JP2005209071A - テンプレート生成装置 - Google Patents

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克之 古賀
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Abstract

【課題】 利便性の高い文書テンプレートを自動的に生成する。
【解決手段】 テンプレート生成装置100は、複数の文書データを参照して、これらの文書データから見出しを抽出する。そして、テンプレート生成装置100は、抽出した見出し毎に出現頻度の統計をとり、その中から頻度の高い見出しを選択してテンプレートに配置する。このように生成されたテンプレートは、過去に作成された文書データの記載内容を反映した内容となるため、利便性の高い文書テンプレートが作成されることとなる。
【選択図】 図1

Description

本発明は、文書のテンプレートを自動的に生成する技術に関する。
企業等で作成される文書は、通常、企画書や稟議書、設計仕様書など、いくつかの文書種別に分類することができる。文書を新規に作成する際には、これらの文書種別毎に予め用意されたテンプレートを利用することが多い。テンプレートを利用することにより、文書のレイアウトや記載内容の統一を図ることができるためである。
テンプレートを利用する環境において作成される文書の品質は、記載すべき事項が適切にテンプレートに表れているか否かに依存している面が大きい。つまり、質の高いテンプレートが予め用意されていれば、作成される文書の品質の向上を見込むことができる。
しかし、従来、テンプレートは人手によって作成されること多かった。そのため、テンプレートの質は、そのテンプレートを作成する人の能力や労力に大きく依存していた。
このような問題に対処するため、テンプレートを自動的に作成することによってユーザの労力を軽減する技術が提案されている。例えば、下記特許文献1には、複数のサンプル文書から同一位置かつ同一内容の構成要素を抽出してテンプレートを作成する技術が記載されている。
特開2001−312490号公報
しかし、特許文献1に記載の技術では、サンプル文書間でレイアウトが異なる場合や、タイトルや見出しの内容が異なる場合にはテンプレートを作成することが困難であった。本発明は、このような課題に鑑みてなされたものであり、テンプレートの作成元となる文書間に記載事項のバラツキがある場合でもテンプレートを作成可能とし、更に、ユーザにとって利便性の高いテンプレートを作成することを目的としている。
上記課題を解決するため、本発明を次のようなテンプレート生成装置として構成した。すなわち、文書のテンプレートを生成するテンプレート生成装置であって、
複数の文書データを参照し、該各文書データ中に記載された所定の記載事項の統計をとる統計処理部と、
テンプレートに含ませるべき記載事項を前記統計に基づいて選択する選択部と、
前記選択された記載事項を含むテンプレートを生成するテンプレート生成部と、
を備えることを要旨とする。
本発明のテンプレート生成装置によれば、複数の文書データ中に記載された見出しなどの記載事項の統計をとり、その統計に基づいてテンプレートに含ませるべき記載事項を選択する。そのため、文書データ間でレイアウトや記載事項のバラツキがあってもテンプレートを生成することができる。また、テンプレートに含ませる記載事項をその統計に基づき選択するため、過去に作成された文書データの内容の傾向が反映された利便性の高いテンプレートを生成することができる。記載事項とは、例えば、見出しやタイトル、イラスト、記号、単語、用語、定型文などのことをいう。
上記構成のテンプレート生成装置において、
前記統計処理部は、更に、前記各記載事項の記載場所の統計をとり、
前記テンプレート生成部は、前記選択された記載事項を、前記記載場所の統計に基づき配置することにより前記テンプレートを生成するものとしてもよい。
このような構成であれば、記載事項の配置場所をその統計から決定することができるため、利便性の高いテンプレートを作成することができる。
上記構成のテンプレート生成装置において、
前記統計処理部は、前記各文書データから所定の記載事項を抽出して各記載事項毎にその出現頻度の統計をとるものとすれば好適である。
このような態様において、前記統計処理部は、前記文書データの作成時期に応じて前記記載事項の出現頻度に重み付けを行うものとしてもよい。
このような構成であれば、例えば、古い文書データに記載された記載事項よりも、新しい文書データに記載された記載事項に重みを置くことができる。そのため、文書データの内容の時期的な変化にテンプレートの内容を追随させることができる。もちろん、新しい文書データよりも、古い文書データの記載事項に重みを置くこともできる。
上記構成のテンプレート生成装置において、
前記統計処理部は、所定の条件に基づいて参照する文書データを選択するものとしてもよい。
条件としては、例えば、参照しようとする文書データが予め指定された文書種別に該当することを条件とすることができる。文書種別とは、例えば、企画書や稟議書、設計仕様書、説明書などといった種別である。文書データがどの文書種別に属するかは、例えば、文書データの本文や属性情報に記述された文書種別を表す情報をもとに判断することができる。
また、他の条件としては、参照しようとする文書データが予め指定された作成者によって作成されていることを条件とすることができる。こうすることにより、例えば、ユーザ本人が過去に作成した文書データや、ユーザの上司やユーザの所属する部署に属する人が過去に作成した文書データを参照してテンプレートを生成することができる。文書作成者の指定は、ユーザが行うものとしてもよいし、テンプレート生成装置が人事データベース等を参照することにより、ユーザの上司などを自動的に指定するものとしてもよい。
また、その他の条件としては、参照しようとする文書データが予め指定された期間に作成されていることを条件とすることができる。こうすることにより、指定した期間に作成された文書データの記載内容の傾向を反映させたテンプレートを作成することができる。
このように、参照しようとする文書データに対して種々の条件を設定可能とすることで、ユーザの嗜好に応じたテンプレートを柔軟に生成することが可能となる。
上記構成のテンプレート生成装置において、前記所定の記載事項が見出しである場合に、
前記統計処理部は、前記見出しの出現順序毎に、各見出しの出現頻度の統計をとり、
前記選択部は、前記出現順序毎に前記頻度に応じて前記テンプレートに配置すべき見出しを選択し、
前記テンプレート生成部は、前記出現順序毎に選択された見出しを該出現順序で配置することにより前記テンプレートを生成するものとしてもよい。
このような構成であれば、各文書データに頻繁に出現した見出しを統計的に好ましい順序で配置したテンプレートの生成が可能となる。
上記構成のテンプレート生成装置において、
前記選択部は、上位の出現順序で選択した見出しを除いて、下位の出現順序における見出しの選択を行うものとしてもよい。
こうすることにより、同一内容の見出しが重複してテンプレートに配置されることを回避することができる。
上述した種々の構成のテンプレート生成装置において、
前記統計処理部は、マークアップ言語によって記述された文書データを参照するものとしてもよい。
マークアップ言語とは、例えば、HTML(HyperText Markup Language)やXML(eXtensible Markup Language)、SGML(Standard Generalized Markup Language)などの言語である。このような言語によって記述された文書データには、見出しやタイトルなどの記載事項がタグによって表現されていることが多いため、容易にこれらを抽出することが可能となる。
本発明において、上述した種々の態様は、適宜、組み合わせたり、一部を省略したりして適用することができる。また、本発明は、コンピュータが文書のテンプレートを生成するテンプレート生成方法や、文書のテンプレートを生成するためのコンピュータプログラムなどとしても構成することができる。いずれの構成においても上述した種々の態様を適用可能である。
上記コンピュータプログラムは、コンピュータが読み取り可能な記録媒体に記録するものとしてもよい。記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスクやCD−ROM、DVD−ROM、光磁気ディスク、メモリカード、ハードディスク等の種々の媒体を利用することができる。
以下、本発明の実施の形態について実施例に基づき次の順序で説明する。
A.テンプレート生成方法の概念:
B.テンプレート生成装置の概略構成:
C.テンプレート生成処理:
D.変形例:
A.テンプレート生成方法の概念:
図1は、本実施例におけるテンプレートの生成方法の概念を示す説明図である。本実施例では、テンプレート生成装置100は以下のようにテンプレートを生成する。まず、テンプレート生成装置100は、複数の文書データD1、D2、D3、...を参照して、これらの文書データから見出しを抽出する。そして、テンプレート生成装置100は、抽出した見出し毎に出現頻度の統計をとり、その中から出現頻度の高い見出しを選択してテンプレートTPを生成する。
B.テンプレート生成装置の概略構成:
図2は、テンプレート生成装置100の概略構成を示す説明図である。テンプレート生成装置100は、いわゆるパーソナルコンピュータであり、CPU110やRAM120、BIOS(Basic Input/Output System)が格納されたROM130、NIC(ネットワークインタフェースコントローラ)140、HDD(ハードディスクドライブ)150等を備えている。その他、テンプレート生成装置100は、キーボード161やマウス162を接続するための入力インタフェース160や、CRT171に対してテキストやグラフィックの描画制御を行うCRTC170なども備えている。これらの各要素は、所定のバスによって相互に接続されている。
NIC140は、ネットワークを介してサーバ等と通信を行うための制御を行う。本実施例のテンプレート生成装置100は、NIC140を介して、様々な文書データが蓄積されたファイルサーバFSに接続されている。テンプレート生成装置100は、このファイルサーバFSに保存された文書データを用いてテンプレートの作成を行う。
HDD150には、オペレーティングシステム151がインストールされており、更に、このオペレーティングシステム151上で動作する文書編集プログラム152やテンプレート生成プログラム153がインストールされている。テンプレート生成プログラム153は、文書編集プログラム152によってユーザが新規の文書を作成する際に呼び出されて実行される。テンプレート生成プログラム153が実行されてテンプレートが生成されると、かかるテンプレートが文書編集プログラム152に読み込まれ、ユーザによる編集が可能となる。CPU110は、これらのプログラムをRAM120に展開して実行する。
図の下部には、テンプレート生成プログラム153がCPU110によって実行されることにより実現される各機能部を示した。
文書データ入力部180は、条件設定部181によって設定された条件に該当する文書データをファイルサーバFSから入力する。文書データがHDD150やフレキシブルディスク、CD−ROM等に記録されている場合には、これらの記録媒体から入力してもよい。本実施例で入力する文書データは、マークアップ言語の一種であるXMLで記述された文書データであるものとする。
条件設定部181は、文書データ入力部180によって入力する文書データの条件設定をユーザから受ける機能を有する。ユーザは、例えば、所定のグラフィカルインタフェースを操作することにより条件を設定することができる。設定する条件としては、例えば、文書データの種別や文書作成者、作成された時期などを指定することができる。
見出し抽出部182は、文書データ入力部180によって入力された各文書データから見出しを抽出する。XMLで記述された文書データには、見出しが所定のタグによって表されているため、見出し抽出部182は、かかるタグを検索することによって容易に見出しを抽出することができる。
図3は、XMLで記述された文書データの一例を示す説明図である。図3(a)がXMLで記述されたソースコードであり、図3(b)が、このソースコードによって表される文書の内容である。図3(a)で示すソースコード中、「<」と「>」で囲まれた部分がタグである。例えば、「document」タグには、文書種別(type)、文書名(name)、文書作成者(author)が定義されており、それぞれ、「要求仕様書」、「製品Aの要求仕様書」、「AAA」と記述されている。
図3(a)のソースコード中、「level」パラメータが「1」の「item」タグが、見出しを表すタグである。図中には「level」パラメータが「2」の「item」タグも存在するが、図3(b)に示すように、これは、小見出しに当たるため、本実施例では無視するものとする。図3(a)で示した例では、「item」タグの「name」パラメータに、「概要」、「サポート環境」、「機能的要求」などの見出しの名称が記述されている。見出し抽出部182は、このようなタグを検索することにより文書データから見出しを抽出する。
統計処理部183(図2)は、見出し抽出部182によって抽出された見出しの出現頻度をその出現順序毎にカウントし、統計テーブルSTに記録する。
図4は、統計テーブルSTの一例を示す説明図である。図示するように、統計テーブルSTには、見出しの出現順序毎に、その出現順序で文書データに出現した見出しの名称と、その見出しの出現頻度が記録される。図示した例では、出現順序が1、すなわち、文書の冒頭に登場した見出しで最も多かったのは、「概要」であり、次に頻度の多かった見出しは、「環境」であることがわかる。また、出現順序が2、すなわち、2番目に文書に登場した見出しで最も多かったのも、「概要」であることがわかる。
統計処理部183は、文書データの内容の傾向をテンプレートに反映させるため、文書データの作成日に応じて出現頻度に重み付けを行う。図5は、かかる重み付けを行うために用いる関数を表すグラフである。図示するように、統計処理部183は、文書データの作成日からの経過日数が多くなるにつれ出現頻度として加算するポイントを少なくする。例えば、比較的新しい文書データに出現した見出しには、頻度として10ポイント与えるものとし、古い文書データに出現した見出しには、その作成時期に応じて5ポイントや2ポイントといったポイントを与える。こうすることにより、容易に重み付けを行うことができる。
なお、上述した文書データ入力部180と見出し抽出部182と統計処理部183は、本発明の統計処理部に相当するものである。
見出し選択部184は、テンプレートに含ませるべき見出しを統計テーブルSTから選択する。具体的には、統計テーブルSTを参照して各出現順序毎に出現頻度の最も高い見出しを選択する。ただし、下位の出現順序の見出しを選択する際には、上位の出現順序において既に選択された見出しは選択の対象から外す。こうすることにより、同一内容の見出しが重複して選択されることを避けることができる。例えば、図4で示した統計テーブルSTでは、出現順序2の見出しは、「概要」の頻度が最も高いが、出現順序1の見出しにおいて「概要」が選択されるため、出現順序2では、その次点である「サポート環境」が選択される。そのため、最終的に選択される見出しは、出現順序順に、「概要」、「サポート環境」、「本文」となる。
見出し選択部184が選択する見出しの数は予め定められた数としてもよいし、ユーザが設定するものとしてもよい。また、例えば、文書種別毎に予め定義されていてもよいし、各文書データに出現した見出しの数の平均値などとすることもできる。
テンプレート生成部185は、見出し選択部184によって選択された見出しを配置したXML形式のテンプレートを生成する。具体的には、「item」タグの「level」パラメータに「1」を記述し、更に、「name」パラメータに見出し選択部184によって選択された見出しを記述することによりテンプレートを生成する。なお、テンプレートは、XMLに限らず、テキスト形式で生成されるものとしてもよいし、HTMLなど他のマークアップ言語によって生成されるものとしてもよい。また、ユーザからの指定に応じて形式を変更できるものとしてもよい。
図6は、テンプレート生成部185によって生成されたテンプレートの一例を示す説明図である。図には、見出しとして「概要」、「サポート環境」、「機能的要求」、「非機能的要求」、「関連文書」が配置されたテンプレートを示した。図6(a)がXMLで記述されたテンプレートのソースコードであり、図6(b)が、このソースコードによって表されるテンプレートの内容である。
C.テンプレート生成処理:
図7は、テンプレート生成処理のフローチャートである。この処理は、テンプレート生成装置100のCPU110がテンプレート生成プログラム153に基づき実行する処理である。
まず、CPU110は、入力する文書データの条件設定をユーザから受けると(ステップS10)、設定された条件に該当する文書データをファイルサーバFSから入力する(ステップS11)。文書データの入力先は、ユーザによって指定された任意のパスや他の記録媒体に変更できるものとしてもよい。
上記ステップS10において、例えば、入力する文書データの種別としてユーザから「設計仕様書」が指定された場合には、CPU110は、文書データのソースコードから「document」タグを検索して、その「type」パラメータに「設計仕様書」と記述されている文書データを入力する。入力する文書データの作成者が指定された場合には、「document」タグの「author」パラメータに、指定された作成者の名前が記述されている文書データを入力する。入力する文書データの作成期間が指定された場合には、文書データのタイプスタンプを参照して、指定された期間に作成された文書データを入力する。
次に、CPU110は、入力した各文書データから見出しを抽出し(ステップS12)、その出現頻度を統計テーブルSTに記録することにより統計処理を行う(ステップS13)。
次に、CPU110は、統計テーブルSTを参照して各出現順序毎にテンプレートに含ませるべき見出しを選択する(ステップS14)。
最後に、CPU110は、選択した見出しをその出現順序順に配置してテンプレートを生成する(ステップS15)。
このテンプレート生成処理は、ユーザが文書編集プログラム152によって新規の文書を生成する際に、その前処理として実行される。このようなタイミングでテンプレートを生成すれば、常に最新のテンプレートをユーザに提供することができる。
以上で説明した実施例によれば、テンプレート生成装置100は、複数の文書データから見出しを抽出して、その頻度に応じてテンプレートに含ませるべき見出しを選択する。そのため、過去に作成された文書データの内容の傾向が反映された利便性の高いテンプレートを生成することができる。また、上記実施例によれば、テンプレートの作成元となる文書データを種々の条件によって指定することができるため、ユーザの嗜好に応じたテンプレートを柔軟に生成することが可能となる。
D.変形例:
(1)上記テンプレート生成処理は、ユーザが新規の文書を作成する際の前処理として実行するものとした。しかし、このテンプレート生成処理は、ユーザからのテンプレート生成指示に応じて実行するものとしてもよい。また、ユーザからの指示とは無関係にテンプレート生成装置100が定期的に実行するものとしてもよい。このような場合には、上記ステップS10における条件設定を、ユーザではなくテンプレート生成装置100が順次変更して設定していくことが好ましい。こうすることで、様々な種類のテンプレートを予め作成して蓄積しておくことができる。
(2)上記実施例では、文書データはXMLで記述されているものとしたが、XMLに限らず、HTMLやSGML等の他のマークアップ言語によって記述されるものとしてもよい。例えば、HTMLで記述された文書データであれば、「<H1>」や「<H2>」といったタグで囲まれた部分が見出しを表すため、テンプレート生成装置100は、このようなタグを検索することにより見出しを抽出することができる。もちろん、文書データは、マークアップ言語に限らず、その他の種々のフォーマットで記述されていてもよい。
(3)図8は統計テーブルSTの他の態様を示す説明図である。図4の統計テーブルSTでは、出現順序毎にどのような見出しが出現したかを記録していくものとしたが、図8で示した統計テーブルSTでは、文書データから抽出した見出しが、どの出現順序で出現したかを記録する。かかる統計テーブルSTに基づきテンプレートを生成する場合には、例えば、見出し「概要」は、出現順序1で記載された頻度が最も高いため、テンプレートの冒頭に配置され、見出し「環境」は、出現順序2で記載された頻度が最も高いため、2番目の見出しとしてテンプレートに配置される。なお、このような統計テーブルSTを用いる場合には、出現順序に替えて、見出しの記載された場所を記録してもよい。記載場所は、例えば、行や列によって記録するものとしてもよいし、座標などによって記録してもよい。
(4)上記ファイルサーバFSは、格納した文書データを自動的にXMLデータに変換する機能を有していてもよい。こうすることにより、テンプレート生成装置100は、任意のフォーマットの文書データからテンプレートを生成することが可能となる。また、ファイルサーバFSは、格納された文書データ毎に、見出しや、文書種別、文書作成者などといった情報を抽出し、所定のデータベースに記録する機能を有していてもよい。テンプレート生成装置100はこのようなデータベースを参照して統計処理を行えば、文書データから直接見出し等の情報を抽出する必要がないため、処理負担の軽減を図ることができる。
(5)上記実施例では、文書データから見出しを抽出してテンプレートに配置するものとしたが、抽出する項目は見出しに限られない。例えば、文書のタイトルやイラスト、用語、単語、定型文などといった記載事項を抽出して、これらを配置したテンプレートを作成するものとしてもよい。
以上、本発明の実施例と種々の変形例について説明したが、本発明はこれらに限定されず、その趣旨を逸脱しない範囲で種々の構成を採ることができることはいうまでもない。例えば、ソフトウェア的に実現した機能は、ハードウェアによって実現するものとしてもよい。
実施例におけるテンプレートの生成方法の概念を示す説明図である。 テンプレート生成装置100の概略構成を示す説明図である。 XMLで記述された文書データの一例を示す説明図である。 統計テーブルSTの一例を示す説明図である。 重み付けを行うために用いる関数を表すグラフである。 生成されたテンプレートの一例を示す説明図である。 テンプレート生成処理のフローチャートである。 統計テーブルSTの変形例を示す説明図である。
符号の説明
100...テンプレート生成装置
110...CPU
120...RAM
130...ROM
140...ネットワークインタフェースコントローラ
150...ハードディスクドライブ
151...オペレーティングシステム
152...文書編集プログラム
153...テンプレート生成プログラム
160...入力インタフェース
161...キーボード
162...マウス
170...CRTC
171...CRT
180...文書データ入力部
181...条件設定部
182...見出し抽出部
183...統計処理部
184...見出し選択部
185...テンプレート生成部
FS...ファイルサーバ
ST...統計テーブル

Claims (13)

  1. 文書のテンプレートを生成するテンプレート生成装置であって、
    複数の文書データを参照し、該各文書データ中に記載された所定の記載事項の統計をとる統計処理部と、
    テンプレートに含ませるべき記載事項を前記統計に基づいて選択する選択部と、
    前記選択された記載事項を含むテンプレートを生成するテンプレート生成部と、
    を備えるテンプレート生成装置。
  2. 請求項1に記載のテンプレート生成装置であって、
    前記統計処理部は、更に、前記各記載事項の記載場所の統計をとり、
    前記テンプレート生成部は、前記選択された記載事項を、該記載事項の記載場所の統計に基づき配置することにより前記テンプレートを生成する、
    テンプレート生成装置。
  3. 請求項1に記載のテンプレート生成装置であって、
    前記統計処理部は、前記各文書データから所定の記載事項を抽出して各記載事項毎にその出現頻度の統計をとる、テンプレート生成装置。
  4. 請求項3に記載のテンプレート生成装置であって、
    前記統計処理部は、前記文書データの作成時期に応じて前記記載事項の出現頻度に重み付けを行う、
    テンプレート生成装置。
  5. 請求項1に記載のテンプレート生成装置であって、
    前記統計処理部は、所定の条件に基づいて参照する文書データを選択する、
    テンプレート生成装置。
  6. 請求項5に記載のテンプレート生成装置であって、
    前記所定の条件とは、予め指定された文書種別に該当すること、予め指定された文書作成者によって作成されていること、予め指定された期間に作成されていること、のうち、少なくとも1つの条件である、
    テンプレート生成装置。
  7. 請求項1に記載のテンプレート生成装置であって、
    前記所定の記載事項は、見出しである、テンプレート生成装置。
  8. 請求項7に記載のテンプレート生成装置であって、
    前記統計処理部は、前記見出しの出現順序毎に、各見出しの出現頻度の統計をとり、
    前記選択部は、前記出現順序毎に前記頻度に応じて前記テンプレートに配置すべき見出しを選択し、
    前記テンプレート生成部は、前記出現順序毎に選択された見出しを該出現順序で配置することにより前記テンプレートを生成する、
    テンプレート生成装置。
  9. 請求項8に記載のテンプレート生成装置であって、
    前記選択部は、上位の出現順序で選択した見出しを除いて、下位の出現順序における見出しの選択を行う、
    テンプレート生成装置。
  10. 請求項1ないし9のいずれかに記載のテンプレート生成装置であって、
    前記統計処理部は、マークアップ言語によって記述された文書データを参照する、
    テンプレート生成装置。
  11. コンピュータが文書のテンプレートを生成するテンプレート生成方法であって、
    複数の文書データを参照し、該各文書データ中に記載された所定の記載事項の統計をとる工程と、
    テンプレートに含ませるべき記載事項を前記統計に基づいて選択する工程と、
    前記選択された記載事項を含むテンプレートを生成する工程と、
    を備えるテンプレート生成方法。
  12. 文書のテンプレートを生成するためのコンピュータプログラムであって、
    複数の文書データを参照し、該各文書データ中に記載された所定の記載事項の統計をとる機能と、
    テンプレートに含ませるべき記載事項を前記統計に基づいて選択する機能と、
    前記選択された記載事項を含むテンプレートを生成する機能と、
    をコンピュータに実現させるためのコンピュータプログラム。
  13. 請求項12に記載のコンピュータプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
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