JP2004238143A

JP2004238143A - ファイル管理システム

Info

Publication number: JP2004238143A
Application number: JP2003029041A
Authority: JP
Inventors: Yoshichika Watanabe; 義親渡辺
Original assignee: Hitachi Kokusai Electric Inc
Current assignee: Hitachi Kokusai Electric Inc
Priority date: 2003-02-06
Filing date: 2003-02-06
Publication date: 2004-08-26

Abstract

【課題】ファイルの移動、ファイルの廃棄、ファイルの厚さの変更、ファイルの入れ替えが発生する度に、人手によるファイル管理データを作成し直しを行うことなく自動的に棚番号や一覧表の変更が可能なファイル管理システムを得る。
【解決手段】ファイルの一覧表を表示する一覧表示部１０ａとファイル格納位置となる棚番号を表示する棚番号表示部１０ｂとを有するファイル棚１０と、前記ファイル棚１０に格納されるファイルのファイル管理データを管理する制御端末２０とを通信回線４０を介して接続したファイル管理システムであって、ファイル棚１０は、制御端末２０から送信されるファイル管理データに基づき一覧表示部１０ａに背表紙一覧を表示すると共に、棚番号表示部１０ｂに棚番号を表示する。
【選択図】図１

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、ファイル棚を用いてファイリングされた文書を管理するファイル管理システムに関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
一般に、ファイリングされた文書は分野毎に分類してファイル棚に置かれる。文書を参照するためファイルを借用したり、また、元に戻したりを繰り返すうちに、（１）ファイルの並び順序・格納位置がズレたり、（２）長期間借用されているファイルはいつのまにか忘れ去られ、返却されずに別の場所（例えば誰々さん机の上）に放置され、しまいには紛失されても分からない状態となる。
【０００３】
これらを防ぐため、（１）に対し、図１０に示すように、ファイル棚１とファイル棚１に格納されたファイル２の背表紙３に、それぞれ同一の番号の棚番号札４とファイル番号札３ｃを貼り、そのファイル２のファイル棚１における格納位置を固定し管理する。なお、図１０において、ファイル２の背表紙３には、そのほか、背表紙内容３ａ、分類名３ｂが記載されている。また、（２）に対しては、図１１に示すように、ファイル棚１に格納されているファイル２の背表紙の一覧表５を作成し、ファイル棚１の上部に貼り付け表示する。ファイル２が空いている位置があれば、番号と一覧表５から背表紙ＸＸＸＸのファイルが存在しないと判断していた。
【０００４】
また、他の管理方法として、ファイル棚に格納されたファイル毎にＬＥＤを設けて、ファイルや図書の検索時に、ファイル格納棚に設けられた所望のファイルに対応したＬＥＤを発光させて検索を容易にする技術が開示されている（例えば、特許文献１参照）。
【０００５】
【特許文献１】
特開２００２−２４５１６９号公報（第２−３頁、図１）
【０００６】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、上述した管理方法だと、例えば図１２（ａ）に示すように、棚番号２のａａａａファイル２は保管期限が過ぎたため別の保存場所に移動するとか、棚番号５のｂｂｂｂファイル２は不要になったとか、図１３（ａ）に示すように、ｄｄｄｄファイルとｅｅｅｅファイルを入れ替えるとかのケースが発生する都度、図１２（ｂ）及び図１３（ｂ）に示すように、ファイルの番号、棚番号、一覧表を５作成し直さなければならない。また、図１４に示すように、棚番号８のｃｃｃｃファイルは別の厚さのファイルに置き換える場合は、ファイル番号１９のファイルは下の棚に移動させなければならない。さらに、上記特許文献１では、所定または同一の厚さのファイルしか使用できなかった。
【０００７】
本発明は上述した点に鑑みてなされたもので、ファイルの移動、ファイルの廃棄、ファイルの厚さの変更、ファイルの入れ替えが発生する度に、人手によるファイル管理データを作成し直す必要がなく自動的に棚番号や一覧表の変更が可能なファイル管理システムを提供することを目的とする。
【０００８】
【課題を解決するための手段】
前記目的を達成するために、本発明に係るファイル管理システムは、ファイルの一覧表を表示する一覧表示部とファイル格納位置となる棚番号を表示する棚番号表示部とを有するファイル棚と、前記ファイル棚に格納されるファイルのファイル管理データを管理する制御端末とを通信回線を介して接続したファイル管理システムであって、前記ファイル棚は、前記制御端末から送信されるファイル管理データに基づき前記一覧表示部に背表紙一覧を表示すると共に、前記棚番号表示部に棚番号を表示することを特徴とする。この構成によれば、ファイルの移動、ファイルの廃棄、ファイルの厚さの変更、ファイルの入れ替えが発生する度に、人手によるファイル管理データを作成し直しを行うことなく自動的に棚番号や一覧表の変更が可能となる。
【０００９】
また、前記ファイル棚に格納されるファイルに貼付され、ファイル識別コードを記憶するＩＣタグと、前記ＩＣタグと通信し該ＩＣタグに記憶されたファイル識別コードを読み取るＩＣタグリーダとをさらに備え、前記ＩＣタグリーダは、前記ＩＣタグから読み取ったファイル識別コードを前記制御端末に送信し、前記制御端末は、受信したファイル識別コードに基づきファイル格納位置を識別し当該ファイル格納位置を通知することを特徴とする。この構成によれば、一覧表示部を見なくても該当ファイル位置を容易に知ることができる。
【００１０】
【発明の実施の形態】
図１は、本発明の実施の形態に係るファイル管理システムを示す構成図である。図１に示すように、本実施の形態に係るファイル管理システムは、電子表示部（背表紙一覧表示部・棚番号表示部）、データ受信部及び制御部からなり、背景色がそれぞれ異なる複数のファイル棚１０と、ファイル番号・背表紙内容・ファイル厚さ・ファイルコード（以上ファイル管理データと呼ぶ）を入力するための入力表示部、入力部、制御部、ファイル格納部及びファィル管理データを送受信するためのデータ送受信部からなる制御端末２０と、ＩＣタグを貼付されたファイルのタグ（タグにはファイルコードが書き込まれている）を読み込むタグリーダ部と読み込んだデータを送信するデータ送信部及び制御部からなるＩＣタグリーダ３０とを備え、これら構成は通信回線４０を介して接続されている。
【００１１】
図２は、制御端末２０の入力画面例を示す。ファイル管理者は、まず、管理対象とする文書ファイルを分野別に分類し、それに従って各文書ファイルのファイルコード及び格納位置（ファイル棚○○の棚番号××，○○と××が格納位置データ）を決定する。次に、制御端末から前記決定に基づいてファイル管理データを画面入力する。入力はファイル棚単位で行っていく。ここで、棚番号は各ファイル棚毎に一番から順にふられていく。本実施の形態では棚番号とファイル番号は全く同じことを意味する。
【００１２】
図２に示す画面例では、ファイル棚を識別する２桁の英数字でなるファイル棚コードＯＡのファイル管理データとして、ファイル番号（棚番号）、背表紙内容、ファイル厚さ、７桁の英数字でなるファイルコードが表示されている。
【００１３】
図３は、本実施の形態で用いるファイル棚の一例を示す。ファイル棚１０は、ファイル番号と該当ファイルの背表紙内容とを対としてそのファイル棚に格納されているファイルの一覧表を表示する一覧表示部１０ａと、実際にファイルを格納するファイル格納棚、及びファイル格納位置となる棚番号を表示する棚番号表示部１０ｂから構成される。一覧表示部１０ａと棚番号表示部１０ｂはファイル棚毎の背景色（図３に示す例の場合：緑）を有し、棚番号表示部１０ｂはＬＣＤ表示されるようになされている。
【００１４】
図４は、制御端末２０のファイル格納部への格納データを示す図である。図４に示すように、制御端末２０の入力部から入力されたファイル管理データは、棚コード毎に備えられた棚コード××ファイル２１××及びファイル格納部ファイルコードマスター２２に格納され、ファイルコードマスター２２を用いてファイル管理データ入力時の重複チェックが行われるようになされている。図４に示す例では、棚コードＯＡファイル２１ＯＡに図２に示す制御画面に対応するファイル管理データが格納される。
【００１５】
図５は、伝送データを示す図である。図５（ａ）は、制御端末２０から通信回線４０を介してファイル棚１０に送信する制御端末送信データを示し、制御端末２０から、ＯＰ：０１（ＯＰ：オペレーションコード、０１：データをファイル棚に表示することを示す）のフォーマットで、ファイル番号、背表紙内容、ファイルの厚さデータを、該当ファイル棚１０にファイル番号１からシーケンシャル送信する。また、ＯＰ：０２のフォーマットは、指定の棚番号（＝ファイル番号）をブリンク表示しブザー音を鳴らすことを意味する。なお、各ファイル棚には、あらかじめ同ファイル棚コードが登録されている。また、図５（ｂ）と（ｃ）は後述されるもので、図５（ｂ）は、ＩＣタグリーダ３０から制御端末２０へＯＰ：０３（０３：指定のファイルコードからファイル格納位置を識別しＯＰ：０２または０４のデータを送信することを意味する）のフォーマットで送信する送信データを示し、図５（ｃ）は、制御端末２０からＩＣタグリーダ３０へＯＰ：０４（０４：指定の棚コード、棚番号（＝ファイル番号）を表示部に表示することを示す）のフォーマットで受信される受信データを示す。
【００１６】
次に、制御端末２０からの送信データ受信時におけるファイル棚１０の動きについて説明する。まず、ファイル棚１０は、図５（ａ）に示す制御端末送信データのファイル番号、背表紙内容データから一覧表データを作成し、一覧表示部１０ａに表示する。
【００１７】
次に、ファイル棚１０は、図５（ａ）に示す制御端末送信データのファイル番号、ファイルの厚さデータから棚番号表示部１０ｂに棚番号表示を行う。図６は、ファイル棚の棚番号表示フローを説明するもので、棚番号表示部１０ｂに、ＬＣＤに対応する表示ＲＡＭを備え、棚番号表示フローとしては、次のフローに従う。
【００１８】
（１）ＬＣＤ１ドットが何ｍｍに相当するのかを算出
（２）表示ＲＡＭをクリア
（３）棚番号１を棚の最上段、最左翼に表示すべく表示ＲＡＭに書き込む。
（４）ＯＰ：０２の受信電文からファイル番号１の厚さの間隔を置いて棚番号２を表示ＲＡＭに書き込む。
（５）同じ要領でシーケンシャルに棚番号を表示ＲＡＭに書き込んでいく。
（６）ＬＣＤの右端からの長さがファイルの厚さより短くなったら、次の１つ下の棚に移動し、同じように棚番号を表示ＲＡＭに書き込んでいく。
（７）受信電文の最終ファイル番号まで書き込んだら、表示ＲＡＭの内容をＬＣＤに表示する。
【００１９】
ここで、各ファイル棚の識別方法について記述する。データ管理上は、図２に示す制御端末２０の画面例のように、各ファイル棚１０の識別は、ファイル棚コードで行っている。例えば図４に示す制御端末２０のファイル格納部への格納データでは、ファイル棚ごとの管理データは棚コード××ファイルに格納される。一方、実際の複数あるファイル棚の識別は、本システム構成例では、色で識別を行っている。カラー表示ＬＣＤを使い、図１に示すように、ファイル番号（棚番号）の背景色を変えることで複数台あるファイル棚を識別している。また、カラー表示ＬＣＤを使用しない場合はファイル番号の前にファイル棚コードを付加して表示し、各ファイル棚の識別を行う方法も考えられる。
【００２０】
次に、実際にファイル棚１０に各文書ファイルを格納する段階について説明する。これまでの操作だけでもファイル棚１０に表示された一覧表と実際の文書ファイルの背表紙を見比べなから文書ファイルを該当する棚番号に格納することも可能であるが、本実施の形態では、ＩＣタグを用いてこの格納作業を容易にしている。
【００２１】
図７と図８は、文書ファィルに貼付するＩＣタグとＩＣタグリーダを示す図である。図７に示すように、ファィルコードが書かれたＩＣタグ５０を該当文書ファィル２に貼付する。この貼付されたＩＣタグ５０を、図８に示すように、ＩＣタグリーダ３０に読み込ませる。ＩＣタグリーダ３０は、図５（ｂ）に示すＩＣタグリーダ送信データのフォーマットでファイルコードを制御端末２０に通信回線４０を通して送信する。
【００２２】
図５（ｂ）に示すＩＣタグリーダ送信データ受信時の制御端末２０の動きは、図４のファイルコードマスター２２を使い、当該ファイルコードのファイル棚コード、ファイル番号を取得し、次に、図５（ｃ）に示すＩＣタグリーダ受信データをＩＣタグリーダ３０に、図５（ａ）に示す制御端末送信データのＯＰ：０２を該当ファイル棚に送信する。ここで、ＩＣタグリーダ３０は、図８に示すような表示部３０ａを持ち、図５（ｃ）に示すＩＣタグリーダ受信データのファイル棚コード番号、ファイル番号を表示することが可能である。なお、ここではファイル棚コード番号を色表示で行っている。
【００２３】
一方、図５（ａ）に示す制御端末送信データのＯＰ：０２を受信したファイル棚は、受信した棚番号（ファイル番号）をブリンク表示させる。ブリンク表示と伴にブザーを鳴らすと更にわかり易くなる。以上により、文書ファイル格納者はファイル棚１０の一覧表を見なくとも該当文書ファイルの格納位置を容易に知ることができる。
【００２４】
上述した内容は、ファイル格納位置を知らせる手段として、ＩＣタグリーダ３０の表示部３０ａ、及びファイル棚１０の棚番号ブリンクの２者を使用しているが、どちらか一方だけを使用してもファイル格納位置を知らせることは可能である。さらに、これは文書管理者が文書ファイル２を管理する場合だけでなく、文書ファイル２を参照した人がファイル棚１０に返す場合にも適用される。すなわち、上記ファイル格納位置を知らせる手段を用いれば、文書ファイル２を参照した人、あるいは返却を依頼された人がファイル２をファイル棚の定位置に戻す可能性は従来より高まる。
【００２５】
図９は、文書ファイル２の格納作業を容易にする別手段を記述したものである。図９に示す例では、既存のファイル２に格納位置を表示できる表示機能、つまりロータリースイッチ２ｂによる表示部２ａを付加したものである。制御端末２０からファイル管理データを入力するタイミングで同時に、ファイル２の背の内側に設けた３つのロータリースイッチ２ｂを設定し、背の外側に設けた表示部２ａにより格納位置を表示させるものである。ファイル格納者はこの表示内容を見てファイル格納位置を知ることになる。
【００２６】
また、図３に示す電子表示機能付きファイル棚１０の一覧表示部１０ａは、ファイル番号と背表紙内容の固定表示となっているが、これに複数ぺ一ジ表示機能を付加することにより更に多くの情報を表示することができる。例えば、該当ファイルは現在○○さんが借用中で返却日は何日である、該当ファイルは現在訂正中で完了日は何日である、という情報を付加すれば、文書ファイル管理を更に充実したものにすることが可能である。複数ぺ一ジ表示機能は、リモコンを使いあるキーを押すと次のぺ一ジが表示される仕組みを利用する。電子表示機能付きファイル棚及び制御端末に相応のプログラムを組み込むことになる。
【００２７】
従って、上述した実施の形態によれば、次のような効果を奏する。
１）ファイル棚１０による文書ファイル管理を行うにあたり、人手による棚番号札、ファイ番号札、一覧表を作成しなくてもよい。
２）棚番号、ファイル番号、一覧表に変更が発生しても、人手による作成し直しを行わなくてよい。本システムの制御端末２０より訂正を行うことにより容易に棚番号、一覧表の変更が可能である。また、ＩＣタグ５０・ＩＣタグリーダ３０や７セグＬＥＤを利用することによりファイル番号札の作成もしなくて済む。
３）ＩＳＯ取得監査、定期監査等で文書ファイル（特に規定類、実施記録類）の管理が重要になってきており、文書ファイル２の紛失を防ぎ、整理された効率のよい文書ファイル管理が可能となる。
【００２８】
【発明の効果】
以上のように、本発明によれば、ファイル棚は、制御端末から送信されるファイル管理データに基づき一覧表示部に背表紙一覧を表示すると共に、棚番号表示部に棚番号を表示するようにしたので、ファイルの移動、ファイルの廃棄、ファイルの厚さの変更、ファイルの入れ替えが発生する度に、人手によるファイル管理データを作成し直しを行うことなく自動的に棚番号や一覧表の変更が可能となる。
【００２９】
また、ＩＣタグと、ＩＣタグリーダとをさらに備え、ＩＣタグリーダは、ＩＣタグから読み取ったファイル識別コードを制御端末に送信し、制御端末は、受信したファイル識別コードに基づきファイル格納位置を識別し当該ファイル格納位置を通知するようにしたので、一覧表示部を見なくても該当ファイル位置を容易に知ることができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の実施の形態に係るファイル管理システムを示す構成図である。
【図２】図１の制御端末２０の入力画面例を示す図である。
【図３】本発明の実施の形態で用いるファイル棚の一例を示す図である。
【図４】図１の制御端末２０のファイル格納部への格納データを示す図である。
【図５】本発明の実施の形態における伝送データを示す図である。
【図６】図１のファイル棚の棚番号表示フローを説明する図である。
【図７】本発明の実施の形態における文書ファィルに貼付するＩＣタグを示す図である。
【図８】本発明の実施の形態におけるＩＣタグリーダを示す図である。
【図９】本発明の実施の形態における文書ファイル２の格納作業を容易にする別手段を記述した図である。
【図１０】従来の棚番号札・ファイル番号札のファイル管理方法を説明するための図である。
【図１１】従来のファイル背表紙一覧表を示す図である。
【図１２】従来のファイル管理方法における問題点を説明するための図である。
【図１３】従来のファイル管理方法における問題点を説明するための図である。
【図１４】従来のファイル管理方法における問題点を説明するための図である。
【符号の説明】
１０ファイル棚、１０ａ一覧表示部、１０ｂ棚番号表示部、２０制御端末、３０ＩＣタグリーダ、４０通信回線、５０ＩＣタグ。

Claims

ファイルの一覧表を表示する一覧表示部とファイル格納位置となる棚番号を表示する棚番号表示部とを有するファイル棚と、前記ファイル棚に格納されるファイルのファイル管理データを管理する制御端末とを通信回線を介して接続したファイル管理システムであって、
前記ファイル棚は、前記制御端末から送信されるファイル管理データに基づき前記一覧表示部に背表紙一覧を表示すると共に、前記棚番号表示部に棚番号を表示することを特徴とするファイル管理システム。
請求項１に記載のファイル管理システムにおいて、
前記ファイル棚に格納されるファイルに貼付され、ファイル識別コードを記憶するＩＣタグと、
前記ＩＣタグと通信し該ＩＣタグに記憶されたファイル識別コードを読み取るＩＣタグリーダとをさらに備え、
前記ＩＣタグリーダは、前記ＩＣタグから読み取ったファイル識別コードを前記制御端末に送信し、
前記制御端末は、受信したファイル識別コードに基づきファイル格納位置を識別し当該ファイル格納位置を通知することを特徴とするファイル管理システム。