JP2006018386A - 電子帳票と連携した文書管理・閲覧システム - Google Patents

Abstract

【課題】表示出力や印刷出力を含む閲覧の際に、ページ単位となるように、各項目がレイアウト配置される情報が保存される電子帳票ファイルを中心として、電子的に保存されている様々な情報を容易に閲覧することができる。
【解決手段】電子帳票変換処理部において、外部から登録を要請された電子ファイルを、表示出力や印刷出力を含む閲覧の際に、ページ単位となるように、各項目がレイアウト配置される情報が保存される電子帳票ファイルに変換する。又、該変換の後の電子帳票ファイルを、閲覧に供する際には、図示されるように階層構造で、参照可能な構造で記憶装置に保存する。
【選択図】図４

Description

本発明は、電子帳票と連携した文書管理・閲覧方法、及び電子帳票と連携した文書管理・閲覧装置に係り、特に、表示出力や印刷出力を含む閲覧の際に、ページ単位となるように、各項目がレイアウト配置される情報が保存される電子帳票ファイルを中心として、電子的に保存されている様々な情報を容易に閲覧することができる電子帳票と連携した文書管理・閲覧システムに関する。

従来、法定帳簿は、ＣＯＭ（Computer Output Microfilm）フィルムで管理・保存している。あるいは、システムとデータベースが連動して『見読性』を確保できること、バックアップが確実にとれることなど、法律（電子帳簿保存法その他）が定める要件を満たす場合は、電子帳票を法定帳簿とすることができる。このような法定帳簿の電子帳票は、紙やＣＯＭフィルムに対する印刷出力をイメージしたものであり、適宜、ページ分割や、後述するサプレス処理を施している。

なお、ここで、本願発明が対象とする電子帳票を、表示出力や印刷出力を含む閲覧の際に、ページ単位となるように、各項目がレイアウト配置される情報が、電子的に保存されたものと定義する。又、以下においては、電子帳票を電子的に保存したものを、帳票情報や帳票データや電子帳票ファイルなどと称する。

特許文献１では、対象となる帳票データの特徴を示す検索定義を記憶しておき、該検索定義に基づいて帳票データの特徴を抽出するようにしている。これによって、帳票データを大型コンピュータから帳票作成装置に送信するためのプログラムを修正する際の、労力を削減したり、コンピュータ技術者の熟練度を軽減したりするようにしている。

次に、特許文献２では、電子帳票において、文字列で構成される帳票データと、書式オーバーレイを作成するための書式オーバーレイソースコードを、計算機から帳票作成装置に送信するようにしている。これによって、該送信を行う計算機の負荷を軽減するようにしている。

特許文献３では、ポリシを割り付けた属性データをディレクトリのパスに付与するという技術が開示されている。このポリシは、ディスク装置の故障に対処するため、情報を分散配置する際の管理に用いられる。例えば、分散配置の要否や、分散配置された情報の重複検索を防止するために用いられる。特許文献４では、映像、音声、静止画像といった、アーカイブデータの管理情報の属性の、追加、変更を容易に行うための技術が開示されている。なお、これら特許文献３や特許文献４では、本願発明が対象にする電子帳票について何ら言及されていない。

特許３１４３２９０号公報 特開平７−１２９６８６号公報 特開２００２−２２２１０５号公報 特開２００３−３３８１６７号公報

表示出力や印刷出力を含む閲覧を主たる目的とし又前提としたものである、一旦作成されると内容変更がないなど、電子帳票は、コンピュータ装置に格納される他の情報にはない特性がある。このような電子帳票は、前述したように法定帳票の役割を務めるものであるので、他に十分活用されているものではない。更に、ｅ・文書法施行による規制緩和を契機とし、いわゆる「ワープロ文書」なども法定帳票として認められる時代となってきた。更には、旧来の電子帳票に関連付けられる非電子帳票ファイルの保管ニーズも強くなっている。

本発明は、前記従来の問題点を解決するべくなされたもので、表示出力や印刷出力を含む閲覧の際に、ページ単位となるように、各項目がレイアウト配置される情報が保存される電子帳票ファイルを中心として、電子的に保存されている様々な情報を容易に閲覧することができる電子帳票と連携した文書管理・閲覧システムを提供するものであり、同一列位置で同一内容のデータが並んだ場合に、後の行の該データをサプレスされた空白データにされているワープロ文書などの非電子帳票ファイルを対象にする場合にも、該サプレスのない電子帳票と同様な閲覧処理が可能な電子帳票閲覧システムを提供すること、及び電子帳票ファイルと関連性の強い非電子帳票ファイルの連携が容易に図れるシステムを提供することを課題とする。

まず、本願の第１発明の電子帳票と連携した文書管理・閲覧方法は、電子帳票変換処理部において、該電子帳票との連携強化による利便性向上の観点などの外部から登録を要請された様々な電子ファイルを、利用者の目的に応じて検索や編集や表示出力や印刷出力を含む閲覧の際に、ページ単位となるように、各項目がレイアウト配置される情報が保存される電子帳票ファイルに変換し、該変換の後の電子帳票ファイルを閲覧する際には、階層構造で、参照可能な構造で記憶装置に保存するようにしたことにより、前記課題を解決したものである。

なお、本願発明において、「閲覧」という言葉を、「利用者の目的に応じて電子ファイル内データを検索・編集・表示出力・印刷出力できる機能、及びそれら機能が容易に可能な文書管理機能」を含むものと定義する。

次に、前記電子帳票と連携した文書管理・閲覧方法において、前記電子帳票ファイル自体に、又はその管理情報に、リンク先の他の前記電子帳票ファイルを閲覧するためのリンク先情報を付加することにより、前記課題を解決したものである。

又、前記電子帳票と連携した文書管理・閲覧方法において、前記リンク先情報が、リンク先の電子帳票ファイルにおける、特定のページ、又は特定の項目を、リンク先として指定可能とするものであることにより、前記課題を解決したものである。

更に、前記電子帳票と連携した文書管理・閲覧方法において、前記変換後の前記電子帳票ファイルの少なくとも一部が、その保存する情報の各ページの位置を示す見出し情報、又は、その保存する情報の各項目の位置を示す見出し情報を有する、特定のデータ形式とされていることにより、前記課題を解決したものである。

又、前記電子帳票と連携した文書管理・閲覧方法において、前記階層構造における各階層の、他の階層との上下関係を示す情報、その階層に含まれる前記電子帳票ファイルの保存場所を示す情報を少なくとも含む階層管理情報を、階層管理データベースに保存すると共に、該階層管理情報によって管理される前記電子帳票ファイルそのものは、他の記憶場所にも保存可能としたことにより、前記課題を解決したものである。

次に、前記電子帳票と連携した文書管理・閲覧方法において、前記階層管理情報によって管理される前記電子帳票ファイルそのものが、ネットワークを介してアクセスする、他の記憶場所にも保存可能としたことにより、前記課題を解決したものである。

又、前記電子帳票と連携した文書管理・閲覧方法において、前記電子帳票ファイル以外にも、前記リンク先として前記リンク先情報に登録可能としたことにより、前記課題を解決したものである。

更に、前記電子帳票と連携した文書管理・閲覧方法において、前記リンク先情報における前記リンク先を示すための記述が、特定の前記電子帳票ファイルを指し示す記述以外に、論理的な記述が可能になっていることにより、前記課題を解決したものである。

又、前記電子帳票と連携した文書管理・閲覧方法において、前記論理的記述によって、特定の電子帳票を対象としない雛形のリンク先情報の記述が可能になっていることにより、前記課題を解決したものである。

更に、前記電子帳票と連携した文書管理・閲覧方法において、前記論理的記述に、少なくとも汎用データベース記述言語に従った記述も可能になっていることにより、前記課題を解決したものである。

次に、本願の第２発明の電子帳票と連携した文書管理・閲覧装置は、外部から登録を要請された電子ファイルを、表示出力や印刷出力を含む閲覧の際に、ページ単位となるように、各項目がレイアウト配置される情報が保存される電子帳票ファイルに変換する電子帳票変換処理部と、該変換の後の電子帳票ファイルを閲覧する際には、階層構造で参照可能な構造で、保存する記憶装置と、を備えたことにより、前記課題を解決したものである。

又、本願の第３発明のコンピュータ・プログラムは、前記第１発明の電子帳票と連携した文書管理・閲覧方法、又は、前記第２発明の電子帳票と連携した文書管理・閲覧装置を実施するためのコンピュータ・プログラムを提供するようにしたことにより、前記課題を解決したものである。

続いて、本願の第４発明のコンピュータ読み取り可能な記録媒体は、前記第３発明のコンピュータ・プログラムが記憶された、コンピュータ読み取り可能な記録媒体を提供するようにしたことにより、前記課題を解決したものである。

以下、本発明の作用について、簡単に説明する。

本願発明は、電子帳票相互間の情報のリンクによる参照を促進するものである。あるいは、電子帳票から、他の電子化された情報の参照を促進するものである。該電子化情報は、ワープロ文書ファイルや表計算ファイルなどの文字情報に限定されるものではなく、静止画像、動画像、音声情報なども対象とすることができ、これらの視聴も本願発明は閲覧として取り扱うものである。例えば、静止画像としては、文書をスキャナ装置で読み取った画像でもよい。音声情報としては、関係者のコメント発言や、会議発言を録音したものでもよい。

このようなリンクによる情報参照によって、電子帳票の有用性は、飛躍的に向上するものである。

本願発明では、このような情報参照を行うために、電子帳票ファイルは、閲覧に供する準備を完了するまでには、階層構造で、参照可能な構造で記憶装置に保存する。しかしながら、電子帳票ファイルをまず電子的に保存するだけの時点では、該保存は、階層構造で行う必要はない。

例えば、電子的に保存するだけの時点であって、ハードディスク装置に保存する際には、該階層構造にこだわる必要がなく、従って、ハードディスク装置に情報を保存するための、該保存のためのファイル・システムに従って保存すればよい。このハードディスク装置保存のためのファイル・システムとしては汎用のものであってもよく、例えばＮＴＦＳ（New Technology File System）やＦＡＴ（File Allocation Table）などであってもよい。そうして、この後、後述する実施形態のように階層管理情報を用いるなどして、上記ファイル・システムとは異なる独自のファイル・システムによって、該階層構造を構成するようにしてもよい。

このように異なる独自のファイル・システムを採用することで、ハードウェアやＯＳ（Operating System）に依存せずに本願発明を適用することができ、又異なるハードウェアやＯＳに跨って本願発明を適用することも可能になる。又、電子帳票ファイルをまず電子的に保存するだけの時点では、該保存は階層構造で行う必要はないので、該保存に係る手間や時間を抑えることができる。更に、一旦保存後の階層構造の変更も容易であり、保守に係る手間や時間を抑えることができる。

このように、本願発明の電子帳票と連携した文書管理・閲覧システムによれば、表示出力や印刷出力を含む閲覧の際に、ページ単位となるように、各項目がレイアウト配置される情報が保存される電子帳票ファイルを中心として、電子的に保存されている様々な情報を容易に閲覧することができる電子帳票と連携した文書管理・閲覧システムを提供することができる。

又、該閲覧に関しては、電子帳票や文書その他の電子化情報において希望する閲覧箇所を速やかに見い出せるなど、検索や参照も利便性が高くなる。又、これら電子帳票や文書その他の電子化情報において、編集作業も容易になる。

以下、図を用いて本発明の実施の形態を詳細に説明する。

図１は、本願発明が適用された実施形態の電子帳票と連携した文書管理・閲覧システムを含む全体的な構成を示すブロック図である。

この図において、本願発明は、主として電子帳票閲覧装置１０において構成されている。又、該電子帳票閲覧装置１０に電子帳票クライアント装置５を接続し、該電子帳票閲覧装置１０の内部や外部にあるアーカイブ・データベース装置１４にある情報を、電子帳票閲覧装置１０を介してクライアント装置５において閲覧する際に、本実施形態の電子帳票閲覧方法は利用される。

電子帳票閲覧装置１０は、ネットワーク３に接続され、更にルータ装置７を介してネットワーク１にも接続されている。上記の閲覧に際して、クライアント装置５や電子帳票閲覧装置１０やアーカイブ・データベース装置１４は、これらネットワーク３やネットワーク１を適宜用いる。又、他形式電子帳票装置１６や、非電子帳票装置１８も、ネットワーク３やネットワーク１を介して電子帳票閲覧装置１０と接続可能になっている。

なお、ネットワーク１やネットワーク３は、具体的に限定されるものではない。例えば、インターネットや、ＷＡＮ（Wide Area Network）や、ＶＡＮ（Value Added Network）、更にはＬＡＮ（Local Area Network）であってもよい。種々の形態の通信ネットワークであってもよく、電話やデータ通信の公衆回線網や専用回線網、あるいは携帯電話などの回線網を用いてもよい。更には、異なる形態のネットワークを組み合わせたものであってもよい。

又、クライアント装置５のネットワーク３に対する接続も、図示されるように直接接続されるものに限定されものではない。例えば、インターネット・アクセス・プロバイダの設備を経由して、又ネットワーク１を経由してから、ネットワーク３に接続するようにしてもよい。更には、異なる形態のネットワークを介して、ネットワーク１に接続してもよい。

ここで、アーカイブ・データベース装置１４は、その種類や設置形態や台数は限定されるものではない。該アーカイブ・データベース装置１４は、電子帳票閲覧装置１０に内蔵されていてもよく、ネットワーク３やネットワーク１を介して電子帳票閲覧装置１０からアクセスされるものでもよい。

更には、電子帳票クライアント装置５についても、種類や台数は限定されるものではない。例えば、マイクロソフト社製ＯＳ（Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標））によるものであってもよい。又、本願発明を適用した電子帳票の閲覧の際に、クライアント装置５におけるウェブ・ブラウザ・プログラムの利用の有無についても、特に限定されるものではない。又、ウェブ・ブラウザ・プログラムを利用する場合、該ウェブ・ブラウザ・プログラムとして、例えば米国マイクロソフト社の「インターネット・エクスプローラ（登録商標）」などを用いることも可能であるが、特に限定されるものではない。

図２は、本実施形態の各装置に用いるハードウェアの構成を示すブロック図である。

この図２においては、ある種のコンピュータ装置のハードウェア構成が示される。該コンピュータ装置は、ＯＳ（Operating System）は一例として米国マイクロソフト社のＷｉｎｄｏｗｓ（登録商標）を搭載する、一般的なＰＣ（Personal Computer）装置であってもよく、特に限定されものではない。あるいは、ＰＣ装置以外のハードウェアを用いてもよく、例えばＥＷＳ（Engineering Work Station）などの、いわゆるワークステーションなどのハードウェアを用いるようにしてもよい。なお、この図において、ハードウェア構成は、説明の関係上一部抽象化されている。

図１に示される、クライアント装置５や電子帳票閲覧装置１０は、この図２に示すようなコンピュータ装置のハードウェアを用いてもよい。又、アーカイブ・データベース装置１４、更には、他形式電子帳票装置１６や非電子帳票装置１８についても、この図２に示すようなコンピュータ装置のハードウェアを用いてもよい。

この図において、コンピュータ装置は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）３１０と、ＲＡＭ（Random Access Memory）３１１と、ＲＯＭ（Read Only Memory）３１２と、ＬＡＮ−Ｉ／Ｆ（Inter Face）３１３と、ＭＯＤＥＭ（modulator-demodulator）３１４と、種々のＩ／Ｆ（Inter Face）３２０〜３２２とを有している。これらは、バス３０１によって相互接続されている。

又、バス３０１に対して、Ｉ／Ｆ３２０を介して、画面表示装置３３０が接続されている。又、バス３０３によって相互接続されている、キーボード３３１と、マウス３３２と、プリンタ装置３３３とは、バス３０１に対して、Ｉ／Ｆ３２１を介して接続されている。

更に、バス３０１に対して、Ｉ／Ｆ３２２を介して、ＨＤＤ（Hard Disc Drive）装置３４０と、ＣＤ（Compact Disc）装置３４１と、ＦＤＤ（Floppy（登録商標） Disc Drive）装置３４２とが接続されている。これらはバス３０２によって相互接続されている。

以上のようなハードウェア構成において、記憶手段、又記憶装置は、ＲＡＭ３１１、ＲＯＭ３１２、ＨＤＤ装置３４０、ＣＤ装置３４１、ＦＤＤ装置３４２などである。このような記憶手段や記憶装置において、ＣＰＵ３１０で実行される様々なプログラムや、本実施形態においてアクセスされるデータベースや諸ファイルやデータが保存され、電子的にアクセスができるようになっている。例えば、ＯＳや、本実施形態に係るアプリケーション・プログラム、又ウェブ・ブラウザ・プログラムは、ＨＤＤ装置３４０に格納されていて、実行時には、ＲＡＭ３１１に読み出されてＣＰＵ３１０によって実行される。なお、ＬＡＮ−Ｉ／Ｆ３１３は、ＬＡＮ３に対する接続などに用いられるものであり、ＣＰＵ３１０で実行されるアプリケーション・プログラムには、ネットワーク１経由で取得される、ＪＡＶＡ（登録商標)のアプレットも含まれる。

又、ＯＳやアプリケーション・プログラムの実行に際して、オペレータは、画面表示装置３３０に表示出力される情報を参照しつつ、キーボード３３１によって文字入力や諸操作を行ったり、マウス３３２によって座標入力や諸操作の入力を行ったりする。又、適宜、プリンタ装置３３３からは、必要な情報を印字出力することができる。言うまでもなく、これら諸出力や入力は、ＣＰＵ３１０で実行されるプログラムによって、電子的な処理によって行われるものである。

なお、ＣＤ装置３４１やＦＤＤ装置３４２は、本願発明を適用して実施する際の、アプリケーション・プログラムのインストールや、その他のオフラインでの情報交換に用いられる。

次に、図３は、本実施形態の電子帳票閲覧装置１０における、本発明に係る構成を示すブロック図である。

図示されるように、本実施形態において電子帳票閲覧装置１０は、電子帳票変換処理部２０と、電子帳票サーバ装置２２と、階層管理データベース装置２４とを有している。又適宜、ウェブ・サーバ装置２６を備えるようにしてもよい。更には、電子帳票閲覧装置１０は、アーカイブ・データベース装置１４を内蔵するようにしてもよい。

本実施形態においては電子帳票ファイルに、保存する情報の各ページの位置を示す見出し情報、又は、その保存する情報の各項目の位置を示す見出し情報を有する、特定のデータ形式を採用している。他形式電子帳票装置１６は、該特定データ形式ではない電子帳票ファイル（以下他形式電子帳票ファイルと呼ぶ）を取り扱う。あるいは、非電子帳票装置１８は、電子帳票ファイルではない電子ファイル（以下非電子帳票ファイルと呼ぶ）を取り扱う。又、これら他形式電子帳票装置１６及び非電子帳票装置１８は、本実施形態の電子帳票閲覧装置１０において特定データ形式の電子帳票ファイルに変換するための、このような他形式電子帳票や非電子帳票ファイルを、該電子帳票閲覧装置１０に対して出力する。

電子帳票閲覧装置１０の電子帳票変換処理部２０は、このような他形式電子帳票や非電子帳票ファイルを、本実施形態に特有の、特定データ形式の電子帳票ファイルに変換する。

次に、電子帳票サーバ装置２２は、該特定データ形式の特徴を活かし、特定データ形式の電子帳票ファイルを閲覧する際には、階層構造で、参照可能な構造で記憶装置に保存する。該保存の際には、特定データ形式の電子帳票ファイルは、電子帳票閲覧装置１０内部の、あるいは外部のアーカイブ・データベース装置１４に保存され、該階層構造を管理するための情報（以下階層管理情報と呼ぶ）は階層管理データベース装置２４に保存される。

又、該電子帳票サーバ装置２２は、このように保存された特定データ形式の電子帳票ファイルの閲覧を、クライアント装置５からの要求に応じて提供する。該閲覧に際しては、階層管理データベース装置２４に保存されている階層管理情報を活用し、クライアント装置５の利用者は、階層構造を利用して所望の電子帳票を見い出し、閲覧することができる。

ここで、クライアント装置５上でウェブ・ブラウザ・プログラムを用いて、上記の閲覧を行うのであれば、該閲覧はウェブ・サーバ装置２６を介在させたものになる。あるいは、イントラネットを介した閲覧などにおいてクライアント装置５上で特にウェブ・ブラウザ・プログラムを用いないのであれば、この場合ウェブ・サーバ装置２６を用いる必要はなく、クライアント装置５は電子帳票サーバ装置２２に直接接続するようにしてもよい。

なお、電子帳票閲覧装置１０の内部、あるいは外部にあるアーカイブ・データベース装置１４には、特定データ形式の電子帳票ファイル以外にも、該電子帳票ファイルの閲覧に際して、該電子帳票ファイルからリンクされる、他の形式の電子帳票ファイルや、種々の文字情報ファイル、更には、静止画像、動画像、音声情報などのファイルも格納されている。

図４は、本実施形態における階層構造の概念を示すツリー図である。図５及び図６は、それぞれ、該階層構造の一例を示すツリー図である。又、図７は、前述の階層管理情報のデータ構成図である。

図７に示す、階層毎の階層管理情報は、階層プロパティ情報と、１つ又は複数の電子帳票データ取得情報とによって構成されている。

階層プロパティ情報は、まず、その階層の直接の下位階層を指し示す情報を有する。具体的には、直接の下位階層についての階層管理情報が格納されているアドレスを示す情報を有する。該情報は、他の階層との上下関係を示す情報になっている。

更に、該階層プロパティ情報は、これら下位階層の、利用者の閲覧利用権を管理する情報を有する。この閲覧利用権の管理の情報は、利用者単位でも、部署単位でも、職位単位でも、設定することが可能になっている。

次に、電子帳票データ取得情報は、その階層に含まれる、特定データ形式の電子帳票ファイルが格納されているアドレスを示す情報を有している。その階層の階層管理情報において、電子帳票データ取得情報は、その階層に含まれる、特定データ形式の電子帳票ファイル毎に存在する。

本実施形態において、特定データ形式の電子帳票ファイルを閲覧するための階層構造は、このような階層管理情報によって定義されている。本実施形態では該階層管理情報によって論理的に、物理的には任意のアーカイブ・データベース装置１４に格納されている特定データ形式の電子帳票ファイルを、階層構造で提供するようにしている。個々の特定データ形式の電子帳票ファイルは、物理的には、任意のアーカイブ・データベース装置１４に、そのアーカイブ・データベース装置１４におけるファイル・システムに従って保存されている。該ファイル・システムは、例えばＯＳなどによって提供されるものであり、本実施形態は該ファイル・システムに依存せずに階層構造で、特定データ形式の電子帳票ファイルを保存することができる。

又、前述の図１にも示されるように、電子帳票閲覧装置１０からアクセスされる、特定データ形式の電子帳票ファイルが保存されるアーカイブ・データベース装置１４は、電子帳票閲覧装置１０に内蔵されている必要はなく、外部に設けたものでもよい。例えば、ネットワーク３やネットワーク１でアクセスされるものであってもよい。

次に、図８は、本実施形態における特定データ形式の電子帳票ファイルのデータ構成図である。

図８に示すように、特定データ形式の電子帳票ファイルは、電子帳票プロパティ情報と、電子帳票実体情報と、１つ又は複数のリンク先情報とによって構成されている。

まず、電子帳票プロパティ情報は、その電子帳票の作成者や新規作成日時や最終更新日時など、その電子帳票に関する情報である。次に、電子帳票実体情報は、図１０〜図１３を用いて説明するように、その電子帳票の実体的な内容である。次に、リンク先情報は、その電子帳票から、その電子帳票の特定ページから、あるいはその電子帳票の特定フィールドから、他のファイルの閲覧にリンクするための情報であり、リンク毎に設けられる。

ここで、本実施形態のフィールドは、電子帳票において一単位になる文字列である。例えば表形式の電子帳票であれば、その表中の１つのセルである。

図９は、本実施形態のリンク先情報のデータ構成図である。

図示されるように、該リンク先情報は、リンク元帳票情報と、リンク先ファイル情報とによって構成されている。

特定データ形式の電子帳票ファイルにおいて、他のファイルへのリンクは、帳票リンクと、ページ・リンクと、フィールド・リンクとの、少なくとも３種類設けられている。

まず、帳票リンクは、その電子帳票ファイルのいずれの箇所を閲覧中でもリンクされるものであり、いわば閲覧中の電子帳票全体をリンク元とするリンクである。次に、ページ・リンクは、閲覧中のページからリンクされるものであり、閲覧中のページ全体をリンク元とするリンクである。又、フィールド・リンクは、閲覧中のページにある特定のフィールドを指定し、該指定のフィールドからリンクされるものであり、該指定のフィールドをリンク元とするリンクである。

ここで、上記のリンク元帳票情報には、帳票リンクの場合であれば、その帳票リンクの旨を保存する。ページ・リンクの場合であれば、そのページ・リンクの旨、又リンク元になるページ番号を保存する。フィールド・リンクの場合であれば、そのフィールド・リンクの旨、又リンク元になるフィールドＩＤ（IDentification）を保存する。該フィールドＩＤは、その電子帳票において、対象になるフィールドを特定するための情報である。

次に、帳票リンク、ページ・リンク、フィールド・リンクのいずれにおいても、リンク先の閲覧対象のファイルは、特定データ形式の電子帳票ファイルに限定されるものではない。リンク先の閲覧対象のファイルは、ワープロ文書ファイルや表計算ファイルなどの文字情報のファイルであってもよく、更には、静止画像、動画像、音声情報などのファイルであってもよい。

又、リンク先は、これら多様なファイルにおける、先頭位置に限定されるものではなく、特定の中間位置に対するリンクであってもよい。例えば、文字情報や静止画像において指定したページ位置や、動画像や音声情報のスタート位置から指定時間経過した位置などの、中間位置へのリンクであってもよい。

ここで、上述のリンク先情報に含まれるリンク先ファイル情報は、このようなリンク先のファイルの指定や、該指定のファイル中での中間位置のリンク位置を示す情報である。

ここで、本実施形態においては、前述の図７の電子帳票データ取得情報、図９のリンク元帳票情報やリンク先情報は、特定の電子帳票ファイルや電子化情報のファイルを指し示す記述以外に、論理的な記述が可能になっており、該論理的記述によって、電子帳票データ取得情報や、リンク元帳票情報や、リンク先ファイル情報を記述することが可能になっている。又、このような論理的記述を活用することで、特定の電子帳票を対象としない雛形のリンク先情報の記述が可能になっている。論理的記述としては、例えば、汎用データベース記述言語に従った記述も可能になっており、例えば、ワイルドカード的な記述や、ＳＱＬ（Structured Query Language）に準拠した記述などである。

又、このような論理的記述に基づいて、電子帳票変換処理部２０における前述の特定データ形式の電子帳票ファイルへの変換の過程における、あるいは該変換後における時点おいて、該変換の電子帳票について、本願発明の階層構造の階層を、必要に応じて新たに自動的に作成することも可能である。又、該時点において、階層構造の該当の階層に、該変換の電子帳票が含まれるように、前述の図７の電子帳票データ取得情報を自動的に生成することも可能である。更には、電子帳票からリンクされるように、図９のリンク元帳票情報やリンク先ファイル情報を、自動的に生成することも可能である。このような自動化に用いる論理的記述は、自動化の雛形のリンク先情報として保存しておき、利用することができる。

図１０は、本実施形態における第１例の電子帳票実体情報のデータ構成図である。又、図１１、図１２は、それぞれ、本実施形態における第２例、第３例の電子帳票実体情報のデータ構成図である。

まず、第１例の電子帳票実体情報は、図１０に示すように、文字列単位の情報によって構成されている。この文字列単位の情報は、ページＮｏ．の情報と、節Ｎｏ．の情報と、行Ｎｏ．の情報と、制御情報文字列の情報とによって構成されている。なお、該電子帳票実体情報において、前の文字列単位の情報と同じ情報は省略するようにしている。この第１例の電子帳票実体情報は、本願発明と同じ出願人による前述の特許文献１の実施形態を発展させたものである（特許文献１の図１や図２を参照）。

次に、第２例の電子帳票実体情報は、図１１に示すように、帳票ヘッダ部と、ページアドレス部と、ページデータ部とによって構成されている。又、帳票ヘッダ部は、リンク先情報と、帳票変更日時の情報と、ページ数の情報と、ページアドレス部開始アドレスの情報と、書式オーバレイ名称の情報とによって構成されている。ページアドレス部は、存在するページの、それぞれの開始アドレスを示す情報によって構成されている。ページデータ部は、存在するページの、それぞれの実体的な情報が、これらページ毎に保存されている。この第２例の電子帳票実体情報は、本願発明と同じ出願人による前述の特許文献２の実施形態を発展させたものである（特許文献２の図８を参照）。

続いて、第３例の電子帳票実体情報は、図１２に示すように、フィールド単位の情報によって構成されている。このフィールド列単位の情報は、ページＮｏ．の情報と、行Ｎｏ．の情報と、フィールド情報とによって構成されている。又、該フィールド情報は、そのフィールドのプロパティの情報と、そのフィールドの文字列の情報とによって構成されている。

ここで、図１３は、前述の第３例の電子帳票実体情報のフィールド情報に含まれるプロパティ情報のデータ構成図である。

プロパティ情報は、図示されるように、フィールドＩＤ情報と、フィールド位置情報（Ｘ−Ｙ位置情報）と、文字サイズの情報と、文字間隔の情報と、文字色の情報と、フォントの情報とによって構成されている。

なお、以上に説明したように、第１例〜第３例の電子帳票実体情報では、電子帳票の実体（文書としての実体）において、含まれているページや節や行やフィールドの、少なくとも一部が明確にされている。又、以上に図１０〜図１３を用いて説明したように、これらの位置を示す見出し情報となる情報や、その保存されている位置を示す見出し情報の少なくとも一部が備えられている。

本実施形態においては、このような見出し情報によって、リンク先情報の記述が容易になっている。具体的には、リンク元帳票情報やリンク先ファイル情報の記述が、特定のページを指定したり、節や行やフィールドなどの特定の項目を指定したりしながら、容易に行えるようになっている。又、実際にリンクする際の電子帳票サーバ装置２２における処理も、リンク先を速やかに見い出せるので、処理速度を向上することができる。

次に、図１４は、本実施形態における「階層構造画面」を示す表示画面図である。図１５は、「階層内の電子帳票一覧画面」を示す表示画面図である。図１６は、「電子帳票の閲覧画面」を示す表示画面図である。

本実施形態においては、前述したように、物理的な格納場所に拘らず、特定データ形式の電子帳票ファイルを閲覧するための階層構造は、階層管理情報によって定義されている。該定義の階層構造は、例えば図１４に示す「階層構造画面」によって表示することができる。図１４においては、各階層が矩形によって表されている。又、該矩形の階層は、階層構造に従って、ツリー状で表示されている。

該「階層構造画面」において、所望の階層の矩形をマウス３３２でダブル・クリックすると、該階層を選択することができる。そして、該選択の階層に含まれる、特定データ形式の電子帳票ファイルの一覧表が、例えば図１５に示すように表示される。図１５では、一覧表示している階層の名称が、そのパスも含めて表示されている。

この一覧表において、所望の電子帳票をマウス３３２でダブル・クリックすると、該電子帳票を閲覧することができる。該閲覧の電子帳票は、例えば図１６に示すように表示される。図１６では、閲覧している電子帳票の名称が、そのパスも含めて表示されている。

ここで、図１５において所望の電子帳票をマウス３３２のシングル・クリックで選択後に、あるいは図１６において特定の電子帳票を表示中に、それぞれの表示画面の下部にある「帳票リンク」をマウス３３２でダブル・クリックすると、該選択あるいは該表示中の電子帳票から、前述の帳票リンクを行うことができる。

又、図１６において特定の電子帳票の特定のページを表示中に、その表示画面の下部にある「ページ・リンク」をマウス３３２でダブル・クリックすると、該表示中のページから、前述のページ・リンクを行うことができる。更に、図１６において表示されているページ中の所望のフィールドをマウス３３２のダブル・クリックで選択すると、該選択のフィールドから、前述のフィールド・リンクを行うことができる。

以上に説明したように、本実施形態によれば、本願発明を効果的に適用することができる。

以上説明したとおり、本発明によれば、表示出力や印刷出力を含む閲覧の際に、ページ単位となるように、各項目がレイアウト配置される情報が保存される電子帳票ファイルを中心として、電子的に保存されている様々な情報を容易に閲覧することができる電子帳票と連携した文書管理・閲覧システムを提供することができる。

本願発明が適用された実施形態の電子帳票と連携した文書管理・閲覧システムを含む全体的な構成を示すブロック図 上記実施形態の各装置に用いるハードウェアの構成を示すブロック図 前記実施形態の電子帳票閲覧装置における、本発明に係る構成を示すブロック図 前記実施形態における階層構造の概念を示すツリー図 前記実施形態における該階層構造の第１例を示すツリー図 該階層構造の第２例を示すツリー図 前記実施形態における階層管理情報のデータ構成図 前記実施形態における特定データ形式の電子帳票ファイルのデータ構成図 前記実施形態のリンク先情報のデータ構成図 前記実施形態における第１例の電子帳票実体情報のデータ構成図 前記実施形態における第２例の電子帳票実体情報のデータ構成図 前記実施形態における第３例の電子帳票実体情報のデータ構成図 前記実施形態における第３例の電子帳票実体情報のフィールド情報に含まれるプロパティ情報のデータ構成図 前記実施形態における「階層構造画面」を示す表示画面図 前記実施形態における「階層内の電子帳票一覧画面」を示す表示画面図 上記検索処理における「電子帳票の閲覧画面」を示す表示画面図

符号の説明

１、３…ネットワーク
５…電子帳票クライアント装置
７…ルータ装置
１０…電子帳票閲覧装置
１４…アーカイブ・データベース装置
１６…他形式電子帳票装置
１８…非電子帳票装置
２０…電子帳票変換処理部
２２…電子帳票サーバ装置
２４…階層管理データベース装置
２６…ウェブ・サーバ装置
３０１〜３０３…バス
３１０…ＣＰＵ
３１１…ＲＡＭ
３１２…ＲＯＭ
３１３…ＬＡＮ−Ｉ／Ｆ
３１４…ＭＯＤＥＭ
３２０〜３２２…Ｉ／Ｆ
３３０…画面表示装置
３３１…キーボード
３３２…マウス
３３３…プリンタ装置
３４０…ＨＤＤ装置
３４１…ＣＤ装置
３４２…ＦＤＤ装置

Claims (13)

1. 電子帳票変換処理部において、該電子帳票との連携強化による利便性向上の観点などの外部から登録を要請された様々な電子ファイルを、利用者の目的に応じて検索や編集や表示出力や印刷出力を含む閲覧の際に、ページ単位となるように、各項目がレイアウト配置される情報が保存される電子帳票ファイルに変換し、
   該変換の後の電子帳票ファイルを閲覧する際には、階層構造で、参照可能な構造で記憶装置に保存するようにしたことを特徴とする電子帳票と連携した文書管理・閲覧方法。
2. 請求項１に記載の電子帳票と連携した文書管理・閲覧方法において、
   前記電子帳票ファイル自体に、又はその管理情報に、リンク先の他の前記電子帳票ファイルを閲覧するためのリンク先情報を付加するようにしたことを特徴とする電子帳票と連携した文書管理・閲覧方法。
3. 請求項２に記載の電子帳票と連携した文書管理・閲覧方法において、
   前記リンク先情報が、リンク先の電子帳票ファイルにおける、特定のページ、又は特定の項目を、リンク先として指定可能とするものであることを特徴とする電子帳票と連携した文書管理・閲覧方法。
4. 請求項１乃至請求項３のいずれか１つに記載の電子帳票と連携した文書管理・閲覧方法において、
   前記変換後の前記電子帳票ファイルの少なくとも一部が、その保存する情報の各ページの位置を示す見出し情報、又は、その保存する情報の各項目の位置を示す見出し情報を有する、特定のデータ形式とされていることを特徴とする電子帳票と連携した文書管理・閲覧方法。
5. 請求項１乃至請求項４のいずれか１つに記載の電子帳票と連携した文書管理・閲覧方法において、
   前記階層構造における各階層の、他の階層との上下関係を示す情報、その階層に含まれる前記電子帳票ファイルの保存場所を示す情報を少なくとも含む階層管理情報を、階層管理データベースに保存すると共に、
   該階層管理情報によって管理される前記電子帳票ファイルそのものは、他の記憶場所にも保存可能としたことを特徴とする電子帳票と連携した文書管理・閲覧方法。
6. 請求項５に記載の電子帳票と連携した文書管理・閲覧方法において、
   前記階層管理情報によって管理される前記電子帳票ファイルそのものが、ネットワークを介してアクセスする、他の記憶場所にも保存可能としたことを特徴とする電子帳票と連携した文書管理・閲覧方法。
7. 請求項２乃至請求項６のいずれか１つに記載の電子帳票と連携した文書管理・閲覧方法において、
   前記電子帳票ファイル以外にも、前記リンク先として前記リンク先情報に登録可能としたことを特徴とする電子帳票と連携した文書管理・閲覧方法。
8. 請求項２乃至請求項７のいずれか１つに記載の電子帳票と連携した文書管理・閲覧方法において、
   前記リンク先情報における前記リンク先を示すための記述が、特定の前記電子帳票ファイルを指し示す記述以外に、論理的な記述が可能になっていることを特徴とする電子帳票と連携した文書管理・閲覧方法。
9. 請求項８に記載の電子帳票と連携した文書管理・閲覧方法において、
   前記論理的記述によって、特定の電子帳票を対象としない雛形のリンク先情報の記述が可能になっていることを特徴とする電子帳票と連携した文書管理・閲覧方法。
10. 請求項８又は請求項９に記載の電子帳票と連携した文書管理・閲覧方法において、
    前記論理的記述に、少なくとも汎用データベース記述言語に従った記述も可能になっていることを特徴とする電子帳票と連携した文書管理・閲覧方法。
11. 外部から登録を要請された電子ファイルを、表示出力や印刷出力を含む閲覧の際に、ページ単位となるように、各項目がレイアウト配置される情報が保存される電子帳票ファイルに変換する電子帳票変換処理部と、
    該変換の後の電子帳票ファイルを閲覧する際には、階層構造で参照可能な構造で、保存する記憶装置と、を備えたことを特徴とする電子帳票と連携した文書管理・閲覧装置。
12. 請求項１〜請求項１０のいずれか１つに記載の電子帳票と連携した文書管理・閲覧方法、又は請求項１１に記載の電子帳票と連携した文書管理・閲覧装置を実施するためのコンピュータ・プログラム。
13. 請求項１２に記載のコンピュータ・プログラムが記憶された、コンピュータ読み取り可能な記録媒体。

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