JP2005333561A - ファクシミリ装置 - Google Patents

Abstract

【課題】 ファクシミリ装置において、作成したユーザのみが文書を操作できるようにして、セキュリティの向上、文書を扱う上での誤操作を回避する。
【解決手段】 操作の開始時にログインを行わせ、操作するユーザの識別を行う。ログインを行ったユーザ宛ての親展受信文書があれば表示装置に通知し、ログアウト時に通知が残っていれば表示装置から消去する。
【選択図】 図２

Description

本発明は、ファクシミリ装置における文書のユーザ制限機能に関する。

従来のファクシミリ装置には、パスワード付きの文書（親展受信文書）を送受信する機能がある。この機能は、文書の送信元から、ある特定のユーザに対してのみ送信したい場合に利用される機能で、受信側のユーザは事前に送信元から知らされたパスワードを入力することによって受信した文書を印刷することが出来る（例えば特許文献１）。特許文献１に記載のファクシミリ装置は、親展通信により画像受信した際には、画像と共に暗証コードを受信して受信画像を一旦蓄積し、受信した暗証コードが入力された場合に、受信した画像を記録出力するようになっており、さらに、親展通信により画像受信した際に、受信したことを通知するレポート文書を記録出力するレポート出力手段を備えている。
また、従来のファクシミリ装置には、送信時などに送信元、宛先等を示す送付状などの特定の文書を保存し、必要に応じて送信文書に添付する機能がある。本明細書では、この文書を保存文書と呼ぶことにする。さらに、送信の際、相手先が話し中等で送信できなかったり、送信時刻を指定して送信した場合などに、送信文書を一時的に保持する機能がある。一般に、この文書を待機文書と呼び、送信されるまでの間に削除したり、設定内容を変更したりすることが出来る。
特開平５−７５８７８号公報

しかしながら、受信文書中に親展受信文書があることを操作表示やレポート文書で示しているため、他人に親展受信文書の存在が知られてしまい、パスワードを知られてしまった場合は、他人に文書を印刷されてしまう危険がある。また、親展受信印刷のパスワードの中には全文書を印刷できるような特殊なものもあり、このパスワードを知っているファクシミリ装置の管理者等は自由に親展受信文書を印刷できてしまうという問題があった。
また、保存文書は、通常、そのファクシミリ装置のユーザ全てがその文書を利用できるようになっているため、自由に使ったり削除したりすることが可能である。そのため、個人的な文書は保存しづらいという問題もある。
さらに、待機文書については、そのファクシミリ装置のユーザ全てがその待機文書を操作することが可能なため、作成者（あるいは送信者）本人が知らない間に削除されたり、送信時刻等の設定内容を変更されたりする危険性もある。
以上の問題は、本来操作してはいけないユーザに対しても文書の情報が開示されてしまうことに原因があり、ユーザに不適切な情報を提供することによる誤操作が懸念される。
本発明は、上述した実情を考慮してなされたものであって、ファクシミリ装置において、作成したユーザのみが文書を操作できるようにして、セキュリティの向上、文書を扱う上での誤操作の回避を目的とする。

上記の課題を解決するために、請求項１に記載の発明は、ユーザＩＤとパスワードとの識別情報を用いてユーザを識別するファクシミリ装置において、前記識別情報を用いて受信済あるいは送信前の文書について操作権限を有するユーザを決定するユーザ決定手段を備え、該ユーザ決定手段により決定されたユーザ以外のユーザに対して前記文書に対する操作を制限することを特徴とする。
また、請求項２は、請求項１記載のファクシミリ装置において、前記文書は、親展受信文書であることを特徴とする。
また、請求項３は、請求項１記載のファクシミリ装置において、前記文書は、添付送信用の保存文書であることを特徴とする。
また、請求項４は、請求項１記載のファクシミリ装置において、前記文書は、送信待ちの待機文書であることを特徴とする。
また、請求項５のファクシミリ装置は、ユーザＩＤとパスワードとの識別情報を用いてユーザを識別するファクシミリ装置において、前記パスワードを複数登録可能なパスワード登録手段を備え、該パスワード登録手段に登録した複数のパスワードのいずれかを用いることにより、親展文書の受信および親展受信文書の印刷を行うことを特徴とする。
また、請求項６のファクシミリ装置は、操作のための入出力を行う操作表示手段を有し、操作の開始時にログインを行わせ、操作するユーザの識別を行うファクシミリ装置において、前記ログインを行ったユーザ宛ての親展受信文書が存在する場合、当該親展受信文書を前記操作表示手段に通知し、ログアウト時に前記通知が操作表示手段に残っている場合は、当該通知を消去することを特徴とする。
また、請求項７のファクシミリ装置は、操作のための入出力を行う操作表示手段を有し、操作の開始時にログインを行わせ、操作するユーザの識別を行うファクシミリ装置において、前記ログインを行ったユーザが所定のメニューを選択したとき、操作可能な文書の情報を前記操作表示手段に表示することを特徴とする。

本発明によれば、ユーザがログインした時に、そのユーザが操作可能な親展文書、保存文書、待機文書等の存在を知ることが可能になり、他人が悪意の有無にかかわらず、文書を印刷したり、削除したり、あるいは変更することが回避できる。

以下、図面を参照して、本発明の実施形態を詳細に説明する。
図１は、本発明の一実施例を示すファクシミリ装置の機能ブロック図である。本実施例で説明するのは、読み取った原稿が保存可能な画像メモリ２３及び、文字や図形を表示可能な小型の表示装置を含む操作表示部２２を具備したファクシミリ装置である。本実施例のファクシミリ装置は図１に示すような処理ブロックを持ち、それぞれで特有の処理を行い、ブロック間でバス２９を用いてデータの授受を行う。これにより、ファクシミリ、コピー、プリンタ等としての機能を発揮することができる。また、各種の処理および制御はＲＯＭ２０のプログラムをもとにＣＰＵ１９が行う。
受信した親展文書や送信待ち待機文書、ユーザが共同で使用できる保存文書等は画像メモリ２３にユーザのＩＤ等とともに格納される。操作表示部２２はＶｉｄｅｏメモリ２１の内容を表示する他、ファクシミリの送信、親展文書の読み出し等、各種の操作入力が行えるタッチパネルやキースイッチも備え、また各種の状態を表示するＬＥＤ（発光ダイオード）等で構成する状態表示ランプも備えている。ユーザのＩＤは３〜４桁の数字を用いてもよく、カナあるいは漢字の氏名を用いてもよい。パスワードもユーザのＩＤと同様に数字とカナ、アルファベット等の組み合わせでもよい。これらのユーザＩＤやパスワードは、バッテリ２６でバックアップされたパラメータメモリ２５に格納されている。勿論、パラメータメモリ２５をバッテリ２６によるバックアップを必要としないフラッシュメモリ等の不揮発メモリで構成してもよい。なお、以上の説明で、説明を省略した他の処理ブロックは、従来技術と同様の機能であり、かつ本発明の特徴とは直接関係のないものである。

次に図を参照して本発明のファクシミリ装置の動作を説明する。
図２は、親展文書の表示の制御を示すフローチャートである。親展機能は、一般にはファクシミリ装置に文書が送信されてくる際、その文書にパスワードに類するものが付いていて、文書自体の受信はされるが自動的には印刷されず、ユーザは専用のメニューに入って、付いてきたパスワードを入力することによって、文書を印刷できる機能である。
本発明のファクシミリ装置では、ファクシミリの一連の操作に先立ってユーザの認証を行う、すなわち前述のユーザのＩＤとパスワードとを入力するようになっている。そしてそれらの入力は、パラメータメモリ２５に記憶されているものと照合され、正しいユーザのＩＤとパスワードとの組み合わせでないと操作が行えないようになっている。従って、送信時の文書や変更した保存文書等にも、どのユーザが行ったかの情報が記録される。
ユーザがログインした（ステップ１０１）後、そのユーザ宛のパスワード付きの親展受信文書があるかどうかを判断する（ステップ１０２）。この判断は、極単純には親展受信文書のパスワードと、ログインしたユーザのパスワードとが一致しているかどうかで判断できる。但し、親展受信文書のパスワードと、ログインユーザのパスワードとが一致していないと、ログインしているユーザの文書かどうか判断できないので、親展文書を送信してもらう場合は、それらを合わせてもらうようにする必要がある。しかし、この方法では送信先に自分のパスワードを教えることになり不都合な場合が多いので、パスワードを複数、あるいはパスワードの他に親展受信文書用のパスワードの登録ができるようにしておく。そうすれば、相手から知らされた親展受信文書用のパスワードをログイン後に入力することにより、親展受信文書の宛先が判断できる。パスワードが単純な場合は他人宛てのパスワードと重複することもあるので、ユーザのＩＤを別途付けるか、パスワードの一部にユーザのＩＤを含ませるようにすればよい。
親展受信文書があった場合は、親展受信文書ランプの点灯や、操作表示部２２の表示装置にその旨の表示することにより通知する（ステップ１０３）。親展受信文書ランプと操作表示部２２への表示の両方による通知は必要ないが、必要ならばランプの点灯と併せてログイン後にのみ表示装置に表示すれば見落としが回避できてよい。
親展受信文書がある場合は、その文書に付いてきたパスワードを入力することによって文書の印刷等ができる。そのため、ログイン時に存在していた親展受信文書は印刷されてすべてなくなる場合もある。ユーザがログアウトの入力をした際（ステップ１０４）、まだ親展受信文書が残っている場合は（ステップ１０５がＹｅｓ）、親展受信文書ランプを消灯させ、もし表示装置に表示が残っていれば操作表示部２２の表示装置からその旨の表示を消去して（ステップ１０６）、処理を終了する。親展受信文書が残っていない場合は（ステップ１０５がＮｏ）、そのまま処理を終了する。

図３は、保存文書の表示の制御を示すフローチャートである。保存文書は一般には、文書添付用の文書などと呼ばれ、ファクシミリの送付状や、ファクシミリ送信元の地図などに使われることが多い。送信の際、簡単な操作でこれらの文書を、送信文書に付加することができる。
ユーザがログインしている状況で、送信などに使う特定の文書の読み出し／変更メニューに移動した際（ステップ２０１）、そのユーザに利用許可がある文書が存在するかを判断する（ステップ２０２）。該当文書があった場合は（ステップ２０２がＹｅｓ）、その文書が選択できるように操作表示部２２に表示する（ステップ２０３）。ない場合は（ステップ２０２がＮｏ）、文書がない旨を操作表示部２２に表示する（ステップ２０４）。
なお、ログインユーザが作った文書のみを表示させてもよいが、この保存文書はそのファクシミリ装置を利用するユーザ共通のものである場合も多い。従って、そういった文書には誰でも使えるような設定にしておき、ユーザが個人で使うような文書の場合は、そのユーザのみが使えるような設定にしておけばよい。設定の仕方は、文書登録時に使用できるユーザを選択できるようにしておき、その設定内容をパラメータメモリ２５内に記憶しておけばよい。

図４は、待機文書の表示の制御を示すフローチャートである。送信の際、話し中等で相手先に繋がらなかった場合や、送信時刻が指定されている場合などは、一時的にファクシミリ装置内に、その送信文書が保持される。本明細書ではそれを待機文書と呼んでいる。一般的なファクシミリ装置では、誰もがこの待機文書を削除したり、宛先や送信時刻を変更できることが多いが、本発明では送信者のみが（場合によって装置の管理者も含めて）文書の存在がわかるようにしている。
ユーザがログインしている状況で、待機文書の変更／削除メニューに移動した際（ステップ２０１）、そのユーザが作成した文書（送信時に文書原稿を読み込ませるのも作成と捉える）が存在するかを判断する（ステップ３０２）。本発明のファクシミリ装置では、操作をする際に必ずログインをするので、どのユーザが待機文書を作ったのかを判断するのは容易である。該当文書があった場合は（ステップ３０２がＹｅｓ）、その文書が選択できるように操作表示部２２に表示をする（ステップ３０３）。ない場合は（ステップ３０２がＮｏ）、文書がない旨を操作表示部２２に表示する（ステップ３０４）。

本発明の一実施例を示すファクシミリ装置の機能ブロック図。 親展文書の表示の制御を示すフローチャート。 保存文書の表示の制御を示すフローチャート。 待機文書の表示の制御を示すフローチャート。

符号の説明

１９ ＣＰＵ、２０ ＲＯＭ、２１ Ｖｉｄｅｏメモリ、２２ 操作表示部、２３ 画像メモリ、２５ パラメータメモリ、２６ バッテリ、２９ バス

Claims (7)

1. ユーザＩＤとパスワードとの識別情報を用いてユーザを識別するファクシミリ装置において、前記識別情報を用いて受信済あるいは送信前の文書について操作権限を有するユーザを決定するユーザ決定手段を備え、該ユーザ決定手段により決定されたユーザ以外のユーザに対して前記文書に対する操作を制限することを特徴とするファクシミリ装置。
2. 前記文書は、親展受信文書であることを特徴とする請求項１記載のファクシミリ装置。
3. 前記文書は、添付送信用の保存文書であることを特徴とする請求項１記載のファクシミリ装置。
4. 前記文書は、送信待ちの待機文書であることを特徴とする請求項１記載のファクシミリ装置。
5. ユーザＩＤとパスワードとの識別情報を用いてユーザを識別するファクシミリ装置において、前記パスワードを複数登録可能なパスワード登録手段を備え、該パスワード登録手段に登録した複数のパスワードのいずれかを用いることにより、親展文書の受信および親展受信文書の印刷を行うことを特徴とするファクシミリ装置。
6. 操作のための入出力を行う操作表示手段を有し、操作の開始時にログインを行わせ、操作するユーザの識別を行うファクシミリ装置において、前記ログインを行ったユーザ宛ての親展受信文書が存在する場合、当該親展受信文書を前記操作表示手段に通知し、ログアウト時に前記通知が操作表示手段に残っている場合は、当該通知を消去することを特徴とするファクシミリ装置。
7. 操作のための入出力を行う操作表示手段を有し、操作の開始時にログインを行わせ、操作するユーザの識別を行うファクシミリ装置において、前記ログインを行ったユーザが所定のメニューを選択したとき、操作可能な文書の情報を前記操作表示手段に表示することを特徴とするファクシミリ装置。
   

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