JP2005222264A - 文書回覧用プログラム、文書回覧装置、および文書回覧方法 - Google Patents

Abstract

【課題】文書データの回覧を効率的に行う。
【解決手段】ＦＡＸ用Ｉ／Ｆ１２もしくはデータ用Ｉ／Ｆ１３を介して受信した回覧情報データの受領情報付加領域の各区分け領域に付加される各被回覧者の受領情報の有無に基づいて、どの回覧順番まで回覧が完了したかを、回覧済判別部１５が判別する。次宛先取得部１６は、その判別結果と、受信した回覧情報データに付加されたコード画像をデータ変換して得られたテーブル情報とに基づいて、次の被回覧者の宛先を取得する。制御部１１は、取得した宛先に、ＦＡＸ用Ｉ／Ｆ１２もしくはデータ用Ｉ／Ｆ１３を介して、回覧情報データとそれに対応する文書データとを送信する。
【選択図】図４

Description

本発明は、回覧対象の文書データの回覧を管理する文書回覧装置に関する。

近年、コンピュータによる通信技術の発展により、電子化された文書により、回覧や決裁が行われるようになってきた。こうした電子的な回覧や決裁を行うための技術として、例えば承認者を一意に特定できる電子印鑑に関する技術やグループウェアに関する技術が知られている。

一方、未だにコンピュータによる通信を行えない環境も存在する。そのような環境下において、物理的に離れたエリア間での回覧や決裁などを行う場合は、ＦＡＸや運送業者による配送などが利用されている。また、ネットワーク環境が整っている場合でも、回覧や決裁対象の文書自体の電子化ができず、紙により回覧や決裁などを行い物理的に捺印を行わざるを負えない場合がある。よって、事実上、すべての文書を電子化して回覧や決裁などの処理を行うことは難しい。

特開平１１−１４３９８０号公報

本発明は、たとえ、回覧や決裁対象の文書の送付先のなかに、電子媒体としてその文書を受け取ることができる送付先と、電子媒体としてその文書を受け取ることができない送付先とが混在する場合でも、効率的にその文書の回覧や決裁などを行うことを目的とする。

本発明にかかるプログラムは、コンピュータに、回覧対象の文書データを予め定められた回覧順番で順次被回覧者に回覧させるプログラムであって、前記文書データの回覧順番ごとの被回覧者の宛先を示す回覧順宛先情報をコード化して得られるコード情報が付加されるコード付加領域と、被回覧者ごとに区分けされた領域であって、各区分け領域には被回覧者が前記文書データを受領したことを示す受領情報がそれぞれ付加される受領情報付加領域とを含む回覧シートを示す回覧情報データを受信する受信ステップと、受信した回覧情報データの受領情報付加領域の各区分け領域に付加される各被回覧者の受領情報の有無に基づいて、どの回覧順番まで回覧が完了したかを判別する完了判別ステップと、受信した回覧情報データのコード付加領域に付加されたコード情報を変換して、回覧順宛先情報を得るコード変換ステップと、完了判別ステップでの判別結果と、コード変換ステップで得た回覧順宛先情報とに基づいて、次に回覧する被回覧者の宛先を取得する次宛先取得ステップと、取得した宛先に、受信した回覧情報データとそれに対応する文書データとを送信する送信ステップと、をコンピュータに実行させることを特徴とする。

本発明によれば、回覧情報データに示される内容のうち、被回覧者の宛先はコード化されるため、たとえ誰でもアクセス可能なインターネット網などを使用した場合でも、不正アクセスによって被回覧者の宛先が第三者等に漏洩することを防ぐことができる。また、例えば、回覧情報データをＦＡＸや複合機で紙出力した場合にも、目視により解読できる形で被回覧者の宛先が表示されないため、第三者がその出力結果を不正に閲覧しても被回覧者の宛先が漏洩することはない。

本発明にかかるプログラムは、コンピュータに、予め定められた回覧順番でファクシミリ通信もしくはデータ通信により回覧対象の文書データを順次被回覧者に対して回覧させるプログラムであって、前記文書データの回覧順番ごとの被回覧者の宛先を示す回覧順宛先情報をコード化して得られるコード情報が付加されるコード付加領域と、被回覧者ごとに区分けされた領域であって、各区分け領域には被回覧者が前記文書データを受領したことを示す受領情報がそれぞれ付加される受領情報付加領域とを含む回覧シートを示す回覧情報データを、ファクシミリ通信もしくはデータ通信により受信する受信ステップと、受信した回覧情報データの受領情報付加領域の各区分け領域に付加される各被回覧者の受領情報の有無に基づいて、どの被回覧者まで回覧が完了したかを判別する完了判別ステップと、受信した回覧情報データのコード付加領域に付加されたコード情報を変換して、回覧順宛先情報を得るコード変換ステップと、完了判別ステップでの判別結果と、コード変換ステップで得た回覧順宛先情報とに基づいて、次に回覧する被回覧者の宛先を取得する次宛先取得ステップと、取得した宛先に基づいて、ファクシミリ通信かデータ通信かを決定する送信決定ステップと、送信決定ステップでの決定結果に基づいて、取得した宛先にファクシミリ通信もしくはデータ通信にて前記回覧情報データとそれに対応する文書データとを送信する送信ステップと、をコンピュータに実行させることを特徴とする。

本発明によれば、たとえ文書データや回覧情報データを電子メールなどのデータ通信で受信する被回覧者とファクシミリ通信で受信する被回覧者とが混在する場合にも、コードに埋め込まれた回覧順宛先情報に従い効率的に文書データの回覧を行うことができる。

本発明にかかるプログラムの一つの態様によれば、前記回覧情報データは、回覧対象の文書データが緊急に回覧すべきデータであるか否かを示す緊急情報を付加する緊急情報付加領域を含み、前記受信ステップにおいて受信した回覧情報データの緊急情報付加領域に付加される緊急情報の有無に基づいて、回覧対象の文書データが緊急に回覧すべきデータであるか否かを判定する緊急判定ステップと、判定の結果、文書データが緊急の場合には、各被回覧者の時間帯別の居場所に対応するＦＡＸ番号情報を記憶するスケジュール管理装置から、次に回覧する被回覧者の現在の居場所におけるＦＡＸ番号を取得するＦＡＸ番号取得ステップと、を含み、前記送信ステップでは、ＦＡＸ番号取得ステップで取得したＦＡＸ番号宛に回覧情報データとそれに対応する文書データとを送信するを特徴とする。

本発明によれば、たとえ回覧対象の文書データが早急に回覧すべき緊急の文書データであり、予め指定した宛先に送信される文書データを閲覧できる場所に被回覧者がいない場合でも、スケジュール管理装置から取得した被回覧者の現在の居場所に対応するＦＡＸ番号宛に回覧情報データとそれに対応する文書データとを送信する。

本発明にかかるプログラムの一つの態様によれば、前記回覧順宛先情報は、各被回覧者の緊急連絡先を含み、前記送信ステップにおいてＦＡＸ番号取得ステップで取得したＦＡＸ番号宛に回覧情報データとそれに対応する文書データとを送信した場合、次に回覧する被回覧者の緊急連絡先を前記回覧宛先情報から取得する緊急連絡先取得ステップと、ＦＡＸ番号取得ステップで取得したＦＡＸ番号宛に回覧情報データとそれに対応する文書データとを送信したことを示す通知情報を、緊急連絡先取得ステップで取得した緊急連絡先に送信する通知情報送信ステップと、を含むことを特徴とする。

本発明によれば、たとえ回覧対象の文書データが早急に回覧すべき緊急の文書データであり、指定した宛先に送信される文書データを閲覧できる場所に被回覧者がいない場合でも、緊急連絡先が登録されているため、早急にその文書データの存在をその被回覧者に通知し、回覧の中断時間を短縮することができる。

本発明の第１の実施の形態（以下、実施形態１とする）について、以下図面を用いて説明する。図１は、文書回覧システムの全体の構成を示す図である。図１において、文書回覧装置１は、回覧対象の文書データの回覧を管理する装置である。回覧情報作成装置２は、回覧対象の文書データを回覧する際にその文書データに添付される回覧情報データを作成する装置である。回覧情報データとは、文書データを回覧する対象となるユーザである被回覧者の氏名、回覧先となる宛先、回覧の順番などが示されるデータのことをいう。詳しくは後述する。メールサーバ３は、受信した電子メールを送信先メールアドレスに基づいて転送する装置である。端末４は、データ通信にてインターネット網１００を介し、データの送受信を行う装置であり、回覧対象の文書データを文書回覧装置１に送信したり、回覧対象の文書データを受信したりする。ここで、データ通信とは、インターネットなどのネットワークを介して、パソコンやＰＤＡ等の通信端末が、電子メールやＷｅｂなどを利用する際に使用する通信のことをいう。複合機５は、印刷機能やファクシミリ機能を備えた装置であり、公衆網１１０を介して文書回覧装置１とファクシミリ通信を行う。ＦＡＸ６は、ファクシミリ機能を備えた装置であり、公衆網１１０を介して文書回覧装置１とファクシミリ通信を行う。

このように構成された文書回覧システムにおいて、文書回覧装置１を介して、端末４、複合機５、ＦＡＸ６間において、予め設定した回覧順序に回覧対象の文書データの回覧を行う。

ここで、回覧情報作成装置２で作成する回覧情報データについてさらに説明する。回覧情報データは図２に示すようなデータである。図２において、被回覧者領域２０１は、被回覧者の氏名や所属部署名が示される領域である。回覧順序領域２０２は、被回覧者の回覧順序が示される領域である。さらに、受領情報領域２０３は、被回覧者が文書データを受領したか否かを示す受領情報が付与される領域である。受領情報領域２０３は、被回覧者ごとに区分けされ、各区分け領域には、各被回覧者の受領情報が付与される。

被回覧者は文書データを受領した場合、自分に割り当てられた区分け領域に、自分の受領情報を付与する。具体的には、電子媒体として回覧情報データを受け取った場合は、被回覧者が付与する電子的な情報、例えば電子印鑑による捺印結果が受領情報である。また、被回覧者がＦＡＸ等を介し紙媒体として回覧情報データを受け取った場合は、通常の印鑑による捺印結果が受領情報である。また、回覧情報データには、コード画像を付加するコード画像領域２０４が存在する。ここで、コード画像とは、図３に示すような回覧対象の文書データの回覧順序に応じた宛先が示されるテーブル情報をコード化することで得られる画像のことをいい、例えば、バーコードやグリフコード（登録商標）など、データをコード化し２値化画像として表現した画像のことをいう。テーブル情報に示される宛先は、具体的には被回覧者の電子メールアドレスやＦＡＸ番号である。

このように構成された回覧情報データに基づいて文書回覧装置１が、どの被回覧者まで文書データの回覧が完了したかを判別し、その判別結果に基づき次にどの被回覧者に文書データを回覧するのかを決定する。これにより、文書回覧装置１は予め定めた回覧順序に基づいた文書データの回覧を実現する。

続いて、文書回覧装置１について図４に示す機能ブロック図を用いてさらに説明する。制御部１１は、文書回覧装置１全体を制御するモジュールである。ＦＡＸ用Ｉ／Ｆ１２は、複合機５やＦＡＸ６と公衆網１１０を介してファクシミリ通信にてデータの送受信を行うためのネットワークインタフェースモジュールである。データ用Ｉ／Ｆ１３は、インターネット網１００を介してデータ通信にてデータの送受信を行うためのネットワークインタフェースモジュールである。切換部１４は、データの送受信を行う際に、制御部１１に制御されてＦＡＸ用Ｉ／Ｆ１２もしくはデータ用Ｉ／Ｆ１３の切り替えを行うモジュールである。

さらに、回覧済判別部１５は、インターネット網１００や公衆網１１０を介して文書データとともに受信した回覧情報データを参照することにより、その回覧情報データに対応する文書データの回覧先の被回覧者のうち、どの被回覧者まで回覧が済んでいるかを判別するモジュールである。回覧済み被回覧者の判別は、受領情報領域２０３に付加される受領情報の有無に基づいて行う。すなわち、受領情報領域２０３の被回覧者ごとに区分けされた領域にそれぞれ被回覧者の受領情報が付加されているか否かを判別することにより、どの被回覧者まで回覧が行われたかを判別する。

次宛先取得部１６は、回覧済判別部１５の判別結果と、回覧情報データのコード画像領域２０４に付加されたコード画像を変換して得られたテーブル情報とに基づいて、次にその文書データを回覧する被回覧者の宛先を決定するモジュールである。例えば、図２に示す回覧情報データの場合、受領情報領域２０３には、被回覧者「ＢＢＢ」まで受領情報が付加されている。よって、回覧済判別部１５は、被回覧者「ＢＢＢ」まで、すなわち、回覧順序の２番目まで文書データの回覧が済んでいるという判別結果を次宛先取得部１６に提供する。そして、その判別結果を受けて、次宛先取得部１６は、次の被回覧者の宛先、すなわち回覧順序３番目の宛先「０３−１１１１−＊＊＊＊」をテーブル情報から取得する。

制御部１１は、次宛先取得部１６の取得した次宛先に基づいて、次の回覧先である被回覧者の宛先が電子メールアドレスかＦＡＸ番号かを判定して、その判定結果に応じて、切換部１４を制御して、ＦＡＸ用Ｉ／Ｆ１２もしくはデータ用Ｉ／Ｆ１３の切り替えを行う。そして、切り換えられたＩ／Ｆを介して、回覧情報データとそれに対応する文書データとを次宛先向けに送信する。

このように構成された文書回覧システムによれば、回覧情報データに基づいて、予め定めた回覧順序で文書データの回覧をすることができる。この回覧情報データは文書データとともに、インターネット網を介し電子メールに添付して送信することもできるし、公衆網を介してＦＡＸデータとして送信することもできる。よって、回覧対象の文書データの送付先のなかに、電子メールの利用ができる送付先と、電子メールの利用ができずＦＡＸのみの利用ができる送付先とが混在する場合でも、効率的にその文書データの回覧を行うことができる。

ここで、回覧情報作成装置２での回覧情報データの作成フローについて、図５、６を用いてさらに説明する。

まず回覧者は、回覧対象の文書データと、図５に示すような情報が示された回覧フローデータとを準備する。回覧フローデータには、回覧対象の文書の回覧順序、被回覧者の所属部署・氏名、文書データの宛先が示される。そして、準備したその文書データと回覧フローデータとを回覧情報作成装置２に提供する。

回覧情報作成装置２は、回覧フローデータと文書データとを受信すると（Ｓ１０１）、受信した回覧フローデータから回覧順に被回覧者名を（所属部署名等その他被回覧者に関する情報が存在する場合はそれらの情報も合わせて）抽出して、予めフォーマットとして用意した回覧情報データの被回覧者領域２０１に順次記載する（Ｓ１０２）。そして、回覧フローデータに示されたすべての被回覧者名が抽出され、被回覧者領域２０１に記載されたか否かを判定する（Ｓ１０３）。判定の結果、すべての被回覧者名が抽出されて、被回覧者領域２０１に記載された場合は、続いて、回覧フローデータに示された情報のうち、回覧順序とその回覧順序に対応する宛先とを抽出して得られる図３に示すようなテーブル情報をコード変換して、コード画像を作成する（Ｓ１０４）。そして、回覧情報作成装置２は、作成したコード画像を回覧情報データのコード画像領域２０４に付加する（Ｓ１０５）。そして、このように作成された回覧情報データと、それに対応する文書データとを、回覧情報作成装置２は文書回覧装置１に送信する（Ｓ１０６）。

回覧情報データと文書データの文書回覧装置１への送信には、例えば電子メールを使用すればよい。他にも、文書回覧装置１により指定されたフォルダにインターネット網を介して保存することで実現してもよい。また、Ｗｅｂシステムを使用してＰＯＳＴすることで実現してもよい。また、回覧情報作成装置２は単独の装置としてでなく、端末４等に回覧情報作成装置２の機能を搭載させることで実現しても構わない。さらに、回覧情報作成装置２で作成した回覧情報データを一度紙に印刷して、その印刷することで得られた回覧情報紙と回覧対象である紙媒体の文書とを、複合機やＦＡＸなどで光学的に読み取って文書回覧装置１に送信してもよい。なお、複合機やＦＡＸなどで光学的に読み取って文書回覧装置１に送信する場合は、回覧情報データと文書データとの区別を文書回覧装置１が容易に行えるように、例えば、回覧情報紙を文書の一番上に添付して送信する。

文書回覧装置１は、提供された回覧情報データと文書データとを図７に示すようなフローで各被回覧者に提供する。

すなわち、文書回覧装置１は、ＦＡＸ用Ｉ／Ｆ１２もしくはデータ用Ｉ／Ｆ１３を介して回覧情報データと文書データとを受信する（Ｓ２０１）。回覧済判別部１５が、受信した回覧情報データに含まれる受領情報領域２０３にそれぞれ被回覧者の受領情報が付加されている否かを判別することにより、どの回覧順序番号まで回覧が行われたかを判別する（Ｓ２０２）。続いて、次宛先取得部１６は、回覧情報データのコード画像領域２０４に付加されたコード画像をデータ変換してテーブル情報を得る（Ｓ２０３）。さらに、回覧済判別部１５により回覧済みと判別された最後の回覧順序番号の次の回覧順序番号に対応する宛先がそのテーブル情報に含まれているか否かを判定する（Ｓ２０４）。つまり、次に回覧すべき被回覧者がいるか否かを判定する。判定の結果、次の回覧順序番号に対応する宛先が存在しない場合には、すべての被回覧者への回覧が終了したことを意味するため、処理を終了する。

一方、Ｓ２０４での判定の結果、次の回覧順序番号に対応する宛先が存在する場合には、次宛先取得部１６はその宛先を取得する（Ｓ２０５）。制御部１１は、次宛先取得部１６が取得した宛先が電子メールアドレスかＦＡＸ番号かを判定し（Ｓ２０６）、宛先がＦＡＸ番号の場合は、切換部１４をＦＡＸ用Ｉ／Ｆ１２に切り換えて、Ｓ２０１で受信した回覧情報データとそれに対応する文書データとをＦＡＸデータに変換して、取得した宛先に送信する（Ｓ２０７）。宛先が電子メールアドレスの場合は、切換部１４をデータ用Ｉ／Ｆ１３に切り換えて、Ｓ２０１で受信した文書データとそれに対応する回覧情報データとを電子メールに添付して、取得した宛先に送信する（Ｓ２０８）。

被回覧者は、自分宛に文書回覧装置１から送信された文書データと回覧情報データとを参照し、回覧情報データの受領情報領域２０３のうち、自分用に区分けされた領域に自分の受領情報を付加する。具体的には、ＦＡＸや複合機でそれらを受信した場合には、出力された紙に捺印することで受領情報を付加する。また、電子メールで受信した場合には、電子印鑑を用いて受領情報を付加する。そして、被回覧者は、受領情報を付加した回覧情報データと文書データとをＦＡＸや電子メールにて文書回覧装置１に送信する。

実施形態１によれば、文書データや回覧情報データを電子メールで受信する被回覧者とＦＡＸデータで受信する被回覧者とが混在する場合にも、効率的に文書データの回覧を行うことができる。

なお、回覧対象の文書データが決裁文書であり、被回覧者が承認者である場合には、被回覧者が文書データの内容を参照して、承認する場合のみ受領情報を回覧情報データの受領情報領域２０３に付加して、文書回覧装置１に送信すればよい。そして、回覧対象の文書データが決裁文書であり、被回覧者が文書データの否認をした場合には、例えば、文書回覧装置１は次のように処理すればよい。

すなわち、被回覧者から受信した回覧情報データの受領情報領域２０３に、その被回覧者の受領情報が付加されているか否かを判定する。そして、判定の結果、その回覧情報データを送信した被回覧者の受領情報が付加されていなかった場合には、その被回覧者がその回覧情報データに対応する文書データの内容について否認したと判断して、その文書データの回覧処理を中断し、その旨を回覧者に通知する。これにより、回覧者は自分が回覧した文書データについて否認されたことが判明するため、文書データの内容を修正等して、改めてその修正済み文書データと回覧情報データとを文書回覧装置１に提供して、決裁処理を改めて行う。

また、実施形態１によれば、回覧情報データに示される内容のうち、被回覧者の宛先はコード化されて、グリフコード（登録商標）やバーコードなどのコード画像として付加されているのみである。したがって、コード画像をデータ変換しなければ、被回覧者の宛先を被回覧者はもちろんこと第三者も判別できない。これにより、誰でもアクセス可能なインターネット網などを使用してこのシステムを構築した場合でも、不正アクセスによって被回覧者の宛先が第三者等に漏洩することを防ぐことができる。また、ＦＡＸや複合機で紙出力した場合にも、目視により解読できる形で被回覧者の宛先が表示されないため、第三者がその出力結果を不正に閲覧しても被回覧者の宛先が漏洩することはない。

続いて、本発明の第２の実施の形態（以下、実施形態２とする）について、以下図面を用いて説明する。

実施形態１では、回覧対象の文書データの送信先として定めた宛先は、各被回覧者に対して一つずつであり、その宛先は回覧者が回覧を開始する前に予め指定したものである。しかし、指定された宛先に送信された文書データを、被回覧者がすぐに閲覧できる場所に常にいるとは限らない。例えば、送信先がＦＡＸの場合、文書データを送信した際に被回覧者がそのＦＡＸのそばに常にいるとは限らないし、送信先が電子メールの場合でも、被回覧者がその電子メールを閲覧できる環境に常にいるとは限られない。したがって、被回覧者が、指定した宛先に送信された文書データを閲覧できる場所にいないことにより、次の被回覧者へ文書データの回覧が行われずに、文書データの回覧が一時中断してしまう場合がある。すると、例えば、回覧対象の文書データが早急にすべての被回覧者に回覧すべきデータであるにも関わらず、途中の被回覧者が閲覧できる場所にいないことで、回覧すべき文書データの回覧が一時中断してしまい、すべての被回覧者に早急に文書データを回覧できなくなる場合がある。

そこで、実施形態２では、回覧対象の文書データが早急に回覧すべき緊急の文書データであり、指定した宛先に送信された文書データを閲覧できる場所に被回覧者がいない場合でも、できるだけ早急にその文書データの存在をその被回覧者に通知し、回覧の中断時間をできるだけ短縮することを目的とする。

図８は、実施形態２における文書回覧システムの全体の構成を示す図である。実施形態１との違いは、新たにスケジュール管理装置７が追加されている点である。スケジュール管理装置７は、被回覧者の所在場所を管理する装置であり、各被回覧者の一日のスケジュール情報を記憶している。スケジュール情報としては、被回覧者の時間帯別の居場所及びその場所にＦＡＸや複合機等のファクシミリ通信を行える装置が存在する場合にはそのＦＡＸ番号などの情報である。各被回覧者のスケジュール情報は、予めスケジュール管理装置７に登録しておく。

さらに、実施形態２では、回覧情報データを作成するにあたって、回覧者が回覧情報作成装置２に提供する回覧フローデータも実施形態１と異なる。図９に実施形態２における回覧フローデータの例を示す。実施形態２における回覧フローデータでは、まず回覧対象の文書データが緊急に回覧する必要がある文書データか否かを判別するための緊急フラグが示される。ここでは、緊急の場合は「１」、緊急でない場合は「０」とする。さらに、各被回覧者のスケジュール情報が登録されているスケジュール管理装置のアドレスが被回覧者ごとに示される。文書回覧装置１は、このアドレスにアクセスすることで、被回覧者のその日のスケジュール情報を取得できる。

さらに、被回覧者の文書データの宛先として、複数の宛先を用意しておき、被回覧者がいる可能性が高い場所の宛先順にいくつかの宛先が示される。宛先としては、ＦＡＸや電子メールアドレスのほか、被回覧者の所在住所も登録できるものとする。また、文書データが緊急の場合に被回覧者に早急にその旨を通知するために、被回覧者の緊急連絡先が示される。緊急連絡先としては、被回覧者の携帯電話番号や携帯メールアドレスなど場所を移動してもすぐに被回覧者が送信された情報を知ることができる連絡先である。

このような情報が含まれる回覧フローデータを回覧者が回覧情報作成装置２に提供することで、回覧情報データを作成する。回覧情報データのレイアウトは、図１０に示すように実施形態１の場合と同様、被回覧者領域２０１・回覧順序領域２０２・受領情報領域２０３・コード画像領域２０４が含まれる。さらに実施形態２における回覧情報データには、回覧情報データとともに送信した文書データが緊急に回覧すべきデータである場合には、緊急情報が付加される緊急情報領域２０５が追加されている。ここでは、図１０に示すように緊急情報領域２０５にチェックがされている場合には緊急情報が付加されているものとし、チェックされている場合には文書データが緊急に回覧すべきデータであることを意味する。なお、コード画像領域２０４に付加されるコード画像は、図１１に示すようなテーブル情報であり、一人の被回覧者に対して複数の宛先、緊急連絡先、スケジュール確認先が示されている。

続いて、図１２に示す機能ブロック図を参照して、実施形態２の文書回覧装置１についてさらに説明する。実施形態１との違いは、緊急判定部１７が追加されている点であり、緊急判定部１７は、受信した回覧情報データに基づいて、その回覧情報データに対応する文書データが緊急に回覧すべきデータか否かを判定するモジュールである。詳しくは下記に回覧フローの説明において示す。

続いて、実施形態２の文書回覧装置１での回覧フローについて図１３及び図１４に示すフローチャートを用いて説明する。なお、図１３および図１４を合わせたフローが、実施形態２の文書回覧装置の一つの回覧フローを示す。

ＦＡＸ用Ｉ／Ｆ１２もしくはデータ用Ｉ／Ｆ１３を介して回覧情報データと文書データとを受信する（Ｓ３０１）。緊急判定部１７は、受信した回覧情報データの緊急情報領域２０５に緊急情報が付加されているか否かを判定する（Ｓ３０２）。判定の結果、緊急情報が付加されていない場合は、回覧情報データを回覧済判別部１５に提供して、実施形態１で説明した図７におけるＳ２０３以降の処理を実行する（Ｓ３０３）。

一方、Ｓ３０４での判定の結果、緊急情報が付加されている場合は、回覧済判別部１５は、回覧情報データに含まれる受領情報領域２０３にそれぞれ被回覧者の受領情報が付加されている否かを判別することにより、どの回覧順序番号まで回覧が行われたかを判別する（Ｓ３０４）。続いて、次宛先取得部１６が、回覧情報データのコード画像領域に付加されたコード画像をデータ変換して、テーブル情報を得て取得する（Ｓ３０５）。さらに、回覧済判別部１５により回覧済みと判別された最後の回覧順序番号の次の回覧順序番号に対応する宛先１がテーブル情報に登録されているか否かを判定する（Ｓ３０６）。つまり、次に回覧すべき被回覧者がいるか否かを判定する。判定の結果、次の回覧順序番号に対応する宛先１が存在しない場合は、すでにすべての被回覧者への回覧が終了していることを意味するため、処理を終了する。一方、Ｓ３０６での判定の結果、次の回覧順序番号に対応する宛先１が存在する場合には、続いて次宛先取得部１６は、その回覧順序番号に対応するスケジュール確認先の宛先が存在するか否かを判定する（Ｓ３０７）。

Ｓ３０７での判定の結果、スケジュール確認先の宛先が存在する場合、次宛先取得部１６は、データ用Ｉ／Ｆ１３を介して、その宛先に基づいて、スケジュール管理装置７にアクセスして、その回覧順序番号の被回覧者のスケジュール情報を取得する（Ｓ３０８）。次宛先取得部１６は、得られたスケジュール情報に基づいて、次の回覧順序番号に対応する被回覧者の居場所を特定し、その場所のＦＡＸ番号がスケジュール情報に登録されているか否かを判定する（Ｓ３０９）。判定の結果、ＦＡＸ番号が登録されていた場合、次宛先取得部１６は、そのＦＡＸ番号を制御部１１に提供し、制御部１１はＦＡＸ用Ｉ／Ｆ１２を介して回覧情報データとそれに対応する文書データとをそのＦＡＸ番号宛にファクシミリ通信する（Ｓ３１０）。そして、制御部１１は、ファクシミリ通信が成功したか否かを判定し（Ｓ３１１）、成功した場合は、前回及び次回の被回覧者の緊急連絡先（つまり、今回のフローにおいて、回覧情報データ及び文書データを送信した被回覧者と次に回覧すべき被回覧者のそれぞれの緊急連絡先）をテーブル情報から取得して、取得した緊急連絡先に、先ほどファクシミリ通信したＦＡＸ番号宛に緊急に回覧する必要がある回覧情報データおよび文書データを送信したことを通知する（Ｓ３１２）。緊急連絡先が携帯電話への通知であれば、音声について通知すればよい。また携帯電子メールアドレスであれば、電子メールにて通知すればよい。

次に、Ｓ３０７での判定の結果、スケジュール確認先の宛先が存在しない場合、もしくは、Ｓ３０９での判定の結果、ＦＡＸ番号が登録されていない場合、もしくは、Ｓ３１１での判定の結果、ファクシミリ通信に失敗した場合、次宛先取得部１６は、カウント値Ｎの値を１に設定する（Ｓ３１３）。そして、テーブル情報を参照し、次に回覧すべき被回覧者の宛先１（Ｎ＝１）が電子メールアドレスもしくはＦＡＸ番号であるかを判定する（Ｓ３１４）。判定の結果、宛先１が電子メールアドレスもしくはＦＡＸ番号である場合、制御部１１はＦＡＸ用Ｉ／Ｆ１２もしくはデータ用Ｉ／Ｆ１３を介して回覧情報データとそれに対応する文書データとを送信する（Ｓ３１５）。送信後、制御部１１は、送信に成功したか否かを判定する（Ｓ３１６）。判定の結果、送信に成功した場合、前回及び次回の被回覧者の緊急連絡先をテーブル情報から取得して、その取得した緊急連絡先に、「宛先１に示された宛先に回覧情報データとそれに対応する文書データとを送信した」旨を通知する（Ｓ３１７）。

一方、Ｓ３１４での判定の結果、宛先１が電子メールアドレスもしくはＦＡＸ番号でなかった場合、宛先１は、所在住所であるため、宛先１に示された所在住所と回覧情報データと文書データとを、前回の被回覧者の宛先１に送信し、さらに、前回の被回覧者の緊急連絡先へその旨を通知する（Ｓ３１８）。前回の被回覧者は提供されたその所在住所に郵便等で文書データと回覧情報データとを記録媒体に保存するか、紙出力するかして、次回の被回覧者に配送すればよい。

また、Ｓ３１６での判定の結果、回覧情報データ及び文書データの送信に失敗した場合は、値Ｎをインクリメントし（Ｓ３１９）、情報テーブルに登録された次の被回覧者の宛先の中に、インクリメントしたＮの値を有する宛先Ｎが存在するか否かを判定する（Ｓ３２０）。判定の結果、宛先Ｎが存在する場合は、Ｓ３１４から同様の処理を繰り返す。このように、情報テーブルに登録された、次に回覧すべき被回覧者のすべての宛先に対してこれらの処理を繰り返す。

実施形態２によれば、回覧対象の文書データが早急に回覧すべき緊急の文書データであり、指定した宛先に文書データを送信した場合、その文書データを閲覧できる場所に被回覧者がいない場合でも、緊急連絡先が登録されているため、早急にその文書データの存在をその被回覧者に通知し、回覧の中断時間を短縮することができる。

実施形態１における文書回覧システムのシステム構成を示す図である。 実施形態１における回覧情報データの一例を示す図である。 実施形態１において、回覧情報データのコード画像領域にコード化されて付加されるテーブル情報の一例を示す図である。 実施形態１における文書回覧装置の機能ブロック図である。 実施形態１において、回覧情報作成装置が回覧情報データを作成する際に回覧者から提供される回覧フローデータの一例を示す図である。 実施形態１における回覧情報作成装置が、回覧者から提供された回覧フローデータに基づいて回覧情報データを作成するフローを示すフローチャート図である。 実施形態１における文書回覧装置による文書データの回覧フローを示すフローチャート図である。 実施形態２における文書回覧システムのシステム構成を示す図である。 実施形態２において、回覧情報作成装置が回覧情報データを作成する際に回覧者から提供される回覧フローデータの一例を示す図である。 実施形態２における回覧情報データの一例を示す図である。 実施形態２において、回覧情報データのコード画像領域にコード化されて付加されるテーブル情報の一例を示す図である。 実施形態２における文書回覧装置の機能ブロック図である。 実施形態２における文書回覧装置による文書データの回覧フローを示すフローチャート図である（その１）。 実施形態２における文書回覧装置による文書データの回覧フローを示すフローチャート図である（その２）。

符号の説明

１ 文書回覧装置、２ 回覧情報作成装置、３ メールサーバ、４ 端末、５ 複合機、７ スケジュール管理装置、１１ 制御部、１２ ＦＡＸ用Ｉ／Ｆ、１３ データ用Ｉ／Ｆ、１４ 切換部、１５ 回覧済判別部、１６ 次宛先取得部、１７ 緊急判定部、１００ インターネット網、１１０ 公衆網、２０１ 被回覧者領域、２０２ 回覧順序領域、２０３ 受領情報領域、２０４ コード画像領域、２０５ 緊急情報領域。

Claims (6)

1. コンピュータに、回覧対象の文書データを予め定められた回覧順番で順次被回覧者に回覧させるプログラムであって、
   前記文書データの回覧順番ごとの被回覧者の宛先を示す回覧順宛先情報をコード化して得られるコード情報が付加されるコード付加領域と、被回覧者ごとに区分けされた領域であって、各区分け領域には被回覧者が前記文書データを受領したことを示す受領情報がそれぞれ付加される受領情報付加領域とを含む回覧シートを示す回覧情報データを受信する受信ステップと、
   受信した回覧情報データの受領情報付加領域の各区分け領域に付加される各被回覧者の受領情報の有無に基づいて、どの回覧順番まで回覧が完了したかを判別する完了判別ステップと、
   受信した回覧情報データのコード付加領域に付加されたコード情報を変換して、回覧順宛先情報を得るコード変換ステップと、
   完了判別ステップでの判別結果と、コード変換ステップで得た回覧順宛先情報とに基づいて、次に回覧する被回覧者の宛先を取得する次宛先取得ステップと、
   取得した宛先に、受信した回覧情報データとそれに対応する文書データとを送信する送信ステップと、
   をコンピュータに実行させるプログラム。
2. コンピュータに、予め定められた回覧順番でファクシミリ通信もしくはデータ通信により回覧対象の文書データを順次被回覧者に対して回覧させるプログラムであって、
   前記文書データの回覧順番ごとの被回覧者の宛先を示す回覧順宛先情報をコード化して得られるコード情報が付加されるコード付加領域と、被回覧者ごとに区分けされた領域であって、各区分け領域には被回覧者が前記文書データを受領したことを示す受領情報がそれぞれ付加される受領情報付加領域とを含む回覧シートを示す回覧情報データを、ファクシミリ通信もしくはデータ通信により受信する受信ステップと、
   受信した回覧情報データの受領情報付加領域の各区分け領域に付加される各被回覧者の受領情報の有無に基づいて、どの被回覧者まで回覧が完了したかを判別する完了判別ステップと、
   受信した回覧情報データのコード付加領域に付加されたコード情報を変換して、回覧順宛先情報を得るコード変換ステップと、
   完了判別ステップでの判別結果と、コード変換ステップで得た回覧順宛先情報とに基づいて、次に回覧する被回覧者の宛先を取得する次宛先取得ステップと、
   取得した宛先に基づいて、ファクシミリ通信かデータ通信かを決定する送信決定ステップと、
   送信決定ステップでの決定結果に基づいて、取得した宛先にファクシミリ通信もしくはデータ通信にて前記回覧情報データとそれに対応する文書データとを送信する送信ステップと、
   をコンピュータに実行させるプログラム。
3. 請求項１または２に記載のプログラムにおいて、
   前記回覧情報データは、回覧対象の文書データが緊急に回覧すべきデータであるか否かを示す緊急情報を付加する緊急情報付加領域を含み、
   前記受信ステップにおいて受信した回覧情報データの緊急情報付加領域に付加される緊急情報の有無に基づいて、回覧対象の文書データが緊急に回覧すべきデータであるか否かを判定する緊急判定ステップと、
   判定の結果、文書データが緊急の場合には、各被回覧者の時間帯別の居場所に対応するＦＡＸ番号情報を記憶するスケジュール管理装置から、次に回覧する被回覧者の現在の居場所におけるＦＡＸ番号を取得するＦＡＸ番号取得ステップと、
   を含み
   前記送信ステップでは、ＦＡＸ番号取得ステップで取得したＦＡＸ番号宛に回覧情報データとそれに対応する文書データとを送信することを特徴とするプログラム。
4. 請求項３に記載のプログラムにおいて、
   前記回覧順宛先情報は、各被回覧者の緊急連絡先を含み、
   前記送信ステップにおいて、ＦＡＸ番号取得ステップで取得したＦＡＸ番号宛に回覧情報データとそれに対応する文書データとを送信する場合、次に回覧する被回覧者の緊急連絡先を前記回覧宛先情報から取得する緊急連絡先取得ステップと、
   ＦＡＸ番号取得ステップで取得したＦＡＸ番号宛に回覧情報データとそれに対応する文書データとを送信したことを示す通知情報を、緊急連絡先取得ステップで取得した緊急連絡先に送信する通知情報送信ステップと、
   を含むプログラム。
5. 回覧対象の文書データを予め定められた回覧順番で順次被回覧者に回覧する文書回覧装置であって、
   前記文書データの回覧順番ごとの被回覧者の宛先を示す回覧順宛先情報をコード化して得られるコード情報が付加されるコード付加領域と、被回覧者ごとに区分けされた領域であって、各区分け領域には被回覧者が前記文書データを受領したことを示す受領情報がそれぞれ付加される受領情報付加領域とを含む回覧シートを示す回覧情報データを受信する受信手段と、
   受信した回覧情報データの受領情報付加領域の各区分け領域に付加される各被回覧者の受領情報の有無に基づいて、どの回覧順番まで回覧が完了したかを判別する完了判別手段と、
   受信した回覧情報データのコード付加領域に付加されたコード情報を変換して、回覧順宛先情報を得るコード変換手段と、
   完了判別手段での判別結果と、コード変換手段から得た回覧順宛先情報とに基づいて、次に回覧する被回覧者の宛先を取得する次宛先取得手段と、
   取得した宛先に、受信した回覧情報データとそれに対応する文書データとを送信する送信手段と、
   を備える文書回覧装置。
6. 回覧対象の文書データを予め定められた回覧順番で順次被回覧者に回覧する文書回覧方法であって、文書回覧装置が、
   前記文書データの回覧順番ごとの被回覧者の宛先を示す回覧順宛先情報をコード化して得られるコード情報が付加されるコード付加領域と、被回覧者ごとに区分けされた領域であって、各区分け領域には被回覧者が前記文書データを受領したことを示す受領情報がそれぞれ付加される受領情報付加領域とを含む回覧シートを示す回覧情報データを受信する受信工程と、
   受信した回覧情報データの受領情報付加領域の各区分け領域に付加される各被回覧者の受領情報の有無に基づいて、どの回覧順番まで回覧が完了したかを判別する完了判別工程と、
   受信した回覧情報データのコード付加領域に付加されたコード情報を変換して、回覧順宛先情報を得るコード変換工程と、
   完了判別工程での判別結果と、コード変換工程で得た回覧順宛先情報とに基づいて、次に回覧する被回覧者の宛先を取得する次宛先取得工程と、
   取得した宛先に、受信した回覧情報データとそれに対応する文書データとを送信する送信工程と、
   を含む文書回覧方法。

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