JP2005165690A - 文書作成装置、文書作成方法、および文書作成プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】文書を「書く」以前の、「考える」作業の局面でユーザを支援すること。
【解決手段】定型文書を作成するためのテンプレートに、当該テンプレートで作成すべき文書に関する情報（その用途や作成にあたって必要な事項など）と、当該文書に相応しい様々な記入文例の情報とを対応づけておく。この文書情報と文例情報とは、テンプレートの本文を表示する文書ウィンドウ４０２とは別に開くナレッジウィンドウ４０３に表示される。そして、本文中の適切な位置にカーソルを順次移動して、ナレッジウィンドウ４０３内の適切な文例を選択・挿入するだけで、容易に文書の骨格を組み立ててゆくことができる。あるテンプレートで作成される文書に特徴的な文例を、当該テンプレートから直接検索できるので、必要な局面で必要な文例を見つけ出せる可能性が非常に高く、文章を一から考え出す必要がなくなる。
【選択図】 図４

Description

この発明は、テンプレートを利用して定型文書を作成する文書作成装置、文書作成方法、および文書作成プログラムに関する。

従来のワープロソフトには、ユーザがビジネスレターなどの定型文書を簡単に作成できるよう、「テンプレート」と呼ばれる文書のひな型が用意されている。この「テンプレート」には時候の挨拶などの定型文がすでに入力されているほか、たとえば章のタイトルは１２ポイントでインデントなし、節のタイトルは１０ポイントで４カラム分インデントというように、文書を構成する個々の要素に相応しい書式が設定されている。そしてユーザは必要事項を入力して、このテンプレートを補完するだけで、見た目に美しい文書を簡単に作成することができる。

しかしながらこのテンプレートは、主として文書作成における「書く」作業においてユーザを支援することを目的とし、それ以前の「考える」作業の段階でユーザを支援するものではなかった。そのため、たとえば特許出願明細書のテンプレートがあったとしても、そこに入力する文章そのものは原則としてユーザが一から考え出さなければならなかった。

なお、従来もたとえば仮名漢字変換ソフトなどに付属する文例辞書を参照して、作成中の文書に定型文を入力することはできたが、こうした辞書は一般的な挨拶文などにつき編纂されるにとどまり、ごく少数のユーザが使用するかもしれない特殊な文例集はあまり作成されなかった。あるいは作成されたとしても、辞書の個数や容量が増大する結果、必要な文例が不必要な文例の中に埋もれてしまい、必ずしも有効に利用されないケースが多かった。

この発明は、上述した従来技術による問題点を解消するため、文書を「書く」以前の、「考える」作業の局面でユーザを支援することが可能な文書作成装置、文書作成方法、および文書作成プログラムを提供することを目的とする。

上述した課題を解決し、目的を達成するため、請求項１の発明にかかる文書作成装置は、特定の電子文書に記入するのに相応しい文例に関する情報を当該電子文書を作成するためのテンプレートファイルから読み出す文例情報読み出し手段と、前記文例情報読み出し手段により読み出された情報にもとづいて前記電子文書に記入するのに相応しい文例を表示画面に一覧表示する文例情報表示手段と、前記文例情報表示手段により一覧表示された前記文例のうちユーザが指定したものを前記テンプレートファイル内のユーザが指定した位置に挿入する文例情報挿入手段と、を備えることを特徴とする。

この請求項１の発明によれば、テンプレートごとに対応づけられた記入文例の中から必要なものを指定・挿入するだけで、作成しようとする文書に相応しい文章を組み立ててゆくことができる。

また、請求項２の発明にかかる文書作成装置は、請求項１に記載の発明において、さらに、前記文例情報読み出し手段により読み出される前記文例に関する情報を編集する文例情報編集手段を備えることを特徴とする。

この請求項２の発明によれば、テンプレートごとにあらかじめ対応づけられた記入文例を、必要に応じて自由に修正することができる。

また、請求項３の発明にかかる文書作成装置は、請求項１または請求項２に記載の発明において、さらに、前記電子文書の用途や作成にあたって必要な事項などに関する情報を前記テンプレートファイルから読み出す文書情報読み出し手段と、前記文書情報読み出し手段により読み出された文書情報を表示画面に表示する文書情報表示手段と、を備えることを特徴とする。

この請求項３の発明によれば、テンプレートにより文書を定型的に作成できるだけでなく、文書作成に至るまでの作業などを効率的に進めてゆくことができる。

また、請求項４の発明にかかる文書作成方法は、特定の電子文書に記入するのに相応しい文例に関する情報を当該電子文書を作成するためのテンプレートファイルから読み出す文例情報読み出し工程と、前記文例情報読み出し工程で読み出された情報にもとづいて前記電子文書に記入するのに相応しい文例を表示画面に一覧表示する文例情報表示工程と、前記文例情報表示工程で一覧表示された前記文例のうちユーザが指定したものを前記テンプレートファイル内のユーザが指定した位置に挿入する文例情報挿入工程と、を含むことを特徴とする。

この請求項４の発明によれば、テンプレートごとに対応づけられた記入文例の中から必要なものを指定・挿入するだけで、作成しようとする文書に相応しい文章を組み立ててゆくことができる。

また、請求項５の発明にかかる文書作成方法は、請求項４に記載の発明において、さらに、前記文例情報読み出し工程で読み出される前記文例に関する情報を編集する文例情報編集工程を含むことを特徴とする。

この請求項５の発明によれば、テンプレートごとにあらかじめ対応づけられた記入文例を、必要に応じて自由に修正することができる。

また、請求項６の発明にかかる文書作成方法は、請求項４または請求項５に記載の発明において、さらに、前記電子文書の用途や作成にあたって必要な事項などに関する情報を前記テンプレートファイルから読み出す文書情報読み出し工程と、前記文書情報読み出し工程で読み出された文書情報を表示画面に表示する文書情報表示工程と、を含むことを特徴とする。

この請求項６の発明によれば、テンプレートにより文書を定型的に作成できるだけでなく、文書作成に至るまでの作業などを効率的に進めてゆくことができる。

また、請求項７の発明にかかる文書作成プログラムによれば、請求項４〜請求項６のいずれか一つに記載された方法をコンピュータに実行させることができる。

本発明にかかる文書作成装置、文書作成方法、および文書作成プログラムによれば、文書を「書く」以前の、「考える」作業の局面でユーザを支援することができるという効果を奏する。

以下に添付図面を参照して、この発明にかかる文書作成装置、文書作成方法、および文書作成プログラムの好適な実施の形態を詳細に説明する。

図１は、この発明の実施の形態にかかる文書作成装置のハードウエア構成の一例を示す説明図である。図中、１０１は装置全体を制御するＣＰＵを、１０２は基本入出力プログラムなどを記憶したＲＯＭを、１０３はＣＰＵ１０１のワークエリアとして使用されるＲＡＭを、それぞれ示している。

また、１０４はＣＰＵ１０１の制御にしたがってＨＤ（ハードディスク）１０５に対するデータのリード／ライトを制御するＨＤＤ（ハードディスクドライブ）を、１０５はＨＤＤ１０４の制御にしたがって書き込まれたデータを記憶するＨＤを、それぞれ示している。

また、１０６はＣＰＵ１０１の制御にしたがってＦＤ（フレキシブルディスク）１０７に対するデータのリード／ライトを制御するＦＤＤ（フレキシブルディスクドライブ）を、１０７はＦＤＤ１０６の制御にしたがって書き込まれたデータを記憶する着脱自在のＦＤを、それぞれ示している。

また、１０８はＣＰＵ１０１の制御にしたがってＣＤ−ＲＷやＣＤ−Ｒ、あるいはＣＤ−ＲＯＭ１０９に対するデータのリード／ライトを制御するＣＤ−ＲＷドライブを、１０９はＣＤ−ＲＷドライブ１０８の制御にしたがって読み出されるデータを記憶する着脱自在のＣＤ−ＲＯＭを、それぞれ示している。

また、１１０はカーソル、メニュー、ウィンドウ、あるいは文字や画像などの各種データを表示するディスプレイを、１１１は文字、数値、各種指示などの入力のための複数のキーを備えたキーボードを、１１２は各種指示の選択や実行、処理対象の選択、マウスポインタの移動などをおこなうマウスを、それぞれ示している。

また、１１３は通信ケーブル１１４を介してＬＡＮやＷＡＮなどのネットワークに接続され、当該ネットワークとＣＰＵ１０１とのインターフェースとして機能するネットワークＩ／Ｆを、１００は上記各部を接続するためのバスを、それぞれ示している。

次に、図２はこの発明の実施の形態にかかる文書作成装置の構成を機能的に示す説明図である。

図中、２００は文書記憶部であり、後述する文書ウィンドウ表示部２０２による表示および後述する文書編集部２０４による編集の対象となる文書（後述する「シンキングテンプレート」を含む）を保持する機能部である。文書記憶部２００は具体的にはＲＡＭ１０３により実現され、ＨＤ１０５やＣＤ−ＲＯＭ１０９などから読み出された文書を、表示・編集の間だけ一時的に保持している。なおこれらの文書には、当該文書を文書作成装置で読み込んだときにどのモードで表示すべきかを示す、表示モード情報が付加されているものとする。この表示モードには大別して、「通常編集」「アウトラインスタイル」「マルチビュー」の３種類がある。

２０１は操作パネル表示部、２０２は文書ウィンドウ表示部、２０３はナレッジウィンドウ表示部であり、それぞれ図３に模式的・概略的に示す画面を表示するための機能部である。図中、メニューバー３００およびシンキングバー３０１は操作パネル表示部２０１により、文書ウィンドウ３０２は文書ウィンドウ表示部２０２（表示モードにより後述する文書イメージ表示部２０２ａ・文書構造表示部２０２ｂ・文書ビュー表示部２０２ｃのいずれか）により、ナレッジウィンドウ３０３はナレッジウィンドウ表示部２０３により、それぞれ表示される。

ここでメニューバー３００は、文書作成装置で実行可能な各種のコマンドをプルダウンメニューの形式で配置した操作パネルである。シンキングバー３０１は文書の表示モードを切り替えるとともに、各モード下における作業用のボタンなどを提供する操作パネルである。文書ウィンドウ３０２は文書記憶部２００内の指定された文書の内容を表示するウィンドウである。またナレッジウィンドウ３０３は、文書ウィンドウ３０２内で進行中の作業や後続の作業を支援するための、各種ガイドやコマンドなどを表示するウィンドウである。

そして、現在アクティブな文書の表示モードが「通常編集」「アウトラインスタイル」「マルチビュー」のいずれであるかにより、同一文書であっても、シンキングバー３０１、文書ウィンドウ３０２およびナレッジウィンドウ３０３の表示内容は下記のように変化する。

（１）「通常編集」モード
図４は、現在アクティブな文書に「通常編集」モードが設定されている場合の文書作成装置の画面例を示す説明図である。操作パネル表示部２０１により表示されるシンキングバー４０１には、モード切り替えのための３つのタブ（うち「通常編集」が選択状態）のみが表示される。また、ナレッジウィンドウ表示部２０３により表示されるナレッジウィンドウ４０３には、機能ガイドや操作ヘルプなどからなる「ナレッジ」のほか、「文書校正」など「通常編集」モード下でよく使われる機能を集めた複数のタブシートが表示される。

そして文書ウィンドウ４０２には、文書ウィンドウ表示部２０２内の文書イメージ表示部２０２ａにより、上記文書の内容が表示される。この「通常編集」モードは、主に文書の「見た目」の表示を目的とするモードであり、用紙上への印刷イメージを忠実に再現する「印刷イメージ」、書式などを簡略表示して全体の見通しを良くした「ドラフト編集」、あるいは両者の中間の「イメージ編集」など、さらに複数の下位モードを有している。もっとも、この「通常編集」モード下における文書の表示例は、いずれも従来の文書作成装置における文書の表示例と同一であるので、ここではこれ以上の説明を省略する。

（２）「アウトラインスタイル」モード
図５は、現在アクティブな文書に「アウトラインスタイル」モードが設定されている場合の文書作成装置の画面例を示す説明図である。操作パネル表示部２０１により表示されるシンキングバー５０１には、モード切り替えのための３つのタブ（うち「アウトラインスタイル」が選択状態）のほか、「アウトラインスタイル」モード下でよく使われる機能に対応する各種ボタンが表示される。

また文書ウィンドウ５０２には、文書ウィンドウ表示部２０２内の文書構造表示部２０２ｂにより、上記文書の内容が表示される。この「アウトラインスタイル」モードは文書の見た目よりも、文書の有する意味的・論理的な階層構造の表示を重視したモードであり、文書内の各段落（二つの改行間の文字列）はあらかじめ設定されたランクの高低に応じて、段階的に字下げして表示される。

たとえば図中、文書ウィンドウ５０２内のライン５０２ａの位置から開始する段落（「コンセプト」や「ポイント」など）は、ランク１が設定されている段落である。また、ライン５０２ｂの位置から開始する段落（「１．考える道具として新しい進化を目指す」「２．かな漢字変換プログラムとの連携」など）はランク２、ライン５０２ｃの位置から開始する段落（「「考える道具」」など）はランク３が、それぞれ設定されている段落である。なお、ランクの設定されていない段落は一律に、ライン５０２ｄ以降に配置される。このように画面左から右へ向かって、ランクの高いものから低いものへとツリー状に段落が表示されるので、段落間の上下関係を直感的に把握することができる。

なお、「アウトラインスタイル」は原則として文書の構造の表示を目的とするモードであるが、本実施例では構造のほか、文書の見た目もある程度あわせて確認できるようにしている。すなわち「アウトラインスタイル」モードには、文書に設定された一切の書式を無視する「表示しない」、書式のうち一部のみ（具体的にはフォントの種類とサイズのみ）を表示する「一部表示」、書式をすべて表示する「すべて表示」の３つの下位モードがある。図５の画面例はこのうち「アウトラインスタイル−表示しない」のときのものであり、文書の構造のみを表示する、「アウトラインスタイル」の原型を示すものである。

なお、「アウトラインスタイル」モード下でナレッジウィンドウ表示部２０３により表示されるナレッジウィンドウ５０３（図５）は、「通常編集」モード下で同機能部により表示されるナレッジウィンドウ４０３（図４）とは若干異なっている。すなわち「図で表現」がない代わりに、「スタイル」「文字抽出」の２つのタブシートが追加されている。このうち「スタイル」タブシート（図５で選択状態）は、文書ウィンドウ５０２内の文書の書式設定や書式の表示設定にかかる機能を集めたものであり、このシートでたとえば上述の「表示しない」「一部表示」「すべて表示」を切り替えたり、カーソル位置の段落に任意の書式（１２ポイントの明朝フォントで太字体、など）を設定したりすることができる。

（３）「マルチビュー」モード
図６は、現在アクティブな文書に「マルチビュー」モードが設定されている場合の文書作成装置の画面例を示す説明図である。操作パネル表示部２０１により表示されるシンキングバー６０１には、モード切り替えのための３つのタブ（うち「マルチビュー」が選択状態）のほか、「マルチビュー」モード下でよく使われる機能に対応する各種ボタンが表示される。

また文書ウィンドウ６０２には、文書ウィンドウ表示部２０２内の文書ビュー表示部２０２ｃにより、上記文書の内容が表示される。この「マルチビュー」モードは、文書を様々な切り口（ビュー）から表示することを目的としたモードであり、文書内の段落のうちあらかじめ選択されたものだけが表示される。

すなわち「マルチビュー」モードでは段落ごとに「Ａ」「Ｂ」「Ｃ」のいずれかを設定でき、たとえば図中、それらすべてが設定されている冒頭の段落「製品概要」の場合、バー６０２ａ・６０２ｂ・６０２ｃの対応する部分がそれぞれ網掛け表示になっている。逆にたとえばバー６０２ｂのみが網掛け表示になっている「コンセプト」段落には、上記「Ａ」〜「Ｃ」のうち「Ｂ」のみが設定されている。

なお、任意の段落にたとえば「Ａ」を設定するには、当該段落にカーソルが位置した状態でシンキングバー６０１のボタン６０１ａをクリックする。逆に任意の段落について「Ａ」の設定を解除したいときは、当該段落にカーソルが位置した状態でボタン６０１ｂをクリックする。また、ある段落に「Ａ」が設定されていれば解除し、「Ａ」が設定されていなければ設定するというように、設定のＯＮ／ＯＦＦを反転させたいときは、当該段落にカーソルが位置した状態でシンキングバー６０１内のボタン６０１ｃか、あるいはナレッジウィンドウ６０３内のボタン６０３ａをクリックする。

「Ｂ」や「Ｃ」についても同様であり、いずれの場合も上記操作を検知した操作パネル表示部２０１あるいはナレッジウィンドウ表示部２０３から、文書編集部２０４へビュー設定の変更指示が出力され、これを受けた文書編集部２０４が、文書記憶部２００内の文書につき上記段落のビュー設定を変更する。

そして「マルチビュー」モードでは、文書中の「Ａ」の設定された段落のみを表示（以下では「Ａ表示」という）、「Ｂ」の設定された段落のみを表示（同「Ｂ表示」）、「Ｃ」の設定された段落のみを表示（同「Ｃ表示」）、あるいはすべての段落を表示（同「全表示」）の、４種類の組み合わせパターンの中から任意のものを選択できる（デフォルトは「全表示」）。シンキングバー６０１内のボタン６０１ｄ〜６０１ｇは、それぞれ上記各ビューを指示するためのボタンである。あるいはナレッジウィンドウ６０３内のリスト６０３ｂで、対応するビューを選択してもよい。

たとえば図７は、図６で「全表示」中の文書について「Ａ表示」が指示されたときの画面例である。図６のバー６０２ａで網掛け表示になっている、「製品概要」「１．考える道具として新しい進化を目指す」「２．かな漢字変換プログラムとの連携」のみが文書ウィンドウ７０２に選択的に表示されている。「Ｂ表示」や「Ｃ表示」についても同様であり、いずれの場合も操作パネル表示部２０１あるいはナレッジウィンドウ表示部２０３から、文書ビュー表示部２０２ｃへビューの切り替え指示が出力され、これを受けた文書ビュー表示部２０２ｃが、指示されたビューに対応する段落のみを抽出して文書ウィンドウ７０２内の再表示を行う。

また「マルチビュー」モードでは、ビューにより絞り込まれた段落のみからなる、新たな文書を作成することができる。図７の画面でシンキングバー７０１内のボタン７０１ａか、あるいはナレッジウィンドウ７０３内のボタン７０３ａをクリックすると、操作パネル表示部２０１あるいはナレッジウィンドウ表示部２０３から、文書生成部２０５へ新規文書の作成指示が出力され、これを受けた文書生成部２０５が、文書ビュー表示部２０２ｃにより表示中の段落（図７中の段落）のみからなる別文書を文書記憶部２００に出力する。

図２の説明に戻り、次にシンキングテンプレート記憶部２０６は、以下で説明する「シンキングテンプレート」を保持する機能部である。シンキングテンプレート記憶部２０６は、具体的にはＣＤ−ＲＯＭ１０９により実現されるが、ＨＤ１０５で実現するようにしてもよい。後者のようにハードディスク運用とする場合は、「シンキングテンプレート」の記録されたＣＤ−ＲＯＭ１０９から、添付のインストーラを使用してＨＤ１０５に各テンプレートをコピーし、コピー先のフォルダのパスなどをレジストリに設定することになる。このインストール作業により、すでにインストールされている文書作成プログラムのメニューから、ＨＤ１０５上の「シンキングテンプレート」を読み出すことが可能になる。

「シンキングテンプレート」とは、従来からあったビジネスレターなどのテンプレートのように、見た目に美しい文書が簡単に作れるようユーザを支援するというよりは、何をどう書くかといった文書内容の構想、言い換えれば、文書作成における「書く」よりは「考える」作業の局面で、ユーザを支援することを重視したテンプレートである。この「シンキングテンプレート」は、具体的にはそのテンプレートで作成すべき文書に関する情報（以下では「文書情報」と言う）、および／または、当該文書に相応しい様々な記入文例の情報（同「文例情報」）とを保持する文書である。

また、シンキングテンプレート検索部２０７は、シンキングテンプレート記憶部２０６の中から、ユーザが指定したシンキングテンプレートを読み出して文書記憶部２００に出力するとともに、当該文書の表示を文書ウィンドウ表示部２０２に指示する機能部である。なお、文書ウィンドウ表示部２０２は「シンキングテンプレート」にあらかじめ設定されている表示モードに応じて、当該文書を文書イメージ表示部２０２ａ、文書構造表示部２０２ｂあるいは文書ビュー表示部２０２ｃのいずれかにより表示する。

図８は、「シンキングテンプレート」を利用した文書作成処理の手順を示すフローチャートである。「シンキングテンプレート」を利用するには、上述した「通常編集」モード時のナレッジウィンドウ４０３（図４参照）、あるいは「アウトラインスタイル」モード時のナレッジウィンドウ５０３（図５参照）で、「シンキングテンプレート」タブを選択する。図９は、ナレッジウィンドウ４０３／５０３内の「シンキングテンプレート」タブの一例を示す説明図である。

そして、ユーザが図中のボタン９０３ａを押下する、すなわち「シンキングテンプレート」の表示を指示すると（ステップＳ８０１：Ｙｅｓ）、ナレッジウィンドウ表示部２０３からシンキングテンプレート検索部２０７へテンプレートの一覧表示指示が出力され、これを受けたシンキングテンプレート検索部２０７が、シンキングテンプレート記憶部２０６を検索して、そこに保持されたテンプレートの名前の一覧を表示する（ステップＳ８０２）。

そして、ユーザが一覧中からいずれかのテンプレートを選択すると（ステップＳ８０３：Ｙｅｓ）、ナレッジウィンドウ表示部２０３からの指示を受けたシンキングテンプレート検索部２０７が、上記テンプレートをシンキングテンプレート記憶部２０６から文書記憶部２００へ読み出す。次に文書ウィンドウ表示部２０２およびナレッジウィンドウ表示部２０３が、文書ウィンドウ４０２／５０２およびナレッジウィンドウ４０３／５０３内に上記テンプレートの内容を表示する（ステップＳ８０４）。

図１０は「シンキングテンプレート」の表示例（「通常編集」モードの場合）を示す説明図である。図示するように「シンキングテンプレート」は、所定の形式を有する文書のひな型である点は従来のテンプレートと同様であるが、ナレッジウィンドウ１００３内に上述の文書情報および文例情報が示されることで、文書の整形だけでなく、整形される内容の発想の時点からユーザを支援できる点が異なっている。文書作成の支援というよりは、それ以前の「考える」段階からユーザを支援することができると言ってもよい。

すなわちナレッジウィンドウ１００３内のエリア１００３ａには、当該テンプレートで作成すべき文書の説明、たとえば当該文書の用途や作成にあたって必要な事項、作成手順や留意事項などが表示される。これにより、ユーザは文書をどう整形すべきかだけでなく、文書内容として何を盛り込むべきか、文書を作成する前に調査・決定しておくべきことなども知ることができる。

また、ナレッジウィンドウ１００３内のエリア１００３ｂには、当該テンプレートで作成される文書に典型的に使用される言い回しなどが、文書中での使用箇所などによって分類され、フォルダツリー状に表示される。なお、この分類は固定的である必要はなく、たとえば使用箇所の代わりに意味内容からなど、任意の切り口から文例を分類して表示できるようにしてもよい。また、既存の文書における使用頻度にもとづいて各文例のランキングを行い、使用頻度の高いものほど上位に表示することも可能である。

このように、テンプレートごとに特徴的な記入文例が対応づけてある、言い換えれば、あるテンプレートで作成される文書に特徴的な文例を、当該テンプレートから直接検索できるので、ユーザが必要な局面で必要な文例を見つけ出せる可能性が非常に高くなる。そしてユーザはこれらの文例を活用することで、従来必要であった、文例辞書検索や入力すべき文章を一から考え出すという作業から解放される。

図８のフローチャートの説明に戻り、次に、ユーザが図１０のナレッジウィンドウ１００３のエリア１００３ｂでいずれかの文例をクリックすると（ステップＳ８０５：Ｙｅｓ）、ナレッジウィンドウ表示部２０３からの指示を受けた文書編集部２０４が、文書記憶部２００内の対象文書のカーソル位置に上記文例を挿入する（ステップＳ８０６）。したがってユーザは、テンプレートの本文中の適切な位置にカーソルを順次移動して、エリア１００３ｂ内の適切な文例をクリックしてゆくだけで、容易に文書の骨格を組み立ててゆくことができる。

なお、ユーザが文例から選択・挿入した文字列と、直接入力した文字列とは、画面上で表示形態を異ならせて（たとえば表示色を変えるなど）表示するようにしてもよい。また、選択された文例をそのまま挿入するのではなく、たとえば挿入箇所の前後の文体にあわせて「〜です」「〜ます」「〜である」「〜だ」などに語尾を修正するようにしてもよい。

また、ユーザがナレッジウィンドウ１００３のボタン１００３ｃをクリックする、すなわち「シンキングテンプレート」に付加された上述の文書情報や文例情報の更新を指示すると（ステップＳ８０５：Ｎｏ、ステップＳ８０７：Ｙｅｓ）、ナレッジウィンドウ表示部２０３は更新対象が文書情報・文例情報のいずれであるかをユーザに問い合わせ、文書情報である場合は（ステップＳ８０８：Ｙｅｓ）図１１に示すようなダイアログを表示する（ステップＳ８０９）。

図示するダイアログには、現在アクティブな「シンキングテンプレート」の文書情報が表示されており、これに加筆修正するとナレッジウィンドウ表示部２０３からの指示を受けた文書編集部２０４が、文書記憶部２００内の対象文書に付加された文書情報を更新する（ステップＳ８１０）。なお、ここでは現在アクティブな文書の文書情報のみが更新されるようにしたが、当該文書の原型となったテンプレートや、当該のテンプレートから作成されたすべての既存文書について、文書情報を一括更新するようにしてもよい。なお、テンプレート種別に関係なく、すべての文書の文書情報を同様に更新することもできる。

一方、更新対象が文書情報でなく文例情報であった場合（ステップＳ８０８：Ｎｏ）、ナレッジウィンドウ表示部２０３は図１２に示すようなダイアログを表示する（ステップＳ８１１）。図示するダイアログには、現在アクティブな「シンキングテンプレート」の文例情報が表示されており、これに加筆修正するとナレッジウィンドウ表示部２０３からの指示を受けた文書編集部２０４が、文書記憶部２００内の対象文書に付加された文例情報を更新する（ステップＳ８１２）。

なお、文例情報も文書情報と同様、原型となったテンプレートや当該テンプレートから作成されたすべての既存文書について同時に更新するようにしてもよい。また、本文に挿入済みの文例もあわせて更新するようにしてもよい。このときユーザは、挿入済みの文例を更新後の文例で置換するか否かを、挿入箇所ごとに逐次確認するか、あるいは一括置換するかを選択できる。さらに、同一の文例が使用されている他の文書につき併せて置換を行うこともできる。なお、追加される文例によっては文書中での使用箇所が推測できる場合があるので（たとえば時候の挨拶など）、文例更新処理の直後、当該文例が挿入される可能性の最も高い位置へ本文中のカーソルを移動するようにしてもよい。

また、ユーザが上記以外の処理、たとえばナレッジウィンドウ１００３のタブの切り替えなどを指示したときは（ステップＳ８０７：Ｎｏ）、ナレッジウィンドウ表示部２０３は指示された処理を行う（ステップＳ８１３）。

以上説明した実施の形態によれば、ユーザはテンプレートに対応づけられた文書情報から文書作成に至る作業を効率的に進められるとともに、テンプレートごとに精選された記入文例の中から必要なものをピックアップするだけで、容易に目的の文書を作成することができる。

なお、上述した実施の形態ではテンプレート単位で文書情報や文例情報を持たせたが、たとえば文書内の個々の段落や、ユーザが任意に定義した構造単位（文書中でユーザがタグ付けした文字列など）ごとに文書情報や文例情報を持たせるようにし、本文中でのカーソル位置によって表示する情報を切り替えるようにしてもよい。

また、上述した実施の形態では単に文書情報を表示するのみであるが、そこに記載された必要事項が本文に実際に盛り込まれているかどうかを、文書作成終了時などにチェックできるようにしてもよい。もし記入漏れがあった場合は、記入漏れの箇所をまとめて表示して、ユーザに記入を促すようにする。あるいは文書の作成途中でも、上記チェックを随時行って、やり残している作業や書き残している事項は何であるかをユーザが把握できるようにしてもよい。

なお、このチェック項目としては文書の内容だけでなく、たとえば添付文書（あるいはマルチシートにおける他のシート）の有無といった文書の形式に関するものも考えられる。文書情報で文書の添付が指示されている場合はもちろん、過去に同一のテンプレートを用いて作成された他の文書のすべて、あるいはその多くに文書が添付されている場合は、文書情報に特段の指示がなくとも添付文書の有無をチェックするようにしてもよい。

また、上述した実施の形態のテンプレートには、文書に盛り込むべき情報の一例として記入文例（文字列）を持たせたが、このほかたとえば図形などを持たせるようにしてもよい。また、記入文例はあらかじめ用意されており、その追加／修正は図１１のダイアログから行うものとしたが、たとえば使用頻度の高いフレーズは、自動的に文例に追加するようにしてもよい。このとき上記文中の固有名詞や数値は伏せ字に置換するなど、文例として再利用しやすいような加工を行ってもよく、表現は異なっていても意味的に同一の表現（言い換え表現）は、そのうち最も使用頻度の高い表現の下にグルーピングして表示するようにしてもよい。

また、上述した実施の形態では各テンプレートに記入文例をそのまま持たせているが、テンプレート間での文例の共有が可能なように、別途用意してある文例ファイルへのリンクを文例情報として持たせるようにしてもよい。たとえば、特許出願明細書に典型的に使用される言い回しからなる文例ファイルを作成し、このファイルへのリンクを文例情報としてテンプレートに埋め込む。こうすることで、あるテンプレートからユーザが追加／修正した文例を、他のテンプレートにも反映させることができる。

以上説明したように、本発明にかかる文書作成装置、文書作成方法、および文書作成プログラムによれば、文書を「書く」以前の、「考える」作業の局面でユーザを支援することが可能である。

なお、本実施の形態で説明した文書作成法は、予め用意されたプログラムをパーソナル・コンピュータやワークステーション等のコンピュータで実行することにより実現することができる。このプログラムは、ＨＤ、ＦＤ、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−ＲＷ、ＭＯ、ＤＶＤ等のコンピュータで読み取り可能な記録媒体に記録され、コンピュータによって記録媒体から読み出されることによって実行される。またこのプログラムは、インターネット等のネットワークを介して配布することが可能な伝送媒体であってもよい。

以上のように、本発明にかかる文書作成装置、文書作成方法、および文書作成プログラムは、テンプレートを利用した定型文書の作成に有用であり、特に、文中での言い回しなどが特殊で文例辞書検索が困難、あるいは文例辞書作成が現実的でないような場合に適している。

この発明の実施の形態にかかる文書作成装置のハードウエア構成の一例を示す説明図である。 この発明の実施の形態にかかる文書作成装置の構成を機能的に示す説明図である。 この発明の実施の形態にかかる文書作成装置を実現する、ワープロソフト文書作成装置の画面構成を模式的・概略的に示す説明図である。 現在アクティブな文書に「通常編集」モードが設定されている場合の文書作成装置の画面例を示す説明図である。 現在アクティブな文書に「アウトラインスタイル」モードが設定されている場合の文書作成装置の画面例を示す説明図である。 現在アクティブな文書に「マルチビュー」モードが設定されている場合の文書作成装置の画面例を示す説明図である。 図６で「全表示」中の文書について「Ａ表示」が指示されたときの画面例を示す説明図である。 「シンキングテンプレート」を利用した文書作成処理の手順を示すフローチャートである。 ナレッジウィンドウ４０３／５０３内の「シンキングテンプレート」タブの一例を示す説明図である。 「シンキングテンプレート」の表示例（「通常編集」モードの場合）を示す説明図である。 「シンキングテンプレート」に付加された文書情報を更新するためのダイアログの一例を示す説明図である。 「シンキングテンプレート」に付加された文例情報を更新するためのダイアログの一例を示す説明図である。

符号の説明

１００ バス
１０１ ＣＰＵ
１０２ ＲＯＭ
１０３ ＲＡＭ
１０４ ＨＤＤ
１０５ ＨＤ
１０６ ＦＤＤ
１０７ ＦＤ
１０８ ＣＤ−ＲＷドライブ
１０９ ＣＤ−ＲＯＭ
１１０ ディスプレイ
１１１ キーボード
１１２ マウス
１１３ ネットワークＩ／Ｆ
１１４ 通信ケーブル
２００ 文書記憶部
２０１ 操作パネル表示部
２０２ 文書ウィンドウ表示部
２０２ａ 文書イメージ表示部
２０２ｂ 文書構造表示部
２０２ｃ 文書ビュー表示部
２０３ ナレッジウィンドウ表示部
２０４ 文書編集部
２０５ 文書生成部
２０６ シンキングテンプレート記憶部
２０７ シンキングテンプレート検索部

Claims (7)

1. 特定の電子文書に記入するのに相応しい文例に関する情報を、当該電子文書を作成するためのテンプレートファイルから読み出す文例情報読み出し手段と、
   前記文例情報読み出し手段により読み出された情報にもとづいて前記電子文書に記入するのに相応しい文例を表示画面に一覧表示する文例情報表示手段と、
   前記文例情報表示手段により一覧表示された前記文例のうちユーザが指定したものを、前記テンプレートファイル内のユーザが指定した位置に挿入する文例情報挿入手段と、
   を備えることを特徴とする文書作成装置。
2. さらに、前記文例情報読み出し手段により読み出される前記文例に関する情報を編集する文例情報編集手段を備えることを特徴とする前記請求項１に記載の文書作成装置。
3. さらに、前記電子文書の用途や作成にあたって必要な事項などに関する情報を前記テンプレートファイルから読み出す文書情報読み出し手段と、
   前記文書情報読み出し手段により読み出された文書情報を表示画面に表示する文書情報表示手段と、
   を備えることを特徴とする前記請求項１または請求項２に記載の文書作成装置。
4. 特定の電子文書に記入するのに相応しい文例に関する情報を、当該電子文書を作成するためのテンプレートファイルから読み出す文例情報読み出し工程と、
   前記文例情報読み出し工程で読み出された情報にもとづいて前記電子文書に記入するのに相応しい文例を表示画面に一覧表示する文例情報表示工程と、
   前記文例情報表示工程で一覧表示された前記文例のうちユーザが指定したものを、前記テンプレートファイル内のユーザが指定した位置に挿入する文例情報挿入工程と、
   を含むことを特徴とする文書作成方法。
5. さらに、前記文例情報読み出し工程で読み出される前記文例に関する情報を編集する文例情報編集工程を含むことを特徴とする前記請求項４に記載の文書作成方法。
6. さらに、前記電子文書の用途や作成にあたって必要な事項などに関する情報を前記テンプレートファイルから読み出す文書情報読み出し工程と、
   前記文書情報読み出し工程で読み出された文書情報を表示画面に表示する文書情報表示工程と、
   を含むことを特徴とする前記請求項４または請求項５に記載の文書作成方法。
7. 前記請求項４〜請求項６のいずれか一つに記載された方法をコンピュータに実行させる文書作成プログラム。
   

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