JP2004287885A

JP2004287885A - メール送信制御システム

Info

Publication number: JP2004287885A
Application number: JP2003079497A
Authority: JP
Inventors: Shigechika Sakamoto; 茂義坂本
Original assignee: Dai Nippon Printing Co Ltd
Current assignee: Dai Nippon Printing Co Ltd
Priority date: 2003-03-24
Filing date: 2003-03-24
Publication date: 2004-10-14

Abstract

【課題】顧客が希望する送信方式で文書ファイルを配信することが可能であると共に、送信制御を簡易に行うことが可能なメール送信制御システムを提供する。
【解決手段】管理者端末よりジョブの登録を行うと、登録実行手段１が、設定された送信日時および送信状態に関する情報を含むファイル名のジョブファイルを作成してジョブファイル記憶手段２に登録する。送信管理手段３は、送信日時を過ぎ、待ち状態となっているジョブファイルを抽出し、メール送信手段４が、顧客文書管理手段５内の情報を参照して、ジョブファイルで指定された電子メールの送信を実行する。
【選択図】図１

Description

【０００１】
【産業上の利用分野】
本発明は、利用明細書や請求書等の文書を、コンピュータネットワークにより顧客に配信するためのシステムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
近年、コンピュータネットワークの発達により、従来紙媒体で配送されていた請求書や利用明細書等の文書の電子化が進んできている。インターネットを利用して文書を閲覧する場合、通常、文書ファイルをＷｅｂアクセス可能なサーバコンピュータに配置しておき、顧客の端末からアクセスするか（通称ＰＵＬＬ型）、顧客の端末に直接文書ファイルを送信する（通称ＰＵＳＨ型）等の手法が用いられている。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、上記従来の手法では、文書ファイルを管理する側は、ＰＵＬＬ型かＰＵＳＨ型のどちらか一方で行うのが普通であり、顧客が望む送信形式で送ることができなかった。顧客の要望に応えるためには、システムの変更等を行う必要があり、多大な負荷が生じるという問題がある。
【０００４】
上記のような点に鑑み、本発明は、顧客が希望する送信方式で文書ファイルを配信することが可能であると共に、送信制御を簡易に行うことが可能なメール送信制御システムを提供することを課題とする。
【０００５】
【課題を解決するための手段】
上記課題を解決するため、本発明では、メール送信制御システムとして、顧客の情報を管理する顧客テーブルおよび顧客別の文書情報を管理する文書管理テーブルを有する顧客文書管理手段、送信開始日時を含むメール送信の指示情報に基づいて、設定された情報を記録すると共に、送信開始日時および進捗状況をファイル名の一部として含むジョブファイルを作成する登録実行手段、前記作成されたジョブファイルを記憶するジョブファイル記憶手段、前記ジョブファイルのファイル名を監視しており、前記ジョブファイルのファイル名に含まれる進捗状況がジョブの未処理状態を示し、かつファイル名に含まれる送信開始日時が現在時刻を過ぎている場合に、電子メールの送信を実行するメール送信手段に前記ジョブの実行を指示する送信管理手段、前記送信管理手段の指示に従い、各ジョブの送信モードに基づいて、前記顧客テーブルより送信対象とする顧客を決定し、当該決定された送信対象顧客に対して、前記送信モードに応じた手順でメールの送信を実行するメール送信手段を有する構成としたことを特徴とする。
本発明によれば、メール送信に関するジョブの設定内容に基づいて、進捗状況を表現した拡張子を有するファイル名のジョブファイルを作成し、このジョブファイルを常に監視することにより、メール送信制御を行うようにしたので、送信モードの異なる電子メールの送信制御を簡易に行うことが可能となる。
【０００６】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の好適な実施形態について、図面を参照して詳細に説明する。
（システム構成）
図１は、本発明に係るメール送信制御システムの一実施形態を示す構成図である。図１において、１は登録実行手段、２はジョブファイル記憶手段、３は送信管理手段、４はメール送信手段、５は顧客文書管理手段、６は進捗確認手段、１０はメール送信制御システム、２０は管理者端末、３０はメールサーバー、４０は顧客端末である。
【０００７】
メール送信制御システム１０は、本発明の中心となる機能を果たすシステムであり、登録実行手段１、ジョブファイル記憶手段２、送信管理手段３、メール送信手段４、顧客文書管理手段５、進捗確認手段６を有している。登録実行手段１は、管理者端末２０からのジョブ登録操作に基づいてジョブファイルを作成し、ジョブファイル記憶手段２に登録する機能を有している。ジョブファイル記憶手段２は、登録実行手段１により作成されたジョブファイルを記憶する機能を有している。送信管理手段３は、ジョブファイル記憶手段２に記憶されたジョブファイルの状態を監視し、ジョブファイルの状態に応じて、メール送信手段４への指示を行うと共に、ジョブファイルの状態を管理する機能を有している。メール送信手段４は、送信管理手段３からの指示に基づいて、指定されたジョブファイルに応じた電子メールの送信を実行する機能を有している。顧客文書管理手段５は、ジョブとして実行するメール送信の対象となる顧客、および対象の文書を記録すると共に、管理する機能を有している。進捗確認手段６は、ジョブファイル記憶手段２に記憶されているジョブファイルの状態を確認して、管理者端末２０で閲覧可能な形式の進捗状況データを作成する機能を有している。メール送信制御システム１０を構成する各手段は、現実には、コンピュータとその周辺機器等のハードウェア、およびコンピュータにインストールされた専用のアプリケーションプログラム、ＯＳ等の機能により実現される。
【０００８】
管理者端末２０は、ジョブの管理者が、ジョブの登録操作およびジョブの進捗確認を行うためのコンピュータ端末である。メール送信制御システム１０と管理者端末２０の通信方式としては、周知の種々のものを用いることができるが、メール送信制御システム側にＷｅｂサーバソフトを搭載しておくことにより、管理者端末２０側では、Ｗｅｂブラウザを用いて操作を行うことが可能となる。メールサーバー３０は、メール送信手段４により処理された電子メールの管理を行うサーバコンピュータである。顧客端末４０は、電子メールを送信される顧客側の端末装置であり、パーソナルコンピュータ、携帯電話機等、電子メールの受信が可能な端末で実現される。
【０００９】
ここで、顧客文書管理手段５についてさらに詳細に説明しておく。顧客文書管理手段５は、顧客に配信する文書ファイルをデータベース化して保持している。内部的には、全顧客情報を格納した顧客テーブルが１つと、顧客に配信する文書情報を格納した文書管理テーブルが顧客ごとに顧客人数分用意されている。また、顧客文書管理手段５は、通常複数の品目（例：○○銀行利用明細、△△証券ステートメント、××運送請求書等）をもち、品目ごとに上記顧客テーブルと文書管理テーブルを保持している。
【００１０】
図２に顧客テーブルの一例を示す。顧客テーブルには、その品目がもつ全顧客の情報が１顧客＝１レコードで格納されている。顧客レコードのカラムのうち本メール送信制御システムが利用するのは、顧客ＩＤ、メールアドレス、希望配信モード、配信文書パスの４つであり、これらのカラムは品目によらず顧客テーブルが必ず保持している。
【００１１】
図３に文書管理テーブルの一例を示す。文書管理テーブルは、各顧客ごとに用意されており、それぞれ各顧客に配信可能な文書の情報が格納されている。各顧客に配信可能な文書は１文書＝１レコードとしてその顧客の文書管理テーブルに登録されているが、文書管理レコードは基本的に配信文書のファイル名を保持するものであり、ファイルそのものはファイルサーバ上に置かれている。文書管理レコードのカラムのうち本メール送信制御システムが利用するのは、文書タイトル、ファイル名、送信ＩＤ、送信日時、送信結果の５つであり、これらのカラムは品目によらず文書管理テーブルが必ず保持している。
【００１２】
（ジョブの登録）
続いて、図１に示したシステムの処理動作について説明する。まず、管理者がジョブの登録を行う。具体的には、管理者端末２０から品目名、送信モード、送信開始日時、メール文面ファイル名、メール表題、広告ファイル名、文書タイトルの７項目について入力する。
【００１３】
ジョブが登録されると、登録実行手段１が、登録されたジョブからジョブファイルを作成し、ジョブファイル記憶手段２に格納する。具体的には、ジョブ登録時に設定された各項目がジョブファイルの内容として記録される。また、ジョブファイル名を「品目名＿送信モード＿送信ＩＤ．進捗状態」という規則で付与する。なお、送信ＩＤは「送信開始日時＿連番」という規則に従って登録実行手段１が連番を発生して作成する。また、拡張子である進捗状態は、待ちの状態を示すｗａｉｔを初期状態として付与する。
【００１４】
ここで、作成されたジョブファイルの一例を図４に示す。図４に示すように、登録画面を利用して管理者端末２０から入力された品目名、送信モード、メール文面ファイル名、メール表題、広告ファイル名、文書タイトルの６項目はそのままジョブファイル内に記述される。また、上述のように、入力された送信開始日時に連番が付与されて送信ＩＤが作成される。さらに、ジョブファイル名は、上述のような規則に従って「○○銀行＿ＰＵＳＨ＿２００３０２２８１７２０＿１．ｗａｉｔ」と付与される。管理者端末２０では、必要に応じて登録操作を行い、登録操作の単位ごとにジョブファイルが作成される。作成されたジョブファイルはその度、ジョブファイル記憶手段２に登録されることになる。なお、図４において、図４（ａ）は、送信モードをＰＵＬＬとした場合のジョブファイル、図４（ｂ）は、送信モードをＰＵＳＨとした場合のジョブファイルである。
【００１５】
（処理の流れ）
続いて、上記登録されたジョブファイルを利用したメール送信制御システムによるメール送信の具体的な送信制御について説明する。送信管理手段３は、ジョブファイル記憶手段２内に格納されているジョブファイルを定期的に監視している。具体的には、ジョブファイルの拡張子がｗａｉｔであって、ファイル名内の送信ＩＤに含まれている送信開始日時が、現在の日時を過ぎているジョブファイルが存在するかどうかを確認する。このような実行可能なジョブファイルが存在したら、そのジョブファイルの処理をメール送信手段４に実行させる。メール送信手段４は、送信管理手段３に指示されたジョブファイルの送信処理を実行する。同時に、送信管理手段３は、実行中のジョブファイルの拡張子をｗａｉｔからｒｕｎに変更する。実行可能なジョブが複数存在した場合には、それぞれのジョブに対してメール送信手段４がメール送信処理を実行することになる。また、送信管理手段３は、メール送信手段４の処理を監視しており、正常終了した場合は、ジョブファイルの拡張子をｒｕｎからｆｉｎｉｓｈに変更する。また、異常終了した場合は、ジョブファイルの拡張子をｒｕｎからｅｒｒｏｒに変更する。拡張子がｆｉｎｉｓｈまたはｅｒｒｏｒに変更された時点でメール送信ジョブは終了する。
【００１６】
次に、メール送信手段４の処理について説明する。まず、メール送信手段４は、ジョブファイル内から品目名を取得し、処理対象となる顧客文書管理手段５の品目を確定する。以降、メール送信手段４は、この品目の顧客テーブルと文書管理テーブルを参照することになる。続いて、メール送信手段４は、ジョブファイル内の送信モードを確認し、顧客テーブルから対応する送信モードの顧客のメールアドレスを取得する。
【００１７】
ジョブファイル内の送信モードが図４（ａ）に示すように「ＰＵＬＬ」となっていた場合、図２に示した顧客テーブルから、希望送信モードがＰＵＬＬとなっている顧客のメールアドレスを取得する。図２の例では、ＡさんのメールアドレスおよびＣさんのメールアドレスが取得されることになる。
【００１８】
次に、ジョブファイル内の情報を基にメールを作成し、送信対象顧客全員に送信する。送信モードがＰＵＬＬ型の場合は、ジョブファイル内のメール表題を、そのまま表題とし、メール文面ファイル名で指定されたファイル内の文面をメール文とするメールを作成し、広告ファイル名で指定されたファイルを添付して、取得したメールアドレスを利用して送信する。ここで、作成された電子メールの一例を図５（ａ）に示す。図５（ａ）は、図４（ａ）に示したジョブファイルに従って作成された電子メールである。図５（ａ）に示すように、図４（ａ）のジョブファイル内のメール表題である「お知らせ」が電子メールのタイトルとして付与され、図４（ａ）のジョブファイル内のメール文面ファイル名で特定されるファイル「文面１．ｔｘｔ」の内容が電子メールの本文として電子メールが作成される。さらに、図４（ａ）のジョブファイル内の広告ファイル名で特定されるファイル「広告．ｐｄｆ」が添付される。
【００１９】
続いて、ジョブファイル内の文書タイトルを取得し、この文書タイトルをもつ文書管理レコードを各送信対象の文書管理テーブルから選択する。次に、各送信対象者へのメール送信結果を、選択した文書管理レコードに記録する。具体的には、各顧客の文書管理レコードの送信ＩＤ、送信日時、送信結果の項目にデータを記録することになる。例えば、図３（ａ）に示したＡさんの２月分の文書管理レコードは、図６（ａ）に示すようになる。図６（ａ）において、送信ＩＤの欄には、ジョブファイル内の送信ＩＤが記録され、送信日時の欄には、送信処理を完了した日時が記録され、送信結果の欄には、送信済みを意味する「１」が記録される。同様に、図３（ｃ）に示したＣさんの２月分の文書管理レコードは、図６（ｃ）に示すようになる。
【００２０】
一方、ジョブファイル内の送信モードが「ＰＵＳＨ」となっていた場合も、図２に示した顧客テーブルから、希望送信モードがＰＵＳＨとなっている顧客のメールアドレスを取得する。図２の例では、ＢさんのメールアドレスおよびＤさんのメールアドレスが取得されることになる。続いて、ジョブファイル内のメール表題を、そのまま表題とし、メール文面ファイル名で指定されたファイル内の文面をメール文とするメールを作成し、添付ファイル名で指定されたファイルを添付する。ここで、作成された電子メールの一例を図５（ｂ）に示す。図５（ｂ）は、図４（ｂ）に示したジョブファイルに従って作成された電子メールである。図５（ｂ）に示すように、図４（ｂ）のジョブファイル内のメール表題である「今月のご請求」が電子メールのタイトルとして付与され、図４（ｂ）のジョブファイル内のメール文面ファイル名で特定されるファイル「文面２．ｔｘｔ」の内容が電子メールの本文として電子メールが作成される。さらに、図４（ｂ）のジョブファイル内の広告ファイル名で特定されるファイル「広告．ｐｄｆ」が添付される。ここまでは、ＰＵＬＬ型の場合と同じである。ＰＵＳＨ型の場合は、送信前に、ジョブファイル内の文書タイトルを取得し、この文書タイトルをもつ文書管理レコードを各送信対象の文書管理テーブルから選択する。次に、顧客レコードの配信文書パス、選択した文書管理レコードの文書ファイル名を結合して、各配信対象顧客に対する配信文書を特定し、メールに添付する。例えば、Ｂさんの場合、顧客レコードの配信文書パス「／ｄｏｃｕｍｅｎｔ／○○銀行／ｂ」と、文書管理レコードのファイル名「Ｂ２．ｐｄｆ」を利用して「／ｄｏｃｕｍｅｎｔ／○○銀行／ｂ／Ｂ２．ｐｄｆ」で特定される文書ファイルを添付することになる。続いて、取得したメールアドレスを利用して本文および２つの添付ファイル（広告ファイルおよび文書ファイル）を送信する。続いて、各送信顧客へのメール送信結果を、選択した文書管理レコードに記録する。文書管理レコードへの記録は、ＰＵＬＬ型の場合と同様に行われる。すなわち、図３（ｂ）に示したＢさんの２月分の文書管理レコード、図３（ｄ）に示したＤさんの２月分の文書管理レコードは、それぞれ図６（ｂ）、図６（ｄ）に示すようになる。
【００２１】
以上のようにして、電子メールが送信されると、顧客端末では、ＰＵＬＬ型、ＰＵＳＨ型に応じて異なる操作を行う。ＰＵＬＬ型の場合は、受信した電子メールで通知されたＵＲＬにアクセスして、文書ファイルを取得し、閲覧することになる。一方、ＰＵＳＨ型の場合は、電子メールで通知された文書ファイルを開封して閲覧することになる。
【００２２】
（進捗確認）
メール送信処理と並行して、進捗確認手段は、常にジョブファイルを監視している。具体的には、ジョブファイルの拡張子を確認し、各拡張子に対応した進捗状態を管理者端末２０に進捗確認画面として表示する。図７に進捗確認画面の一例を示す。図７の例では、５つのジョブの進捗状況が示されている。各ジョブは、品目名、送信モード、送信日時、状態の４つの項目で表示されている。左端には、ジョブ削除用のチェックボックスが設けられており、途中でジョブを削除する際に用いることができる。各ジョブの状態は、進捗確認手段によりジョブファイルのファイル名の拡張子を確認することにより得られるものであり、拡張子がｗａｉｔの場合、状態は待機、拡張子がｒｕｎの場合、状態は実行中、拡張子がｆｉｎｉｓｈの場合、状態は終了、拡張子がｅｒｒｏｒの場合、状態はエラーとして、それぞれ表示されることになる。
【００２３】
以上、本発明の好適な実施形態について説明したが、本発明は上記実施形態に限定されず種々の変形が可能である。例えば、上記実施形態では、電子メールに広告ファイルを添付するようにしたが、広告ファイルの添付は必須なものではない。
【００２４】
【発明の効果】
以上、説明したように本発明によれば、顧客の情報を管理する顧客テーブルおよび顧客別の文書情報を管理する文書管理テーブルを有する顧客文書管理手段、送信開始日時を含むメール送信の指示情報に基づいて、設定された情報を記録すると共に、送信開始日時および進捗状況をファイル名の一部として含むジョブファイルを作成する登録実行手段、前記作成されたジョブファイルを記憶するジョブファイル記憶手段、前記ジョブファイルのファイル名を監視しており、前記ジョブファイルのファイル名に含まれる進捗状況がジョブの未処理状態を示し、かつファイル名に含まれる送信開始日時が現在時刻を過ぎている場合に、電子メールの送信を実行するメール送信手段に前記ジョブの実行を指示する送信管理手段、前記送信管理手段の指示に従い、各ジョブの送信モードに基づいて、前記顧客テーブルより送信対象とする顧客を決定し、当該決定された送信対象顧客に対して、前記送信モードに応じた手順でメールの送信を実行するメール送信手段を有する構成としたので、送信モードの異なる電子メールの送信制御を簡易に行うことが可能となるという効果を奏する。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明に係るメール送信制御システムの一実施形態を示す構成図である。
【図２】顧客テーブルの一例を示す図である。
【図３】文書管理テーブルの一例を示す図である。
【図４】ジョブファイルの一例を示す図である。
【図５】送信モード別の電子メールを示す図である。
【図６】送信処理後の文書管理レコードの様子を示す図である。
【図７】進捗確認画面の一例を示す図である。
【符号の説明】
１・・・登録実行手段
２・・・ジョブファイル記憶手段
３・・・送信管理手段
４・・・メール送信手段
５・・・顧客文書管理手段
６・・・進捗確認手段
１０・・・メール送信制御システム
２０・・・管理者端末
３０・・・メールサーバー
４０・・・顧客端末

Claims

顧客の情報を管理する顧客テーブル、および顧客別の文書情報を管理する文書管理テーブルを有する顧客文書管理手段と、
送信開始日時を含むメール送信の指示情報に基づいて、設定された情報を記録すると共に、送信開始日時および進捗状況をファイル名の一部として含むジョブファイルを作成する登録実行手段と、
前記作成されたジョブファイルを記憶するジョブファイル記憶手段と、
前記ジョブファイルのファイル名を監視しており、前記ジョブファイルのファイル名に含まれる進捗状況がジョブの未処理状態を示し、かつファイル名に含まれる送信開始日時が現在時刻を過ぎている場合に、電子メールの送信を実行するメール送信手段に前記ジョブの実行を指示する送信管理手段と、
前記送信管理手段の指示に従い、各ジョブの送信モードに基づいて、前記顧客テーブルより送信対象とする顧客を決定し、当該決定された送信対象顧客に対して、前記送信モードに応じた手順でメールの送信を実行するメール送信手段と、
を有することを特徴とするメール送信制御システム。
前記ジョブファイル記憶手段に記憶されたジョブファイルの拡張子を確認し、当該拡張子に基づいて進捗状態データを作成し、管理者端末に提示する進捗確認手段をさらに有することを特徴とする請求項１に記載のメール送信制御システム。
前記送信モードとして、電子メールに文書ファイルを添付して送信するＰＵＳＨ型と、電子メールに文書ファイルの存在箇所を示す情報を記述して、電子メールのみを送信するＰＵＬＬ型が設定されるものであることを特徴とする請求項１に記載のメール送信制御システム。