JP2006244096A - 電子メール受信状況管理サーバー及び電子メール受信状況管理プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】 電子メールを受信したメンバーが電子メールの受信を確認したことを送信者が確認できる電子メール受信状況管理サーバー及び電子メール受信状況管理プログラムを提供する。
【解決手段】 電子メール受信状況管理サーバーは、電子メールを送信するＰＣ２と、ＰＣから送信される電子メールを受信する複数の携帯電話３ａ、３ｂ、３ｃと、ＰＣ２から送信された電子メールを受信し、この電子メールに専用のＵＲＬを付加して、複数の携帯電話３にＵＲＬを付加した電子メールを一括送信するサーバー１とを備える。サーバー１は、携帯電話３が受信した電子メール中のＵＲＬがクリックされたか否かを管理し、管理状況をＰＣ２に提供する。
【選択図】 図１

Description

本発明は、情報端末の電子メールの受信状況を管理するサーバーと管理プログラムに関する。

現在、コンピュータや携帯電話などの携帯情報端末を利用して電子メールを送受信し、情報を伝達及び共有する機会が増えている。複数の人数で構成されるグループ内で同一の情報を全員に伝達する場合、一人一人に電子メールを送信するのでは時間と手間がかかるため次のようなＷｅｂサイトのサービスがある。

このＷｅｂサイトでは、グループに対して専用のメールアドレスを設定し、グループのメンバーそれぞれの携帯電話のメールアドレスを予め登録させる。グループの中の一人が設定されたグループ専用のメールアドレスに電子メールを送ると、予め登録されたメンバー全員のメールアドレスに電子メールが一括転送される。
特開２００２-１４９５７８号公報（段落０００４、０００５）

しかしながら、従来のＷｅｂサイトの方法では、電子メールがそれぞれのメンバーに一括で送信されるが、メンバーがその電子メールを確認したかどうか分からなかった。

そこで、本発明は電子メールを受信したメンバーが電子メールの受信を確認したことを送信者が確認できる電子メール受信状況管理サーバー及び電子メール受信状況管理プログラムと、電子メール受信状況管理サーバーを備える電子メール受信状況管理システムを提供することを目的とする。

上記目的を達成するために、本発明の電子メール受信状況管理システムは、第1の電子メールを送信する第1の情報端末と、第1の情報端末から送信される電子メールを受信する１つ以上の第２の情報端末と、第1の情報端末から送信された第1の電子メールを受信し、第1の電子メールに所定のＵＲＬを付加して第２の電子メールを作成し、少なくとも１つ以上の第２の情報端末に第２の電子メールを一括送信するサーバーとを備える。本発明のサーバーは、第２の情報端末が受信した第２の電子メール中のＵＲＬが選択されたかどうかを管理し、管理状況を所定の情報端末に提供する。

ここで、第1の情報端末と第２の情報端末は携帯型の情報端末であってもよい。また、第２の情報端末が受信した第２の電子メール中のＵＲＬが所定の時間内に選択されない場合、サーバーは再度第２の電子メールを第２の情報端末に送信することができる。管理状況は第１の情報端末で確認することができ、第２の情報端末でも確認できるようにしてもよい。また、第1の情報端末と第２の情報端末以外の情報端末で確認可能にしてもよい。

また、本発明のサーバーは、第1の情報端末から送信される第1の電子メールを少なくとも１つ以上の第２の情報端末に一括送信するサーバーであって、第１の情報端末から予め設定されたサブアドレスに送信される第1の電子メールを受信する電子メール受信手段と、サブアドレスに対応する予め設定されたＵＲＬを第1の電子メールに付加し、第２の電子メールを作成するＵＲＬ付加手段と、第２の電子メールを指定された送信先の第２の情報端末に一括送信する電子メール送信手段と、第２の電子メールのＵＲＬが選択されかどうかを管理する管理手段とを備える。ここで、管理手段は、第２の情報端末が受信した第２の電子メール中のＵＲＬが所定の時間内に選択されない場合、第２の電子メールを第２の情報端末に再度送信することを電子メール送信手段に要求することができる。

更に、本発明の電子メール受信状況管理プログラムは、第1の情報端末から送信される第1の電子メールに所定のＵＲＬを付加して第２の電子メールを作成し、少なくとも１つ以上の第２の情報端末に一括送信する処理をデータ処理装置に実行させる電子メール受信状況管理プログラムである。そして、第１の情報端末から予め設定されたサブアドレスに送信される第1の電子メールを受信する電子メール受信処理と、サブアドレスに対応する予め設定されたＵＲＬを第1の電子メールに付加し、第２の電子メールを作成するＵＲＬ付加処理と、第２の電子メールを指定された送信先の第２の情報端末に一括送信する電子メール送信処理と、第２の電子メールのＵＲＬが選択されかどうかを管理する管理処理をデータ処理装置に実行させる。

本発明の電子メール受信状況管理システムによれば、電子メールの受信者である第２の情報端末の使用者が電子メールに付加されたＵＲＬを選択（クリック、タップなど）することにより、サーバーにおいて電子メールの内容が第２の情報端末の使用者により確認されたか否かを管理できるので、電子メールの送信者である第１の情報端末の使用者が、受信者の電子メールの受信状況を確認することができる。

図１に本発明に係る電子メール受信状況管理システムの構成を示す。実施の形態の説明では、メールを一括送受信する複数人から構成されるグループにおいて、グループのいずれの人も電子メールを送信することができ、電子メール受信状況の管理者となることができるが、所望の電子メールを送信する送信者を管理者として、複数の受信者の携帯情報端末３ａ、３ｂ、３ｃに電子メールを送信する。本発明の電子メール受信状況管理システムは、管理者が使用するインターネットに接続可能なパーソナルコンピュータ（以下ＰＣと称する）２と、ＰＣ２からの電子メールを受信し、この受信した電子メールに電子メールの受信状況を管理できるＵＲＬ（Uniform Resource Locator）を付加して、この電子メールを予め登録された受信者の携帯情報端末３ａ、３ｂ、３ｃに対して一括送信するサブアドレスメール受信サーバー１と、管理者の電子メールを受信する複数の携帯情報端末３ａ、３ｂ、３ｃとを備えている。図1において、携帯情報端末が３台示されているが、携帯情報端末３ａ、３ｂ、３ｃは任意の数に設定可能であり、その数も適宜増減可能である。

電子メールを複数の人に一括送信する場合、管理者のＰＣ２から電子メールをサブアドレスメール受信サーバー１に送信する。サブアドレスメール受信サーバー１は、管理者用ＰＣ２から受信した電子メールにユニークなＵＲＬを添付して、ＵＲＬが付加された電子メールを複数の携帯情報端末３ａ、3ｂ、3ｃに電子メールを一括送信する。

このシステムを利用して電子メールの一括送信を開始する前に、予め管理者はサブアドレスメール受信サーバー１開設するＷｅｂサイトにおいて、電子メールの一括送信用のサブアドレスを取得する必要があり、また、電子メールを一括送信するグループが使用する複数の携帯情報端末３ａ、3ｂ、3ｃのメールアドレスを登録する必要がある。この登録時に、サブアドレスメール受信サーバー１が開設するＷｅｂサイト内に管理者用専用ページが作られ、そのＵＲＬが設定される。ここで、本実施の形態の説明においてＷｅｂサイトとは、ＷｅｂコンテンツであるＷｅｂページのことである。

携帯情報端末３ａ、３ｂ、３ｃが受信した電子メールをその所有者が開いた（確認した）場合、この電子メールに添付された独自のＵＲＬをクリックする。このＵＲＬがクリックされると、サブアドレスメール受信サーバー１に接続し携帯情報端末３ａ、３ｂ、３ｃが電子メールを確認したことが記憶される。

管理者は管理者用ＰＣ２を用いて、サブアドレスメール受信サーバー１に独自のＵＲＬに接続し、記憶された電子メールの伝達状況を画面上で確認することができる。

図２に本発明のサブアドレスメール受信サーバー１の構成図を示し、図３にサブアドレスメール受信サーバー１の動作を示す。図２に示すようにサブアドレスメール受信サーバー１は、Ｗｅｂサイトの作成や管理を行うＷｅｂサイト管理部１０と、電子メールの一括送受信を行うグループの情報を登録するグループ情報登録部１１と、登録時にサブアドレスメール受信サーバー１宛てのグループ専用のサブアドレスを設定するサブアドレス設定部１２と、電子メールを受信者が確認したか否かを管理するためのＵＲＬを設定するＵＲＬ設定部１３と、グループ情報登録部１１により登録された情報とサブアドレス設定部１２に設定されたサブアドレスとＵＲＬ設定部１３により設定されたＵＲＬを保存するグループ情報格納部１４と、サブアドレス宛に送信された電子メールを受信する電子メール受信部１５と、電子メール受信部１５により受信したメールにＵＲＬを付加するＵＲＬ付加部１６と、ＵＲＬを付加したメールを複数の受信者に一括送信する電子メール送信部１７とを備えている。そして、サブアドレスメール受信サーバー１は、図示しないコンピュータのＣＰＵにより制御されていて、その制御プログラムがプログラム格納部１８に記憶されている。ここで、サブアドレス受信サーバー１はコンピューターにより構築されている。

電子メール受信状況管理システムを利用する場合、最初にグループの管理者は、ＰＣ２を用いてサブアドレスメール受信サーバー１のＷｅｂサイト管理部１０が開設するＷｅｂサイトにアクセスする。サブアドレスメール受信サーバー１では、新規の利用として、グループ情報登録部１１により、管理者のメールアドレスや名前を含む個人情報と、電子メールを一括送信する携帯情報端末３ａ、３ｂ、３ｃのメールアドレスを入力させるフォームを表示して、グループの情報の登録を行う（図３のＳ１０１）。ここで、登録に必須な情報は管理者のメールアドレスと電子メールを一括送信する携帯情報端末３ａ、３ｂ、３ｃのメールアドレスのみで、その他の入力する情報は任意に設定することができる。また、一括送信する携帯情報端末の登録はいつでも追加及び削除可能である。

フォームに入力が終わると、サブアドレス設定部１２は、サブアドレスメール受信サーバー１宛に送る電子メールのサブアドレスを設定し（図３のＳ１０２）、ＵＲＬ設定部１３は、管理者が受信状況を閲覧・管理できる専用ページのＵＲＬを設定する（図３のＳ１０３）。ここで、サブアドレスはサブアドレス設定部１２がランダムにサブアドレスを設定してもよく、また、他のグループと同一のサブアドレスにならなければ管理者が任意に設定、変更できるようにしてもよい。

グループ情報登録部１１により登録された情報とサブアドレス設定部１２に設定されたサブアドレスとＵＲＬ設定部１３により設定されたＵＲＬをそれぞれ対応するようにグループ情報格納部１４に保存し（図３のＳ１０４）、グループの登録を終了する。

上述したグループの登録において、Ｓ１０１、Ｓ１０２、Ｓ１０３の順で登録を行ったが、順序を変更しても同様の登録処理を行うことができる。

次に、グループの管理者がＰＣ２より複数の携帯情報端末３ａ、３ｂ、３ｃに電子メールを一括送信する場合のサブアドレスメール受信サーバー１の動作を説明する。管理者がＰＣ２より、一括送信する電子メールをサブアドレスメール受信サーバー１のサブアドレス宛に送信する。サブアドレスメール受信サーバー１では、メール受信部１５が電子メールを受信し（図３のＳ１０５）、そのサブアドレスに対応するＵＲＬや電子メールを一括送信する受信者のメールアドレスをグループ情報格納部１４より取得する(図３のＳ１０６)。ＵＲＬ付加部１６が管理者から受信した電子メールにＵＲＬを付加し（図３のＳ１０７）、ＵＲＬが付加された電子メールをメール送信部１７が複数の携帯情報端末３ａ、３ｂ、３ｃに一括送信する（図３のＳ１０８）。付加されたＵＲＬのサイトのページは受信状況管理用ページであり、Ｗｅｂサイト管理部１０により、一括送信先と、送信した電子メールが受信者により確認されたか否かを示す電子メール受信状況が表示される（図３のＳ１０９）。

携帯情報端末３a、３ｂ、３ｃが電子メールを受信し、その所有者が電子メールを開き（確認し）、付加されたＵＲＬをクリックすると、ＵＲＬに指定されたサイトすなわち受信状況管理用ページに接続され、その携帯情報端末３に送信された電子メールが開かれたことがＷｅｂサイト開設手段１２により記録される（Ｓ１１０）。電子メールの受信状況管理用ページの記録は一定の期間保存され、期間が過ぎると記録は消去される。

管理者がＰＣ２よりＵＲＬにアクセスすると、電子メール受信状況管理用ページを閲覧することができので、携帯情報端末３が受信した電子メールが開かれたか否かを確認することができる。

以上本発明の電子メール受信状況管理システムの実施の形態を説明したが、本発明は上記実施の形態に限定されることはなく様々に変更可能である。例えば、図１において、携帯情報端末として携帯電話を示したが、携帯型の情報端末に限定されることはなく、通信機能を備えた電子機器であればよい。また、管理者が使用する情報端末をＰＣとしたが、携帯可能な情報端末でもよい。更に、管理者を電子メールの送信者とし、受信状況を送信者が所有する情報端末を用いて確認したが、電子メールの受信状況は送信側の情報端末以外の情報端末からも確認することができる。また、説明中、電子メールに付加されたＵＲＬをクリックするとしたが、ＵＲＬを選択すればよく、情報端末がペン型の入力装置を備える場合はその動作はタップである。

また、電子メールに付加されたＵＲＬが所定の時間内に選択（クリックなど）されない場合、サーバーはＵＲＬが付加された電子メールを再度情報端末に送信してもよい。

本発明の電子メール受信状況管理システムの構成を示す図である。 本発明の電子メール受信状況管理システムにおけるサブアドレスメール受信サーバーの構成を示すブロック図である。 本発明のサブアドレスメール受信サーバーの動作を示す図である。

符号の説明

１ サブアドレスメール受信サーバー
２ 管理者用ＰＣ
３ 携帯情報端末
１０ Ｗｅｂサイト管理部
１１ グループ情報登録部
１２ サブアドレス設定部
１３ ＵＲＬ設定部
１４ グループ情報格納部
１５ 電子メール受信部
１６ ＵＲＬ付加部
１７ 電子メール送信部

Claims (6)

1. 第1の電子メールを送信する第1の情報端末と、
   前記第1の携帯情報端末から送信される電子メールを受信する１つ以上の第２の情報端末と、
   前記第1の情報端末から送信された前記第1の電子メールを受信し、前記第1の電子メールに所定のＵＲＬを付加して第２の電子メールを作成し、少なくとも１つ以上の前記第２の情報端末に前記第２の電子メールを一括送信するサーバーとを備え、
   前記サーバーは、前記第２の情報端末が受信した前記第２の電子メール中の前記ＵＲＬが選択されたかどうかを管理し、管理状況を所定の情報端末に提供することを特徴とする電子メール受信状況管理システム。
2. 前記第２の情報端末は携帯可能な情報端末であることを特徴とする請求項１記載の電子メール受信状況管理システム。
3. 前記第２の情報端末が受信した前記第２の電子メール中の前記ＵＲＬが所定の時間内に選択されないとき、前記サーバーは前記第２の電子メールを前記第２の情報端末に再送することを特徴とする請求項1または２記載の電子メール受信状況管理システム。
4. 第1の情報端末から送信される第1の電子メールを少なくとも１つ以上の第２の情報端末に一括送信するサーバーであって、
   前記第１の情報端末から予め設定されたサブアドレスに送信される第1の電子メールを受信する電子メール受信手段と、
   前記サブアドレスに対応する予め設定されたＵＲＬを前記第1の電子メールに付加して第２の電子メールを作成するＵＲＬ付加手段と、
   前記第２の電子メールを指定された送信先の前記第２の情報端末に一括送信する電子メール送信手段と、
   前記第２の電子メールのＵＲＬが選択されかどうかを管理する管理手段と、
   を備えることを特徴とするサーバー。
5. 前記管理手段は、前記第２の電子メールのＵＲＬが所定の時間内に選択されないとき、前記第２の電子メールを前記第２の情報端末に送信するよう前記電子メール送信手段に要求することを特徴とする請求項４記載のサーバー。
6. 第1の情報端末から送信される第1の電子メールに所定のＵＲＬを付加して第２の電子メールを作成し、少なくとも１つ以上の第２の情報端末に一括送信する処理をデータ処理装置に実行させる電子メール受信状況管理プログラムであって、
   前記第１の情報端末から予め設定されたサブアドレスに送信される前記第1の電子メールを受信する電子メール受信処理と、
   前記サブアドレスに対応する予め設定されたＵＲＬを前記第1の電子メールに付加し、前記第２の電子メールを作成するＵＲＬ付加処理と、
   前記第２の電子メールを指定された送信先の前記第２の情報端末に一括送信する電子メール送信処理と、
   前記第２の電子メールのＵＲＬが選択されかどうかを管理する管理処理を前記データ処理装置に実行させることを特徴とする電子メール受信状況管理プログラム。