JP2006011947A - 文書管理システム - Google Patents

Abstract

【課題】 従来の文書管理システムでは、検索時に指定された検索キーワードとの一致度、有用度などにより検索一覧を表示していた。しかし、検索結果一覧の表示順が必ずしも適当でなく、検索に時間がかかるという問題があった。
【解決手段】 共有文書として登録されている文書に対し、詳細情報の表示や文書ファイルのダウンロード履歴回数、あるいは参照者からのフィードバック情報を総合的に判定し、有効な共有文書と判断された文書順に検索一覧を表示する。より有効に活用されている文書が検索一覧の上位に表示されるため、探している人に有効な情報が目に付きやすく、効率的に有効な文書を発見できることで、より効率的に文書共有を可能となる文書管理システムが得られる。
【選択図】 図２

Description

本発明は、文書管理システムに係り、特にグループ内の共有されている文書管理システム、あるいはＷＷＷベースの共有文書管理システムにおいて、参照者が利用しやすい文書管理システムに関する。

従来の文書管理システムでは、検索時に指定された検索キーワードとの一致度、有用度などにより検索一覧を表示していた。しかし、検索結果一覧の表示順が必ずしも適当でなく、検索に時間がかかるという問題があった。

従来から、これらの表示順を適切にするために、検索キーワードで指定された単語がどの部分（タイトルなのか概要部分か、あるいは本文か）に存在するか、あるいはその出現回数などにより計算された一致度が利用されている。

また他の従来例として、文書情報への参照履歴を元に計算された有用度の順に一覧表を作成する例や、参照者ごとに参照した回数に基づき一覧表を作成する例が開示されている。

特開２００１−００５７０５号公報 特開２００４−１０２７０５号公報

しかしながら、従来の方法においては、利用したユーザーからのフィードバック情報が反映されていないため、実業務で有効と判断されている文書が必ずしも検索結果一覧の先頭に表示される訳ではなく、文書活用において検索結果一覧の表示順が必ずしも有効ではないという問題があった。

本願の課題は、従来技術の問題点を解決し、利用したユーザーからのフィードバック情報に基づき活用度を計算し、活用度順に検索結果一覧を表示するため、より有効と判断された文書をより効率的に探すことが可能な文書管理システムを提供することにある。

本願発明の文書管理システムは、共有文書を検索する際、前記共有文書の参照回数、ダウンロード回数、フィードバック情報から前記共有文書の活用度を計算し、前記活用度の高い順に検索された検索結果一覧を作成表示する検索結果一覧表示手段を備えたことを特徴とする。

本願発明の文書管理システムにおいては、前記活用度は、前記共有文書の参照回数、ダウンロード回数、フィードバック情報を重み付けした活用度計算ルールに従って、算出されることを特徴とする。

本願発明の文書管理システムにおいては、前記フィードバック情報を入力するためのフィードバック入力装置をさらに備えたことを特徴とする。

本願発明の文書管理システムは、共有文書を検索する文書検索装置と、検索された文書を参照、あるいはダウンロードする文書参照装置と、前記検索された文書を活用した結果からフィードバック情報を入力するフィードバック入力装置と、前記共有文書の登録、参照、検索、及び情報の登録、更新、参照を行う文書管理装置と、活用度の計算ルールを設定する活用度計算ルール設定装置と、情報を格納する記録装置と、を備え、前記共有文書を検索する際、前記共有文書の参照回数、ダウンロード回数、フィードバック情報から前記共有文書の活用度を計算し、前記活用度の高い順に検索された検索結果一覧を作成表示することを特徴とする。

本願発明の文書管理システムにおいては、前記文書検索装置は、文書を検索するための検索条件を受け付ける検索条件受付手段と、前記検索条件をもとに文書の検索を行う文書検索手段と、前記文書検索手段にて処理された検索結果を受け付け、活用度計算ルールにより計算された活用度に合わせて検索結果一覧を生成、表示する検索結果一覧表示手段と、を備えていることを特徴とする。

本願発明の文書管理システムにおいては、前記検索結果一覧表示手段は、前記文書検索手段にて処理された検索結果を受けとる手順と、検索された文書の参照回数、ダウンロード回数、フィードバック情報を受けとる手順と、前記記憶装置から予め設定されている活用度計算ルールを読み込む手順と、前記検索された文書の参照回数、ダウンロード回数、フィードバック情報、および前記活用度計算ルールからそれぞれの文書毎に活用度を算出し、該活用度の高い順に検索結果一覧を生成、表示する手順と、を有することを特徴とする。

本願発明の文書管理システムにおいては、共有文書として登録されている文書に対し、詳細情報の表示や文書ファイルのダウンロード履歴回数、あるいは参照者からのフィードバック情報を総合的に判定し、有効な共有文書と判断された文書順に検索一覧を表示する。

より有効に活用されている文書が検索一覧の上位に表示されるため、探している人に有効な情報が目に付きやすく、効率的に有効な文書を発見できることで、より効率的に文書共有を可能となる文書管理システムが得られる。

以下、本発明の文書管理システムについて、図を参照して詳細に説明する。

本発明の実施例の構成について図面を参照して詳細に説明する。図１に文書管理システムの全体構成図、図２に文書検索装置の構成図、図３に文書参照装置の構成図、図４にフィードバック入力装置の構成図、図５に検索結果一覧表示手段の処理フローチャートを示す。

図１を参照すると、本発明の第１の実施例は、文書検索装置１０と、文書参照装置２０と、フィードバック入力装置３０と、文書管理装置４０と、活用度計算ルール設定装置５０と、記録装置６０とから構成されている。

文書検索装置１０は登録された文書を検索するための装置である。文書参照装置２０は検索結果一覧から参照、あるいはダウンロードしたい文書を参照／ダウンロードするための装置である。フィードバック入力装置３０は参照などをした文書に対し活用した結果に対するフィードバック情報を入力登録するための装置である。

文書管理装置４０は、文書の登録／参照／検索、文書の参照回数／ダウンロード回数、フィードバック情報などの登録／更新／参照などを行う。

文書管理装置４０は文書検索装置１０に対しては、文書検索装置１０から検索要求を受け付け、検索結果一覧を文書検索装置１０に返却する。文書参照装置２０に対しては、文書参照装置２０から参照文書情報を受け付け、文書情報を文書参照装置２０に返却、あるいは文書参照装置２０から参照履歴登録情報を受け付け、参照履歴情報を登録する。フィードバック入力装置３０に対しては、フィードバック入力装置３０からのフィードバック情報を受け付け、フィードバック情報を登録する。

活用度計算ルール設定装置５０は活用度計算ルールを外部から入力された情報を元に記録装置６０に登録する装置である。記録装置６０は文書管理装置からの要求により文書情報を返却、あるいは参照文書情報やフィードバック情報を格納する装置である。

図２に示す文書検索装置１０は、文書を検索するための検索条件を受け付ける検索条件受付手段１１と、検索条件をもとに文書の実検索を行う文書検索手段１２と、文書検索手段にて処理された検索処理の結果を受け付け、活用度計算ルールにより計算された活用度に合わせて検索結果一覧を生成／表示する検索結果一覧表示手段１３と、を備えている。

検索条件受付手段１１は、探したい文書の検索条件を受け付け、文書検索手段１２に渡す。文書検索手段１２では、渡された検索条件を元に文書管理装置４０に対し検索処理要求を出す。文書管理装置４０では、渡された検索要求から検索処理を実行し、その結果を検索結果一覧表示手段１３に返却する。

検索結果一覧表示手段１３では、文書管理装置４０から返却された検索結果一覧を元に、それぞれの文書に関する参照／ダウンロード回数、フィードバック情報などを文書管理装置４０に対し要求し受け取り、また記憶装置６０に予め設定されている活用度計算ルールを読み込み、これらを元に活用度検索を実行し、その値を利用して活用度順に検索結果一覧を生成／表示する。

図３に示す文書参照装置２０は、参照／ダウンロードしたい文書の情報を受け付ける参照文書情報受付手段２１と、受け付けた参照文書情報を元に文書管理装置から実文書を取り出し参照／ダウンロードする文書参照手段２２と、参照／ダウンロードした履歴を文書管理装置に渡す参照履歴登録手段２３と、を備えている。

図４に示すフィードバック入力装置３０は、参照／ダウンロードされた文書に対するフィードバック情報を受け付けるフィードバック入力文書情報受付手段３１と、受け付けたフィードバック情報を文書管理装置に渡すフィードバック登録手段３２と、を備えている。

さらに図５のフローチャートをも用いて、本発明の特徴である検索結果一覧表示手段１３について説明する。検索結果一覧表示手段１３は、検索結果受付処理Ａ１として、文書検索手段１２から文書管理装置４０に対して出された検索要求の結果を受け取る。次に文書活用情報取得処理Ａ２では、受け取った情報を元にそれぞれの文書の参照回数、ダウンロード回数、フィードバック情報を文書管理装置４０に対し要求し、受け取る。

活用度計算ルール取得処理Ａ３では、記憶装置６０から予め設定されている活用度計算ルールを読み込む。検索結果一覧生成処理Ａ４では、これら参照回数、ダウンロード回数、フィードバック情報、および活用度計算ルールから検索結果で返却されたそれぞれの文書毎に活用度を算出し、最終的に表示する検索結果として活用度の高い順に検索結果一覧を生成する。

例えば、活用度計算ルールが、参照に対し０．２、ダウンロードに対し０．３、フィードバック情報に対し０．５といった設定をされていた場合、それぞれの回数／値に対しこれらを乗じ、重み付けして最終的な活用度を算出することになる。

次に文書の参照回数やダウンロード回数について説明する。これらは、検索結果一覧などから実際に文書の詳細情報や文書ファイルをダウンロードする度に、その文書についての情報が参照文書情報受付手段２１に渡される。

文書参照手段２２では、参照文書情報受付手段２１に渡された文書情報を元に、文書管理装置４０に実文書を要求するとともに、参照履歴登録手段２３に対しどのような要求を文書管理装置４０に行ったかを渡す。具体的には、文章の詳細情報を参照したのか、ダウンロードを実行したかの情報を渡す。参照履歴登録手段２３では、渡された処理内容に応じて該当文書の参照回数を加算するか、ダウンロード回数を加算するかを文書管理装置４０に対し要求する。

さらに、フィードバック情報としては、実文書が実業務で有効であったかの役立った度合いを入力するものである。例えば「非常に役立った」から「役に立たなかった」までを５段階評価点として入力する。これは、例えば営業部門における支援システムとして提案書などを共有している場合、提案書をダウンロードして利用した結果、有用であったかどうかを入力するものである。このフィードバック情報は複数のユーザーが入力するものであるから、それらの総和を計算し、利用する。

利用したユーザーがその有用度合いを示すフィードバック情報を入力することで、参照回数やダウンロード回数のみならず、フィードバック情報を加味した活用度が文書毎に算出される。文書の有用性を明確にすることができる。

本発明の文書管理システムにおいては、共有文書として登録されている文書に対し、詳細情報の表示や文書ファイルのダウンロード履歴回数、あるいは参照者からのフィードバック情報を総合的に判定し、有効な共有文書と判断された文書順に検索一覧に表示することで、より効率的に文書共有を可能となる。

以上本願発明を実施例に基づき具体的に説明したが、本願発明は前記実施例に限定されるものではなく、その要旨を逸脱しない範囲で種々変更可能であることはいうまでもない。

本発明によれば、グループウェアの文書管理、その他データベースなどを基盤にした文書管理システムにおいて、文書を検索する用途に適用できる。

本発明における文書管理システムの全体構成図である。 本発明における文書検索装置の構成図である。 本発明における文書参照装置の構成図である。 本発明におけるフィードバック入力装置の構成図である。 本発明における検索結果一覧表示手段の処理フローチャートである。

符号の説明

１０ 文書検索装置
１１ 検索条件受付手段
１２ 文書検索手段
１３ 検索結果一覧表示手段
２０ 文書参照装置
２１ 参照文書情報受付手段
２２ 文書参照手段
２３ 参照履歴登録手段
３０ フィードバック入力装置
３１ フィードバック入力文書情報受付手段
３２ フィードバック登録手段
４０ 文書管理装置
５０ 活用度計算ルール設定装置
６０ 記憶装置

Claims (6)

1. 共有文書を登録管理する文書管理システムにおいて、前記共有文書を検索する際、前記共有文書の参照回数、ダウンロード回数、フィードバック情報から前記共有文書の活用度を計算し、前記活用度の高い順に検索された検索結果一覧を作成表示する検索結果一覧表示手段を備えたことを特徴とする文書管理システム。
2. 前記活用度は、前記共有文書の参照回数、ダウンロード回数、フィードバック情報を重み付けした活用度計算ルールに従って、算出されることを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
3. 前記フィードバック情報を入力するためのフィードバック入力装置をさらに備えたことを特徴とする請求項１または２に記載の文書管理システム。
4. 共有文書を登録管理する文書管理システムにおいて、前記共有文書を検索する文書検索装置と、検索された文書を参照、あるいはダウンロードする文書参照装置と、前記検索された文書を活用した結果からフィードバック情報を入力するフィードバック入力装置と、前記共有文書の登録、参照、検索、及び情報の登録、更新、参照を行う文書管理装置と、活用度の計算ルールを設定する活用度計算ルール設定装置と、情報を格納する記録装置と、を備え、
   前記共有文書を検索する際、前記共有文書の参照回数、ダウンロード回数、フィードバック情報から前記共有文書の活用度を計算し、前記活用度の高い順に検索された検索結果一覧を作成表示することを特徴とする文書管理システム。
5. 前記文書検索装置は、文書を検索するための検索条件を受け付ける検索条件受付手段と、前記検索条件をもとに文書の検索を行う文書検索手段と、前記文書検索手段にて処理された検索結果を受け付け、活用度計算ルールにより計算された活用度に合わせて検索結果一覧を生成、表示する検索結果一覧表示手段と、を備えていることを特徴とする請求項４に記載の文書管理システム。
6. 前記検索結果一覧表示手段は、前記文書検索手段にて処理された検索結果を受けとる手順と、検索された文書の参照回数、ダウンロード回数、フィードバック情報を受けとる手順と、前記記憶装置から予め設定されている活用度計算ルールを読み込む手順と、前記検索された文書の参照回数、ダウンロード回数、フィードバック情報、および前記活用度計算ルールからそれぞれの文書毎に活用度を算出し、該活用度の高い順に検索結果一覧を生成、表示する手順と、を有することを特徴とする請求項５に記載の文書管理システム。
   
   

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