JP2003122603A - ドキュメント処理サーバ - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 ドキュメントが使用中であるのに削除されて
しまうことがなくなり、利便性を向上できるドキュメン
ト処理サーバを提供する。 【解決手段】 ネットワークを介して処理対象ドキュメ
ントを取得し、制御部１１がストレージ１３に当該ドキ
ュメントを保持期限を定めて格納する。制御部１１は、
当該ドキュメントに対するアクセスを受けると、保持期
限を所定の延長期間だけ延長して変更する。保持期限が
経過すると、制御部１１は、当該ドキュメントをストレ
ージ１３から削除する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、ネットワークを介
してドキュメントを利用したサービスを提供するための
ドキュメント処理サーバに係り、特にドキュメントの保
持期限に関する処理の改善に関する。

【０００２】

【従来の技術】近年、インターネットへの接続環境が充
実し、多くの個人、企業がインターネット上のサーバに
より提供される種々のサービスを利用している。そし
て、これらのサービスの一つとして、利用者から処理対
象のドキュメントをネットワークを介して取得して保持
し、後に利用者が指示したときに当該ドキュメントの処
理を開始するといったサービスの提供が模索されてい
る。例えば、従来、各地の施設内に配置されたプリンタ
で印刷処理を行わせるため、家庭内のパーソナルコンピ
ュータからセンタ側に配置されたサーバに印刷対象のド
キュメントをアップロードしておき、手近な施設のプリ
ンタ側で当該アップロードした印刷対象ドキュメントを
取り出して印刷を行うサービス等が行われている。

【０００３】このようにドキュメントを一旦サーバ側で
保持させるようなサービスを提供する場合、ドキュメン
トが利用されないままサーバに蓄積し続けることを防止
することが必要である。そこで、当該蓄積し続けること
を防止するために、ドキュメントの保持期限を設定して
おき、当該保持期限を経過したときに当該ドキュメント
を削除するようにしておくのが一般的である。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、上記従
来のサービス提供の方法では、次のような場合に不都合
の生じることがあり、利便性が低い。まず第１に、保持
期限の直前にアクセスを開始すると、アクセス中に保持
期限が切れてドキュメントが削除され、アクセス自体は
可能であるのに、実質的な処理が不能になってしまう。
また第２に、例えばドキュメントの印刷処理するにあた
り、一度目の印刷に失敗し、再度印刷を試みるといった
ようなとき、一度目の印刷から再度の印刷までの間に保
持期限が切れてしまうと、その時点でドキュメントが削
除され、所望の処理結果を得ることができなくなる。

【０００５】本発明は、上記実情に鑑みて為されたもの
で、保持期限の管理を柔軟にして利便性を向上できるド
キュメント処理サーバを提供することを目的とする。

【０００６】

【課題を解決するための手段】上記従来例の問題点を解
決するための本発明は、ネットワークを介してドキュメ
ントを受信し、当該受信したドキュメントを格納してア
クセス可能に保持し、前記格納されたドキュメントに対
し、所定の保持期限が経過したときに、前記格納したド
キュメントをアクセス不能にするドキュメント処理サー
バであって、前記保持されたドキュメントに対するアク
セスを受け付ける手段と、前記アクセスを受けたドキュ
メントについて、前記保持期限を変更する期限変更手段
と、を含むことを特徴としている。このように保持され
たドキュメントへのアクセスがあったときに、当該ドキ
ュメントの保持期限を変更することで、ドキュメントの
処理中にドキュメントへのアクセスが不能にならず、利
便性を向上できる。

【０００７】ここで前記期限変更手段は、前記アクセス
を受けたドキュメントについての保持期限を参照し、当
該保持期限が現在日時から事前に定められた時間内であ
るときに、当該保持期限を変更することも好ましい。ま
た、受信した各ドキュメントは、ドキュメントの利用者
を識別する情報に関連づけて格納されており、前記期限
変更手段は、前記アクセスを受けたドキュメントと同じ
利用者を識別する情報に関連づけられて格納されたドキ
ュメントを検索し、検索されたドキュメントの保持期限
を変更することも好ましい。これによると、ある利用者
が複数のドキュメントをアップロードし、これらを順次
処理している途中で、保持期限が切れて一部のドキュメ
ントが未処理のままアクセス不能になることを防止し、
利便性を向上できる。

【０００８】さらに、前記期限変更手段は、前記保持期
限を所定の延長時間だけ延長することとしてもよいし、
前記保持期限を現在日時から所定の延長時間だけ後に変
更することとしてもよい。また、前記延長時間は、ドキ
ュメントの利用者との関連において決められていること
も好ましい。さらに前記期限変更手段は、前記保持期限
を利用者から指示された期間情報に従って変更すること
としてもよい。

【０００９】また、上記従来例の問題点を解決するため
の本発明は、ネットワークを介してドキュメントを受信
し、当該受信したドキュメントを格納してアクセス可能
に保持し、前記格納されたドキュメントに対し、所定の
保持期限が経過したときに、前記格納したドキュメント
をアクセス不能にするドキュメント処理サーバであっ
て、前記保持されたドキュメントに対するアクセスを受
け付ける手段と、前記アクセスを受けたドキュメントに
ついては、前記保持期限が到来してもアクセス不能にせ
ず、前記アクセスが終了したときに、前記保持期限が経
過していれば、当該ドキュメントをアクセス不能にする
手段と、を含むことを特徴としている。

【００１０】さらに上記従来例の問題点を解決するため
の本発明は、ネットワークを介してドキュメントを受信
し、当該受信したドキュメントを、そのステータス属性
に関連づけて格納し、アクセス可能に保持するドキュメ
ント処理サーバであって、アクセスを受けたドキュメン
トのステータス属性を所定の属性値に設定する手段と、
前記格納されたドキュメントに対し、所定の保持期限が
経過したか否かを調べる手段と、保持期限が経過したド
キュメントのステータス属性を参照する手段と、を含
み、当該保持期限の経過したドキュメントのステータス
属性が前記所定の属性値でないときに、当該ドキュメン
トをアクセス不能にすることを特徴としている。ここで
ステータス属性は、ドキュメントが現在使用中であるか
否かを表すものであることが好適である。

【００１１】ここで、受信した各ドキュメントは、ドキ
ュメントのグループを識別するグループ情報に関連づけ
て格納されており、アクセスを受けたドキュメントにつ
いて、そのステータス属性を前記所定の属性値に設定す
る際に、前記アクセスを受けたドキュメントと同じグル
ープ情報に関連づけられて格納されたドキュメントを検
索し、検索されたドキュメントのステータス属性を前記
所定の属性値に設定することも好適である。

【００１２】また前記保持期限が経過したドキュメント
が現在使用中であるなど、前記所定の属性値となってい
るときに、当該ドキュメントの保持期限を変更する手段
をさらに含むことも好適である。

【００１３】また、上記従来例の問題点を解決するため
の本発明は、ネットワークを介してドキュメントを受信
する工程と、当該受信したドキュメントを格納してアク
セス可能に保持する工程と、を含み、前記格納されたド
キュメントに対し、所定の保持期限が経過したときに、
前記格納したドキュメントをアクセス不能にするドキュ
メント処理方法であって、前記保持されたドキュメント
に対するアクセスを受け付ける工程と、前記アクセスを
受けたドキュメントについて、前記保持期限を変更する
期限変更工程と、を有することを特徴としている。

【００１４】また、上記従来例の問題点を解決するため
の本発明は、ネットワークを介してドキュメントを受信
する工程と、当該受信したドキュメントを格納してアク
セス可能に保持する工程と、を含み、前記格納されたド
キュメントに対し、所定の保持期限が経過したときに、
前記格納したドキュメントをアクセス不能にするドキュ
メント処理方法であって、前記保持されたドキュメント
に対するアクセスを受け付ける工程と、前記アクセスを
受けたドキュメントについては、前記保持期限が到来し
てもアクセス不能にせず、前記アクセスが終了したとき
に、前記保持期限が経過していれば、当該ドキュメント
をアクセス不能にする工程と、を有することを特徴とし
ている。

【００１５】さらに、上記従来例の問題点を解決するた
めの本発明は、ネットワークを介してドキュメントを受
信する工程と、当該受信したドキュメントを格納してア
クセス可能に保持する工程と、アクセスを受けたドキュ
メントのステータス属性を所定の属性値に設定する工程
と、前記格納されたドキュメントに対し、所定の保持期
限が経過したか否かを調べる工程と、保持期限が経過し
たドキュメントのステータス属性を参照する工程と、を
含み、当該保持期限の経過したドキュメントのステータ
ス属性が前記所定の属性値でないときに、当該ドキュメ
ントをアクセス不能にすることを特徴とする。

【００１６】さらに、上記従来例の問題点を解決するた
めの本発明は、ドキュメント処理プログラムであって、
コンピュータに、ネットワークを介してドキュメントを
受信する手順と、当該受信したドキュメントを格納して
アクセス可能に保持する手順と、前記格納されたドキュ
メントに対し、所定の保持期限が経過したときに、前記
格納したドキュメントをアクセス不能にする手順と、前
記保持されたドキュメントに対するアクセスを受け付け
る手順と、前記アクセスを受けたドキュメントについ
て、前記保持期限を変更する期限変更手順と、を実行さ
せることを特徴とする。

【００１７】また、上記従来例の問題点を解決するため
の本発明は、ドキュメント処理プログラムであって、コ
ンピュータに、ネットワークを介してドキュメントを受
信する手順と、当該受信したドキュメントを格納してア
クセス可能に保持する手順と、前記格納されたドキュメ
ントに対し、所定の保持期限が経過したときに、前記格
納したドキュメントをアクセス不能にする手順と、前記
保持されたドキュメントに対するアクセスを受け付ける
手順と、前記アクセスを受けたドキュメントについて
は、前記保持期限が到来してもアクセス不能にせず、前
記アクセスが終了したときに、前記保持期限が経過して
いれば、当該ドキュメントをアクセス不能にする手順
と、を実行させることを特徴としている。

【００１８】さらに、上記従来例の問題点を解決するた
めの本発明は、ドキュメント処理プログラムであって、
コンピュータに、ネットワークを介して受信され、アク
セス可能に保持されたドキュメントについて、所定の保
持期限が経過したか否かを調べる手順と、アクセスを受
けたドキュメントのステータス属性を所定の属性値に設
定する手順と、保持期限が経過したドキュメントのステ
ータス属性を参照する手順と、当該保持期限の経過した
ドキュメントのステータス属性が前記所定の属性値でな
いときに、当該ドキュメントをアクセス不能にする手順
と、を実行させることを特徴とする。

【００１９】これらドキュメント処理プログラムは、コ
ンピュータ読み取り可能な記録媒体に格納されて提供さ
れてもよい。

【００２０】

【発明の実施の形態】［第１実施形態］本発明の第１の
実施の形態について図面を参照しながら説明する。本発
明の第１の実施の形態に係るドキュメント処理サーバ１
は、図１に示すような一般的なサーバコンピュータであ
って、制御部１１と、記憶部１２と、ストレージ１３
と、ネットワーク制御部１４とを含んでなり、これらの
各部は互いにバス接続されている。

【００２１】なお、通常のサーバコンピュータと同様
に、本実施の形態のドキュメント処理サーバ１は、これ
らの各部のほか、ディスプレイへの表示制御を行う表示
制御部や、コンピュータ読み取り可能な記憶媒体からプ
ログラムやデータを読み取る外部記憶部、さらにはキー
ボードやマウスなどの入力デバイスを利用した操作内容
を制御部１１に伝達する入力制御部を含むのが全体的な
構成であるが、ここでは簡単のため、これら表示制御
部、外部記憶部、入力制御部に関する説明を省略する。

【００２２】また、本実施の形態のドキュメント処理サ
ーバ１は、ネットワークを介して複数のクライアント装
置２や、プリンタ３に接続されている。

【００２３】制御部１１は、ストレージ１３に格納され
たプログラムに従い、電子メールサーバとしての処理を
行っており、ネットワークを介して電子メールにて受信
したドキュメントをストレージ１３に格納する処理を行
う。またこの制御部１１は、ストレージ１３に格納した
ドキュメントに対する処理の指示を受け付ける処理（本
発明のアクセスの受け付け手段に相当する）と、各ドキ
ュメントの保持期限を管理し、保持期限の経過したドキ
ュメントを削除する処理と、保持期限を変更する処理
（本発明の期限変更手段に相当する）とを基本的に行っ
ている。これら制御部１１の処理の内容については後に
詳しく述べる。

【００２４】記憶部１２は、制御部１１のワークメモリ
として動作する。ストレージ１３は、制御部１１によっ
て実行されるプログラム（ドキュメント処理プログラム
など）を格納している。また、このストレージ１３は、
アップロードされたドキュメントを、利用者を識別する
情報とともに格納している。本実施の形態では、図２に
示すように、ドキュメントの登録識別子（Ａ）と、利用
者を識別する情報（例えば利用者の電子メールアドレ
ス；Ｂ）と、ドキュメントの参照情報（Ｃ）と、当該ド
キュメントの保持期限を表す日時の情報（Ｄ）とを関連
づけたドキュメントリストを格納し、ドキュメントの実
体データは、当該参照情報で参照される場所に格納され
る。ここで保持期限の日時の情報は、保持期限の起算の
基準時に事前に設定されている保持期間の情報を加算し
て得る。なお、保持期限の起算の基準時は、例えばドキ
ュメントの受信日時である。

【００２５】ネットワーク制御部１４は、ネットワーク
に接続されており、ネットワークを介して到来したデー
タを制御部１１に出力する。また、制御部１１から入力
される指示に従って、種々のデータをネットワークを介
して送信する。

【００２６】クライアント装置２は、利用者側に配置さ
れた、通常のパーソナルコンピュータである。このクラ
イアント装置２には、電子メールクライアントがインス
トールされており、利用者は、処理対象となるドキュメ
ントを電子メールに含めて（例えば電子メールの添付フ
ァイルとして）ドキュメント処理サーバ１宛に送信す
る。

【００２７】プリンタ３は、図３に示すように、制御部
３１と、ネットワーク制御部３２と、表示部３３と、操
作部３４と、プリンタ部３５とを備えており、制御部３
１は、操作部３４から入力される利用者の指示に従い、
ネットワーク制御部３２を制御してドキュメント処理サ
ーバ１にアクセスし、ドキュメント処理サーバ１から処
理対象のドキュメントを取得してプリンタ部３５へ出力
して印刷を実行させる。また、利用者からの指示に応じ
てドキュメント処理サーバ１にアクセスし、当該利用者
の識別子に関連づけて登録されているドキュメントの一
覧を取得して表示部３３に出力する。

【００２８】ここでドキュメント処理サーバ１の制御部
１１の具体的処理内容について説明する。制御部１１
は、ドキュメントを含んだ電子メールを受信すると、図
示しない時計を参照して受信日時の情報を取得する。そ
して当該受信日時の情報に事前に定められた所定の期間
を加算して保持期限の日時の情報を算出する。さらに制
御部１１は、この電子メールの送信元に基づき利用者の
識別情報を抽出する。制御部１１は、ドキュメントの実
体データをストレージ１３に格納するとともに登録識別
子を発行し、登録識別子と、当該ドキュメントの格納位
置の情報と、抽出した利用者の識別情報と、保持期限の
日時の情報とを関連づけてドキュメントリストに追加し
てストレージ１３に格納する。

【００２９】また、制御部１１は、定常的な処理として
各ドキュメントの保持期限を管理し、保持期限の経過し
たドキュメントを削除する処理を行っており、図示しな
い時計を参照して現在日時の情報を取得し、ストレージ
１３に格納された各ドキュメントに関連づけられている
保持期限の日時の情報と現在日時の情報とを比較して、
事前に設定された保持期限が経過していれば当該ドキュ
メントを削除する。この処理は、定常的にストレージ１
３に保持されている各ドキュメントについて行うこと
で、保持期限の経過したドキュメントが誤って削除され
ずに残ってしまうことがなくなる。

【００３０】さらに本実施の形態において特徴的なこと
は、この制御部１１が、格納したドキュメントに対する
処理の指示を受け付けると、当該ドキュメントに関連づ
けられている保持期限の日時の情報を変更することであ
る。すなわち、制御部１１は、プリンタ３からドキュメ
ントの取得要求の指示を受けて、保持期限の日時の情報
を変更する処理を開始する。そして、これに応答して要
求されたドキュメントをネットワークを介して要求元の
プリンタ３へ送信する。

【００３１】また、制御部１１は、特定の利用者の識別
情報に関連づけられているドキュメントの一覧を取得す
る指示を受けて、ストレージ１３に格納されているドキ
ュメントリストを参照し、指定された利用者の識別情報
に関連づけられているドキュメントの一覧を生成して、
その参照情報とともに要求元となっているプリンタ３に
送信し、当該一覧に含まれているドキュメントについ
て、その保持期限の日時の情報を変更する処理を開始す
る。

【００３２】制御部１１は、このようにドキュメントに
対するアクセスを受けると、当該アクセスの際の処理に
関連するドキュメントの保持期限の日時の情報を変更す
る処理を開始し、当該ドキュメントに関連づけられてい
る、保持期限の日時の情報ｄに事前に定められた延長期
間Δｔを加算して新たな保持期限ｄ＋Δｔを演算し、こ
の新たな保持期限を当該ドキュメントの保持期限の情報
として、ドキュメントリストに上書きして格納する。

【００３３】［延長期間］ここで、延長期間Δｔは、利
用者との関連において定められていることも好ましい。
すなわち、各利用者ごとに事前に定められた延長期間を
記憶しておき、保持期限の変更の対象となったドキュメ
ントについて、その利用者の識別情報を参照し、当該利
用者について定められた延長期間を保持期限の日時に加
算するのである。また利用者の識別情報をグループ化し
て管理し、各グループごとに延長期間を設定しておくこ
ととしてもよい。つまり、例えば各利用者が支払う利用
料金に応じて長期延長可能なグループと、そうでないグ
ループとのいずれかのグループに登録され、ドキュメン
トにアクセスした利用者がどちらのグループに属してい
るかによって、保持期限の延長期間を変更する。

【００３４】さらに、延長期間Δｔを期間情報として利
用者に入力させるようにしてもよい。この場合、利用者
の要求する延長期間を保持期限に加算して、新たな保持
期限とすることになる。なお、このようにするときに
は、徒に長期の延長期間が設定されることを防止するた
め、延長期間に最大限度値Ｔを設け、これを越える要求
（Δｔ＞Ｔ）があったときには、その要求を拒絶して保
持期限の延長を行わないか、または最大限度値に相当す
る延長期間Ｔだけ延長し、ｄ＋Ｔを新たな保持期限とし
て設定することが好ましい。

【００３５】さらに、ドキュメントへのアクセスが繰り
返し行われると、その都度延長期間Δｔが加算されるこ
ととなり、例えばｎ回のアクセスが行われるとｎ×Δｔ
だけ延長されてしまう。そこでこれを防止するため、ア
クセスの時点で保持期限までの時間が事前にしきい値と
して設定された時間よりも短いときに限り、上記延長の
処理を行うようにすることが好ましい。すなわち、現在
日時ｄｃが、設定されている保持期限ｄに対し、しきい
値として設定された時間Ｔｔｈとの関係において、ｄ−
ｄｃ＜Ｔｔｈである場合に、ｄに延長期間Δｔを加算す
るようにする。このようにすれば、ｎ回アクセスして
も、それぞれの時点で上記の条件を満たさない限り保持
期限がｄ＋ｎΔｔとなることはない。

【００３６】ただし、このようにしても、上記の条件が
満たされるようになるごとにアクセスを行えば、ｎ回の
アクセスの後に全体としてｄ＋ｎΔｔの保持期限が設定
されることになる。この場合には、保持期限の起算の基
準となった日時（受信日時など）から所定期間だけ後の
日時を絶対期限Ｄｅとして設定し、ｄ＋ｎΔｔ＞Ｄｅと
なったときには、当該期間延長を行わないようにする。
または、延長回数の最大限度値Ｎを設定しておき、ｎ＞
Ｎとなる場合には期間延長を行わないようにしておくこ
ととしてもよい。

【００３７】［保持期限の変更の別の例］また、ここま
での説明では、保持期限の日時を変更する際に、現在設
定されている保持期限を基準に延長することとしている
が、現在日時から所定期間だけ後の日時に保持期限を変
更するようにしてもよい。この場合、既に設定されてい
る保持期限から短くなる場合もあり得るが、アクセスが
行われたときには通常、その後の短時間の間にドキュメ
ントの処理が完了するのが普通であるので、このように
することは、ストレージ１３の有効利用の観点からも好
ましい。

【００３８】［動作］次に、本実施の形態に係るドキュ
メント処理サーバの動作について説明する。ドキュメン
ト処理サーバ１は、複数のプログラムが並列的に稼働す
る、いわゆるプリエンプティブ形式のマルチタスク処理
を行うオペレーティングシステム、例えばＵＮＩＸ（登
録商標）互換のオペレーティングシステムで動作してお
り、このオペレーティングシステムの管理のもと、電子
メールサーバプログラムと、ドキュメント処理プログラ
ムと、ドキュメント期限管理プログラムとが稼働してい
る。

【００３９】ドキュメントを印刷しようとする利用者
は、印刷対象となるドキュメントを電子メールに添付し
てクライアント装置２からドキュメント処理サーバ１へ
送信する。ドキュメント処理サーバ１は、電子メールサ
ーバプログラムにより当該ドキュメントを含んだ電子メ
ールを受信し、ドキュメント処理プログラムに引き渡
す。そして、ドキュメント処理サーバ１は、ドキュメン
ト処理プログラムにより、受信日時に事前に定められた
所定の期間を加算した結果を保持期限の日時の情報とし
て算出する。

【００４０】ドキュメント処理サーバ１は、さらに電子
メールの送信元から利用者の識別情報を抽出し、処理対
象のドキュメントを格納するとともに登録識別子を発行
し、登録識別子と、当該ドキュメントの格納位置の情報
と、抽出した利用者の識別情報と、保持期限の日時の情
報とを関連づけた情報をドキュメントリストに追加して
格納する。一方、ドキュメント処理サーバ１は、この登
録識別子を電子メールの送信元となったクライアント装
置２に返信する。

【００４１】こうして預け入れられたドキュメントに対
し、ドキュメント処理サーバ１は、期限管理プログラム
の処理により、保持期限を管理し、保持期限の経過した
ドキュメントを削除する処理を行っており、格納されて
いるドキュメントの保持期限の日時の情報と現在日時の
情報とを比較して、保持期限が経過していれば当該ドキ
ュメントを削除する。この期限管理プログラムの処理
は、ドキュメント処理プログラムとは非同期的に行われ
ている。

【００４２】利用者がプリンタ３から、自分の利用者識
別情報と、ドキュメントを識別するための登録識別子と
を入力し、印刷の指示を送信すると、プリンタ３がドキ
ュメント処理サーバ１にアクセスし、指示されたドキュ
メントの取得要求を行う。

【００４３】このとき、ドキュメント処理サーバ１がド
キュメント処理プログラムにより、格納されているドキ
ュメントのうち、プリンタ３から受信される利用者識別
情報と登録識別子とに対応するドキュメントを検索し、
そのドキュメントの保持期限を変更する処理を実行す
る。この保持期限の変更処理については、上記のように
種々のものがあるが、ここでは例えば保持期限を所定の
延長期間だけ延長することとする。

【００４４】そしてドキュメント処理サーバ１が当該ド
キュメントをプリンタ３へ送信し、プリンタ３がこのド
キュメントを指定された態様（用紙サイズ、印刷解像
度、モノクロ・カラーの別などの態様）で印刷する。利
用者は、この印刷結果を参照し、所望の態様で印刷結果
が得られなかった場合には、設定を変更して再度印刷を
指示する。そしてプリンタ３が改めてドキュメント処理
サーバ１からドキュメントを取得する。このとき、本来
の保持期限が経過してしまっていたとしても、最初のア
クセスにより保持期限が延長されているので、ドキュメ
ントは削除されることなく格納されたままになってい
る。

【００４５】このように、本実施の形態によると、ドキ
ュメントへのアクセス時に当該ドキュメントの保持期限
が変更され、少なくとも所望の印刷結果が得られるまで
は保持される。これにより、ドキュメント処理サーバの
利用者にとっての利便性を向上できる。

【００４６】［第２実施形態］次に、本発明の第２の実
施の形態に係るドキュメント処理サーバ１について説明
する。本実施の形態のドキュメント処理サーバ１は、図
１に示した第１の実施の形態に係るものと同様の構成を
とるものであるが、制御部１１の処理が若干異なる。す
なわち、本実施の形態では、ドキュメントリスト上にス
テータス属性を保持し、アクセスの開始から終了までの
間、ステータス属性をアクセス中を示す値としておく。
そしてドキュメントの保持期限管理の際に当該ステータ
ス属性を参照してアクセス中であれば削除しないように
するのである。

【００４７】このため、本実施の形態では、制御部１１
は、ストレージ１３に格納するドキュメントリストとし
て、図２に示したものに代えて、図４に示したものを用
いる。図４に示すドキュメントリストは、ドキュメント
の登録識別子（Ａ）と、利用者を識別する情報（例えば
利用者の電子メールアドレス；Ｂ）と、ドキュメントの
参照情報（Ｃ）と、当該ドキュメントの保持期限を表す
日時の情報（Ｄ）と、ドキュメントのステータス属性
（Ｅ）とを関連づけたものである。ここでステータス属
性は、初期化時には「不使用」に設定される。

【００４８】制御部１１は、ドキュメントの処理の指示
を受けるとドキュメントのステータス属性（Ｅ）を「使
用中」に設定する。さらに制御部１１は、処理終了の指
示を受けると、ドキュメントのステータス属性（Ｅ）を
「不使用」に設定する。さらに制御部１１は、ドキュメ
ントの保持期限を管理する定常的な処理として、図示し
ない時計を参照して現在日時の情報を取得し、ストレー
ジ１３に格納された各ドキュメントに関連づけられてい
る保持期限の日時の情報と現在日時の情報とを比較し
て、事前に設定された保持期限が経過していれば、さら
にドキュメントリストから当該ドキュメントのステータ
ス属性を参照し、ステータス属性が「不使用」であると
きに当該ドキュメントを削除する。また、ステータス属
性が「使用中」であれば当該ドキュメントを削除しな
い。

【００４９】また、このようなドキュメントのステータ
ス属性を用いると、誤操作により、アクセスの終了指示
がない場合には、当該ドキュメントのステータス属性が
いつまでも「使用中」のままとなり、ストレージ１３か
ら当該ドキュメントが削除されない。そこで、ステータ
ス属性として「使用中」に代えて、最終アクセス日時を
設定しておき、保持期限を管理する処理の途中等、定常
的な処理として、ステータス属性を参照し、最終アクセ
ス日時と現在日時との差が所定期間を越えている場合に
は、ステータス属性を「不使用」に変更することが好ま
しい。

【００５０】本実施の形態によると、アクセス開始から
アクセス終了までの間、または最終アクセス日時から所
定期間は、保持期限に関わらずドキュメントがストレー
ジ１３に保持されたままとなるので、アクセス中にドキ
ュメントが削除されてしまうことがなく、利便性を向上
できる。なお、ここでの「使用中」あるいは最終アクセ
ス日時が本発明にいう「所定の属性値」に相当する。

【００５１】［登録識別子の利用］上記第１、第２の実
施の形態においては、ドキュメント処理サーバ１の制御
部１１は、ドキュメントごとに固有の登録識別子を付与
するものとして説明してきたが、例えば同じ利用者から
所定期間の間に受信された複数のドキュメントについて
は同じ登録識別子を付与するものとするのも好ましい。

【００５２】そして、第１の実施の形態においては保持
期限を変更する際に、変更の対象となったドキュメント
と同じ登録識別子に関連づけられている他のドキュメン
トについても保持期限を変更する処理を実行する。

【００５３】また、第２の実施の形態においては、アク
セスを受けた一のドキュメントのステータス属性を「使
用中」または最終アクセス日時に設定する際に、当該一
のドキュメントと同じ登録識別子に関連づけられている
他のドキュメントについても、それらのステータス属性
を同じように変更する。つまり、使用中でなくても上記
他のドキュメントは使用中となり、最終アクセス日時を
設定する際には、実際にはアクセスされていなくても、
当該同じ登録識別子を持ったドキュメントへのアクセス
が行われた時点を以て、アクセスがあったものとみなし
て、その時点を最終アクセス日時として設定するのであ
る。なお、この場合には、当該一のドキュメントを「不
使用」に設定する際には、当該他のドキュメントのステ
ータス属性も「不使用」に設定する。

【００５４】このように、登録識別子や（既に述べたよ
うに）利用者の識別情報をグループ識別情報として利用
し、これを単位としてドキュメントをグループに分ける
ことができ、グループ単位で削除されないように制御す
ることで、ある利用者から所定期間内に受け付けたドキ
ュメントのグループについて、いずれかのドキュメント
へのアクセス中にグループ内の他のドキュメントが削除
されてしまうといったことがなくなり、利便性をより高
めることができる。

【００５５】［電子メール以外の例］さらに、ここまで
の説明では、電子メールにてドキュメントを受信する場
合について説明したが、電子メール（いわゆるＳＭＴ
Ｐ；Simple Mail Transfer Protocol）だけでなく、Ｗ
ｅｂページを介して（ＨＴＴＰ；HyperText Transfer P
rotocolを用いて）、処理対象ドキュメントを受け付け
るようにしても構わない。また、プリンタ３からの処理
対象ドキュメントの要求やドキュメントの一覧の要求に
ついては、上記ＨＴＴＰや、ＦＴＰ（File Transfer Pr
otocol）など、一般的なプロトコルを用いて実装するこ
とができる。

【００５６】［印刷以外の例］また、ここまでの説明で
は、印刷処理を行う場合のサーバとして説明したが、ド
キュメントを利用した処理であれば他のいかなる処理で
あっても構わない。

【００５７】

【発明の効果】本発明によれば、ネットワークを介して
ドキュメントを受信し、当該受信したドキュメントを格
納してアクセス可能に保持し、この格納されたドキュメ
ントに対し、所定の保持期限が経過したときに、格納し
たドキュメントをアクセス不能にするドキュメント処理
サーバが、保持されたドキュメントに対するアクセスを
受け付けると、当該アクセスを受けたドキュメントにつ
いて、保持期限を変更するので、アクセス中にドキュメ
ントが削除されてしまうことがなくなり、利便性を向上
できる。

【００５８】また、本発明によれば、ネットワークを介
してドキュメントを受信し、当該受信したドキュメント
を格納してアクセス可能に保持するドキュメント処理サ
ーバが、格納されたドキュメントに対し、所定の保持期
限が経過したか否かを調べ、保持期限が経過していれ
ば、そのドキュメントが現在使用中であるか否かを調べ
て、当該保持期限の経過したドキュメントが使用中でな
いときにのみ、当該ドキュメントをアクセス不能にする
ので、ドキュメントが使用中であるのに削除されてしま
うことがなくなり、利便性を向上できる。

【図面の簡単な説明】

【図１】 本発明の実施の形態に係るドキュメント処理
サーバと、その接続状態を表す構成ブロック図である。

【図２】 ドキュメントリストの一例を表す説明図であ
る。

【図３】 プリンタの一例を表す構成ブロック図であ
る。

【図４】 ドキュメントリストの別の例を表す説明図で
ある。

【符号の説明】

１ ドキュメント処理サーバ、２ クライアント装置、
３ プリンタ、１１，３１ 制御部、１２ 記憶部、１
３ ストレージ、１４，３２ ネットワーク制御部、３
３ 表示部、３４ 操作部、３５ プリンタ部。

Claims (16)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 ネットワークを介してドキュメントを受
   信し、当該受信したドキュメントを格納してアクセス可
   能に保持し、前記格納されたドキュメントに対し、所定
   の保持期限が経過したときに、前記格納したドキュメン
   トをアクセス不能にするドキュメント処理サーバであっ
   て、 前記保持されたドキュメントに対するアクセスを受け付
   ける手段と、 前記アクセスを受けたドキュメントについて、前記保持
   期限を変更する期限変更手段と、 を含むことを特徴とするドキュメント処理サーバ。
2. 【請求項２】 請求項１に記載のドキュメント処理サー
   バにおいて、 前記期限変更手段は、前記アクセスを受けたドキュメン
   トについての保持期限を参照し、当該保持期限が現在日
   時から事前に定められた時間内であるときに、当該保持
   期限を変更することを特徴とするドキュメント処理サー
   バ。
3. 【請求項３】 請求項１に記載のドキュメント処理サー
   バにおいて、 受信した各ドキュメントは、ドキュメントのグループを
   識別するグループ情報に関連づけて格納されており、 前記期限変更手段は、前記アクセスを受けたドキュメン
   トと同じグループ情報に関連づけられて格納されたドキ
   ュメントを検索し、検索されたドキュメントの保持期限
   を変更することを特徴とするドキュメント処理サーバ。
4. 【請求項４】 請求項１から３のいずれかに記載のドキ
   ュメント処理サーバにおいて、 前記期限変更手段は、前記保持期限を所定の延長時間だ
   け延長することを特徴とするドキュメント処理サーバ。
5. 【請求項５】 請求項１から３のいずれかに記載のドキ
   ュメント処理サーバにおいて、 前記期限変更手段は、前記保持期限を現在日時から所定
   の延長時間だけ後に変更することを特徴とするドキュメ
   ント処理サーバ。
6. 【請求項６】 請求項４または５に記載のドキュメント
   処理サーバにおいて、 前記延長時間は、ドキュメントの利用者との関連におい
   て決められていることを特徴とするドキュメント処理サ
   ーバ。
7. 【請求項７】 請求項１から３のいずれかに記載のドキ
   ュメント処理サーバにおいて、 前記期限変更手段は、前記保持期限を利用者から指示さ
   れた期間情報に従って変更することを特徴とするドキュ
   メント処理サーバ。
8. 【請求項８】 ネットワークを介してドキュメントを受
   信し、当該受信したドキュメントを格納してアクセス可
   能に保持し、前記格納されたドキュメントに対し、所定
   の保持期限が経過したときに、前記格納したドキュメン
   トをアクセス不能にするドキュメント処理サーバであっ
   て、 前記保持されたドキュメントに対するアクセスを受け付
   ける手段と、 前記アクセスを受けたドキュメントについては、前記保
   持期限が到来してもアクセス不能にせず、前記アクセス
   が終了したときに、前記保持期限が経過していれば、当
   該ドキュメントをアクセス不能にする手段と、 を含むことを特徴とするドキュメント処理サーバ。
9. 【請求項９】 ネットワークを介してドキュメントを受
   信し、当該受信したドキュメントを、そのステータス属
   性に関連づけて格納し、アクセス可能に保持するドキュ
   メント処理サーバであって、 アクセスを受けたドキュメントのステータス属性を所定
   の属性値に設定する手段と、 前記格納されたドキュメントに対し、所定の保持期限が
   経過したか否かを調べる手段と、 保持期限が経過したドキュメントのステータス属性を参
   照する手段と、 を含み、当該保持期限の経過したドキュメントのステー
   タス属性が前記所定の属性値でないときに、当該ドキュ
   メントをアクセス不能にすることを特徴とするドキュメ
   ント処理サーバ。
10. 【請求項１０】 請求項９に記載のドキュメント処理サ
    ーバにおいて、 受信した各ドキュメントは、ドキュメントのグループを
    識別するグループ情報に関連づけて格納されており、 アクセスを受けたドキュメントについて、そのステータ
    ス属性を前記所定の属性値に設定する際に、前記アクセ
    スを受けたドキュメントと同じグループ情報に関連づけ
    られて格納されたドキュメントを検索し、検索されたド
    キュメントのステータス属性を前記所定の属性値に設定
    することを特徴とするドキュメント処理サーバ。
11. 【請求項１１】 ネットワークを介してドキュメントを
    受信する工程と、 当該受信したドキュメントを格納してアクセス可能に保
    持する工程と、を含み、 前記格納されたドキュメントに対し、所定の保持期限が
    経過したときに、前記格納したドキュメントをアクセス
    不能にするドキュメント処理方法であって、 前記保持されたドキュメントに対するアクセスを受け付
    ける工程と、 前記アクセスを受けたドキュメントについて、前記保持
    期限を変更する期限変更工程と、 を有することを特徴とするドキュメント処理方法。
12. 【請求項１２】 ネットワークを介してドキュメントを
    受信する工程と、 当該受信したドキュメントを格納してアクセス可能に保
    持する工程と、を含み、 前記格納されたドキュメントに対し、所定の保持期限が
    経過したときに、前記格納したドキュメントをアクセス
    不能にするドキュメント処理方法であって、 前記保持されたドキュメントに対するアクセスを受け付
    ける工程と、 前記アクセスを受けたドキュメントについては、前記保
    持期限が到来してもアクセス不能にせず、前記アクセス
    が終了したときに、前記保持期限が経過していれば、当
    該ドキュメントをアクセス不能にする工程と、 を有することを特徴とするドキュメント処理方法。
13. 【請求項１３】 ネットワークを介してドキュメントを
    受信する工程と、 当該受信したドキュメントを格納してアクセス可能に保
    持する工程と、 アクセスを受けたドキュメントのステータス属性を所定
    の属性値に設定する工程と、 前記格納されたドキュメントに対し、所定の保持期限が
    経過したか否かを調べる工程と、 保持期限が経過したドキュメントのステータス属性を参
    照する工程と、 を含み、当該保持期限の経過したドキュメントのステー
    タス属性が前記所定の属性値でないときに、当該ドキュ
    メントをアクセス不能にすることを特徴とするドキュメ
    ント処理方法。
14. 【請求項１４】 コンピュータに、 ネットワークを介してドキュメントを受信する手順と、 当該受信したドキュメントを格納してアクセス可能に保
    持する手順と、 前記格納されたドキュメントに対し、所定の保持期限が
    経過したときに、前記格納したドキュメントをアクセス
    不能にする手順と、 前記保持されたドキュメントに対するアクセスを受け付
    ける手順と、 前記アクセスを受けたドキュメントについて、前記保持
    期限を変更する期限変更手順と、 を実行させることを特徴とするドキュメント処理プログ
    ラム。
15. 【請求項１５】 コンピュータに、 ネットワークを介してドキュメントを受信する手順と、 当該受信したドキュメントを格納してアクセス可能に保
    持する手順と、 前記格納されたドキュメントに対し、所定の保持期限が
    経過したときに、前記格納したドキュメントをアクセス
    不能にする手順と、 前記保持されたドキュメントに対するアクセスを受け付
    ける手順と、 前記アクセスを受けたドキュメントについては、前記保
    持期限が到来してもアクセス不能にせず、前記アクセス
    が終了したときに、前記保持期限が経過していれば、当
    該ドキュメントをアクセス不能にする手順と、 を実行させることを特徴とするドキュメント処理プログ
    ラム。
16. 【請求項１６】 コンピュータに、 ネットワークを介して受信され、アクセス可能に保持さ
    れたドキュメントについて、所定の保持期限が経過した
    か否かを調べる手順と、 アクセスを受けたドキュメントのステータス属性を所定
    の属性値に設定する手順と、 保持期限が経過したドキュメントのステータス属性を参
    照する手順と、 当該保持期限の経過したドキュメントのステータス属性
    が前記所定の属性値でないときに、当該ドキュメントを
    アクセス不能にする手順と、 を実行させることを特徴とするドキュメント処理プログ
    ラム。