JP2004070708A - Equipment management system - Google Patents
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Abstract
Description
【0001】
【発明の属する技術分野】
本発明は、画像形成装置に関る情報を管理する機器管理システムに関する。
【0002】
【従来の技術】
近時、通信ネットワークに接続された画像処理装置等の機器に関わる各種情報を収集して管理することにより、機器利用における利便性を追求することが望まれている。従来、通信ネットワークを介して機器の状態を遠隔監視し、監視結果に基づいて機器の使用料金を課金したり保守管理を行うシステムが考案されている。
【0003】
例えば、特開平2001−250008号公報に開示された「顧客支援システム、顧客支援方法、顧客支援センター、顧客情報利用システム及び顧客に配置された機器」は、顧客管理センターが機器の使用量を示す使用量情報及び機器の品質を示す品質情報とを機器から取得して管理し、顧客情報利用システムが顧客管理センターによって管理された情報を利用して、機器の消耗品不足や故障に対応することなどによって顧客の支援を行う。
【0004】
また、特開平2001−297045号公報に開示された「機器管理システム、管理クライアント、管理サーバ、使用状況管理方法及びプログラム」は、機器を操作する利用者を認証する認証手段と利用者の機器使用を示す機器使用情報とを有し、機器使用情報と予め定められた閾値とを比較し、この比較結果に基づくメッセージを機器の利用者又は管理者に送信するものである。
【0005】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、上記の特開平2001−250008号公報に開示された発明は、顧客支援センターが機器の使用量を機器から取得して管理するものであり、顧客支援センターが機器から情報を取得しない限り顧客管理センターの情報が更新されず、リアルタイム性に乏しかった。このため、例えば、機器の使用情報を顧客支援センターが取得する前に、停電などで機器に保持された使用情報が消えたり、更新されないエラーが発生すると、機器側でも顧客支援センター側でも正確な機器使用量を把握できないという問題があった。また、機器に利用者ごとの使用量の累計が表示されず、ユーザーは自分の使用量累計を把握できなかった。
【0006】
また、特開平2001−297045号公報に開示された発明は、機器の使用情報と閾値の比較結果に基づくメッセージを機器の利用者や管理者のメールアドレスに送信するが、利用者の機器使用を制限することはなく、ユーザーが閾値以上に機器を使用した場合にも、メッセージを無視すれば続けて機器を利用することができた。このため、予め機器使用を制限する目的で閾値を設定しても、ユーザーの機器使用に絶対的な影響を及ぼすことはなく、機器から取得した使用情報を資材の節約を含む資材管理に役立てられない場合があった。
【0007】
そこで、本発明の課題は、機器の正確な利用内容を利用者にリアルタイムで通知するとともに、正確な利用内容に基づいて機器の適切な資材管理を行う機器管理システムを提供することである。
【0008】
【課題を解決するための手段】
本発明は、上記課題を解決する為、以下のような特徴を備えている。
【0009】
請求項1記載の発明は、
機器と該機器を管理する管理装置とが通信ネットワークを介して接続された機器管理システムにおいて、
前記機器は、
該機器の利用者を登録する登録手段と、
前記登録手段により登録された利用者を認証する認証手段と、
前記認証手段により認証された利用者により該機器が利用されると、該利用者を識別する利用者情報と該利用者による該機器の利用内容とを前記管理装置に送信する第1の送信手段と、
を備え、
前記管理装置は、
前記機器から前記利用者情報及び前記利用内容を受信する第1の受信手段と、
前記機器の利用を制限する制限情報を記憶するとともに、前記第1の受信手段により受信した利用者情報及び利用内容を対応付けて記憶する記憶手段と、
前記記憶手段に記憶された利用者情報と該利用者情報に対応付けて記憶された利用内容の累計とを前記機器に送信する第2の送信手段と、
前記記憶手段に記憶された制限情報と前記利用者情報に対応付けて記憶された利用内容の累計との比較結果に応じて、前記機器の機能を制限する機能制限データを前記第2の送信手段により前記機器に送信させる送信制御手段と、
を備えることを特徴としている。
【0010】
請求項1記載の発明によれば、機器の利用者に機器の正確な利用内容をリアルタイムで通知するとともに、正確な利用内容に基づき機器の利用を制限して利用者による機器の資材の浪費を防止し、適切な資材管理を行うことができる。また、利用者の資材節約意識向上を図ることができる。
【0011】
請求項2記載の発明は、請求項1記載の発明において、
前記管理装置は、
前記記憶手段によって、前記利用者のグループによる前記機器の利用を制限するグループ単位の制限情報を記憶するとともに、該グループを識別するグループ識別情報と、該グループに含まれる利用者の利用者情報と、前記第1の受信手段により受信した該利用者による前記機器の利用内容とを対応付けて記憶し、
前記第2の送信手段によって、前記記憶手段に記憶されたグループ識別情報と、該グループ識別情報のグループに含まれる利用者の利用者情報に対応付けて記憶された利用内容の累計とを送信し、
前記送信制御手段によって、前記記憶手段に記憶されたグループ単位の制限情報と、該グループに含まれる利用者の利用者情報に対応付けて記憶された利用内容の累計との比較結果に応じて、前記機器の機能を制限する機能制限データを前記第2の送信手段により前記機器に送信させることを特徴としている。
【0012】
請求項2記載の発明によれば、グループ単位の利用者による機器の利用内容を管理して機器の利用を制限するため、利用者個人だけでなくグループ単位の利用者による資材の浪費を防止して適切な資材管理を行うことが可能となる。
【0013】
請求項3記載の発明は、請求項1又は2記載の発明において、
前記機器は、
前記管理装置から前記機能制限データを受信する第2の受信手段と、
前記第2の受信手段により受信された機能制限データに従って該機器の動作を制限する制御手段と、
を備えることを特徴としている。
【0014】
請求項3記載の発明によれば、機器は管理装置から受信した機能制限データに基づいて機器の利用を制限するため、利用制限を行うための利用内容を記憶したり、この利用内容の累計を算出する必要がなく、使用するメモリ容量を省略することができる。
【0015】
請求項4記載の発明は、請求項3記載の発明において、
前記機器は、
操作入力を行うためのインターフェースを表示する表示手段を備え、
前記第2の受信手段により前記機能制限データを受信した場合に、前記制御手段によって、前記表示手段において前記インターフェースを非表示にする処理、前記表示手段に表示されたインターフェースからの操作入力の一部又は全部を無効とする処理、及び該機器の電源をONからOFFに切り替える処理のうち、少なくとも何れか1つを実行させることを特徴としている。
【0016】
請求項4記載の発明によれば、管理装置からの指示により機器における操作入力を制限することによって機器の利用を制限することができる。
【0017】
請求項5記載の発明は、請求項1〜4の何れか一項に記載の発明において、
前記機器は、
前記制限情報を設定する設定手段を備え、
前記第1の送信手段によって、前記設定手段により設定された制限情報を前記管理装置に送信し、
前記管理装置は、
前記第1の受信手段によって、前記機器から前記制限情報を受信し、
前記記憶手段によって、前記第1の受信手段により受信された制限情報を記憶することを特徴としている。
【0018】
請求項5記載の発明によれば、機器の利用者や管理者は、制限情報を任意に設定して機器の利用を制限できる。
【0019】
請求項6記載の発明は、請求項1〜5記載の発明において、
前記機器は、
前記第2の受信手段によって前記管理装置から受信した利用者情報及び利用内容の累計を出力する出力手段を備えることを特徴としている。
【0020】
請求項6記載の発明によれば、利用者に関する情報とこの利用者による利用内容とを出力することにより、利用者ごとやグループごとの利用内容を機器の利用者に通知できる。これによって、利用者個人やグループごとの利用者に資材節約の意識を向上させることができる。
【0021】
請求項7記載の発明は、請求項1〜6記載の発明において、
前記管理装置は、
前記第1の受信手段によって、複数の機器から、該複数の機器を識別する機器情報と、該各機器において登録された利用者の利用者情報と、該利用者ごとの該各機器の利用内容とを受信し、
前記記憶手段によって、前記各機器の制限情報を記憶するとともに、前記第1の受信手段により受信した機器情報、利用者情報、及び利用内容を対応付けて記憶し、
前記第2の送信手段によって、前記記憶手段に記憶された利用者情報と該利用者情報に対応付けて記憶された利用内容の累計とを前記機器情報を有する機器に送信することを特徴としている。
【0022】
請求項7記載の発明によれば、管理装置により複数の機器における利用者ごと又はグループごとの利用内容を管理することによって、各機器の利用を制限して各機器において適切な資材管理を行うことができる。
【0023】
請求項8記載の発明は、請求項1〜7の何れか一項に記載の発明において、
前記利用内容及び前記制限情報は、前記登録手段により登録された利用者による前記機器の利用回数及び前記機器の利用に伴う資材の使用量の一方又は双方に関する閾値であることを特徴としている。
【0024】
請求項8記載の発明によれば、機器の利用回数や機器の利用に伴う資材の使用量に基づいて機器の利用制限を行い、資材を節約することができる。
【0025】
請求項9記載の発明は、請求項8記載の発明において、
前記管理装置は、
前記送信制御手段によって、前記記憶手段により前記利用者情報に対応付けて記憶された利用内容の累計が前記制限情報の値に達した場合に前記第2の送信手段により前記機能制限データを前記機器に送信させることを特徴としている。
【0026】
請求項9記載の発明によれば、機器の利用内容の累計が制限情報の値に達した場合に機器の利用を制限するため、予め定められた制限情報の値を超えて機器が利用されることを防止して資材の浪費を防ぐことができる。
【0027】
請求項10記載の発明は、請求項8又は9記載の発明において、
前記管理装置は、
前記記憶手段によって、前記制限情報の値未満の値である警告用閾値を記憶し、
前記送信制御手段によって、前記記憶手段により前記利用者情報に対応付けて記憶された利用内容の累計が前記警告用閾値に達した場合に前記第2の送信手段により前記機器の利用に関する警告情報を該機器に送信させることを特徴としている。
【0028】
請求項10記載の発明によれば、機器の利用内容の累計が機器利用を制限する制限情報の値未満の警告用閾値に達した場合に、機器に警告情報を送信することによって、利用内容が閾値に達する前に機器の利用者や管理者に注意を促すことができる。
【0029】
請求項11記載の発明は、請求項10記載の発明において、
前記機器は、
前記設定手段によって、前記警告用閾値を設定し、
前記第1の送信手段によって、前記設定手段により設置された制限情報を前記管理装置に送信し、
前記管理装置は、
前記第1の受信手段によって、前記機器から前記警告用閾値を受信し、
前記記憶手段によって、前記第1の受信手段により受信された警告用閾値を記憶することを特徴としている。
【0030】
請求項11記載の発明によれば、機器の利用者や管理者は、警告用閾値を任意に設定して、管理装置によって機器の利用が制限される前に、前もって利用制限の時期が近いことを知ることができるため、計画的に機器を利用することができる。また、利用者が突然機器を利用できなくなることがない。
【0031】
【発明の実施の形態】
以下、図を参照して本発明の実施の形態を詳細に説明する。ここで、以上の請求項において、利用内容とは、機器の利用に関する情報のことであり、例えば機器が画像を形成する複合機である場合には、用紙やトナー等の資材の使用量やコピーや印刷の処理種別や処理実行回数等が利用内容に含まれる。
【0032】
以下の実施の形態において図1に示す通信システム100は、以上の請求項における機器管理システムに対応し、サーバー1は管理装置に対応し、複合機2は機器に対応する。また、以下の実施の形態において図2に示すCPU11は、以上の請求項における送信制御手段としての機能を有し、記憶部15は記憶手段としての機能を有し、ネットワーク通信部16は第1の受信手段及び第2の送信手段としての機能を有し、図5に示すCPU21は登録手段、認証手段、設定手段、制御手段としての機能を有し、表示部22は表示手段及び出力手段としての機能を有し、ネットワーク通信部31は第1の送信手段及び第2の受信手段としての機能を有する。また、以下の実施の形態における制限値は、以上の請求項における制限情報に相当し、警告値は、以上の請求項における警告用閾値に相当し、ユーザーID及びユーザー名は、以上の請求項における利用者情報に相当し、グループ名は、グループ識別情報に相当する。
【0033】
なお、以上の請求項における機器の一例として、以下の実施の形態では複合機について説明するが、この他に複写機やプリンタ等を用いてもよい。
【0034】
まず、構成を説明する。
ここで、本実施の形態において、ユーザーIDは複合機2の利用者を識別するIDであり、ユーザー名は利用者氏名であり、グループ名は利用者が所属する組織等のグループ名(例えば、会社の部署)である。管理項目IDは、サーバー1が管理する複合機2の利用内容の項目を識別するIDであり、管理項目には、サイズ別の記録紙枚数、両面記録使用回数、FAX送信回数、ステイプル使用回数、スキャナー使用回数等が含まれる。また、制限値とは、利用者及び利用者のグループによる複合機2の利用限度を示す値である。警告値とは、制限値未満の値であり、複合機2の利用の累計が利用限度に達する前に利用者に警告するために設けられた値である。
【0035】
図1は、本実施の形態における通信システム100の全体構成を示す図である。図1に示すように、通信システム100は、サーバー1と複数の複合機2とがネットワークNを介して接続され、サーバー1と各複合機2との間においてデータの送受信が可能なように構成されている。
なお、図1においては、1台のサーバー1と6台の複合機2とを接続した例を示したが、これらの台数は特に限定されない。
【0036】
サーバー1は、サーバー1に予め登録された複合機2の利用状況を管理するサーバーであり、ネットワークNを介して6台の複合機2(2A〜2F)と接続されている。サーバー1は、予め登録された顧客先に設置された複数の複合機2から、利用内容を示す利用内容(管理項目ID及びカウント値)、複合機ID、ユーザーIDのデータを受信すると、各複合機2の登録利用者ごと又は複数の登録利用者からなるグループごとの利用内容を集計して累計を算出する。また、サーバー1は、複合機2の管理者により予め設定された警告値及び制限値を記憶しており、複合機2が設置された顧客に対し、制限値に応じて複合機2の利用料金を課金する。
【0037】
ここで、複合機2の管理者による警告値及び制限値の設定は、複合機2を利用する顧客による複合機2の利用権利の購入を意味しており、顧客先の利用者は制限値に応じて複合機2を利用でき、制限値を超えた複合機2の利用はサーバー1からネットワークNを介して複合機2に送信される機能制限データによって禁止される。利用者が制限値以上に複合機2を利用するためには、複合機2の管理者が制限値を再設定することにより顧客が追加の利用権利を購入する必要がある。
【0038】
サーバー1は、上記算出した利用内容の累計を警告値及び制限値の各々と比較し、算出した利用内容の累計が制限値以上の場合には、機能制限データ、複合機2の利用を禁止する利用者のユーザーID又はグループのグループ名、利用を禁止する管理項目の管理項目ID、及び利用制限画面を複合機2に表示させるための指示データを複合機2に送信して、特定の利用者又はグループによる複合機2の利用を不可にする。なお、利用制限画面は、特定の利用者又はグループによる利用内容の累計が利用限度に達したため、それ以上複合機2を利用できないことを示す画面である。
【0039】
一方、サーバー1は、上記算出した利用内容の累計が警告値以上、制限値未満の場合には、警告画面を複合機2に表示させるための指示データ、複合機2の利用者のユーザーID、管理項目ID、及び利用内容の累計を複合機2に送信する。なお、警告画面は、特定の利用者又はグループによる複合機2の利用限度が近づいていることを通知する画面であり、利用者又はグループごとの残りの利用可能な回数や使用量を示す画面である。
【0040】
また、サーバー1は、複合機2から利用者のユーザーID、管理項目ID、及び複合機IDのデータを受信すると、この利用者の指定された項目の利用内容累計のデータを複合機2に送信して通知する。
【0041】
複合機2は、コピー機能、印刷機能、ファクシミリ機能等を備えた機器であり、会社等に設置されて一人又は複数の利用者により利用され、ネットワークNを介してサーバー1と接続されている。複合機2は、利用者情報が入力されると、入力された利用者情報を記憶するとともにネットわーックNを介してサーバー1に送信することにより利用者を登録する。なお、利用者情報には利用者個人を識別するためのユーザーID、ユーザー名、及びユーザーが属するグループ名が含まれる。
【0042】
複合機2は、利用者情報が入力された場合に、入力された情報を利用者の登録時に記憶した利用者情報に照らし合わせて登録利用者を認証すると、続けて入力される操作入力に従ってコピー、印刷、ファクシミリ送信等の処理を実行し、実行した処理、即ち利用内容のデータを利用者情報とともにサーバー1に送信する。また、複合機2は、サーバー1から利用内容の累計のデータをした場合にはこれを表示して利用者に通知し、警告画面を表示させるための指示データを受信した場合には、予め複合機2に記憶された警告画面を表示して特定の利用者やグループによる複合機2の利用限度が近づいていることを警告し、利用制限画面を表示させるための指示データと機能制限データとを受信した場合には、予め複合機2に記憶されている利用制限画面を表示して特定の利用者やグループの利用内容が利用限度に達したことを通知するとともに、この利用者やグループの利用者による複合機2の利用ができないように各部を制御する。
【0043】
また、複合機2は、利用者によって入力される利用者情報及び利用内容の特定の項目を指定するデータをサーバー1に送信することによって、この利用者の指定した項目の利用内容累計を問い合わせ、サーバー1から利用内容累計のデータを受信して表示する。
【0044】
ネットワークNは、専用線や既存の一般公衆回線を利用して構築された通信ネットワークであり、LANやWANなどの様々な回線形態を適用することが可能である。外部ネットワークNには、例えば、電話回線網、ISDN回線網、専用線、移動体通信網、通信衛星回線、CATV回線網などの各種通信回線網と、それらを接続するインターネットサービスプロバイダなどが含まれる。また、図1においては外部ネットワークNと各装置、端末間の接続形態は、有線接続でも無線接続でもよい。但し、情報管理の信頼性の観点から、特定のユーザーのみがアクセス可能なセキュリティを確保しているネットワークであることが望ましい。
【0045】
次に、図2を参照して、図1に示したサーバー1の機能的構成を説明する。
図2は、サーバー1の機能的構成を示すブロック図である。図2に示すように、サーバー1は、CPU11、表示部12、入力部13、RAM14、記憶部15、ネットワーク通信部16により構成され、各部は相互にデータの送受信が可能なようにバス17により接続されている。
【0046】
CPU(Central Processing Unit)11は、記憶部15に記憶されているシステムプログラムや各種プログラムを読み出してRAM14に展開し、当該プログラムに従って各部を集中制御する。また、CPU11は、RAM14に展開したプログラムに従って各種処理を実行し、その処理結果をRAM14に格納するとともに、表示部12に表示させる。そして、RAM14に格納した処理結果を記憶部15の所定の保存先に保存させる。具体的には、記憶部15に記憶された利用者情報記憶処理プログラム、カウント値累計処理プログラム、カウント値累計通知処理プログラムを読み出して、後述する利用者情報記憶処理、カウント値累計処理、カウント値累計通知処理等を実行し、その処理結果をRAM14に格納するとともに、表示部12に表示させる。そして、RAM14に格納した処理結果を記憶部15内部の所定領域に保存させる。
【0047】
CPU11は、利用者情報記憶処理において、複合機2からネットワーク通信部16により受信した複合機ID、ユーザーID、ユーザー名、グループ名、管理項目IDごとの制限値及び警告値のデータを記憶部15に格納された利用内容管理テーブル(図3参照)に記憶する。また、利用者の登録完了を示すデータをネットワーク通信部16により複合機2に送信する。
【0048】
CPU11は、カウント値累計処理において、ネットワーク通信部16を介して複合機2から複合機ID、ユーザーID、管理項目IDとその使用量カウント値のデータを受信し、記憶部15に記憶された利用内容管理テーブルに、受信した管理項目IDのカウント値を加算する。CPU11は、算出したカウント値累計値が警告値以上、制限値未満の場合には、警告値に達したことを示すデータ、警告画面を表示させるための指示データ、ユーザーID、及び管理項目IDを複合機2に送信する。更にカウント値累計値が制限値以上である場合には、制限値に達したことを示すデータ、利用制限画面を表示させるための指示データ、ユーザーID、及び管理項目IDを複合機2に送信し、この利用者による複合機2の利用を禁止する。
【0049】
なお、機能制限データとは、複合機2の機能を制限するデータである。特定の利用者またはグループによる複合機2の利用累計が利用限界である制限値に達した場合に、サーバー1から複合機2に送信され、この利用者又はグループの利用者が複合機2の利用に際してユーザーIDを入力すると、複合機2は機能の一部又は全部を停止して利用限度を超えた利用を防止する。
【0050】
CPU11は、カウント値累計通知処理において、ネットワーク通信部16を介して複合機2から複合機ID、ユーザーID、管理項目IDのデータ、及び利用内容問合せデータを受信すると、記憶部15の利用内容管理テーブルを参照して、受信した複合機ID、ユーザーID、管理項目IDのカウント値累計値を検索し、検索したカウント値累計値とユーザーIDと管理項目IDとを、受信した複合機IDの複合機2に送信する。
なお、利用内容問合せデータは、複合機2の利用内容累計のデータを要求するデータである。
【0051】
表示部12は、LCD(Liquid Crystal Display)やCRT(Cathode Ray Tube)等により構成され、CPU11から入力される表示信号の指示に従って画面上に表示データの表示を行う。
【0052】
入力部13は、文字・数字入力キー、カーソル移動キー、及び各種機能キー等を備えたキーボードと、クリックボタンを備えたポインティングデバイスであるマウスとを備えて構成される。入力部13は、キーボードによる押下信号とマウスによる操作信号とを入力信号としてCPU11へ出力する。
【0053】
RAM14は、CPU11により実行制御される各種処理において、記憶部15から読み出されたプログラム、入力または出力データ、及びパラメータ等の一時的な格納領域を形成する。
【0054】
記憶部15は、プログラムやデータなどが予め記憶されている記録媒体(図示省略)を有しており、この記録媒体は、磁気的、光学的記録媒体、若しくは半導体メモリで構成されている。この記録媒体は、記憶部15に固定的に設けられるもの、若しくは着脱自在に装着するものであり、この記録媒体には、システムプログラム、当該システムに対応する各種処理プログラム、及び各種処理プログラムで処理されたデータなどを記憶する。上記各種プログラムは、コンピュータが読み取り可能な形態で格納され、CPU11は、当該プログラムコードに従った動作を逐次実行する。
【0055】
記憶部15は、具体的には、CPU11による利用者情報記憶処理、カウント値累計処理、及びカウント値累計通知処理において利用される利用者情報記憶処理プログラム、カウント値累計処理プログラム、カウント値累計通知処理プログラム、利用内容管理テーブル(図3参照)、複合機2の利用者ごと及び利用者のグループごとに定められた利用内容の閾値及び警告用閾値、CPU11により実行されたその他の各種処理の処理結果などを記憶している。
【0056】
ネットワーク通信部16は、LANアダプタやルータやTA(Terminal Adopter)、NIC(Network Interface Card)等によって構成され、LANや専用線、或いはISDN回線等の通信回線を介してネットワークNに接続された各装置との通信制御を行う。
【0057】
次に、図5を参照して図1に示した複合機2の内部構成を説明する。
図5は、複合機2の機能的構成を示すブロック図である。図5に示すように、複合機2は、CPU21、表示部22、操作入力部22a、RAM23、記憶部24、画像読取部25、画像形成部26、転写部27、給紙部28、仕上げ部29、ファクシミリデータ生成部30、ネットワーク通信部31により構成され、各部はバス32により接続され、各部は相互にデータの送受信を行うことが可能である。
【0058】
CPU21は、記憶部24に記憶されている各種プログラムを読み出してRAM23に展開し、当該プログラムに従って各部を集中制御する。具体的には、CPU21は、記憶部24から利用者登録処理プログラム、入力指示実行処理プログラム、及びカウント値問合せ処理プログラムを読み出して、後述する利用者登録処理、入力指示実行処理、カウント値問合せ処理を実行し、その処理結果をRAM23に格納するとともに、表示部22に表示させる。
【0059】
CPU21は、利用者登録処理において、操作入力部22aから入力される管理者IDを記憶部24に予め記憶された登録済みの管理者の管理者IDと照合して、登録された管理者による入力であることを認証すると、利用者情報入力画面(図6(a)参照)を表示し、この画面において入力されるユーザーID、ユーザー名、及びグループ名をRAM23に一時記憶する。次いで、CPU21は、制限値・警告値入力画面(図6(b)参照)を表示部22に表示して、この画面において管理項目名とその制限値及び警告値とが入力されると、記憶部24に記憶された管理項目名に対応する管理項目IDを読み出して、管理項目ID、制限値、及び警告値をRAM23に一時記憶する。CPU21は、制限値・警告値入力画面上に設けられた入力完了ボタンQの押下により操作入力部22aから入力を完了する指示が入力されると、RAM23内に一時記憶したユーザーID、ユーザー名、グループ名、管理項目ID、制限値及び警告値を、複合機IDとともにネットワーク通信部16によりサーバー1に送信する。
【0060】
なお、上記制限値・警告値入力画面において、管理項目名とその制限値及び警告値とが入力された後に他の管理項目の設定ボタンPが押下されると、CPU21は入力された内容をRAM23に一時記憶してから未入力状態の制限値・警告値入力画面を表示部22に表示する。CPU21は、このようにして入力された管理項目ID及び管理項目別の制限値及び警告値のデータと、ユーザーID、ユーザー名、グループ名のデータとを、複合機IDとともにネットワーク通信部16によってサーバー1に送信する。
【0061】
CPU21は、入力指示実行処理において、操作入力部22aから入力されるユーザーIDを記憶部24に記憶されたユーザーIDと照合し、登録利用者による入力であることを認証すると、続いて入力される入力指示を実行し、例えばコピー、FAX送信、印刷等を行う。次いで、指示入力に従って実行した処理内容を示す管理項目ID及びカウント値のデータを、複合機ID及びユーザーIDのデータとともに、ネットワーク通信部31によりサーバー1に送信する。その後、CPU21は、サーバー1からユーザーID、管理項目ID、カウント値累計値のデータを受信すると、記憶部24に記憶された管理項目IDに対応する管理項目名を読み出してユーザーID及びカウント値累計値とともに表示部22に表示する。また、サーバー1から警告画面のデータを表示した場合には、このデータを表示部22に表示する。
【0062】
一方、CPU21はネットワーク通信部31によりサーバー1から利用制限画面及び機能制限データを受信すると、表示部22に利用制限画面を表示する。これと同時に、利用制限画面のデータにおいて指定された利用者が操作入力部22aからユーザーIDを入力すると、それ以降、別のユーザーIDが入力されるまで操作入力部22aからの操作入力を無効とする。なお、複合機2の利用禁止の方法はこれに限定されず、利用制限画面のデータによって指定された利用者によってユーザーIDが入力された場合に、複合機2の電源をOFFにしたり、表示部22において通常表示している操作入力のためのユーザーインターフェースを非表示にしてもよい。
【0063】
CPU21は、カウント値問合せ処理において、操作入力部22aを介して入力されるユーザーIDを記憶部24に記憶された登録利用者のユーザーIDと照合して利用者を認証する。続いてCPU21は、操作入力部22aから管理項目名とカウント累計を要求する指示が入力されると、管理項目名に対応する管理項目IDを記憶部24から読み出して、複合機ID、ユーザーID、及び管理項目IDのデータと、利用内容問合せデータとをネットワーク通信部31によりサーバー1に送信する。その後、CPU21はネットワーク通信部31によってサーバー1からユーザーID、管理項目ID、及びこの管理項目のカウント値累計値のデータを受信すると、受信した管理項目IDに対応する管理項目名を記憶部24から読み出して、ユーザーID、管理項目名、及びそのカウント値を表示部22に表示する。
【0064】
なお、上記カウント値問合せ処理において、利用者個人ではなくグループのカウント値累計値を取得する場合には、複合機2からサーバー1にユーザーIDの代わりにグループ名を送信し、サーバー1が複合機ID、管理項目ID、グループ名に基づきカウント値累計値を検索して複合機2に送信する。
【0065】
表示部22は、LCD(Liquid Crystal Display)やEL(Electro Luminescence)等により構成され、CPU21から入力される表示信号の指示に従って画面上に表示データの表示を行う。具体的には、表示部22は、ネットワーク通信部31によりサーバー1から受信された利用内容の累計や、警告画面や利用制限画面等を表示する。
【0066】
操作入力部22aは、表示部22と一体的に設けられている。操作入力部22aは、透明電極が格子状に配置された感圧紙機(抵抗膜圧式)のタッチパネル等により構成されるが、視認性の観点から光の透過率が高いものが望ましい。操作入力部22aは、手指や専用のタッチペン等で押された力点の位置座標を電圧値で検出し、検出された位置信号を操作信号としてCPU21に出力する。また、操作入力部22aは、数字ボタンや各種設定を切り換える機能ボタン等を備えている。
【0067】
RAM23は、CPU21により実行制御される各種処理において、記憶部24から読み出されたプログラム、入力又は出力データ、及びパラメータ等の一時的な格納領域を形成する。
【0068】
記憶部24は、プログラムやデータなどが予め記憶されている記録媒体(図示省略)を有しており、この記録媒体は、磁気的、光学的記録媒体、若しくは半導体メモリで構成されている。この記録媒体は、記憶部24に固定的に設けられるもの、若しくは着脱自在に装着するものであり、この記録媒体には、システムプログラム、当該システムに対応する各種処理プログラム、及び各種処理プログラムで処理されたデータなどを記憶する。上記各種プログラムは、コンピュータが読み取り可能な形態で格納され、CPU21は、当該プログラムコードに従った動作を逐次実行する。
【0069】
記憶部24は、具体的には、CPU21による利用者登録処理、入力指示実行処理、カウント値問合せ処理において使用される利用者登録処理プログラム、入力指示実行処理プログラム、カウント値問合せ処理プログラム、登録された利用者のユーザーID、複合機2の管理者を識別する管理者ID、管理項目名及びこれに対応する項目管理ID、警告画面及び利用制限画面(図4参照)のデータ、利用者情報入力画面及び制限値・警告地入力画面(図6参照)のデータ、CPU21により実行されたその他の各種処理の処理結果などを記憶している。
【0070】
ここで、記憶部24に記憶された利用内容管理テーブルと、警告画面及び利用制限画面について説明する。
図3は利用内容管理テーブルを示す図である。図3に示すように、利用内容管理テーブルには、予めサーバー1に登録されている複合機2の複合機ID、ユーザーID、ユーザー名、グループ名、管理項目名、管理項目ID、利用者別の各管理項目使用量、警告値、制限値、グループ別の各管理項目の使用量、警告値、制限値が、対応付けて記憶されている。
【0071】
図4は警告画面及び利用制限画面を示す図である。図4(a)は、図1の複合機2に関して利用者個人の利用限度が近いことを通知する警告画面であり、この警告画面には、利用限度が近いことを示すメッセージ、制限値までの残された利用可能な利用内容、ユーザーID、管理項目名、及びこの管理項目のカウント値累計値が表示される。また、図4(b)は利用者個人の利用限度に達したことを通知する利用制限画面を示す図であり、この利用制限画面には、ユーザーIDとこの利用者がこれ以上複合機2を利用できないことを示すメッセージが表示される。また、図4(c)はグループ単位の利用限度が近いことを通知する警告画面を示す図であり、図4(d)はグループ単位の利用限度に達したことを示す利用制限画面を示す図である。
【0072】
画像読取部25は、原稿を載置するコンタクトガラスの下部にスキャナを備えて構成され、原稿の画像データを読み取る。スキャナは、光源、レンズ、CCD(Charge Coupled Device)等により構成され、光源から原稿へ照明操作した光の反射光を結像して光電変換することにより原稿画像を読み取り、その読み取った画像データを画像形成部26に出力する。
【0073】
画像形成部26は、CPU21から入力される指示に従って、画像読取部25やネットワーク通信部31から入力される画像データをラスター変換し、ビデオ信号を生成することによって画像を形成する。また、画像データに、拡大縮小、回転、及び位置変更等の画像処理や、階調処理、周波数処理などを施す。
【0074】
転写部27は、感光ドラム、トナー、排紙部等を備えて構成され、CPU21からの出力指示に従って、操作入力部22aまたはネットワーク通信部31から入力指示されたサイズと向きの記録紙を給紙部28から搬送して、画像形成部26またはネットワーク通信部31から入力された画像データの静電潜像を感光ドラムにより記録紙に感光する。さらに、転写部27は、感光した記録紙にトナーを転写して定着させた後、印刷出力する。
【0075】
給紙部28は、転写部27に給紙する記録紙をそのサイズ、及び向きごとに収納可能に構成される。
【0076】
仕上げ部29は、転写部27により印刷出力された画像記録済みの記録紙を部数ごとに丁合してステイプラにより綴じ合わせたたり、折り畳んだり、ソート、排紙トレイまでの搬送等の後処理を行う。
【0077】
ファクシミリデータ生成部30は、CPU21からファクシミリ送信用のデータが入力されると、入力されたデータをファクシミリデータに変換してネットワーク通信部31に出力する。また、ネットワーク通信部31により受信されてCPU21により入力されるファクシミリデータを複合機2において処理可能なデータ形式に変換して画像形成部26に出力する。
【0078】
ネットワーク通信部31は、LANアダプタやルータやTA(Terminal Adopter)、NIC(Network Interface Card)等によって構成され、LANや専用線、あるいはISDN回線等の通信回線を介してネットワークNに接続された各装置との間で通信制御を行う。
【0079】
次に動作を説明する。
まず、図7のフローチャートを参照して、複合機2の管理者が利用者のユーザーIDと、この利用者による複合機2の管理項目ごとの制限値及び警告値とを複合機2に登録する場合の、複合機2のCPU21(図5参照)により実行される利用者登録処理の具体例を説明する。
【0080】
図7に示すように、CPU21は、操作入力部22aを介して管理者IDが入力されると(ステップS1;YES)、記憶部24に予め記憶された登録された管理者のIDと照合し、管理者を認証しない場合には(ステップS2;NO)、表示部22にエラー表示を行って(ステップS13)、利用者登録処理を終了する。一方、CPU21は管理者を認証すると(ステップS2;YES)、利用者情報入力画面を表示部22に表示する(ステップS3)。次いで、CPU21は、操作入力部22aを介してユーザーID、ユーザー名、グループ名が入力されると(ステップS4;YES)、入力された内容をRAM23に一時記憶する(ステップS5)。
【0081】
次いでCPU21は、制限値・警告値入力画面を表示部22に表示して(ステップS6)、操作入力部22aを介して管理項目名、制限値、及び警告値が入力されて(ステップS7;YES)、他の管理項目の設定ボタンPが押下されると(ステップS8;NO)、入力された管理項目名に対応する管理項目IDを記憶部24から読み出して、管理項目ID、制限値、及び警告値をRAM23に一時記憶して(ステップS14)、ステップS6に戻る。
【0082】
一方、CPU21は上記ステップS8において入力完了ボタンQが押下されて入力が完了されると(ステップS8;YES)、入力された管理項目名に対応する管理項目ID、制限値、及び警告値をRAM23に一時記憶する(ステップS9)。次いで、CPU21は、RAM23内に一時記憶したユーザーID、ユーザー名、グループ名、管理項目IDとその制限値及び警告値のデータを、ネットワーク通信部31によりサーバー1に送信する(ステップS10)。
【0083】
続いてCPU21は、サーバー1から受信した登録完了を通知するデータをネットワーク通信部31により受信し(ステップS11)、RAM23に一時記憶されたユーザーIDを記憶部24に記憶して(ステップS12)、利用者登録処理を終了する。
【0084】
次に、図8のタイムチャートを参照して、複合機2が利用されてからサーバー1により複合機2の利用が管理されるまでの工程を説明する。図8に示すように、複合機2のCPU21は、操作入力部22aを介してユーザーID=1234が入力されると、記憶部24にこれと同じユーザーIDが記憶されていれば登録された利用者による入力であることを認識して利用者を認証する(ステップS101)。次いで、CPU21は、操作入力部22aを介してコピー1枚を処理する指示が入力されると、コピーを1枚とって出力する(ステップS102)。次いで、CPU21は、コピー処理の管理項目IDが100とすると、ネットワーク通信部31を介して、複合機ID=0001、ユーザーID=1234、管理項目ID=100、カウント値=1のデータをサーバー1に送信する(ステップS103)。
【0085】
サーバー1のCPU11は、ネットワーク通信部16を介して複合機2から上記データを受信すると、記憶部15内に格納された利用内容管理テーブルの複合機ID=0001、ユーザーID=1234、管理項目ID=100のカウント値を1加算してカウント値累計値を算出して記録する(ステップS104)。次に、CPU11は、算出したカウント累計値と記憶部15に予め記憶された警告値未満であるか否かを判別する(ステップS105)。
【0086】
サーバー1のCPU11は、上記ステップS105においてカウント値累計値が警告値未満ではないと判別した場合には(ステップS105;NO)、カウント値累計値を記憶部15に記憶された制限値未満であるか否かを判別し(ステップS106)、カウント値累計値が制限値未満である場合には(ステップS106;YES)、ネットワーク通信部16により警告画面を表示させるための指示データ、ユーザーID、管理項目ID、及びカウント値累計値を複合機2に送信する(ステップS107)。次いで、複合機2のCPU21は、ネットワーク通信部31を介してサーバー1から警告画面を表示させるための指示データ、ユーザーID、管理項目ID,及びカウント値累計値を受信すると、記憶部24から警告画面のデータを読み出して表示部22に表示させるとともに、サーバー1から受信したユーザーID、管理項目IDに対応する管理項目名、及びカウント値累計値を警告画面上に表示させる(ステップS108)。
【0087】
上記ステップS106においてカウント値累計値が制限値以上である場合には(ステップS108;NO)、サーバー1のCPU11はネットワーク通信部16を介して機能制限データ、利用制限画面を表示させるための指示データ、ユーザーID、管理項目IDを複合機2に送信する(ステップS109)。次いで、複合機2のCPU21は、ネットワーク通信部31を介してサーバー1から機能制限データ、利用制限画面を表示させる指示データ、ユーザーID、管理項目IDを受信すると、記憶部24から利用制限画面のデータを読み出して表示部22に表示させるとともに、サーバーから受信したユーザーID及び管理項目IDに対応する管理項目名を利用制限画面上に表示させ、機能制限データに従って複合機2の各部を制御してユーザーID=1234の利用者による複合機2の利用を禁止する(ステップS110)。
【0088】
次に、図9のタイムチャートを参照して、複合機2における利用状況を複合機2がサーバー1に問い合わせてからサーバー1が利用状況を複合機2に通知するまでの工程の具体例について説明する。図9に示すように、複合機2Aにおいて、CPU21は、操作入力部22aからユーザーID=1234が入力されると、記憶部24に記憶された登録された利用者のユーザーIDと照合して利用者を認証する(ステップS201)。
【0089】
次いで、CPU21は、カウント値累計値を問い合わせる管理項目名を入力する画面(図示省略)を表示部22に表示して、管理項目名=記録紙(A4)が入力されると(ステップS202)、記憶部24から管理項目名=記録紙(A4)に対応する管理項目IDを読み出し(ここでは200とする)、ネットワーク通信部31を介して、複合機ID=0001、ユーザーID=1234、管理項目ID=200のデータを、利用内容問合せデータとともにサーバー1に送信する(ステップS203)。このデータを複合機2から受信したサーバー1のCPU11は、複合機ID=0001、ユーザーID=1234、管理項目ID=200のカウント値累計値を記憶部15内の利用内容管理テーブルから検索し(ステップS204)、読み出したカウント値累計値のデータを、管理項目ID及びユーザーIDのデータとともにネットワーク通信部16により複合機2に送信する(ステップS205)。
【0090】
次いで、複合機2のCPU21は、ネットワーク通信部31を介してサーバー1から受信した管理項目IDに対応する管理項目名を記憶部15から読み出して、管理項目名、ユーザーID及びカウント値累計値を表示部22に表示する。
【0091】
以上のように、通信システム100において、サーバー1は複合機2から受信した利用者情報を記憶し、登録する。複合機2は、ユーザーIDにより利用者の認証を行い、認証された利用者の指示による処理を実行して、この利用者のユーザーID、管理項目ID、カウント値、複合機IDのデータをサーバー1に送信する。サーバー1は、受信した管理項目ごとのカウント値を予め記憶しているカウント値累計値に加算する。サーバー1は、カウント値累計値が警告値以上で制限値未満である場合には警告画面を表示させるための指示データを複合機2に送信して警告画面を表示させる。カウント値累計値が制限値に達した場合には、サーバー1は利用制限画面を表示させるための指示データを複合機2に送信して利用制限画面を表示させ、機能制限データを複合機2に送信して特定の利用者による複合機2の使用を禁止する。
【0092】
したがって、複合機2の利用者に複合機2の利用内容をリアルタイムで通知し、利用限度が近づくと警告し、利用限度に達すると複合機2の利用を禁止するとともに利用限度を超えた複合機2の利用を禁止することを利用者に通知できる。このため、利用者の複合機2における用紙やトナー等を含む各種資材の節約意識を高めて浪費を防止できる。また、予め複合機2の利用における制限値を設定することによって、適切な資材管理を行うことができる。
【0093】
また、複合機2の利用内容をサーバー1によってリアルタイムに管理することで、正確な利用内容累計を算出し、利用者に対して正確に課金を行うこともできる。
【0094】
また、利用者個人だけでなく、会社の部署等、複数の利用者から成るグループ単位の複合機2の利用を管理することもでき、グループ単位での資材の節約効果も期待できる。
【0095】
更に、複合機2における登録された利用者の情報や利用内容をサーバー1が管理するため、複合機2において利用された管理項目ごとのカウント値を複合機2に保持する必要やカウント値の累積を算出する必要がなく、複合機2のメモリ容量を抑えて製造コストを抑えることができる。
【0096】
また、複合機2の利用者は、管理項目のカウント値累計値を知りたい場合に、サーバー1に問い合わせて取得できるとともに、ユーザーIDを利用して情報を取得することで他者によって利用内容が知られることを防止できる。
【0097】
なお、本実施の形態における記述内容は、本発明に係る通信システム100の好適な一例であり、これに限定されるものではない。例えば、上記実施の形態では、複合機2は、サーバー1から受信した各種情報の表示処理を行うこととしたが、この他に、受信内容を記録紙に印刷出力することも勿論可能である。
【0098】
また、本実施の形態では、管理項目ごとの制限値及び警告値の設定は、複合機2の管理者がユーザー登録時に複合機2の画面上から行うこととしたが、制限値及び警告値の設定内容のデータベースを予めパソコン等の外部機器により作成しておき、この外部機器からネットワークNを介してサーバー1に設定内容を送信して、制限値及び警告値を直接設定できる様にしてもよい。但し、この場合には、外部機器からサーバー1にパスワード等を使用して不正なアクセスを防止することが望ましい。
【0099】
更に、本実施の形態では、警告画面及び利用制限画面の表示データを複合機2が記憶し、サーバー1から受信した指示入力に応じて複合機2が各画面を表示することとしたが、これらの画面の表示データをサーバー1に記憶させ、サーバー1から複合機2に送信して表示させることも可能である。
【0100】
また、本実施の形態において、複合機2の利用内容のカウント値累計が警告値未満である場合には、複合機2から利用内容の問合せがない限りサーバー1から利用内容を複合機2に通知しないものとしたが、利用内容のカウント値累計が警告値未満であってもサーバー1から複合機2に利用内容を自動的に通知することとしてもよい。
【0101】
その他、通信システム100を構成する各装置、又は構成部分の細部構成及び細部動作に関しても、本発明の趣旨を逸脱することのない範囲で適宜変更可能である。
【0102】
【発明の効果】
請求項1記載の発明によれば、機器の利用者に機器の正確な利用内容をリアルタイムで通知するとともに、正確な利用内容に基づき機器の利用を制限して利用者による機器の資材の浪費を防止し、適切な資材管理を行うことができる。また、利用者の資材節約意識向上を図ることができる。
【0103】
請求項2記載の発明によれば、グループ単位の利用者による機器の利用内容を管理して機器の利用を制限するため、利用者個人だけでなくグループ単位の利用者による資材の浪費を防止して適切な資材管理を行うことが可能となる。
【0104】
請求項3記載の発明によれば、機器は管理装置から受信した機能制限データに基づいて機器の利用を制限するため、利用制限を行うための利用内容を記憶したり、この利用内容の累計を算出する必要がなく、使用するメモリ容量を省略することができる。
【0105】
請求項4記載の発明によれば、管理装置からの指示により機器における操作入力を制限することによって機器の利用を制限することができる。
【0106】
請求項5記載の発明によれば、機器の利用者や管理者は、制限情報を任意に設定して機器の利用を制限できる。
【0107】
請求項6記載の発明によれば、利用者に関する情報とこの利用者による利用内容とを出力することにより、利用者ごとやグループごとの利用内容を機器の利用者に通知できる。これによって、利用者個人やグループごとの利用者に資材節約の意識を向上させることができる。
【0108】
請求項7記載の発明によれば、管理装置により複数の機器における利用者ごと又はグループごとの利用内容を管理することによって、各機器の利用を制限して各機器において適切な資材管理を行うことができる。
【0109】
請求項8記載の発明によれば、機器の利用回数や機器の利用に伴う資材の使用量に基づいて機器の利用制限を行い、資材を節約することができる。
【0110】
請求項9記載の発明によれば、機器の利用内容の累計が制限情報の値に達した場合に機器の利用を制限するため、予め定められた制限情報の値を超えて機器が利用されることを防止して資材の浪費を防ぐことができる。
【0111】
請求項10記載の発明によれば、機器の利用内容の累計が機器利用を制限する制限情報の値未満の警告用閾値に達した場合に、機器に警告情報を送信することによって、利用内容が閾値に達する前に機器の利用者や管理者に注意を促すことができる。
【0112】
請求項11記載の発明によれば、機器の利用者や管理者は、警告用閾値を任意に設定して、管理装置によって機器の利用が制限される前に、前もって利用制限の時期が近いことを知ることができるため、計画的に機器を利用することができる。また、利用者が突然機器を利用できなくなることがない。
【図面の簡単な説明】
【図1】本発明に係る通信システム100の全体構成を示す図である。
【図2】図1のサーバー1の機能的構成を示すブロック図である。
【図3】図2の記憶部15に記憶された複合機使用状況管理テーブルを示す図である。
【図4】図1の複合機2に関して、(a)は利用者個人の利用限度が近いことを通知する警告画面を示す図であり、(b)は利用者個人の利用限度に達したことを通知する利用制限画面を示す図であり、(c)はグループ単位の利用限度が近いことを通知する警告画面を示す図であり、(d)はグループ単位の利用限度に達したことを示す利用制限画面を示す図である。
【図5】図1の複合機2の機能的構成を示すブロック図である。
【図6】(a)は利用者情報入力画面を示す図であり、(b)は制限値・警告値入力画面を示す図である。
【図7】図2のCPU21による管理データ登録処理を示すフローチャートである。
【図8】図1の複合機2が利用されてからサーバー1により複合機2の利用が管理されるまでの工程を示すタイムチャートである。
【図9】図1の複合機2における利用状況を複合機2がサーバー1に問い合わせてからサーバー1が利用状況を複合機2に通知するまでの工程を示すタイムチャートである。
【符号の説明】
1 サーバー
2 複合機
11,21 制御部
12,22 表示部
13 入力部
14,23 RAM
15,24 記憶部
16,31 ネットワーク通信部
17,32 バス
22a 操作入力部
25 画像読取部
26 画像形成部
27 転写部
28 給紙部
29 仕上げ部
30 ファクシミリデータ生成部
100 通信システム
N ネットワーク
P 他の管理項目の設定ボタン
Q 入力完了ボタン[0001]
TECHNICAL FIELD OF THE INVENTION
The present invention relates to a device management system that manages information about an image forming apparatus.
[0002]
[Prior art]
In recent years, it has been desired to pursue convenience in using devices by collecting and managing various information related to devices such as image processing devices connected to a communication network. 2. Description of the Related Art Conventionally, a system has been devised which remotely monitors the state of a device via a communication network, charges a usage fee of the device based on the monitoring result, and performs maintenance management.
[0003]
For example, “Customer support system, customer support method, customer support center, customer information use system, and equipment allocated to the customer” disclosed in Japanese Patent Application Laid-Open No. 2001-250008 discloses that the customer management center indicates the usage amount of the equipment. Obtain and manage usage information and quality information indicating the quality of the equipment from the equipment, and use the information managed by the customer management center to respond to equipment shortages and failures of equipment using the information managed by the customer management center. Provide customer support by such means.
[0004]
Further, the "device management system, management client, management server, usage status management method and program" disclosed in Japanese Patent Application Laid-Open No. 2001-297045 discloses an authentication means for authenticating a user who operates a device and a device usage of the user. And compares the device usage information with a predetermined threshold, and transmits a message based on the comparison result to the user or the administrator of the device.
[0005]
[Problems to be solved by the invention]
However, in the invention disclosed in Japanese Patent Application Laid-Open No. 2001-250008, the customer support center obtains and manages the usage amount of the device from the device. The information of the management center was not updated, and the real-time property was poor. Therefore, for example, if the usage information held in the device disappears due to a power failure or an error that is not updated occurs before the customer support center acquires the usage information of the device, accurate information is obtained on both the device side and the customer support center side. There was a problem that the amount of equipment used could not be grasped. Further, the total usage of each user is not displayed on the device, and the user cannot grasp the total usage of the user.
[0006]
Also, the invention disclosed in Japanese Patent Application Laid-Open No. 2001-297045 transmits a message based on a comparison result of device usage information and a threshold to a mail address of a user or an administrator of the device. There is no restriction, and even if the user used the device above the threshold, he could continue using the device by ignoring the message. For this reason, even if a threshold value is set in advance for the purpose of restricting the use of the device, the use information obtained from the device is utilized for material management including material saving, without absolutely affecting the user's use of the device. There were no cases.
[0007]
Therefore, an object of the present invention is to provide a device management system that notifies a user of accurate usage content of a device in real time and performs appropriate material management of the device based on the accurate usage content.
[0008]
[Means for Solving the Problems]
The present invention has the following features to solve the above problems.
[0009]
The invention according to
In a device management system in which a device and a management device that manages the device are connected via a communication network,
The device comprises:
Registration means for registering a user of the device;
Authentication means for authenticating the user registered by the registration means,
A first transmission unit for transmitting, to the management device, user information for identifying the user and usage details of the device by the user when the device is used by a user authenticated by the authentication unit; When,
With
The management device,
First receiving means for receiving the user information and the usage content from the device;
Storage means for storing restriction information for restricting the use of the device, and storing the user information and the use content received by the first receiving means in association with each other;
A second transmission unit that transmits to the device the user information stored in the storage unit and a total of usage contents stored in association with the user information;
The second transmission unit transmits function restriction data for restricting the function of the device according to a comparison result between the restriction information stored in the storage unit and a total of usage contents stored in association with the user information. Transmission control means for causing the device to transmit,
It is characterized by having.
[0010]
According to the first aspect of the present invention, the user of the device is notified of the correct use content of the device in real time, and the use of the device is restricted by restricting the use of the device based on the accurate use content. Prevention and appropriate material management. In addition, it is possible to improve the user's awareness of saving materials.
[0011]
The invention according to
The management device,
The storage unit stores, in a group unit, restriction information for restricting use of the device by the group of users, group identification information for identifying the group, and user information of users included in the group. Storing the usage of the device by the user received by the first receiving means in association with each other;
The second transmitting means transmits the group identification information stored in the storage means and the total of the contents of use stored in association with the user information of the users included in the group of the group identification information. ,
By the transmission control means, according to a comparison result of the restriction information in a group unit stored in the storage means and a total of usage contents stored in association with user information of users included in the group, The apparatus is characterized in that the second transmission means transmits function restriction data for restricting the function of the device to the device.
[0012]
According to the second aspect of the present invention, since the usage of the device by the group unit user is managed and the use of the device is restricted, the waste of the material not only by the individual user but also by the group unit user is prevented. It is possible to perform appropriate material management.
[0013]
The invention according to
The device comprises:
Second receiving means for receiving the function restriction data from the management device;
Control means for restricting the operation of the device according to the function restriction data received by the second receiving means;
It is characterized by having.
[0014]
According to the third aspect of the present invention, the device restricts the use of the device based on the function restriction data received from the management device. Therefore, the device stores the contents of use for performing the use restriction, and stores the total of the contents of use. There is no need to calculate, and the memory capacity to be used can be omitted.
[0015]
The invention according to
The device comprises:
Display means for displaying an interface for performing operation input;
Processing for hiding the interface on the display means by the control means when the function restriction data is received by the second reception means, part of an operation input from the interface displayed on the display means Alternatively, at least one of a process of invalidating all the devices and a process of switching the power of the device from ON to OFF is executed.
[0016]
According to the fourth aspect of the invention, the use of the device can be restricted by restricting the operation input on the device in accordance with the instruction from the management device.
[0017]
The invention according to
The device comprises:
Setting means for setting the restriction information,
The first transmitting unit transmits the restriction information set by the setting unit to the management device,
The management device,
The first receiving means receives the restriction information from the device,
The storage means stores the restriction information received by the first receiving means.
[0018]
According to the invention described in
[0019]
The invention according to
The device comprises:
An output unit for outputting the total of the user information and the contents of use received from the management device by the second receiving unit is provided.
[0020]
According to the invention described in
[0021]
The invention according to
The management device,
The first receiving means, from a plurality of devices, from a plurality of devices, device information for identifying the plurality of devices, user information of a user registered in each device, and use content of each device for each user And receive
The storage unit stores the restriction information of each device, and stores the device information, user information, and usage content received by the first receiving unit in association with each other,
The second transmission unit transmits the user information stored in the storage unit and the total of the usage contents stored in association with the user information to a device having the device information. .
[0022]
According to the invention described in
[0023]
The invention according to
The usage content and the restriction information are characterized in that they are thresholds relating to one or both of the number of times the user registered by the registration unit has used the device and the amount of material used in using the device.
[0024]
According to the eighth aspect of the invention, the use of the device is restricted based on the number of times the device is used and the amount of the material used due to the use of the device, so that the material can be saved.
[0025]
The invention according to claim 9 is the invention according to
The management device,
When the total of usage contents stored in association with the user information by the storage unit reaches the value of the restriction information, the transmission control unit transmits the function restriction data to the device by the second transmission unit. Is transmitted.
[0026]
According to the ninth aspect of the present invention, when the total of the contents of use of the device reaches the value of the restriction information, the use of the device is restricted, so that the device is used beyond the value of the predetermined restriction information. This prevents waste of materials.
[0027]
The invention according to
The management device,
The storage unit stores a warning threshold value that is less than the value of the restriction information,
The transmission control means causes the second transmission means to output warning information on the use of the device when the total of usage contents stored in association with the user information by the storage means reaches the warning threshold. It is characterized in that it is transmitted to the device.
[0028]
According to the tenth aspect of the present invention, when the total of the contents of use of the device reaches the warning threshold value less than the value of the restriction information for restricting the use of the device, by transmitting the warning information to the device, the contents of use are reduced. Before reaching the threshold value, the user or administrator of the device can be alerted.
[0029]
The invention according to
The device comprises:
The setting means sets the warning threshold,
The first transmitting unit transmits the restriction information set by the setting unit to the management device,
The management device,
The first receiving unit receives the warning threshold from the device,
The storage unit stores the warning threshold value received by the first receiving unit.
[0030]
According to the eleventh aspect of the present invention, the user or the administrator of the device sets the warning threshold arbitrarily, and the time of the use restriction is near before the use of the device is restricted by the management device. Can be used, so that the equipment can be used systematically. In addition, the user does not suddenly become unable to use the device.
[0031]
BEST MODE FOR CARRYING OUT THE INVENTION
Hereinafter, embodiments of the present invention will be described in detail with reference to the drawings. Here, in the above claims, the content of use refers to information on the use of the device. For example, when the device is a multifunction peripheral that forms an image, the usage amount and copy of materials such as paper and toner are used. And the processing type of printing and the number of times of execution of the processing are included in the usage content.
[0032]
In the following embodiments, a
[0033]
In the following embodiments, a multifunction peripheral will be described as an example of a device in the above-described claims. Alternatively, a copier, a printer, or the like may be used.
[0034]
First, the configuration will be described.
Here, in the present embodiment, the user ID is an ID for identifying a user of the multifunction peripheral 2, the user name is a user name, and the group name is a group name such as an organization to which the user belongs (for example, Department of the company). The management item ID is an ID for identifying the item of the usage content of the
[0035]
FIG. 1 is a diagram illustrating an overall configuration of a
Although FIG. 1 shows an example in which one
[0036]
The
[0037]
Here, the setting of the warning value and the limit value by the administrator of the
[0038]
The
[0039]
On the other hand, when the total of the calculated usage contents is equal to or more than the warning value and less than the limit value, the
[0040]
When the
[0041]
The
[0042]
When the user information is input, the
[0043]
Further, the
[0044]
The network N is a communication network constructed using a dedicated line or an existing general public line, and various line forms such as a LAN and a WAN can be applied. The external network N includes, for example, various communication networks such as a telephone network, an ISDN network, a dedicated line, a mobile communication network, a communication satellite network, and a CATV network, and an Internet service provider connecting them. . In FIG. 1, the connection between the external network N and each device or terminal may be a wired connection or a wireless connection. However, from the viewpoint of the reliability of information management, it is desirable that the network has security that only a specific user can access.
[0045]
Next, a functional configuration of the
FIG. 2 is a block diagram illustrating a functional configuration of the
[0046]
A CPU (Central Processing Unit) 11 reads out system programs and various programs stored in the
[0047]
In the user information storage process, the
[0048]
The
[0049]
The function restriction data is data for restricting the functions of the multifunction peripheral 2. When the cumulative use of the
[0050]
When receiving the multifunction device ID, the user ID, the management item ID data, and the usage content inquiry data from the
The usage content inquiry data is data for requesting the data of the total usage content of the
[0051]
The
[0052]
The
[0053]
The
[0054]
The
[0055]
The
[0056]
The
[0057]
Next, an internal configuration of the
FIG. 5 is a block diagram illustrating a functional configuration of the
[0058]
The
[0059]
In the user registration process, the
[0060]
Note that when the management item name, the limit value, and the warning value are input on the limit value / warning value input screen and the setting button P of another management item is pressed, the
[0061]
In the input instruction execution process, the
[0062]
On the other hand, when the
[0063]
In the count value inquiry process, the
[0064]
Note that, in the above-described count value inquiry process, when acquiring the total count value of the group instead of the individual user, the
[0065]
The display unit 22 includes an LCD (Liquid Crystal Display), an EL (Electro Luminescence), or the like, and displays display data on a screen in accordance with an instruction of a display signal input from the
[0066]
The
[0067]
The
[0068]
The
[0069]
The
[0070]
Here, the use content management table, the warning screen, and the use restriction screen stored in the
FIG. 3 is a diagram showing a use content management table. As shown in FIG. 3, the use content management table includes a multifunction peripheral ID of the multifunction peripheral 2 registered in the
[0071]
FIG. 4 shows a warning screen and a use restriction screen. FIG. 4A is a warning screen for notifying that the user's personal use limit is near with respect to the multifunction peripheral 2 of FIG. 1. The warning screen includes a message indicating that the use limit is close, and a message indicating the limit value. The remaining usable contents, user IDs, management item names, and accumulated count values of the management items are displayed. FIG. 4B is a view showing a use restriction screen for notifying that the use limit of the user has been reached. The use restriction screen includes a user ID and the user A message appears indicating that it is not available. FIG. 4C is a diagram showing a warning screen notifying that the usage limit of the group unit is near, and FIG. 4D is a diagram showing a usage restriction screen indicating that the usage limit of the group unit has been reached. It is.
[0072]
The
[0073]
The
[0074]
The transfer unit 27 includes a photosensitive drum, toner, a paper discharge unit, and the like. The transfer unit 27 feeds a recording sheet having a size and orientation that is input from the
[0075]
The
[0076]
The finishing
[0077]
When facsimile transmission data is input from the
[0078]
The
[0079]
Next, the operation will be described.
First, referring to the flowchart of FIG. 7, the administrator of the
[0080]
As shown in FIG. 7, when an administrator ID is input via the
[0081]
Next, the
[0082]
On the other hand, when the input completion button Q is pressed in step S8 to complete the input (step S8; YES), the
[0083]
Subsequently, the
[0084]
Next, with reference to the time chart of FIG. 8, steps from when the multifunction peripheral 2 is used to when the use of the multifunction peripheral 2 is managed by the
[0085]
When the
[0086]
If the
[0087]
If the total count value is equal to or greater than the limit value in step S106 (step S108; NO), the
[0088]
Next, with reference to the time chart of FIG. 9, a specific example of the process from when the
[0089]
Next, the
[0090]
Next, the
[0091]
As described above, in the
[0092]
Therefore, the user of the multifunction peripheral 2 is notified of the contents of use of the multifunction peripheral 2 in real time, a warning is issued when the usage limit is approaching, and when the usage limit is reached, the use of the multifunction peripheral 2 is prohibited and the multifunction peripheral exceeding the usage limit is exceeded 2 can be notified to the user that the use of No. 2 is prohibited. For this reason, it is possible to increase the user's awareness of saving various materials including paper and toner in the multifunction peripheral 2 and prevent waste. Also, by setting a limit value for the use of the multifunction peripheral 2 in advance, appropriate material management can be performed.
[0093]
Further, by managing the contents of use of the
[0094]
In addition, it is possible to manage the use of the multifunction peripheral 2 in a group unit including a plurality of users, such as departments of a company as well as individual users, and it is possible to expect a material saving effect in a group unit.
[0095]
Further, since the
[0096]
When the user of the multifunction peripheral 2 wants to know the total count value of the management item, the user can inquire the
[0097]
The description in the present embodiment is a preferred example of the
[0098]
Further, in the present embodiment, the setting of the limit value and the warning value for each management item is performed by the administrator of the
[0099]
Furthermore, in the present embodiment, the multifunction peripheral 2 stores the display data of the warning screen and the use restriction screen, and the multifunction peripheral 2 displays each screen in response to the instruction input received from the
[0100]
Further, in the present embodiment, if the cumulative use value of the
[0101]
In addition, the detailed configuration and detailed operation of each device or component of the
[0102]
【The invention's effect】
According to the first aspect of the present invention, the user of the device is notified of the correct use content of the device in real time, and the use of the device is restricted by restricting the use of the device based on the accurate use content. Prevention and appropriate material management. In addition, it is possible to improve the user's awareness of saving materials.
[0103]
According to the second aspect of the present invention, since the usage of the device by the group unit user is managed and the use of the device is restricted, the waste of the material not only by the individual user but also by the group unit user is prevented. It is possible to perform appropriate material management.
[0104]
According to the third aspect of the present invention, the device restricts the use of the device based on the function restriction data received from the management device. Therefore, the device stores the contents of use for performing the use restriction, and stores the total of the contents of use. There is no need to calculate, and the memory capacity to be used can be omitted.
[0105]
According to the fourth aspect of the invention, the use of the device can be restricted by restricting the operation input on the device in accordance with the instruction from the management device.
[0106]
According to the invention described in
[0107]
According to the invention described in
[0108]
According to the invention described in
[0109]
According to the eighth aspect of the invention, the use of the device is restricted based on the number of times the device is used and the amount of the material used due to the use of the device, so that the material can be saved.
[0110]
According to the ninth aspect of the present invention, when the total of the contents of use of the device reaches the value of the restriction information, the use of the device is restricted, so that the device is used beyond the value of the predetermined restriction information. This prevents waste of materials.
[0111]
According to the tenth aspect of the present invention, when the total of the contents of use of the device reaches the warning threshold value less than the value of the restriction information for restricting the use of the device, by transmitting the warning information to the device, the contents of use are reduced. Before reaching the threshold value, the user or administrator of the device can be alerted.
[0112]
According to the eleventh aspect of the present invention, the user or the administrator of the device sets the warning threshold arbitrarily, and the time of the use restriction is near before the use of the device is restricted by the management device. Can be used, so that the equipment can be used systematically. In addition, the user does not suddenly become unable to use the device.
[Brief description of the drawings]
FIG. 1 is a diagram showing an overall configuration of a
FIG. 2 is a block diagram showing a functional configuration of a
FIG. 3 is a diagram showing a multifunction device use status management table stored in a
4A is a diagram showing a warning screen for notifying that the user's personal usage limit is near, and FIG. 4B is a diagram showing that the user's personal usage limit has been reached; (C) is a diagram showing a warning screen notifying that the usage limit of the group unit is near, and (d) is a diagram showing that the usage limit of the group unit has been reached. It is a figure showing a use restriction screen.
FIG. 5 is a block diagram illustrating a functional configuration of the
FIG. 6A is a diagram showing a user information input screen, and FIG. 6B is a diagram showing a limit value / warning value input screen.
FIG. 7 is a flowchart showing management data registration processing by a
FIG. 8 is a time chart showing steps from when the
9 is a time chart showing steps from when the multifunction peripheral 2 inquires the
[Explanation of symbols]
1 server
2 MFP
11, 21 control unit
12,22 display
13 Input section
14,23 RAM
15, 24 storage unit
16,31 Network communication unit
17,32 bus
22a Operation input unit
25 Image reading unit
26 Image forming unit
27 Transfer unit
28 Paper feed unit
29 Finishing unit
30 Facsimile data generator
100 communication system
N network
P Setting button for other management items
Q Input complete button
Claims (11)
前記機器は、
該機器の利用者を登録する登録手段と、
前記登録手段により登録された利用者を認証する認証手段と、
前記認証手段により認証された利用者により該機器が利用されると、該利用者を識別する利用者情報と該利用者による該機器の利用内容とを前記管理装置に送信する第1の送信手段と、
を備え、
前記管理装置は、
前記機器から前記利用者情報及び前記利用内容を受信する第1の受信手段と、
前記機器の利用を制限する制限情報を記憶するとともに、前記第1の受信手段により受信した利用者情報及び利用内容を対応付けて記憶する記憶手段と、
前記記憶手段に記憶された利用者情報と該利用者情報に対応付けて記憶された利用内容の累計とを前記機器に送信する第2の送信手段と、
前記記憶手段に記憶された制限情報と前記利用者情報に対応付けて記憶された利用内容の累計との比較結果に応じて、前記機器の機能を制限する機能制限データを前記第2の送信手段により前記機器に送信させる送信制御手段と、
を備えることを特徴とする機器管理システム。In a device management system in which a device and a management device that manages the device are connected via a communication network,
The device comprises:
Registration means for registering a user of the device;
Authentication means for authenticating the user registered by the registration means,
A first transmission unit for transmitting, to the management device, user information for identifying the user and usage details of the device by the user when the device is used by a user authenticated by the authentication unit; When,
With
The management device,
First receiving means for receiving the user information and the usage content from the device;
Storage means for storing restriction information for restricting the use of the device, and storing the user information and the use content received by the first receiving means in association with each other;
A second transmission unit that transmits to the device the user information stored in the storage unit and a total of usage contents stored in association with the user information;
The second transmission unit transmits function restriction data for restricting the function of the device according to a comparison result between the restriction information stored in the storage unit and a total of usage contents stored in association with the user information. Transmission control means for causing the device to transmit,
A device management system comprising:
前記記憶手段によって、前記利用者のグループによる前記機器の利用を制限するグループ単位の制限情報を記憶するとともに、該グループを識別するグループ識別情報と、該グループに含まれる利用者の利用者情報と、前記第1の受信手段により受信した該利用者による前記機器の利用内容とを対応付けて記憶し、
前記第2の送信手段によって、前記記憶手段に記憶されたグループ識別情報と、該グループ識別情報のグループに含まれる利用者の利用者情報に対応付けて記憶された利用内容の累計とを送信し、
前記送信制御手段によって、前記記憶手段に記憶されたグループ単位の制限情報と、該グループに含まれる利用者の利用者情報に対応付けて記憶された利用内容の累計との比較結果に応じて、前記機器の機能を制限する機能制限データを前記第2の送信手段により前記機器に送信させることを特徴とする請求項1記載の機器管理システム。The management device,
The storage unit stores, in a group unit, restriction information for restricting use of the device by the group of users, group identification information for identifying the group, and user information of users included in the group. Storing the usage of the device by the user received by the first receiving means in association with each other;
The second transmitting means transmits the group identification information stored in the storage means and the total of the contents of use stored in association with the user information of the users included in the group of the group identification information. ,
By the transmission control means, according to a comparison result of the restriction information in a group unit stored in the storage means and a total of usage contents stored in association with user information of users included in the group, 2. The apparatus management system according to claim 1, wherein the apparatus transmits function restriction data for restricting a function of the apparatus by the second transmission unit.
前記管理装置から前記機能制限データを受信する第2の受信手段と、
前記第2の受信手段により受信された機能制限データに従って該機器の動作を制限する制御手段と、
を備えることを特徴とする請求項1又は2記載の機器管理システム。The device comprises:
Second receiving means for receiving the function restriction data from the management device;
Control means for restricting the operation of the device according to the function restriction data received by the second receiving means;
The device management system according to claim 1, further comprising:
操作入力を行うためのインターフェースを表示する表示手段を備え、
前記第2の受信手段により前記機能制限データを受信した場合に、前記制御手段によって、前記表示手段において前記インターフェースを非表示にする処理、前記表示手段に表示されたインターフェースからの操作入力の一部又は全部を無効とする処理、及び該機器の電源をONからOFFに切り替える処理のうち、少なくとも何れか1つを実行させることを特徴とする請求項3記載の機器管理システム。The device comprises:
Display means for displaying an interface for performing operation input;
Processing for hiding the interface on the display means by the control means when the function restriction data is received by the second reception means, part of an operation input from the interface displayed on the display means 4. The device management system according to claim 3, wherein at least one of a process of invalidating all the devices and a process of switching the power of the device from ON to OFF is executed.
前記制限情報を設定する設定手段を備え、
前記第1の送信手段によって、前記設定手段により設定された制限情報を前記管理装置に送信し、
前記管理装置は、
前記第1の受信手段によって、前記機器から前記制限情報を受信し、
前記記憶手段によって、前記第1の受信手段により受信された制限情報を記憶することを特徴とする請求項1〜4の何れか一項に記載の機器管理システム。The device comprises:
Setting means for setting the restriction information,
The first transmitting unit transmits the restriction information set by the setting unit to the management device,
The management device,
The first receiving means receives the restriction information from the device,
The device management system according to any one of claims 1 to 4, wherein the storage unit stores the restriction information received by the first receiving unit.
前記第2の受信手段によって前記管理装置から受信した利用者情報及び利用内容の累計を出力する出力手段を備えることを特徴とする請求項1〜5の何れか一項に記載の機器管理システム。The device comprises:
The device management system according to any one of claims 1 to 5, further comprising an output unit configured to output the total of the user information and the use content received from the management device by the second reception unit.
前記第1の受信手段によって、複数の機器から、該複数の機器を識別する機器情報と、該各機器において登録された利用者の利用者情報と、該利用者ごとの該各機器の利用内容とを受信し、
前記記憶手段によって、前記各機器の制限情報を記憶するとともに、前記第1の受信手段により受信した機器情報、利用者情報、及び利用内容を対応付けて記憶し、
前記第2の送信手段によって、前記記憶手段に記憶された利用者情報と該利用者情報に対応付けて記憶された利用内容の累計とを前記機器情報を有する機器に送信することを特徴とする請求項1〜6の何れか一項に記載の機器管理システム。The management device,
The first receiving means, from a plurality of devices, from a plurality of devices, device information for identifying the plurality of devices, user information of a user registered in each device, and use content of each device for each user And receive
The storage unit stores the restriction information of each device, and stores the device information, user information, and usage content received by the first receiving unit in association with each other,
The second transmission means transmits the user information stored in the storage means and the total of the usage contents stored in association with the user information to a device having the device information. The device management system according to claim 1.
前記送信制御手段によって、前記記憶手段により前記利用者情報に対応付けて記憶された利用内容の累計が前記制限情報の値に達した場合に前記第2の送信手段により前記機能制限データを前記機器に送信させることを特徴とする請求項8記載の機器管理システム。The management device,
When the total of usage contents stored in association with the user information by the storage unit reaches the value of the restriction information, the transmission control unit transmits the function restriction data to the device by the second transmission unit. The device management system according to claim 8, wherein the device management system is transmitted.
前記記憶手段によって、前記制限情報の値未満の値である警告用閾値を記憶し、
前記送信制御手段によって、前記記憶手段により前記利用者情報に対応付けて記憶された利用内容の累計が前記警告用閾値に達した場合に前記第2の送信手段により前記機器の利用に関する警告情報を該機器に送信させることを特徴とする請求項1〜9の何れか一項に記載の機器管理システム。The management device,
The storage unit stores a warning threshold value that is less than the value of the restriction information,
The transmission control means causes the second transmission means to output warning information on the use of the device when the total of usage contents stored in association with the user information by the storage means reaches the warning threshold. The device management system according to claim 1, wherein the device is transmitted.
前記設定手段によって、前記警告用閾値を設定し、
前記第1の送信手段によって、前記設定手段により設置された制限情報を前記管理装置に送信し、
前記管理装置は、
前記第1の受信手段によって、前記機器から前記警告用閾値を受信し、
前記記憶手段によって、前記第1の受信手段により受信された警告用閾値を記憶することを特徴とする請求項10記載の機器管理システム。The device comprises:
The setting means sets the warning threshold,
The first transmitting unit transmits the restriction information set by the setting unit to the management device,
The management device,
The first receiving unit receives the warning threshold from the device,
11. The device management system according to claim 10, wherein the storage unit stores the warning threshold received by the first receiving unit.
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