。次のステップＳ１４においては、ウォータマーク生成部１２２６によりウォータマークが生成される。ウォータマーク生成部１２２６により生成されるウォータマークは、使用期間設定部１２２２により設定された使用期間に応じて、又は一定期間毎にデータを変えてもよいし、変えなくともよい。次のステップＳ１６においては、暗号化部１２２８により使用期間、取引番号群及びウォータマークを暗号化する。暗号化は、公開鍵番号基盤（ＰＫＩ）を利用して行うことができる。ステップＳ１８においては、暗号化された使用期間、取引番号群及びウォータマークの各データを第１のデータ出力部１２３０により出力する。

図４は、ユーザ１０のコンピュータ１０２におけるソフトウエア構成を示す。前述したセンター１２のコンピュータ１２２からインターネット１６を介して送られた使用期間、取引番号群及びウォータマークの各暗号化されたデータは、データ入力部１０２２に入力され、暗号解読部１０２４で解読され、コンピュータ１０２内のメモリに蓄積される。制御部１０２６は、メモリに蓄積された取引番号及びウォータマークを読み出し、取引書類データ生成部１０２８にこれらのデータを渡し、プリンタ部１０４ｂで所定のフォーマットに合わせた取引書類が作成されるようにする。

図５は、ユーザ１０のコンピュータ１０２により取引書類を作成する手順を示す。取引書類を作成するには、まずステップＳ２０において、取引書類の作成が要求されたか否かを判定し、取引書類の作成が要求されたと判定されると、次のステップＳ２２に進み、取引の作成が要求されるまでは待機する。ステップＳ２２においては、メモリに蓄積された取引番号群から取引番号を選択し、またウォータマークを読み出す。次のステップＳ２４においては、取引書類を作成する日時が前述したセンター１２側で設定された使用期間内に属するか否かを判定する。取引書類を作成する日時が使用期間内に属さないと判定された場合は、当該取引番号及びウォータマークの使用はできないので、ステップＳ２６に進み、取引書類が作成できない旨の警告を表示し、処理を終了する。一方、ステップＳ２４において、取引書類を作成する日時が使用期間内に属すると判定された場合は、ステップＳ２８に進み、取引書類データ生成部１０２８で取引書類データを生成し、次のステップＳ３０において、この取引書類データをプリンタ部１０４ｂに送り、このプリンタ部１０４ｂで取引書類を印刷する。

図６は、上記プリンタ部１０４ｂで印刷される取引書類１８の一例を示す。取引書類１８は、例えば専用発票であり、発行元２０（この実施形態においては、発行元はセンター１２）、作成者（売り手）２１、取引番号２２、発行年月日２３、発行対象（商品名、サービス名等）２４、発行金額２５、受取人（買い手）２６等が印刷される。また、この取引書類１８の所定領域にはウォータマーク３０が付される。このような取引書類１８は、売り手が買い手に対して商品又はサービスを提供したときに売り手から買い手に渡される。

このようにして作成された取引書類１８に対して、買い手は、渡された取引書類１８を支所１４において認証してもらうようにする。取引書類１８の認証は、取引書類１８を支所１４の複合機１４４のスキャナ部１４４ａで読み取り、このスキャナ部１４４ａで読み取ったデータをコンピュータ１４２で処理することにより行われる。

図７は、支所１４のコンピュータ１４２におけるソフトウエア構成を示す。前述したスキャナ部１４４ａで読み取られた画像データは、データ入力部１４２２に入力される。このデータ入力部１４２２に入力された画像データは、画像データ−文字データ変換部１４２４により文字データに変換される。画像データ−文字データ変換部１４２４は、画像データをメモリに蓄積された辞書と比較することにより画像データを文字データに変換する。即ち、画像データ−文字データ変換部１４２４においては、取引書類１８から発行元データ、作成者データ、取引番号データ、発行年月日データ、発行対象データ、発行金額データ、受取人データ等を抽出する。また、データ入力部１４２２に入力された画像データは、ウォータマーク解析部１４２６により解析される。比較部１４２８は、こられ取引書類１８から抽出又は解析されたデータと、予めセンター１２から送られてメモリに記憶されているデータとを比較する。この比較部１４２８の比較結果により取引書類の真偽が判定され、この真偽の判定データが判定データ出力部１４３０から複合機１４４のプリンタ部１４４ｂに送られる。また、データ入力部１４２２に入力された画像データと、画像データ−文字データ変換部１４２４で変換された文字データとは一つのファイルとして暗号化部１４３２に入力されて暗号化され、さらにデータ出力部１４３４からインターネットを介してセンター１２のコンピュータ１２２に出力される。なお、スキャナ部１４４ａで読み取られるのは、前述した専用発票である取引書類１８ばかりではなく、証拠書類である見積書、契約書、納品書等も合わせて読み取られ、これらの書類を一つのファイルとしてセンター１２のコンピュータ１２２に出力される。

図８は、支所１４のコンピュータ１４２による取引書類の真偽判定を行う手順を示す。取引書類の真偽判定を行うには、まずステップＳ４０において、スキャナ部１４４ａで取引書類を読み取り、この読み取られた画像データをデータ入力部１４２２に入力する。次のステップＳ４２においては、画像データ−文字データ変換部１４２４により文字データに変換して発行年月日、取引番号等を抽出する。次のステップＳ４４においては、ステップ４０で読み取られたウオータマークを解析する。次のステップＳ４６においては、読み取られた発行年月日データをメモリに記憶された使用期間と比較し、発行年月日が使用期間内であるか否かを判定する。このステップＳ４６において、発行年月日が使用期間内ではないと判定されると、ステップＳ４８に進み、プリンタ部１４４ｂに例えば黒で印刷された用紙を出力し、処理を終了する。一方、ステップＳ４６において、発行年月日が使用期間内であると判定されると、次のステップＳ５０に進み、取引番号が正当なものか否かを判定する。ステップＳ５０において、取引番号が正当なものはないと判定された場合は、ステップＳ４８に進み、例えば黒で印刷された用紙を出力し、処理を終了する。一方、ステップＳ５０において、取引番号が正当なものであると判定されると、ステップＳ５２に進み、取引書類から解析されたウォータマークがメモリに記憶されているウォータマークと一致するか否かを判定する。このステップＳ５２において、ウォータマークが一致していないと判定された場合は、ステップＳ４８に進み、プリンタ部１４４ｂに例えば黒で印刷された用紙を出力し、処理を終了する。一方、ステップＳ５２において、ウォータマークが一致していると判定されると、次のステップＳ５４に進み、取引書類の複写物に認証を付したものをプリンタ部１４４ｂから出力し、処理を終了する。

図９は、上記した取引番号が正当か否かを判定するステップＳ５０の詳細を示す。即ち、まずステップＳ５０１において、ステップＳ４２で抽出した取引番号が、予めセンター１２から送られてメモリに記憶されている取引番号群のいずれかに一致するか否かを判定する。このステップＳ５０１において、取引番号が一致していると判定された場合は、次のステップＳ５０２に進み、ステップＳ４２で抽出した取引番号が、使用期間中初めて使用されたものであるか否か、即ち、二重に使用されていないものであるか否かを判定する。このステップＳ５０２において、取引番号が初めて使用されたものであると判定された場合は、取引番号が正当であると判定される。一方、ステップＳ５０１において、取引番号が一致しないと判定された場合、又はステップＳ５０２において、取引番号が初めて使用されたものでないと判定された場合は、取引番号が正当ではないと判定される。

図１０は、支所１４からセンター１２に送られた取引書類データを処理する手順を示す。なお、センター１２のコンピュータ１２２におけるソフトウエア構成は、図２に示されている。取引書類データを処理するには、まずステップＳ６０において、データ入力部１２３２に支所１４から送られた取引書類データ（画像データと文字データとを含む）を入力する。次のステップＳ６２においては、暗号化された取引書類データが暗号解読部１２３４で解読され、データベース管理部１２３６に送られる。次のステップＳ６４においては、データベース管理部１２３６で予め用意されているデータベース１２３８のフィールドに取引書類の文字データ（作成者データ、取引番号データ、発行年月日データ、発行対象データ、発行金額データ、受取人データ等）を入力して登録する。次のステップＳ６６においては、データベース１２３８に登録された取引番号をキーとして取引書類の画像データをリンクさせる。そして、次のステップＳ５８において、データ出力部１２４０から記憶装置１２６へ取引書類の画像データを出力し、この記憶装置１２６に取引番号とリンクした形で取引書類の画像データを保存する。

図１１は、データベース１２３８と記憶装置１２６のファイル構成を示す。データベース１２３８は、リスト形式になっており、作成者（売り手）、取引番号、発行年月日、発行対象、発行金額、受取人（買い手）等の項目に加え、紙ベースの取引書類の保存場所、例えば倉庫番号等の項目がある。紙ベースの取引書類には、見積書、契約書及び納品書の原本、並びに認証された専用発票が含まれる。また、保存場所は、手入力によりデータベース１２３８に登録される。ここで、取引番号は、例えばＵＲＬ（Uniform Resouce Locator）の形式で取引書類の保存場所が埋め込まれている。記憶装置１２６に保存された取引書類のデータは、図１０に示すように、階層により保存管理されている。したがって、取引番号をリンク元アンカーとし、記憶装置１２６に記憶されている取引書類の階層を辿ることにより必要とする取引書類にアクセスすることができる。なお、取引書類にアクセスするアクセス権を取引書類毎に設定することができる。

次に上述した取引書類管理システム全体をまとめて説明する。
図１において、センター１２は、取引書類を発行する権限を有し、取引書類の使用期間を設定し、取引番号及びウォータマークを生成する。センター１２で生成された取引番号及びウォータマークは、予め認定されたユーザ１０の複合機１０４のプリンタ部１０４ｂにより取引書類のフォーマットに付され、取引書類が作成される。この取引書類は、売り手から買い手に渡される。この取引書類を受け取った買い手は、国や公的機関等の支所１４に出向き、取引書類を認証してもらう。この取引書類の認証には、複合機１４４が用いられ、取引書類が複合機１４４のスキャナ部１４４ａにより読み取られる。このスキャナ部１４４ａにより読み取られた取引書類から発行日、取引番号及びウォータマークが抽出され、これらをセンター１２から発行されたものと比較し、取引書類の真偽が判定される。取引書類が正当である場合には、取引書類の複写物に認証を付したものがプリンタ部１４４ｂから出力され、取引書類が正当ではない場合には、例えば用紙を黒に印刷したものが出力される。スキャナ部１４４ａで読み取った取引書類データは、他の取引書類データと共に、センター１２のコンピュータ１２２に送られる。センター１２のコンピュータ１２２は、取引番号をキーとして取引書類をリンクして記憶装置１２６に保存する。このように取引書類データは、取引番号をキーとして記憶装置１２６にリンクして記憶しているので、センター１２のコンピュータ１２２のメモリに対する負荷を軽減することができる。また、ユーザ１０又は支所１４においては、インターネット１６を介してセンター１２のデータベースにアクセスすることにより取引書類データを取り出すことができる。

なお、上記実施形態においては、取引書類は支所１４でまとめて読み取るようにしたが、この発明はこれに限定されるものではなく、他のスキャナ部で分散して読み取るようにしてもよい。また、上記実施形態においては、取引書類データをセンター１２の記憶装置１２６にまとめて保存するようにしたが、本発明は、これに限定されるものではなく、例えば取引書類データを他の記憶装置に分散して保存するようにしてもよい。また、上記実施形態においては、センター１２から支所１４に送られた取引番号等に基づいて取引書類の真偽を判定しているが、本発明は、これに限定されるものではなく、取引書類が読み取れる毎にセンター１２と支所１４との間で暗号化して通信し、センター１２のコンピュータ１２２で真偽を判定してもよい。

以上述べたように、本発明は、紙ベースで発行される取引書類を管理するシステムに利用することができる。

本発明の実施形態に係る取引書類管理システムの概要を示すブロック図である。 本発明の実施形態に係る取引書類管理システムにおいて、センターのコンピュータにおけるソフトウエア構成を示すブロック図である。 本発明の実施形成に係る取引書類管理システムにおいて、センターのコンピュータが取引番号等を発行する手順を示すフローチャートである。 本発明の実施形態に係る取引書類管理システムにおいて、ユーザのコンピュータにおけるソフトウエア構成を示すブロック図である。 本発明の実施形成に係る取引書類管理システムにおいて、ユーザのコンピュータにより取引書類を作成する手順を示すフローチャートである。 本発明の実施形成に係る取引書類管理システムにおいて、取引書類の一例を示す平面図である。 本発明の実施形成に係る取引書類管理システムにおいて、支所のコンピュータにおけるソフトウエア構成を示す。 本発明の実施形成に係る取引書類管理システムにおいて、支所のコンピュータによる取引書類の真偽判定を行う手順を示すフローチャートである。 本発明の実施形成に係る取引書類管理システムにおいて、支所のコンピュータによる取引番号が正当であるか否かの判定の詳細を示すフローチャートである。 本発明の実施形成に係る取引書類管理システムにおいて、支所からセンターに送られた取引書類データを処理する手順を示すフローチャートである。 本発明の実施形成に係る取引書類管理システムにおいて、データベースと記憶装置のファイル構成を示す説明図である。

符号の説明

１０ ユーザ
１０２ コンピュータ
１０４ 複合機
１０４ａ スキャナ部
１０４ｂ プリンタ部
１２ センター
１２２ コンピュータ
１２４ 複合機
１２４ａ スキャナ部
１２４ｂ プリンタ部
１２６ 記憶装置
１４ ユーザ
１４２ コンピュータ
１４４ 複合機
１４４ａ スキャナ部
１４４ｂ プリンタ部
１６ インターネット
１２２２ 使用期間設定部
１２２４ 取引番号群生成部
１２２６ ウォータマーク生成部
１２３６ データベース管理部
１２３８ データベース
１８ 取引書類
２２ 取引番号
３０ ウォータマーク
１４２４ 画像データー文字データ変換部
１４２６ ウォータマーク解析部
１４２８ 比較部
１４３０ 判定データ出力部

Claims (11)

1. 取引番号が付された取引書類を読み取るステップと、
   読み取られた取引書類から取引番号を抽出するステップと、
   抽出された取引番号に基づいて前記取引書類の真偽を判定するステップと、
   を有する取引書類管理方法。
2. 前記取引書類を読み取るステップは、前記取引書類をスキャナ部で画像として読み取り、前記取引番号を抽出するステップは、前記スキャナ部で画像として読み取られたデータを文字データに変換して取引番号を抽出する請求項１記載の取引書類管理方法。
3. 前記取引書類の真偽判定は、読み取られた取引番号を予め記憶された取引番号と比較することにより行う請求項１記載の取引書類管理方法。
4. 前記取引書類の真偽判定は、読み取られた取引番号が予め記憶された取引番号と一致するか否かにより行う請求項３記載の取引書類管理方法。
5. 前記取引書類の真偽判定は、読み取られた取引番号が初めて用いられたか否かにより行う請求項３記載の取引書類管理方法。
6. 取引番号が付された取引書類を読み取る読取手段と、
   この読取手段により読み取られた取引書類から取引番号を抽出する抽出手段と、
   この抽出手段により抽出された取引番号に基づいて前記取引書類の真偽を判定する判定手段と、
   を有する取引書類管理システム。
7. 前記読取手段は、取引書類を画像として読み取るスキャナ部であり、前記抽出手段は、前記スキャナ部で読み取られたデータを文字データに変換して取引番号を抽出する請求項６記載の取引書類管理システム。
8. 前記判定手段は、読み取られた取引番号を予め記憶された取引番号と比較する比較手段を有する請求項６記載の取引書類管理システム。
9. 前記比較手段は、読み取られた取引番号が予め記憶された取引番号と一致するか否かを判定する一致判定手段を有する請求項８記載の取引書類管理システム。
10. 前記比較手段は、読み取られた取引番号が初めて用いられたか否かに判定する初回判定手段を有する請求項８記載の取引書類管理システム。
11. スキャナ部及び第１のコンピュータを備えた支所と、第２のコンピュータを備えたセンターとを有し、前記第１のコンピュータ、スキャナ部及び第２のコンピュータがネットワークを介して接続されたシステムにおいて、
    前記スキャナ部は、取引番号が付された取引書類を読み取り、
    前記第１のコンピュータは、前記スキャナ部により読み取られた書類から取引番号を抽出する抽出手段と、この抽出手段により抽出された取引番号と前記第２のコンピュータにより生成された取引番号とを比較して取引書類の真偽を判定する判定手段と、
    を有する取引書類管理システム。

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