JP2006120001A - ファイル検索プログラムおよびファイル検索装置 - Google Patents

Abstract

【課題】 ユーザの負担を軽減した効率的な検索処理をコンピュータに実行させること。
【解決手段】 ファイルをフォルダに分類して記憶するＨＤを備えたコンピュータで実行されるファイル検索プログラムは、ＨＤに記憶されているファイルを検索するステップ（Ｓ１２）と、検索ステップにより抽出されたファイルが分類されているフォルダを識別するための識別情報を、抽出されたファイルに基づき定まる順に表示するステップ（Ｓ１４）とをコンピュータに実行させる。
【選択図】 図４

Description

この発明はファイル検索プログラムおよびファイル検索装置に関し、特に、検索条件を入力してファイルを検索する処理をコンピュータに実行させるファイル検索プログラムおよびファイル検索装置に関する。

サーバ等に蓄積された様々なファイルから所望するファイルを検索する際、ユーザが入力したキーワードを用いて直接検索を実行する検索方法が行なわれている。

特開平１１−２４９９３８号公報（特許文献１）には、指定された検索条件により検出された文書ファイルを表示するときに、その検出された文書ファイルを格納するフォルダおよびそのフォルダの上位フォルダとともに階層的に一覧表示するようにした文書処理装置が記載されている。この文書処理装置は、文書ファイルをフォルダとともに階層的に表示するため、検出された文書と階層的に近い位置に存在する文書ファイルのアクセスが容易に行なえる。

しかしながら、特開平１１−２４９９３８号公報に記載の文書処理装置は、検出された文書ファイルが複数ある場合には、検出された数の文書ファイルが階層的に表示される。このため、検出結果が多い場合には全てを一度に表示することができない場合や、表示された多くの文書ファイルのうちから所望のファイルを選択することが困難となる。また、検出された文書ファイルと階層的に近い位置に存在する文書ファイルにアクセスするためには、検出された文書ファイルを格納するフォルダを指定する必要があるが、複数のフォルダが表示される場合には、いずれのフォルダに所望する文書ファイルが存在するのかが不明である。このため、所望する文書ファイルが見つかるまで、表示されたフォルダを順に指定しなければならず、最悪の場合には全てのフォルダを指定しなければならない。
特開平１１−２４９９３８号公報

この発明は上述した問題点を解決するためになされたもので、この発明の目的の１つは、ユーザの負担を軽減した効率的な検索処理をコンピュータに実行させることが可能なファイル検索プログラムを提供することである。

この発明の他の目的は、ユーザの負担を軽減した効率的な検索処理を実行可能なファイル検索装置を提供することである。

上述した目的を達成するために、この発明のある局面によれば、ファイル検索プログラムは、ファイルをフォルダに分類して記憶する記憶手段を備えたコンピュータで実行されるファイル検索プログラムであって、記憶手段に記憶されているファイルを検索するステップと、検索ステップにより抽出されたファイルが分類されているフォルダを識別するための識別情報を、抽出されたファイルに基づき定まる順に表示するステップとをコンピュータに実行させる。

この発明に従えば、ファイルを検索すると、抽出されたファイルが分類されているフォルダを識別するための識別情報が、抽出されたファイルに基づき定まる順に表示される。フォルダには同じ類のファイルが分類されているので、検索条件に合致するファイルが分類されているフォルダには、検索者が探しているファイルが分類されている可能性が高い。このため、所望するファイルがファイルの検索条件では抽出されなかった場合であっても、表示されたフォルダの識別情報を基に探し出すことができる。その結果、ユーザの負担を軽減した効率的な検索処理をコンピュータに実行させることが可能なファイル検索プログラムを提供することができる。

好ましくは、検索ステップにより抽出されたファイルの数をフォルダごとに計数するステップと、抽出されたファイルが分類されているフォルダを計数ステップにより計数された数で定まる順に並び替えるステップとをさらにコンピュータに実行させる。

計数された数で定まる順は、好ましくは、数の多い順である。検索により抽出されたファイルが分類されている数が多いほど、ユーザが所望するファイルが分類されている可能性が高い。このため、所望するファイルが分類されているであろう可能性の高い順にフォルダの識別情報が表示される。その結果、所望するファイルを早く探し出すことが可能となる。

好ましくは、検索ステップにより抽出されたファイルの数をフォルダごとに計数するステップと、抽出されたファイルが分類されているフォルダのうちから計数ステップにより計数された数が所定のしきい値以上であるフォルダを選択するステップとをさらにコンピュータに実行させる。

抽出されたファイルが分類されている数が少ないほど、ユーザが所望するファイルが分類されている可能性が低い。このため、所望するファイルが分類されている可能性の低いフォルダの識別情報を表示しないようにして、不必要な情報がユーザに提供されるのを防止することができる。

好ましくは、記憶手段は、ファイルがアクセスされた回数を該ファイルと関連付けて記憶しており、抽出されたファイルが分類されているフォルダに分類されているファイルのアクセス回数の合計を算出するステップと、抽出されたファイルが分類されているフォルダを算出されたアクセス回数の合計で定まる順に並び替えるステップとをさらにコンピュータに実行させる。

アクセス回数の合計で定まる順は、好ましくは、合計の多い順である。ファイルへのアクセス回数が多いほど、ユーザが所望するファイルが分類されている可能性が高い。所望するファイルが分類されているであろう可能性の高い順にフォルダの識別情報が表示されるので、所望するファイルを早く探し出すことが可能となる。

好ましくは、記憶手段は、ファイルがアクセスされた回数を該ファイルと関連付けて記憶しており、抽出されたファイルが分類されているフォルダに分類されているファイルのアクセス回数の合計を算出するステップと、抽出されたファイルが分類されているフォルダのうちから、算出されたアクセス回数の合計が所定のしきい値以上のフォルダを選択するステップとをさらにコンピュータに実行させる。

フォルダは、それに分類されたファイルのアクセス回数が少ないほど、ユーザが所望するファイルが分類されている可能性が低い。このため、所望するファイルが分類されている可能性の低いフォルダの識別情報を表示しないようにして、不必要な情報がユーザに提供されるのを防止することができる。

好ましくは、記憶手段は、フォルダが作成された日時または更新された日時を該フォルダの識別情報と関連付けて記憶しており、抽出されたファイルが分類されているフォルダを該フォルダが作成された日時または更新された日時に基づき定まる順に並び替えるステップをさらにコンピュータに実行させる。

フォルダが作成された日時または更新された日時に基づき定まる順は、好ましくは、検索実行時に近い順である。検索の実行が、フォルダが作成された日時または更新された日時に近いほど、ユーザが所望するファイルが分類されている可能性が高い。このため、所望するファイルが分類されている可能性の高い順にフォルダの識別情報が表示される。その結果、所望するファイルを早く探し出すことが可能となる。

好ましくは、識別情報は、定められた順に並べて表示される。

この発明に従えば、順に並べて表示されるので、所望するファイルが分類されている可能性の高い順を、ユーザに分かりやすく表示することができる。

好ましくは、識別情報は、定められた順に態様を異ならせて表示される。

この発明に従えば、識別情報が表示される順が任意の順の場合、または、表示順が識別情報の若い順等の他の基準で定まる順であっても、ユーザが所望するファイルが分類されている可能性を示す順序を、ユーザに知らせることができる。

好ましくは、識別情報は、定められた順に色または濃度を異ならせて表示される。

この発明に従えば、ユーザが所望するファイルが分類されている可能性を示す順序を、色または濃度でユーザに知らせることができる。

好ましくは、識別情報は、定められた順に大きさを異ならせて表示される。

この発明に従えば、ユーザが所望するファイルが分類されている可能性を示す順序を、表示される識別情報の大きさでユーザに知らせることができる。

好ましくは、識別情報は、予め定められた表示可能な最大数まで表示される。

この発明に従えば、フォルダの識別情報が、最大数まで表示される。一度に表示する識別情報の数を最大数にまで制限するので、限られた大きさの表示領域に識別情報を表示することができる。

好ましくは、表示ステップにより表示された識別情報を選択する指示を受付けるステップと、選択指示に応じて、指示された識別情報のフォルダに分類されたファイルを識別するためのファイル識別情報を、検索ステップで抽出されたファイルと他のファイルとを分類して表示するステップとをさらにコンピュータに実行させる。

この発明に従えば、表示された識別情報が指示されると、指示された識別情報のフォルダに分類されたファイルを識別するためのファイル識別情報が、抽出されたファイルと抽出されなかったファイルとで区別して表示される。このため、検索条件に合致するファイルであるか否かをユーザに知らせることができる。

この発明の他の局面によれば、ファイル検索装置は、ファイルをフォルダに分類して記憶する記憶手段と、記憶手段に記憶されているファイルを検索する検索手段と、検索手段により抽出されたファイルが分類されているフォルダを識別するための識別情報を、抽出されたファイルに基づき定まる順に表示するフォルダ表示手段を備える。

この発明に従えば、ユーザの負担を軽減した効率的な検索処理を実行可能なファイル検索装置を提供することができる。

以下に、図面を参照しつつ、本発明の実施の形態について説明する。以下の説明では、同一の部品および構成要素には同一の符号を付してある。それらの名称および機能も同じである。したがってそれらについての詳細な説明は繰返さない。

図１は、本発明の実施の形態の１つにおけるファイリングシステムの構成の具体例を示す図である。図１を参照して、ファイリングシステムは、文書管理装置１０と、文書管理装置１０にローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）を介して接続される、デジタルカメラ１１と、イメージスキャナ１２と、ＭＦＰ（Multi Function Peripherals）１３と、プリンタ１４と、電子メールサーバ１５とを含む。

文書管理装置１０には、ファイル入力装置からデータが入力される。ファイル入力装置は、デジタルカメラ１１と、イメージスキャナ１２と、ＭＦＰ（Multi Function Peripherals）１３と、電子メールサーバ１５とが相当する。文書管理装置１０は、ファイル入力装置から入力されるデータをファイルとして、後述するハードディスク等の記憶装置にフォルダに分類して記憶する。

文書管理装置１０は、記憶装置に記憶されたファイルをファイル出力装置に出力する。ファイル出力装置は、ＭＦＰ１３と、プリンタ１４と、電子メールサーバ１５とが相当する。ＭＦＰ１３およびプリンタ１４は、文書管理装置１０から入力されるファイルを、用紙等の記録媒体に画像を形成して出力する。文書管理装置１０は、記憶装置に記憶されたファイルを添付した電子メールを、電子メールサーバ１５に送信する。電子メールサーバ１５は、受信した電子メールを、他のコンピュータに送信する。

なお、本実施の形態においては、ファイル入力装置としてデジタルカメラ１１と、イメージスキャナ１２と、ＭＦＰ１３と、電子メールサーバ１５とを利用し、文書管理装置１０としてパーソナルコンピュータ（ＰＣ）を利用し、出力装置としてＭＦＰ１３と、プリンタ１４と、電子メールサーバ１５とを利用した場合について説明したが、ファイル入力装置、文書管理装置１０および出力装置は上述の機器に限定されるものではない。

また、文書管理装置１０を、ファイル入力装置またはファイル出力装置とＬＡＮで接続するようにしたが、シリアルまたはパラレルの接続ケーブルによる直接接続や一般公衆回線による接続であってもよい。さらに、接続は、有線に限らず無線であってもよい。

図２は、図１に示される文書管理装置１０の構成を示すブロック図である。図２を参照して、文書管理装置１０は、文書管理装置１０全体の制御を行なうＣＰＵ（Central Processing Unit）２０１と、ＣＰＵ２０１にデータバス２１１を介して接続される、本文書管理装置を制御するプログラム等が記憶されているＲＯＭ（Read Only Memory）２０２と、データおよびプログラムを記憶するＲＡＭ（Random Access Memory）２０６と、キーボード２０４と、マウス２０８と、画像および文字等の表示をディスプレイ等に行なう表示部２０３と、ＣＤ−ＲＯＭ（Compact Disc - Read Only Memory）からデータを読み込むＣＤ−ＲＯＭドライブ２０９と、ハードディスク（ＨＤＤ）２０７と、文書管理装置１０を外部のファイル入力装置または出力装置と接続するための通信Ｉ／Ｆ（インタフェース）２０５と、周辺機器等を接続するための拡張スロット２１０とを含む。

図２に示される文書管理装置１０は、一般的なＰＣの構成であり、文書管理装置１０の構成は、図２に示される構成に限定されるものではない。

ハードディスク（ＨＤ）２０７は、ハードディスクドライブを含む。このハードディスクドライブは、ハードディスクへのデータの書き込み、およびそれからのデータの読出しを制御する。

ＣＰＵ２０１で文書管理プログラムが実行されると、ハードディスク２０７に記憶されるデータが管理される。文書管理装置１０では、データをファイルとしてハードディスク２０７に記憶する。ハードディスク２０７は、共通する特性を有するファイルをまとめて他のファイルと区別するために、ファイルをまとめて記憶する領域としてフォルダを有する。したがって、ファイルはフォルダに分類されて記憶される。ファイルを分類するためのフォルダは、ユーザが任意に定めることができる。たとえば、ファイルが作成されたアプリケーションプログラム別にフォルダが作成される場合、ファイルが作成された目的別にフォルダが作成される場合、ファイルの作成者別にフォルダが作成される場合、フォルダの作成年月日別に作成される場合などである。

このように、フォルダには、ユーザが作成するフォルダによって、分類方法は異なるが、共通した特性を有するファイルが分類される。たとえば、ある会社Ａに関連する複数のデータを１つのフォルダに分類して記憶しておけば、そのフォルダに分類されたデータは、会社Ａに関連するという性質を有することになる。特性は、ファイルが作成されたアプリケーションプログラム、ファイルが作成された目的、ファイルの作成者、ファイルの作成年月日を含む。また、フォルダには、他のフォルダを分類することができる。例えば、ユーザＡが作成したファイルをまとめるためのフォルダに、作成年月が同じファイルをまとめるためのフォルダを含めるような場合である。

本実施の形態においては、文書管理装置１０のＣＰＵ２０１で実行されるプログラムをＲＯＭ２０２に記憶しておくようにした。文書管理装置１０は、ＲＯＭ２０２からプログラムを読出してＲＡＭ２０６に一時的に記憶し、ＣＰＵ２０１で実行する。

なお、このようなプログラムは、ＣＤ−ＲＯＭ２２０に記録されて流通する場合がある。この場合、文書管理装置１０が備えるＣＤ−ＲＯＭドライブ２０９によって読取られる。読取られたプログラムは、文書管理装置１０が備えるＲＡＭ２０６に一時的に記憶され、ＣＰＵ２０１によって実行される。

ここでは、プログラムがＣＤ−ＲＯＭ２２０に記憶されて流通する例を示したが、他の記録媒体、たとえば、フレキシブルディスク、カセットテープ、ハードディスク、光ディスク（ＭＯ（Magnetic Optical Disc）／ＭＤ（Mini Disc）／ＤＶＤ（Digital Versatile Disc））、ＩＣカード（メモリカードを含む）、光カード、フラッシュＲＯＭ、マスクＲＯＭ、ＥＰＲＯＭ、ＥＥＰＲＯＭなどの半導体メモリ等の媒体でもよい。

なお、プログラムをＣＤ−ＲＯＭ２２０から読み出すのに代えて、通信Ｉ／Ｆ２０５により、ネットワークに接続された他のコンピュータからダウンロードするようにしてもよい。

また、ここでいうプログラムは、ＣＰＵ２０１により直接実行可能なプログラムだけでなく、ソースプログラム形式のプログラム、圧縮処理されたプログラム、暗号化されたプログラム等を含む。

続いて、図１に示されるファイリングシステムにおけるファイリング処理について説明する。図３は、文書管理装置１０で実行されるプログラムのメインルーチンを示すフローチャートである。図３にフローチャートが示されるプログラムは、文書管理装置１０のＲＯＭ２０２に記憶されており、ＣＰＵ２０１で実行されることで実現される。

図３を参照して、本プログラムが起動されると、初めに、以下の各処理で必要なフラグ等の初期化や、初期画面表示等を行なうための初期設定処理が実行される（Ｓ１）。

次に、ユーザからのメニュー選択を受付ける（Ｓ２）。ステップＳ２においては、ユーザからメニューが選択されるまでループする。

ステップＳ２においてユーザからメニューの選択を受付けると（ステップＳ２でＹＥＳ）、選択されたメニューに応じて、データ登録処理（ステップＳ３）、付加情報設定処理（ステップＳ４）、送信処理（ステップＳ５）、検索処理（ステップＳ６）、およびファイリングシステムの終了処理（ステップＳ８）の各処理を実行する。すなわち、ステップＳ２において、データ登録処理が選択された場合は、ステップＳ３において、ファイル入力装置からのデータを受付け、文書管理装置１０のＲＡＭ２０５へ登録する。ステップＳ２において、付加情報設定処理が選択された場合は、ステップＳ４において、文書管理装置１０のハードディスク２０７に記憶されるファイルに対して、キーワードやマーカ等の付加情報を複数付加する。ステップＳ２において、送信処理が選択された場合には、ステップＳ５において、電子メールを送信する。ステップＳ２において、検索処理が選択された場合は、ステップＳ５において、ファイルに付加されているキーワードやマーカを用いてファイルの検索を行なう。なお、ステップＳ６に示される検索処理については、後にサブルーチンを挙げ、詳細な説明を行なう。ステップＳ２において、ファイリングシステムの終了が選択された場合は、ステップＳ８において、後処理等を行ない、本プログラムを終了させる。

ステップＳ３〜６の処理の後、さらに後処理等その他の処理が実行され（Ｓ７）、再びステップＳ２に戻り、ユーザからのメニューの選択を受付ける。

以上の処理が、本ファイリングシステムにおける文書管理装置１０で実行されるプログラムである。

なお、ステップＳ１の初期設定処理、ステップＳ２のメニュー選択処理、ステップＳ３のデータ登録処理、ステップＳ４の付加情報設定処理、ステップＳ５の送信処理、ステップＳ８のシステム終了処理、およびステップＳ７のその他の処理については、一般的なＰＣ等において実行される処理であり、本実施の形態においては詳細な説明を省略する。

さらに以下に、図３のステップＳ６に示される検索処理について、サブルーチンを挙げて説明を行なう。

図４は、図３のステップＳ５に示される検索処理のサブルーチンを示すフローチャートである。図４にフローチャートが示されるファイル検索プログラムもまた、文書管理装置１０のＲＯＭ２０２に記憶されており、ＣＰＵ２０１で実行されることで実現される。なお、図４に示される検索処理においては、図３のステップＳ６でファイルに付加されるキーワードのみを用いて検索する処理について説明を行なうが、キーワード以外のマーカ等の情報や、それらを組合せた情報等を用いて検索する場合であっても、言うまでもなく同様である。

図４を参照して、まず、検索に用いるキーワードを、キーボード２０４よりユーザから受付け、受付けたキーワードを検索条件として設定する（ステップＳ１１）。検索条件には、キーワードの他に、検索の対象となるファイルを制限する条件（検索範囲）を含む。検索範囲は、例えば、フォルダを制限するものやファイルの作成または更新日を制限するものを含む。

続いて、検索条件に設定されたキーワードを用いて検索を実行する（ステップＳ１２）。この検索は、ＨＤ２０７に記憶されたファイルに対してなされるものである。そして、検索条件に合致したファイルが抽出される（ステップＳ１３）。検索の結果、抽出されたファイルのファイル名が表示される（ステップＳ１４）。ファイル名は、ファイルを識別するために付された識別情報である。

次に、ステップＳ１３で抽出された全てのファイルについて、それらを含むフォルダの情報が取得される（ステップＳ１５）。フォルダの情報は、フォルダを識別するためのフォルダ識別情報を含む。フォルダ識別情報は、フォルダに付された名称（フォルダ名）、フォルダに関連付けられたアイコンを含む。フォルダ名は、ＨＤ２０７におけるフォルダの位置情報（パス情報）であってもよい。

そして、取得されたフォルダを並べ替える（ステップＳ１６）。この並べ替えの基準は、次の方法がある。

（１）ステップＳ１３で抽出したファイル、即ち検索条件に合致するファイルを含む数が多い順に並べ替える。このため、ステップＳ１５で取得されたフォルダ（検索条件に合致したファイルを含むフォルダ）ごとに、ステップＳ１３で抽出したファイルの数を計数するステップと、検索条件に合致するファイルの数が多い順にフォルダを並べ替えるステップとが実行される。フォルダに含まれる検索条件に合致するファイルの数が多いほど、そのフォルダにユーザの所望するファイルが含まれる確率が高くなる。さらに、所望するファイルが検索条件に合致しなくても含まれている可能性がある。

なお、検索条件に合致するファイルの数が少ないと、そのフォルダにユーザの所望するファイルが含まれる確率が低くなる。このため、検索条件に合致するファイルの数が所定数より少ない場合には、そのフォルダを並べ替えた後のフォルダから除外するようにしてもよい。この場合には、検索条件に合致するファイルの数が所定数より多いフォルダを選択するステップがさらに実行される。

（２）フォルダが含むファイルへのユーザのアクセス頻度の合計が大きい順に並べ替える。この場合、文書管理装置１０は、ＨＤ２０７にファイルとそのファイルへのアクセス回数とを関連付けて記憶しており、ファイルがアクセスされるごとに、そのファイルのアクセス回数を更新する。このため、ステップＳ１５で取得されたフォルダごとに、そのフォルダに含まれるファイルのアクセス回数の合計を算出するステップと、アクセス回数の合計が多い順にフォルダを並べ替えるステップとが実行される。ユーザが所望するファイルがアクセス数の多いファイルである場合に有効である。

なお、アクセス回数の合計が少ないと、そのフォルダにユーザの所望するファイルが含まれる確率が低くなる。このため、アクセス回数の合計が所定数より少ない場合には、そのフォルダを並べ替えた後のフォルダから除外するようにしてもよい。この場合には、アクセス回数の合計が所定数より多いフォルダを選択するステップがさらに実行される。

（３）フォルダの作成日時または更新日時が新しいフォルダから順に並べ替える。この場合、文書管理装置１０は、ＨＤ２０７にフォルダとそのフォルダの作成日時または更新日時とを関連付けて記憶している。このため、ステップＳ１５で取得されたフォルダの作成日時または更新日時を取得するステップと、作成日時または更新日時が新しい順に並べ替えるステップとが実行される。ユーザが所望するファイルが、検索実行時に近い日にフォルダに分類された場合に有効である。

（４）フォルダに含まれるファイルの作成日時、更新日時が新しいファイルが含まれるファイル数の順に並べ替える。新しいファイルは、検索実行時より前の所定の期間内に作成または更新されたファイルである。文書管理装置１０は、ＨＤ２０７にファイルとそのファイルの作成日時または更新日時とを関連付けて記憶している。このため、ステップＳ１５で取得されたフォルダごとに、そのフォルダに含まれるファイルの作成日時または更新日時を取得するステップと、検索実行時から起算して所定の期間前までに作成または更新されたファイルの数を計数するステップと、計数されたファイルの数が多い順にフォルダを並べ替えるステップとが実行される。ユーザが所望するファイルが、検索実行時に近い日に作成または更新された場合に有効である。

次のステップＳ１７では、並べ替えた順にフォルダを識別するためのフォルダ識別情報を表示する。表示する方法には次のものが挙げられる。

（１）並べ替えた順にフォルダ識別情報を並べて表示する。例えば、右から左に順に並べて表示する。この場合、文書管理装置１０では、表示対象とされたフォルダを並べ替えた順に配列するステップが実行される。

（２）並べ替えた順にフォルダ識別情報の大きさを小さくする。最初のフォルダ識別情報を最大の大きさで表示し、徐々に大きさを小さくして表示する。この場合、文書管理装置１０では、表示対象とされたフォルダを並べ替えた順にしたがって、フォルダ識別情報を表示する大きさを決定するステップが実行される。

（３）並べ替えた順にフォルダ識別情報の色を異ならせる。色の順を予め決めておくことで、並び替えられる順を知らせることができる。例えば、色の順を赤、青、黄、緑、橙…と決めておけば、最初のフォルダ識別情報を赤で表示し、次のフォルダ識別情報を青、さらに黄、緑…の順に色を異ならせて表示する。この場合、文書管理装置１０では、表示対象とされたフォルダを並べ替えた順と、予め定められた色の順とにしたがって、フォルダ識別情報を表示する色を割当てるステップが実行される。

（４）並び替えらた順にフォルダ識別情報の濃度を異ならせる。最初のフォルダ識別情報の濃度を最大にして表示し、徐々に濃度を低くして表示する。この場合、文書管理装置１０では、表示対象とされたフォルダを並べ替えた順にしたがって、フォルダ識別情報を表示する濃度を決定するステップが実行される。好ましくは、濃度は、並び順が後になるほど低くなる。

（５）並び替えらた順にフォルダ識別情報の字体を異ならせる。最初のフォルダ識別情報を、太字のゴシック体、次を細字のゴシック体、さらに次を太字の明朝体のように、予め定められた順に字体を異ならせて表示する。この場合、文書管理装置１０では、表示対象とされたフォルダを並べ替えた順と、予め定められた字体の順とにしたがって、フォルダ識別情報を表示する字体を割当てるステップが実行される。

（６）（１）〜（５）の少なくとも２つを組合せて表示する。

図５は、文書管理装置で表示される検索結果表示画面の一例を示す図である。図５を参照して、検索結果表示画面３００は、検索条件を入力する領域３０１と、検索条件に合致するファイルの情報を表示する領域３０２と、フォルダの情報を表示する領域３０３とを含む。なお、図中各領域３０１，３０２，３０３を示すために点線が付してあるが、この点線は便宜上付したもので、実際には表示されない。

領域３０１では、検索条件として、「ファイル名／フォルダ名」の項目で示されるファイル名またはフォルダ名を入力する領域と、「ファイル中の文字列」の項目で示されるファイル中の文字列を入力する領域と、日付を入力する領域と、開始日および終了日を入力する領域と、キーワードを入力する領域とを含む。

日付を入力する領域、開始日および終了日を入力する領域は、検索対象となるファイルの作成または更新日を制限するための検索範囲を入力するために用いられる。

したがって、検索結果表示画面では、検索条件として、ファイル名またはフォルダ名の一部、ファイル中に含まれる一部の文字列、ファイルの作成または更新時、キーワードを入力することが可能となっている。キーワードは、ファイルに予め関連付けられてＨＤ２０７に記憶されている。図５では、ファイル名またはフォルダ名の一部に「ＤＳＣ」の文字を含む検索条件が設定された例を示している。

検索条件に合致するファイルの情報を表示する領域３０２では、ファイルの情報が表示される。ここでは、ファイルの情報は、ファイル名、更新日、ファイルのサイズ、そのファイルに予め関連付けられたコメントおよびキーワードを含む。

領域３０３には、検索条件に合致するファイルを含むフォルダのフォルダ名が、フォルダを示す図形とともに表示される。このフォルダ名は、検索条件に合致するファイルを多く含む順にしたがって、第１段の左から右に、次に第２段の左から右に並べて表示されている。

この文書管理装置１０では、検索結果表示画面３００の領域３０３に表示可能なフォルダ識別情報を、１４個に制限している。したがって、領域３０３には、並べられた順に最初から１４個のフォルダ識別情報が表示される。

図４に戻って、ステップＳ１７においては、図５に示した検索結果表示画面が表示される。この検索結果表示画面の領域３０３には、検索条件に合致するファイルを含むフォルダが、そのフォルダに含まれるファイルの特性に従って並べ替えて表示される。ファイルの特性は、フォルダに含まれる検索条件に合致するファイルの数、フォルダに含まれる検索条件に合致するファイルのアクセス回数の合計、フォルダに含まれる検索条件に合致するファイルの作成または更新された時である。これらのファイルの特性からユーザが所望するファイルが存在することが予測されるフォルダが、可能性の高い順に表示される。このため、ユーザは、並び替えられた順にフォルダの内容を閲覧することで、所望するファイルを効率的に探し出すことができる。可能性の高い順にフォルダの内容を閲覧すればよいので、所望のファイルを効率的に探し出すことができる。

次のステップＳ１８では、フォルダが指定されたか否かが判断される。フォルダの指定は、ステップＳ１７で表示されたフォルダ識別情報を指示する操作が、ユーザによるマウス２０８またはキーボード２０４で受付けられたか否かにより判断される。フォルダが指定された場合にはステップＳ１８に進み、指定されない場合には処理を終了する。

ステップＳ１９では、指定されたフォルダに含まれるファイルの情報が取得される。ファイルの情報は、ファイルを識別するためのファイル識別情報を含む。ファイル識別情報は、ファイルに付された名称（ファイル名）、ファイルに関連付けられたアイコンを含む。ファイル名は、ＨＤ２０７におけるそのファイルの位置情報（パス情報）であってもよい。

次のステップＳ２０では、ファイルがステップＳ１１で設定された検索条件を満たすファイルか否かが判断される。ステップＳ１２で検索を実行して抽出されたファイルか否かを判断するようにすればよい。検索条件を満たすファイルの場合にはステップＳ２１に進み、そうでない場合にはステップＳ２２へ進む。ステップＳ２１では、ファイルの識別情報を太字で表示し、ステップＳ２２ではファイルの識別情報を細字で表示する。次のステップＳ２３では、未だ表示していないファイルが存在するか否かが判断される。未表示のファイルが存在する場合にはステップＳ２０に戻り、存在しない場合には処理を終了する。

したがって、フォルダが指定されると、そのフォルダに分類されているファイルのファイル識別情報が表示されるが、検索条件に合致するファイルのファイル識別情報は太字で表示され、検索条件に合致しないファイルのファイル識別情報は細字で表示される。フォルダを指定して表示されるファイル識別情報は、検索条件に合致するファイルと合致しないファイルとで表示態様を異ならせて表示される。

図６は、文書管理装置で表示されるフォルダ内容表示画面の一例を示す図である。図６に示すフォルダ内容表示画面３１０は、図５に示した検索結果表示画面３００において、領域３０３に表示されている「画像」のフォルダ名称が指示された場合に表示される。このため、フォルダ内容表示画面３１０の領域３０１および領域３０３に表示される情報は、検索結果表示画面３００の領域３０１および領域３０３に表示される情報と同じである。フォルダ内容表示画面３１０では、領域３０３において、「画像」のファイル名と、フォルダであることを示す記号が、反転表示される。なお、図ではハッチングを付して反転表示を示している。これは、ユーザがそのフォルダを指定したことに応じて、指定が受付けられたことをユーザに知らせるためである。

フォルダ内容表示画面３１０では、検索結果表示画面３００の領域３０２に代えて、フォルダの内容を表示する領域３０２Ａを含む。領域３０２Ａには、領域３０３で指定されたフォルダ名が「画像」のフォルダに含まれるファイルの情報が表示される。さらに、ファイルを識別するためのファイル名の表示態様は、検索条件に合致するファイルが合致しないファイルに比較して、太く大きな字体で表示される。

このため、フォルダ内容表示画面３１０を閲覧するユーザは、領域３０２Ａに表示されたファイル名の表示態様の違いから、検索条件に合致するファイルとそうでないファイルとを区別することができる。

なお、ここではファイル名の大きさを異ならせるようにしたが、表示態様は文字の大きさに限られない。表示態様には、例えば次の態様も含まれる。

（１）大きさ。

たとえば、検索条件に合致するファイルのファイル識別情報を大きく、検索条件に合致しないファイルのファイル識別情報を小さく表示する。

（２）色。

たとえば、検索条件に合致しないファイルのファイル識別情報を「黒色」で表示し、検索条件に合致するファイルのファイル識別情報を黒以外の例えば赤色で表示する。

（３）濃度。

たとえば、検索条件に合致するファイルのファイル識別情報を高濃度で表示し、検索条件に合致しないファイルのファイル識別情報を低濃度で表示する。

（４）字体。

たとえば、検索条件に合致するファイルのファイル識別情報をゴシック体で表示し、検索条件に合致しないファイルのファイル識別情報を明朝体で表示する。斜体と標準字体、太字と細字などでも良い。

（５）（１）〜（５）の少なくとも２つの組合せ。

以上説明したように本実施の形態における文書管理装置１０は、検索により抽出されたファイルが分類されているフォルダのフォルダ名が、そのフォルダに含まれるファイルに基づき定まる順に表示されるので、ユーザが所望するファイルが検索条件から抽出されなかった場合であっても、フォルダ名を基に探し出すことができる。

また、検索条件に合致するファイルの数が多い順にフォルダ名が表示されるので、ユーザが所望するファイルが分類されているであろう可能性の高い順にフォルダ名が表示される。

さらに、フォルダに含まれるファイルのうち検索条件に合致するファイルの数が所定のしきい値以上のフォルダを表示するので、ユーザが所望するファイルが分類されている可能性の低いフォルダ名を表示しないようにして、不必要な情報がユーザに提供されるのを防止することができる。

さらに、フォルダに含まれるファイルのアクセス回数の合計が所定のしきい値以上であるフォルダを表示するので、所望するファイルが分類されている可能性の低いフォルダの識別情報を表示しないようにして、不必要な情報がユーザに提供されるのを防止することができる。

さらに、並び替えられたフォルダのフォルダ名を、順に並べて表示する、順に色または濃度を異ならせて表示する、順に大きさを異ならせて表示するので、ユーザが所望するファイルが分類されている可能性を示す順序を、表示されるフォルダ名の大きさでユーザに知らせることができる。

さらに、フォルダの内容を閲覧する場合には、検索条件に合致するファイルとそうでないファイルとが区別して表示されるので、検索条件に合致するファイルであるか否かをユーザに知らせることができる。

今回開示された実施の形態はすべての点で例示であって制限的なものではないと考えられるべきである。本発明の範囲は上記した説明ではなくて特許請求の範囲によって示され、特許請求の範囲と均等の意味および範囲内でのすべての変更が含まれることが意図される。

本発明の実施の形態の１つにおけるファイリングシステムの構成の具体例を示す図である。 文書管理装置の構成を示すブロック図である。 文書管理装置で実行されるプログラムのメインルーチンを示すフローチャートである。 図３のステップＳ５に示される検索処理のサブルーチンを示すフローチャートである。 文書管理装置で表示される検索結果表示画面の一例を示す図である。 文書管理装置で表示されるフォルダ内容表示画面の一例を示す図である。

符号の説明

１０ 文書管理装置、１１ デジタルカメラ、１２ イメージスキャナ、１３ ＭＦＰ、１４ プリンタ、１５ 電子メールサーバ、２０３ 表示部、２０４ キーボード、２０５ 通信Ｉ／Ｆ、２０７ ハードディスク、２０８ マウス、２０９ ドライブ、２１０ 拡張スロット、２１１ データバス、３００ 検索結果表示画面、３１０ フォルダ内容表示画面。

Claims (13)

1. ファイルをフォルダに分類して記憶する記憶手段を備えたコンピュータで実行されるファイル検索プログラムであって、
   前記記憶手段に記憶されているファイルを検索するステップと、
   前記検索ステップにより抽出されたファイルが分類されているフォルダを識別するための識別情報を、前記抽出されたファイルに基づき定まる順に表示するステップとをコンピュータに実行させる、ファイル検索プログラム。
2. 前記検索ステップにより抽出されたファイルの数をフォルダごとに計数するステップと、
   前記抽出されたファイルが分類されているフォルダを前記計数ステップにより計数された数で定まる順に並び替えるステップとをさらにコンピュータに実行させる、請求項１に記載のファイル検索プログラム。
3. 前記検索ステップにより抽出されたファイルの数をフォルダごとに計数するステップと、
   前記抽出されたファイルが分類されているフォルダのうちから前記計数ステップにより計数された数が所定のしきい値以上であるフォルダを選択するステップとをさらにコンピュータに実行させる、請求項１に記載のファイル検索プログラム。
4. 前記記憶手段は、ファイルがアクセスされた回数を該ファイルと関連付けて記憶しており、
   前記抽出されたファイルが分類されているフォルダに分類されているファイルのアクセス回数の合計を算出するステップと、
   前記抽出されたファイルが分類されているフォルダを前記算出されたアクセス回数の合計で定まる順に並び替えるステップとをさらにコンピュータに実行させる、請求項１に記載のファイル検索プログラム。
5. 前記記憶手段は、ファイルがアクセスされた回数を該ファイルと関連付けて記憶しており、
   前記抽出されたファイルが分類されているフォルダに分類されているファイルのアクセス回数の合計を算出するステップと、
   前記抽出されたファイルが分類されているフォルダのうちから、前記算出されたアクセス回数の合計が所定のしきい値以上のフォルダを選択するステップとをさらにコンピュータに実行させる、請求項１に記載のファイル検索プログラム。
6. 前記記憶手段は、フォルダが作成された日時または更新された日時を該フォルダの識別情報と関連付けて記憶しており、
   前記抽出されたファイルが分類されているフォルダを該フォルダが作成された日時または更新された日時に基づき定まる順に並び替えるステップをさらにコンピュータに実行させる、請求項１に記載のファイル検索プログラム。
7. 前記識別情報は、定められた順に並べて表示される、請求項１に記載のファイル検索プログラム。
8. 前記識別情報は、定められた順に態様を異ならせて表示される、請求項１に記載のファイル検索プログラム。
9. 前記識別情報は、定められた順に色または濃度を異ならせて表示される、請求項８に記載のファイル検索プログラム。
10. 前記識別情報は、定められた順に大きさを異ならせて表示される、請求項８に記載のファイル検索プログラム。
11. 前記識別情報は、予め定められた表示可能な最大数まで表示される、請求項１〜８のいずれかに記載のファイル検索プログラム。
12. 前記表示ステップにより表示された識別情報を選択する指示を受付けるステップと、
    前記選択指示に応じて、指示された識別情報のフォルダに分類されたファイルを識別するためのファイル識別情報を、前記検索ステップで抽出されたファイルと他のファイルとを区別して表示するステップとをさらにコンピュータに実行させる、請求項１に記載のファイル検索プログラム。
13. ファイルをフォルダに分類して記憶する記憶手段と、
    前記記憶手段に記憶されているファイルを検索する検索手段と、
    前記検索手段により抽出されたファイルが分類されているフォルダを識別するための識別情報を、前記抽出されたファイルに基づき定まる順に表示するフォルダ表示手段を備えた、ファイル検索装置。

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