JP2005284889A - 企業診断リスト改訂支援装置 - Google Patents

Abstract

【課題】法令の改正に的確に対応し、チェックリストを最新かつ最適な状態に維持するための改訂作業を支援する装置を提供すること。
【解決手段】チェック項目を含むチェックリストと、削除、追加、または更新のいずれかを示す改正情報と、法令データベースと、を記憶する記憶手段と、前記チェックリストの改訂作業を支援するコンピュータと、を備える。そして、前記改正情報が条項の削除を示すときに、条項名に関連付けられたチェック項目を前記チェックリストから削除する手段と、前記改正情報が条項の追加を示すときに、条項名に関連付けたチェック項目欄とを前記チェックリストに挿入する手段と、前記改正情報が条項の更新を示すときに、前記チェックリストにおけるチェック項目を、改正された条項の条文へと置換する手段と、を実現するようプログラムされる。
【選択図】図１

Description

本発明は、企業における活動の健全性を高める対策を講じるために使用される装置に関し、特に、企業内の健全性を評価するために使用されるチェックリストの改訂を支援する装置に関する。

企業では、企業内の活動を健全化するべく様々な対策を講じている。これは、企業内の不祥事が企業の社会的評価を下げ、株主に損害を与えるためである。また、外国資本による日本企業への投資が増えるにしたがって、株式会社は資本を提供している株主のものであるという意識がより高まった。このような意識の高まりは、コーポレートガバナンス、コンプライアンス、リスクマネジメント、および企業倫理の分野の強化を促進させ、企業内の活動を健全化するべくより多くの対策が講じられるようになった。そして、これらの対策は、企業内において管理され、社内の各部署に対してそれぞれの対策を遵守するように通知される。

特許文献１には、保険販売業部において、顧客となる企業のリスクを定量的に算出して表示し、診断する装置が開示されている。特許文献２には、部門毎、年度毎のコンプライアンス・マニュアルを示すマニュアルデータに基づき、ユーザの要求に応じたコンプライアンス・マニュアルを示すマニュアル情報をユーザに提供するシステムが開示されている。特許文献３には、診断を行うための複数のチェック項目が記載されたチェックシートと、診断結果に基づいた経営改善活動を行うための策定シートとからなる経営診断システムが開示されている。
特開平９−１１４８０１号公報 特開２００３−９９４３１号公報 特開２００３−２４８７５２号公報

近年における企業内の活動は多岐にわたる。さらに、企業は、その規模が大きくなるほど業務も多様化する。そして、活動が多岐にわたり業務が多様化すると、企業が遵守すべき法律も増加する。

ところで、このように法律を遵守するために、企業内において対処すべき課題に対する対策をチェックリスト化し、データベースを用いて管理するシステムが存在する。このシステムにおいて管理されているチェックリストは、根拠となる法令を参照して作成されている。しかしながら、これらの法令は改正されることがあり、これに伴ってチェックリストも改訂しなければならない。そして、遵守すべき法令が多い今日では、改訂作業が煩雑となり、改訂作業を容易化すべく作業を支援する装置が望まれていた。

本発明は、以上のような事情に基づいてなされたものであり、法令の改正に的確に対応し、チェックリストを最新かつ最適な状態に維持するための改訂作業を支援する装置を提供することを目的とする。

本発明の企業診断リスト改訂支援装置は、発明の一形態（請求項１）によると、法令の改正にしたがって企業の健全性を診断するためのチェックリストの改訂作業を支援する企業診断リスト改訂支援装置であって、法令の条項に関連付けられたチェック項目を含むチェックリストと、削除、追加、または更新のいずれかを示す情報に改正された法令の条項名を関連付けた改正情報と、改正された条項の条文を含む法令データベースと、を記憶する記憶手段と、前記チェックリストの改訂作業を支援するコンピュータと、を備える。そして、企業診断リスト改訂支援装置において、前記コンピュータが、前記改正情報が条項の削除を示すときに、該削除を示す情報に関連付けられた法令の条項名と、該条項名に関連付けられたチェック項目とを前記チェックリストから削除する手段と、前記改正情報が条項の追加を示すときに、該追加を示す情報に関連付けられた法令の条項名と、該条項名に関連付けたチェック項目欄とを前記チェックリストに挿入する手段と、前記改正情報が条項の更新を示すときに、前記更新を示す情報に関連付けられた法令の条項名に関連付けられた前記チェックリストにおけるチェック項目を、改正された条項の条文へと置換する手段と、を実現するようプログラムされている。

これによると、改正された法令および条項に関連するチェックポイントの削除、更新、およびチェックポイント欄の追加を行うようにチェックリストの改訂を支援するので、チェックリスト編集作業を容易化することができる。

１．装置構成
図面を参照しつつ、本発明である企業診断リスト改訂支援装置の一実施形態を説明する。図１は、本発明である企業診断リスト改訂支援装置10の装置構成を表している。本実施形態における企業診断リスト改訂支援装置10は、処理装置101、入力装置102、表示装置103、出力装置104、記憶装置105、および通信装置108を含む。そして、これらは処理装置101を中心として接続されている。

処理装置101は、例えばＣＰＵであって、プログラムにしたがって演算および条件分岐を行う装置である。本実施形態において、処理装置101は、後述する改訂支援プロセスおよび種々のデータベースを実現する。入力装置102は、例えばキーボードおよびマウスであって、診断リスト改訂支援装置へのデータ入力、および診断リスト改訂支援装置の操作を行うための装置である。入力装置102は、シリアルインタフェースを介して処理装置101に接続されている。

表示装置103は、例えばディスプレイであって、診断リスト改訂支援装置が出力する種々の情報を表示するための装置である。表示装置103は、グラフィックインタフェースを介して処理装置101に接続されている。出力装置104は、例えばレーザプリンタであって、診断リスト改訂支援装置が出力する種々の診断リストを印刷するための装置である。出力装置104は、パラレルインタフェースまたはネットワークを介して、処理装置101に接続されている。

記憶装置105は、例えばハードディスクであって、本評価装置で使用する種々のデータベースを格納するための装置である。また、記憶装置105は、データベースを実現するためのソフトウェア、および後述する改訂支援プロセスを実行するためのプログラムを格納している。本実施形態において使用されるデータベースはリレーショナル型データベースである。記憶装置105は、ＳＣＳＩインタフェースを介して処理装置101と接続する。また、本実施形態における評価装置は、複数の記憶装置を有することとしてもよい。格納されるデータベースは複数の記憶装置に分散して格納することとしてもよい。本実施形態では、マスターチェックリスト105a、社内法令ＤＢ105b、部門チェックリストＤＢ105c、および職務分類−チェック項目ＤＢ105d、法令−職務分類ＤＢ（不図示）、改正情報ＤＢ（不図示）、自社関連法令情報ＤＢ（不図示）、および部門−職務分類ＤＢ（不図示）を格納する。

通信装置108は、例えばＬＡＮカードなどのネットワーク・インタフェース・カード（ＮＩＣ）であって、本支援装置をネットワーク107に接続するための装置である。

ネットワーク107は、社内に構築されたイントラネットおよび社外へ接続するインターネットである。ネットワーク107は、社内においていくつかの部内端末106に接続し、さらに社外の全法令ＤＢ110に接続する。部内端末106は、社内の各部門に設置された端末であって、支援装置10から送信された情報を画面に表示するなどの機能を有する。

全法令ＤＢ110は、電子的なファイル形式で法令を収録したデータベースであって、全ての法令を格納している。全法令ＤＢ110は、社外において管理され、法律の改正があるとその内容は直ちに反映されるように管理されている。電子的な収録方式としては、条項のタグを設けたＸＭＬ形式のファイルとしてもよいし、ＨＴＭＬ形式で保存することもできる。また、本実施形態では、法令ごとにファイルとして記憶されている。

社内法令ＤＢ105bは、電子的なファイル形式で法令を収録したデータベースであって、社内において必要な法令のみを格納している。本法令集は、社内において管理され、後述するプロセスによって、全法令ＤＢとの通信によって法律の改正内容が反映されるようになっている。社内法令ＤＢ105aも、電子的な収録方式として、条項のタグを設けたＸＭＬ形式のファイルとしてもよいし、ＨＴＭＬ形式で保存することもできる。また、本実施形態では、法令ごとにファイルとして記憶されている。

図３は、マスターチェックリストＤＢ105aに格納されるマスターチェックリストのデータの一例を示す。マスターチェックリストは、社内において遵守すべき事項を質問形式で、後述する領域毎に分類したリストである。マスターチェックリストは、「領域」「中項目」「小項目」「チェックポイント」（チェック項目）および「根拠法令等」フィールドを有し、横方向に隣り合ったデータ同士がそれぞれ関連付けられている。「領域」フィールドは、ガバナンス、コンプライアンス、リスクマネジメント、および企業倫理の４領域に分類される。そして、さらにそれぞれの領域は、複数の「中項目」を含む。また、中項目は複数の「小項目」を含み、各小項目は、それぞれの「チェックポイント」に関連付けられている。さらに、「チェックポイント」のそれぞれは、「根拠法令等」に関連付けられる。

図４は、職務分類−チェック項目ＤＢ105dのデータ項目名（フィールド名）およびそのデータの一例を示す。職務分類−チェック項目ＤＢ105dは、前述のマスターチェックリストから、チェックポイントを職務分類ごとに抽出したデータベースである。よって、マスターチェックリストと重複するフィールドを含んでおり、「職務分類コード」「分類名」「領域」「中項目」「小項目」「チェックポイント」および「根拠法令等」フィールドを有し、横方向に隣り合ったデータ同士がそれぞれ関連付けられている。分類名は、社内における業務の分類であって職務分類である。職務分類コードは、社内における職務分類を英字および数字で置き換えたコードであり、それぞれ固有のコードが割り振られている。分類名には、１つまたは複数の「領域」が関連付けられている。領域は、ガバナンス、コンプライアンス、リスクマネジメント、および企業倫理の４つの領域を含んでいる。そして、各領域の中には、１つまたは複数の中項目が関連付けられている。中項目は、後述する小項目に対応する法令名である。小項目は、チェックすべき内容の概略を示している。そして、小項目には１対１の関係でチェックポイントが関連付けられている。チェックポイントは、小項目に記載されている内容に該当するか否かを判定するための質問事項である。そして、各チェックポイントには、チェックポイントの根拠となるべく根拠法令名または根拠条項が関連付けられている。

図５は、部門チェックリストＤＢ105cのデータ項目名（フィールド名）およびそのデータの一例を示す。部門チェックリストは、部門−職務分類ＤＢおよび職務分類−チェック項目ＤＢから所定のプロセスを経て、部門毎にチェックすべきチェックポイントを抽出し作成されたチェックリストである。部門チェックリストは、「部門コード」「部門名」「職務分類コード」「分類名」「領域」「中項目」「小項目」「チェックポイント」および「根拠法令等」を有し、横方向に隣り合ったデータ同士がそれぞれ関連付けられている。このチェックリストは、各部門に配布され、チェックポイントを守れているか否かの検査に使用される。

図６は、部門−職務分類ＤＢのデータ項目名およびそのデータの一例を示す。部門−職務分類ＤＢは、「職務分類」を「部門」のそれぞれに関連付けたデータベースである。本実施形態において部門−職務分類ＤＢは、図６に示すように、「部門コード」「部門名」「職務分類」および「職務分類・説明」フィールドを有し、横方向に隣り合うデータ同士がそれぞれ関連づけられている。部門コードは、社内における部門名を表すための数字に置き換えたコードである。各部門名には、それぞれ固有の部門コードが割り振られている。ここで、部門とは、業務を統括する部署の名称である。また、職務分類とは、社内における業務の分類である。各職務分類には、それぞれ固有の職務分類コードが割り振られている。各部門は、１つまたは複数の職務分類に関連付けられている。また、職務分類は複数の部門に属することもある。たとえば、「（国内）四輪新車販売業務」は「営業本部 販売部」および「営業本部 営業開発室」の両方に属している。

また、不図示のデータベースとして、さらに、改正情報ＤＢ、自社関連法令情報ＤＢ、および法令−職務分類ＤＢが記憶装置105に記憶されている。改正情報ＤＢは後に説明する企業診断リスト改訂支援プロセスにおいて、改正された法令名、条項名に改正の内容である追加、削除、または更新の情報を関連づけて格納するデータベースである。

自社関連法令情報ＤＢは、法令名および条項名から、自社の業務に関連する法令および条項であるか否かを判定するために用意されたデータベースであって、自社に関連する法令名および条項名を格納している。

法令−職務分類ＤＢは、改正によって条項が追加されたとき、追加された法令の条項がどの業務に関連するのかを判定するために用意されたデータベースであって、法令の条項名と社内における「職務分類」とを関連づけて格納している。

２．実行プロセス
次に、図２のフローチャートを参照しつつ、企業診断リスト改訂支援プロセスについて説明する。

法律が改正されると、全法令ＤＢ110に格納されている条文のファイルが書き換えられる（S201）。そして、条文のファイルが書き換えられると、全法令ＤＢ110側から、改正が行われた旨の情報と改正された法令名を示す情報とが送信される。これらの情報を受信すると、処理装置101は、改正された法令が自社の業務に関連がある法令であるか否かの判定を行う（S202）。具体的には、処理装置101が、自社関連法令情報ＤＢ（不図示）を参照し、改正された法令名および条項名が、自社関連法令情報ＤＢに含まれているか否かを判定する。改正された法令名および条項名が、自社関連法令情報ＤＢに含まれていないとき、自社の業務に関連がない事項について改正が行われたこととなる。このように、改正された法令が自社の業務に関連がないとき、処理装置101は、本プロセスを終了する。一方、改正された法令名および条項名が、自社関連法令情報ＤＢに含まれているとき（すなわち、自社の業務に関連がある事項について改正が行われたとき）、処理装置101は、プロセスをS203へと進める。

自社の業務に関連する法令が改正されていたとき、処理装置101は、改正された条文のＸＭＬのタグおよびファイル名を参照して、改正された法令名および条項を特定する。そして、改正された内容が追加であるか、削除であるか、または内容の更新であるかを特定し、改正された法令名、条項名、および改正の内容（追加、削除または更新）とを関連づけて記憶装置105の改正情報ＤＢに改正情報として記憶する。改正情報を記憶すると、処理装置101は、社内法令ＤＢ105bに格納された法令のファイルを改訂する（S203）。法令の改訂は、全法令ＤＢ110から、改正され新しくなった法令のファイルを社内法令ＤＢに転送して旧ファイルを削除することとしてもよいし、ファイル内の改正部分の文字列を置換して改訂することもできる。

次にS204において、処理装置101は、法令の改正が、更新または削除であったか否かを改正情報ＤＢの改正情報を参照して判定する。そして、改正が更新または削除であるとき、処理装置101は、プロセスをS205へと進める。

処理装置101は、改正情報に基づいてマスターチェックリストおよび職務分類−チェック項目ＤＢの更新または削除を行う（S205）。具体的には、改正情報が削除を示す情報であったとき、処理装置101は、削除を示す改正情報の法令名の条項名を特定し、この条項名の「根拠法令等」およびその「根拠法令等」に関連づけられている「チェックポイント」をマスターチェックリストおよび職務分類−チェック項目ＤＢから削除する。また、必要に応じてこのチェックポイントに関連づけられている「小項目」「中項目」「領域」をマスターチェックリストおよび職務分類−チェック項目ＤＢから削除する。

改正情報が更新を示す情報であったとき、処理装置101は、更新を示す改正情報の法令名および条項名を特定し、この条項名の「根拠法令等」に関連づけられている「チェックポイント」を書き換える。書き換えは、該当する「チェックポイント」を改正情報が示す条項の条文内容で置き換える。「チェックポイント」は、条文を根拠に作成されているため、条文の所定の部分（条文の語尾部分など）を書き換えるだけで「チェックポイント」とすることができることが多い。よって、チェックポイントをこのように改正された条文へと置き換えるように、本装置が支援することによって、改正された条項に関連づけられた「チェックポイント」の作成が容易になるという利点を有する。また、チェックポイントの書き換え後、マスターチェックリストの編集画面を表示装置103に表示することとして、入力装置102を介して書き換えた箇所の編集をさせることもできる。

次に、処理装置101は、職務分類−チェック項目ＤＢ105dを検索し、改正情報が示す法令名および条項名に関連づけられたチェックポイントを含む職務分類を特定する。職務分類を特定すると、処理装置101は、部門−職務分類ＤＢを参照して、特定した職務分類が属する部門を特定する（S206）。たとえば、仮に、図４において、根拠法令等における特定商取引法３条が改正されたとした場合、処理装置101は、これに関連づけている「（国内）四輪新車販売業務」を特定する。そして、部門−職務分類ＤＢ（図６）を参照して、「営業本部 営業開発室」および「営業本部 販売部」を特定する。

該当部門の特定を行うと、処理装置101は、特定した部門名に属する端末106に対して部門チェックリストの改訂を行う旨の情報の送信を行う（S207）。改訂を行う旨の情報は、部門の端末に表示され、改訂がされることが通知される。そして、S205における方法と同様にして、改正された根拠法令等を特定し、部門チェックリストＤＢ105e（図５）の改訂を行う（S208）。そして、本プロセスを終了する。

一方、S204において、改正が更新または削除ではなかったとき（すなわち、新しい条項が改正によって追加された場合）には、処理装置101は、追加された条項を有する法令名を特定する。そして、特定した法令名に関連する業務であるとして関連づけられた職務分類名を法令−職務分類ＤＢ（不図示）を参照して特定する（S209）。

職務分類を特定すると、処理装置101は、新たなチェックポイント欄を法令名および根拠条文に関連づけてマスターチェックリストに追加する。また、処理装置101は、特定した職務分類に関連づけて新たなチェックポイント欄を職務分類−チェック項目ＤＢに追加する（S210）。職務分類−チェック項目ＤＢにおいてチェックポイント欄の追加は、次のようにして行うことができる。まず、処理装置101はS209において特定した職務分類のうちで、改正情報に示される追加された法令名の条項名に最も近い条項名を有する「根拠法令等」を職務分類−チェック項目ＤＢにおいて特定する。そして、最も近い条項名を有する「根拠法令等」の下に今回改正によって追加された根拠法令を挿入し、これに関連づけてチェックポイント欄を作成する。マスターチェックポイントおよび職務分類−チェック項目ＤＢへのチェックポイント欄の追加において、チェックポイント欄は、ブランクとしておいても良いし、追加された条文を書き入れることとしても良い。前述の通り、「チェックポイント」は、条文を根拠に作成されているため、条文の所定の部分を書き換えるだけで「チェックポイント」とすることができることが多い。よって、このように改正によって追加された条文を書き入れておくように、本装置が支援することによって、追加された「チェックポイント」の作成が容易になるという利点を有する。また、チェックポイント欄の追加後、マスターチェックリストの編集画面を表示装置103に表示することとして、入力装置102を介して追加したチェックポイント欄の編集をさせることもできる。

次に処理装置101は、部門−職務分類ＤＢ（図６）を参照し、S209において特定した職務分類の属する「部門名」を特定する（S211）。たとえば、特定した職務分類が「（国内）四輪新車販売業務」であったとき、部門名として「営業本部 営業開発室」および「営業本部 販売部」が特定される。

部門名の特定を行うと、処理装置101は、特定した部門名に属する端末106に対して部門チェックリストの改訂を行う旨の情報の送信を行う（S212）。改訂を行う旨の情報は、部門の端末に表示され、改訂がされることが通知される。そして、S205における方法と同様にして、改正された根拠法令等を特定し、部門チェックリスト（図５）の改訂を行う（S213）。そして、本プロセスを終了する。

このように、改正された法令および条項を特定し、これに関連するチェックポイントの削除、更新、およびチェックポイント欄の追加を行うようにチェックリストの作成を支援するので、チェックリスト編集作業を容易化することができる。

本発明の一実施形態に従う、企業診断リスト改訂支援装置の装置構成を表す図。 本発明の一実施形態に従う、診断リストの改訂支援プロセスを表すフローチャート図。 本発明の一実施形態に従う、マスターチェックリストを表す図。 本発明の一実施形態に従う、職務分類−チェック項目ＤＢに格納されるデータの例を表す図。 本発明の一実施形態に従う、部門チェックリストＤＢに格納されるデータの例を表す図。 本発明の一実施形態に従う、部門−職務分類ＤＢに格納されるデータの例を表す図。

Claims (1)

1. 法令の改正にしたがって企業の健全性を診断するためのチェックリストの改訂作業を支援する企業診断リスト改訂支援装置であって、
   法令の条項に関連付けられたチェック項目を含むチェックリストと、削除、追加、または更新のいずれかを示す情報に改正された法令の条項名を関連付けた改正情報と、改正された条項の条文を含む法令データベースと、を記憶する記憶手段と、
   前記チェックリストの改訂作業を支援するコンピュータと、を備え、
   前記コンピュータが、
   前記改正情報が条項の削除を示すときに、該削除を示す情報に関連付けられた法令の条項名と、該条項名に関連付けられたチェック項目とを前記チェックリストから削除する手段と、
   前記改正情報が条項の追加を示すときに、該追加を示す情報に関連付けられた法令の条項名と、該条項名に関連付けたチェック項目欄とを前記チェックリストに挿入する手段と、
   前記改正情報が条項の更新を示すときに、前記更新を示す情報に関連付けられた法令の条項名に関連付けられた前記チェックリストにおけるチェック項目を、改正された条項の条文へと置換する手段と、
   を実現するようプログラムされた企業診断リスト改訂支援装置。
   

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