JP2006018703A - 情報管理システム - Google Patents

Abstract

【課題】流通ライン全体で高いセキュリティがあり、作業員同士の確認作業が容易であり、問題の発生時点を明確にすることができる情報管理システムを提供する。
【解決手段】情報管理システム１００は、サービスを申し込むための申込書１０と、申込書１０に記入された個人情報１１を内部に保持するＭＯ２０と、申込書１０やＭＯ２０を収納する封筒３０と、非接触で読み取り可能な固有の識別情報を有する第１及び第２のＩＣタグＴ１、２と、第１及び第２のＩＣタグＴ１、２の識別情報を読み取るためのリーダ４０と、視覚的な情報を表示する表示部５０と、リーダ４０が読み取った識別情報を管理サーバ８０に送信するＰＣ６０と、通信手段としてのネットワーク７０と、リーダ４０が読み取った識別情報を、子及び親情報として記憶する記憶部８１と、その子及び親情報を１つの組として管理する管理部８２とを有する管理サーバ８０などとを備える。
【選択図】図１

Description

本発明は、個人情報などを管理するのに好適な情報管理システムに関するものである。

従来、この種の情報管理システムは、個人情報や個人のプライバシーなどを保護することを目的としており、例えば、重要書類を管理するための書類管理システムなどが提案されている（例えば、特許文献１）。

特許文献１の書類管理システムは、所定のボックスに重要書類を収納し、指紋や、声紋、網膜、顔面などの認証に加え、２名以上の認証がなければ、開錠されないようになっており、非常にセキュリティ性の高いものである。

また、個人情報は、データベースとしてサーバなどに保存されることもあるが、近年のサーバは、高度な暗号化技術や様々なセキュリティ対策によって保護されているので、データベースから個人情報が漏洩することは、ほとんど皆無である。

ところが、上述のように、高いセキュリティ性を有する装置や仕組みが出現しているにもかかわらず、新聞沙汰になるような個人情報の流出は、あとをたたない。

その理由は、近年の複雑化した流通事情にある。
作業の合理化や効率化によって、各工程は、分担作業となり、様々な作業員が１つの流通ラインに介在している。
例えば、あるサービスを申し込むための申込書であれば、営業担当者、内勤者、事務員、データ処理人、印刷担当者、封入封緘人、配送人などの大勢の作業員が業務にかかわっており、２，３個の業務を掛け持ちしている場合はあるにしても、すべてをひとりでやることは、不可能な状態である。

したがって、１つの流通ラインには、作業員同士で個人情報の受け渡しが行われるセキュリティ性の低い箇所があり、セキュリティ性の高い装置で要所をおさえただけでは、不十分である可能性があった。

その不十分さを補うために、現状は、紙のリストを参照しながら、個人情報の受け渡しを行っているが、細心の注意を払ってそのチェックを行うため、作業員にとってはストレスが高く、手間となっていた。

また、紙のリストでチェックを行っているときに、個人情報の過不足が判明した場合には、受け取る前にすでに過不足が生じていたのか、その場で生じたのかが明確にできない状況にあった。

さらに、個人情報の横流しを計画する悪意者は、アクセスログが残るデータベースや、セキュリティ性の高い装置は狙わず、流通ラインの中でもセキュリティ性の低い箇所を狙う傾向にあった。
特開２００３−２６９０２４号公報

本発明の課題は、流通ライン全体で高いセキュリティがあり、作業員同士で個人情報などが受け渡された場合であっても確認作業が容易であり、しかも、どの時点で問題が発生したのかを明確にすることができる情報管理システムを提供することである。

本発明は、以下のような解決手段により、前記課題を解決する。なお、理解を容易にするために、本発明の実施例に対応する符号を付して説明するが、これに限定されるものではない。
請求項１の発明は、少なくとも１つの媒体（１０、２０）に設けられ、非接触で読み取り可能な固有の識別情報を有する第１のＩＣタグ（Ｔ１）と、前記媒体（１０、２０）を収納する収納体（３０）に設けられ、非接触で読み取り可能な固有の識別情報を有する第２のＩＣタグ（Ｔ２）と、前記各識別情報を読み取る読取部（４０）と、前記読取部（４０）が読み取った前記第１のＩＣタグ（Ｔ１）の識別情報を子情報として記憶し、前記読取部（４０）が読み取った前記第２のＩＣタグ（Ｔ２）の識別情報を親情報として記憶する記憶部（８１）と、前記子及び親情報を１つの組として管理する管理部（８２）と、を備える情報管理システムである。

請求項２の発明は、請求項１に記載の情報管理システムにおいて、前記媒体（１０、２０）は、秘密情報（１１）を表示及び／又は保持しており、前記収納体（３０）は、前記媒体（１０、２０）を内部に封入すること、を特徴とする情報管理システムである。

請求項３の発明は、請求項１又は請求項２に記載の情報管理システムにおいて、前記管理部（８２）は、複数の前記組を階層的に管理すること、を特徴とする情報管理システムである。

請求項４の発明は、請求項１から請求項３までのいずれか１項に記載の情報管理システムにおいて、前記読取部（４０）は、所定の過程前の第１の受け渡し拠点に設けられた第１の読取部（４０−１）と、所定の過程後の第２の受け渡し拠点に設けられた第２の読取部（４０−２）とを備え、視覚的及び／又は聴覚的な情報を表示する表示部（５０）を備え、前記管理部（８２）は、前記第１の読取部（４０−１）が読み取って前記記憶部（８１）に記憶されている子及び親情報と前記第２の読取部（４０−２）が読み取った識別情報とを比較し、両者が一致するか否かを判断して、その結果を前記表示部（５０）に表示させること、を特徴とする情報管理システムである。

請求項５の発明は、請求項１から請求項４までのいずれか１項に記載の情報管理システムにおいて、前記管理部（８２）は、前記読取部（４０）が前記識別情報を読み取ったときには、その識別情報に日時情報、場所情報、読取者情報のうちの少なくとも１つを含む付加情報を加えて管理者に通知すること、を特徴とする情報管理システムである。

本発明によれば、以下のような効果がある。
（１）媒体を収納体に収納し、媒体の識別情報と収納体の識別情報とを１つの組として管理するので、どの収納体にどの媒体が収納されているのかが、流通ラインの最初から最後まで明確であり、流通ライン全体で高いセキュリティ性を確保できる。

（２）秘密情報を表示及び／又は保持している媒体を、収納体の内部に封入するので、作業員同士で個人情報などが受け渡された場合であっても、内部の情報が漏洩することはなく、また、収納体に封入したままの状態で識別情報が読み取れるので、確認作業の手間を省くことができる。

（３）複数の組を階層的に管理するので、収納体が包含している下層のすべての媒体を把握することができ、作業効率が向上する。

（４）所定の過程の受け渡し拠点の前後に読取部を設け、その前後の一致不一致を判断して、判断結果を表示部に表示させるので、どの時点で問題が発生したのかを明確にすることができる。

（５）識別情報を読み取ったときには、その識別情報に日時、場所、読取者などの付加情報を加えて管理者に通知するので、媒体や収納体が、いつ、どこを流通し、誰が作業を行っているのを、管理者は、常時、把握することができる。

本発明は、流通ライン全体で高いセキュリティがあり、作業員同士で個人情報などが受け渡された場合であっても確認作業が容易であり、しかも、どの時点で問題が発生したのかを明確にすることができる情報管理システムを提供するという目的を、第１のＩＣタグが貼付された封筒に第２のＩＣタグが貼付された申込書を封入し、両者のＩＣタグの識別情報を親子関係として管理することにより実現する。

以下、図面等を参照して、本発明の実施例について、さらに詳しく説明する。
図１は、本発明による情報管理システムの実施例を示す図である。
本実施例の情報管理システム１００は、申込書１０と、ＭＯ（ｍａｇｎｅｔ−ｏｐｔｉｃａｌ ｄｉｓｋ）２０と、封筒３０と、第１のＩＣタグＴ１と、第２のＩＣタグＴ２と、リーダ（読取部）４０と、表示部５０と、ＰＣ（パーソナルコンピュータ）６０と、ネットワーク７０と、管理サーバ８０などとを備える。

申込書１０は、所定のサービスを申し込むための媒体であり、名前、住所、電話番号、メールアドレス、携帯電話のメールアドレスなどの個人情報（秘密情報）１１を表示している。

ＭＯ２０は、光磁気ディスクであって、申込書１０に記入された個人情報１１を、データとして内部に保持する媒体である。

封筒３０は、申込書１０やＭＯ２０を収納する収納体であり、申込書１０やＭＯ２０を内部に封入する。

また、申込書１０及びＭＯ２０には、非接触で読み取り可能な固有の識別情報を有する第１のＩＣタグＴ１が貼付され、封筒３０には、非接触で読み取り可能な固有の識別情報を有する第２のＩＣタグＴ２が貼付されている。
なお、第１のＩＣタグＴ１は、媒体（申込書１０、ＭＯ２０）用のＩＣタグであり、第２のＩＣタグＴ２は、収納体（封筒３０）用のＩＣタグであるが、固有の識別番号以外には、個性は持たせていない。

リーダ４０は、ＰＣ６０に接続され、第１及び第２のＩＣタグＴ１、２の識別情報や、読取者情報を読み取るためのものであり、所定の過程前の第１の受け渡し拠点に設けられた第１のリーダ４０−１と、所定の過程後の第２の受け渡し拠点に設けられた第２のリーダ４０−２とを備える。

表示部５０は、ＰＣ６０に接続され、視覚的な情報を表示する部分であり、管理サーバ８０からの指示によって、例えば、「ＯＫ」又は「ＮＧ」を表示する。

ＰＣ６０は、リーダ４０が読み取った識別情報を管理サーバ８０に送信するものである。
また、ＰＣ６０は、記憶を主とする記憶モードと、確認を主とする確認モードとを切り替えることができ、記憶モードの場合には、記憶信号とともに識別情報を管理サーバ８０に送信し、確認モードの場合には、確認信号とともに識別情報を管理サーバ８０に送信する。

ネットワーク７０は、インターネットなどの通信手段であり、ＰＣ６０と管理サーバ８０とを接続している。

管理サーバ８０は、リーダ４０が読み取った第１のＩＣタグＴ１の識別情報を子情報として記憶し、リーダ４０が読み取った第２のＩＣタグＴ２の識別情報を親情報として記憶する記憶部８１と、その子及び親情報を管理する管理部８２とを備える（記憶方法、管理方法の詳細は後述）。

次に、図２〜図４を参照しながら、管理サーバ８０の制御の流れを説明する。
図２は、管理サーバ８０の制御を示すフローチャートであり、図３は、記憶モジュール（サブルーチン）の制御を示すフローチャートであり、図４は、確認モジュールの制御を示すフローチャートである。
（管理サーバ：図２参照）
管理サーバ８０は、常に、ＰＣ６０からの記憶信号や確認信号を待ち受けしている状態であり、記憶信号を受信したか否かを判断して（Ｓ１０１）、受信した場合には、記憶モジュールをコールし（Ｓ１０２）、確認信号を受信したか否かを判断して（Ｓ１０３）、受信した場合には、確認モジュールをコールし（Ｓ１０４）、いずれかのモジュールをコールしたか否かを判断して（Ｓ１０５）、コールした場合には、受信した識別情報に、日時情報、場所情報、読取者情報などの付加情報を加えて記憶部８１に記憶させ、あらかじめ設定されている管理者の電子メールアドレスに、これらの情報を送信する（Ｓ１０６）。

（記憶モジュール：図３参照）
まず、記憶モジュールは、受信した識別情報の中で、最初に受信した識別情報を親情報として（Ｓ２０１）、それ以外の識別情報を子情報として記憶部８１に記憶させ（Ｓ２０２）、その親及び子情報を１つの組として管理する（Ｓ２０３）。
ついで、前の組が存在するか否かを判断し（Ｓ２０４）、前の組が存在する場合には、今回記憶した組と前の組とを階層的（詳細は後述）に管理する（Ｓ２０５）。

（確認モジュール：図４参照）
まず、確認モジュールは、第１のリーダ４０−１が読み取って記憶部８１に記憶されている子及び親情報を読み出す（Ｓ３０１）。
ついで、その読み出した子及び親情報と、第２のリーダ４０−２が読み取った識別情報とを比較し、両者が一致するか否かを判断する（Ｓ３０２）。
そして、その判断結果を表示部５０に通知して、表示させる（Ｓ３０３）。

次に、階層管理について、親、子、孫の３階層の場合を例に挙げて説明する。
図５は、データ管理の構成を模式的に示す図である。
管理部８２は、３階層の場合には、まず、子と孫の組をつくり、その後に、前の組が存在すると判断して、親と子の組をつくる。
そして、管理部８２は、親と子とを、また、子と孫とを１つの組（親子関係）として管理しており、具体的には、
識別番号「０２０」には、識別番号「０１０」、「０１１」が含まれ、
識別番号「３００」には、識別番号「０５０」、「０６０」が含まれ、
識別番号「０１０」には、識別番号「００１」〜「００４」が含まれ、
識別番号「０１１」には、識別番号「１０１」〜「１０４」が含まれる、などのように識別番号同士を関連付けて管理している。

次に、具体的な流通ラインを例にして、本システムを説明する。
図６は、所定のサービスに加入する場合の一連の流れを示す図である。
なお、リーダ４０は、記憶モードで記憶したときのリーダが第１のリーダ４０−１となり、その第１のリーダ４０−１よりも下流にあるリーダが第２のリーダ４０−２となる。

まず、個人情報が記入された申込書１０がサービス企業２００に送付される（＃１）。
ついで、サービス企業２００の営業担当者は、記憶モードで、封筒３０のＩＣタグを読み取り、その後に、申込書１０のＩＣタグを読み取り（＃２）、申込書１０を封筒３０に封入する（＃３）。

サービス企業２００の営業担当者は、夜遅い場合には、確認モードでチェックしてから（＃４）、ロッカーに封筒３０を保管し（＃５）、翌朝、ロッカーから封筒３０を取り出して（＃６）、確認モードでチェックしてから（＃７）、データ入力企業３００に封筒３０を持っていく（＃８）。

データ入力企業３００の作業員は、確認モードでチェックし（＃９）、封筒３０を開封して申込書１０を取り出し（＃１０）、ＭＯ２０に個人情報のデータを入力する（＃１１）。
そして、データ入力企業３００の作業員は、記憶モードで、封筒３０のＩＣタグを読み取り、その後に、ＭＯ２０のＩＣタグを読み取り（＃１２）、ＭＯ２０を封筒３０に封入し（＃１３）、確認モードでチェックしてから（＃１４）、サービス企業２００に封筒３０を持っていく（＃１５）。

サービス企業２００の営業担当者は、確認モードで封筒３０をチェックし（＃１６）、封筒３０を開封してＭＯ２０のデータを保存サーバに保存する（＃１７）。
そして、サービス企業２００の営業担当者は、記憶モードで、封筒３０のＩＣタグを読み取り、その後に、ＭＯ２０のＩＣタグを読み取り（＃１８）、ＭＯ２０を封筒３０に封入し（＃１９）、確認モードでチェックしてから（＃２０）、データ出力企業４００に封筒３０を持っていく（＃２１）。

データ出力企業４００の作業員は、確認モードでチェックし（＃２２）、封筒３０を開封してＭＯ２０を取り出し（＃２３）、ＭＯ２０のデータを保存サーバに保存し（＃２４）、そのデータに基づいて、請求書を印刷し（＃２５）、加入者に請求書を発送する（＃２６）。

このように、本実施例によれば、以下のような効果がある。
（１）申込書１０やＭＯ２０の識別情報と封筒３０の識別情報とを１つの組として管理するので、どの封筒３０にどの申込書１０やＭＯ２０が収納されているのかが、流通ラインの最初から最後まで明確であり、流通ライン全体で高いセキュリティ性を確保でき、例えば、申込書１０が悪意者によって抜き取られた場合であっても、すぐにその事実が分かる。

（２）申込書１０やＭＯ２０を封筒３０の内部に封入しているので、作業員同士の間で封筒３０が受け渡された場合であっても、内部の情報が漏洩することはなく、また、封筒３０に封入したままの状態で各識別番号を瞬時に読み取ることができ、申込書１０の過不足なども分かり、確認作業の手間を省くことができる。

（３）複数の組を階層的に管理するので、封筒３０が包含している下層のすべての申込書１０やＭＯ２０を確認することができ、作業効率が向上し、例えば、申込書１０が不用意に紛れ込んだ場合であっても、正規の場所に戻しやすい。

（４）所定の過程の受け渡し拠点の前後にリーダ４０を設け、その前後の一致不一致を判断して、判断結果を表示部５０に表示させるので、どの時点で問題が発生したのかを明確にすることができ、例えば、表示部５０に、「ＮＧ」が表示された場合には、封筒３０を受け取らないようにして、問題が発生した場合の責任問題を明確にすることができる。

（５）識別情報を読み取ったときには、その識別情報に日時、場所、読取者などの付加情報を加えて管理者に通知するので、申込書１０やＭＯ２０、封筒３０が、いつ、どこを流通し、誰が作業を行っているのを、管理者は、常時、把握することができる。

（６）従来の紙のリストでのチェックと比較して、大幅に作業時間を短縮することができ、人為的な間違いも起こらない。

（７）本システムでは、個人情報を取り扱っているので、その情報を申込書１０からＭＯ２０に、ＭＯ２０からサーバに、といったように移し替えることができ、移し替えが終了した媒体は、シュレッダーにかけたり、データを消去することができるので、ある物品が最初から最後まで流れる従来のトレーサビリティと比較して、セキュリティ性が高く、もの自体のかさばりもない。

（変形例）
以上説明した実施例に限定されることなく、種々の変形や変更が可能であって、それらも本発明の均等の範囲内である。
図７は、データ管理の構成及び管理サーバの変形例を示す図である。
（１）本実施例では、ＩＣタグは、固有の識別番号以外には、個性を持たせていないが、一定の規則に基づいて、個性を持たせるようにしてもよい。
例えば、図７（Ａ）に示すように、識別情報は、階層ごとに個性を持たせるようにし、親階層は、１桁、子階層は、２桁、孫階層は、３桁とする。
このようにすれば、管理サーバ８０で階層を区別できるので、封筒３０に申込書１０を封入し、一度のリーダ４０の読み取りで、記憶部８１に識別情報を記憶させることができ、作業効率がより向上する。

（２）本実施例では、リーダ４０で識別番号を読み取るたびに、管理者にその情報を通知する例で説明したが、所定の過程の入口の情報と出口の情報をまとめて通知するようにしてもよい。例えば、図７（Ｂ）に示すように、＊＊＊＊年＊月７日の１６時０１分に所定の過程の入口を通過し、＊＊＊＊年＊月８日の１０時０６分に所定の過程の出口を通過した、などの情報を通知するようにする。
このようにすれば、まとまった情報となるので、管理者は、管理業務を行いやすい。

（３）申込書の例で説明したが、問い合わせ書や依頼書などの他の重要書類でもよい。
（４）表示部５０は、「ＯＫ」又は「ＮＧ」を表示する例で説明したが、過不足などのより具体的な内容を表示してもよく、また、聴覚的な効果音などを鳴らして警告するようにしてもよい。

本発明による情報管理システムの実施例を示す図である。 管理サーバ８０の制御を示すフローチャートである。 記憶モジュールの制御を示すフローチャートである。 確認モジュールの制御を示すフローチャートである。 データ管理の構成を模式的に示す図である。 所定のサービスに加入する場合の一連の流れを示す図である。 データ管理の構成及び管理サーバの変形例を示す図である。

符号の説明

１０ 申込書
１１ 個人情報
２０ ＭＯ
３０ 封筒
４０ リーダ
４０−１ 第１のリーダ
４０−２ 第２のリーダ
５０ 表示部
６０ ＰＣ
７０ ネットワーク
８０ 管理サーバ
８１ 記憶部
８２ 管理部
１００ 情報管理システム
２００ サービス企業
３００ データ入力企業
４００ データ出力企業

Claims (5)

1. 少なくとも１つの媒体に設けられ、非接触で読み取り可能な固有の識別情報を有する第１のＩＣタグと、
   前記媒体を収納する収納体に設けられ、非接触で読み取り可能な固有の識別情報を有する第２のＩＣタグと、
   前記各識別情報を読み取る読取部と、
   前記読取部が読み取った前記第１のＩＣタグの識別情報を子情報として記憶し、前記読取部が読み取った前記第２のＩＣタグの識別情報を親情報として記憶する記憶部と、
   前記子及び親情報を１つの組として管理する管理部と、
   を備える情報管理システム。
2. 請求項１に記載の情報管理システムにおいて、
   前記媒体は、秘密情報を表示及び／又は保持しており、
   前記収納体は、前記媒体を内部に封入すること、
   を特徴とする情報管理システム。
3. 請求項１又は請求項２に記載の情報管理システムにおいて、
   前記管理部は、複数の前記組を階層的に管理すること、
   を特徴とする情報管理システム。
4. 請求項１から請求項３までのいずれか１項に記載の情報管理システムにおいて、
   前記読取部は、
   所定の過程前の第１の受け渡し拠点に設けられた第１の読取部と、
   所定の過程後の第２の受け渡し拠点に設けられた第２の読取部とを備え、
   視覚的及び／又は聴覚的な情報を表示する表示部を備え、
   前記管理部は、前記第１の読取部が読み取って前記記憶部に記憶されている子及び親情報と前記第２の読取部が読み取った識別情報とを比較し、両者が一致するか否かを判断して、その結果を前記表示部に表示させること、
   を特徴とする情報管理システム。
5. 請求項１から請求項４までのいずれか１項に記載の情報管理システムにおいて、
   前記管理部は、前記読取部が前記識別情報を読み取ったときには、その識別情報に日時情報、場所情報、読取者情報のうちの少なくとも１つを含む付加情報を加えて管理者に通知すること、
   を特徴とする情報管理システム。
   

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