JP2006238386A - 会議システム及び会議管理方法並びに会議管理装置 - Google Patents

Abstract

【課題】 煩雑な設定作業を行うことなく会議を管理する。
【解決手段】 利用者が携帯端末２を用いて近くの会議端末１に接続要求を行う。会議端末１の認証通知手段１ｃは、携帯端末２を認証するとネットワーク通信手段１ｂ経由で会議管理装置３に通知する。会議管理装置３では、グループ登録手段３ｂがこの会議端末１のグループに認証された携帯端末２を登録する。一方、会議端末１の認証通知手段１ｃが、携帯端末２を認証解除すると、同様の経路で会議管理装置３に通知され、グループ登録手段３ｂが、この会議管理装置３に対応するグループから認証解除された携帯端末２の登録を削除する。利用者が携帯端末２の指示入力手段２ａによって指示情報を設定すると、会議端末１経由で会議管理装置３に送信され、グループ管理手段３ｃが、この指示情報に基づくグループ管理を行う。
【選択図】 図１

Description

本発明は会議システム及び会議管理方法並びに会議管理装置に関し、特にネットワークを介して分散配置される会議端末装置間で音声情報を含む所定の通信データを交換して会議を行う会議システム、及びその会議を管理する会議管理方法並びに会議管理装置に関する。

従来、テレビ会議システムに代表されるように、遠隔地間などに設置された複数の会議端末を介して音声や映像などを送受することによって、会議を行うことを可能にする会議システムが構築されている。

会議システムでは、会議中に資料ファイルなどを共有したい場合には、会議前に予め共通ファイルにアクセス可能なグループを作成しておく必要がある。そして、どのような属性の人がどのファイルにアクセス権利を有するのか、といったことを定義しておき、グループの運用の際に、アクセス要求ごとにアクセスを許容するかどうかを判断して共通ファイルのアクセス権限管理を行う。このとき、多くの場合には、アクセス要求が正当な権利者からのものかどうかを判別するため、「証明書」などを用いた複雑な管理処理が行われている。また、グループを事前に作成するためには、グループ作成／変更／削除が行える管理者アカウント（ＩＤ、パスワードなど）の管理や、管理者権限の付与／剥奪など、多くの要因に応じたグループ管理機能も必要となる。

アクセス権限の管理手法として、予め、特定ユーザの集合であるグループごとにグループ識別情報を含む電子署名付きグループ属性証明書を設定するとともにサービス提供条件と対応付けておき、ユーザからアクセス要求があった場合には、グループ属性証明書を取得してアクセス権限を確認し、許可されたユーザあるいはグループのアクセスのみを可能とする手法がある（たとえば、特許文献１参照）。
特開２００４−１５５０７号公報（段落番号〔０１８６〕〜〔０１９０〕、図２６）

しかし、従来の会議システムでは、事前のグループ作成やグループ管理など、会議の管理を行う際に煩雑な手続きや処理が必要になるという問題点があった。

従来の会議システムでは、予め会議に参加する特定ユーザをグループとして登録しておかなければならないなど、煩雑な事前準備が必要であった。このため、会議の進行状況や参加者の当日の都合などにより、会議のメンバーを変更したい場合があっても、管理者によってグループ登録の変更の可否判定が完了してからでなくては会議のメンバーを変更することができないという問題点があった。このようなグループの作成／変更／削除などの設定変更は、管理者側にとっても負担になるという問題点もある。

さらに、グループ内の共通ファイルへのアクセス権限の管理に関しても複数の設定を行わなければならず、利用者及び管理者で煩雑な設定作業が必要となっていた。会議で使用される資料などファイルは、会議のメンバーであれば自由に閲覧できるようにする場合が多く、アクセス権限を細かく設定しなければならないようなケースは少ない。しかしながら、従来の会議システムでは、このような共通ファイルについても煩雑な設定作業が必要であった。

また、グループごとにグループ属性証明書を発行してアクセス権限を確認する場合であっても、アクセス権限などの煩雑な設定作業は必要であった。

以上のように、従来の会議システムでは、会議を行うための煩雑な設定作業が、管理者もしくは会議のメンバーの負担となっていた。実際の会議では、会議の参加メンバーであれば、資料などの共通ファイルは自由にアクセス可能にされることが多い。しかしながら、このような場合であってもすべての参加メンバーについて、煩雑な共通ファイルのアクセス権の設定を事前に行わなければならなかった。

本発明はこのような点に鑑みてなされたものであり、煩雑な設定作業を行うことなく会議を管理することが可能な会議システム及び会議管理方法並びに会議管理装置を提供することを目的とする。

本発明では上記課題を解決するために、ネットワークを介して分散配置される会議端末装置間で音声情報を含む所定の通信データを交換して会議を行う会議システムにおいて、利用者が携帯する携帯端末装置と、前記携帯端末装置と近傍通信を行う会議端末装置と、前記会議端末装置間による会議を管理する会議管理装置と、を有する会議システムが提供される。携帯端末装置は、所定の近傍範囲内での通信を制御する近傍通信手段と、利用者が入力した指示情報を前記近傍通信手段経由で前記会議端末装置に送信する指示入力手段と、を具備する。会議端末装置は、所定の近傍範囲内にある前記携帯端末装置との間の通信を制御する近傍通信手段と、前記ネットワークを介して接続する他装置との通信を制御するネットワーク通信手段と、前記近傍通信手段によって接続される前記携帯端末装置を認証または認証解除したことを前記ネットワーク通信手段によって通知する認証通知手段と、前記携帯端末装置から取得した前記指示情報を前記ネットワーク通信手段によって関連装置に送信する指示情報送信手段と、を具備する。会議管理装置は、前記ネットワークを介して接続する他装置との通信を制御するネットワーク通信手段と、前記ネットワーク通信手段により前記会議端末装置から前記携帯端末装置の認証または認証解除が通知されると、前記会議端末装置に接続する前記携帯端末装置で形成されるグループに認証された前記携帯端末装置を登録、または認証解除された前記携帯端末装置を前記グループから削除するグループ登録手段と、前記ネットワーク通信手段により取得した前記指示情報に基づき前記グループの管理を行うグループ管理手段と、を具備する。

このような会議システムによれば、任意の利用者が保持する携帯端末装置を用いて近くの会議端末装置に接続要求を行う。会議端末装置では、認証通知手段が、携帯端末装置を認証すると、これをネットワーク通信手段経由で会議管理装置に通知する。会議管理装置は、ネットワーク通信手段経由で認証の通知を取得すると、グループ登録手段が、この会議端末装置に接続される携帯端末装置で形成されるグループに認証された携帯端末装置を登録する。これにより、この携帯端末装置の利用者は、グループメンバーになることができる。一方、会議端末装置の認証通知手段が、携帯端末装置を認証解除すると、同様の経路で認証解除が会議管理装置に通知される。会議管理装置のグループ登録手段は、この会議端末装置に対応するグループから認証解除された携帯端末装置の登録を削除する。また、利用者が携帯端末装置の指示入力手段よって指示情報を設定すると、指示情報は近傍通信手段経由で会議端末装置に送信される。会議端末装置の指示情報送信手段は、取得した指示情報をネットワーク通信手段経由で会議管理装置に送信する。会議管理装置は、ネットワーク通信手段経由で指示情報を取得すると、グループ管理手段が、この指示情報に基づくグループ管理を行う。

また、上記課題を解決するために、ネットワークを介して分散配置される会議端末装置間で音声情報を含む所定の通信データを交換して会議を行う会議管理方法において、前記会議端末装置に接続する携帯端末装置が認証されたことを前記会議端末装置から通知されると、グループ登録手段が、前記会議端末装置に接続する前記携帯端末装置で形成されるグループに前記携帯端末装置を登録し、前記携帯端末装置によって設定された指示情報を前記会議端末装置経由で取得すると、グループ管理手段が、前記指示情報に応じて前記グループを結合または分割する管理処理を行い、前記会議端末装置に接続する前記携帯端末装置が認証解除されたことを前記会議端末装置から通知されると、前記グループ登録手段が、前記会議端末装置に対応する前記グループから前記携帯端末装置を削除する、ことを特徴とする会議管理方法が提供される。

このような会議管理方法によれば、利用者の携帯端末装置が会議端末装置に認証されると、認証の通知が会議端末装置とネットワークを介して接続する会議管理装置に送られる。会議管理装置のグループ登録手段は、認証の通知に応じて、この会議端末装置に接続する携帯端末装置で形成されるグループに認証された携帯端末装置を登録する。これにより、この携帯端末装置の利用者は、グループメンバーになることができる。また、携帯端末装置に入力された指示情報を会議端末装置で取得すると、グループ管理手段は、指示情報に応じてグループを結合または分割する管理処理を行う。結合されると、結合されたグループは同一のグループに属することとなり、グループの参加メンバー間で会議を行うことができるようになる。そして、携帯端末装置が会議端末装置に認証解除され、その通知が取得されると、グループ登録手段は、この会議端末装置に接続する携帯端末装置で形成されるグループの登録からこの携帯端末装置を削除する。

また、上記課題を解決するために、ネットワークを介して分散配置される会議端末装置で音声情報を含む所定の通信データを交換して行われる会議を管理する会議管理装置において、前記ネットワークを介して接続する前記会議端末装置との通信を制御するネットワーク通信手段と、前記会議端末装置に認証または認証解除された利用者の利用者情報を取得すると、前記会議端末装置に接続する前記利用者で形成されるグループのグループ情報に前記利用者情報を登録または削除するグループ登録手段と、前記ネットワーク通信手段により取得した前記利用者が設定した指示情報に基づき前記グループの管理を行うグループ管理手段と、を具備することを特徴とする会議管理装置、が提供される。

このような会議管理装置によれば、会議端末装置に所定の利用者が認証されると、認証された利用者の利用者情報が会議端末装置からネットワーク通信手段経由で会議管理装置に入力される。会議管理装置のグループ登録手段は、この会議端末装置に接続する利用者で形成されるグループのグループ情報に認証された利用者の利用者情報を登録し、グループのメンバーに加える。そして、この利用者が設定した指示情報を取得すると、グループ管理手段は、指示情報に基づく管理処理を行う。また、会議端末装置が利用者の認証を解除すると、認証解除された利用者の利用者情報が会議端末装置からネットワーク通信手段経由で会議管理装置に入力される。会議管理装置のグループ登録手段は、この会議端末装置に接続する利用者で形成されるグループのグループ情報から認証解除された利用者の利用者情報を削除し、グループのメンバーから外す。

以上、本発明では、会議端末装置によって所定の利用者の保持する携帯端末装置が認証されると、その携帯端末装置が自動的に対応する会議端末装置のグループに登録される。また、認証が解除されれば、自動的にグループから削除される。会議は、このようにして設定される会議端末装置のグループ単位で行うので、事前に会議メンバーを登録しておく必要がなくなる。すなわち、会議端末装置に携帯端末装置が認証されれば、会議に参加することができるので、煩雑な設定作業を行うことなく会議を管理することが可能となる。

なお、携帯端末装置を用いずに会議端末装置が利用者を認証し、その利用者の認証情報を用いてグループを形成し、グループメンバーの管理を行うことによって会議を管理することもできる。

以下、本発明の実施の形態を図面を参照して説明する。まず、実施の形態に適用される発明の概念について説明し、その後、実施の形態の具体的な内容を説明する。

図１は、実施の形態に適用される発明の概念図である。

本発明に係るテレビ会議システムは、所定の場所に分散配置される会議端末（装置）１、利用者が携帯する携帯端末（装置）２及び会議を管理する会議管理装置３を有する。会議端末１は、複数の会議室などに設置され、必要に応じて携帯端末２と近傍通信によって接続するとともに、会議管理装置３と所定のネットワークを介して接続する。

会議端末１は、近傍通信手段１ａ、ネットワーク通信手段１ｂ、認証通知手段１ｃ及び指示情報送信手段１ｄを有する。また、図示しない会議処理機能を有し、ネットワークを介して会議のビデオデータや音声データの交換処理を行う。近傍通信手段１ａは、近傍の携帯端末２との間の通信を制御する無線通信手段である。なお、近傍通信は、狭い距離で近接する装置間で行われる通信であり、たとえば、Ｆｅｌｉｃａ（登録商標）やＮＦＣ（Near Field Communication）を用いる。これらは、装置間の間隔が１０ｃｍ程度の近傍範囲内で通信を実現する。

ネットワーク通信手段１ｂは、ネットワークを介して接続する会議管理装置３または他の会議端末との間の通信を制御する。認証通知手段１ｃは、近傍通信手段１ａ経由で携帯端末２の接続要求を取得すると、この携帯端末２を認証し、認証した携帯端末２に関する情報を会議管理装置３にネットワーク通信手段１ｂ経由で通知する。同様に、携帯端末２を認証解除すると、認証解除した携帯端末２に関する情報を会議管理装置３通知する。指示情報送信手段１ｄは、携帯端末２より取得した利用者が設定した指示情報をネットワーク通信手段１ｂ経由で会議管理装置３に登録する。

なお、会議の際に参照する共通ファイルなどを保有するファイル端末１ｆが会議端末１とともに用いられる場合がある。ファイル端末１ｆは、会議端末１と同様に、近傍通信手段１ｇ、ネットワーク通信手段１ｈを有し、さらに、ファイル記憶手段１ｉを有する。ファイル記憶手段１ｉは、他のグループもしくは会議グループで共有されるファイルを格納するメモリである。ファイル記憶手段１ｉに格納される所定のファイルを共通ファイルとする場合は、携帯端末２でこの所定のファイルを共通ファイルとして転送する指示情報が生成され、近傍通信手段１ｇ経由で入力する。ネットワーク通信手段１ｈは、指示された所定のファイルをネットワーク経由で会議管理装置３に転送する。

携帯端末２は、指示入力手段２ａと、近傍通信手段２ｂを有する。

指示入力手段２ａは、利用者が携帯端末２の有する入力インタフェースを介して設定した指示情報を近傍通信手段２ｂ経由で会議端末１もしくはファイル端末１ｆに送信する。なお、グループに関連する指示には、たとえば、グループに参加する接続要求、グループから離脱する接続解除要求などの他、会議の開始を指示する会議開始要求、会議の終了を指示する会議終了要求、共通ファイルとしてファイル端末１ｆのファイル記憶手段１ｉに格納されるファイルを会議管理装置３のファイル記憶手段３ｄに転送する指示、逆に会議管理装置３のファイル記憶手段３ｄに格納される共通ファイルをファイル端末１ｆのファイル記憶手段１ｉに転送する指示などがある。指示情報は、携帯端末２に接続する会議端末１、またはファイル端末１ｆに近傍通信手段２ｂ経由で送信する。

会議管理装置３は、ネットワーク通信手段３ａ、グループ登録手段３ｂ、グループ管理手段３ｃ及びグループ情報３ｅと共通ファイル３ｆを格納するファイル記憶手段３ｄを有する。

ネットワーク通信手段３ａは、ネットワークを介して分散配置される会議端末１との間の通信を制御する。グループ登録手段３ｂは、会議端末１と接続する携帯端末２で形成されるグループに認証された携帯端末２を加えるとともに、携帯端末２が認証解除されるとこのグループから携帯端末２を消去する。グループ管理手段３ｃは、携帯端末２で生成される指示情報を取得し、指示情報に基づいてグループを管理する。ファイル記憶手段３ｄは、グループに関するグループ情報３ｅと、グループ内で共有される共通ファイル３ｆを格納するメモリである。

このような構成の会議システムの動作について説明する。

会議端末１は、各会議室などに分散配置され、ネットワークを介して会議管理装置３に接続する。会議管理装置３は、ネットワークに接続する会議端末１間で行われる会議を管理する。携帯端末２は、利用者が保持し、会議を開始する場合などに近くの会議端末１に接続要求を行う際に用いる。会議端末１による会議は、それぞれの会議端末１に認証される携帯端末２によって識別される利用者群を参加メンバーとして行われる。なお、以下の説明では、各会議端末１に接続する携帯端末２群をグループとする。すなわち、グループに属する携帯端末２を保持する利用者が会議の参加メンバーになる。

携帯端末２と会議端末１は、所定の近傍範囲内において、それぞれの近傍通信手段２ｂ及び近傍通信手段１ａを介してデータ交換が可能である。利用者が携帯端末２を用いて指示入力手段２ａで接続要求を指示すると、近傍通信手段２ｂは、接続要求を会議端末１に送信する。会議端末１は、近傍通信手段１ａで接続要求を受けると、認証通知手段１ｃで認証を行い、携帯端末２が認証されると、これをネットワーク通信手段１ｂより会議管理装置３に送信する。会議管理装置３では、会議端末１から携帯端末２の認証通知を受けると、グループ登録手段３ｂは、ファイル記憶手段３ｄを検索し、該当する会議端末１が形成するグループのグループ情報３ｅにこの携帯端末２を追加する。このとき、この会議端末１のグループ情報が検索されない場合は、新たに、この会議端末１のグループ情報を作成し、そこに認証された携帯端末２を登録する。こうして、グループ情報３ｅには、会議端末１に接続する携帯端末２群が登録される。

そして、携帯端末２から会議開始が要求されると、会議端末１の指示情報送信手段１ｄは、ネットワーク通信手段１ｂ経由で会議管理装置３に通知する。会議管理装置３のグループ管理手段３ｃは、会議が行われる複数の会議端末１のグループを結合し、会議グループを形成する。これにより、会議グループに登録された携帯端末２の利用者は、会議の参加メンバーとなる。

このとき、同様に携帯端末２によってファイル端末１ｆのファイル記憶手段１ｉに格納されるファイルが共通ファイルとして指定されると、ファイル端末１ｆからはネットワーク通信手段１ｈ経由で指定されたファイルが会議管理装置３に転送される。会議管理装置３では、グループ管理手段３ｃが、転送されたファイルを当該会議グループの共通ファイル３ｆとしてファイル記憶手段３ｄに格納する。この共通ファイル３ｆは、この会議グループに登録される携帯端末２からのみアクセス要求することができる。たとえば、この会議グループに登録される他の携帯端末から共通ファイルへのアクセス要求があれば、ファイル記憶手段３ｄに格納される共通ファイル３ｆを、この携帯端末の指示するファイル端末へ転送する。

会議の終了は、同様に携帯端末２より設定され、会議管理装置３に通知される。グループ管理手段３ｃは、会議グループを分割し、それぞれの会議端末ごとのグループに戻す。これにより、共通ファイルのアクセス権も、分割された他のグループのファイルについては失うことになる。

また、グループからの離脱は、携帯端末２を認証解除することによって行う。認証通知手段１ｃは、携帯端末２が認証解除されたことを会議管理装置３へ通知する。グループ登録手段３ｂは、該当する会議端末１のグループ情報３ｅからこの携帯端末２の登録を削除し、グループから消去する。このとき、このグループに登録される携帯端末２の数を算出し、登録されている携帯端末２がない場合は、グループそのものを消去する。

このような会議システムでは、グループは会議のその場で作成され、会議終了後に自動的に揮発する。このことにより、グループ作成のための事前準備が不要となる。また、携帯端末により会議端末に認証した利用者をグループメンバーとし、認証解除されればグループメンバーから外すというシンプルな運用を行うので、グループメンバーを管理するための管理画面なども必要としない。

また、アクセスコントロールに関しては、グループが形成されている間、そのグループメンバーのみ共通ファイルへのアクセスを可能とする運用を行うため、「会議参加者のみ」という明快なセキュリティを確保することができる。このため、煩雑な設定が不要となるほか、機能を実現するためのソフトウェアとして、複雑な管理処理の機構を設ける必要がない。

以上のように、煩雑な設定作業を行うことなく会議を管理することが可能となる。また、設定作業や複雑な管理処理が不要となり、ソフトウェアの構造を単純化できることから、バグの軽減やプログラムコードのメンテナンス容易性が向上する。

以下、実施の形態を、テレビ会議システムに適用した場合を例に図面を参照して詳細に説明する。図２は、本発明の実施の形態のテレビ会議システムの構成図である。

実施の形態のテレビ会議システムは、会議端末である電子会議端末１１０、２１０と、携帯端末（以下、コントローラとする）１６０、２６０と、ファイル端末であるＰＣ１２０、２２０とが、ＩＰネットワーク回線（以下、ＩＰネットワークとする）１０を介して会議管理装置であるサーバ３００と接続する。なお、電子会議端末１１０とＰＣ１２０は、会議室Ａ（１００）に、電子会議端末２１０とＰＣ２２０は会議室Ｂ（２００）に分散配置される。

ここで、電子会議端末１１０、２１０に接続する拡張ＢＯＸ１４０、２４０は、電子会議端末１１０、２１０とコントローラ１６０、２６０との間の近傍通信を制御し、電子会議端末１１０、２１０の動作を制御する装置である。同様に、ＰＣ１２０、２２０に接続する拡張ＢＯＸ１５０、２５０は、ＰＣ１２０、２２０とコントローラ１６０、２６０との間の近傍通信を制御し、ＰＣ１２０、２２０の動作を制御する装置である。なお、拡張ＢＯＸ１４０、１５０、２４０、２５０と、電子会議端末１１０、２１０やＰＣ１２０、２２０などの機器は、一体型で形成されるとしてもよい。

また、無線ＬＡＮＡＰ（１３０、２３０）は、コントローラ１６０、２６０を、ＩＰネットワーク１０を介して直接通信させるための装置である。

こうして、コントローラ１６０、２６０は、拡張ＢＯＸ１４０、２４０を介して電子会議端末１１０、２１０と接続し、拡張ＢＯＸ１５０、２５０を介してＰＣ１２０、２２０と接続する。また、無線ＬＡＮＡＰ（１３０、２３０）により、ＩＰネットワーク１０経由でサーバ３００、もしくは電子会議端末１１０、２１０及びＰＣ１２０、２２０と接続することができる。

ここで、サーバ３００のハードウェア構成について説明する。図３は、本実施の形態のサーバのハードウェア構成例を示すブロック図である。

サーバ３００は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）３０１によって装置全体が制御されている。ＣＰＵ３０１には、バス３０７を介してＲＡＭ（Random Access Memory）３０２、ハードディスクドライブ（ＨＤＤ：Hard Disk Drive）３０３、グラフィック処理装置３０４、入力インタフェース３０５、通信インタフェース３０６が接続されている。

ＲＡＭ３０２には、ＣＰＵ３０１に実行させるＯＳ（Operating System）のプログラムやアプリケーションプログラムの少なくとも一部が一時的に格納される。また、ＲＡＭ３０２には、ＣＰＵ３０１による処理に必要な各種データが格納される。ＨＤＤ３０３には、ＯＳやアプリケーションのプログラムが格納される。グラフィック処理装置３０４には、モニタ３０８が接続されており、ＣＰＵ３０１からの命令に従って画像をモニタ３０８の画面に表示させる。入力インタフェース３０５には、キーボード３０９ａやマウス３０９ｂが接続されており、キーボード３０９ａやマウス３０９ｂから送られてくる信号を、バス３０７を介してＣＰＵ３０１に送信する。通信インタフェース３０６は、ＩＰネットワーク１０に接続されており、ＩＰネットワーク１０を介して端末装置との間でデータの送受信を行う。なお、モニタ３０８、キーボード３０９ａ及びマウス３０９ｂは直接サーバ３００に接続せずに、通信インタフェース３０６を介して接続する場合もある。

このようなハードウェア構成によって、本実施の形態の処理機能を実現することができる。なお、図３には、サーバのハードウェア構成を示したが、近傍通信機能を除く携帯端末装置のハードウェア構成も同様である。また、会議端末装置も近傍通信機能と会議処理機能（撮像部、マイク部、音声合成部など）を除き、同様のハードウェア構成をとる。

このように、本発明の実施の形態の各装置は、上記の構成のようなハードウェア構成をとり、ＣＰＵがプログラムを実行することによりその処理機能を実現する。

以下、グループの生成から共通ファイルのアクセス権限管理、そして会議終了後にグループを揮発させるまでの処理手順について、詳細に説明する。図４は、本実施の形態の動作を説明するための構成例を示した図である。図２と同じものには同じ番号を付し、説明は省略する。

会議室Ａ（１００）には、会議端末Ａ（１１１）と、ＰＣ１（１２１）と、ＰＣ２（１２２）が配置され、ＩＰネットワーク１０を介してサーバ３００に接続する。また、コントローラ（ｒｅｄ）１６１は、ＰＣ１（１２１）の管理者が保持しており、近傍通信によってＰＣ１（１２１）と会議端末Ａ（１１１）と通信を行う。また、ＰＣ１（１２１）は、共通ファイルとして利用されるファイルｂａｒが格納されている。同様に、コントローラ（ｇｒｅｅｎ）１６２は、ＰＣ２（１２２）の管理者が保持しており、近傍通信によってＰＣ２（１２２）と会議端末Ａ（１１１）と通信を行う。

一方、会議室Ｂ（２００）には、会議端末Ｂ（２１１）と、ＰＣ３（２２１）が配置され、ＩＰネットワーク１０を介してサーバ３００に接続する。また、コントローラ（ｂｌｕｅ）２６１は、ＰＣ３（１２１）の管理者が保持しており、近傍通信によってＰＣ３（２２１）と会議端末Ｂ（２１１）と通信を行うことができる。また、ＰＣ３（２２１）は、共通ファイルとして利用されるファイルｆｏｏが格納されている。

このような構成の会議システムでは、会議端末Ａ（１１１）とＢ（２１１）ごとにグループＡ，グループＢが形成され、会議端末Ａ（１１１）と会議端末Ｂ（２１１）との間で会議要求が行われると、会議グループＡ＋Ｂが形成されて会議が開始される。そして、会議が終了すると、会議グループは分割されて、グループＡとグループＢに戻る。

以下、図４に示した会議システムにおけるグループの生成とアクセス権限管理について、図を用いて順に説明する。

まず、会議室Ａ（１００）側のコントローラ（ｒｅｄ）１６１が会議端末Ａ（１１１）に認証され、グループＡが作成される場合について説明する。図５は、本実施の形態におけるグループＡの新規作成動作を示した図である。

サーバ３００は、グループ登録なしの初期状態で処理を開始する。会議室Ａ（１００）では、コントローラ（ｒｅｄ）１６１を保持する利用者が会議端末Ａ（１１１）の近傍にコントローラ（ｒｅｄ）１６１を配置し、接続要求５０１を行う。接続要求５０１を近傍通信で取得した会議端末Ａ（１１１）は、コントローラ（ｒｅｄ）１６１を認証するとともに、コントローラ(ｒｅｄ)１６１が認証されたことを認証通知５０２でサーバ３００に通知する。認証通知５０２を取得したサーバ３００は、会議端末Ａ（１１１）に接続するコントローラで形成されるグループを検索する。ここでは見つからないので、グループＡを新規作成し、グループ情報のグループメンバーを示すコントローラ項目に、コントローラ（ｒｅｄ）１６１を設定する。なお、図示していないが、コントローラ項目に登録時、属性情報としてグループＡを付加しておく。図の例では、コントローラ欄３１１ａに「ｒｅｄ」が設定されている。なお、この状態では、共通ファイルを示すファイルの項目にはまだ何も設定されていない。したがって、ファイル欄３１１ｂは空白になっている。

こうして、コントローラ（ｒｅｄ）１６１がメンバーに設定された会議端末Ａ（１１１）に関するグループＡ情報３１１がサーバ内に作成される。

次に、会議室Ｂ（２００）側のグループＢが作成される場合について説明する。図６は、本実施の形態におけるグループＢの新規作成動作を示した図である。

会議室Ｂ（２００）側では、コントローラ（ｂｌｕｅ）２６１の利用者が会議端末Ｂ（２１１）の近傍にコントローラ（ｂｌｕｅ）２６１を配置し、接続要求５０３を行う。接続要求５０３を近傍通信で取得した会議端末Ｂ（２１１）は、コントローラ（ｂｌｕｅ）２６１を認証するととともに、その認証通知５０４をサーバ３００に対して送信する。認証通知５０４を取得したサーバ３００は、会議端末Ｂ（２１１）に接続するコントローラで形成されるグループを検索する。ここでは見つからないので、グループＢを新規作成し、そのグループ情報のグループメンバーの項目に、コントローラ（ｂｌｕｅ）２６１を登録する。また、ここでも、コントローラ項目に登録時、属性情報としてグループＢを付加しておく。なお、ここまでの処理においても共通ファイルとして設定されているファイルはない。

こうして、コントローラ（ｒｅｄ）１６１がメンバーとするグループＡに関するグループＡ情報３１１とともに、コントローラ（ｂｌｕｅ）２６１をメンバーとするグループＢに関するグループＢ情報３１２とがサーバ３００内に設定される。

次に、共通ファイルが指定された場合の動作について説明する。図７は、本実施の形態における共通ファイルの設定動作を示した図である。

会議室Ｂ（２００）側では、コントローラ（ｂｌｕｅ）２６１が、近傍通信によって制御が可能なＰＣ３（２２１）に格納されるファイルｆｏｏを共通ファイルとして設定する指示を行う。コントローラ（ｂｌｕｅ）２６１は、近傍通信を用いて、ファイルｆｏｏを共通ファイルとする指示情報５０５を、会議端末Ｂ（２１１）、もしくは会議端末Ｂ（２１１）とＰＣ３（２２１）双方に送信する。会議端末Ｂ（２１１）からサーバ３００に対しては、ＰＣ３（２２１）の保持するファイルｆｏｏを共通ファイルとする共通ファイル指定５０６が送信される。指示を取得したサーバ３００は、ＰＣ３（２２１）からファイルｆｏｏをデータ転送５０７し、吸い上げたファイルを共通ファイルｆｏｏ３２１として、ファイル記憶手段に格納する。同時に、グループＢ情報３１２のファイルの項目にｆｏｏを追加し、共通ファイルｆｏｏがサーバ３００に設定されたことを設定する。なお、ファイルのデータ転送は、ＰＣ３（２２１）側から開始されても、また、会議端末Ｂ２１１を介して行われてもよい。また、ファイル項目に登録時、属性情報としてファイルｆｏｏの属性（グループＢ）を付加しておく。

こうして、コントローラ（ｒｅｄ）１６１がメンバーのグループＡ情報３１１と、コントローラ（ｂｌｕｅ）２６１をメンバーとするグループＢ情報３１２が生成され、グループＢのＰＣ３（２２１）に格納されていたファイルｆｏｏが共通ファイルｆｏｏ３２１として、サーバ３００に格納される。この共通ファイルは、同一のグループ内のコントローラによってのみアクセスが可能となる。すなわち、グループＢ情報３１２に登録されたコントローラ（図の例ではコントローラｂｌｕｅ）のみがアクセス可能となる。

次に、会議端末Ａ（１１１）と会議端末Ｂ（２１１）とが相互接続され、会議が開始される場合の動作について説明する。図８は、本実施の形態における会議グループの作成動作を示した図である。

コントローラ（ｒｅｄ）１６１から会議端末Ａ（１１１）に対して、会議端末Ｂ（２１１）と相互接続を行って会議を開始させる指示が出される。または、コントローラ（ｂｌｕｅ）２６１から会議端末Ｂ（２１１）に対して、会議端末Ａ（１１１）と相互接続を行って会議を開始させる指示が出される。なお、指示は、双方から出されてもよい。これにより、会議端末Ａ（１１１）と会議端末Ｂ（２１１）は、相互接続し、会議を開始させるとともに、会議端末Ａ（１１１）または会議端末Ｂ（２１１）のいずれか、もしくは双方が、相互接続を行って会議を開始させる指示情報(会議開始５０８)をサーバ３００に対して送信する。サーバ３００は、会議開始５０８を取得すると、該当するグループ情報を検索し、対応するグループＡ情報３１１と、グループＢ情報３１２を統合し、１つの会議グループ（グループＡ＋Ｂ）を作成する。このようにグループＡ情報３１１とグループＢ情報３１２を結合したグループＡ＋Ｂ情報３１３は、グループメンバーとしてコントローラの項目に、グループＡのコントローラ（ｒｅｄ）１６１とグループＢのコントローラ（ｂｌｕｅ）２６１が登録され、共通ファイルｆｏｏ３２１が、グループＡ＋Ｂの共通ファイルとして登録される。なお、図では、付加されていた属性情報をコントローラ名の次に表記している。さらに、グループＡ＋Ｂ情報３１３の作成とともに、それぞれのグループ情報であるグループＡ情報３１１とグループＢ情報３１２を削除する。このような処理により、会議グループＡ＋Ｂが作成され、共通ファイルｆｏｏ３２１にアクセスできるのは、グループＡ＋Ｂ情報３１３に登録されたコントローラ（ｒｅｄ）１６１とコントローラ（ｂｌｕｅ）２６１となる。これにより、本来他のグループに属していたコントローラ（ｒｅｄ）１６１が、同一グループに属することによって共通ファイルｆｏｏ３２１にアクセスすることができるようになる。

次に、グループＡ＋Ｂによる会議が行われている状態で、共通ファイルｂａｒを追加する動作について説明する。図９は、本実施の形態における共通ファイルの追加動作を示した図である。

会議端末Ａ（１１１）と会議端末Ｂ（２１１）は、相互接続され、会議が継続されている。会議室Ａ（１００）側のコントローラ（ｒｅｄ）１６１が、近傍通信によって制御が可能なＰＣ１（１２１）に格納されるファイルｂａｒを共通ファイルとして設定する指示情報を会議端末Ａ（１１１）、もしくは会議端末Ａ（１１１）とＰＣ１（１２１）双方に送信する。会議端末Ａ（１１１）からサーバ３００に対しては、ＰＣ１（１２１）の保持するファイルｂａｒを共通ファイルとする共通ファイル指定５０９が送信される。指示を取得したサーバ３００は、ＰＣ１（１２１）からファイルｂａｒをデータ転送５１０し、吸い上げたファイルを共通ファイルｂａｒ３２２として、ファイル記憶手段に格納する。同時に、現在、コントローラ（ｒｅｄ）１６１が参加する会議グループＡ＋ＢのグループＡ＋Ｂ情報３１３のファイルの項目にｂａｒを追加し、共通ファイルｂａｒ３２２がサーバ３００に設定されたことを表す。なお、ファイルのデータ転送は、ＰＣ１（１２１）側から開始されても、また、会議端末Ａ（１１１）を介して行われてもよい。

こうして、会議グループＡ＋Ｂの共通ファイルｂａｒ３２２がサーバ３００に格納される。この共通ファイルは、同一のグループ内のコントローラによってのみアクセスが可能となる。すなわち、図の例では、グループＡ＋Ｂ情報（３１３）により、共通ファイルｂａｒ３２２を共通ファイルとする会議グループＡ＋Ｂのすべてのコントローラ（コントローラ（ｒｅｄ）１６１とコントローラ（ｂｌｕｅ）２６１）からのアクセスが可能となる。

次に、会議端末Ａ（１１１）と会議端末Ｂ（２１１）との間で行われている会議に、さらにメンバーが参加する場合の動作について説明する。図１０は、本実施の形態におけるグループメンバーの追加動作を示した図である。

会議端末Ａ（１１１）と会議端末Ｂ（２１１）は相互接続され、会議室Ａ（１００）のコントローラ（ｒｅｄ）１６１と会議室Ｂ（２００）のコントローラ（ｂｌｕｅ）２６１の利用者の間で会議が継続されている。この状態で、会議室Ａ（１００）側のコントローラ（ｇｒｅｅｎ）１６２が、近傍通信によって会議端末Ａ（１１１）に接続要求５１１を行う。接続要求５１１を近傍通信で取得した会議端末Ａ（１１１）は、コントローラ（ｇｒｅｅｎ）１６２を認証するとともに、コントローラ(ｇｒｅｅｎ)１６２が認証されたことを認証通知５１２でサーバ３００に通知する。認証通知５１２を取得したサーバ３００は、会議端末Ａ（１１１）に接続するコントローラで形成されるグループを検索する。ここでは、会議グループＡ＋Ｂが検索されるので、そのグループ情報Ａ＋Ｂ（３１３）のコントローラの項目に、コントローラ（ｇｒｅｅｎ）１６２と、その属性情報（グループＡ）を設定する。

こうして、コントローラ（ｇｒｅｅｎ）１６２がメンバーに設定されたグループＡ＋Ｂ情報３１３がサーバ内に設定される。このように、会議端末に接続要求を行って認証されれば、煩雑な設定作業を必要とすることなく、任意の利用者を会議に参加させることが可能となる。新たに会議に参加した利用者（図の例では、コントローラｇｒｅｅｎを保有者）は、参加したグループの共通ファイル（図の例では、ファイルｆｏｏとファイルｂａｒ）の利用が可能となる。

次に、コントローラ（ｇｒｅｅｎ）１６２が、共通ファイルｆｏｏを取得する場合について説明する。取得した共通ファイルｆｏｏは、コントローラ（ｇｒｅｅｎ）１６２管理下のＰＣ２（１２２）に格納する。図１１は、本実施の形態における共通ファイルの取得動作を示した図である。

会議室Ａ（１００）側のコントローラ（ｇｒｅｅｎ）１６２が、近傍通信によって会議端末Ａ（１１１）に、サーバ３００が保持する共通ファイルｆｏｏ３２１の取得要求５１３を送信する。そして、会議端末Ａ（１１１）は、サーバ３００に対し、共通ファイルｆｏｏの取得要求５２２を行う。これに応じて、サーバ３００は、共通ファイルとしてファイル記憶手段に格納している共通ファイルｆｏｏ３２１をＰＣ２（１２２）にデータ転送５１４する。こうして、ＰＣ２（１２２）に、共通ファイルｆｏｏが格納される。なお、ファイルｆｏｏのデータ転送は、一旦、会議端末Ａ（１１１）でファイルｆｏｏを受け取り、その後ＰＣ２（１２２）に転送することによって行われてもよい。また、ＰＣ２（１２２）が直接サーバ３００から読み出すようにしてもよい。

このように、グループに参加する利用者は、煩雑な設定作業をすることなく、共通ファイルを利用することができる。

次に、会議が終了した場合について説明する。図１２は、本実施の形態における会議グループの分割動作を示した図である。

会議端末Ａ（１１１）と会議端末Ｂ（２１１）は相互接続され、会議室Ａ（１００）のコントローラ（ｒｅｄ）１６１とコントローラ（ｇｒｅｅｎ）１６２、会議室Ｂ（２００）のコントローラ（ｂｌｕｅ）２６１の利用者の間で会議が継続されている。この状態から会議が終了し、コントローラ（ｒｅｄ）１６１またはコントローラ（ｇｒｅｅｎ）１６２から会議端末Ａ（１１１）に対して、もしくは、コントローラ（ｂｌｕｅ）２６１から会議端末Ｂ（２１１）に対して、会議終了の指示情報が近傍通信により送信される。会議端末Ａ（１１１）及び会議端末Ｂ（２１１）は、相互通信を止め、会議を終了させる。それとともに、サーバ３００に対して、会議終了の指示情報５１５を送信する。サーバ３００は、会議終了の指示情報５１５を取得すると、会議グループＡ＋Ｂを分割し、会議端末ごとのグループに戻す。実際の処理では、会議グループＡ＋ＢのグループＡ＋Ｂ情報３１３を属性情報に応じてそれぞれの会議端末ごとに分割し、新たにグループＡ情報３１４と、グループＢ情報３１５を作成する。グループＡ情報３１４には、グループＡ＋Ｂ情報３１３に設定されたコントローラのうち、会議端末Ａ（１１１）に接続するコントローラが登録される。図の例では、コントローラとして、コントローラ（ｒｅｄ）１６１とコントローラ（ｇｒｅｅｎ）１６２が登録されている。また、共通ファイルとして、グループＡ＋Ｂ情報３１３に設定された共通ファイル、ｆｏｏとｂａｒのうち、会議室Ａ（１００）側のＰＣ１（１２１）が保持するファイルｂａｒが登録される。同様にして、会議端末Ｂ（２１１）のグループＢ情報３１５には、会議端末Ｂ（２１１）に接続する、コントローラ（ｂｌｕｅ）２６１と、ＰＣ３（２２１）が保有するファイルｆｏｏが登録される。また、グループＡ＋Ｂ情報３１３は、会議グループＡ＋Ｂが消滅したので、削除される。

このように、会議終了により、会議グループＡ＋Ｂは、本来の会議端末ごとのグループに分割される。これにより、たとえば、会議室Ａ（１００）側からは、ファイルｆｏｏへアクセスすることができなくなる。同様に、会議室Ｂ（２００）側からは、ファイルｂａｒへアクセスすることができなくなる。このように、会議終了とともに、アクセス権が失われるため、「会議参加者のみ」というセキュリティを確保することができる。

次に、グループメンバーが認証解除した場合について説明する。図１３は、本実施の形態におけるグループメンバーの認証解除の動作を示した図である。

図では、会議室Ａ（１００）側のグループＡのメンバーであるコントローラ（ｒｅｄ）１６１が認証解除を行う場合を示している。コントローラ（ｒｅｄ）１６１は、近傍通信を用いて、会議端末Ａ（１１１）に対して認証解除の指示情報５１６を送信する。認証解除の指示情報５１６を受けた会議端末Ａ（１１１）は、コントローラ（ｒｅｄ）１６１の認証を解除し、認証解除の通知５１７をサーバ３００に送信する。サーバ３００は、認証解除の通知５１７を取得し、会議端末Ａ（１１１）に対応して作成されたグループＡ情報３１４からコントローラ（ｒｅｄ）１６１の登録を削除する。図の例では、グループＡ情報３１４のコントローラの項目からコントローラ（ｒｅｄ）を表す「ｒｅｄ」が削除される。ここでは、本来コントローラ（ｒｅｄ）１６１の管理下のＰＣ１（１２１）が保持する共通ファイルｂａｒ３２２は、一旦、サーバ３００に吸い上げられているので、サーバ３００上に残し、グループＡで利用可能としておく。なお、必要であれば、削除するようにすることもできる。

次に、現在会議端末に接続する残りのコントローラが認証解除した場合について説明する。そのグループに属するコントローラの登録がすべてなくなると、そのグループは消滅（揮発）させる。図１４は、本実施の形態におけるグループの揮発動作を示した図である。

グループＡには、会議端末Ａ（１１１）に接続するコントローラ（ｇｒｅｅｎ）１６２が登録され、グループＢには会議端末Ｂ（２１１）に接続するコントローラ（ｂｌｕｅ）２６１が登録されている状態で処理が開始される。

会議室Ａ（１００）側のコントローラ（ｇｒｅｅｎ）１６２は、近傍通信を用いて、会議端末Ａ（１１１）に対して認証解除の指示情報５１８を送信する。認証解除の指示情報５１８を受けた会議端末Ａ（１１１）は、コントローラ（ｇｒｅｅｎ）１６２の認証を解除し、認証解除の通知５１９をサーバ３００に送信する。サーバ３００は、認証解除の通知５１９を取得し、会議端末Ａ（１１１）に対応して作成されたグループＡ情報３１４からコントローラ（ｇｒｅｅｎ）１６２の登録を削除する。これにより、グループＡを構成するメンバーがいなくなったので、グループＡを揮発させ、グループＡ情報３１４を削除する。ここでは、グループＡの共通ファイルｂａｒ３２２も削除する。なお、必要に応じて、残しておくようにすることもできる。同様に、会議室Ｂ（２００）側のコントローラ（ｂｌｕｅ）２６１は、近傍通信を用いて、会議端末Ｂ（２１１）に対して認証解除の指示情報５２０を送信する。認証解除の指示情報５２０を受けた会議端末Ｂ（２１１）は、コントローラ（ｂｌｕｅ）２６１の認証を解除し、認証解除の通知５２１をサーバ３００に送信する。サーバ３００は、認証解除の通知５２１を取得し、会議端末Ｂ（２１１）に対応して作成されたグループＢ情報３１５からコントローラ（ｂｌｕｅ）２６１の登録を削除する。これにより、グループＢを構成するメンバーがいなくなったので、グループＢを揮発させ、グループＢ情報３１５と、共通ファイルｆｏｏを削除する。

このようにして、認証解除されたメンバーがグループから削除され、メンバーがいなくなったグループは揮発される。

以上のように、本実施の形態によれば、コントローラが会議端末に認証されることでグループに追加され、認証解除でグループから削除される。グループは、新規メンバーが登録されることで作成され、すべてのメンバーが削除されると揮発する。このように、グループは自動的に作成・揮発するため、事前に煩雑な設定を行っておく必要がなくなる。また、必要に応じて会議の参加メンバーを増やすことも容易に行え、会議システムの使い勝手が向上する。

また、アクセス権のコントロールについても、煩雑な設定作業を必要とすることなく、「会議参加者のみ」という明快なセキュリティコントロールを行うことができる。

次に、会議管理装置による会議管理方法について説明する。会議管理装置では、会議端末からの認証と認証解除の通知を取得した際のグループ登録処理、共通ファイルの設定処理、会議開始要求による会議グループ作成処理及び会議終了要求による会議グループ分割処理の各処理を行う。それぞれの処理について順に説明する。

まず、会議端末によってコントローラが認証された場合の処理手順について説明する。図１５は、本実施の形態の会議管理方法におけるグループ登録処理の手順を示したフローチャートである。

コントローラが会議端末に接続要求を行って認証されると、会議端末から会議管理装置に対してコントローラの認証が通知され、処理が開始される。

［ステップＳ０１］ 会議端末からコントローラの認証通知を取得したので、この会議端末に接続するコントローラで形成されるグループが存在するかどうかを判定する。会議端末は固有の識別情報を保持しており、ファイル記憶手段に格納されるグループ情報を検索し、会議端末の識別情報が一致するグループの有無を調べる。なお、ここでは、グループは会議開始などにより、他の会議端末のグループと結合されている場合もあるが、１の会議端末に対して１のグループしか作成されないとしている。グループが存在する場合は、ステップＳ０３へ処理を進める。

［ステップＳ０２］ 識別情報が一致する会議端末のグループが存在しないので、グループを新規に作成する。

［ステップＳ０３］ 該当するグループまたは、新規作成されたグループに認証通知のあったコントローラを追加する。このとき、コントローラには、属性として、会議端末の識別情報を付加しておく。

［ステップＳ０４］ グループ内のコントローラ数を記憶するコントローラ数情報を＋１して、コントローラ数を更新する。

以上の処理手順が実行されることにより、会議管理装置のグループ情報が更新される。グループは、会議端末に接続するコントローラをメンバーとして形成され、１または複数の会議端末ごとに構成される。なお、複数の会議端末で構成されるグループは、複数の会議端末が相互接続され、会議中の状態にある。グループ情報には、グループのメンバーとなるコントローラが、接続する会議端末の識別情報を属性情報として登録されている。また、グループの共通ファイルとして設定されたファイル名と、所属するコントローラ数も設定される。

次に、会議端末によってコントローラが認証解除された場合の処理手順について説明する。図１６は、本実施の形態の会議管理方法におけるグループ登録解除処理の手順を示したフローチャートである。

コントローラが会議端末に認証解除要求を行って認証解除されると、会議端末から会議管理装置に対してコントローラの認証解除が通知され、処理が開始される。なお、会議端末の認証解除は、コントローラが近傍通信の可能な範囲内からいなくなったことを検出して行ってもよい。

［ステップＳ１１］ 会議端末からコントローラの認証解除通知を取得したので、この会議端末に対応するグループから、認証解除通知されたコントローラの登録を削除する。

［ステップＳ１２］ グループ内のコントローラ数を記憶するコントローラ数情報を−１して、コントローラ数を更新する。

［ステップＳ１３］ 更新されたコントローラ数が０になった（グループメンバーがいなくなった）かどうかを判定する。０でない場合、すなわち、グループにコントローラの登録がある場合は、処理を終了する。

［ステップＳ１４］ グループの共通ファイルに登録されているファイルをグループからすべて削除する。これにより、共通ファイルが使用できなくなる。

［ステップＳ１５］ グループ削除する。すなわち、グループ情報の登録を削除し、グループを揮発させる。

以上の処理手順が実行されることにより、コントローラの認証解除ごとに、グループメンバーから削除される。そして、メンバーがいなくなった場合には、グループそのものが削除される。

このように、コントローラが会議端末に認証または認証解除されるごとに、グループのメンバーに登録または登録削除されるので、予め設定しなければならない煩雑な登録作業を行わずに、会議メンバーの設定が可能となるばかりでなく、会議の管理も容易になる。

次に、共通ファイルの指定がされた場合の処理手順について説明する。共通ファイルは、グループ内のメンバーのみが自由にアクセスできる。図１７は、本実施の形態の会議管理方法における共通ファイルの設定処理の手順を示したフローチャートである。

コントローラが管理下のＰＣなどに保持されるファイルを共通ファイルとする指示情報を会議端末に送信し、会議端末がこれを会議管理装置に通知することにより処理が開始される。

［ステップＳ２１］ 会議端末から共通ファイルの指示情報を取得したので、この会議端末に接続するコントローラで形成されるグループが存在するかどうかを判定する。グループが存在しない場合は、処理を終了する。

［ステップＳ２２］ グループが存在する場合、指定されたファイルを吸い上げてファイル記憶手段に格納するとともに、このグループのグループ情報の共通ファイルに登録する。このとき、共通ファイルには、属性として、会議端末の識別情報を付加しておく。

以上の処理手順が実行されることで、共通ファイルが会議端末装置に吸い上げられて格納されるとともに、グループ情報に登録される。これにより、グループのメンバーは、共通ファイルに自由にアクセスできるようになる。

次に、会議の開始時の処理手順について説明する。図１８は、本実施の形態の会議管理方法における会議開始処理の手順を示したフローチャートである。

コントローラの会議開始を指示する指示情報を会議端末経由で取得すると、処理が開始される。図の例では、グループｘとグループｙとを相互接続して会議を開始するという指示が出されている。

［ステップＳ３１］ グループ情報を検索し、グループｘまたはグループｙのグループ情報が存在するか否かを判定する。両方とも存在しない場合は、結合するグループがないので、処理を終了する。

［ステップＳ３２］ グループｘとグループｙを結合し、グループｘ＋ｙを新規作成し、グループｘ＋ｙ情報を設定する。なお、いずれか一方のグループがない場合でもグループｘ＋ｙは作成される。

［ステップＳ３３］ グループ情報にグループｘが存在するかどうかを判定する。グループｘが存在しない場合は、処理をステップＳ３７へ進める。

［ステップＳ３４］ グループｘが存在するので、グループ情報に登録されるグループｘのすべてのコントローラをステップＳ３２で作成したグループｘ＋ｙに対応するグループｘ＋ｙ情報に移動させる。

［ステップＳ３５］ グループ情報ｘに登録されるグループｘのすべての共通ファイル名をグループｘ＋ｙ情報に移動させる。

［ステップＳ３６］ グループｘを削除し、そのグループｘ情報を抹消する。

［ステップＳ３７］ グループ情報にグループｙが存在するかどうかを判定する。グループｙが存在しない場合は、処理を終了する。

［ステップＳ３８］ グループｙが存在するので、グループ情報に登録されるグループｙのすべてのコントローラをステップＳ３２で作成したグループｘ＋ｙに対応するグループｘ＋ｙ情報に移動させる。

［ステップＳ３９］ グループｙ情報に登録されるグループｙのすべての共通ファイル名をグループｘ＋ｙ情報に移動させる。

［ステップＳ４０］ グループｙを削除し、そのグループｙ情報を抹消する。

以上の処理手順により、会議が開始されたグループｘとグループｙに属するコントローラ及び共通ファイルが、新規作成された会議グループｘ＋ｙのグループｘ＋ｙ情報に設定される。これにより、グループｘ及びグループｙのそれぞれに所属していたメンバーは、共通グループとなって相互通信による会議が可能となる。また、それぞれの共通ファイルが、「会議参加者のみ」という条件でアクセス可能となる。図１９は、本実施の形態の会議管理方法における会議終了処理の手順を示したフローチャートである。

次に、会議の終了時の処理手順について説明する。

コントローラの会議終了を指示する指示情報を会議端末経由で取得すると、処理が開始される。図の例では、グループｘとグループｙとの間で相互接続して行われている会議を終了させるという指示が出されている。

［ステップＳ５１］ グループ情報を検索し、グループｘ＋ｙのグループ情報が存在するか否かを判定する。存在しない場合は、処理を終了する。

［ステップＳ５２］ グループｘ＋ｙ情報のコントローラの項をチェックし、グループ属性がｘのコントローラが存在するか否かを判定する。存在しない場合、処理をステップＳ５５へ進める。

［ステップＳ５３］ グループｘ＋ｙ情報に登録されたコントローラのうち、属性がｘであるすべてのコントローラをグループｘのグループｘ情報に移動させる。

［ステップＳ５４］ グループｘ＋ｙ情報に登録されたファイルのうち、属性がｘであるすべてのファイルをグループｘのグループｘ情報に移動させ、処理をステップＳ５６へ進める。

［ステップＳ５５］ 属性がｘのコントローラが検出されなかった場合、属性ｘのすべてのファイルを削除する。これは、コントローラが０となってグループが消滅する際に、まだ残っていたファイルがあった場合に、これを削除するための処理である。

［ステップＳ５６］ グループｘ＋ｙ情報のコントローラの項をチェックし、グループ属性がｙのコントローラが存在するか否かを判定する。存在しない場合、処理をステップＳ５９へ進める。

［ステップＳ５７］ グループｘ＋ｙ情報に登録されたコントローラのうち、属性がｙであるすべてのコントローラをグループｙのグループｙ情報に移動させる。

［ステップＳ５８］ グループｘ＋ｙ情報に登録されたファイルのうち、属性がｙであるすべてのファイルをグループｙのグループｙ情報に移動させ、処理をステップＳ６０へ進める。

［ステップＳ５９］ 属性がｙのコントローラが検出されなかった場合、属性ｙのすべてのファイルを削除する。これは、コントローラが０となってグループが消滅する際に、まだ残っていたファイルがあった場合に、これを削除するための処理である。

［ステップＳ６０］ グループｘ＋ｙを削除し、グループｘ＋ｙ情報を消滅させる。

以上の処理手順が実行されることにより、会議の開始とともに会議に参加するグループが結合され新たな会議グループが作成される。会議グループ内のメンバーは、自由に会議に参加できるほか、共通ファイルに設定されるファイルへのアクセスが可能となる。また、会議の終了とともに、会議グループが分割され、グループ情報は、属性に基づいてそれぞれのグループに移動する。このとき、他のグループに設定された共通ファイルへのアクセスはできなくなる。

このように、同一グループの共通ファイルのみのアクセスを可能とすることにより、「会議参加のメンバーだけ」といったアクセス制限を容易に実現することができる。実際には、このようなアクセス制限で会議を行う場合が大多数を占めるので、煩雑な設定をすることなく会議の運営管理を行うことが可能となる。

なお、上記では、２地点間で会議を行う場合について説明したが、３地点以上で会議を行う場合も同様の処理が行われる。

実施の形態に適用される発明の概念図である。 本発明の実施の形態のテレビ会議システムの構成図である。 本実施の形態のサーバのハードウェア構成例を示すブロック図である。 本実施の形態の動作を説明するための構成例を示した図である。 本実施の形態におけるグループＡの新規作成動作を示した図である。 本実施の形態におけるグループＢの新規作成動作を示した図である。 本実施の形態における共通ファイルの設定動作を示した図である。 本実施の形態における会議グループの作成動作を示した図である。 本実施の形態における共通ファイルの追加動作を示した図である。 本実施の形態におけるグループメンバーの追加動作を示した図である。 本実施の形態における共通ファイルの取得動作を示した図である。 本実施の形態における会議グループの分割動作を示した図である。 本実施の形態におけるグループメンバーの認証解除の動作を示した図である。 本実施の形態におけるグループの揮発動作を示した図である。 本実施の形態の会議管理方法におけるグループ登録処理の手順を示したフローチャートである。 本実施の形態の会議管理方法におけるグループ登録解除処理の手順を示したフローチャートである。 本実施の形態の会議管理方法における共通ファイルの設定処理の手順を示したフローチャートである。 本実施の形態の会議管理方法における会議開始処理の手順を示したフローチャートである。 本実施の形態の会議管理方法における会議終了処理の手順を示したフローチャートである。

符号の説明

１・・・会議端末（装置）、１ａ・・・近傍通信手段、１ｂ・・・ネットワーク通信手段、１ｃ・・・認証通知手段、１ｄ・・・指示情報送信手段、１ｆ・・・ファイル端末、１ｇ・・・近傍通信手段、１ｈ・・・ネットワーク通信手段、１ｉ・・・ファイル記憶手段、２・・・携帯端末（装置）、２ａ・・・指示入力手段、２ｂ・・・近傍通信手段、３・・・会議管理装置、３ａ・・・ネットワーク通信手段、３ｂ・・・グループ登録手段、３ｃ・・・グループ管理手段、３ｄ・・・ファイル記憶手段、３ｅ・・・グループ情報、３ｆ・・・共通ファイル

Claims (8)

1. ネットワークを介して分散配置される会議端末装置間で音声情報を含む所定の通信データを交換して会議を行う会議システムにおいて、
   所定の近傍範囲内での通信を制御する近傍通信手段と、利用者が入力した指示情報を前記近傍通信手段経由で送信する指示入力手段と、を具備する携帯端末装置と、
   所定の近傍範囲内にある前記携帯端末装置との間の通信を制御する近傍通信手段と、前記ネットワークを介して接続する他装置との通信を制御するネットワーク通信手段と、前記近傍通信手段によって接続される前記携帯端末装置を認証または認証解除したことを前記ネットワーク通信手段によって通知する認証通知手段と、前記携帯端末装置から取得した前記指示情報を前記ネットワーク通信手段によって関連装置に送信する指示情報送信手段と、を具備する会議端末装置と、
   前記ネットワークを介して接続する他装置との通信を制御するネットワーク通信手段と、前記ネットワーク通信手段により前記会議端末装置から前記携帯端末装置の認証または認証解除が通知されると、前記会議端末装置に接続する前記携帯端末装置で形成されるグループに認証された前記携帯端末装置を登録、または認証解除された前記携帯端末装置を前記グループから削除するグループ登録手段と、前記ネットワーク通信手段により取得した前記指示情報に基づき前記グループの管理を行うグループ管理手段と、を具備する会議管理装置と、
   を有することを特徴とする会議システム。
2. 前記会議管理装置の前記グループ管理手段は、
   前記指示情報によって会議開始の指示がされた場合は、指示に該当する前記会議端末装置に対応する前記グループを結合して会議グループを作成し、
   会議の終了が指示された場合は、前記会議グループをそれぞれの前記会議端末装置に対応する前記グループに分割する、
   ことを特徴とする請求項１記載の会議システム。
3. 前記会議管理装置は、さらに、前記グループまたは前記グループが結合した会議グループ内で共有される共通ファイルを格納するファイル記憶手段を有し、
   前記会議管理装置の前記グループ管理手段は、前記指示情報によって所定のファイルを前記共通ファイルとする指示がされた場合、前記所定のファイルを前記ファイル記憶手段へ転送し、前記ファイル記憶手段の前記共通ファイルへのアクセスは、前記グループまたは前記会議グループ内の装置のみを許可する、
   ことを特徴とする請求項１記載の会議システム。
4. 前記会議管理装置の前記グループ管理手段は、
   前記グループまたは前記会議グループが消滅した場合には、消滅した前記グループまたは前記会議グループに対応する前記共通ファイルを削除する、
   ことを特徴とする請求項３記載の会議システム。
5. 前記会議管理装置の前記グループ登録手段は、
   前記携帯端末装置の認証を通知した前記会議端末装置に接続する前記携帯端末装置で形成される前記グループが存在するかどうかを検索し、存在する場合は検索された前記グループに認証された前記携帯端末装置を登録し、存在しない場合は新たに前記グループを作成して認証された前記携帯端末装置を登録する、
   ことを特徴とする請求項１記載の会議システム。
6. 前記会議管理装置の前記グループ登録手段は、
   前記携帯端末装置の認証解除を通知した前記会議端末装置に接続する前記携帯端末装置で形成される前記グループを検索し、検索された前記グループから認証解除された前記携帯端末装置を削除するとともに、前記グループに他の前記携帯端末装置が存在するか否かを判定し、存在しない場合は前記グループを消滅させる、
   ことを特徴とする請求項１記載の会議システム。
7. ネットワークを介して分散配置される会議端末装置間で音声情報を含む所定の通信データを交換して会議を行う会議管理方法において、
   前記会議端末装置に接続する携帯端末装置が認証されたことを前記会議端末装置から通知されると、グループ登録手段が、前記会議端末装置に接続する前記携帯端末装置で形成されるグループに前記携帯端末装置を登録し、
   前記携帯端末装置によって設定された指示情報を前記会議端末装置経由で取得すると、グループ管理手段が、前記指示情報に応じて前記グループを結合または分割する管理処理を行い、
   前記会議端末装置に接続する前記携帯端末装置が認証解除されたことを前記会議端末装置から通知されると、前記グループ登録手段が、前記会議端末装置に対応する前記グループから前記携帯端末装置を削除する、
   ことを特徴とする会議管理方法。
8. ネットワークを介して分散配置される会議端末装置で音声情報を含む所定の通信データを交換して行われる会議を管理する会議管理装置において、
   前記ネットワークを介して接続する前記会議端末装置との通信を制御するネットワーク通信手段と、
   前記会議端末装置に認証または認証解除された利用者の利用者情報を取得すると、前記会議端末装置に接続する前記利用者で形成されるグループのグループ情報に前記利用者情報を登録または削除するグループ登録手段と、
   前記ネットワーク通信手段により取得した前記利用者が設定した指示情報に基づき前記グループの管理を行うグループ管理手段と、
   を具備することを特徴とする会議管理装置。
   

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