JP2006127354A - ワークフロー管理方法およびシステム - Google Patents

Abstract

【課題】 ワークフロー中ですぐに処理する必要のない作業のステータスを管理し、処理可能となる適切なタイミングで担当者に通知するように制御する。
【解決手段】 ワークフロー制御プログラム133は、作業情報テーブル132に設定された作業案件の作業ステップについてワークフロー定義情報テーブル131を参照して通知判定を要する作業ステップか否かを判定し、通知判定を要する作業ステップの場合には、通知判定プログラム134の実行結果に基づいて作業情報テーブル132の当該作業ステップのステータスを通知可能又は通知不可のいずれかに設定する。監視プログラム136は、作業情報テーブル132中のステータスが通知不可の案件を監視し、通知判定プログラム134の実行結果に応じてそのステータスを通知可能に更新する。
【選択図】 図１

Description

本発明は、一連の作業がその順序に従って実行されるよう制御するワークフロー管理システムに関する。

ワークフロー管理システムとは、複数の作業者が関わる一連の作業の順序を定義し、それにもとづいてワークフロー制御プログラムが作業の発生や完了を管理するものである。ワークフロー管理システムは、定められた順序にもとづき、前の作業ステップが完了した時点で次に実行すべき作業ステップを発生させ、その作業ステップの担当者へ通知する。担当者への通知は、作業一覧画面を介して行われる。作業一覧画面は、担当者が処理すべき作業案件の情報が一覧で表示されるため、作業指令リストの役目も果たす。

ワークフローでは、基本的に前の作業が完了した時点ですぐに処理すべき作業がほとんどであるが、すぐに処理する必要のない作業もある。例えば契約管理業務において、解約のワークフローを考えると、顧客からの解約申し出が解約予定日の数ヶ月前に行われる。この場合、社内の決裁までの作業ステップはすぐに処理すべきであるが、顧客へ解約書類を送付する作業ステップは決裁後すぐに処理してはいけない。解約書類送付作業は、解約予定日の数週間前に実施するのが適切である。このように、前の作業が完了してすぐではなく、業務上適切な日に処理するのが良い場合がある。

なお特開平０８−１３７９４６号公報（特許文献１）に記載の技術は、表示開始日時と表示終了日時を作業者が設定することによって、スケジュール情報や作業情報を適切な期間表示するものである。

特開平０８−１３７９４６号公報

従来の技術では、すぐに処理する必要のない作業もすぐに処理すべき作業も同様に作業一覧画面に表示されるため、すぐに処理する必要のない作業を誤ってすぐに処理してしまうという判断ミスが起こる可能性がある。またすぐに処理する必要のない作業は、しばらく放っておくことになるので、本当に処理すべきタイミングを忘れてしまう可能性もある。

また期日が来たとき自動的に完了して次に遷移する作業を前作業と後作業の間に設けることによって、適切なタイミングで後作業を発生させ、担当者へ通知することもできる。しかしすぐに処理する必要のない後作業の状況が変わってすぐに処理する必要が生じた場合には、発生していない後作業の存在を担当者が確認する手段がないため、対応することができないという問題があった。

また通知されていない作業についてすぐに処理する必要が生じたなど状況が変わったときにも対応できるように、通知されていない作業を確認できるようにすることも必要である。

本発明の目的は、すぐに処理する必要のない作業のステータスを管理し、処理可能となる適切なタイミングで担当者に通知するように制御することにある。

本発明は、計算機がワークフロー管理プログラムを実行することによって、担当者に通知するか否か判定する必要のある作業ステップについて該当するアプリケーションプログラムの処理を介入させ、このアプリケーションプログラムの実行結果に基づいて当該作業ステップのステータスを通知可能又は通知不可に設定するワークフロー管理技術を特徴とする。

本発明によれば、すぐに処理する必要のない作業案件が処理に最適のタイミングになったとき担当者に通知されるため、担当者の判断ミスを減少させることができる。

以下、本発明の一実施形態について図面を用いて説明する。

図１は、本実施形態のワークフロー管理システムの構成を示す図であり、システムは、ネットワーク110に接続されたクライアントコンピュータ120とワークフローサーバ130で構成される。クライアントコンピュータ120は、ワークフローサーバ130から取得した情報を表示するための画面表示プログラム121を実行する。ワークフローサーバ130は、作業順序と通知判定の定義を格納するワークフロー定義情報テーブル131に従い作業の発生を制御し、作業情報テーブル132に作業の情報を格納するワークフロー制御プログラム133と、ワークフロー制御プログラム133から呼び出されて作業の通知可否を判定する通知判定プログラム134と、ワークフロー制御プログラム133から取得した作業情報を画面表示プログラム121に送信する作業一覧表示プログラム135と、定期的にあるいは操作員の指示により起動されて作業の通知可否を判定する監視プログラム136とを実行する。

ワークフローサーバ130は、ＣＰＵ、メモリ、記憶装置を備える計算機である。この記憶装置は、ワークフロー定義情報テーブル131および作業情報テーブル132を格納する。ワークフローサーバ130に関する上記プログラムは、メモリに格納されＣＰＵによって実行される。ワークフロー制御プログラム133、作業一覧表示プログラム135および監視プログラム136の全体は、ワークフロー管理プログラムを構成する。通知判定プログラム134は、業務処理のためのアプリケーションプログラムに属する。

クライアントコンピュータ120は、ＣＰＵ、メモリ、入力装置および表示装置を備える計算機である。画面表示プログラム121は、このメモリに格納されＣＰＵによって実行される。

図２は、ワークフロー定義の例として、契約管理業務における解約のワークフローを説明する図である。本ワークフローは、５つの作業ステップから構成され、それぞれの作業ステップは適切な担当者によって実行される。まず受付201のステップにおいて、顧客から解約の申し出を受け付けることから始まる。次に審査202において、解約申し出の内容を審査する。次に決裁203において、本解約について社内決裁を行う。次に解約書類送付204において、解約に必要な書類を顧客に送付する。そして顧客から提出された書類をもとに、解約処理205において、確定情報の登録や精算金の処理などを行う。本業務は、通常、解約予定日の３ヶ月前に顧客から申し出があるが、解約書類送付は解約予定日の２週間前に行うのが適切である。従来のワークフロー管理システムでは、決裁後すぐに解約書類送付作業の担当者に通知されることになり、誤ってすぐに処理してしまうなどの可能性があった。本発明は、解約書類送付作業の担当者に解約予定日の２週間前になった時点で通知を行うことにより、判断ミスを回避して適切なタイミングで処理できるようにする。

図３は、ワークフロー定義情報テーブル131のデータ構成を示す図である。本テーブルは、作業ステップごとにワークフロー定義情報を格納する。格納される情報は、作業が属するワークフローの名称であるワークフロー名301と、作業ステップの名称である作業名302と、作業を担当する人の氏名である担当者303と、作業の通知可否を判定するプログラムの名称である通知判定プログラム名304と、ワークフロー上の順序で次に該当する作業ステップの名称である次作業名305で構成される。通知判定プログラム名304が単一のプログラムに限られる場合などでは、通知判定プログラム名304の名称を設定する代わりに通知判定を要する作業ステップであることを示すフラグを設定してもよい。このように、ワークフローの特定の作業ステップについて通知判定プログラム名を設定することによりあるいは通知判定プログラムの介入を示すフラグを設定することにより、全業務について一律ではなく、業務の特性に応じたきめ細かい通知制御が可能になる。なお本テーブルはあくまでも一つの例であり、次作業との関係を別テーブルとして分割する場合や、担当者を固定ではなくルールにより決定する場合などについても、本発明は適用可能である。またテーブル形式ではなく、記述言語を用いてワークフローを定義する場合も本発明を適用可能である。

図４は、作業情報テーブル132のデータ構成を示す図である。本テーブルは、ワークフローを実行中の作業案件についての情報が格納される。格納される情報は、ワークフローで扱う一連の仕事を識別する案件ＩＤ401と、作業を識別する作業ＩＤ402と、作業ステップの名称である作業名403と、作業を担当している人の氏名である担当者404と、作業の状態を示すステータス405と、作業が開始された日付である開始日406と、作業が完了された日付である完了日407で構成される。

図５は、作業のステータスの状態遷移を説明する図である。作業のステータスは、条件によって未通知501または未処理502から始まる。未通知501の場合、条件が成立した段階で未処理502に遷移する。そして未処理502から処理中503、完了504へと遷移していく。実際には、ワークフロー上で新たな作業が発生すると、ステータス405が未通知または未処理の作業として作業情報テーブル132に格納される。ステータス決定のしくみについては後述する。そして作業者が処理を開始した時点で作業情報テーブル132の当該作業情報のステータス405が処理中に更新され、作業を完了した場合にステータス405が完了に更新される。

図６は、作業発生時に通知可否を判定するワークフロー制御プログラム133の処理手順を示すフローチャートである。本処理は、ワークフロー上の前作業が完了した時点で実行される。まずワークフロー制御プログラム133は、ステップ601において、作業ステップの完了した作業案件について、そのステータス405を完了として、作業情報テーブル132の該当する作業ステップの情報を更新する。次にワークフロー制御プログラム133は、ステップ602で、ワークフロー定義情報テーブル131を参照し、その次作業名305に設定される次作業の情報を取得する。ステップ603では、ワークフロー制御プログラム133は、次作業の情報が存在するか否か判定する。

次作業の情報が存在していなければ終了となるが、次作業が存在している場合には、ワークフロー制御プログラム133は、ステップ604において、次作業の通知判定プログラム名304が定義されているか否か判定する。次作業に通知判定プログラム名304が定義されていれば、ワークフロー制御プログラム133は、次のステップ605を実行し、定義されていなければステップ607を実行する。図３の場合、解約書類送付作業の場合では、解約書類送付判定という通知判定プログラム名が設定されているため、次のステップ605を実行することになる。すなわちワークフロー制御プログラム133は、通知判定プログラム名304に制御を渡し、ステップ605では、該当する通知判定プログラム134が実行される。

通知判定プログラム134は、当該作業がすぐに処理すべき作業か否かを判定し、すぐに処理すべき作業の場合は実行結果として通知可を応答し、すぐに処理する必要のない作業の場合は実行結果として通知不可を応答する。ワークフロー制御プログラム133は、通知判定プログラム134に当該案件の案件ＩＤ401を渡す。通知判定プログラム134は、この案件ＩＤ401により作業情報テーブル132の当該作業情報を参照し、通知可か通知不可かを判定する。その処理内容はワークフロー管理プログラムとは別のアプリケーションの詳細に関係するものなので、ここでは触れない。ここで通知判定プログラム134は、業務データをもとに通知可否を判定するルールを適用することも可能であり、それにより複雑なルールを用いて判定することもできる。

ワークフロー制御プログラム133は、ステップ606で、通知判定プログラム134の実行結果が通知可か否か判定する。通知可の場合、ワークフロー制御プログラム133は、ステップ607において、当該作業のステータス405を未処理として、次作業を作業情報テーブル132に格納する。通知不可の場合、ステップ608において、ワークフロー制御プログラム133ステータスを未通知として、次作業を作業情報テーブル132の作業名403に格納する。図４の解約書類送付作業は、解約書類送付判定という通知判定プログラムの実行結果が通知不可であった場合の例である。

図７は、作業一覧を表示する処理の手順を示すフローチャートである。作業一覧の表示は、担当者が処理すべき作業の一覧を確認するタイミングで実行される。まずステップ701において、画面表示プログラム121は、作業一覧表示プログラム135へ要求元の担当者名を伴って作業一覧を要求するメッセージを送信する。すると、ステップ702において、作業一覧表示プログラム135は、ワークフロー制御プログラム133へ担当者名を伴って作業一覧を要求する。これを受けて、ステップ703でワークフロー制御プログラム133は、作業情報テーブル132から指定された担当者の作業情報のうちステータス405が未処理または処理中の作業情報を取得する。ステップ704では、作業一覧表示プログラム135は、ワークフロー制御プログラム133から受け取った作業情報を画面表示プログラム121へ送信する。ステップ705で画面表示プログラム121は、受け取った情報を基にして作業の一覧を表示する。ここでステップ703において、ワークフロー制御プログラム133は、ステータスが未通知の作業情報は取得しないため、ステップ705において、すぐに処理する必要のない作業は担当者に通知されないことになる。これにより、すぐに処理する必要のない作業を誤ってすぐに処理してしまうなどの判断ミスを回避できる。また担当者に作業情報が通知される前に自動的にフィルタリングされることになるため、担当者が各作業についてすぐに処理すべきかどうかを判断してその都度フィルタリングする手間を省くことが可能になり、担当者の利便性を向上させることができる。

図８は、未通知作業の通知可否を判定する監視プログラム136の処理手順を示すフローチャートである。監視プログラム136は、作業発生時に未通知となった作業案件を対象として、通知可否の判定を行う。まず監視プログラム136は、ステップ801において、作業情報テーブル132からステータス405が未通知の作業情報を取得する。そして監視プログラム136は、取得した作業案件の分だけ、ループの始めであるステップ802からループの終わりであるステップ807までを繰り返して実行する。繰り返される処理は、まずステップ803でワークフロー定義情報テーブル131から通知判定プログラム名304を取得することから始まる。次にステップ804において、該当する通知判定プログラム134が呼ばれ、そのプログラムが実行される。ステップ805で監視プログラム136は、通知判定プログラム134の実行結果が通知可か否か判定する。通知不可の場合は、ループ内の処理は終了となる。通知可の場合は、ステップ806において、監視プログラム136は、ステータス405を未処理として、作業情報テーブル132の該当する作業案件の情報を更新する。

図９は、未通知作業の作業一覧を表示する処理の手順を示すフローチャートである。未通知の作業一覧の表示は、担当者がすぐに処理する必要のない作業の一覧を確認するタイミングで実行される。まずステップ901において、画面表示プログラム121は、作業一覧表示プログラム135へ要求元の担当者名を伴って未通知作業一覧を要求するメッセージを送信する。すると、ステップ902において、作業一覧表示プログラム135は、ワークフロー制御プログラム133へ担当者名を伴って未通知作業一覧を要求する。これを受けて、ステップ903でワークフロー制御プログラム133は、作業情報テーブル132から指定された担当者の作業情報のうち、ステータス405が未通知の作業情報を取得する。ステップ904では、作業一覧表示プログラム135は、ワークフロー制御プログラム133から受け取った作業情報を画面表示プログラム121へ送信する。ステップ905で画面表示プログラム121は、受け取った情報を基にして作業の一覧を表示する。ここでステップ903において、ワークフロー制御プログラム133は、ステータスが未通知の作業情報を取得するため、ステップ905において、担当者はすぐに処理する必要のない作業を確認することが可能になる。これにより、すぐに処理する必要のない作業の状況が変わってすぐに処理する必要が生じた場合にも対応できるようになる。

実施形態のワークフロー管理システムの構成図である。 ワークフローの例を示す図である。 ワークフロー定義情報テーブルの構成例を示す図である。 作業情報テーブルの構成例を示す図である。 作業のステータスの状態遷移の例を説明する図である。 作業発生時に通知可否を判定する処理の手順を示すフローチャートである。 作業一覧を表示する処理の手順を示すフローチャートである。 未通知作業の通知可否を判定する処理の手順を示すフローチャートである。 未通知作業の作業一覧を表示する処理の手順を示すフローチャートである。

符号の説明

120：クライアントコンピュータ、121：画面表示プログラム、130：ワークフローサーバ、131：ワークフロー定義情報テーブル、132：作業情報テーブル、133：ワークフロー制御プログラム、134：通知判定プログラム、135：作業一覧表示プログラム、136：監視プログラム

Claims (5)

1. 一連の作業ステップと作業ステップの順序が記憶装置上に設定されるワークフロー定義情報に基づき、各作業案件の作業進捗状況に応じて記憶装置上に設定される作業案件の作業ステップのステータスを計算機が実行するワークフロー管理プログラムによって更新するワークフロー管理方法において、
   前記ステータスは、前記作業ステップの担当者に作業案件の存在を通知可能なステータスと通知不可のステータスとを含み、
   前記ワークフロー定義情報は、作業ステップが通知判定を要する作業ステップか否かを示す情報を含み、
   前記ワークフロー管理プログラムを実行することによって、前記作業ステップの実行開始時に前記ワークフロー定義情報を参照して当該作業ステップが通知判定を要する作業ステップか否か判定し、
   当該作業ステップが通知判定を要するステップである場合に該当するアプリケーションプログラムに制御を渡し、
   前記アプリケーションプログラムの実行結果に基づいて当該作業ステップのステータスを通知可能なステータスと通知不可のステータスのいずれかに設定することを特徴とするワークフロー管理方法。
2. さらに前記ワークフロー管理プログラムを実行することによって、前記ステータスが通知不可に設定された作業ステップを有する作業案件を抽出し、
   抽出された前記作業案件の作業ステップについて前記アプリケーションプログラムに制御を渡し、
   前記アプリケーションプログラムの実行結果が通知可能であれば、抽出された当該作業ステップのステータスを通知可能に更新することを特徴とする請求項１記載のワークフロー管理方法。
3. さらに前記ワークフロー管理プログラムを実行することによって、クライアントコンピュータからの要求に応答して要求元の担当者の担当する作業案件のうち前記ステータスが通知不可の状態にある作業ステップに係わる作業案件についての情報を要求元の前記クライアントコンピュータへ送信することを特徴とする請求項１記載のワークフロー管理方法。
4. 計算機のメモリに格納されたプログラムをＣＰＵによって実行することによって各作業案件の作業進捗状況を制御するワークフロー管理システムにおいて、
   一連の作業ステップと作業ステップの順序が設定され、前記一連の作業ステップのうち一部の作業ステップが通知判定を要する作業ステップであることを示す情報を含むワークフロー定義情報と、実行中の各作業案件についてその作業ステップの名称と当該作業ステップのステータスが設定され、前記ステータスは前記作業ステップの担当者に作業案件の存在を通知可能なステータスと通知不可のステータスとを含む作業情報テーブルとを格納する記憶装置と、
   前記作業ステップの実行開始時に前記ワークフロー定義情報を参照して当該作業ステップが通知判定を要する作業ステップか否か判定する手段と、
   当該作業ステップが通知判定を要するステップである場合に該当するアプリケーションプログラムに制御を渡す手段と、
   前記アプリケーションプログラムの実行結果に基づいて当該作業ステップのステータスを通知可能なステータスと通知不可のステータスのいずれかに設定する手段とを含むことを特徴とするワークフロー管理システム。
5. さらに前記ワークフロー管理システムは、前記ステータスが通知不可に設定された作業ステップを有する作業案件を抽出する手段と、
   抽出された前記作業案件の作業ステップについて前記アプリケーションプログラムに制御を渡す手段と、
   前記アプリケーションプログラムの実行結果が通知可能であれば、抽出された当該作業ステップのステータスを通知可能に更新する手段とを有することを特徴とする請求項４記載のワークフロー管理システム。
   

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