JP2006048426A

JP2006048426A - 文書管理システム、制御方法、及びプログラム

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Publication number: JP2006048426A
Application number: JP2004229493A
Authority: JP
Inventors: Takeshi Baba; 健馬場
Original assignee: Canon Inc
Current assignee: Canon Inc
Priority date: 2004-08-05
Filing date: 2004-08-05
Publication date: 2006-02-16

Abstract

【課題】アプリケーションを文書管理システムと統一された形で他の文書と同様に操作可能とし、簡易な構成で様々なアプリケーションと容易に且つ有効に連携可能とした文書管理システムを提供する。
【解決手段】文書管理システムは、クライアントマシン１１、１２、アプリケーションの動作に関する情報が記述されたアプリケーション情報ファイルをファイルシステム１５に保管する文書管理サーバ１３、アプリケーションサーバ１７を備える。文書管理サーバ１３は、ファイルシステム１５に保管されたアプリケーション情報ファイルに基づいて作業管理アプリケーションが必要とするデータを作成し、作成したデータを作業管理アプリケーションに伝達して作業管理アプリケーションを起動する。
【選択図】図１

Description

本発明は、様々な文書ファイルを管理する文書管理システムに関し、特にアプリケーションと連携可能な文書管理システムに関する。

従来、ワードプロセッサやＣＡＤ（Computer Aided Design）等において様々な文書作成アプリケーションで作成された電子文書や、スキャナ等で原稿から読み取ったイメージなどの文書ファイルを、更新日や発行部門等の基本的な文書情報と関連付けて保管し利用する文書管理システムが提案され構築されてきた。このような文書管理システムには多くの形態のものがあるが、文書管理システムはおおむね以下のような機能を備えている。

＜文書の登録＞
文書ファイルと文書情報を関連付けてデータベースに登録する。

＜文書一覧の表示＞
文書ファイルを階層的なフォルダで整理する。文書一覧を表示する時にはフォルダの階層をたどって所望の文書ファイルを得ることができる。

＜文書アプリケーションの起動＞
文書ファイルの閲覧や編集を行う時には、選択した文書ファイルに対応した文書アプリケーションを自動的に起動し、文書ファイルの表示及び編集を行うことができる。

＜コピー、移動、削除＞
文書ファイルと文書情報を連動させて、文書ファイルを現在の格納場所から他の場所にコピー或いは移動したり、文書ファイルを削除したりすることができる。

＜アクセス権管理＞
文書ファイルやフォルダごとにアクセス制御リストを保持し、アクセス不可／閲覧のみ／更新可能などの、文書ファイルに対するユーザの権限を制御する。

＜バージョン管理＞
ユーザが文書ファイルを編集する場合、以前のバージョンを保持したまま別バージョンとして管理し、以前のバージョンを再現することができる。

バージョン管理に関連する機能として、複数ユーザによる文書ファイルの同時更新を防止する排他制御（ロック）機能、ユーザにそのバージョンでの変更内容を入力させ保持する機能、バージョン一覧を表示し指定バージョンの文書ファイルを取り出す機能などがある。

＜ステータス管理＞
作成中／承認待ち／承認済み等の文書の状態を管理し、状態に従って文書の表示方法や操作権限を変更する。

例えば、作成中の文書は作成者のみ閲覧・編集可能とし、承認待ちの文書は作成者と承認者のみ閲覧可能で承認者のみ編集可能とし、承認済みの文書は全てのユーザが閲覧のみ可能とするなどである。

＜ワークフロー管理＞
文書の承認処理などを行う場合、依頼者が電子メール等を使用して承認者に対し承認依頼すると、文書状態が承認待ちになると共に自動的に承認者に電子メール等で通知されるなど、承認依頼対象者に対する通知や、自分の処理待ち／処理依頼中の文書の検索などを行うことができる。

＜文書の検索＞
登録した文書情報或いは文書ファイルのテキストをキーワード検索することなどができる。

他方、高度な文書管理システムにおいては、文書の種類ごとに文書情報として保持する属性を変えたり、状態管理やワークフローをユーザが設定したりできるようにしたものもある。

次に、上述した文書管理システムの例を図８及び図９を参照しながら説明する。

図８は、従来例に係る文書管理システムの構成例を示すブロック図である。

図８において、文書管理システムは、クライアントマシン８１、クライアントマシン８２、文書管理サーバ（サーバマシン）８３をネットワークを介して接続した構成となっている。更に、文書管理サーバ８３は、文書情報を管理する文書情報データベース（以下ＤＢ）８４、文書ファイルを保管するファイルシステム８５を備えている。

近年では多くの場合、サーバはＷｅｂアプリケーションとして構築される。即ち、クライアントはＷｅｂブラウザであり、通信プロトコルとしてＨＴＴＰ（Hyper Text Transfer Protocol）を用いてサーバとの間でデータのやり取りを行う。

図９は、文書情報Ｄ８４の論理的なデータ構造を示す図である。

図９において、枠で囲んだ部分がデータの種類を示し、（）の中がそのデータが有する基本的な属性の例を示し、矢印の向きはデータ間の関係が１対多のときに１→多となることを示している。

フォルダに対応するデータ９１は、内部で識別するためのＩＤとフォルダ名などを属性として持ち、子として複数のフォルダと複数の文書情報９２とを有することができる。文書情報９２は、文書情報を持つデータであり、ＩＤ、文書名、文書種類などの属性を持ち、複数のバージョン情報９３を持つことができる。

バージョン情報９３は、文書の１つのバージョンに対応したデータであり、バージョン名、文書の状態、更新者、更新日などの属性を持ち、このバージョンにおいて保管された複数の文書ファイル情報９４を持つことができる。ファイル情報９４は、ファイル名やファイルサイズなどの属性に加えて、図８のファイルシステム８５における文書ファイルの「ありか」（パス名）に関する属性を持つ。

尚、上記の例では、文書ファイルは文書管理サーバ８３のファイルシステム８５に通常のファイルとして保管しているが、ＤＢＭＳ（Database Management System）のＢＬＯＢ機能を利用し、文書情報ＤＢ８４内に直接文書ファイルを保管することも可能である。また、ここでは、１つの文書バージョンに対して複数の文書ファイルを保管可能としているが、文書バージョンは１つの文書ファイルにのみ保管可能とする形態でもよい。

文書管理サーバ８３は、図９に示すフォルダ階層を順次ユーザに対して表示すると共に選択させ、更に、文書情報→文書バージョン情報 →文書ファイルの順にユーザに対して表示すると共に選択させ、選択された文書ファイルをクライアントマシン（８１、８２）に送信する。

クライアントマシンは、文書管理サーバ８３から受信した文書ファイルに対し、その表示や編集のために文書ファイルに対応した文書アプリケーションを自動起動することができる。このためには、文書管理サーバ８３は、文書ファイルの内容と共に、文書ファイルの形式や適切な文書アプリケーション名の情報をクライアントマシンに送信する。クライアントマシンは、文書管理サーバ８３から受信した情報に従って文書ファイルに対応した文書アプリケーションを起動する（例えば、特許文献１参照）。

また、近年では、上述した文書管理システムと文書アプリケーションを連携させるための標準規格として、ＯＤＭＡ(Open Document Management API) やＷｅｂＤＡＶ（Web Distributed Authoring and Versioning）などがある。
特開２００１−２１６４５２号公報

上述したように、文書管理システムでは、通常、企業等において文書の整理のために部門やプロジェクトごとのフォルダを作成し、その下に文書の種類や用途ごとのフォルダ階層を作成し、その下に文書ファイルを配置するような形態が一般的である。

しかし、アプリケーションによっては、このように特定のフォルダや文書ファイルに分割した形でデータを保持しない場合がある。例えば、「作業管理」アプリケーションは、各部門やプロジェクトごとの作業の一覧と各作業に対する予定・実績を管理するが、各部門やプロジェクトごとのデータも全て同一のデータベースで管理することが望ましい。その理由は、一般に企業では自部門だけでなく関連部門の予定も知りたい場合が多く、特に担当者が複数の部門や複数のプロジェクトの作業を兼任する場合には、部門やプロジェクトをまたがった作業の検索機能が必須になるからである。

また、「障害管理」アプリケーションは、様々な障害やトラブルに関する情報を管理するためのアプリケーションであるが、この場合も上記作業管理アプリケーションと同様に、複数の文書ファイルに分割されたデータを持つより、全てのデータを同一のデータベースで管理したほうが、部門・プロジェクトや製品などをまたがった検索が容易で且つ検索処理を高速化できる。

しかし、このようなデータベース・アプリケーションの場合でも、文書管理システムが有する機能を有効活用したい場合がある。例えば、作業管理アプリケーションの場合、他との関連が深いにしても基本的にはプロジェクトや部門ごとに作業計画を作成し管理する。このため、更新処理は担当部門・プロジェクトに限定するようなアクセス権管理が必要であるし、担当者が作業計画を作成したり変更したりした場合には、通常の文書と同様にバージョン管理し、承認依頼→承認→公開といった状態管理とワークフロー機能が有用である。

しかし、文書管理システムが有する機能を逐一アプリケーションごとに実装するのは面倒であるし、ユーザにとってもアプリケーションを文書管理システムと統一された形で他の文書と同様に操作できることが望ましい。

本発明の目的は、アプリケーションを文書管理システムと統一された形で他の文書と同様に操作可能とし、簡易な構成で様々なアプリケーションと容易に且つ有効に連携可能とした文書管理システム、制御方法、及びプログラムを提供することにある。

上述の目的を達成するために、本発明の文書管理システムは、文書情報と文書ファイルを関連付けて管理する文書管理システムであって、特定形式の文書ファイルに記述されたアプリケーションの動作に関する情報を保管する保管手段と、前記保管手段に保管された前記アプリケーションの動作に関する情報に基づいてアプリケーションが必要とするデータを作成し、作成したデータを前記アプリケーションに伝達して前記アプリケーションを起動する文書管理手段と、を備えることを特徴とする。

上述の目的を達成するために、本発明の制御方法は、文書情報と文書ファイルを関連付けて管理する文書管理システムの制御方法であって、特定形式の文書ファイルにアプリケーションの動作に関する情報を記述し、前記アプリケーションの動作に関する情報に基づいてアプリケーションが必要とするデータを作成し、作成したデータを前記アプリケーションに伝達して前記アプリケーションを起動することを特徴とする。

上述の目的を達成するために、本発明のプログラムは、文書情報と文書ファイルを関連付けて管理する文書管理システムに適用されるプログラムであって、特定形式の文書ファイルにアプリケーションの動作に関する情報を記述する機能と、前記アプリケーションの動作に関する情報に基づいてアプリケーションが必要とするデータを作成し、作成したデータを前記アプリケーションに伝達して前記アプリケーションを起動する機能を、コンピュータに実現させることを特徴とする。

本発明によれば、文書管理システムにおいて特定形式の文書ファイルにアプリケーションの動作に関する情報を記述し、前記情報に基づいてアプリケーションが必要とするデータを作成し、前記データを伝達してアプリケーションを起動する。これにより、ユーザにおいてはアプリケーションを文書管理システムと統一された形で他の文書と同様に操作することが可能となり、簡易な構成で様々なアプリケーションと容易に且つ有効に連携可能な文書管理システムを提供することができる。

以下、本発明の実施の形態を図面に基づき説明する。

［第１の実施の形態］
図１は、本発明の第１の実施の形態に係る文書管理システムの構成例を示すブロック図である。

図１において、文書管理システムは、クライアントマシン１１、クライアントマシン１２、文書管理サーバ（サーバマシン）１３、アプリケーションサーバ（サーバマシン）１７をネットワークを介して接続した構成となっている。更に、文書管理サーバ１３は、文書情報を管理する文書情報ＤＢ１４、文書ファイルを保管するファイルシステム１５を備えている。

文書管理サーバ１３は、Ｗｅｂアプリケーションとして動作し、Ｗｅｂブラウザが動作可能なクライアントマシン１１、１２との間で通信プロトコルにＨＴＴＰを用いて通信を行うものとする。アプリケーションサーバ１７は、後述の作業管理アプリケーションが動作するサーバであり、作業情報を保持するＤＢ１８を備えている。尚、図１ではクライアントマシンを２台設置した場合を例に挙げているが、クライアントマシンは特定の設置台数に限定されるものではない。

本実施の形態の基本的な構成は従来例の図８と同様であり、文書情報ＤＢ１４の内容も図９と同様であるが、本実施の形態では、ファイルシステム１５に保管されている文書ファイルのうち特定形式の文書ファイルを、アプリケーションの動作に関する情報が記述された「アプリケーション情報ファイル」１６として認識することが可能である。このためには、アプリケーション情報ファイル１６は、例えば“xxxx.app”のようにファイル名が“.app”で終わるものなどと定めておく。アプリケーション情報ファイル１６のフォーマットは任意に定めてよいが、例えばＸＭＬ（Extensible Markup Language）形式などを用いるのが望ましい。

文書管理サーバ１３は、ファイルシステム１５に保管されている特定形式の文書ファイルであるアプリケーション情報ファイル１６に基づいて、アプリケーションが必要とするＵＲＬ（Uniform Resource Locator）を含むデータを作成し、作成したデータをアプリケーションに伝達してアプリケーションを起動する。

次に、文書管理システムと連携するアプリケーションとして、上述した「作業管理アプリケーション」を例に挙げて説明する。

作業管理アプリケーションは、例えば企業の部門ごとに設けられている複数のプロジェクトでの作業の予定・実績の一覧を管理するアプリケーションである。作業管理アプリケーションは、アプリケーションサーバ１７で動作するアプリケーションであり、図２に示すようなデータ構造で全ての作業情報をＤＢ１８に保持している。

図２は、作業管理アプリケーションが管理する作業情報のデータ構造を示す図である。

図２において、作業情報２０は、部門名、プロジェクト名、作業番号、作業内容、担当者、予定終了日、実績終了日から構成される情報である。各作業を得るためのキーは、部門名、プロジェクト名、作業番号である。作業内容の例としては、仕様書作成、ドラフト作成、全体レビュー、企画書作成、等がある。

作業管理アプリケーションは、図２に示すような作業の追加や削除、予定終了日・実績終了日等の入力や更新が可能であり、また、部門やプロジェクトをまたがった作業の検索も可能である。

作業管理アプリケーションは、文書管理サーバ１３とは別のアプリケーションサーバ（サーバマシン）１７で動作するＷｅｂアプリケーションであり、ＣＧＩ（Common Gateway Interface）やServletなどの特定のＵＲＬに埋め込まれている２つのパラメータdepartmentとprojectの値に、それぞれ部門名とプロジェクト名を指定されていれば、当該指定された部門の指定プロジェクトの作業一覧を図３に示すように表示する。

図３は、作業管理アプリケーションにより表示される指定部門の指定プロジェクトの作業一覧の表示例を示す図である。

図３において、作業番号、作業内容、担当者、予定終了日、実績終了日から構成される作業一覧３０と、切り替えメニュー部（部門名）３１、切り替えメニュー部（プロジェクト名）３２が表示されている様子を示している。作業管理アプリケーションでは、以後、作業一覧３０の各作業番号のリンクをたどると、作業の編集フォームが開き、作業の予定終了日・実績終了日などを変更することが可能である。

また、ユーザは作業一覧３０における各行の左端のラジオボックスを選択し、「作業の追加」ボタン３３を操作することにより作業の追加フォームを開き、選択された作業の下の行に新たな作業を追加することができる。また、ユーザは「作業の削除」ボタン３４を操作することにより任意の作業を削除することができる。

また、切り替えメニュー部（部門名）３１と切り替えメニュー部（プロジェクト名）３２の入力部分は、選択メニューになっており、ユーザは切り替えメニュー部３１、３２の表示を切り替え操作することにより、他の部門やプロジェクトの作業一覧を表示させることができる。

文書管理サーバ１３のファイルシステム１５に保管されているアプリケーション情報ファイル１６（図１）は、上述した作業管理アプリケーションで使用可能な情報の記述例を示している。ここでは、文書管理サーバ１３が作業管理アプリケーションと連動するために、以下に示すような情報がＸＭＬで記述されている。

・titleタグにはアプリケーション情報ファイル１６の内容を示す標題
・ＵＲＬタグにはＷｅｂアプリケーションのベースＵＲＬ
・appparamsタグ内には文書管理サーバ１３から作業管理アプリケーションに渡す（伝達する）ためのパラメータの名前とパラメータの値のリスト。

この例では、作業管理アプリケーションの使用するデータベースのキーの一部となるパラメータをkeyparamタグで示し、そのname属性で作業管理アプリケーションにおけるパラメータ名を示し、value属性でパラメータの値を示している。ここでは、部門名とプロジェクト名に対応するパラメータ名departmentとproject及びパラメータの値を記述している。

また、文書管理サーバ１３からその他のアプリケーションに渡す（伝達する）ためのパラメータはparamタグで示し、同様に、name属性とvalue属性でそれぞれパラメータ名とパラメータの値を示している。ここでは、アプリケーションにcmd=listというパラメータ名とパラメータの値を渡すとしている。

・docparamsタグ内には作業管理アプリケーション側が必要とする文書管理システムの情報
尚、アプリケーション情報ファイルの記述例の詳細については第２の実施の形態で説明する。

アプリケーション情報ファイル１６は、通常の文書ファイルと同様にユーザ或いは管理者が作成しファイルシステム１５に保管するが、文書管理システムのフォルダ階層としては例えば図４に示すような場所に保管する。

図４は、文書管理システムのフォルダ階層を示す図である。

図４において、例えば、部門名“XX部” に対応したフォルダ４１の下に、“プロジェクト”というフォルダ４２を作成し、その下に“YY-project”４３と“ZZ-project”４４という２つの文書を作成し、それぞれの文書に対応する情報ファイルとしてアプリケーション情報ファイル４５、４６を登録する。アプリケーション情報ファイル４５の内容は、アプリケーション情報ファイル１６と同様であり、アプリケーション情報ファイル４６の内容は、アプリケーション情報ファイル１６でYY-projectの部分をZZ-projectに変更したものである。

尚、本実施の形態では、文書ファイルのバージョン管理は行わないものとし、図９に示したバージョン情報９３は文書情報９２に対してただ１つ存在するものとして説明を省略している。

ユーザがクライアントマシン（１１、１２）上で文書情報を表示すると、文書管理サーバ１３はその文書情報に対応する複数の文書ファイルの一覧をリンク付で表示する。通常の文書ファイルに対しては、そのリンクのＵＲＬは文書ファイルの送信要求のものであるが、文書ファイルがアプリケーション情報ファイルである場合には、アプリケーション情報ファイルの内容に従ったアプリケーションの起動要求であると文書管理サーバ１３が解釈するＵＲＬをリンクに設定する。

尚、文書情報の表示領域とは別の表示領域に、アプリケーション情報ファイルの送信要求をＵＲＬとするリンクを表示してもよい。

図５は、ユーザがアプリケーション情報ファイルに対して設定されたリンクを選択した場合の文書管理サーバ１３の動作を示すフローチャートである。

図５において、文書管理サーバ１３は、リンクに設定されたＵＲＬから、通常のファイル送信ではなく作業管理アプリケーションの起動要求をアプリケーションサーバ１７に対して行う（ステップＳ５１）。次に、文書管理サーバ１３は、ＵＲＬに対応したアプリケーション情報ファイルの内容をファイルシステム１５から読み出す（ステップＳ５２）。次に、文書管理サーバ１３は、ファイルシステム１５から読み出したアプリケーション情報ファイルの内容に従って作業管理アプリケーションに指示するためのＵＲＬを作成する（ステップＳ５３）。

ＵＲＬの作成方法は、文書管理サーバ１３と作業管理アプリケーションとの間の取り決めに従うが、上記アプリケーション情報ファイル１６の例では、ＵＲＬタグ内のベースＵＲＬの後ろに、query-stringとして、?department=xxx&project=xxx&cmd=list を付加する。ここで、xxxは、アプリケーション情報ファイル１６の対応するkeyparam、paramタグのvalue属性の値である。

文書管理サーバ１３は、上記作成したＵＲＬをＷｅｂブラウザが参照すべきである旨のリダイレクト応答をクライアントマシン上のＷｅｂブラウザに返す（ステップＳ５４）。これは、通常、ＨＴＴＰを用いた通信では、応答ヘッダのステータスとしてMovedTemporaryをセットし、ロケーションとして当該作成されたＵＲＬをセットして応答すればよい。

文書管理サーバ１３からリダイレクト応答を受け取ったクライアントマシン上のＷｅｂブラウザはこのＵＲＬをアクセスするので、作業管理アプリケーションサーバ１７がＷｅｂブラウザからの要求を受け取り、上述したように部門名とプロジェクト名に対応するパラメータ名departmentとprojectで指定された作業一覧３０（図３参照）を表示する。

以上説明したように、本実施の形態によれば、アプリケーションの動作に関する情報を記述したアプリケーション情報ファイルを、他の文書と同様に文書管理システムにおいて管理することができる。そして、文書管理システムにおいて前記アプリケーション情報ファイルが指定されれば、該アプリケーション情報ファイルに基づいてアプリケーションが必要とするデータを作成し、前記データを伝達してアプリケーションを起動して応答させる。これにより、ユーザにおいてはアプリケーションを文書管理システムと統一された形で操作することが可能となり、簡易な構成で様々なアプリケーションと容易に且つ有効に連携可能な文書管理システムを提供することができる。

［第２の実施の形態］
本発明の第２の実施の形態では、上述した第１の実施の形態に加えて、起動された作業管理アプリケーション側でのアクセス制御を文書管理システム側の情報に基づいて行う方法について説明する。

本実施の形態は、上述した第１の実施の形態に対して、以下に示す点において相違する。本実施の形態のその他の要素は、上述した第１の実施の形態（図１）の対応するものと同一なので、説明を省略する。

図１のアプリケーション情報ファイル１６の記述例において、docparamsタグ内は作業管理アプリケーションで必要とする文書管理システム側の情報について記述する。例えば、docidタグは、アプリケーション情報ファイル１６に対応した文書管理システムの文書ＩＤを、asNameに指定されたdocIDという名前のパラメータの値として文書管理サーバ６３から作業管理アプリケーションに渡すことを示す。

また、vernameタグは、文書のバージョン名をversion という名前で文書管理サーバ６３から作業管理アプリケーションに渡すことを示す。また、useridタグは、文書管理システムにおける実行者のＩＤをuserという名前で文書管理サーバ６３から作業管理アプリケーションに渡すことを示す。また、permissionタグは、文書ファイルに対する実行者のアクセス権限（例えば閲覧のみ／更新可能など）を、permissionというパラメータ名で文書管理サーバ６３から作業管理アプリケーションに渡すことを示す。

例えば、起動された作業管理アプリケーションが、指定部門・指定プロジェクトに対して実行者がどのような権限を持つかを示す場合は、文書管理サーバ６３から渡される permissionパラメータの値を使用することができる。

permissionパラメータの値が文書ファイルの閲覧のみを示す値であれば、作業管理アプリケーションは、表示のみモードで指定部門・指定プロジェクトの作業一覧を表示する。

また、permissionパラメータの値が文書ファイルの更新可能を示す値であれば、作業管理アプリケーションは、編集可能モードで指定部門・指定プロジェクトの作業一覧を表示する。

また、permissionパラメータが指定されないか或いは他の値（文書ファイルの閲覧のみを示す値や文書ファイルの更新可能を示す値以外の値）であれば、作業管理アプリケーションは、実行者は指定部門・指定プロジェクトに関しては何も権限がないと判断して、その旨のメッセージと空の作業一覧を表示する。

尚、実行者が指定部門・指定プロジェクトに対して権限がないだけで、他には権限があるかもしれない場合を想定し、図３における画面の切り替えメニュー部３１、３２は表示してもよい。

本実施の形態で、文書管理システムと連携するアプリケーションの例としている作業管理アプリケーションは、文書管理サーバ１３が管理している文書ファイルの１つであるアプリケーション情報ファイル１６に基づいて、指定部門・指定プロジェクトの情報を表示するよう起動されるが、作業管理アプリケーション自体は、他の部門・他のプロジェクトの情報も表示したり、情報を横断的に検索したりすることもできる。

このような場合には、作業管理アプリケーションは、任意の部門・任意のプロジェクトを指定して、userパラメータで得られる現在の実行者に対するアクセス権を文書管理サーバ１３に問い合わせできるようにしておくことができる。

文書管理サーバ１３は、登録されている全てのアプリケーション情報ファイルのうち、作業管理アプリケーションに対応するアプリケーション情報ファイルから、keyparam で示されるパラメータ名departmentとprojectの値が指定された情報に等しい情報を高速に検索できるとよい。

このような高速な検索を行いたい場合には、ＸＭＬファイルに対してindexを作成し、情報を高速に検索できるようにするＸＭＬＤＢと呼ばれる技術を使用することが可能である。例えば、ApacheプロジェクトのXindice (http://xml.apache.org/xindice/) などを使用することができる。

或いは、文書管理サーバ１３が作業管理アプリケーションを起動する際に、ファイルシステム１５に登録されている全てのアプリケーション情報ファイルから、作業管理アプリケーションに対応するアプリケーション情報ファイルを検索し、検索した各アプリケーション情報ファイルそれぞれに対する実行者の権限を求め、各アプリケーション情報ファイル中のパラメータ名departmentとprojectの値から「部門名、プロジェクト名、実行者の権限」の組の権限リストを作成し、該権限リストを作業管理アプリケーションに送信する方法もある。

このような場合には、上記記述例では、docparamsタグ内に例えば<permissionlist asName=“permissions” /> のようなタグを追加する。これにより、文書管理サーバ１３は権限リストを送信する必要があることを知ることができる。

また、上記説明では、アプリケーション情報ファイルごとに部門名・プロジェクト名を指定するとしているが、文書管理システム側が例えばフォルダや文書の属性として部門に関する情報を管理しているならば、その指定は省略できる。この場合も同様に、docparams タグ内に<department asName=“department” /> タグを追加し、文書管理サーバ１３にアプリケーション情報ファイルに関する部門名をパラメータ名departmentの値として送信させるようにする。

以上説明したように、本実施の形態によれば、第１の実施の形態と同様に、簡易な構成で様々なアプリケーションと容易に且つ有効に連携可能な文書管理システムを提供することができる。

［第３の実施の形態］
本発明の第３の実施の形態では、上述した第１の実施の形態を拡張し、文書管理システム側からアプリケーション情報ファイルの登録やアプリケーションに対する操作を簡単に行うことができるようにした例について説明する。

図６は、本実施の形態に係る文書管理システムの構成例を示すブロック図である。

図６において、文書管理システムは、クライアントマシン６１、６２、文書管理サーバ６３、アプリケーションサーバ６７をネットワークに接続した構成となっている。更に、文書管理サーバ６３は、文書情報を管理する文書情報ＤＢ６４、文書ファイルを保管するファイルシステム６５、文書管理システムと連携するアプリケーションに関するアプリケーション情報（図７）を保持し管理するアプリケーション情報ＤＢ６６を備えている。アプリケーションサーバ６７は、ＤＢ６８を備えている。尚、アプリケーション情報ＤＢ６６は文書管理サーバ６３からアクセス可能な他のマシンに備える構成でも構わない。

図７は、アプリケーション情報ＤＢ６６が保持する情報を示す図である。

図７において、アプリケーション情報ＤＢ６６は、アプリケーション情報７０として、アプリケーション名をキーとし、各アプリケーションのベースＵＲＬ、設定プログラムのＵＲＬ（設定ＵＲＬ）を保持する。ベースＵＲＬは、図１のアプリケーション情報ファイル１６のurlタグに相当する情報である。

また、アプリケーション情報７０における、ロック機能（アプリケーションが文書ＩＤとバージョン名に対応したデータ全ての変更をロックしたユーザのみに許可する機能）、削除機能（アプリケーションが文書ＩＤとバージョン名に対応したデータを一括して削除する機能）、バージョン管理機能（アプリケーションが対応したデータ全体に対するバージョンを管理する機能）、文書生成機能（アプリケーションが対応したデータからその内容を示す文書ファイルを生成する機能）、ダンプ機能（アプリケーションが対応したデータを文書ファイルにダンプし該文書ファイルを再ロードする機能）の各機能欄は、各アプリケーションがその機能を持つかどうかを示すものである（〇：機能有、×：機能無）。

文書管理サーバ６３は、アプリケーション情報ＤＢ６６が保持する情報に基づいて特定形式の文書ファイルを生成し、アプリケーションに伝達するデータを生成する。アプリケーション情報ＤＢ６６が保持する情報は、文書管理サーバ６３の管理者が、文書管理システムと連携するアプリケーションの追加や変更が生じるごとに更新する。

文書管理サーバ６３は、通常の文書ファイルの登録画面を表示するとき、合わせてアプリケーション情報ファイルの登録画面へのリンクを表示する。ユーザがクライアントマシン上のＷｅｂブラウザでリンクを選択すると、文書管理サーバ６３は、アプリケーション情報ＤＢ６６の保持内容に従ってアプリケーション名の一覧を表示する。

ユーザが一覧表示の中から１つのアプリケーションをＷｅｂブラウザで選択すると、文書管理サーバ６３は、アプリケーション情報ＤＢ６６からアプリケーションに対応する設定ＵＲＬ列を読み出し、アプリケーション情報ファイルを登録する先の文書ＩＤ、バージョン名のパラメータを設定ＵＲＬに付加する。更に、文書管理サーバ６３は、設定ＵＲＬにリダイレクトする旨の応答をクライアントマシン上のＷｅｂブラウザに返す。クライアントマシン上のＷｅｂブラウザは設定ＵＲＬにアクセスする。

設定ＵＲＬでは、アプリケーションに対応した設定プログラムが稼動しており、設定プログラムにより設定画面を表示する。例えば作業管理アプリケーションの場合には、部門名とプロジェクト名の入力フィールドを表示し、ユーザに情報を入力させる。ユーザが情報を入力後に更新を実行すると、設定プログラムは入力された情報に従ってアプリケーション情報ファイルの生成に必要なデータを作成し、該データを登録先の文書ＩＤ、バージョン名の文書のアプリケーション情報ファイルとして登録するよう文書管理サーバ６３に要求する。文書管理サーバ６３は、要求に基づきアプリケーション情報ファイルを生成してファイルシステム６５に登録する。

尚、上記設定プログラムは、アプリケーション自身であってもよいし、他のプログラムであってもよい。特に、既存のアプリケーションを文書管理システムと連携させるために修正したくない場合などは、別プログラムとして作成することが可能である。

文書管理サーバ６３は、登録されたアプリケーション情報ファイルへのリンクを表示する場合、合わせてアプリケーション情報ＤＢ６６の保持内容に従って他のリンクも表示する。

例えば、図７のロック列が○である場合には、当該アプリケーションは文書ＩＤ、バージョン名に対応したデータ全ての変更をロックしたユーザのみに許可するロック機能を持つことを示しており、データのロック要求に対するＵＲＬへのリンクを「ロック」の名前で表示する。

このリンクが実行されると、アプリケーションはロック動作を行う。ロックが成功した場合には、文書管理サーバ６３は通常の文書ファイルのロックと同様に当該文書ファイルがロックされていることを表示する。

同様に、図７の削除列が○である場合には、当該アプリケーションは文書ＩＤ、バージョン名に対応したデータを一括して削除することが可能であることを示しており、データを削除するＵＲＬの設定されたリンクを「削除」の名前で表示する。

このリンクが実行されると、文書管理サーバ６３はアプリケーションにデータを削除するよう要求する。データ削除が成功したら、文書管理サーバ６３はアプリケーション情報ファイルに対応する文書バージョン情報を削除する。１つも文書バージョン情報がなくなれば親の文書情報も合わせて削除してもよい。

同様に、図７のバージョン管理列が○である場合には、当該アプリケーションが対応したデータ全体に対するバージョン管理が可能であることを示しており、新バージョンを作成する「バージョンアップ」等のリンクを表示する。

このリンクが実行されると、文書管理サーバ６３はユーザにバージョン名を入力させた後、アプリケーションに現バージョンを基に新バージョンを作成するよう要求する。新バージョン作成が成功したら、文書管理サーバ６３は新たに文書バージョン情報を作成し、その下に対応したアプリケーション情報ファイルを作成する。

同様に、図７の文書生成列が○である場合には、当該アプリケーションが対応したデータからその内容を示すワープロソフトやスプレッドシート（表計算ソフト）等の文書ファイルを生成できることを示しており、この場合には同様に、「文書生成」等のリンクを表示する。

文書生成リンクが選択されると、文書管理サーバ６３はアプリケーションに文書生成を要求する。文書生成が成功したら、文書管理サーバ６３はその内容を受け取り、現在の文書バージョン情報に対する文書ファイルとして追加する。この文書生成機能は、アプリケーションがバージョン管理機能を持たない場合でも、ある時点におけるデータの内容を文書として保存・参照できるので有用である。

同様に、図７のダンプ列が○である場合は、当該アプリケーションが対応したデータを文書ファイルにダンプし、その文書ファイルをアプリケーション自身が再ロードすることが可能であることを示しており、この場合には同様に、「ダンプ」等のリンクを表示する。

リンクが選択されると、文書管理サーバ６３はアプリケーションに対応するデータのダンプを要求する。ダンプが成功したら、文書管理サーバ６３はその内容を受け取り、現在の文書バージョン情報に対する文書ファイルとして追加する。ユーザは文書ファイルを文書管理システムの通常操作でバージョン管理できるため、必要によって以前のバージョンの文書ファイルをアプリケーションにロードさせることにより、アプリケーションのデータを以前の状態に戻すことができる。このダンプ機能も、アプリケーションがバージョン管理機能を持たない場合に、簡易的にバージョン管理を行うことができるので有用である。

以上説明したように、本実施の形態によれば、文書管理システムと連携するアプリケーションに関する情報を管理するアプリケーション情報ＤＢ６６を備え、文書管理サーバ６３がアプリケーション情報ＤＢ６６の情報に基づいて特定形式の文書ファイルを生成し、アプリケーションに伝達するデータを生成するので、文書管理システム側からアプリケーション情報ファイルの登録やアプリケーションに対する操作を簡単に行うことが可能となる。

［他の実施の形態］
上記第１及び第２の実施の形態では、文書管理システムと連携するアプリケーションとして作業管理アプリケーションを例に挙げたが、これに限定されるものではなく、障害管理アプリケーションなど他のアプリケーションにも適用することができる。

上記第１の実施の形態では、文書ファイルのバージョン管理は行わない場合を例に挙げたが、これに限定されるものではなく、バージョン管理を行う場合にも適用することができる。

上記第３の実施の形態では、アプリケーション情報ＤＢ６６に保持するアプリケーション情報の機能欄に設定する機能として、ロック機能、削除機能、バージョン管理機能、文書生成機能、ダンプ機能を例に挙げたが、これに限定されるものではなく、前記複数の機能のうち必要に応じた所望の機能を設定する構成としてもよい。

本発明は、上述した実施の形態の機能を実現するソフトウェアのプログラム（図５のフローチャート）をコンピュータ又はＣＰＵに供給し、そのコンピュータ又はＣＰＵが該供給されたプログラムを読出して実行することによって、達成することができる。

この場合、上記プログラムは、該プログラムを記録した記憶媒体から直接供給されるか、又はインターネット、商用ネットワーク、若しくはローカルエリアネットワーク等に接続される不図示の他のコンピュータやデータベース等からダウンロードすることにより供給される。

上記プログラムの形態は、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラムコード、ＯＳ（オペレーティングシステム）に供給されるスクリプトデータ等の形態から成ってもよい。

また、本発明は、上述した実施の形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムを記憶した記憶媒体をコンピュータ又はＣＰＵに供給し、そのコンピュータ又はＣＰＵが記憶媒体に記憶されたプログラムを読出して実行することによっても、達成することができる。

この場合、記憶媒体から読出されたプログラムコード自体が上述した各実施の形態の機能を実現すると共に、そのプログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成する。

プログラムコードを記憶する記憶媒体としては、例えば、ＲＯＭ、ＲＡＭ、ＮＶ−ＲＡＭ、フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク、光ディスク（登録商標）、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＭＯ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＡＭ、ＤＶＤ−ＲＷ、ＤＶＤ＋ＲＷ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード等がある。

上述した実施の形態の機能は、コンピュータから読出されたプログラムコードを実行することによるばかりでなく、コンピュータ上で稼動するＯＳ等がプログラムコードの指示に基づいて実際の処理の一部又は全部を行うことによっても実現することができる。

更に、本発明は、前述した実施の形態を実現するソフトウェアのプログラムがネットワーク上のデータベース又はホームページから通信プログラムによりダウンロードされ、このプログラムを読出して実行することによって達成することができる。

上記プログラムは、クライアントコンピュータのブラウザを用いてインターネットのホームページに接続し、該ホームページからコンピュータプログラム自体、又は自動インストール機能を含む圧縮ファイルをハードディスク等の記憶媒体にダウンロードすることによっても供給することができる。

また、上記プログラムは、プログラムコードを暗号化した上で格納したＣＤ−ＲＯＭ等の記憶媒体をユーザに配布し、所定の条件をクリアしたユーザに対し、インターネットを介してホームページから暗号化を解く鍵情報をダウンロードさせ、その鍵情報を使用することにより暗号化されたプログラムコードを実行してコンピュータにインストールさせることによっても供給することができる。

上述した実施の形態の機能は、プログラムコードを複数のファイルに分割し、夫々のファイルを異なるホームページからダウンロードすることによっても実現することができる。即ち、本発明の機能処理をコンピュータで実現させるためのプログラムファイルを複数のユーザに対してダウンロードさせるＷＷＷサーバも、本発明を構成する。

また、上述した実施の形態の機能は、記憶媒体から読出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボード又はコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備えられたメモリに書込まれた後、そのプログラムの指示に基づき、その機能拡張ボード又は機能拡張ユニットに備えられたＣＰＵ又はＭＰＵ等が実際の処理の一部又は全部を実行することによっても実現することができる。

本発明の第１の実施の形態に係る文書管理システムの構成例を示すブロック図である。作業管理アプリケーションが管理する作業情報のデータ構造を示す図である。作業管理アプリケーションにより表示される指定部門の指定プロジェクトの作業一覧の表示例を示す図である。文書管理システムのフォルダ階層を示す図である。ユーザがアプリケーション情報ファイルに対して設定されたリンクを選択した場合の文書管理サーバの動作を示すフローチャートである。本発明の第３の実施の形態に係る文書管理システムの構成例を示すブロック図である。アプリケーション情報ＤＢが保持する情報を示す図である。従来例に係る文書管理システムの構成例を示すブロック図である。文書情報ＤＢの論理的なデータ構造を示す図である。

符号の説明

１１、１２、６１、６２クライアントマシン
１３、６３文書管理サーバ（文書管理手段）
１４、６４文書情報ＤＢ
１５、６５ファイルシステム（保管手段）
１６アプリケーション情報ファイル
１７、６７アプリケーションサーバ
１８、６８ＤＢ
６６アプリケーション情報ＤＢ（情報管理手段）

Claims

文書情報と文書ファイルを関連付けて管理する文書管理システムであって、
特定形式の文書ファイルに記述されたアプリケーションの動作に関する情報を保管する保管手段と、
前記保管手段に保管された前記アプリケーションの動作に関する情報に基づいてアプリケーションが必要とするデータを作成し、作成したデータを前記アプリケーションに伝達して前記アプリケーションを起動する文書管理手段と、
を備えることを特徴とする文書管理システム。
前記アプリケーションは、サーバ上で動作するＷｅｂアプリケーションであり、前記アプリケーションが必要とするデータは、ＵＲＬ（Uniform Resource Locator）を含むことを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
前記特定形式の文書ファイルに記述する情報は、前記アプリケーションの使用するデータベースのキーの一部となる情報、他のアプリケーションに伝達する情報、前記アプリケーションが必要とする文書識別情報等の文書管理システム側の情報を含むことを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
前記文書管理手段は、前記特定形式の文書ファイルに関する実行者の有する権限を示す権限情報を、起動するアプリケーションに伝達することを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
前記権限情報は、閲覧を許可する情報、更新を許可する情報を含むことを特徴とする請求項４記載の文書管理システム。
前記文書管理システムと連携するアプリケーションに関する情報を管理する情報管理手段を更に備え、
前記文書管理手段は、前記情報管理手段の情報に基づいて前記特定形式の文書ファイルを生成し、前記アプリケーションに伝達するデータを生成することを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
前記アプリケーションに関する情報は、アプリケーションのＵＲＬと、アプリケーションがロック機能或いは削除機能等の所定機能を有するか否かを示す情報を含むことを特徴とする請求項６記載の文書管理システム。
文書情報と文書ファイルを関連付けて管理する文書管理システムの制御方法であって、
特定形式の文書ファイルにアプリケーションの動作に関する情報を記述し、前記アプリケーションの動作に関する情報に基づいてアプリケーションが必要とするデータを作成し、作成したデータを前記アプリケーションに伝達して前記アプリケーションを起動することを特徴とする制御方法。
文書情報と文書ファイルを関連付けて管理する文書管理システムに適用されるプログラムであって、
特定形式の文書ファイルにアプリケーションの動作に関する情報を記述する機能と、前記アプリケーションの動作に関する情報に基づいてアプリケーションが必要とするデータを作成し、作成したデータを前記アプリケーションに伝達して前記アプリケーションを起動する機能を、コンピュータに実現させることを特徴とするプログラム。