JP2006277705A - 議事録自動調製システム - Google Patents

Abstract

【課題】文字データを簡便かつ迅速に作成し、文字データから書式整形、印刷、製本までを自動的に進める方法を提供する。
【解決手段】音声情報から文字データを作成するにあたり、テープ反訳という従来の手法を用いて文字データを得るか、あるいは近年技術革新が進みつつある音声自動認識技術を活用し、最小限の人的な修正により正確な文字データを迅速に得る方法が提供され、自動的に議事録特定の書式に整え、ＰＤＦ等の汎用フォーマットに変換することにより印刷用の版下データを出力し、オンデマンドプリンタ等のデジタル印刷機器から直接印刷させることにより、効率的に議事録本文の印刷あるいは製本までの一連の流れを構築することができる。
【選択図】なし

Description

本発明は、議事録を調製する際、文字データを簡便かつ迅速に作成し、文字データから書式整形、印刷、製本までを自動的に進める方法を提供しようとするものである。

議会の議事録等、会議の記録文の作成は、速記者が記録を取って得た文字データ又は録音テープを反訳して得た文字データをもとに、印刷データを作成調製し、印刷製本する方法が一般的に行われている。
特開 平７−１８２３６５号公報 特開 平８−１９４４９２号公報

現状では、文字データの作成が効率的ではなく、書式整形も手間がかかるので、議事録作成に多くの時間を要することが課題となっている。

テープ起こし反訳から得られた文字データ、あるいは録音テープ等に記録された音声をパソコンに入力し、その音声を蓄積するための音声データベースを用意して、蓄積中又は蓄積後の音声データを、パソコンに備えた音声認識ソフトにより一次認識させた文字データを用意する。後者の音声認識システムで得られた文字データと音声データベースとの関連付けも同ソフトが同時処理することにより、後に任意で音声と音声に関連付けられた文字情報を聞き比べながら、その文字情報を修正することのできる編集機能も提供する。そして用意された文字データを議事録等の所定の書式に従って整形し、ＰＤＦ等の汎用的な書式で出力した後に、そのままオンデマンドプリンタ等のデジタル印刷機器へ出力することにより、議事録本文の印刷、製本までも行う本システムの構成によって解決される。

本発明は、テープ反訳及び、近年技術革新が進んでいる音声自動認識技術を活用し、最小限の手間で議事録作成の一連のシステム構築を可能にした。

本発明の実施形態を具体例で以下に説明するが、特許請求の範囲を超えない限りは以下の例のみによって限定されるものではない。

以下の実施例は、図１に示した仕様を有するパソコン及びプリンタで処理を行ったものである。なお、処理に先立ち予め準備したプログラム・工程群（Ｓ１〜Ｓ３）を次に示す。
＜予め準備したプログラム・工程群＞
Ｓ１ Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ社製Ｗｏｒｄ２００３（以下、ワード）を使用して、次のような機能を有するＶＢＡプログラム（図２）を作成した。
機能：現在の文書の先頭から、「◎」で始まり「全角スペース」で終わる文字列を全て検索し、その箇所をゴシック体に書式変換するプログラム（プログラム名を発言者変換とする）。
Ｓ２ ワード文書をＡｄｏｂｅ ＰＤＦプリンタに出力し、自動的に特定のファイル名を有するＰＤＦファイルに変換する工程。
Ｓ３ アドビ社製アクロバット６をそのまま使用し、プリンタに所定の用紙で印刷、簡易製本する工程。
次に、具体的な処理手続き（Ｔ１〜Ｔ５）を示す。これらは番号順に進行させた。
＜具体的な処理手続き＞
Ｔ１ ４名（１名は司会、３名が討論）が約２３分の会議を行い、その際の音声を録音設備により、カセットテープに録音した（配置を図３に示す）。使用した機材は、集音マイク（パイオニア製小型集音マイクＣＭＳＺ５５）、カセットレコーダー（パナソニック製ＲＱ−Ｌ４７０）、カセットテープ（ＴＤＫ社製ノーマルＡＥ９０分）である。
Ｔ２ 録音された音声情報をカセットプレーヤーで再生しながら、文字情報に反訳した。反訳した文章の一部を図４に示すが、反訳に要した時間は約１０５分であった。発言者の形式を「◎＋氏名（空白無し）＋全角スペース」に統一した。
この文字情報を以下、Ａとする。
Ｔ３ 文字情報Ａをワードの新規文書に流し込み、Ｓ１を実行して書式を自動処理し、ワード文書をパソコン内に保存した。
Ｔ４ 保存された文書を対象にＳ２を実行し、本文用ＰＤＦ文書を作成した。別途準備した表紙や中扉のＰＤＦによる印刷データを結合して製本用ＰＤＦ文書とした。
Ｔ５ Ｓ３に従って、ＰＤＦ文書を印刷して、簡易製本とし、議事録を完成させた（図５）。

＜予め作成したプログラム＞
Ｓ４ Ｍｉｃｒｏｓｏｆｔ社製ＶｉｓｕａｌＢａｓｉｃ６（以下、ＶＢ）を使用して、次のような機能を有するＶＢプログラム（議事録編集支援システム）を作成した。
機能：パソコンに設置されたライン入力端子より入力される音声信号を特定のファイル名を有するＷＡＶ形式へリアルタイムに記録するソフトウェア。記録中のマーキング機能として、任意の位置で特定のボタンをクリックすることにより時間情報を記憶し、後にいつでもその位置を呼び出し、音声を再生する機能。また、テキストファイルを読み込み、表示・編集・印刷等、文字編集の基本機能を有する。発言者情報を予め登録でき、ボタンにより簡単に呼び出して編集画面の任意の位置に挿入する機能。
＜具体的な処理手続き＞
Ｔ１ カセットプレーヤーの音声出力端子をパソコンのライン入力端子に接続し、ＩＢＭ社製音声文字変換ソフト（ビアボイス１０）を使って、実施例１で得たカセットテープを再生しながら、音声情報をリアルタイムに文字情報に反訳した。ビアボイス１０により反訳した直後の文章の一部を図６に示すが、誤変換箇所が多く含まれていた。
Ｔ２ Ｓ４を実行し、Ｔ１で得た文字情報を読み込み、編集を人が行った。その編集過程の様子を図７に示す。このように音声認識を併用して反訳を行った結果、テープの読み込み及び反訳に約２３分、人がプログラム４を使用して音声を聞きながらの修正に約３５分、合計約５８分と、反訳に要した時間は約４７分短縮された。この文字情報をＢとして保存した。
Ｔ３ 実施例１と同様に、文字情報Ｂをワードの新規文書に流し込み、プログラム１を実行して書式を自動処理し、ワード文書をパソコン内に保存した。
Ｔ４ 保存された文書を対象にＳ２を実行し、本文用ＰＤＦ文書を作成した。別途準備した表紙や中扉のＰＤＦによる印刷データを結合して製本用ＰＤＦ文書とした。
Ｔ５ Ｓ３に従って、ＰＤＦ文書を印刷して、簡易製本とし、議事録を完成させた（図５）。

Claims (1)

1. 会議等における録音テープ起こし反訳から得られた文字データを予め入力したパソコン上、又は、会議等における音声データを文字データに変換できる音声認識ソフトにより予め文字変換したデータを有するパソコン上で、その文字データを整理編集し、予め設定した議事録所定の書式に従って半自動又は自動的に整形し、ＰＤＦ等の書式付きの汎用フォーマットデータに変換する。この書式付きデータをオンデマンドプリンタ等のデジタル印刷機器で直接印刷して、議事録を作成する議事録自動調製システム。