JP2005301574A - Format information management method and device - Google Patents

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Abstract

<P>PROBLEM TO BE SOLVED: To provide a format information management method that allows corrections or additions made by a user to a standard format to be stably reflected on a new format. <P>SOLUTION: A device for outputting documents such as vouchers on the basis of format information recorded in a format file sets an access right for each of the elements that constitute the format information, and permits the format information to be edited in accordance with the access right which the user has. When a new format file is introduced to update the existing format file, the existing elements are updated into the new elements in accordance with the access right for each of the elements. <P>COPYRIGHT: (C)2006,JPO&NCIPI

Description

本発明は、帳票等を発行する装置においてその帳票等の書式情報を管理する方法に関する。   The present invention relates to a method for managing format information of a form or the like in an apparatus that issues the form or the like.

月次集計表等の帳票を発行する装置においては、半ば固定されたその帳票の体裁、即ち書式をその内容であるデータから独立させて書式情報として記録し、帳票を印刷発行する段階で、書式情報とそれとは別に記録されているデータとを合成して帳票のイメージを生成し、印刷するようにしている。これは、外的な要因により時に帳票の書式を変更しなければならないことがあり、それに柔軟に対応できるようにするためである。例えば、医療機関において診療報酬明細書（レセプト）を発行する事務処理装置等では、レセプトの書式情報を記録した標準の書式ファイルがメーカからユーザである医療機関に供給されている。そして、法令改正にともなってレセプトの様式が変更されたときは、それに合せたレセプトの書式ファイルがメーカから新たに供給され更新されるものである。また、ユーザにおいて書式情報を変更・修正することもあり、そのような装置が特許文献１に記載されている。
特開平５−３２４６１６ In a device that issues a form such as a monthly summary table, the format of the form, which is semi-fixed, that is, the form is recorded as format information independent of the data, and the form is printed and issued at the stage. A form image is generated by combining information and data recorded separately and printed. This is because it is sometimes necessary to change the format of the form due to external factors, so that it can be flexibly dealt with. For example, in a business processing device that issues a medical fee remuneration statement (receipt) in a medical institution, a standard format file that records the format information of the receipt is supplied from the manufacturer to the medical institution that is the user. When the receipt format is changed in accordance with the revision of the law, the receipt format file is newly supplied from the manufacturer and updated accordingly. Further, the format information may be changed / corrected by the user, and such an apparatus is described in Patent Document 1.
JP-A-5-324616

ユーザにおいて標準の書式を一部修正して使っていたとき、元の標準の書式が変更されてメーカから新しい書式ファイルが供給されると、ユーザでは更新した新しい標準の書式に対して、再度、修正を加えなければならない。   When the user uses the standard format with some modifications, if the original standard format is changed and a new format file is supplied from the manufacturer, the user will again update the new standard format. Corrections must be made.

本発明は、書式ファイルに記録された書式情報に基づいて帳票等の文書を出力する装置において、書式情報を構成する要素毎にアクセス権限を設定し、ユーザの持つアクセス権限に応じて書式情報の編集を許可し、新たな書式ファイルを導入して既存の書式ファイルを更新する際は、要素毎のアクセス権限に応じて既存の要素を新しい要素に更新することで、上記課題を解決するものである。   The present invention provides an apparatus for outputting a document such as a form based on the format information recorded in the format file, and sets an access authority for each element constituting the format information, and sets the format information according to the access authority of the user. When editing is allowed and a new format file is introduced and an existing format file is updated, the above problem is solved by updating the existing element to a new element according to the access authority for each element. is there.

本発明のによれば、ユーザが標準書式に対してした修正や追加等の変更が、新しい書式に対しても安定して反映されるようになる。その結果、ユーザはあらためて標準書式を修正するなどの手間が大幅になくなるものである。   According to the present invention, changes such as corrections and additions made to the standard format by the user are stably reflected in the new format. As a result, the user is not required to change the standard format again.

本発明における実施の形態の構成を図１に示す。制御装置１は本システム全体の動作を制御するものであり、入力装置４からのデータ入力を制御する入力制御機能や、表示装置３に帳票やデータを表示する表示制御機能、印刷データをプリンタ５に送って帳票６を出力する印刷制御機能を備えている。   The configuration of the embodiment of the present invention is shown in FIG. The control device 1 controls the operation of the entire system, and includes an input control function for controlling data input from the input device 4, a display control function for displaying forms and data on the display device 3, and print data to the printer 5. Is provided with a print control function for outputting the form 6 to the printer.

記憶装置２には、制御装置１により実行されて各種機能を奏するプログラムや、各種のデータを記録したファイルが記憶されている。書式編集プログラムは、帳票の書式データを読み出して表示装置３の画面にそのフォーマットを表示し、画面上でユーザが会話的に書式を変更するためのプログラムである。帳票生成プログラムは、書式ファイルに記録された書式情報と、データファイルに記録された帳票の内容である文書データとを合成して
帳票のイメージを生成するプログラムである。この帳票イメージは制御装置１によって表示装置３に表示出力されたり、プリンタ５で印刷出力されるものである。書式更新プログラムは、外部の記憶媒体に記録された新たな書式ファイルを読み込んで、既存の書式ファイルを更新するプログラムである。 The storage device 2 stores programs that are executed by the control device 1 and perform various functions, and files that record various data. The format editing program is a program for reading out the format data of the form, displaying the format on the screen of the display device 3, and allowing the user to interactively change the format on the screen. The form generation program is a program for generating an image of a form by synthesizing the format information recorded in the form file and the document data that is the contents of the form recorded in the data file. This form image is displayed on the display device 3 by the control device 1 or printed out by the printer 5. The format update program is a program that reads a new format file recorded in an external storage medium and updates an existing format file.

書式ファイルは、本システムで出力する帳票６の体裁、即ち書式の情報を記述したファイルである。これはメーカ等の外部の機関から新しい標準のものが供給されるので、必要に応じてユーザが更新する。ユーザは、書式ファイルに記録されている標準の書式を書式編集機能によって一部修正することができる。後述するように、標準の書式にあらかじめ記述されている個々の要素はそのアクセス権限が「マスタ」であるが、書式情報にユーザが追加した要素はそのアクセス権限を「ユーザ」に設定するものである。文書データファイルは、帳票に印刷する文書や数値等のテキストデータ及び図やグラフ等のイメージデータを記録したファイルである。ログイン権限ファイルは、ユーザが本システムにログインした時の権限階層を記録するものであり、後述するように、本システムではログイン権限として最上位のマスタとそれより下位のユーザがある。   The format file is a file describing the format of the form 6 output by the system, that is, the format information. Since a new standard is supplied from an external organization such as a manufacturer, the user updates it as necessary. The user can partially correct the standard format recorded in the format file by the format editing function. As will be described later, the access authority of each element described in advance in the standard format is “master”, but the element added by the user to the format information sets the access authority to “user”. is there. The document data file is a file in which documents to be printed on a form, text data such as numerical values, and image data such as figures and graphs are recorded. The login authority file records the authority hierarchy when the user logs in to the system. As will be described later, in the system, the login authority includes the highest master and lower users.

図２に、書式ファイルのレコード構成を示す。各レコードは帳票６に配置する各要素或いは領域毎の属性を記述したものであり、要素を識別する要素番号と、要素の名称と、テキスト型やイメージ型といったデータの型の情報と、座標で示す位置情報と、色情報と、実線や点線等の線の種類と、文字フォントの種別情報と、当該要素に対するアクセス権限情報とで構成している。   FIG. 2 shows the record structure of the format file. Each record describes attributes for each element or area to be arranged in the form 6, and includes an element number for identifying the element, an element name, data type information such as a text type and an image type, and coordinates. The position information, the color information, the type of line such as a solid line or a dotted line, the type information of the character font, and the access authority information for the element.

アクセス権限とは、その要素を編集することができる権限階層を示す情報であり、そこに記述されたアクセス権限と同じか上位の権限の者だけがその要素の編集を許される。このアクセス権限は上述したログイン権限に対応するものである。   The access authority is information indicating an authority hierarchy in which the element can be edited, and only those who have the same or higher authority as the access authority described therein are permitted to edit the element. This access authority corresponds to the login authority described above.

図３に、文書データファイルのレコード構成を示す。帳票上の各要素に出力するテキストやイメージデータを、要素毎に対応付けて記録するものであり、個々のレコードを識別する番号と、出力対象の要素番号と、出力内容であるテキストやイメージのデータとで構成している。   FIG. 3 shows the record structure of the document data file. The text and image data to be output to each element on the form is recorded in association with each element. The number for identifying each record, the element number to be output, and the text or image that is the output content. It consists of data.

次に、書式を編集する手順を図４のフローチャートを参照して説明する。ユーザがシステムを起動してログインするとき、そのログイン権限を示すＩＤとパスワードを入力してログインする。ログイン権限はマスタとユーザの２種類あるが、通常は、ユーザＩＤでログインする。そして、帳票の書式の編集を指示すると、制御装置１は書式編集プログラムを起動し、書式ファイルから書式情報を読み出して表示装置３の画面に帳票のフォーマットを表示する。その際、先ず、ユーザのログイン権限がマスタかユーザかを判定する（ステップＳ１）。ログイン権限がマスタならば、制御装置１はそのユーザにすべての帳票要素の編集を許可し、書式ファイルに記録されたすべての要素をユーザが会話的に編集可能なように表示装置３に表示出力する（同Ｓ７）。   Next, the procedure for editing the format will be described with reference to the flowchart of FIG. When a user starts the system and logs in, the user logs in by entering an ID and password indicating the login authority. There are two types of login authority, master and user, but usually login with user ID. When an instruction is given to edit the form format, the control device 1 starts the format editing program, reads the format information from the format file, and displays the format of the form on the screen of the display device 3. In that case, first, it is determined whether the login authority of the user is a master or a user (step S1). If the login authority is the master, the control device 1 permits the user to edit all the form elements, and displays the output on the display device 3 so that the user can edit all the elements recorded in the format file interactively. (S7).

一方、ログイン権限がユーザならば、そのユーザはアクセス権限がユーザの要素しか編集できない。そこで、制御装置１は、書式ファイルに記録された要素のうち、アクセス権限がユーザの要素だけを編集可能に表示出力する（同Ｓ４）。即ち通常の濃さで表示出力する。他方、アクセス権限がマスタの要素は、それをユーザが編集できないことが分るように淡色で表示出力する（同Ｓ５）。これをすべてのレコードについて繰り返して（同Ｓ６）、帳票フォーマットを編集可能に表示する。   On the other hand, if the login authority is a user, the user can edit only elements whose access authority is user. Therefore, the control device 1 displays and outputs only the elements whose access authority is the user among the elements recorded in the format file (S4). That is, the display is output at a normal density. On the other hand, the element whose access authority is the master is displayed and output in a light color so that it can be understood that the user cannot edit it (S5). This is repeated for all the records (S6), and the form format is displayed so that it can be edited.

そして、表示画面上で要素を指定して削除したり、また新たに追加するなどの編集処理をユーザに許可する（同Ｓ８）。もちろん、その際、ログイン権限がユーザ階層のユーザ
に対しては、そのアクセス権限がユーザの要素、即ち通常表示した要素のみの編集を許可するものである。制御装置１は、帳票フォーマットを構成する各要素を、それぞれのレコードに記述されている属性を反映した位置、大きさ、線の色と太さで、その名称とともに表示する。ユーザは画面上で要素を指定して動かしたり、大きさを変えたり、削除したり、さらに追加するなど、会話的に編集を進めることができる。 Then, the user is allowed to perform editing processing such as designating and deleting an element on the display screen or adding a new element (S8). Of course, at that time, for the user whose login authority is the user hierarchy, the access authority permits the editing of only the user element, that is, the normally displayed element. The control device 1 displays each element constituting the form format together with its name in the position, size, line color and thickness reflecting the attributes described in the respective records. The user can interactively proceed with editing by designating elements on the screen, moving them, changing the size, deleting them, or adding more.

編集時にユーザが要素を追加した場合、例えば、帳票を印刷した者の名前をその帳票に記入するための枠線を画面上で作成したような場合、制御装置１は、その枠線要素のアクセス権限をユーザに設定する。従って、この枠線要素は、次回編集時にユーザ階層でログインしたユーザにも編集が可能である。また、マスタ権限のユーザが、アクセス権限がマスタの要素を加工修正した場合は、その要素のアクセス権限をユーザに設定変更する。最後にユーザが編集終了と書式の保存を指示すると、制御装置１は、修正や追加された要素の属性を反映したレコードを作成し、書式ファイルに更新又は追加記録するものである。   When the user adds an element at the time of editing, for example, when creating a frame line on the screen for entering the name of the person who printed the form on the screen, the control device 1 accesses the frame line element. Set permissions for the user. Therefore, this frame line element can also be edited by a user who has logged in at the user level at the next editing. When a user with master authority modifies and modifies an element whose access authority is master, the access authority for that element is changed to the user. Finally, when the user gives an instruction to finish editing and save the format, the control device 1 creates a record reflecting the attribute of the modified or added element, and updates or additionally records it in the format file.

次に、書式ファイルを更新する手順を図５を参照して説明する。標準の書式ファイルが例えばＣＤ−ＲＯＭ等の媒体により供給されると、ユーザは、必要に応じて書式ファイルの更新を指示する。標準の書式ファイルは、例えば、公的機関に提出する帳票等のフォーマットを規定したものであり、そのレコードのアクセス権限はすべてマスタに設定されている。   Next, the procedure for updating the format file will be described with reference to FIG. When a standard format file is supplied by a medium such as a CD-ROM, the user instructs updating of the format file as necessary. The standard format file defines, for example, a format of a form to be submitted to a public institution, and the access authority for the record is all set in the master.

制御装置１は、指示に応じて書式更新プログラムを起動し、媒体から書式ファイルを読み出して、記憶装置２上の既存の書式ファイルと置きかえる。その際、先ず、既存の書式ファイルに記憶されているアクセス権限がマスタのレコードだけを削除する（ステップＳ１１）。その後、新しい書式ファイルのすべてのレコードを既存の書式ファイルに追加記録するものである（同Ｓ１２）。こうして、ユーザが編集加工した要素であって、既存の書式ファイルに記憶されているアクセス権限がユーザのレコードは、更新後の書式ファイルにも残るようにしている。つまり、以前の標準書式に対してユーザが加工した部分を新しい書式にも反映させるのである。これにより、ユーザが標準書式に対してした修正や追加等の変更が、新しい書式に対しても安定して反映されるので、ユーザはあらためて標準書式を修正するなどの手間がなくなるものである。   The control device 1 activates the format update program according to the instruction, reads the format file from the medium, and replaces the existing format file on the storage device 2. At that time, first, only the record with the access authority stored in the existing format file is deleted (step S11). Thereafter, all records of the new format file are additionally recorded in the existing format file (S12). In this way, the user's record, which is an element edited by the user and stored in the existing format file, remains in the updated format file. That is, the part processed by the user with respect to the previous standard format is also reflected in the new format. As a result, changes such as corrections and additions made to the standard format by the user are stably reflected in the new format, so that the user has no trouble of revising the standard format.

実施形態の構成を示すブロック図である。It is a block diagram which shows the structure of embodiment. 書式ファイルのレコード構成を示す図である。It is a figure which shows the record structure of a format file. 文書データファイルのレコード構成を示す図である。It is a figure which shows the record structure of a document data file. 書式を編集する手順を示すフローチャートである。It is a flowchart which shows the procedure which edits a format. 書式ファイルを更新する手順を示すフローチャートである。It is a flowchart which shows the procedure which updates a format file.

符号の説明Explanation of symbols

１ 制御装置
２ 記憶装置
３ 表示装置
４ 入力装置
５ 印刷装置
６ 帳票 DESCRIPTION OF SYMBOLS 1 Control apparatus 2 Memory | storage device 3 Display apparatus 4 Input device 5 Printing apparatus 6 Form

Claims (6)

書式ファイルに記録された書式情報に基づいて帳票等の文書を出力する装置において、
書式情報を構成する要素毎にアクセス権限を設定し、
ユーザの持つアクセス権限に応じて書式情報の編集を許可し、
新たな書式ファイルを導入して既存の書式ファイルを更新する際は、要素毎のアクセス権限に応じて既存の要素を新しい要素に更新することを特徴とする書式情報管理方法。 In the device that outputs documents such as forms based on the format information recorded in the format file,
Set the access authority for each element that makes up the format information,
Allows editing of format information according to the access authority of the user,
A format information management method characterized in that, when a new format file is introduced and an existing format file is updated, an existing element is updated to a new element according to the access authority for each element. 書式ファイルに記録された書式情報に基づいて帳票等の文書を出力する装置において、
書式情報を構成する要素毎にアクセス権限を設定し、
前記アクセス権限にマスタ階層とそれより下位のユーザ階層とを少なくとも設け、
ユーザの持つ権限がユーザ階層の場合は、アクセス権限がユーザ階層に設定されている要素のみの編集を許可し、
新たな書式ファイルを導入して既存の書式ファイルを更新する際は、要素毎のアクセス権限に応じて既存の要素を新しい要素に更新することを特徴とする書式情報管理方法。 In the device that outputs documents such as forms based on the format information recorded in the format file,
Set the access authority for each element that makes up the format information,
The access authority is provided with at least a master hierarchy and a user hierarchy below it,
If the user's authority is the user hierarchy, edit only the elements whose access authority is set in the user hierarchy,
A format information management method characterized in that, when a new format file is introduced and an existing format file is updated, an existing element is updated to a new element according to the access authority for each element. 書式ファイルに記録された書式情報に基づいて帳票等の文書を出力する装置において、
書式情報を構成する要素毎にアクセス権限を設定し、
前記アクセス権限にマスタ階層とそれより下位のユーザ階層とを少なくとも設け、
ユーザの持つアクセス権限に応じて書式情報の編集を許可し、
新たな書式ファイルを導入して既存の書式ファイルを更新する際は、既存の書式ファイルに記録された書式情報のうち、アクセス権限がマスタ階層に設定されている要素のみを削除した後、新しい書式情報を既存の書式ファイルに追加して記録することを特徴とする書式情報管理方法。 In the device that outputs documents such as forms based on the format information recorded in the format file,
Set the access authority for each element that makes up the format information,
The access authority is provided with at least a master hierarchy and a user hierarchy below it,
Allows editing of format information according to the access authority of the user,
When a new format file is introduced and an existing format file is updated, only the elements whose access authority is set in the master hierarchy are deleted from the format information recorded in the existing format file. A format information management method, wherein information is added to an existing format file and recorded. 書式情報を構成する要素毎にアクセス権限を設定して記憶する書式ファイルと、
書式ファイルに記録された書式情報に基づいて帳票等の文書を生成する生成手段と、
ユーザのアクセス権限を記憶する権限ファイルと、
ユーザのアクセス権限に応じて書式情報の編集を許可する編集手段と、
新たな書式ファイルを導入して既存の書式ファイルを更新するとき、要素毎のアクセス権限に応じて既存の要素を新しい要素に更新する更新手段と、を備えることを特徴とする書式情報管理装置。 A format file that sets and stores access authority for each element constituting the format information,
Generating means for generating a document such as a form based on the format information recorded in the format file;
An authority file that stores user access permissions;
An editing means that allows editing of format information in accordance with the user's access authority;
A format information management apparatus comprising: an update unit that updates an existing element to a new element according to an access authority for each element when a new format file is introduced and an existing format file is updated. 書式情報を構成する要素毎にアクセス権限を設定して記憶する書式ファイルと、
書式ファイルに記録された書式情報に基づいて帳票等の文書を生成する生成手段と、
ユーザのアクセス権限を記憶する権限ファイルと、
前記アクセス権限として少なくともマスタ階層とそれより下位のユーザ階層とを設け、
ユーザの持つ権限がユーザ階層の場合はアクセス権限がユーザ階層に設定されている要素のみの編集を許可する編集手段と、
新たな書式ファイルを導入して既存の書式ファイルを更新するとき、要素毎のアクセス権限に応じて既存の要素を新しい要素に更新する更新手段と、を備えることを特徴とする書式情報管理装置。 A format file that sets and stores access authority for each element constituting the format information,
Generating means for generating a document such as a form based on the format information recorded in the format file;
An authority file that stores user access permissions;
As the access authority, at least a master hierarchy and a user hierarchy below it are provided,
When the user's authority is the user hierarchy, an editing means that permits editing of only elements for which the access authority is set in the user hierarchy,
A format information management apparatus comprising: an update unit that updates an existing element to a new element according to an access authority for each element when a new format file is introduced and an existing format file is updated. 書式情報を構成する要素毎にアクセス権限を設定して記憶する書式ファイルと、
書式ファイルに記録された書式情報に基づいて帳票等の文書を生成する生成手段と、
ユーザのアクセス権限を記憶する権限ファイルと、
前記アクセス権限として少なくともマスタ階層とそれより下位のユーザ階層とを設け、
ユーザのアクセス権限に応じて書式情報の編集を許可する編集手段と、
新たな書式ファイルを導入して既存の書式ファイルを更新するとき、既存の書式ファイルに記録された書式情報のうち、アクセス権限がマスタ階層に設定されている要素のみを
削除した後、新しい書式情報を既存の書式ファイルに追加して記録する更新手段と、を備えることを特徴とする書式情報管理装置。 A format file that sets and stores access authority for each element constituting the format information,
Generating means for generating a document such as a form based on the format information recorded in the format file;
An authority file that stores user access permissions;
As the access authority, at least a master hierarchy and a user hierarchy below it are provided,
An editing means that allows editing of format information in accordance with the user's access authority;
When a new format file is introduced and an existing format file is updated, the format information recorded in the existing format file is deleted only for the elements whose access authority is set in the master hierarchy, and then the new format information And an update means for recording the information added to an existing format file.
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