JP2005110143A - 情報処理装置及びその受信確認返信方法、プログラム、当該情報処理装置を含む受信確認返信システム - Google Patents

Abstract

【課題】 人手による受信確認の手間を省くことができる情報処理装置及びその受信自動返信方法、プログラム、当該情報処理装置を含む受信確認返信システムを提供する。
【解決手段】 受信確認返信システム１００は、公衆回線１０４を介して、ＦＡＸ機能を有する複合機１０２やその他不図示のＦＡＸ装置あるいは電話機とデータを送受信するＦＡＸ装置１０１と、返信用データを作成する管理装置１０３と、ネットワーク１０５を介して管理装置１０３と接続し、データを送受信する複合機１０２とを備える。管理装置１０３は、複合機１０２から受信したＦＡＸデータがあったときに、返信用データの作成及びその返信データの返信先の設定を行い、この設定された返信先に基づいて複合機１０２を介してＦＡＸ装置１０１に返信用データを送信する。
【選択図】 図１

Description

本発明は、情報処理装置及びその受信自動返信方法、プログラム、当該情報処理装置を含む受信確認返信システムに関し、特に、情報処理装置、印刷装置、及びＦＡＸがネットワークを介して相互に接続されて構成される場合における情報処理装置及びその受信自動返信方法、プログラム、当該情報処理装置を含む受信確認返信システムに関する。

近年、ＦＡＸを受信すると、送信元のＦＡＸ装置に対して自動的に受信確認を返信するＦＡＸ装置が考えられている。

第１の従来技術として、例えば、送信元情報を検出し、検出された送信元情報を記憶し、記憶された送信元情報の中から所望の宛先を指定し、指定された宛先の送信元情報を利用して一般原稿や受信確認メッセージを送信するＦＡＸ装置が開示されている（例えば、特許文献１参照）。

また、第２の従来技術として、一般回線から送られたＦＡＸ信号を画像データに変換し、変換された画像データを文字認識し、文字認識された文字列からユーザ名等を抽出し、抽出されたユーザー名等に基づいてネットワークアドレスを確定し、その確定したネットワークアドレスに上記変換された画像データを送信するＦＡＸ装置が開示されている（例えば、特許文献２参照）。
特開平０５−０１４６７１号公報 特開平１０−２８５３２５号公報

しかしながら、上記第１及び第２の従来技術では、送信元の情報が受信したＦＡＸ信号に基づいて受信確認を返信することが可能であるが、この受信確認を行ったＦＡＸを他のＦＡＸから分別して保存するには、受信した全てのＦＡＸをまず画像出力し、その後人手により分別整理する必要があり、効率が悪かった。

さらに、上記第２の従来技術では、受信したＦＡＸを画像データとして文字認識させるため、受信したＦＡＸに発注内容が記載されている場合、その内容も文字認識させることは可能であるが、発注内容が正しく文字認識されているかの確認や発注作業は人手により行う必要があり、効率が悪く、ひいては発注ミスが生じる場合もあった。

さらに現在では、紙文書ではなく電子データとしてデータを効率よく保存することが望まれているが、従来のＦＡＸ装置では記憶部の容量少ない、或いは複合機としてＦＡＸ機能をもたせているためファイルサーバとしての機能をもたせることができない、ＦＡＸ機能に対して資源を費やすことは他の機能の能力を下げてしまうという課題があるために、効率よくデータを保存しつつ自動で各送信元にあった受信確認データを送ることが難しかった。

本発明の目的は、上記の課題を解決するためになされたものであり、特に、人手による受信確認の手間を省くことができる情報処理装置及びその受信自動返信方法、プログラム、当該情報処理装置を含む受信確認返信システムを提供することを目的とする。

請求項１記載の情報処理装置は、外部機器から受信した外部データの印刷を行う印刷装置とネットワークを介して通信可能な情報処理装置において、前記外部データを前記印刷装置から受信する受信手段と、前記印刷装置から受信した外部データを検知する検知手段と、前記検知手段で前記印刷装置から受信した外部データを検知した場合に返信データを作成する返信データ作成手段と、前記返信データの返信先を設定する返信先設定手段と、前記返信先に基づいて前記印刷装置を介して前記外部データの送信元に前記返信データを送信する送信手段を有することを特徴とする。

請求項２記載の情報処理装置は、請求項１記載の情報処理装置において、前記検知手段は、前記検知した外部データを格納する外部データ格納手段と、当該外部データ格納手段に外部データが格納されたか否かを判別する判別手段とを備えることを特徴とする。

請求項３記載の情報処理装置は、請求項１又は２記載の情報処理装置において、前記受信手段は、送信元情報ファイルと画像情報ファイルのうち一つ以上のファイルを受信することを特徴とする。

請求項４記載の情報処理装置は、請求項１乃至３のいずれか１項記載の情報処理装置において、前記返信先設定手段は、予め設定されている設定情報から返信先情報を取得し設定することを特徴とする。

請求項５記載の情報処理装置は、請求項３記載の情報処理装置において、前記返信先設定手段は、前記印刷装置から受信した送信元情報ファイルから返信先情報を取得することを特徴とする。

請求項６記載の情報処理装置は、請求項３乃至５のいずれか１項記載の情報処理装置において、前記返信データ作成手段は、前記印刷装置から受信した送信元情報ファイルに基づき返信データを作成することを特徴とする。

請求項７記載の情報処理装置は、請求項３乃至５のいずれか１項記載の情報処理装置において、前記返信データ作成手段は、前記印刷装置から受信した画像情報ファイルを文字認識する文字認識手段を備え、前記文字認識の結果に基づいて返信データを作成することを特徴とする。

請求項８記載の情報処理装置は、請求項１乃至７のいずれか１項に記載の情報処理装置において、前記検知された外部データを他の格納場所に格納する他の格納手段を備えることを特徴とする。

請求項９記載の情報処理装置は、請求項８記載の情報処理装置において、前記他の格納手段は、前記検知された外部データを前記他の格納場所に返信先毎に振り分けることを特徴とする。

請求項１０記載の情報処理装置は、請求項１乃至９のいずれか１項に記載の情報処理装置において、前記返信データは、前記外部データの送信元のユーザが前記返信データの文字認識結果を確認したときにチェックする項目が付与された再送依頼データであり、前記外部機器から前記再送依頼データが再送されたときに、前記項目をユーザがチェックしたか否かを検知するチェック検知手段を備えることを特徴とする。

請求項１１記載の情報処理装置は、請求項１０記載の情報処理装置において、前記外部データは、その送信元からの発注内容を示すデータであり、前記チェック検知手段により前記項目をユーザがチェックしたことを検知したときに、前記発注内容を発注することを特徴とする。

請求項１２記載の受信確認返信方法は、外部機器から受信した外部データの印刷を行う印刷装置とネットワークを介して通信可能な情報処理装置の受信確認返信方法において、前記外部データを前記印刷装置から受信する受信ステップと、前記印刷装置から受信した外部データを検知する検知ステップと、前記検知手段で前記印刷装置から受信した外部データを検知した場合に返信データを作成する返信データ作成ステップと、前記返信データの返信先を設定する返信先設定ステップと、前記返信先に基づいて前記印刷装置を介して前記外部データの送信元に前記返信データを送信する送信ステップを有することを特徴とする。

請求項１３記載のプログラムは、外部機器から受信した外部データの印刷を行う印刷装置とネットワークを介して通信可能な情報処理装置の受信確認返信方法をコンピュータに実行させるプログラムにおいて、前記外部データを前記印刷装置から受信する受信モジュールと、前記印刷装置から受信した外部データを検知する検知モジュールと、前記検知手段で前記印刷装置から受信した外部データを検知した場合に返信データを作成する返信データ作成モジュールと、前記返信データの返信先を設定する返信先設定モジュールと、前記返信先に基づいて前記印刷装置を介して前記外部データの送信元に前記返信データを送信する送信モジュールを有することを特徴とする。

請求項１４記載の受信確認返信システムは、外部機器から受信した外部データの印刷を行う印刷装置と情報処理装置とがネットワークを介して通信可能な受信確認返信システムにおいて、前記印刷装置は、前記外部データから送信元情報を取得する送信元情報取得手段と、前記取得した送信元情報に基づき、前記情報処理装置へ前記外部データを送信するか否かを判別する判別手段とを備え、前記情報処理装置は、前記印刷装置から受信した外部データを検知する検知手段と、前記検知手段で前記印刷装置から受信した外部データを検知した場合に返信データを作成する返信データ作成手段と、前記返信データの返信先を設定する返信先設定手段と、前記返信先に基づいて前記印刷装置を介して前記外部データの送信元に前記返信データを送信する送信手段とを備えることを特徴とする。

請求項１記載の情報処理装置、請求項１２記載の受信確認返信方法、及び請求項１３記載のプログラムによれば、印刷装置から受信した外部データを検知した場合に返信データを作成し、その返信データの返信先を設定し、この設定された返信先に基づいて印刷装置を介して外部データの送信元に返信データを送信するので、人手による受信確認の手間を省くことができる。

請求項２記載の情報処理装置によれば、受信した外部データを格納し、外部データが格納されたか否かを判別するので、受信した外部データの有無を確実に検知することができる。

請求項３記載の情報処理装置によれば、送信元情報ファイル及び画像情報ファイルのうち一つ以上のファイルを受信するので、送信元情報と画像情報を別々に管理できる。

請求項４記載の情報処理装置によれば、予め設定されている設定情報から返信先情報を取得し設定するので、送信元とは別の場所に返信情報を送ることができる。

請求項５記載の情報処理装置によれば、印刷装置から受信した送信元情報ファイルから返信先情報を取得するので予め送信先情報を設定しておく必要がなくなるので、人手による設定の手間を省くことが出来る
請求項６記載の情報処理装置によれば、印刷装置から受信した送信元情報ファイルに基づき返信データを作成するので、送信元でどのＦＡＸが受信されたかの確認が容易にできる。

請求項７記載の情報処理装置によれば、印刷装置から受信した画像情報ファイルを文字認識し、その文字認識の結果に基づき返信データを作成するので、ユーザに送付したどの外部データに関する受信確認か確実に通知することができ、また、ユーザはその返信データをみることにより、文字認識された外部データの内容が正しいか否か確認することができる。

請求項８記載の情報処理装置によれば、検知された外部データを他の格納場所に格納するので、印刷装置で外部機器から受信した外部データが受信確認が必要か否かを設定をするだけでそのデータを効率よく保存することができ、人手による外部データの整理をする手間を省くことができる。

請求項９記載の情報処理装置によれば、検知された外部データを他の格納場所に返信先毎に振り分けるので、外部データの管理を容易にすることができる。

請求項１０記載の情報処理装置によれば、返信データには、外部データの送信元のユーザが返信データの文字認識結果を確認したときにチェックする項目が付与された再送依頼データであり、外部機器からこの再送依頼データが再送されたときに、この再送依頼データのチェック項目をユーザがチェックしたか否かを検知するので、ユーザが文字認識結果を確認したことを情報処理装置に通知することができる。

請求項１１記載の情報処理装置によれば、外部データは、その送信元からの発注内容を示すデータであり、この外部データに対する再送依頼データのチェック項目をユーザがチェックしたことを検知したときに、発注内容を発注するので、人手による発注内容の確認の手間を省くことができ、また発注ミスを防止することができる。

請求項１４記載の受信確認返信システムによれば、印刷装置において、外部データから取得した送信元情報に基づき、情報処理装置へこの外部データを送信するか否かを判別し、情報処理装置において、印刷装置から送信された外部データを検知した場合に返信データを作成し、この返信データの返信先を設定し、この設定された返信先に基づいて印刷装置を介して外部データの送信元に返信データを送信するので、人手による受信確認の手間を省くことができ、また、印刷装置が受信した外部データのすべてに返信を行う必要がなくなり効率的な返信作業ができる。

以下、本発明の実施の形態を図面を用いて詳説する。

図１は、本発明の実施の形態に係る受信確認返信システムの構成図である。

図１において、受信確認返信システム１００は、公衆回線１０４を介して、ＦＡＸ機能を有する複合機１０２やその他不図示のＦＡＸ装置あるいは電話機とデータを送受信するＦＡＸ装置１０１と、返信用データを作成する管理装置１０３と、ネットワーク１０５を介して管理装置１０３と接続し、データを送受信する複合機１０２とを備える。

管理装置１０３は、ネットワーク１０５を介して接続する複合機１０２から受信したＦＡＸデータについて返信用データを作成し、この作成された返信用データの返信先を設定する。その後、管理装置１０３は、この設定された返信先に複合機１０２を介してこの返信データを送信し、複合機１０２がＦＡＸデータを受信した送信元（ＦＡＸ装置１０１）に受信確認を行う。

複合機１０２は、受信したＦＡＸデータのうち、受信確認を行うもののみこの管理装置１０３に転送する。管理装置１０３は、上記返信先の設定を行うと、設定された送信先毎に転送されたＦＡＸデータをフォルダに格納する。このとき、送信先毎に返信用データの様式を替えてもよく、また、受信したＦＡＸデータを文字認識処理（以下「ＯＣＲ処理」という。）したテキストデータ、或いは画像として取り込んだＦＡＸデータを送信用データに取り込んでもよい。

尚、図１のネットワーク１０５上に接続される各種端末の構成は一例であり、用途や目的に応じて様々な構成例があることは言うまでもない。

以下、図１の複合機１０２及び管理装置１０３のハードウェア構成を、夫々図２及び図３を用いて説明する。

図２は、図１における複合機１０２のハードウエア構成を示すブロック図である。

図２において、複合機１０２は、ＣＰＵ２０１と、このＣＰＵ２０１が実行することで各種機能及び図５〜図８、図１９で後述する処理を実行するためのプログラムを記憶しているＲＯＭ２０２と、ＣＰＵ２０１による制御動作時に使用されるワーク領域であるＲＡＭ２０３とを有する制御部２０４、ＴＣＰ／ＩＰによりインターネットやＬＡＮを介して、及びＰＳＴＮやＩＮＳ６４等の公衆回線１０４を介して、またＵＳＢや１３９４等のローカルなインターフェースを介してデータの送受信を行うことができる通信部２０５を有している。また複合機１０２は、不図示の原稿台上に裁置される原稿或いは不図示の原稿搬送部で搬送される原稿を、不図示の光源とＣＣＤ等の撮像素子とミラーやレンズで構成される光学系等を用いて読み取る原稿読取部２０６、既知の電子写真方式或いはインクジェット方式等を用いて用紙上に画像を記録（印刷）する印刷部２０７、操作情報や動作状態を表示するための表示部２０８とを有している。

更に、複合機１０２は、ＦＡＸ受信した画像データを格納するＦＡＸ画像格納部２０９ａや、ＦＡＸ装置１０１より受信したＦＡＸデータを指定した管理装置１０３の受信フォルダに転送するための転送プログラム２０９ｂ等を有し、様々なデータやプログラムを記憶しておくために大容量のハードディスク等で構成される記憶部２０９を備えている。また、ＦＡＸ送信の宛先入力、コピースタート指示や印刷部数の指定等の入力を行うためのボタンやスイッチ等を含む入力部２１０を備えている。そしてこれら各機能部を内部的に接続しているシステムバス２１１を有している。このような構成の下で、ＣＰＵ２０１が、ＲＯＭ２０２に格納されている、各種機能及び動作を実現するためのプログラムを読み出して実行することで、各機能部を制御し、本実施の形態に係る各種処理動作や複合機１０２としての各機能を実現している。

図３は、図１における管理装置１０３のハードウエア構成を示すブロック図である。

図３において、管理装置１０３は、システムバス３０２に接続される各デバイスを統括的に制御するＣＰＵ３０１と、ＣＰＵ３０１の制御プログラムであるオペレーティングシステム（以下、ＯＳ）や、後述する機能、動作を実現するために必要なプログラム（アプリケーションプログラムやＦＡＸドライバ等の各種ドライバ等）が記憶されているＲＯＭ３０３と、ＣＰＵ３０１の主メモリ、ワークエリア等として機能するＲＡＭ３０５と、キーボード３０７や不図示のポインティングデバイスからの入力を制御するキーボードコントローラ（ＫＢＣ）３０６と、表示部（液晶或いはＣＲＴ等）３０９への表示を制御するＣＲＴコントローラ（ＣＲＴＣ）３０８と、ブートプログラム、汎用のソフトウェアである販売管理プログラム或いは画像データに対するＯＣＲ処理を含む認識処理やデータの修正等を行うプログラム等の各種のアプリケーション、ユーザファイル、編集ファイル等を記憶するハードディスク（ＨＤ）やフロッピー（登録商標）ディスク（ＦＤ）或いはＰＣＭＣＩＡカードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュ（登録商標）メモリ（登録商標）等の外部メモリへのアクセスを制御する外部メモリコントローラ（ＭＣ）３１０と、ＴＣＰ／ＩＰによりＬＡＮを介して或いはローカルな汎用インターフェースであるＵＳＢや１３９４等のネットワークを介して、外部機器（例えば、前述の複合機１０２）と通信接続するものであり、各種通信制御処理を実行する通信Ｉ／Ｆコントローラ（Ｉ／ＦＣ）３１１とを備える。

尚、ＲＯＭ３０３に格納される各種プログラムは不図示の外部メモリ（ＨＤ）に格納されていてもよい。

また、ＣＰＵ３０１は、例えばＲＡＭ３０２の表示情報用領域へ表示情報の展開（ラスタライズ）処理を実行することにより、表示部３０９への表示を可能としている。またＣＰＵ３０１は、ＲＯＭ３０３に格納されているプログラムを実行する場合には、そのプログラムを一旦ＲＡＭ３０５にロードして実行させ、後述する各種機能及び動作を実現している。

図４は、図３におけるＲＯＭ３０３のメモリマップである。

このＲＯＭ３０３には、以下に説明するプログラムやデータが格納されている。

４０１はＦＡＸ受信自動返信プログラムであり、受信フォルダに複合機１０２からの受信ＦＡＸデータが格納されたか否かを一定の監視間隔で確認し、格納されていることが確認された場合に、返信用データの作成及びその返信先の設定を行い、設定された返信先に作成された返信用データを送信するプログラムである。上述の受信フォルダのパス、監視間隔、返信先設定等は、以下の設定ファイル４０４によって指定される。

４０２は返信用データフォーマットであり、返信用データを作成する際のテンプレートである。例えば、図１３のような返信先の記載のないものである。

４０３は認識・修正処理プログラムで、ＦＡＸ受信したＦＡＸ画像データに対してＯＣＲ処理を実行することが可能なプログラムである。

４０４はＦＡＸ受信自動返信プログラム４０１を実行させる際の各種パラメータが設定されている設定ファイルであって、例えば、図９、図１０に示すようなパラメータを保存する。

４０５は返信先データテーブルで、ＦＡＸ番号やコードで返信先名を取得することが可能である。

４０６は返信用データ作成プログラムで、返信用データフォーマットと返信先名、或いはＦＡＸデータに基づいて返信用データを作成するプログラムである。

４０７はオペレーティングシステムや、その他の各種アプリケーション・プログラムが格納されている。

次に、受信確認返信システム１００の第１の実施の形態に係る受信確認返信処理について説明する。

図５は、本発明の第１の実施の形態に係る受信確認返信システム１００の受信確認返信処理のフローチャートである。

図５において、まず、ＦＡＸ装置１０１が公衆回線１０４を介して複合機１０２へＦＡＸデータの送信を行う（ステップＳ５０１）。

次に、複合機１０２がステップＳ５０１から送信されたデータを受信すると（ステップＳ５０２）、ＦＡＸデータ受信時に得られる送信元の情報から、後述するステップＳ３１３において返信先データを送信元に送信するための送信先情報を取得する（ステップＳ５０３）。返信先データとしては、例えば、ＦＡＸ番号やＦＡＸ装置１０１が付与するコード等がある。取得した情報は、例えば記憶部２０９に記憶される。

ステップＳ５０４では、ステップＳ５０３で取得した返信先データに基づいて受信したＦＡＸデータを管理装置１０３に転送するか否かを判別する。具体的には、転送プログラム２０９ｂに予め設定されてある返信先にこの取得した返信先データがあるときに、転送すると判別する。

ステップＳ５０４の判別の結果、転送するときは（ステップＳ５０４でＹＥＳ）ステップＳ５０５へ処理が移り、転送しないときは（ステップＳ５０４でＮＯ）そのまま本処理は終了する。

ステップＳ５０５では、転送プログラム２０９ｂに予め設定されてある管理装置１０３の受信フォルダへＦＡＸデータをネットワーク１０５を介して送信する。このＦＡＸデータは、ＦＡＸ装置１０１により送信されたＦＡＸ全ての画像データであり、例えばＴＩＦＦ形式のファイルに変換され送信される。尚、転送プログラム２０９ｂにおける送信先設定毎に管理装置１０３の複数の受信フォルダヘ振り分けることも可能である。また、転送される前に紙文書として印刷されるように構成しても良い。

次に、管理装置１０３は、例えばＷｉｎｄｏｗｓ（登録商標）のＳＭＢ機能等により、ステップＳ５０７で受信したＦＡＸデータを受信フォルダに格納すると（ステップＳ５０６）、図４のＲＯＭ３０３にあるＦＡＸ受信自動返信プログラム４０１に基づき、ステップＳ５０６で受信フォルダにＦＡＸデータが格納されたか否かを一定の監視間隔で確認する（ステップＳ５０７）。これにより、管理装置１０３は、複合機１０２から受信したＦＡＸデータの有無を確実に検知することができる。

ステップＳ５０７の確認の結果、ＦＡＸデータがあると判別したときは（ステップＳ５０８でＹＥＳ）、ステップＳ５０９へ処理が移り、ＦＡＸデータがないと判別したときは（ステップＳ５０８でＮＯ）、ステップＳ５０７の処理を再度行う。尚、ステップＳ５０７〜Ｓ５０８の処理は。設定ファイル４０４（図９）のパラメータ設定に基づいて行われる。また、受信フォルダが複数ある場合は、この設定ファイルは受信フォルダ毎に設定されるため、返信先（送信元）にあった設定が可能となる。

ステップＳ５０９では、送信元、即ち、本実施の形態の場合はＦＡＸ装置１０１に受信確認通知を行うための返信用データを作成する。このとき、この返信用データの返信先の設定も行う。返信先の設定は、設定ファイル４０４（図９）に記憶されている自動返信ＦＡＸ番号や、ステップＳ５０５で送信されたＦＡＸデータ（ＦＡＸデータのカバーシート等）をＯＣＲ処理することにより取得するＦＡＸ番号等で行う。また、返信用データには、上述の返信先として設定されたＦＡＸ番号等に基づいて図１２の返信先データテーブルから返信先名を取得し、送信用データに取り込むことができる。例えば、図１３のようなテンプレートと、図１２から取得した「××商事株式会社」を結合させて、図１４のようなデータを作成する。尚、図１４のデータを作成する際に、随時変わる日時、担当者名等もデータとしてとりこむことが可能である。このような形で返信用データを作成するので、返信用データの作成を迅速に行うことができる。さらに、図示しないが後述する設定ファイル４０４に記憶されている返信用文章を読み出し、返信用データを作成することも可能である。

その後、ステップＳ５０９で作成した返信用データをネットワーク１０５を介して複合機１０２へ送信する（ステップＳ５１０）。送信には、ＲＯＭ３０３等に記憶されているＦＡＸドライバにより指定されているＩＰアドレスに基づいて、上述の返信先として設定されたＦＡＸ番号の情報をパラメータに設定し、複合機１０２へ受け渡す。

次に、設定ファイル４０４（図９）のパラメータ設定に基づいて、ＦＡＸデータを受信ＦＡＸデータ格納用フォルダへ移動させる（ステップＳ５１１）。この格納フォルダは返信先毎にフォルダを振り分けるようになっており、ＦＡＸデータの管理を容易にすることが可能である。

複合機１０２は、ステップＳ５１０で管理装置１０３から送信された返信用データを受信する（ステップＳ５１２）。この時、この返信用データの送信先もパラメータで設定された形で管理装置１０３から受け渡される。その後、複合機１０２は、管理装置１０３から受け渡された送信先へこの返信用データをＦＡＸ送信する（ステップＳ５１３）。

ＦＡＸ装置１０１が、ステップＳ５１３で複合機１０２から送信された返信用データを受信すると（ステップＳ５１４）、本処理を終了する。

本処理によれば、管理装置１０３は、複合機１０２から受信したＦＡＸデータがあったときに（ステップＳ５０８でＹＥＳ）、返信用データの作成及びその返信データの返信先の設定を行い（ステップＳ５０９）、この設定された返信先に基づいて複合機１０２を介してＦＡＸ装置１０１に返信用データを送信するので（ステップＳ５１０，Ｓ５１３）、人手による受信確認の手間を省くことができる。

また、予め複合機１０２で返信（受信確認）が必要なＦＡＸか否かを判別し、必要なＦＡＸについてのみ管理装置１０３にそのＦＡＸデータを転送するので（ステップＳ５０４）、管理装置１０３はすべてのＦＡＸに返信を行う必要がなくなり効率的な返信作業が可能となる。

また、返信（受信確認）が必要なＦＡＸというのは一般的に重要な内容が多くあり、保存し管理をすることが必要である。このことから、本処理において、管理装置１０３は、受信したＦＡＸデータを受信ＦＡＸデータ格納用フォルダへ移動させるので（ステップＳ５１１）、複合機１０２で返信が必要なＦＡＸについて管理装置１０３への転送設定をするだけで、必要なデータを管理装置１０３で効率よく保存することが可能である。

次に、受信確認返信システム１００の第２の実施の形態に係る受信確認返信処理について説明する。

第１の実施の形態では、複合機１０２の転送プログラム２０９ｂにより転送すると判別されたＦＡＸデータを例えばＴＩＦＦにして転送したが（図５のステップＳ５０２〜Ｓ５０４）、第２の実施の形態では受信したＦＡＸデータに基づいて、ヘッダー情報ファイルとＦＡＸデータ情報ファイルを作成する。これにより、転送先である管理装置１０３はヘッダー情報ファイルに基づき文書管理を容易にすることができる。

尚、本実施の形態では複合機１０２でＦＡＸデータを上述の２つのデータに分けることとしたが別の装置に一度転送し、該装置のプログラムに基づき行われてもよい。

図８は、本発明の第２の実施の形態に係る受信確認返信システム１００の受信確認返信処理のフローチャートである。本処理において、図５と同一の処理については、同一のステップ番号を付加し、その説明については省略する。

図８において、まず、図５のステップＳ５０１〜Ｓ５０２の処理が行われると、図１１に示すように、受信したＦＡＸデータに基づいて、送信元の情報、例えばＦＡＸ番号やＦＡＸ装置１０１が付与するコード等が記憶されたヘッダー情報ファイル１１０１と、送信元が実際に送ったＦＡＸの画像データが記憶されたＦＡＸデータ情報ファイル１１０２を作成し（ステップＳ８００）、転送プログラム２０９ｂに予め設定されてある管理装置１０３の受信フォルダへこの作成された２つのファイル１１０１，１１０２を送信する（ステップＳ８０１）。

尚、この２つのファイル１１０１，１１０２は互いに関連付けがされており、ヘッダー情報ファイル１１０１に基づいてＦＡＸデータ情報ファイル１１０２を取得することが可能である。本実施形態では、ヘッダー情報ファイル１１０１は例えばテキストファイルに、ＦＡＸデータ情報ファイル１１０２は例えばＴＩＦＦファイル等の画像データに変換される。

次に、管理装置１０３は、例えばＷｉｎｄｏｗｓ（登録商標）のＳＭＢ機能等により、ステップＳ８０１で受信した２つのファイル１１０１，１１０２を受信フォルダに格納すると（ステップＳ８０２）、図４のＲＯＭ３０３にあるＦＡＸ受信自動返信プログラム４０１に基づき、ステップＳ８０２で受信フォルダにＦＡＸデータが格納されたか否かを一定の監視間隔で確認する（ステップＳ８０３）。尚、ＦＡＸデータの有無は、ヘッダー情報ファイルの有無でも良いし、ＦＡＸデータ情報ファイルの有無で判断するようにしてもよい。

ステップＳ８０３の確認の結果、ＦＡＸデータがあると判別したときは（ステップＳ８０４でＹＥＳ）、ステップＳ８０５へ処理が移り、ＦＡＸデータがないと判別したときは（ステップＳ８０４でＮＯ）、ステップＳ８０３の処理を再度行う。尚、ステップＳ８０３〜Ｓ８０４の処理は、設定ファイル４０４（図１０）のパラメータ設定に基づいて行われる。尚、ヘッダー情報ファイル１１０１にある送信元情報が設定ファイル４０４のパラメータ設定において予め返信を行わない設定のあるＦＡＸ番号や返信を行う設定がないＦＡＸ番号である場合については、ステップＳ８０５〜Ｓ８０７の処理を行わず、ステップＳ８０８の処理へ移りＦＡＸデータを受信ＦＡＸデータ格納用フォルダに移動させることも可能である。これにより、複合機１０２が受信したＦＡＸのすべてに返信を行う必要がなくなり効率的な返信作業ができる。

ステップＳ８０５では、ヘッダー情報ファイル１１０１にある送信元の情報を取得する。その後、送信元（返信先）に送るための返信用データを作成する（ステップＳ８０６）。返信先は、図７で後述するように、ステップＳ８０５で取得した送信元の情報に基づいて設定する。また、返信用データには、ステップＳ８０５で取得した送信元の情報、即ち返信先ＦＡＸ番号又はコードに基づいて図１２の返信先データテーブルから返信先名を取得し、送信用データに取り込むことができる。例えば、図１３のようなテンプレートと、図１２から取得した「××商事株式会社」を結合させて、図１４のようなデータを作成する。尚、図１４のデータを作成する際に、随時変わる日時、担当者名等もデータとしてとりこむことが可能である。

その後、ステップＳ８０６で作成した返信用データをネットワーク１０５を介して複合機１０２へ送信する（ステップＳ８０７）。送信には、ＲＯＭ３０３等に記憶されているＦＡＸドライバにより指定されているＩＰアドレスに基づいて、ヘッダー情報ファイル１１０１に記憶されているＦＡＸ番号をパラメータに設定し、複合機１０２へ受け渡す。尚、返信元情報は、ヘッダー情報ファイル１１０１に記憶されているコードに基づいて、図１２の返信先データテーブルからＦＡＸ番号を読み出して送信することも可能である。また、必要でないＦＡＸデータについては返信をしないような設定を可能とする構成にしても良い。

次に、設定ファイル４０４のパラメータ設定（図１０）に基づいて、ヘッダー情報ファイル１１０１に記憶されている送信元情報に基づいて、ＦＡＸデータを受信ＦＡＸデータ格納用フォルダへ移動させる（ステップＳ８０８）。この格納フォルダは返信元情報毎にフォルダを振り分けるようになっており、ＦＡＸデータの管理を容易にすることが可能である。

その後、複合機１０２及びＦＡＸ装置１０１において、図５のステップＳ５１２〜Ｓ５１４までの処理と同様の処理が行われ、本処理を終了する。

第２の実施の形態に係る受信確認返信処理によれば、管理装置１０３は、複合機１０２が受信したすべてのＦＡＸデータについてそのヘッダー情報ファイル１１０１とＦＡＸデータ情報ファイル１１０２を受信フォルダに格納し（ステップＳ８０２）、ヘッダー情報ファイル１１０１にある送信元の情報の取得及び返信用データの作成を行い（ステップＳ８０５〜Ｓ８０６）、この送信元の情報に基づいて複合機１０２を介してＦＡＸ装置１０１に返信用データを送信するので（ステップＳ５１０，Ｓ５１３）、文書管理を容易にすることができる。

また、複合機１０２は、ＦＡＸ装置１０１からＦＡＸデータを受信すると、そのＦＡＸデータからヘッダー情報ファイル１１０１とＦＡＸデータ情報ファイル１１０２を作成し（ステップＳ８００）、作成された２つのファイル１１０１，１１０２を管理装置１０３に転送するので（ステップＳ８０１）、複合機１０２で返信をするＦＡＸデータかどうかを判断することがなくなり複合機１０２の負荷軽減を行うことができ、また、一度複合機１０２が受信したＦＡＸであれば、容易に返信用ファイルを送信することができる。

尚、本第２の実施の形態では、設定ファイル４０４で予め返信を要する送信元として設定されていたＦＡＸを複合機１０２が受信した場合にのみ、返信用データを作成・送信することも可能であり、この場合ユーザー設定によってはＦＡＸデータを受信ＦＡＸデータ格納用フォルダに格納しないような設定を設けることもできる。例えば、ヘッダー情報ファイルにあるＦＡＸ番号やコードを読み出して、予め設定してあるファイルを検索して番号がなければ返信を行わない、或いはＦＡＸデータを削除するようにする。

図６は、図５のステップＳ５０９及び図８のステップＳ８０６の返信用データ作成処理のサブルーチンのフローチャートである。

図６において、まず、ＦＡＸデータ（図１５）のＯＣＲ処理を行い（ステップＳ６０１）、ＯＣＲ処理したデータに基づき返信用データ作成を行う（ステップＳ６０２）。

ステップＳ６０２では、ステップＳ６０１でＯＣＲ処理した結果のデータを図１３のようなテンプレートに取り込み返信用データを作成する。

尚、返信用データを作成する際の返信先の情報をテンプレートに取り込む処理は、前述したヘッダー情報ファイルまたは設定ファイルから取得した情報をもとに、図１２の返信先データテーブルを参照し返信先名を取得したのち、テンプレートに取り込むことで行う。

尚、本処理によれば、複合機１０２より送信先のＦＡＸ番号あるいはコードを受け取ることなく送信先（返信元）名或いはＦＡＸ番号を取得することができ、効率的に返信用データ作成、返信処理を行うこともできる。

例えば、ＦＡＸデータ（図１５）の任意の範囲を予め指定しておき（図１５の場合では右上を指定範囲とする）、指定した範囲にＦＡＸ番号があるかどうかを判断し、ＦＡＸ番号があればその番号をもとに図１２の返信先データテーブルを参照し返信先名を取得する。この返信先名を図１３のようなテンプレートに取り込んだデータを作成することができる（例えば図１４）。

基本的にＦＡＸデータには送信先のＦＡＸ番号や受信時間が一定の場所に記載されており、このデータを活用することにより、返信先の情報を取得することができる。

図７は、図５のステップＳ５０９及び図８のステップＳ８０６の返信用データ作成処理のサブルーチンのフローチャートである。

図７において、まず、ＦＡＸデータ情報ファイル１１０２から送信元が実際に送ったＦＡＸの画像データ（例えば図１５）を取得し（ステップＳ７０１）、ステップＳ７０１で取得した例えばＴＩＦＦ形式の画像データを使用して返信用データを作成する（ステップＳ７０２）。

本処理によれば、管理装置１０３は返信用データに例えば図１７に示すような受信内容を添付することができるので、送信元においても送ったデータが届いたかどうかを目視することが可能となり、どのＦＡＸについての受信確認なのか一目瞭然であり、送信元（返信先）にとってもわかりやすい。

尚、図１３のようなテンプレートに取り込む返信先名の取得方法は、画像データから直接ＯＣＲ処理で取得してもよいし、ヘッダー情報ファイル１１０１から取得しても良い。

また、図１５のような決まったフォームの発注表で、発注がＦＡＸ装置１０１から複合機１０２へＦＡＸ送信される場合、管理装置１０３は当該ＦＡＸデータを複合機１０２が受信したときに、ＯＣＲ処理した結果が正しいかどうかの確認をするため、返信用データに「□ 発注確認あり」というチェック用の項目を付与した返信用データ（再送依頼データ）を作成することができる（図１６）。これにより、ＦＡＸ装置１０１側にいるユーザーは返信用データを受信出力して、発注内容が間違っていないかを目視し、確認を終えると図１８のように「□ 発注確認あり」にチェックを記入した後に、その記入したデータを複合機１０２へ再送するだけで、発注内容を確認した旨を管理装置１０３に通知することができる。

また、返信用データには発注を行うためのユニークな発注番号を付与することも可能で、発注内容のＯＣＲ処理結果が間違っている場合に再度記載する修正項目を設けた返信用データを作成することが可能である。さらに、発注表に予め修正欄を設けておくことにより、ユーザは再送時にその修正欄に修正内容を記入するだけで、発注内容を修正した旨を管理装置１０３に通知することができる。

以下、上述のようにユーザが図１８のＦＡＸデータを複合機１０２に再送したときの、発注内容確認処理を図１９を用いて説明する。

図１９は、管理装置１０３による発注内容確認処理のフローチャートである。本処理は、送信元（ＦＡＸ装置１０１）のユーザが図１８のように「□ 発注確認あり」にチェックを記入した後にＦＡＸ装置１０１から複合機１０２にこのＦＡＸを送信し、複合機１０２がこのＦＡＸデータに基づいて作成されたヘッダー情報ファイル１１０１とＦＡＸデータ情報ファイル１１０２を作成後、管理装置１０３に転送した後の処理である。このＦＡＸ装置１０１及び複合機１０２の処理は図８のステップＳ５０１，Ｓ５０２，Ｓ８００，Ｓ８０１の処理と同様に行われる。

図１９において、まず転送されたＦＡＸデータ情報ファイル１１０２の画像データのＯＣＲ処理を行い（ステップＳ１９０１）、「□ 発注確認あり」にチェックの記入がされているか否かを判別する（ステップＳ１９０２）。

ステップＳ１９０２の判別の結果、チェックがあるときはステップＳ１９０３へ処理が移り、チェックがないとき、あるいは別のフォーマットのＦＡＸデータ等であるときは、本処理をそのまま終了する。

ステップＳ１９０３では、ＯＣＲ処理結果から図１８のＦＡＸに記載されている発注コードを取得し、発注内容を検索する。この処理は、図１６のＦＡＸを複合機１０２に送信するステップＳ８０７の送信処理の前に、予め図１６のＦＡＸに記載されている発注コードに対応する発注内容のテーブル（例えば、図２０）をハードディスクやデータベース等に記憶しておき（例えば図２０）、この記憶されたデータベース等からした発注番号に対応する発注内容を検索する。

その後、検索された発注内容に基づいて発注要求を行い（ステップＳ１９０４）、本処理を終了する。

尚、ユーザーが図１６の修正欄で発注内容を修正した後にＦＡＸ装置」０１から複合機１０２に再送している場合は、修正のあった内容で発注することも可能であり、また、修正された発注内容の確認のため、再度返信用データを作成し、送信するようにしても良い。

本処理によれば、図１８のＦＡＸのように、発注確認ありのチェックが記入されたデータが再送されたときに、その発注内容を発注するので、人手による発注内容の確認の手間を省くことができ、また発注ミスを防止することができる。

上述の実施の形態において図示しなかったが、複合機１０２でＦＡＸを受信すると同時にＦＡＸデータが印刷され排紙部より出力されることは言うまでもない。

図９の設定ファイルは図５の実施の形態の場合に用いられ、図９に記載されている通り、フォルダのパスやＦＡＸ番号、フォルダの監視間隔など、実施の形態を実現させるためのパラメータが記憶されている。

尚、図示しないが設定ファイルには複合機１０２を介してＦＡＸ装置１０１へ送信するためのＦＡＸドライバのドライバ名や返信用データを作成するための返信用文章が記憶されていても良い。

また、図１３のようなテンプレートを使用する場合は、図９のように返信用データ格納のフォルダのパスが記憶されているが、返信用データを作成するたびに上記の返信用文章を呼び出すような場合は返信用データ格納のフォルダのパスが記憶されていなくても良い。

図１０の設定ファイルは図８の実施の形態の場合に用いられ、図１０に記載されている通り、フォルダのパスやＦＡＸ番号、フォルダの監視間隔など、実施の形態を実現させるためのパラメータが記憶されている。

尚、図示しないが設定ファイルには複合機１０２を介してＦＡＸ装置１０１へ送信するためのＦＡＸドライバのドライバ名や返信用データを作成するための返信用文章が記憶されていても良い。

また、図１３のようなテンプレートを使用する場合は、図１０のように返信用データ格納のフォルダのパスが記憶されているが、返信用データを作成するたびに上記の返信用文章を呼び出すような場合は返信用データ格納のフォルダのパスが記憶されていなくても良い。

本発明は、上述した実施の形態の機能を実現するソフトウェアのプログラム（図５〜８，１９のフローチャート）をＣＰＵ３０１に供給し、ＣＰＵ３０１が該供給されたプログラムを読出して実行することによって、達成することができる。

この場合、上記プログラムは、該プログラムを記録したＲＯＭ３０３から直接供給されるが、又はインターネット、商用ネットワーク、若しくはローカルエリアネットワーク等に接続される不図示の他のコンピュータやデータベース等からダウンロードすることにより供給されるようにしてもよい。

上記プログラムの形態は、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラムコード、ＯＳ（オペレーティングシステム）に供給されるスクリプトデータ等の形態から成ってもよい。

また、本発明は、上述した実施の形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムを記憶した記憶媒体をＣＰＵ３０１に供給し、そのＲＯＭ３０３に記憶された制御プログラムを読出して実行するものであるが、この場合、格納媒体から読出されたプログラムコード自体が上述した各実施の形態の機能を実現すると共に、そのプログラムコードを記憶したＲＯＭ３０３は本発明を構成する。

本実施の形態に係るプログラムコードを記憶する記憶媒体は、ＲＯＭ３０３であったが、これに限定されるわけでなく、例えば、ＲＡＭ２０５、ＮＶ−ＲＡＭ、フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＭＯ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＡＭ、ＤＶＤ−ＲＷ、ＤＶＤ＋ＲＷ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード等がある。

上述した実施の形態の機能は、コンピュータから読出されたプログラムコードを実行することによるばかりでなく、コンピュータ上で稼動するＯＳ等がプログラムコードの指示に基づいて実際の処理の一部又は全部を行うことによっても実現することができる。

本発明の実施の形態に係る受信確認返信システムの構成図である。 図１における複合機１０２のハードウエア構成を示すブロック図である。 図１における管理装置１０３のハードウエア構成を示すブロック図である。 図３におけるＲＯＭ３０３のメモリマップである。 本発明の第１の実施の形態に係る受信確認返信システム１００の受信確認返信処理のフローチャートである。 図５のステップＳ５０９及び図８のステップＳ８０６の返信用データ作成処理のサブルーチンのフローチャートである。 図５のステップＳ５０９及び図８のステップＳ８０６の返信用データ作成処理のサブルーチンのフローチャートである。 本発明の第２の実施の形態に係る受信確認返信システム１００の受信確認返信処理のフローチャートである。 第１の実施の形態に係る設定ファイル４０４の設定ファイルである。 第２の実施の形態に係る設定ファイル４０４の設定ファイルである。 図８のステップＳ８００で作成されるファイルである。 返信先データテーブルである。 送信用データのテンプレートである。 送信用データの一例である。 発注フォームの一例である。 発注確認用の送信用データの一例である。 発注確認用の送信用データの一例である。 発注確認用の送信用データの再送時状態の一例である。 管理装置１０３による発注内容確認処理のフローチャートである。 発注内容のテーブルである。

符号の説明

１００ 受信確認返信システム
１０１ ＦＡＸ装置
１０２ 複合機
１０３ 管理装置
１０４ 公衆回線
１０５ ネットワーク

Claims (14)

1. 外部機器から受信した外部データの印刷を行う印刷装置とネットワークを介して通信可能な情報処理装置において、
   前記外部データを前記印刷装置から受信する受信手段と、
   前記印刷装置から受信した外部データを検知する検知手段と、
   前記検知手段で前記印刷装置から受信した外部データを検知した場合に返信データを作成する返信データ作成手段と、
   前記返信データの返信先を設定する返信先設定手段と、
   前記返信先に基づいて前記印刷装置を介して前記外部データの送信元に前記返信データを送信する送信手段を有することを特徴とする情報処理装置。
2. 前記検知手段は、
   前記検知した外部データを格納する外部データ格納手段と、
   当該外部データ格納手段に外部データが格納されたか否かを判別する判別手段とを備えることを特徴とする請求項１記載の情報処理装置。
3. 前記受信手段は、
   送信元情報ファイルと画像情報ファイルのうち一つ以上のファイルを受信することを特徴とする請求項１又は２記載の情報処理装置。
4. 前記返信先設定手段は、予め設定されている設定情報から返信先情報を取得し設定することを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項記載の情報処理装置。
5. 前記返信先設定手段は、前記印刷装置から受信した送信元情報ファイルから返信先情報を取得することを特徴とする請求項３記載の情報処理装置。
6. 前記返信データ作成手段は、前記印刷装置から受信した送信元情報ファイルに基づき返信データを作成することを特徴とする請求項３乃至５のいずれか１項記載の情報処理装置。
7. 前記返信データ作成手段は、
   前記印刷装置から受信した画像情報ファイルを文字認識する文字認識手段を備え、
   前記文字認識の結果に基づき返信データを作成することを特徴とする請求項３乃至５のいずれか１項記載の情報処理装置。
8. 前記検知された外部データを他の格納場所に格納する他の格納手段を備えることを特徴とする請求項１乃至７のいずれか１項に記載の情報処理装置。
9. 前記他の格納手段は、前記検知された外部データを前記他の格納場所に返信先毎に振り分けることを特徴とする請求項８記載の情報処理装置。
10. 前記返信データは、前記外部データの送信元のユーザが前記返信データの文字認識結果を確認したときにチェックする項目が付与された再送依頼データであり、
    前記外部機器から前記再送依頼データが再送されたときに、前記項目をユーザがチェックしたか否かを検知するチェック検知手段を備えることを特徴とする請求項１乃至９のいずれか１項に記載の情報処理装置。
11. 前記外部データは、その送信元からの発注内容を示すデータであり、
    前記チェック検知手段により前記項目をユーザがチェックしたことを検知したときに、前記発注内容を発注することを特徴とする請求項１０記載の情報処理装置。
12. 外部機器から受信した外部データの印刷を行う印刷装置とネットワークを介して通信可能な情報処理装置の受信確認返信方法において、
    前記外部データを前記印刷装置から受信する受信ステップと、
    前記印刷装置から受信した外部データを検知する検知ステップと、
    前記検知手段で前記印刷装置から受信した外部データを検知した場合に返信データを作成する返信データ作成ステップと、
    前記返信データの返信先を設定する返信先設定ステップと、
    前記返信先に基づいて前記印刷装置を介して前記外部データの送信元に前記返信データを送信する送信ステップを有することを特徴とする受信確認返信方法。
13. 外部機器から受信した外部データの印刷を行う印刷装置とネットワークを介して通信可能な情報処理装置の受信確認返信方法をコンピュータに実行させるプログラムにおいて、
    前記外部データを前記印刷装置から受信する受信モジュールと、
    前記印刷装置から受信した外部データを検知する検知モジュールと、
    前記検知手段で前記印刷装置から受信した外部データを検知した場合に返信データを作成する返信データ作成モジュールと、
    前記返信データの返信先を設定する返信先設定モジュールと、
    前記返信先に基づいて前記印刷装置を介して前記外部データの送信元に前記返信データを送信する送信モジュールを有することを特徴とするプログラム。
14. 外部機器から受信した外部データの印刷を行う印刷装置と情報処理装置とがネットワークを介して通信可能な受信確認返信システムにおいて、
    前記印刷装置は、
    前記外部データから送信元情報を取得する送信元情報取得手段と、
    前記取得した送信元情報に基づき、前記情報処理装置へ前記外部データを送信するか否かを判別する判別手段とを備え、
    前記情報処理装置は、
    前記印刷装置から受信した外部データを検知する検知手段と、
    前記検知手段で前記印刷装置から受信した外部データを検知した場合に返信データを作成する返信データ作成手段と、
    前記返信データの返信先を設定する返信先設定手段と、
    前記返信先に基づいて前記印刷装置を介して前記外部データの送信元に前記返信データを送信する送信手段とを備えることを特徴とする受信確認返信システム。

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