JP2006173786A - 会議支援装置、会議支援プログラム、及び記録媒体 - Google Patents

Abstract

【課題】 アノテーション付き資料を蓄積して配付・活用する会議支援装置、会議支援プログラム、及び記録媒体を提供する。
【解決手段】 アノテーションが書き込まれた配布資料を会議に参加したメンバーで活用するため、参加者がペン等により配布資料に書き込んだアノテーションのみを抽出し、抽出したアノテーションを電子化して保持することにより、会議におけるグループワークで用いた配布資料のアノテーション部分のみを閲覧できる。また、参加者がアノテーションを書き込んだ部分の統計から重要度や関心度といった情報をも収集できる。の重みを客観的，電子的に表現することができる．さらに、重要な部分のみを参照することにより、グループワークにおける効率及び質を飛躍的に向上させることができる。
【選択図】 図１

Description

本発明は、会議で配付される配付資料へのアノテーションを支援する会議支援装置、会議支援プログラム、及び記録媒体に関し、特に、アノテーション付き資料を蓄積して配付・活用する会議支援装置、会議支援プログラム、及び記録媒体に関する。

グループウェアの一環として、特定のテーマについて自分の意見を電子的に掲示し、その意見に対してグループ要員やその他の関係者から広く意見を述べてもらうものに電子会議機能がある。これには、ディスプレイ画面上に共有のウィンドウを設定して自分と相手とが同時に議論する場合と、各人の意見を共有のサーバに蓄積しておき、自分の都合がいいときに読み書きする、いわゆる非同期に議論する場合とがある。

上記電子会議機能は、複数のコンピュータをネットワークで接続して、当該コンピュータのうち１台のコンピュータディスプレイに表示された内容と同一の内容を、他の全てのコンピュータ上に同期的に表示して供覧し、会議などを開催できるものであり、この場合、ネットワーク上で、画面共有を行うことによってなされる。

特許文献１では、会議における議論の過程を主にテキストで可視化して記述し、会議中あるいは会議後、これらを様々なビューに変換して参照することにより、会議の過程そのものを支援し、特に、アイディア発想会議や企画会議などの初期段階においてアイディアを出し合いまとめる創造型会議を支援する会議支援装置、情報処理装置、電子会議システム、及びプログラムが提案されている。

特許文献２では、会議参加者のうち発表者のコンピュータ画面に表示される会議資料にメモが記述されたとき、当該メモを前記資料に関連づけてサーバに蓄積するとともに、当該サーバを介して他のコンピュータに配信し、発表者以外の参加者によるコンピュータ画面上へのメモの記述はそれぞれが持つコンピュータ上のローカルに保存し、前記配信された発表者のメモとは別個に管理することにより、他の参加者のコンピュータ画面上にもメモを連動して表示させ、参加者が自分の画面上にのみ表示されるメモを記入することを可能とし、さらに、サーバに途中から接続した参加者もメモが抜けたり重複したりすることなくメモデータを共有できるようにした、電子会議システムにおけるメモの管理方法ならびにそのシステムが提案されている。

特許文献３では、メモ付き配布資料ファイルを電子文書として保存することにより、出席者は紙文書の保管場所が不要となるとともに、配布資料とメモ情報とを合わせた閲覧を容易におこなうことができる電子会議用端末、電子会議システム、電子会議方法、及び電子会議用プログラムが提案されている。
特開２００３−１１１０４２号公報 特開２００１−２５６１６５号公報 特開２００３−９１０７号公報

しかし、上記の発明は、以下の問題を有している。

従来技術は、会議室に専用端末を設置する必要があること、文書配付用のサーバを設置する必要があること、専用端末とサーバとを接続するネットワーク・インフラの利用が前提となることなどの理由により複雑かつ高価なシステムとなる。特に、参加者の専用端末は、会議室ごとに参加者全員分を設置する必要があり、コストの増大は顕著である。または、参加者が自分のパソコン等を常に持ち歩かなければならない。

また、従来の会議支援装置は、アノテーションを文書に電子的に付加することにより、資料配付の手間の削減、紙の削減、電子ファイルでアノテーションを持ち帰ることができること等を特徴とするシステムが大多数を占めている。しかし。これらのメリットにより、会議支援装置を導入するモチベーションの向上を図ることは困難である。

さらに、タブレットやタッチパネルなどを用いてアノテーションを付ける操作は、ユーザの筆記操作の負担になること、ユーザが意図するアノテーションを描くことができないこと等の問題があり、アノテーションを電子化することのメリットより、デメリットが大きく、会議支援装置を導入するモチベーションの工場を図ることは困難である。すなわち、仮に、高額のコストをかけて電子化アノテーション環境を導入しても、文字を書き難く、それに勝るメリットをユーザに提供することができない。

そこで、本発明は、アノテーションが書き込まれた配布資料を会議に参加したメンバーで活用するため、参加者がペン等により配布資料に書き込んだアノテーションのみを抽出し、抽出したアノテーションを電子化して保持することにより、参加者は自分が必要とする情報を効率的に収集することができる会議支援装置、会議支援プログラム、及び記録媒体を提供することを目的としている。

請求項１記載の発明は、会議の配布資料に付されたアノテーションを管理する会議支援装置において、前記配布資料に文書固有の情報を付して管理する管理手段と、前記文書固有の情報を符号化する符号化手段と、前記配布資料に符号化手段によって符号化された前記文書固有の情報を付した印刷ビューを生成する印刷ビュー生成手段と、前記印刷ビュー生成手段によって生成された前記印刷ビューを出力する印刷手段と、前記印刷手段によって出力され、前記アノテーションが付された前記配布資料を読み取る読取手段と、前記読取手段によって読み取った前記配布資料に含まれる前記符号化された前記固有の情報を復号化する復号化手段と、前記読取手段によって読み取った前記配布資料から前記アノテーションを抽出する抽出手段と、前記文書固有の情報を付して前記アノテーションを管理するアノテーション管理手段とを有することを特徴とする。

請求項２記載の発明は、請求項１記載の会議支援装置において、前記文書固有の情報は、前記配布資料を識別する文書ＩＤを有することを特徴とする。

請求項３記載の発明は、請求項１又は２記載の会議支援装置において、前記文書固有の情報は、前記アノテーションが付された印刷部を識別する印刷ＩＤを有することを特徴とする。

請求項４記載の発明は、請求項１から３のいずれか１項記載の会議支援装置において、前記アノテーション管理手段は、前記文書固有の情報と関連づけて前記アノテーションを管理することを特徴とする。

請求項５記載の発明は、請求項４記載の会議支援装置において、前記アノテーション管理手段は、前記文書固有の情報に基づき前記アノテーションに重み付けして管理することを特徴とする。

請求項６記載の発明は、請求項４記載の会議支援装置において、前記アノテーション管理手段は、前記配布資料の同じ領域に付された前記アノテーションの数に応じて前記アノテーションに重み付けして管理することを特徴とする。

請求項７記載の発明は、請求項４記載の会議支援装置において、前記アノテーション管理手段は、前記配布資料の所定領域に付された前記アノテーションの数に応じて前記所定領域に含まれる前記アノテーションに重み付けして管理することを特徴とする。

請求項８記載の会議支援プログラムは、請求項１から８のいずれか１項記載の会議支援装置を動作させることを特徴する。

請求項９記載の記録媒体は、請求項１から８のいずれか１項記載の会議支援装置を動作させる会議支援プログラムを記録することを特徴とする。

本発明は、アノテーションが書き込まれた配布資料を会議に参加したメンバーで活用するため、参加者がペン等により配布資料に書き込んだアノテーションのみを抽出し、抽出したアノテーションを電子化して保持することにより、会議におけるグループワークで用いた配布資料のアノテーション部分のみを閲覧できる。また、参加者がアノテーションを書き込んだ部分の統計から重要度や関心度といった情報をも収集できる。の重みを客観的、電子的に表現することができる。さらに、重要な部分のみを参照することにより、グループワークにおける効率及び質を飛躍的に向上させることができる。

以下に、本発明の一実施形態に係る会議支援装置の構成及び動作について説明する。

まず、図１を用い本実施形態に係る会議支援装置の構成について説明する。

本実施形態に係る会議支援装置は、ネットワークスキャナ１、ネットワークプリンタ２、クライアントＰＣ３、及びサーバ４を有している。なお、図１にはクライアントＰＣ３が一台しか表記されていないが、複数のクライアントＰＣ３を接続することができる。

ネットワークプリンタ２及びネットワークスキャナ１は、ユーザが共同する共同事務機スペースや個々の会議室等に設置されている。サーバ４は、会議において配布する配布資料などの文書の保存・管理、及び該保存管理されている文書をユーザに提供する機能を有している。

次に、図２を用いユーザが本実施形態に係る会議支援装置を利用する動作の手順について説明する。

ユーザは、会議開始前に配付資料に係る文書をサーバ４に登録する。サーバ４は、登録された文書に文書固有の情報である文書ＩＤを付加して記憶する（ステップＳ２０１）。そして、サーバ４は、登録された文書をネットワークプリンタ２に転送し、文書の印刷を実行する（ステップＳ２０２）。このとき、印刷される文書には、所定の位置に文書ＩＤなどの文書を区別する情報が符号化されたバーコードが付加されている。バーコードが付加された文書は、会議の現場で参加者に配付される。会議中、参加者は、必要に応じて配布された文書にアノテーション（手書きのメモ、書き込み）を書き込むことができる。

そして、会議終了後、参加者、議長、主催者、又は事務局の代表者が全員の文書を回収し（ステップＳ２０３）、これをネットワークスキャナ１によって読み込む（ステップＳ２０４）。ネットワークスキャナ１で読み込んだ文書は、サーバ４に転送される。サーバ４は、イメージとして読み込んだバーコードを復号化して、読み込んだ文書とサーバ４に登録されている文書とを比較する。そして、読み込んだ文書とサーバ４に登録されている文書との差分情報から、参加者が書き込んだアノテーションが抽出され、その位置、大きさなどを算出し、文書ＩＤを付してサーバ４に格納される。

サーバ４に格納された文書とアノテーションは、必要に応じて関連づけられ、様々な形式に変換され、サーバ４のポータル・サイトを介してユーザに公開される。すなわち、会議後に、会議において使用した配布資料をアノテーション付きで閲覧することができる。

このとき、ユーザは、自分が配布資料に書き込んだアノテーションだけではなく、同じ会議に参加した他の参加者のアノテーションも閲覧することができる。また、アノテーションをサーバ４に格納するとき、アノテーションを書き込んだ参加者固有の情報をアノテーションに付加することにより、指定したユーザだけのアノテーションを文書と重畳して閲覧することができる。

さらに、会議のキーマンが書き込んだアノテーション又は複数のユーザによって同一箇所に書き込まれたアノテーションを強調して表示することもできる。会議のキーマンなど特定の参加者が付けたアノテーション及びその箇所、複数のユーザが付けたアノテーション及びその箇所は、文書の他の場所に比べて情報としての価値が高い（例えば、会議において議論された重要な点、問題としてピックアップされた点、意志決定のポイントなど）。そのため、サーバ４は、特定の参加者によるアノテーションであるか、複数の参加者によって付されたアノテーションであるか等に基いて、アノテーションに優先順位を付け、該順位に基いて強調したアノテーションをユーザに提供する。

次に、図３を用い、上述したサーバ４における具体的な動作について説明する。サーバ４は、文書登録受付部４ａ、文書登録制御部４ｂ、文書印刷受付部４ｃ、プリント制御部４ｄ、バーコード付与部４ｅ、文書取出制御部４ｆ、スキャン制御部４ｇ、バーコード解析部４ｈ、文書入力受付部４ｊ、アノテーション処理部４ｋ、ビューページ生成部４ｌ、文書ストレージ４ｍ、及び文書ポータルサーバ４ｎを有している。

まず、文書をサーバ４に登録する際の各部の動作について説明する。Ｗｅｂブラウザから文書登録受付部４ａにアクセスし、クライアントＰＣ３において作成した文書を文書登録制御部４ｂを介して文書ストレージ４ｍに登録する。

ここで、図４を用い、文書を文書ストレージ４ｍに登録する具体的な処理について説明する。

まず、ユーザは、文書を登録するための文書登録受付部４ａにブラウザからアクセスする。ユーザは、ブラウザ上で登録する文書を指定するダイアログが開き、文書を指定する（ステップＳ４０１）。次に、ユーザは、登録する文書を参照するための書誌事項を入力する（ステップＳ４０２）。ここでは、会議名や仕事の単位の名前（プロジェクト）を入力する。ここで既に登録されたプロジェクトがある場合は、プロジェクトリストが表示される。ユーザは、プロジェクトリストからプロジェクトを選択するか、又は新たなプロジェクト名を入力する。さらに、この会議又はプロジェクトのオーナー名を入力する。また、必要に応じてこのプロジェクトのメンバー名を入力する。

他の実施形態としては、例えば、ブラウザから文書登録受付部４ａにアクセスする際に、ログインといったユーザの認証処理を行い、認証されたユーザ名をオーナー名として入力する構成が考えられる。ここまでが文書の登録を希望するユーザに要求される操作である。

次に、文書がクライアントＰＣ３から転送され、文書登録受付部４ａが文書を受信する。文書登録受付部４ａが新たな文書を受信すると、文書登録制御部４ｂは、この文書を特定するためのＩＤを取得する（ステップＳ４０３）。さらに、文書登録制御部４ｂは、文書の印刷イメージを作成する（ステップＳ４０４）。印刷イメージは、その文書を紙に印刷したときの見え方を表現した電子イメージであり、Ｂｉｔｍａｐ形式で作成される。印刷イメージを作成は、クライアントＰＣ３で文書を作成した際のアプリケーションの印刷機能とプリンタドライバ形式の画像書き出しアプリケーションを用いて行なわれる。プリンタドライバ形式の画像書き出しアプリケーションは、例えば、ＬＥＡＤ Ｔｅｃｈｎｏｌｏｇｉｅｓ社、ＬＥＡＤ Ｔｏｏｌｓ ｅＰｒｉｎｔ Ｄｒｉｖｅｒなどがある。この場合、クライアントＰＣ３で文書を作成したアプリケーションがサーバ４にインストールされている必要がある。この方法では、未知のファイル形式やすべての文書作成アプリケーションに対応することは困難であるが、実用上はメジャーなアプリケーションであるマイクロソフト社のＭＳ−ＯｆｆｉｃｅやＨＴＭＬなどに対応するのが現実的である。また、ここで対象となる文書は、複数ページから構成される場合もあるため、作成されるｂｉｔｍａｐはＭｕｌｔｉＰａｇｅ ＴＩＦＦ形式を用いる。最後に、文書登録制御部４ｂは、文書、書誌事項、文書ＩＤ、及び印刷イメージを関連づけて文書ストレージ４ｍに格納する（ステップＳ４０５）。

次に、文書ストレージ４ｍに登録された文書をネットワークプリンタ２から出力する処理について図５を用いて説明する。

まず、ユーザは、文書を印刷するための文書印刷受付部４ｃにブラウザからアクセスする。なお、文書印刷受付部４ｃにアクセスする際、ログイン処理を実行し、ユーザにユーザ名及びパスワード等の入力を要求する構成をとってもよい。ユーザ名が入力されると、文書印刷受付部４ｃは、入力されたユーザ名に基いてブラウザ上に該ユーザがオーナーの文書の一覧を取得・表示する（ステップＳ５０１）。具体的には、図４のステップＳ４０５において文書ＩＤが付された文書一覧が表示される。このとき、文書登録時に入力したプロジェクト名等を文書名とともに表示する構成をとってもよい。次に、ユーザは、このリストから印刷する文書を指定する（ステップＳ５０２）。

印刷する文書が指定されると、次に、プリント部数を入力する画面がブラウザ上に表示され、ユーザは印刷部数を入力する（ステップＳ５０３）。プリント部数が入力されると、文書取出制御部４ｆは、一部ごとにプリントＩＤを生成する。例えば、印刷部数が５部であった場合、プリントＩＤは、０００１、０００２、０００３、０００４、０００５といった連番で生成される（ステップＳ５０４）。

なお、プリントＩＤには、任意のラベル文字列を定義することができる（ステップＳ５０５）。ラベル文字列は、具体的には、文書を配付する相手の名前などその文字列から他のユーザが配付相手を識別できる文字列である。ラベル文字列を定義する操作フローは、ユーザが任意にスキップできるものとする。

次に、文書取出制御部４ｃは、文書ストレージ４ｍから指定された文書、書誌事項、文書ＩＤ、及び印刷イメージを読み出し、該文書にプリントＩＤ等を付加してバーコード付与部４ｅに転送する。バーコード付与部４ｅは、文書取出制御部４ｃから受信した文書にバーコードを付加し、プリント制御部４ｄに転送する（ステップＳ５０６）。なお、バーコード付与部４ｅは、印刷イメージのページ毎にバーコードを付与する。プリント制御部４ｄは、バーコードが付与された印刷イメージをネットワークプリンタ２から出力する（ステップＳ５０７）。

なお、バーコード付与部４ｅで付与されるバーコードには、文書ＩＤ、プリントＩＤ、さらに文書のページに対応するページＩＤ等の情報がエンコードされる。また、バーコードは、文書の所定の位置に印刷される。さらに、ラベル文字列は、文字のままバーコード近傍の所定位置に印刷される。バーコードには、例えば「ＱＲコード」といった二次元で情報容量の多い方式を用いる。

次に、会議終了後、参加者が会議中にアノテーションを書き込んだ文書を回収し、該文書を読み込む動作について図６を用いて説明する。

まず、ユーザは、文書のスキャンを受け付ける文書入力受付部４ｊにブラウザからアクセスする。文書入力受付部４ｊは、文書のスキャンを受け付ける際、ログイン処理を行い、ユーザにユーザ名の入力を要求し、ユーザ名を取得する。次に、文書入力受付部４ｊは、ネットワーク上のスキャナの一覧を表示する。ユーザは、ネットワークに接続されたネットワークスキャナ１の一覧から最寄りのネットワークスキャナ１を選択する。最寄りのネットワークスキャナ１が選択されると、該ネットワークスキャナ１の使用が予約される。ユーザは、スキャンする文書をネットワークスキャナ１にセットし、スキャンの開始を要求する。

ユーザがスキャンの開始を要求すると、スキャン制御部４ｇはネットワークスキャナ１に文書の読み取りの実行を指示する。ネットワークスキャナ１はスキャン制御部４ｇからの読み取り実行の指示を受けて、文書の読み取りを開始する（ステップＳ６０１）。ネットワークスキャナ１は、文書に含まれる内容に加え、該文書のページ毎付されたバーコードを読み取る。ネットワークスキャナ１で読み取ったバーコードを含む文書は、スキャン制御部４ｇに一時的に格納される（ステップＳ６０２）。

スキャン制御部４ｇは、格納した文書をバーコード解析部４ｈに転送する。バーコード解析部４ｈは、文書に含まれるバーコードを切り出し、バーコードの復号化を行い、該バーコードから文書ＩＤ、プリントＩＤ、ページＩＤ等、文書出力の際にバーコード付与部４ｅにおいて符号化された情報を取得する（ステップＳ６０３）。そして、バーコード付与部４ｅは、文書をバーコードから取得した情報とともに文書格納制御部４ｉに転送する。文書格納制御部４ｉは、バーコードから取得した情報を利用して文書ストレージ４ｍに文書登録制御部４ｂによって格納された文書を読み出し、該文書とともにネットワークスキャナ１で読み取った文書を文書ストレージ４ｍに格納する（ステップＳ６０４）。

また、他の実施形態としては、本会議支援装置用のネットワークスキャナ１をクライアントＰＣ３専用に設置することもできる。なお、その際、ネットワークスキャナ１はＵＳＢやＳＣＳＩ 等のインタフェースを介してクライアントＰＣ３と接続されているものとする。クライアントＰＣ３は、会議支援装置専用のアプリケーションプログラムを起動し、ネットワークスキャナ１のスキャンボタンが押下されたことを検知して文書のスキャンを開始し、スキャン後はスキャン制御部４ｇの所定の領域に一時的に格納される。

次に、ネットワークスキャナ１で読み取られ、文書ストレージ４ｍに元文書（文書登録制御部４ｂによって文書ストレージ４ｍに登録された文書であり、以下、元文書とする）とともに格納された文書（文書格納制御部４ｉによって格納された文書）からアノテーションを抽出する処理について図７および図８を用いて説明する。

まず、アノテーション処理部４ｋは、元文書と文書格納制御部４ｉによって格納された文書とを用い、両者の差分情報を取得する（ステップＳ７０１）。そして、取得した差分情報からアノテーションを抽出し、ラベリングする（ステップＳ７０２）。アノテーション画像の抽出は、複数の手書きストロークが近接して描かれている場合、その固まりを一つのアノテーションとしてラベル付けして行う。具体的には、以下の手法により行う。なお、アノテーションの抽出方法は、以下に述べる形態に限られるものではない。

差分情報に含まれるアノテーションは、アノテーション部分の画素が１、それ以外が０の値を持った二値画像であるとする。まず、近接したアノテーションを一つの連結領域とするため、膨張処理を行う。膨張処理は、アノテーションを構成する画素を端から順に走査し、該当する画素が０であり、その画素の近傍に１の画素が一つでもあったらその画素を１に置き換えるという処理である。これを所定の回数繰り返す。繰り返し回数は、アノテーションの画素密度とアノテーションの太さ、大きさに依存する。この処理により近接する別々のストロークを互いに接触させ、結果として、近接するストロークの集まりを一つの画素連結成分とする。

次に、各連結成分すなわち膨張処理後のアノテーションに対してラベル付け処理を行う手順について説明する。ラベル付け処理は、膨張処理と同様に、アノテーションを構成する画素を端から順に走査し、値１の画素を検出すると、その画素にラベルが付いているかチェックする。ラベルが付いていなければ、最初のラベルＬ１を付ける。さらに、走査を続け、値１の画素を検出すると、その画素が最後にラベルを付した画素と連結しているか否かを判断する。そして、両者が連結していればＬ１を付し、連結していなければ新たなラベルＬ２を付ける。

さらに、この処理を繰り返し、途中で異なるラベルが付され、且つ複数の画素に連結している画素が検出された場合、その画素に連結しているいずれかの画素のラベルを付す。そして、連結しているが異なるラベルが付されている旨をリストに登録し、さらに走査を続ける。走査が終了すると、リストを参照し同じラベルであるべき画素をいずれか１つのラベルを書き換えて処理を終了する。

次に、膨張処理前のアノテーションと膨張処理後のアノテーションとの論理積をとり、画素値が１となった画素には、膨張処理後のアノテーションの同じ画素に付けられたラベルを付し、これを新たなアノテーションとする。以上の手法により、近接して描かれているストロークには同じラベルが付けられ、アノテーション部分の抽出が完了する。

アノテーション部分の抽出が完了すると、アノテーション処理部４ｋは、同じラベルが付けられたストロークに外接する四角形を計算し、その左上済みの座標と四角形の縦横のサイズを算出する（ステップＳ７０３）。そして、それぞれの四角形を文書から切り出したアノテーション画像（四角形の左上済みの座標、縦横サイズ、ラベルをパラメータとして切り出した画像）に文書ＩＤを付して文書ストレージ４ｍに格納する（ステップＳ７０４）。

次に、文書ストレージ４ｍに格納されたデータの管理方法について説明する。

会議支援装置では、「会議」や「仕事」の単位としてプロジェクトを定義する。一つのプロジェクトでは、複数の文書が利用・参照される。一つの文書は、１ページ以上のページから構成される。また、一つの文書には、その印刷イメージが対応して作成される。印刷イメージは、プロジェクトに参加する参加者の人数に応じて複数部がバーコード付きで印刷される。アノテーションが書き込まれたバーコード付きの文書は、すべてスキャンし、スキャンイメージは文書のページ数×印刷部数分生成される。さらに、一つのスキャンイメージの中には、それぞれの参加者によるアノテーションが複数存在し、各アノテーションは上述の処理によりアノテーション画像から切り出され、文書ストレージ４ｍに格納される。さらに、文書ストレージ４ｍには、これらのファイルと諸データを各プロジェクト単位で記述するメタファイルがプロジェクト毎に生成される。

メタファイルの記述例（図９に示す）を示しながら、メタファイルのデータの構造について説明する。図９に示すメタファイルは、ＸＭＬで記述した例である。一つのプロジェクト毎に一つのメタファイルが存在する。メタフィルは、文書登録制御部４ｂによって文書ストレージ４ｍに登録されるときに作成される。図９に示すメタファイルの２、３行目はプロジェクト名とオーナー名である。さらに、その下にはプロジェクトメンバーが記述される。プロジェクト名は、任意にユーザが決定することができる。文書のオーナー名、及び該プロジェクトに参加するメンバー名はここでは表記していないディレクトリで管理されたユーザＩＤである。

以降は、＜ｄｏｃ＞タグを用いて、そのプロジェクトで利用・参照されるドキュメント単位で、そのメタ情報を記述される。説明のため、プロジェクトで利用される文書が一つの場合を例に示したが、文書が複数ある場合は一つの文書を登録する毎に＜ｄｏｃ＞タグが追加され、メタ情報が記述される。

次に、図９に示すメタファイルが構成されていく過程について説明する。

文書登録制御部４ｂによる文書ストレージ４ｍへの文書の登録が終了した段階では、メタファイルには図９に示すＡで示した部分までが記述される。ここでｄｏｃ００１は、文書登録制御部４ｂが付した文書ＩＤであり、会議支援装置内でユニークな情報である。この文書ＩＤと文書の実体は表記していない別のリストで文書ストレージ４ｍにおいて管理されており、文書ＩＤに基いて文書にアクセスできる。

文書ＩＤには、任意のラベル文字列を付けることができる。例えば、文書ファイル名などであり、ユーザが文書登録時に入力するものである。

また、文書登録と同時に、文書ストレージ４ｍには文書の印刷イメージが生成される。印刷イメージファイルを参照するためのＩＤがｉｍｇ００１である。このＩＤと印刷イメージの実体は表記していない別のリストで文書ストレージ４ｍにおいて管理されており、ＩＤに基いて印刷イメージにアクセスできる。

そして、プリント制御部４ｄにより文書がネットワークプリンタ２から出力されることにより、メタデータファイルのＢ部分が追加記述される。＜ＩＤ＿ｐｒｉｎｔ＞タグは、プリントの部数毎に割り当てられるプリントＩＤである。この例では、プリント部数を５部と指定した。プリントＩＤとして０００１から０００５までが割り当てられている。これは部数毎にユニークな情報である。

さらに、プリントＩＤには、任意のラベル文字列を付けることができる。文書を配付する人の名前などを必要に応じて付することができる。ラベルは、印刷部単位で人が紙を区別するために、バーコード近傍に印刷されるものなので、文書単位でユニークである必要がある．さらにアノテーションを取得して一覧する際、誰のアノテーションかを区別するためには、このラベルが必要である。したがって、アノテーションを書き込んだ人を特定する必要がある場合は、人名などをラベルとして使用する。

印刷時にはバーコードが文書のすべてのページに印刷される。バーコードにエンコードされるデータは、文書ＩＤ、プリントＩＤ、さらに文書のページを表すページＩＤである。文書ＩＤは、同じ文書の印刷であれば、文書ストレージ４ｍに格納された文書間においてユニークな情報である。プリントＩＤは、ネットワークプリンタ２から出力される印刷部毎にユニークな情報である。ページＩＤは、各印刷部に含まれるページ毎にユニークな情報である。さらにプリントＩＤのラベル文字列は、印刷部毎にユニークであり、かつバーコード近傍に文字そのものが印刷される。

また、ネットワークスキャナ１によりスキャン処理が実行されることにより、メタデータファイルのＣ部分が追加記述される。＜ＩＤ＿ｓｃａｎ＞タグは、スキャンした文書の部数毎に割り当てられるスキャンＩＤである。この例では、スキャン部数が５部であった場合を示す。スキャンＩＤには、スキャンした文書のバーコードから復号化したプリントＩＤと同じＩＤが割り当てられる。これは印刷部間でユニークな情報である。印刷した文書が全てスキャンされれば、プリントＩＤとスキャンＩＤは一対一に対応する。文書ＩＤ、スキャンＩＤ、及びスキャンされた文書の実体は表記していない別のリストで文書ストレージ４ｍにおいて管理されており、文書ＩＤとスキャンＩＤ を知ることでスキャンされた文書にアクセスすることができる。

次に、アノテーションが抽出されると、メタデータファイルのＤ、Ｅ、Ｆの部分が追加記述される。アノテーションの単位は、先の説明でアノテーション画像が定義された単位である。＜ａｎｎｏｔａｔｉｏｎ＞タグは、一つのアノテーションを表している。＜ＩＤ＿ａｎｎｏｔａｔｉｏｎ＞は、アノテーション画像のＩＤ（以下、アノテーションＩＤとする）であり、文書単位ですべてのアノテーション間においてユニークな情報である。アノテーションＩＤ、文書ＩＤ、アノテーション画像の実体は表記していない別のリストで文書ストレージ４ｍにおいて管理されており、文書ＩＤ及びアノテーションＩＤを知ることでアノテーション画像にアクセスすることができる。さらに、各＜ａｎｎｏｔａｔｉｏｎ＞には、アノテーションが発生したプリントＩＤ、ページ、位置、大きさが記述されている。＜ｐｏｓｉｔｉｏｎ＿ｈ＞、＜ｐｏｓｉｔｉｏｎ＿ｘ＞は、先に説明したアノテーションの左上端の座標である。また、＜ｈｅｉｇｈｔ＞、＜ｗｉｄｔｈ＞は、アノテーション画像の高さと幅である。

以上の過程により、メタファイルが構成される。

次に、アノテーションを共有するための文書ポータルの機能について説明する。上述の処理で生成された文書、メタファイル等は、文書ストレージ４ｍの所定の場所に格納される。文書ストレージ４ｍに格納された文書、メタファイル等は、ビューページ生成部４ｌにおいて、ＨＴＭＬ等で記述されたビューに変換され、Ｗｅｂブラウザにより文書ポータルとしてユーザに提供される。ビューページ生成部４ｌで生成されたビューは、ユーザ毎に対応する文書、メタファイル等を抽出して生成される。したがって、文書ポータルにユーザがアクセスする際、ユーザはログイン処理を経る必要がある。

そして、ユーザがログインすると、ログインしたユーザが設定したプロジェクト又はログインユーザがメンバーに入っているプロジェクトの一覧が提供される。提供されたプロジェクトの一覧から、所望のプロジェクトを選択すると、そのプロジェクトで利用参照された文書の一覧が表示される。文書の一覧は、文書名とともに、その文書に付けられたアノテーションに関わる情報が併記して表示される。アノテーションに関わる情報は、アノテーションの総数、アノテーションが所定の数以上集中して付けられている文書の部分、複数のユーザが同じ領域にアノテーションを付した文書の部分などである。文書の部分は、対応する文書の印刷イメージから該当箇所を切り出した部分の画像などにより表示する。

アノテーション画像が集中して書き込まれている箇所の切り出し方について説明する。例えば、Ａ４サイズの文書であれば、その印刷イメージを上下に３つ、左右に２つ、計６つの領域に分割する。そして、分割された領域毎に、メタファイルに記述されたアノテーション画像の左上端の座標がいくつ存在するかをカウントする。このカウント値に基づいて文書の領域毎の重みを定義し、それをしきい値処理することにより、アノテーション画像が集中している部分を領域単位で切り出す。

切り出した領域は、その領域に付けられたアノテーション画像と重畳して表示される。このとき、特定のユーザのアノテーション画像であれば、ネットワークスキャナ１で読み取ったそのユーザの文書からアノテーション画像を切り出す。複数のユーザのアノテーション画像が集中した場合などを表示する場合、印刷イメージから該当部分を切り出し、その文書のその領域に該当するアノテーション画像をその位置に重畳して表示する。

さらに、前記文書一覧から文書を選択すると、文書の印刷イメージが表示される。さらに、所望のユーザを選択する操作インタフェースが併設されて表示され、これを操作することにより所望のユーザのアノテーション画像を重畳して表示することができる。

さらに、文書の部分の重みを表示する操作インタフェースが併設されて表示され、これを操作することにより、前述した特定のユーザによるアノテーション画像が集中した箇所、異なるメンバーが同じ場所にアノテーションを付けた箇所などのアノテーション画像を重畳して表示できる。または、アノテーション画像を強調して表示することもできる。

上述の構成により、以下の効果が得られる。

本実施形態に係る会議支援装置によれば、アノテーションを共有することにより、グループワーク（すなわち会議など）で用いた文書の部分の重要度や関心度といった情報の重みを客観的・電子的に表現することができる。これにより、重要な部分のみを簡単に参照できる。また、グループワークのコンテンツを効率よく振り返ることができ、グループワークの効率やアウトプットの質の著しい向上できる。

また、本実施形態に係る会議支援装置によれば、会議室毎に高価な専用端末や大画面ディスプレイを設置することなく、低コストで、かつ参加者間でアノテーションの共有を行うことができる。

また、本実施形態に係る会議支援装置によれば、紙文書配付による従来の会議スタイルを、会議中において変えることなく、アノテーションの共有することができる。これにより、慣れ親しんだ作法をそのまま継続でで、議論に集中することができる。さらに、情報機器のリテラシに依存せず、誰でもシステムが提供する恩恵を受けることができる。

さらに、本実施形態に係る会議支援装置によれば、アノテーションを電子的にリアルタイムに共有する処理による負担が小さく、かつ古典的な画像処理技術、市販のプリント環境、スキャン環境、及びサーバマシンのみでアノテーション共有環境を構築することができる。

本実施形態に係る会議支援装置の構成の概略図である。 本実施形態に係る会議支援装置の動作の概略を示すフローチャートである。 本実施形態に係る会議支援装置のシステム構成を示すブロック図である。 文書を登録する処理のフローチャートである。 文書を出力する処理のフローチャートである。 アノテーションが付された文書を読み込む処理のフローチャートである。 アノテーションを抽出する処理のフローチャートである。 アノテーションが書き込まれた文書の一例である。 メタファイルの構成を示す図である。 アノテーションが書き込まれた文書の一例である。

符号の説明

１ ネットワークスキャナ
２ ネットワークプリンタ
３ クライアントＰＣ
４ サーバ

Claims (9)

1. 会議の配布資料に付されたアノテーションを管理する会議支援装置において、
   前記配布資料に文書固有の情報を付して管理する管理手段と、
   前記文書固有の情報を符号化する符号化手段と、
   前記配布資料に符号化手段によって符号化された前記文書固有の情報を付した印刷ビューを生成する印刷ビュー生成手段と、
   前記印刷ビュー生成手段によって生成された前記印刷ビューを出力する印刷手段と、
   前記印刷手段によって出力され、前記アノテーションが付された前記配布資料を読み取る読取手段と、
   前記読取手段によって読み取った前記配布資料に含まれる前記符号化された前記固有の情報を復号化する復号化手段と、
   前記読取手段によって読み取った前記配布資料から前記アノテーションを抽出する抽出手段と、
   前記文書固有の情報を付して前記アノテーションを管理するアノテーション管理手段とを有することを特徴とする会議支援装置。
2. 前記文書固有の情報は、前記配布資料を識別する文書ＩＤを有することを特徴とする請求項１記載の会議支援装置。
3. 前記文書固有の情報は、前記アノテーションが付された印刷部を識別する印刷ＩＤを有することを特徴とする請求項１又は２記載の会議支援装置。
4. 前記アノテーション管理手段は、前記文書固有の情報と関連づけて前記アノテーションを管理することを特徴とする請求項１から３のいずれか１項記載の会議支援装置。
5. 前記アノテーション管理手段は、前記文書固有の情報に基づき前記アノテーションに重み付けして管理することを特徴とする請求項４記載の会議支援装置。
6. 前記アノテーション管理手段は、前記配布資料の同じ領域に付された前記アノテーションの数に応じて前記アノテーションに重み付けして管理することを特徴とする請求項４記載の会議支援装置。
7. 前記アノテーション管理手段は、前記配布資料の所定領域に付された前記アノテーションの数に応じて前記所定領域に含まれる前記アノテーションに重み付けして管理することを特徴とする請求項４記載の会議支援装置。
8. 請求項１から８のいずれか１項記載の会議支援装置を動作させることを特徴する会議支援プログラム。
9. 請求項１から８のいずれか１項記載の会議支援装置を動作させる会議支援プログラムを記録することを特徴とする記録媒体。

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