JP2005229162A - 画像形成装置 - Google Patents

Abstract

【課題】 セキュリティを考慮して送信履歴の情報漏洩等を防止すると共に、ハードウェア資源としての記憶手段を圧迫せずに、送信履歴を蓄積することができる画像形成装置を提供すること。
【解決手段】 処理手段１０１は、送信履歴ファイル１１２に格納した送信履歴の数が、前記取り出した送信履歴閾値に達した場合に、初期設定ファイル１０９を参照して、当該送信履歴閾値に関連付けられた履歴満杯時動作識別子を取り出す。そして、処理手段１０１は、前記取り出した履歴満杯時動作識別子に応じて、送信履歴ファイル１１２に格納された送信履歴を削除する、又は送信を伴う処理を禁止することを示す禁止フラグを前記記憶手段１０７に格納する。続いて、処理手段１０１は、前記記憶手段１０７に禁止フラグが格納されている場合に、送信を伴う処理を禁止する。
【選択図】 図２

Description

本発明は、データの送信履歴について、セキュリティを考慮した管理を行う画像形成装置に関する。

コピー、スキャナ、又はファックス等の様々な機能を有する画像形成装置が、オフィスやコンビニエンスストア等で通信ネットワークに接続され活用されている。また、通信ネットワークを介して外部の端末装置から画像形成装置の遠隔操作を行うことも可能となっている。これにより、画像形成装置は、様々なユーザに共有されて使用される。さらに、画像形成装置は、スキャナ等の画像読取手段から読取ったデータや、外部の端末装置から通信ネットワークを介して取得したデータを記憶手段に格納することができるだけでなく、画像形成装置からデータを送信する際の送信履歴を記憶手段に格納することができる。

しかし、様々なユーザが画像形成装置を使用するため、上記送信履歴を誰でも参照できるようにしておくと、情報漏洩等の問題が生じる。

そこで、従来、情報漏洩等を防止するため、画像形成装置は、ユーザＩＤ及びパスワードの組合せ、ＩＤカード、指紋照合等によりユーザ認証を行い、認証されたユーザに対応する送信履歴のみを出力することができるようにしていた。この場合、送信履歴は管理者によって管理され、必要に応じて当該送信履歴の削除等が行われていた。これらに関連する先行技術文献として、下記特許文献１が開示されている。

特許文献１記載の発明を適用したファクシミリ装置は、ユーザが管理者である場合と、非管理者である場合とによって、出力できる送信履歴を変えている。また、当該ファクシミリ装置は、記憶手段に格納した送信履歴が所定値になった場合に、管理者にメッセージを送信して通知することができる。

しかしながら、上記ファクシミリ装置は、管理者に送信履歴が所定値になった旨の通知を行うが、その後も、ファクシミリ装置は利用可能であり、当該利用の結果としての送信履歴が記憶手段に格納される。このため、ハードウェア資源としての記憶手段を圧迫する場合があった。
特開平６−３５０７６３号公報

本発明は、かかる従来例の有する不都合を改善し、特に、セキュリティを考慮して送信履歴の情報漏洩等を防止すると共に、ハードウェア資源としての記憶手段を圧迫せずに、送信履歴を蓄積することができる画像形成装置を提供することを課題とする。

上記課題を解決するため、本発明では次のような構成を採っている。

請求項１記載の発明は、入力手段と、画像読取手段と、通信手段と、記憶手段と、これら各手段の動作を制御する処理手段とを備え、ユーザを認証して当該ユーザに応じた機能を提供し、かつ、外部装置へデータの送信を行う際の送信履歴を蓄積する画像形成装置において、以下の処理を実行することを特徴とした画像形成装置である。ここで、記憶手段は、送信履歴を格納する送信履歴ファイルと、送信履歴ファイルに格納する送信履歴の数を指定する送信履歴閾値と、送信履歴ファイルに格納された送信履歴の数が送信履歴閾値に達した場合の画像形成装置の動作を識別する履歴満杯時動作識別子とを関連付けて格納する初期設定ファイルとを備えている。そして、処理手段が、外部装置からデータを受信する、又は入力手段から実行要求を受付けたことを契機として、画像読取手段からデータを読取るステップと、このデータを記憶手段に格納するステップと、格納したデータを、通信手段を介して外部装置に送信すると共に、当該送信に関する送信履歴を送信履歴ファイルに格納するステップと、初期設定ファイルを参照して、送信履歴閾値を取り出すステップと、送信履歴ファイルに格納した送信履歴の数が、取り出した送信履歴閾値に達した場合に、初期設定ファイルを参照して、当該送信履歴閾値に関連付けられた履歴満杯時動作識別子を取り出すステップと、取り出した履歴満杯時動作識別子に応じて、送信履歴ファイルに格納された送信履歴を削除する、又は送信を伴う処理を禁止することを示す禁止フラグを記憶手段に格納するステップと、記憶手段に禁止フラグが格納されている場合に、送信を伴う処理を禁止するステップとを実行する。

請求項２記載の発明は、請求項１記載の画像形成装置において、以下の処理を実行することを特徴とした画像形成装置である。処理手段が、入力手段から実行要求を受付けたことを契機として、送信履歴を出力するステップと、当該送信履歴を出力した後、記憶手段に格納した禁止フラグを削除するステップとを実行する。

請求項３記載の発明は、請求項１記載の画像形成装置において、以下の処理を実行することを特徴とした画像形成装置である。処理手段が、記憶手段に禁止フラグが格納されている場合であっても、送信を伴わない処理の実行要求を受付けるステップと、受付けた実行要求に基づいて、送信を伴わない処理を行うステップとを実行する。

請求項４記載の発明は、請求項１記載の画像形成装置において、以下の処理を実行することを特徴とした画像形成装置である。ここで、記憶手段は、ユーザ認証を必要とすることを示すセキュリティ識別子と、禁止フラグを記憶手段に格納することを示す履歴満杯時動作識別子とを関連付けて格納したセキュリティ識別子関連付けファイルを備えている。そして、処理手段が、入力手段からセキュリティ識別子を受付けるステップと、セキュリティ識別子関連付けファイルを参照して、受付けたセキュリティ識別子が、履歴満杯時動作識別子と関連付けられている場合に、当該履歴満杯時動作識別子に基づいて、初期設定ファイルに格納された履歴満杯時動作識別子を書き変えるステップとを実行する。

請求項５記載の発明は、請求項１記載の画像形成装置において、以下の処理を実行することを特徴とした画像形成装置である。ここで、記憶手段は、送信履歴の出力方法を識別する出力方法識別子と、データの送信先を識別する送信先識別子とを関連付けて格納した送信先設定ファイルを備えている。そして、処理手段が、入力手段から出力方法識別子を受付けるステップと、送信先設定ファイルから受付けた出力方法識別子に関連付けられた送信先識別子を取り出す、又は、入力手段から送信先識別子を受付けるステップと、入力手段から実行要求を受付けたことを契機として、送信先設定ファイルから取り出した送信先識別子、又は入力手段から受付けた送信先識別子に対応する送信先に、送信履歴を出力するステップとを実行する。

請求項６記載の発明は、請求項１記載の画像形成装置において、以下の処理を実行することを特徴とした画像形成装置である。処理手段が、記憶手段に禁止フラグが格納されているか否かにかかわらず、入力手段から実行要求を受付けたことを契機として、送信履歴を出力するステップを実行する。

請求項７記載の発明は、請求項２乃至６記載の画像形成装置において、以下の処理を実行することを特徴とした画像形成装置である。ここで、記憶手段又は外部装置の記憶手段は、ユーザを識別するユーザ識別子を格納すると共に、当該ユーザ識別子に対応するユーザが管理者である場合に、ユーザ識別子と、管理者であることを示す管理者権限とを関連付けて格納したユーザ情報ファイルを備えている。そして、処理手段が、入力手段からユーザ識別子を受付けるステップと、当該受付けたユーザ識別子と、管理者権限とが関連付けられてユーザ情報ファイルに格納されている場合のみ、入力手段から実行要求を受付けたことを契機として、送信履歴を出力するステップとを実行する。

請求項８記載の発明は、請求項２乃至７記載の画像形成装置において、以下の処理を実行することを特徴とした画像形成装置である。処理手段が、入力手段から送信履歴の出力を中断する指示を受付けるステップと、当該受付けた指示に基づいて、送信履歴の出力を中断するステップとを実行する。

請求項９記載の発明は、請求項２乃至７記載の画像形成装置において、以下の処理を実行することを特徴とした画像形成装置である。処理手段が、送信履歴を出力した後に、送信履歴ファイルに格納された送信履歴をすべて削除するステップを実行する。

請求項１０記載の発明は、請求項２乃至７記載の画像形成装置において、以下の処理を実行することを特徴とした画像形成装置である。処理手段が、送信履歴の出力が成功した場合に、送信履歴ファイルに格納された送信履歴をすべて削除するステップを実行する。

請求項１１記載の発明は、請求項２乃至７記載の画像形成装置において、以下の処理を実行することを特徴とした画像形成装置である。処理手段が、記憶手段に禁止フラグが格納されている場合に、入力手段から実行要求を受付けたことを契機として、送信履歴ファイルに格納された送信履歴を送信日時の古い順に送信履歴閾値の数まで出力するステップと、当該出力した送信履歴を送信履歴ファイルから削除するステップとを実行する。

請求項１２記載の発明は、請求項２乃至７記載の画像形成装置において、以下の処理を実行することを特徴とした画像形成装置である。ここで、画像形成装置が表示手段を備えている。そして、処理手段が、記憶手段に禁止フラグが格納されている場合に、管理者に送信履歴の出力を促す警告を表示手段に表示するステップを実行する。

請求項１３記載の発明は、請求項１２記載の画像形成装置において、以下の処理を実行することを特徴とした画像形成装置である。処理手段が、入力手段から警告を消去する指示を受付けるステップと、受付けた消去の指示に基づいて、警告を消去するステップと、入力手段から送信を伴う処理の実行要求を受付けた場合に、警告を表示手段に再表示するステップとを実行する。

送信履歴の数が送信履歴閾値に達した場合に、処理手段が、当該送信履歴閾値に関連付けられた履歴満杯時動作識別子に応じて、送信履歴ファイルに格納された送信履歴を削除する、又は送信を伴う処理を禁止するので、セキュリティを考慮して送信履歴の情報漏洩等を防止すると共に、ハードウェア資源としての記憶手段を圧迫せずに、送信履歴を蓄積することができる。

以下、図面を参照しながら、本発明の実施形態について説明する。

図１は、本実施形態のシステムの全体構成を示すブロック図である。通信ネットワーク６００に、画像形成装置１００と、端末装置２００と、メールサーバ３００と、ファイルサーバ４００と、ユーザ情報管理サーバ５００とが接続されている。画像形成装置１００は、スキャナ等の画像読取手段から読取った画像データを端末装置２００、メールサーバ３００、又はファイルサーバ４００に送信することができるようになっている。そして、画像形成装置１００は、当該送信に関する関する履歴情報をＨＤＤ（Ｈａｒｄ Ｄｉｓｋ Ｄｒｉｖｅ）等の記憶手段に格納することができるようになっている。また、画像形成装置１００は、操作キー等の入力手段からユーザＩＤ及びパスワード等のユーザ識別子を受付けて、当該ユーザ識別子に対応するユーザに関する情報を、ユーザ情報管理サーバ５００から受信して、ユーザ認証を行うことができるようになっている。端末装置２００は、ＯＳ（Ｏｐｅｒａｔｉｎｇ Ｓｙｓｔｅｍ）の機能により、通信ネットワーク６００を介して他のユーザが書込み可能な共有の記憶領域（共有フォルダ）を記憶手段に備えている。ここで、共有フォルダへの書込みの際には、ＳＭＢ（Ｓｅｒｖｅｒ Ｍｅｓｓａｇｅ Ｂｌｏｃｋ）と呼ばれるプロトコルが利用される。また、メールサーバ３００は、ＳＭＴＰ（Ｓｉｍｐｌｅ Ｍａｉｌ Ｔｒａｎｓｆｅｒ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）やＰＯＰ３（Ｐｏｓｔ Ｏｆｆｉｃｅ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）等のメール転送プロトコルによって電子メールを送受信することができるようになっている。さらに、ファイルサーバ４００は、ＦＴＰ（Ｆｉｌｅ Ｔｒａｎｓｆｅｒ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）等によって画像形成装置１００からファイルの転送を受付けて、ファイルサーバ４００の記憶手段に格納することができるようになっている。

ここで、端末装置２００、メールサーバ３００、及びファイルサーバ４００は、ＣＰＵ等の処理手段と、キーボード、マウス等の入力手段と、ディスプレイ等の表示手段、ＮＩＣ（Ｎｅｔｗｏｒｋ Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ Ｃａｒｄ）等の通信手段と、ＨＤＤ、メモリ等の記憶手段とを備えた一般的な構成を採っている。

図２は、画像形成装置１００の構成図である。画像形成装置１００は、ＣＰＵ等の処理手段１０１と、操作キー等の入力手段１０２と、液晶パネル等の表示手段１０３と、スキャナ等の画像読取手段１０４と、プリンタ等の印刷手段１０５と、ＮＩＣ（Ｎｅｔｗｏｒｋ Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ Ｃａｒｄ）等の通信手段１０６と、ＨＤＤ、メモリ等の記憶手段１０７とを備えている。入力手段１０２及び表示手段１０３は、入力機能と表示機能とを併有するタッチパネル等であってもよい。

ここで、記憶手段１０７には、画像形成装置プログラム１０８が格納されている。画像形成装置１００の処理手段１０１は、当該画像形成装置プログラム１０８を実行することにより、画像読取手段１０４から読取った画像データを、端末装置２００、メールサーバ３００、又はファイルサーバ４００に送信する機能等を提供する。また、記憶手段１０７には、初期設定ファイル１０９と、セキュリティ識別子関連付けファイル１１０と、送信先設定ファイル１１１と、送信履歴ファイル１１２とが格納されている。

初期設定ファイル１０９は、本システムを利用する際の初期設定に関する情報を格納している。そして、セキュリティ識別子関連付けファイル１１０は、初期設定ファイル１０９の更新に関連する情報を格納している。また、送信先設定ファイル１１１は、画像形成装置１００がデータの送信を行う際の送信先に関する情報を格納している。さらに、送信履歴ファイル１１２は、画像形成装置１００におけるデータの送信に関する履歴情報を格納している。これらのファイルの詳細については後述する。

図３は画像形成装置１００の記憶手段１０７に格納されている初期設定ファイル１０９の構造図である。当該初期設定ファイル１０９は、画像形成装置１００を利用する際にユーザ認証を必要とするかどうかを識別するセキュリティ識別子を格納している。また、初期設定ファイル１０９は、送信履歴ファイル１１２の送信履歴が後述する送信履歴閾値に達した場合における、画像形成装置１００の動作設定を識別する履歴満杯時動作識別子と、送信履歴ファイル１１２に格納する送信履歴の件数を設定する送信履歴閾値とを関連付けて格納している。

本実施形態では、セキュリティ識別子として、画像形成装置１００を利用する際にユーザ認証を必要とすることを示す「ＯＮ」と、画像形成装置１００を利用する際にユーザ認証を必要としないことを示す「ＯＦＦ」を採用している。また、履歴満杯時動作識別子として、管理者の指示によらず、所定の方法（例えば、印刷）で出力することを示す「自動出力する」と、管理者の指示により履歴収集が行われるまでは、送信履歴ファイル１１２に新たな送信履歴を追加する前に一番古い送信履歴を削除することによって、送信履歴ファイル１１２の送信履歴が送信履歴閾値に達しても、画像形成装置１００から送信が可能であることを示す「自動出力しない（送信可）」と、管理者の指示により履歴収集が行われるまでは、画像形成装置１００から送信ができないことを示す「自動出力しない（送信不可）」とを採用している。

図４は、画像形成装置１００の記憶手段１０７に格納されているセキュリティ識別子関連付けファイル１１０の構造図である。当該セキュリティ識別子関連付けファイル１１０は、セキュリティ識別子「ＯＮ」と、履歴満杯時動作識別子「自動出力しない（送信不可）」とを関連付けて格納している。画像形成装置１００の処理手段１０１は、当該セキュリティ識別子関連付けファイル１１０を参照して、セキュリティ識別子が「ＯＮ」に設定された場合に、履歴満杯時動作識別子を「自動出力しない（送信不可）」に自動設定するようになっている。

図５は、画像形成装置１００の記憶手段１０７に格納されている送信先設定ファイル１１１の構造図である。当該送信先設定ファイル１１１は、画像形成装置１００において、データの出力方法を識別する出力方法識別子と、データの送信先を識別する送信先識別子と、後述する読取設定画面７４０及び送信履歴出力画面７６０の入力項目の一部である入力補助項目とを格納している。

本実施形態では、印刷による出力を示す出力方法識別子「印刷」と、送信先識別子としてのプリンタのデバイスパス「／ｍｆｐ００１／ｐｒｉｎｔｅｒ」とが関連付けて送信先設定ファイル１１１に格納されている。また、電子メールによる出力を示す出力方法識別子「メール」と、送信先識別子としてのメールサーバ３００のＩＰアドレス「１０．７３．１２０．１１５」とが関連付けて送信先設定ファイル１１１に格納されている。一方、ファイル送信による出力を示す出力方法識別子「ファイル送信」は、送信先識別子と関連付けされずに、送信先設定ファイル１１１に格納されている。画像形成装置１００の処理手段１０１は、当該送信先設定ファイル１１１を参照して、ユーザが指定した出力方法識別子に関連付けられた送信先識別子がある場合に、当該送信先識別子に対応する送信先にデータを送信するようになっている。

さらに、出力方法識別子「メール」と、入力補助項目「送信先メールアドレス」とが関連付けて送信先設定ファイル１１１に格納されている。また、出力方法識別子「ファイル送信」と、入力補助項目「送信先識別子」とが関連付けて送信先設定ファイル１１１に格納されている。画像形成装置１００の処理手段１０１は、送信先設定ファイル１１１を参照して、ユーザが指定した出力方法識別子に関連付けられた入力補助項目を後述する読取設定画面７４０及び送信履歴出力画面７６０に表示するようになっている。

図６は、画像形成装置１００の記憶手段１０７に格納されている送信履歴ファイル１１２の構造図である。当該送信履歴ファイル１１２は、データ送信を行った送信日時を識別する「送信日時」、電子メールの送信先メールアドレスを識別する「送信先」、データの送信者を識別する「送信者」、送信の結果を識別する「送信結果」等を格納している。そして、「送信日時」と「送信日時以外の各項目」とが関連付けて格納されている。本実施形態では、送信履歴ファイル１１２に、上記項目を格納しているが、送信をトリガーとして格納される情報であればその種類は問わない。画像形成装置１００の処理手段１０１は、当該送信履歴ファイル１１２を参照して、送信履歴を表示手段１０３としての液晶パネルに表示したり、印刷手段１０５としてのプリンタから印刷したりすることができるようになっている。

図７は、ユーザ情報管理サーバ５００の構成図である。ユーザ情報管理サーバ５００は、ＣＰＵ等の処理手段５０１と、ＮＩＣ（Ｎｅｔｗｏｒｋ Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ Ｃａｒｄ）等の通信手段５０２と、ＨＤＤ、メモリ等の記憶手段５０３とを備えている。そして、記憶手段５０３には、ユーザ情報ファイル５０４が格納されている。ユーザ情報管理サーバ５００の処理手段５０１は、画像形成装置１００からの問い合わせに基づいて、ユーザ情報ファイル５０４を参照して、ユーザに関する情報を画像形成装置１００に送信するようになっている。

図８は、ユーザ情報ファイル５０４の構造図である。当該ユーザ情報ファイル５０４は、ユーザＩＤ及びパスワード等のユーザ識別子と、当該ユーザ識別子に対応するユーザが利用する電子メールのメールアドレスとを関連付けて格納している。さらに、ユーザ識別子に対応するユーザが管理者である場合に、上記ユーザ識別子と、管理者であることを示す管理者権限とが関連付けてユーザ情報ファイル５０４に格納されている。本実施形態では、ユーザ識別子に対応するユーザが管理者である場合に、当該ユーザ識別子と管理者権限「あり」とが関連付けて格納されている。

ここで、本実施形態では、ユーザ情報ファイル５０４を、ユーザ情報管理サーバ５００の記憶手段５０３に格納しているが、画像形成装置１００の記憶手段１０７に格納してもよく、その格納場所を問わない。また、ユーザ情報ファイル５０４を格納する機器の記憶手段は、ＨＤＤのように機器に固定されたものであってもよく、持ち運び可能な不揮発性メモリカードであってもよい。また、ユーザ情報管理サーバは、ＬＤＡＰ（Ｌｉｇｈｔｗｅｉｇｈｔ Ｄｉｒｅｃｔｏｒｙ Ａｃｃｅｓｓ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）により、ユーザ情報ファイル５０４に格納されている情報を提供するようにしてもよい。

次に、本実施形態のシステムの動作について説明する。

〔システムの初期設定〕

図９は、システムの初期設定時における、画像形成装置１００のフローチャートである。画像形成装置１００の処理手段１０１は、入力手段１０２としての操作キーから所定のキーが押下されたことを契機として、記憶手段１０７に予め格納されたユーザ認証画面７００の表示制御情報に基づいてユーザ認証画面７００を表示手段１０３としての液晶パネルに表示する（Ｓ５）。図１０は、ユーザ認証画面７００の構成図である。当該ユーザ認証画面７００は、ユーザＩＤ及びパスワード等のユーザ識別子を入力する欄７０１と、ＯＫボタン７０２とを備えている。ここで、ユーザは、入力手段１０２としての操作キーから、ユーザ識別子を入力する欄７０１にユーザ識別子を入力することができるようになっている。

画像形成装置１００の処理手段１０１は、ユーザ識別子を入力する欄７０１において入力手段１０２からユーザ識別子を受付ける（Ｓ６）。そして、画像形成装置１００の処理手段１０１は、入力手段１０２として操作キーによりユーザ認証画面７００のＯＫボタン７０２が押下されたことを契機として、ユーザの問い合わせ要求と共に、当該受付けたユーザ識別子を、ユーザ情報管理サーバ５００に送信する。一方、ユーザの問い合わせ要求を受信したユーザ情報管理サーバ５００の処理手段５０１は、画像形成装置１００から送信されたユーザ識別子を受信する。そして、ユーザ情報管理サーバ５００の処理手段５０１は、ユーザ情報ファイル５０４を参照して、受信したユーザ識別子と同一のユーザ識別子が存在する場合には、ユーザ情報ファイル５０４に対応するユーザ識別子が存在する旨を画像形成装置１００に送信すると共に、当該ユーザ識別子に関連付けられた管理者権限がある場合には、管理者権限がある旨を画像形成装置１００に送信する。

一方、画像形成装置１００の処理手段１０１は、ユーザ情報ファイル５０４に対応するユーザ識別子が存在する旨及び管理者権限がある旨を受信した場合に、次の処理を行う（Ｓ１０）。画像形成装置１００の処理手段１０１は、入力手段１０２としての操作キーから所定のキーが押下されたことを契機として、記憶手段１０７に予め格納された表示制御情報に基づいて、管理ユーザ動作指示画面７１０を表示手段１０３としての液晶パネルに表示する（Ｓ１５）。図１１は管理ユーザ動作指示画面７１０の構成図である。当該管理ユーザ動作指示画面７１０は、履歴満杯時動作指定ボタン７１１と、セキュリティモード指定ボタン７１２と、送信履歴出力指定ボタン７１３とを備えている。

ここで、ユーザは、履歴満杯時動作指定ボタン７１１を入力手段１０２としての操作キーにより押下することによって、後述する履歴満杯時動作指定画面７２０を表示手段１０３としての液晶パネルに表示することができるようになっている。また、ユーザは、セキュリティモード指定ボタン７１２を入力手段１０２としての操作キーにより押下することによって、後述するセキュリティモード指定画面７３０を表示手段１０３としての液晶パネルに表示することができるようになっている。さらに、ユーザは、送信履歴出力指定ボタン７１３を入力手段１０２としての操作キーにより押下することによって、後述する送信履歴出力画面７６０を表示手段１０３としての液晶パネルに表示することができるようになっている。

次に、画像形成装置１００の処理手段１０１は、管理ユーザ動作指示画面７１０の履歴満杯時動作指定ボタン７１１が入力手段１０２としての操作キーにより押下されたことを契機として（Ｓ１６）、記憶手段１０７に予め格納された表示制御情報に基づいて、履歴満杯時動作指定画面７２０を表示手段１０３としての液晶パネルに表示する（Ｓ２０）。図１２は、履歴満杯時動作指定画面７２０の構成図である。当該履歴満杯時動作指定画面７２０は、履歴満杯時動作識別子「自動出力する」を指定するオプションボタン７２１と、履歴満杯時動作識別子「自動出力しない（送信可）」を指定するオプションボタン７２２と、履歴満杯時動作識別子「自動出力する（送信不可）」を示すオプションボタン７２３と、送信履歴ファイル１１２に格納する送信履歴の件数を設定する送信履歴閾値を入力する欄７２４と、ＯＫボタン７２５とを備えている。

ここで、ユーザは、管理者の指示によらず、所定の方法（例えば、印刷）で送信履歴ファイルに格納された送信履歴の出力を所望する場合には、履歴満杯時動作識別子「自動出力する」を指定するオプションボタン７２１を、入力手段１０２としての操作キーにより押下するようになっている。また、ユーザは、管理者の指示により履歴収集が行われるまでは、送信履歴ファイル１１２に新たな送信履歴を追加する前に一番古い送信履歴を削除することによって、送信履歴ファイル１１２の送信履歴が送信履歴閾値に達しても、画像形成装置１００から送信が可能であることを所望する場合には、履歴満杯時動作識別子「自動出力しない（送信可）」を指定するオプションボタン７２２を、入力手段１０２としての操作キーにより押下するようになっている。さらに、ユーザは、管理者の指示により履歴収集が行われるまでは、画像形成装置１００から送信ができないことを所望する場合には、履歴満杯時動作識別子「自動出力しない（送信不可）」を指定するオプションボタン７２３を、入力手段１０２としての操作キーにより押下するようになっている。また、ユーザは、送信履歴閾値を入力する欄７２４に、入力手段１０２としての操作キーから送信履歴ファイル１１２に格納する送信履歴の件数を設定する送信履歴閾値を入力するようになっている。

本実施形態において、例えば、履歴満杯時動作識別子「自動出力する」を指定し、かつ、印刷による出力を指定した場合は、画像形成装置１００の処理手段１０１は、送信履歴ファイル１１２に格納されている送信履歴を、印刷手段としてのプリンタから紙として自動的に出力するため、他人への情報漏洩や当該印刷結果の紛失等のおそれがある。また、履歴満杯時動作識別子「自動出力する」を指定し、かつ、電子メールによる出力を指定した場合は、通信ネットワークの状態により送信不可となって送信履歴が送信履歴ファイルに残ってしまう場合が想定される。そして、その間に他のユーザが画像形成装置を利用することによって、送信履歴が送信履歴ファイルに格納され続け、ハードウェア資源としての記憶手段を圧迫することになる。

また、履歴満杯時動作識別子「自動出力しない（送信可）」を指定した場合には、画像形成装置１００の処理手段１０１は、管理者の指示により履歴収集が行われるまでは、送信履歴ファイル１１２に新たな送信履歴を追加する前に一番古い送信履歴を削除する。このため、削除された送信履歴に関しては管理者が把握できなくなる。

一方、履歴満杯時動作識別子「自動出力しない（送信不可）」を指定した場合は、管理者の指示により履歴収集が行われるまでは、画像形成装置１００から送信ができないため、管理者による確実性の高い送信履歴の管理と、ハードウェア資源としての記憶手段１０７の有効利用が図れる。したがって、履歴満杯時動作識別子「自動出力しない（送信不可）」を指定する場合に、特にセキュリティが強固である。

次に、画像形成装置１００の処理手段１０１は、入力手段１０２としての操作キーにより押下されたオプションボタンに対応する履歴満杯時動作識別子と、送信履歴閾値を入力する欄７２４において入力手段１０２としての操作キーから入力された送信履歴閾値とを受付ける（Ｓ２１）。そして、画像形成装置１００の処理手段１０１は、履歴満杯時動作指定画面７２０のＯＫボタン７２５が押下されたことを契機として、当該受付けた履歴満杯時動作識別子と、送信履歴閾値とを関連付けて初期設定ファイル１０９に格納する（Ｓ２５）。

続いて、画像形成装置１００の処理手段１０１は、記憶手段１０７に予め格納された表示制御情報に基づいて、管理ユーザ動作指示画面７１０を表示手段１０３としての液晶パネルに再表示する（Ｓ３０）。そして、画像形成装置１００の処理手段１０１は、管理ユーザ動作指示画面７１０のセキュリティモード指定ボタン７１２が入力手段１０２としての操作キーにより押下されたことを契機として（Ｓ３１）、記憶手段１０７に予め格納された表示制御情報に基づいて、セキュリティモード指定画面７３０を表示手段１０３としての液晶パネルに表示する（Ｓ３５）。図１３は、セキュリティモード指定画面７３０の構成図である。当該セキュリティモード指定画面７３０は、セキュリティ識別子「ＯＮ」を指定するオプションボタン７３１と、セキュリティ識別子「ＯＦＦ」を指定するオプションボタン７３２と、ＯＫボタン７３３とを備えている。

ここで、ユーザは、画像形成装置１００を利用する際にユーザ認証を必要とすることを所望する場合には、セキュリティ識別子「ＯＮ」を指定するオプションボタン７３１を入力手段１０２としての操作キーにより押下するようになっている。また、ユーザは、画像形成装置１００を利用する際にユーザ認証を必要としないことを所望する場合には、セキュリティ識別子「ＯＦＦ」を指定するオプションボタン７３２を入力手段１０２としての操作キーにより押下するようになっている。

次に、画像形成装置１００の処理手段１０１は、入力手段１０２としての操作キーにより押下されたオプションボタンに対応するセキュリティ識別子を受付ける（Ｓ３６）。そして、画像形成装置１００の処理手段１０１は、セキュリティモード指定画面７３０のＯＫボタン７３３が押下されたことを契機として、セキュリティ識別子関連付けファイル１１０を参照して、当該受付けたセキュリティ識別子に関連付けられた履歴満杯時動作識別子がある場合に、次の処理を行う（Ｓ３７）。画像形成装置１００の処理手段１０１は、セキュリティ識別子関連付けファイル１１０を参照して、上記セキュリティ識別子に関連付けられた履歴満杯時動作識別子を取り出す。本実施形態では、セキュリティ識別子「ＯＮ」と、履歴満杯時動作識別子「自動出力しない（送信不可）」とを関連付けてセキュリティ識別子関連付けファイル１１０に格納しているので、画像形成装置１００の処理手段１０１は、セキュリティ識別子「ＯＮ」を指定するオプションボタンが押下された場合に、履歴満杯時動作識別子「自動出力しない（送信不可）」をセキュリティ識別子関連付けファイル１１０から取り出す。

そして、画像形成装置１００の処理手段１０１は、当該セキュリティ識別子と、履歴満杯時動作識別子とを初期設定ファイル１０９に格納する（Ｓ３８）。ここで、画像形成装置１００の処理手段１０１は、初期設定ファイル１０９にセキュリティ識別子又は履歴満杯時動作識別子が既に格納されている場合には、上記セキュリティ識別子と、履歴満杯時動作識別子とを上書きして格納する。

一方、画像形成装置１００の処理手段１０１は、セキュリティモード指定画面７３０のＯＫボタン７３３が押下されたことを契機として、セキュリティ識別子関連付けファイル１１０を参照して、操作キーにより押下されたオプションボタンに対応するセキュリティ識別子に関連付けられた履歴満杯時動作識別子がない場合に、次の処理を行う（Ｓ３７）。

画像形成装置１００の処理手段１０１は、操作キーにより押下されたオプションボタンに対応するセキュリティ識別子を初期設定ファイル１０９に格納する（Ｓ４０）。ここで、画像形成装置１００の処理手段１０１は、初期設定ファイル１０９にセキュリティ識別子が既に格納されている場合には、上記セキュリティ識別子を上書きして格納する。

〔画像読取処理〕

図１４は、画像形成装置１００の利用態様の一つである画像読取処理時における、画像形成装置１００のフローチャートである。ここで、画像形成装置１００の処理手段１０１は、初期設定ファイル１０９を参照して、セキュリティ識別子がＯＮの場合にユーザ認証を行う（Ｓ４５からＳ５０）。

画像形成装置１００の処理手段１０１は、入力手段１０２としての操作キーから所定のキーが押下されたことを契機として、記憶手段１０７に予め格納されたユーザ認証画面７００の表示制御情報に基づいてユーザ認証画面７００を表示手段１０３としての液晶パネルに表示する（Ｓ４５）。画像形成装置１００の処理手段１０１は、ユーザ識別子を入力する欄７０１において入力手段１０２からユーザ識別子を受付ける（Ｓ４６）。そして、画像形成装置１００の処理手段１０１は、入力手段１０２として操作キーによりユーザ認証画面７００のＯＫボタン７０２が押下されたことを契機として、ユーザの問い合わせ要求と共に、当該受付けたユーザ識別子を、ユーザ情報管理サーバ５００に送信する。一方、ユーザの問い合わせ要求を受信したユーザ情報管理サーバ５００の処理手段５０１は、画像形成装置１００から送信されたユーザ識別子を受信する。そして、ユーザ情報管理サーバ５００の処理手段５０１は、ユーザ情報ファイル５０４を参照して、受信したユーザ識別子と同一のユーザ識別子が存在する場合には、ユーザ情報ファイル５０４に対応するユーザ識別子が存在する旨を画像形成装置１００に送信すると共に、当該ユーザ識別子に関連付けられた管理者権限がある場合には、管理者権限がある旨を画像形成装置１００に送信する。

一方、画像形成装置１００の処理手段１０１は、ユーザ情報ファイル５０４に対応するユーザ識別子が存在する旨を受信し、かつ、管理者権限がある旨を受信しなかった場合に、次の処理を行う（Ｓ５０）。画像形成装置１００の処理手段１０１は、入力手段１０２としての操作キーから所定のキーが押下されたことを契機として、記憶手段１０７に予め格納された表示制御情報に基づいて、読取設定画面７４０を表示手段１０３としての液晶パネルに表示する（Ｓ５５）。図１５は、読取設定画面７４０の構成図である。当該読取設定画面７４０は、色／階調を指定する欄７４１と、解像度を入力する欄７４２と、読取サイズを指定する欄７４３と、出力方法識別子を指定する欄７４４と、ＯＫボタン７４５とを備えている。そして、画像形成装置１００の処理手段１０１は、上記入力欄において、入力手段１０２から色／階調、解像度、読取サイズ、出力方法識別子等の読取設定条件を受付ける（Ｓ５６）。

ここで、ユーザは、入力手段１０２としての操作キーにより色／階調を指定する欄７４１のプルダウンメニューを押下することによって、スキャナ等の画像読取手段１０４から画像を読取る際の色／階調を指定できるようになっている。また、ユーザは、入力手段１０２としての操作キーにより解像度を入力する欄７４２に、スキャナ等の画像読取手段１０４から画像を読取る際の解像度を入力することができるようになっている。さらに、ユーザは、入力手段１０２としての操作キーにより読取サイズを指定する欄７４３のプルダウンメニューを押下することによって、スキャナ等の画像読取手段１０４から画像を読取る際の読取サイズを指定できるようになっている。そして、ユーザは、入力手段１０２としての操作キーにより出力方法識別子を指定する欄７４４のプルダウンメニューを押下することによって、スキャナ等の画像読取手段１０４から読取った画像データを送信する方法を指定することができるようになっている。本実施形態では、出力方法識別子として、印刷による出力を示す「印刷」と、電子メールによる出力を示す「メール」と、ファイル送信による出力を示す「ファイル送信」とを指定することができるようになっている。

画像形成装置１００の処理手段１０１は、入力手段１０２としての操作キーにより出力方法識別子を指定する欄７４４のプルダウンメニューが押下され、出力方法識別子が指定されたことを契機として、次の処理を行う。画像形成装置１００の処理手段１０１は、送信先設定ファイル１１１を参照して、指定された出力方法識別子に関連付けられた入力補助項目を取り出す。続いて、画像形成装置１００の処理手段１０１は、取り出した入力補助項目を読取設定画面７４０に追加して表示手段１０３としての液晶パネルに表示する。

以下、読取設定画面７４０において、出力手段識別子「印刷」が指定された場合の画像形成装置１００の処理手段１０１が行う処理について説明する。

〔印刷が指定された場合〕

画像形成装置１００の処理手段１０１は、送信先設定ファイル１１１に、出力方法識別子「印刷」と関連付けられた入力補助項目がないため、読取設定画面７４０に入力項目を追加しない（図１６）。次に、画像形成装置１００の処理手段１０１は、読取設定画面７４０のＯＫボタン７４５が押下されたことを契機として、次の処理を行う。画像形成装置１００の処理手段１０１は、色／階調を指定する欄７４１、解像度を入力する欄７４２、及び読取サイズを指定する欄７４３に入力された値に基づいて、画像読取手段１０４から原稿等の読取を行う。そして、読取が成功した場合には、画像形成装置１００の処理手段１０１は、当該読取った原稿等の画像データを作成する。

続いて、画像形成装置１００の処理手段１０１は、送信先設定ファイル１１１を参照して、出力方法識別子を指定する欄で指定された出力方法識別子「印刷」に関連付けられた送信先識別子としてのプリンタのデバイスパス「／ｍｆｐ００１／ｐｒｉｎｔｅｒ」を取り出す。そして、画像形成装置１００の処理手段１０１は、作成した画像データを当該取り出した送信先識別子に基づいて、印刷手段１０５としてのプリンタから画像データを印刷する（Ｓ６２）。ここで、プリンタからの印刷は外部へのデータの送信を伴わないので、画像形成装置１００の処理手段１０１は、送信履歴ファイル１１２に送信履歴を格納しない。

次に、読取設定画面７４０において、出力手段識別子「メール」が指定された場合の画像形成装置１００の処理手段１０１が行う処理について説明する。

〔メールが指定された場合〕

画像形成装置１００の処理手段１０１は、送信先設定ファイル１１１を参照して、出力方法識別子「メール」に関連付けられた入力補助項目「送信先メールアドレス」を取り出す。続いて、画像形成装置１００の処理手段１０１は、取り出した入力補助項目「送信先メールアドレス」を読取設定画面７４０の入力項目として追加して表示手段１０３としての液晶パネルに表示する。

図１７は、出力方法識別子「メール」が指定された場合の読取設定画面７４０の構成図である。当該読取設定画面７４０は、図１５の読取設定画面７４０と比較して送信先メールアドレスを入力する欄７４６を備えている点で相違する。ここで、ユーザは、入力手段１０２としての操作キーにより送信先メールアドレスを入力する欄に、電子メールを送信する際の送信先メールアドレスを入力することができるようになっている。

次に、画像形成装置１００の処理手段１０１は、読取設定画面７４０のＯＫボタン７４５が押下されたことを契機として、次の処理を行う。画像形成装置１００の処理手段１０１は、色／階調を指定する欄７４１、解像度を入力する欄７４２、及び読取サイズを指定する欄７４３に入力された値に基づいて、画像読取手段１０４から原稿等の読取を行う。そして、読取が成功した場合には、画像形成装置１００の処理手段１０１は、当該読取った原稿等の画像データを作成する。

続いて、画像形成装置１００の処理手段１０１は、メールアドレスの取得要求と共に、ユーザ認証画面７００で入力されたユーザ識別子をユーザ情報管理サーバ５００に送信する。メールアドレスの取得要求を受信したユーザ情報管理サーバ５００の処理手段５０１は、ユーザ情報ファイル５０４を参照して、受信したユーザ識別子に関連付けられたメールアドレスを取り出す。そして、ユーザ情報管理サーバ５００の処理手段５０１は、取り出したメールアドレスを画像形成装置１００に送信する。

一方、画像形成装置１００の処理手段１０１は、画像形成装置１００からメールアドレスを受信する。そして、画像形成装置１００の処理手段１０１は、読取設定画面７４０の送信先メールアドレスを入力する欄７４６において入力されたメールアドレスを送信宛先とし、かつ、ユーザ情報管理サーバ５００から受信したメールアドレスを発信元とするメールデータを作成すると共に、当該作成したメールデータに上記作成した画像データを添付する。

続いて、画像形成装置１００の処理手段１０１は、送信先設定ファイル１１１を参照して、出力方法識別子を指定する欄７４４で指定された出力方法識別子「メール」に関連付けられた送信先識別子としてメールサーバ３００のＩＰアドレス「１０．７３．１２０．１１５」を取り出す。そして、画像形成装置１００の処理手段１０１は、画像データを添付したメールデータを取り出した送信先識別子「１０．７３．１２０．１１５」に対応するメールサーバ３００に送信する（Ｓ６４）。そして、画像形成装置１００の処理手段１０１は、当該送信の送信日時と、当該送信の結果等を関連付けて送信履歴ファイル１１２に格納する（Ｓ７５）。ここで、送信日時は、画像形成装置１００のＯＳが提供する時計機能により取得することができる。

その後、メールサーバ３００の処理手段は、画像形成装置１００から受信したメールデータを当該メールデータの送信先メールアドレス宛に送信する。

ここで、上記実施形態において、読取設定画面７４０の送信先メールアドレスを入力する欄７４６には、複数の送信先メールアドレスが入力できる。この場合に、画像形成装置１００の処理手段１０１は、当該複数の送信先メールアドレス毎に送信を行うと共に、それぞれの送信に対して当該送信の送信日時と、当該送信の結果等を関連付けて送信履歴ファイル１１２に格納する。このため、送信履歴ファイル１１２の送信履歴の数が初期設定ファイル１０９に格納された送信履歴閾値を超えることがある。

次に、読取設定画面７４０において、出力手段識別子「ファイル送信」が指定された場合の画像形成装置１００の処理手段１０１が行う処理について説明する。

〔ファイル送信が指定された場合〕

画像形成装置１００の処理手段１０１は、送信先設定ファイル１１１を参照して、出力方法識別子「ファイル送信」に関連付けられた入力補助項目「送信先識別子」を取り出す。続いて、画像形成装置１００の処理手段１０１は、取り出した入力補助項目「送信先識別子」を読取設定画面７４０の入力項目として追加して表示手段１０３としての液晶パネルに表示する。

図１８は、出力方法識別子「ファイル送信」が指定された場合の読取設定画面７４０の構成図である。当該読取設定画面７４０は、図１５の読取設定画面７４０と比較して送信先識別子を入力する欄７４７を備えている点で相違する。ここで、ユーザは、入力手段１０２としての操作キーにより送信先識別子を入力する欄７４７に、端末装置２００、ファイルサーバ３００等の外部装置のＩＰアドレス、ドメイン名等を入力することができるようになっている。

次に、画像形成装置１００の処理手段１０１は、読取設定画面７４０のＯＫボタン７４５が押下されたことを契機として、次の処理を行う。画像形成装置１００の処理手段１０１は、色／階調を指定する欄７４１、解像度を入力する欄７４２、及び読取サイズを指定する欄７４３に入力された値に基づいて、画像読取手段１０４から原稿等の読取を行う。そして、読取が成功した場合には、画像形成装置１００の処理手段１０１は、当該読取った原稿等の画像データを作成する。

続いて、画像形成装置１００の処理手段１０１は、読取設定画面７４０の送信先識別子を入力する欄７４７に入力された送信先識別子に対応する端末装置２００、ファイルサーバ４００等の外部装置に作成した画像データを送信する（Ｓ６６）。そして、画像形成装置１００の処理手段１０１は、当該送信の送信日時と、当該送信の結果等を関連付けて送信履歴ファイル１１２に格納する（Ｓ７５）。ここで、送信日時は、画像形成装置１００のＯＳが提供する時計機能により取得することができる。

その後、端末装置２００又はファイルサーバ４００等の外部装置の処理手段は、画像形成装置１００から受信した画像データを当該外部装置の記憶手段に格納する。

ここで、上記実施形態において、読取設定画面７４０の送信先識別子を入力する欄７４７には、複数の送信先識別子が入力できる。この場合に、画像形成装置１００の処理手段１０１は、当該送信先識別子に対応するそれぞれの外部装置に作成した画像データを送信すると共に、それぞれの送信に対して当該送信の送信日時と、当該送信の結果等を関連付けて送信履歴ファイル１１２に格納する。このため、送信履歴ファイル１１２の送信履歴の数が初期設定ファイル１０９に格納された送信履歴閾値を超えることがある。

〔警告表示処理１〕

図１９は、初期設定ファイル１０９に格納された履歴満杯時動作識別子が「自動出力しない（送信不可）」であり、かつ、画像形成装置１００の処理手段１０１が送信履歴ファイル１１２に送信に関する情報を格納した後の、画像形成装置１００のフローチャートである。

画像形成装置１００の処理手段１０１は、初期設定ファイル１０９を参照して、送信履歴閾値を取り出す。続いて、画像形成装置１００の処理手段１０１は、送信履歴ファイル１１２を参照して、当該送信履歴ファイル１１２に格納された送信履歴の数をカウントする。そして、画像形成装置１００の処理手段１０１は、当該送信履歴の数が送信履歴閾値に達した場合に（Ｓ９５）、初期設定ファイル１０９を参照して、当該送信履歴閾値に関連付けられた履歴満杯時動作識別子「自動出力しない（送信不可）」を取り出す。続いて、画像形成装置１００の処理手段１０１は、上記取り出した履歴満杯時動作識別子「自動出力しない（送信不可）」に応じた次の処理を行う。画像形成装置１００の処理手段１０１は、記憶手段に予め格納された警告画面７５０の表示制御情報に基づいて、警告画面７５０を表示する（Ｓ１００）。図２０は、警告画面７５０の構成図である。当該警告画面７５０は、ユーザに対するメッセージを表示する欄７５１と、確認ボタン７５２とを備えている。ユーザに対するメッセージとしては、画像形成装置１００が送信に関する処理を次回から行えないため、管理者に送信履歴を収集するように促す旨のメッセージ等が該当する。そして、画像形成装置１００の処理手段１０１は、警告画面７５０の確認ボタン７５２が押下されたことを契機として、当該警告画面７５０を消去する。続いて、画像形成装置１００の処理手段１０１は、送信を伴う処理を禁止することを示す禁止フラグを記憶手段１０７に格納する（Ｓ１０５）。

ここで、画像形成装置１００の処理手段１０１は、記憶手段１０７に上記禁止フラグが格納されている場合に、送信を伴う処理を行わない。また、画像形成装置１００の処理手段１０１は、送信を伴う画像読取時において、画像読取を開始する所定の操作キー（例えば、スタートキー）の押下も受付けないようになっている。

〔警告表示処理２〕

図２１は、上記警告表示処理１の後に、ユーザがユーザ認証を行って画像形成装置１００を利用する場合の、画像形成装置１００のフローチャートである。ユーザ認証については、前述した画像読取の場合と同様なので説明を省略する（Ｓ１１０からＳ１１５）。

ユーザ認証の後、画像形成装置１００の処理手段１０１は、記憶手段に禁止フラグが格納されている場合に次の処理を行う。画像形成装置１００の処理手段１０１は、記憶手段１０７に予め格納された警告画面７５０の表示制御情報に基づいて、警告画面７５０を表示する（Ｓ１２０）。続いて、画像形成装置１００の処理手段１０１は、確認ボタン７５２が押下されたことを契機として（Ｓ１２５）、当該警告画面７５０を消去する（Ｓ１３０）。続いて、画像形成装置１００の処理手段１０１は、入力手段１０２としての操作キーから所定のキーが押下されたことを契機として、記憶手段１０７に予め格納された表示制御情報に基づいて、読取設定画面７４０を表示手段１０３としての液晶パネルに表示する（Ｓ１３５）。さらに、画像形成装置１００の処理手段１０１は、読取設定画面７４０において、入力手段１０２から色／階調、解像度、読取サイズ、出力方法識別子等の読取設定条件を受付ける（Ｓ１３６）。そして、読取設定画面７４０において送信を伴う出力方法を示す出力方法識別子が指定された場合（Ｓ１４０）、ユーザが所定の操作キーを押下して読取設定画面７４０における読取設定を明示的にキャンセルする場合、又はタイマーによって読取設定画面７４０の読取設定がキャンセルされる場合に（Ｓ１４５）、画像形成装置１００の処理手段１０１は、記憶手段１０７に予め格納された警告画面７５０の表示制御情報に基づいて、警告画面７５０を再表示する（Ｓ１２０）。

したがって、読取設定画面７４０において送信を伴なわない出力方法を示す出力方法識別子が指定された場合（読取設定がキャンセルされた場合を除く）には、画像形成装置１００の処理手段１０１は、通常の読取動作を行う（Ｓ１５０）。送信を伴わない出力方法識別子としては、例えば、「印刷」が該当する。また、画像形成装置が一般的に備えている機能である文書蓄積等も送信を伴わない出力方法の一つである。

〔送信履歴収集処理〕

図２２は、送信履歴収集時における、画像形成装置１００のフローチャートである。管理ユーザのユーザ認証については、システムの初期設定時と同様なので説明を省略する（Ｓ１５５からＳ１６０）。管理ユーザのユーザ認証の後、画像形成装置１００の処理手段１０１は、入力手段１０２としての操作キーから所定のキーが押下されたことを契機として、記憶手段１０７に予め格納された表示制御情報に基づいて、管理ユーザ動作指示画面７１０を表示手段１０３としての液晶パネルに表示する（Ｓ１６５）。次に、画像形成装置１００の処理手段１０１は、管理ユーザ動作指示画面７１０の送信履歴出力指定ボタン７１３が入力手段１０２としての操作キーにより押下されたことを契機として、記憶手段１０７に予め格納された表示制御情報に基づいて、送信履歴出力画面７６０を表示手段１０３としての液晶パネルに表示する（Ｓ１７０）。図２３は、送信履歴出力画面７６０の構成図である。当該送信履歴出力画面７６０は、出力方法識別子を指定する欄７６１と、ＯＫボタン７６２とを備えている。そして、画像形成装置１００の処理手段１０１は、出力方法識別子を指定する欄７６１において、入力手段１０２から出力方法識別子を受付ける（Ｓ１７１）。

ここで、送信履歴出力画面７６０の出力方法識別子を指定する欄７６１は読取設定画面７４０の出力方法識別子を指定する欄７４４と同様のものである。したがって、画像形成装置１００の処理手段１０１は、入力手段１０２としての操作キーにより出力方法識別子を指定する欄のプルダウンメニューが押下され、出力方法識別子が指定されたことを契機として、次の処理を行う。画像形成装置１００の処理手段１０１は、送信先設定ファイル１１１を参照して、指定された出力方法識別子に関連付けられた入力補助項目を取り出す。続いて、画像形成装置１００の処理手段１０１は、取り出した入力補助項目を送信履歴出力画面７６０に追加して表示手段１０３としての液晶パネルに表示する。

以下、送信履歴出力画面７６０において、出力手段識別子「印刷」が指定された場合の画像形成装置１００の処理手段１０１が行う処理について説明する。

〔印刷が指定された場合〕

画像形成装置１００の処理手段１０１は、送信先設定ファイル１１１に、出力方法識別子「印刷」に関連付けられた入力補助項目がないため、送信履歴出力画面７６０に入力項目を追加しない（図２３）。次に、画像形成装置１００の処理手段１０１は、送信履歴出力画面７６０のＯＫボタン７６２が押下されたことを契機として、次の処理を行う。画像形成装置１００の処理手段１０１は、初期設定ファイル１０９を参照して、送信履歴閾値を取り出す。そして、画像形成装置１００の処理手段１０１は、送信履歴ファイル１１２から送信日時の古い順に送信履歴閾値の数まで送信履歴を取り出す。続いて、画像形成装置１００の処理手段１０１は、新規に出力用ファイルを作成すると共に、取り出した送信履歴を当該出力用ファイルに格納する。また、画像形成装置１００の処理手段１０１は、送信先設定ファイル１１１を参照して、出力方法識別子を指定する欄７６１で指定された出力方法識別子「印刷」に関連付けられた送信先識別子としてのプリンタのデバイスパス「／ｍｆｐ００１／ｐｒｉｎｔｅｒ」を取り出す。そして、画像形成装置１００の処理手段１０１は、当該取り出した送信先識別子に基づいて、印刷手段１０５としてのプリンタから上記作成した出力用ファイルを印刷する（Ｓ１８０）。

次に、送信履歴出力画面７６０において、出力手段識別子「メール」が指定された場合の画像形成装置１００の処理手段１０１が行う処理について説明する。

〔メールが指定された場合〕

画像形成装置１００の処理手段１０１は、送信先設定ファイル１１１を参照して、出力方法識別子「メール」に関連付けられた入力補助項目「送信先メールアドレス」を取り出す。続いて、画像形成装置１００の処理手段１０１は、取り出した入力補助項目「送信先メールアドレス」を送信履歴出力画面７６０の入力項目として追加して表示手段１０３としての液晶パネルに表示する。

図２４は、出力方法識別子「メール」が指定された場合の送信履歴出力画面７６０の構成図である。当該送信履歴出力画面７６０は、図２３の送信履歴出力画面７６０と比較して送信先メールアドレスを入力する欄７６３を備えている点で相違する。ここで、ユーザは、入力手段１０２としての操作キーにより送信先メールアドレスを入力する欄７６３に、電子メールを送信する際の送信先メールアドレスを入力することができるようになっている。

次に、画像形成装置１００の処理手段１０１は、送信履歴出力画面７６０のＯＫボタン７６２が押下されたことを契機として、次の処理を行う。画像形成装置１００の処理手段１０１は、初期設定ファイル１０９を参照して、送信履歴閾値を取り出す。そして、画像形成装置１００の処理手段１０１は、送信履歴ファイル１１２から送信日時の古い順に送信履歴閾値の数まで送信履歴を取り出す。

続いて、画像形成装置１００の処理手段１０１は、新規に出力用ファイルを作成すると共に、取り出した送信履歴を当該出力用ファイルに格納する。また、画像形成装置１００の処理手段１０１は、メールアドレスの取得要求と共に、ユーザ認証画面７００で入力されたユーザ識別子をユーザ情報管理サーバ５００に送信する。メールアドレスの取得要求を受信したユーザ情報管理サーバ５００の処理手段５０１は、ユーザ情報ファイル５０４を参照して、受信したユーザ識別子に関連付けられたメールアドレスを取り出す。そして、ユーザ情報管理サーバ５００の処理手段５０１は、取り出したメールアドレスを画像形成装置１００に送信する。

一方、画像形成装置１００の処理手段１０１は、画像形成装置１００からメールアドレスを受信する。そして、画像形成装置１００の処理手段１０１は、送信履歴出力画面７６０の送信先メールアドレスを入力する欄において入力されたメールアドレスを送信宛先とし、かつ、ユーザ情報管理サーバ５００から受信したメールアドレスを発信元とするメールデータを作成すると共に、当該作成したメールデータに上記作成した出力用ファイルを添付する。

続いて、画像形成装置１００の処理手段１０１は、送信先設定ファイル１１１を参照して、出力方法識別子を指定する欄で指定された出力方法識別子「メール」に関連付けられた送信先識別子としてメールサーバ３００のＩＰアドレス「１０．７３．１２０．１１５」を取り出す。そして、画像形成装置１００の処理手段１０１は、出力用ファイルを添付したメールデータを取り出した送信先識別子「１０．７３．１２０．１１５」に対応するメールサーバ３００に送信する（Ｓ１９０）。一方、メールサーバ３００の処理手段は、画像形成装置１００から受信したメールデータを当該メールデータの送信先メールアドレス宛に送信する。

次に、送信履歴出力画面７６０において、出力手段識別子「ファイル送信」が指定された場合の画像形成装置１００の処理手段１０１が行う処理について説明する。

〔ファイル送信が指定された場合〕

画像形成装置１００の処理手段１０１は、送信先設定ファイル１１１を参照して、出力方法識別子「ファイル送信」に関連付けられた入力補助項目「送信先識別子」を取り出す。続いて、画像形成装置１００の処理手段１０１は、取り出した入力補助項目「送信先識別子」を送信履歴出力画面７６０の入力項目として追加して表示手段１０３としての液晶パネルに表示する。

図２５は、出力方法識別子「ファイル送信」が指定された場合の送信履歴出力画面７６０の構成図である。当該読取設定画面７４０は、図２３の送信履歴出力画面７６０と比較して送信先識別子を入力する欄７６３を備えている点で相違する。ここで、ユーザは、入力手段１０２としての操作キーにより送信先識別子を入力する欄７６３に、端末装置２００、ファイルサーバ３００等の外部装置のＩＰアドレス、ドメイン名等を入力することができるようになっている。

次に、画像形成装置１００の処理手段１０１は、送信履歴出力画面７６０のＯＫボタン７６２が押下されたことを契機として、次の処理を行う。画像形成装置１００の処理手段１０１は、初期設定ファイル１０９を参照して、送信履歴閾値を取り出す。そして、画像形成装置１００の処理手段１０１は、送信履歴ファイル１１２から送信日時の古い順に送信履歴閾値の数まで送信履歴を取り出す。

続いて、画像形成装置１００の処理手段１０１は、新規に出力用ファイルを作成すると共に、取り出した送信履歴を当該出力用ファイルに格納する。また、画像形成装置１００の処理手段１０１は、送信履歴出力画面７６０の送信先識別子を入力する欄７６３に入力された送信先識別子に対応する端末装置２００、ファイルサーバ４００等の外部装置に上記作成した出力用ファイルを送信する（Ｓ１８５）。一方、端末装置２００又はファイルサーバ４００等の外部装置の処理手段は、画像形成装置１００から受信した出力用ファイルを当該外部装置の記憶手段に格納する。

続いて、上記場合分けされた処理の続きについて説明する。

画像形成装置１００の処理手段１０１は、上記場合分けされた処理が正常に完了した場合、すなわち、上記処理がキャンセルされず、かつ、上記場合分けされた処理によって、出力用ファイルの出力（印刷、メール、ファイル送信）が成功した場合に、次の処理を行う。画像形成装置１００の処理手段１０１は、送信履歴ファイル１１２の送信履歴を送信日時の古い順に送信履歴閾値の数まで削除する（Ｓ２００）。続いて、画像形成装置１００の処理手段１０１は、送信履歴ファイル１１２の送信履歴の数をカウントする。そして、送信履歴ファイル１１２の送信履歴の数が初期設定ファイル１０９に格納された送信履歴閾値を超えていない場合に（Ｓ２０５）、画像形成装置１００の処理手段１０１は、記憶手段１０７に格納されている禁止フラグを削除する（Ｓ２１０）。

図２６は、送信履歴ファイルに格納された送信履歴の数の変化を示す図である。ここで、初期設定ファイルに格納されている送信履歴閾値の値は１００であり、送信履歴ファイルに格納されている送信履歴が９７件であるとする。

画像形成装置１００の処理手段１０１は、読取設定画面７４０において出力方法識別子「メール」が指定され、送信先メールアドレスを入力する欄に５件分の送信先メールアドレスが入力された場合に、ＯＫボタン７４５が押下されたことを契機として、５件のメールを送信する。そして、画像形成装置１００の処理手段１０１は、当該送信に関する５件の送信履歴を送信履歴ファイルに格納する。一方、画像形成装置１００の処理手段１０１は、送信履歴出力画面７６０のＯＫボタン７６２が押下されたことを契機として、送信日時の古い順に１００件分の送信履歴を出力する。そして、画像形成装置１００の処理手段１０１は、送信履歴ファイル１１２の送信履歴を送信日時の古い順に１００件まで削除する。これにより、送信履歴ファイル１１２には、出力されず繰越された２件の送信履歴が格納されている。また、画像形成装置の処理手段は、所定の操作キーが押下されたことを契機として、送信履歴ファイルに格納された送信履歴を表示手段としての液晶パネルに表示することができる。

以上により、セキュリティを考慮して送信履歴の情報漏洩等を防止すると共に、ハードウェア資源としての記憶手段を圧迫せずに、送信履歴を蓄積することができる。

また、画像形成装置の処理手段は、送信履歴がある所定値になった時点での機器の動作を設定することができる機能を提供している。これにより、セキュリティに関わる送信履歴情報をどのように扱うかをユーザが設定することができる。さらに、画像形成装置の処理手段は、送信履歴がある所定値になった時点で、管理者によって送信履歴の収集が行われるまで一般ユーザも送信に関わるジョブは使用不可になる機能を提供している。これにより、管理者による確実な送信履歴の収集を促し、また、履歴情報が機器の資源を圧迫しないように配慮することができる。そして、画像形成装置の処理手段は、送信履歴の情報を管理者が手に入れる場合に、機器が使用できる機能を使って送信履歴を出力する機能を提供している。これにより、様々な出力手段で、管理者が管理しやすい出力で送信履歴を得ることができ、また、ある出力方法が使用できない状態でも別の方法を使って確実に送信履歴を得ることができる。さらに、画像形成装置の処理手段は、管理者ユーザとして認証を行うことで管理者専用の設定項目が設定可能となり、送信履歴が所定値に達しているか否かに関わらず管理者は送信履歴を出力できる機能を提供している。これにより、管理者の権限を持つユーザのみがセキュリティに関わる送信履歴情報を好きなときに得ることができる。そして、画像形成装置の処理手段は、管理者によって送信履歴の収集が行われたときに機器内部の送信履歴情報を消去する機能を提供している。これにより、機器内の古い情報を消去し、資源を圧迫しないようにすることができる。また、画像形成装置の処理手段は、管理者によって送信履歴の収集が行われたときにその動作を中断することができ、また、何らかの問題が発生して送信履歴収集動作が正常に完了しなかった場合には送信履歴情報は消去せず、正常に完了したタイミングで消去する機能を提供している。これにより、管理者の意図しないタイミングでの送信履歴収集や、機器の異常状態による送信履歴出力の動作の未完が発生して送信履歴情報が得られなくても、その情報は削除されないため、問題解決後に改めて送信履歴情報の出力を行うことができる。さらに、画像形成装置の処理手段は、送信履歴が所定値を超えた状態で、管理者が送信履歴出力の動作指示を行った場合には所定値分は出力して消去し、残りは消去せずに通常の送信履歴のリストに繰越保持する機能を提供している。これにより、管理者が決めた所定値を送信履歴出力として得られるため、定量的、定期的に送信履歴を収集できる。そして、画像形成装置の処理手段は、送信履歴が所定値となり送信不可の状態となった場合に、文書蓄積や印刷などの送信に関係しないジョブは動作可能とする機能を提供している。これにより、管理者による送信履歴収集にて送信不可を解除してもらうまでの間は別手段で画像データの取得を行い、送信可能になってから送信のみを行うことが可能となり、また、送信に関係のないジョブを行うユーザに影響を与えない。そして、画像形成装置の処理手段は、送信履歴が所定値となり送信不可の状態を全ユーザが機器使用時に知ることができ、また、必要な場合にのみ警告表示を行う機能を提供している。これにより、一般ユーザは速やかに管理者に送信履歴の収集を依頼することができ、送信に関係のないジョブを行うユーザが使用するときには不要な警告は発生しない。さらに、画像形成装置の処理手段は、ユーザ認証を必要とする設定（セキュリティモード）をした時点で自動的に「送信履歴がある所定値になった時点で、管理者によって送信履歴の収集が行われるまで一般ユーザも送信に関わるジョブは使用不可になる機能」を設定する機能を提供している。これにより、セキュリティモードを設定した時点で、ユーザの意識しないところでセキュリティが強固になる設定が行われる。

システムの全体構成を示すブロック図である。 画像形成装置の構成図である。 初期設定ファイルの構造図である。 セキュリティ識別子関連付けファイルの構造図である。 送信先設定ファイルの構造図である。 送信履歴ファイルの構造図である。 ユーザ情報管理サーバの構成図である。 ユーザ情報ファイルの構造図である。 システムの初期設定時における、画像形成装置のフローチャートである。 ユーザ認証画面の構成図である。 管理ユーザ動作指示画面の構成図である。 履歴満杯時動作指定画面の構成図である。 セキュリティモード指定画面の構成図である。 画像読取処理時における、画像形成装置のフローチャートである。 読取設定画面の構成図である。 出力手段識別子「印刷」が指定された場合の読取設定画面の構成図である。 出力方法識別子「メール」が指定された場合の読取設定画面の構成図である。 出力方法識別子「ファイル送信」が指定された場合の読取設定画面の構成図である。 初期設定ファイルに格納された履歴満杯時動作識別子が「自動出力しない（送信不可）」であり、かつ、画像形成装置の処理手段が送信履歴ファイルに送信に関する情報を格納した後の、画像形成装置のフローチャートである。 警告画面の構成図である。 警告表示処理１の後に、ユーザがユーザ認証を行って画像形成装置を利用する場合の、画像形成装置のフローチャートである。 送信履歴収集時における、画像形成装置のフローチャートである。 送信履歴出力画面の構成図である。 出力方法識別子「メール」が指定された場合の送信履歴出力画面の構成図である。 出力方法識別子「ファイル送信」が指定された場合の送信履歴出力画面の構成図である。 送信履歴ファイルに格納された送信履歴の数の変化を示す図である。

符号の説明

１００ 画像形成装置
１０１ 画像形成装置の処理手段
１０２ 画像形成装置の入力手段
１０３ 画像形成装置の表示手段
１０４ 画像形成装置の画像読取手段
１０５ 画像形成装置の印刷手段
１０６ 画像形成装置の通信手段
１０７ 画像形成装置の記憶手段
１０８ 画像形成装置プログラム
１０９ 初期設定ファイル
１１０ セキュリティ識別子関連付けファイル
１１１ 送信先設定ファイル
１１２ 送信履歴ファイル
２００ 端末装置
３００ ファイルサーバ
３００ メールサーバ
４００ ファイルサーバ
５００ ユーザ情報管理サーバ
５０１ ユーザ情報管理サーバの処理手段
５０２ ユーザ情報管理サーバの通信手段
５０３ ユーザ情報管理サーバの記憶手段
５０４ ユーザ情報ファイル
６００ 通信ネットワーク
７００ ユーザ認証画面
７１０ 管理ユーザ動作指示画面
７２０ 履歴満杯時動作指定画面
７３０ セキュリティモード指定画面
７４０ 読取設定画面
７５０ 警告画面
７６０ 送信履歴出力画面

Claims (13)

1. 入力手段と、画像読取手段と、通信手段と、記憶手段と、これら各手段の動作を制御する処理手段とを備え、ユーザを認証して当該ユーザに応じた機能を提供し、かつ、外部装置へデータの送信を行う際の送信履歴を蓄積する画像形成装置において、
   前記記憶手段に、
   送信履歴を格納する送信履歴ファイルと、
   送信履歴ファイルに格納する送信履歴の数を指定する送信履歴閾値と、送信履歴ファイルに格納された送信履歴の数が前記送信履歴閾値に達した場合の画像形成装置の動作を識別する履歴満杯時動作識別子とを関連付けて格納する初期設定ファイルと、
   を備えると共に、
   前記処理手段が、
   ａ１）外部装置からデータを受信する、又は前記入力手段から実行要求を受付けたことを契機として、前記画像読取手段からデータを読取るステップと、
   ｂ１）前記データを前記記憶手段に格納するステップと、
   ｃ１）前記格納したデータを、前記通信手段を介して外部装置に送信すると共に、当該送信に関する送信履歴を前記送信履歴ファイルに格納するステップと、
   ｄ１）初期設定ファイルを参照して、送信履歴閾値を取り出すステップと、
   ｅ１）送信履歴ファイルに格納した送信履歴の数が、前記取り出した送信履歴閾値に達した場合に、初期設定ファイルを参照して、当該送信履歴閾値に関連付けられた履歴満杯時動作識別子を取り出すステップと、
   ｆ１）前記取り出した履歴満杯時動作識別子に応じて、送信履歴ファイルに格納された送信履歴を削除する、又は送信を伴う処理を禁止することを示す禁止フラグを前記記憶手段に格納するステップと、
   ｇ１）前記記憶手段に禁止フラグが格納されている場合に、送信を伴う処理を禁止するステップと、
   を実行することを特徴とした画像形成装置。
2. 請求項１記載の画像形成装置において、
   前記処理手段が、
   ａ２）前記入力手段から実行要求を受付けたことを契機として、送信履歴を出力するステップと、
   ｂ２）当該送信履歴を出力した後、前記記憶手段に格納した禁止フラグを削除するステップと、
   を実行することを特徴とした画像形成装置。
3. 請求項１記載の画像形成装置において、
   前記処理手段が、
   ａ３）前記記憶手段に禁止フラグが格納されている場合であっても、送信を伴わない処理の実行要求を受付けるステップと、
   ｂ３）前記受付けた実行要求に基づいて、送信を伴わない処理を行うステップと、
   を実行すること特徴とした画像形成装置。
4. 請求項１記載の画像形成装置において、
   前記記憶手段に、
   ユーザ認証を必要とすることを示すセキュリティ識別子と、禁止フラグを前記記憶手段に格納することを示す前記履歴満杯時動作識別子とを関連付けて格納したセキュリティ識別子関連付けファイルを備えると共に、
   前記処理手段が、
   ａ４）前記入力手段からセキュリティ識別子を受付けるステップと、
   ｂ４）セキュリティ識別子関連付けファイルを参照して、前記受付けたセキュリティ識別子が、履歴満杯時動作識別子と関連付けられている場合に、当該履歴満杯時動作識別子に基づいて、前記初期設定ファイルに格納された履歴満杯時動作識別子を書き変えるステップと、
   を実行すること特徴とした画像形成装置。
5. 請求項１記載の画像形成装置において、
   前記記憶手段に、
   送信履歴の出力方法を識別する出力方法識別子と、データの送信先を識別する送信先識別子とを関連付けて格納した送信先設定ファイルを備えると共に、
   前記処理手段が、
   ａ５）前記入力手段から出力方法識別子を受付けるステップと、
   ｂ５）前記送信先設定ファイルから前記受付けた出力方法識別子に関連付けられた送信先識別子を取り出す、又は、前記入力手段から送信先識別子を受付けるステップと、
   ｃ５）前記入力手段から実行要求を受付けたことを契機として、前記送信先設定ファイルから取り出した送信先識別子、又は前記入力手段から受付けた送信先識別子に対応する送信先に、送信履歴を出力するステップと、
   を実行すること特徴とした画像形成装置。
6. 請求項１記載の画像形成装置において、
   前記処理手段が、
   前記記憶手段に禁止フラグが格納されているか否かにかかわらず、前記入力手段から実行要求を受付けたことを契機として、送信履歴を出力するステップを実行すること特徴とした画像形成装置。
7. 請求項２乃至６記載の画像形成装置において、
   前記記憶手段又は外部装置の記憶手段に、
   ユーザを識別するユーザ識別子を格納すると共に、当該ユーザ識別子に対応するユーザが管理者である場合に、前記ユーザ識別子と、管理者であることを示す管理者権限とを関連付けて格納したユーザ情報ファイルを備えると共に、
   前記処理手段が、
   ａ７）前記入力手段からユーザ識別子を受付けるステップと、
   ｂ７）当該受付けたユーザ識別子と、管理者権限とが関連付けられて前記ユーザ情報ファイルに格納されている場合のみ、前記入力手段から実行要求を受付けたことを契機として、送信履歴を出力するステップと、
   を実行すること特徴とした画像形成装置。
8. 請求項２乃至７記載の画像形成装置において、
   前記処理手段が、
   ａ８）前記入力手段から送信履歴の出力を中断する指示を受付けるステップと、
   ｂ９）当該受付けた指示に基づいて、送信履歴の出力を中断するステップと、
   を実行すること特徴とした画像形成装置。
9. 請求項２乃至７記載の画像形成装置において、
   前記処理手段が、
   送信履歴を出力した後に、送信履歴ファイルに格納された送信履歴をすべて削除するステップを実行することを特徴とした画像形成装置。
10. 請求項２乃至７記載の画像形成装置において、
    前記処理手段が、
    送信履歴の出力が成功した場合に、送信履歴ファイルに格納された送信履歴をすべて削除するステップを実行することを特徴とした画像形成装置。
11. 請求項２乃至７記載の画像形成装置において、
    前記処理手段が、
    ａ１１）前記記憶手段に禁止フラグが格納されている場合に、前記入力手段から実行要求を受付けたことを契機として、送信履歴ファイルに格納された送信履歴を送信日時の古い順に送信履歴閾値の数まで出力するステップと、
    ｂ１１）当該出力した送信履歴を送信履歴ファイルから削除するステップと、
    を実行することを特徴とした画像形成装置。
12. 請求項２乃至７記載の画像形成装置において、
    前記画像形成装置が表示手段を備えると共に、
    前記処理手段が、
    前記記憶手段に禁止フラグが格納されている場合に、管理者に送信履歴の出力を促す警告を表示手段に表示するステップを実行することを特徴とした画像形成装置。
13. 請求項１２記載の画像形成装置において、
    前記処理手段が、
    ａ１３）前記入力手段から前記警告を消去する指示を受付けるステップと、
    ｂ１３）前記受付けた消去の指示に基づいて、前記警告を消去するステップと、
    ｃ１３）前記入力手段から送信を伴う処理の実行要求を受付けた場合に、前記警告を表示手段に再表示するステップと、
    を実行することを特徴とした画像形成装置。

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