JP2003067250A - 文書管理装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 認証システムは利用できるがディレクトリサ
ービスが利用不可能な環境、アクセス権リストを用い
て、アクセス可能なユーザの設定を含む電子文書のアク
セス権管理を行う文書管理装置を提供する。 【解決手段】 ユーザ管理手段１６は、ユーザ認証情報
と対応するユーザリストを管理する。ユーザリストは、
文書データへアクセス可能なユーザをアクセス権リスト
に追加する際に用いられる。グループ管理手段１７は、
ユーザによるアクセスが正当であった場合、認証装置か
ら取得したアクセスユーザのユーザＩＤをキーにして、
アクセスユーザが所属するグループを検索し、該当する
グループＩＤを検出する。文書管理部１３は、ユーザＩ
ＤおよびグループＩＤに基づいて、文書データのアクセ
ス制御を行う。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、電子文書ととも
に、アクセス可能な利用者一覧を示したアクセス権リス
トを管理する文書管理装置に関し、特に、認証システム
と利用者管理（ディレクトリサービス）とが連動してお
らず、認証された利用者とユーザ検索の結果得られるユ
ーザ情報の対応が自明に求められない場合、もしくは利
用者管理（ディレクトリサービス）を利用しない場合に
おいて、アクセス権管理を容易にする文書管理装置に関
する。

【０００２】

【従来の技術】従来、複数のユーザ管理環境下で、電子
文書のアクセス制御をおこなう技術が使用されていた。
例えば、上記のような従来技術として、特開平９−２１
８８２７号公報が開示するところの電子文書管理装置
（以下、従来例１）があった。従来例１に記載されてい
る電子文書管理装置は、認証システム名、ユーザ名およ
びアクセス権を付与したアクセス制限リストを電子文書
に付与し、電子文書を開く際に、ユーザ指定の認証シス
テムにおいてそのユーザの認証を行い、認証したユーザ
のアクセス権をアクセス権リストを用いて認識してい
た。

【０００３】認証システムは同時にディレクトリーサー
ビスを兼ねている場合があり、この場合には登録された
認証可能なユーザの一覧やユーザ検索のサービスを提供
する。一般にＬＤＡＰ（Ｌｉｇｈｔｗｅｉｇｈｔ Ｄｉ
ｒｅｃｔｏｒｙ Ａｃｃｅｓｓ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）と
呼ばれるプロトコルを実装するサーバは、認証サービス
とディレクトリサービスとの双方を提供することが可能
である。

【０００４】また、特開２０００−３３０８９８号公報
が開示するところの電子文書管理システム、電子文書管
理方法およびその方法をコンピュータに実行させるプロ
グラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体
（以下、従来例２）では、電子文書管理装置が認証シス
テムに直接アクセスできない場合、クライアントは、ユ
ーザ認証情報とそのユーザ認証情報に基づく改ざん検知
情報を電子文書管理装置に送信して接続要求を行ってい
た。電子文書管理装置は、受信したユーザ認証情報およ
び改ざん検知情報を検証し、クライアントへアクセスの
許否を通知していた。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、認証シ
ステムとディレクトリサービスは本質的には別のサービ
スであり、従来例１のように認証システムとディレクト
リサービスとが必ずしも一体化しているとは限らず、片
方だけを提供する場合や、相互に無関係に運用される場
合もあった。上記のような場合、文書管理装置は、各文
書にアクセス権を設定することが困難になる。

【０００６】他者に対して文書へのアクセスを許可する
ためには、文書に対応づけられているアクセス権リスト
を編集して対象ユーザを追加する必要がある。しかしな
がら、文書管理装置は、一般には認証を受けていないユ
ーザ情報を、認証システムから得る事は不可能である。
従って、文書管理装置は、別途ディレクトリサービスを
利用してユーザ一覧を取得しても、取得したユーザ一覧
と認証システムが管理しているユーザ情報との結び付き
が明らかでないため、アクセス権制御に利用する事がで
きない。

【０００７】また、従来例２における電子文書管理装置
は、新たに電子文書が作成された場合、作成された電子
文書に、アクセスを可能とするユーザを設定する構成を
有していなかった。

【０００８】本発明は、上記問題点に鑑みてなされたも
のであり、認証システムは利用できるがディレクトリサ
ービスが利用不可能な環境、または認証システムとディ
レクトリサービスが相互に関連を持たずに運用されてい
る環境において、アクセス権リストを用いて、アクセス
可能なユーザの設定を含む電子文書のアクセス権管理を
行う文書管理装置を提供することを目的とする。

【０００９】

【課題を解決するための手段】かかる目的を達成するた
め、請求項１記載の発明は、文書データを記録する文書
データ記録手段と、文書データ記録手段に記録されてい
る文書データに対するアクセスを、接続されているユー
ザの端末から要求された場合、所定のネットワークを介
して接続されている認証装置からのユーザの認証情報に
基づいて、ユーザの認証を行うユーザ認証手段と、認証
情報に基づいて、アクセス要求されている文書データに
対するユーザによるアクセスの制御を行うアクセス制御
手段と、認証情報に対応し、１以上のユーザの情報を含
むユーザリストを保持するユーザ管理手段と、ユーザ管
理手段により保持されているユーザリストに情報が含ま
れている１以上のユーザから、文書データにアクセス可
能とするユーザの候補として、所定のユーザを選択する
候補ユーザ選択手段と、を有することを特徴とする。

【００１０】また、請求項２記載の発明によれば、請求
項１記載の文書管理装置において、認証情報を監視し、
認証情報のユーザに係る情報がユーザリストに含まれて
いるか否かを判定する情報記録判定手段と、情報記録判
定手段により受信された認証情報のユーザに係る情報が
ユーザリストに含まれていないと判定された場合、ユー
ザリストに含まれていないと判定された情報を、ユーザ
リストに登録する情報登録手段と、を有することを特徴
とする。

【００１１】また、請求項３記載の発明は、文書データ
を記録する文書データ記録手段と、文書データ記録手段
に記録されている文書データに対するアクセスを、接続
されているユーザの端末から要求された場合、所定のネ
ットワークを介して接続されている認証装置からのユー
ザの認証情報に基づいて、ユーザの認証を行うユーザ認
証手段と、認証情報からユーザ認証手段により認証され
たユーザが所属しているグループの情報を検出するグル
ープ情報検出手段と、グループ情報検出手段により検出
されたグループ情報に基づいて、アクセス要求されてい
る文書データに対するユーザによるアクセスの制御を行
うグループ情報アクセス制御手段と、を有することを特
徴とする。

【００１２】また、請求項４記載の発明によれば、請求
項３記載の文書管理装置において、認証情報に含まれる
ユーザの属性を示す情報に基づいて、ユーザ認証手段に
より認証されたユーザを所属させるグループを決定する
所属グループ決定手段を有することを特徴とする。

【００１３】また、請求項５記載の発明は、文書データ
を記録する文書データ記録手段と、文書データ記録手段
に記録されている文書データに対するアクセスを、接続
されているユーザの端末から要求された場合、所定のネ
ットワークを介して接続されている認証装置からのユー
ザの属性を示す情報を受信するユーザ情報受信手段と、
ユーザ情報受信手段により受信されたユーザの属性を示
す情報に基づいて、ユーザの認証情報を作成する認証情
報作成手段と、認証情報作成手段により作成された認証
情報に基づいて、アクセス要求されている文書データに
対するユーザによるアクセスの制御を行う作成認証情報
アクセス制御手段と、を有することを特徴とする。

【００１４】

【発明の実施の形態】（第１の実施形態）図１は、本発
明の第１の実施形態における文書管理システムの構成を
示す図である。以下、図１を用いて、本実施形態におけ
る文書管理システムの構成および動作について説明す
る。

【００１５】文書管理システムは、認証装置１と、クラ
イアントコンピュータ（ユーザ端末）２と、ディレクト
リサーバ３と、ユーザ情報ＤＢ（データベース）４と、
文書管理装置５と、文書ＤＢ（データベース）６と、ネ
ットワーク７と、を有する。

【００１６】ネットワーク７上に、認証装置１、クライ
アントコンピュータ２、ディレクトリサーバ３、および
文書管理装置５が接続されている。また、ユーザ情報Ｄ
Ｂ４にはユーザの情報が格納されており、ディレクトリ
サーバ３に接続されている。また、文書ＤＢ６には、文
書データが格納されており、文書管理装置５に接続され
ている。

【００１７】クライアントコンピュータ２は、文書管理
装置５に対して文書データの取得要求を行う。文書管理
装置５は、クライアントコンピュータ２からの文書取得
要求を受け取ると、クライアントコンピュータ２のユー
ザに係る認証情報の取得を認証装置１に要求する。

【００１８】認証装置１には、ユーザの認証情報が格納
されている。認証装置１は、文書管理装置５からのユー
ザ認証情報の取得要求を受け取ると、自装置に格納され
ているユーザ認証情報を文書管理装置５に送る。

【００１９】文書管理装置５は、認証装置１からのユー
ザ認証情報を受け取ると、受け取ったユーザ認証情報が
不正なものであるか否かを判断する。受け取ったユーザ
認証情報が有効であった場合、文書管理装置５は、文書
ＤＢ６に格納されている文書データのうち、クライアン
トコンピュータ２に要求されている文書データを抽出
し、抽出した文書データをクライアントコンピュータ２
に送る。

【００２０】また、文書管理装置５は、クライアントコ
ンピュータ２からの文書データ取得要求を受け取った場
合、ディレクトリサーバ３に対してユーザ情報の取得を
要求してもよい。ディレクトリサーバ３に対してユーザ
情報の取得要求が行われた場合、ディレクトリサーバ３
は、ユーザ情報ＤＢ４から文書管理装置５により取得要
求されているユーザ情報を検出する。ディレクトリサー
バ３は、検出したユーザ情報を、文書管理装置５に送
る。

【００２１】図２は、本発明の第１の実施形態における
文書管理装置５の構成を示す図である。以下、図１およ
び図２を用いて、本実施形態における文書管理装置５の
構成および動作について説明する。

【００２２】文書管理装置５は、制御部１１と、認証処
理部１２と、文書管理部１３と、Ｉ／Ｆ部１４と、記録
手段１５と、ユーザ管理手段１６と、グループ管理手段
１７と、を有する。

【００２３】制御部１１は、認証処理部１２、文書管理
部１３、Ｉ／Ｆ部１４、記録手段１５、ユーザ管理手段
１６、およびグループ管理手段１７とそれぞれ接続され
ている。また、制御部１１は、Ｉ／Ｆ部１４を介してネ
ットワーク７に接続されている。

【００２４】制御部１１は、文書管理装置５における各
部位（認証処理部１２、文書管理部１３、Ｉ／Ｆ部１
４、記録手段１５、ユーザ管理手段１６、およびグルー
プ管理手段１７）の動作を制御する。

【００２５】Ｉ／Ｆ部１４は、ネットワーク７と接続さ
れるインタフェースである。記録手段１５は、文書デー
タおよびアクセス権リストを記録する。

【００２６】認証処理部１２は、認証装置１から得たア
クセスユーザの認証情報が不正なものでないかどうかの
確認を行ない、正当性が確認できた場合には、認証され
たユーザ情報を保持する。

【００２７】ここで、認証装置１から得るユーザ認証情
報について図３を用いて説明する。図３は、本発明の第
１の実施形態の文書管理システムにおけるユーザ認証情
報を示す図である。

【００２８】図３には、アクセスしたユーザの名前「田
中太郎」、ユーザＩＤ「１２３４」、ユーザの会社名
「株式会社○×」、ユーザの所属「企画室企画２グルー
プ」、ユーザのＥ−ｍａｉｌアドレス「ｔａｎａｋａ＠
ｋ２．ｍａｒｕｂａｔｓｕ．ｃｏｍ」、ユーザの電話番
号（Ｔｅｌ）「０３−１２３４−５６７８」、ユーザが
有する権限レベル「Ｓ２」が示されている。ユーザＩＤ
は、ユーザ個人あるいは複数人数による団体固有の認識
情報である。権限レベルは、ユーザが所属するグループ
およびユーザの役職等に基づいて設定される情報であ
る。

【００２９】文書管理部１３は、記録手段１５に記録さ
れている文書データおよびアクセス権リストの管理を行
う。また、文書管理部１３は、認証処理部１２が保持し
ているユーザ認証情報と文書データに付加されたアクセ
ス権リストとの照合を行ない、文書データ単位のアクセ
ス制御を行う。

【００３０】ここで、アクセス権リストについて図４を
用いて説明する。図４は、本発明の第１の実施形態の文
書管理システムにおけるアクセス権リストを示す図であ
る。アクセス権リストとは、文書データごとに設定およ
び付加される情報であり、所定の文書データに対して、
どのユーザがどのようなアクセスを行う権利を有してい
るかが示されている。アクセス権リストは、該当文書に
アクセス可能なユーザの一覧を保持する。更に、アクセ
ス権リストは、各ユーザがアクセス可能な操作も規定す
る場合もある。

【００３１】図４では、所定の文書データに対するアク
セス権として、「参照」、「改版」、「更新」、および
「削除」が示されている。例えば、ユーザＩＤ「１２３
４」を有するユーザ（ユーザであるので「Ｕ」が示され
ている）には、所定の文書データに対して、「参照」、
「改版」、「更新」、および「削除」の権限が与えられ
ている。また、グループＩＤ「１」を有するグループ
（グループであるので「Ｇ」が示されている）には、
「参照」のアクセス権のみが与えられている。

【００３２】ユーザ管理手段１６は、ユーザ認証情報に
対応し、アクセス権リストに載せるユーザの候補となる
ユーザの一覧（ユーザリスト）を管理する。図５は、本
発明の第１の実施形態の文書管理システムにおけるユー
ザリストを示す図である。以下、図５を用いて、本実施
形態におけるユーザリストについて説明する。

【００３３】図５に示されているように、ユーザリスト
には、ユーザＩＤ、ユーザの名前、ユーザの会社名、ユ
ーザの所属、およびユーザのＥ−ｍａｉｌアドレスが示
されている。本質的にはユーザを識別するためのユーザ
ＩＤの一覧があればアクセス権の設定に利用する事が可
能だが、アクセス権設定時等に利用者が名前や所属等で
検索する事を想定して、図５に示されているユーザリス
トには、ユーザＩＤ以外のユーザ属性をリストに含むよ
うになっている。

【００３４】グループ管理手段１７は、アクセス権リス
トに載せる事が可能なグループの一覧（グループリス
ト）を管理する。各グループには認証が可能なユーザを
複数対応づける事が可能である。図６は、本発明の第１
の実施形態の文書管理システムにおけるグループリスト
を示す図である。以下、図６を用いて、本実施形態にお
けるグループリストについて説明する。

【００３５】グループリストには、グループごとに認証
可能なユーザＩＤのリストを持ち、リストのメンバーで
あればこのグループに属していることを表わす。図６に
示されているグループリストには、企画２グループ（グ
ループＩＤ「１」）および○×システムズ（グループＩ
Ｄ「２」）に所属するユーザが有するユーザＩＤが示さ
れている。例えば、グループＩＤ「１」に対して閲覧権
限が与えられている文書データがあった場合、制御部１
１は、グループＩＤ「１」のメンバーユーザ（ユーザＩ
Ｄ＝１２３４、１２４５、７６１３、５７２、１２６
７、７７５、・・・）にアクセス権が与えられたものと
見なしてアクセス制御を行う。

【００３６】文書管理装置５は、認証されたユーザが文
書データにアクセス可能かどうか、指示された処理を実
行可能な権限を持っているかどうかの判定を行う。ユー
ザは、クライアントコンピュータ２を用いて文書管理装
置５にアクセスすることにより、記録手段１５あるいは
文書ＤＢ６に記録されている文書データに対して新たな
アクセス権を設定することが可能である。また、ユーザ
は文書管理装置５にアクセスすることにより、ユーザが
新たに作成および登録した文書データに対して、閲覧可
能な他者（アクセス可能なユーザ）を設定することも可
能である。ユーザは、文書管理装置５にアクセスする
と、所定の文書データに対してアクセス可能なユーザの
候補一覧（ユーザリスト）が文書管理装置５からクライ
アントコンピュータ２に送信され、クライアントコンピ
ュータ２に表示される。また、ユーザは、文書管理装置
５に対して名前や所属等の属性の検索を要求すると、そ
の属性に係るユーザリストが文書管理装置５からクライ
アントコンピュータ２に送信される。ユーザは、ユーザ
リストから選択したユーザをアクセス権リストに追加す
る。

【００３７】また、アクセス権リストは、認証されたユ
ーザ情報と照合するものであるため認証システムで認証
可能なユーザに対して１対１（もしくは１対多）で関連
付けられている必要がある。ユーザ管理手段１６は、図
５のように認証装置１が管理するユーザＩＤをキーにユ
ーザリストを管理することにより、照合可能なユーザリ
ストを管理する事が可能である。

【００３８】一般的なディレクトリサービスでは、ユー
ザ情報の検索あるいは閲覧だけでなく、ユーザをまとめ
たグループという情報を提供する場合もある。グループ
をアクセス権管理に利用する事によりグループに所属す
る全ユーザに一括してアクセス権を与える等の使い方を
実現できる。例えば、ディレクトリサービスは利用可能
だがグループの利用が制限されている場合、もしくは文
書管理専用にローカルなグループの運用をしたい場合、
グループ管理手段１７が管理しているグループを文書デ
ータのアクセス権リストに載せる事により、ディレクト
リサービスが提供しているグループを利用した場合と同
様に、グループによるアクセス権管理が可能になる。

【００３９】また、ユーザ管理手段１６とグループ管理
手段１７との両者を組み合わせることによって、文書管
理装置５は、ディレクトリサービスが全く利用できない
環境であってもユーザ／グループによるアクセス管理を
実現する事が可能になる。

【００４０】図７は、本発明の第１の実施形態における
文書管理装置５による動作の流れを示すフローチャート
である。以下、図２を用い、図７に沿って、本実施形態
における文書管理装置５による動作について説明する。

【００４１】制御部１１は、クライアントコンピュータ
２からのユーザのアクセスを受け取ると、認証装置１に
対して、アクセスユーザの認証を要求し、アクセスユー
ザのユーザ情報の正当性をチェックする（ステップＳ７
０１）。

【００４２】次に、制御部１１は、ステップＳ７０１に
おけるチェックに基づいて、ユーザによるアクセスが不
正であるか否かを判断する（ステップＳ７０２）。ユー
ザによるアクセスが不正であると判断された場合（ステ
ップＳ７０２／Ｙｅｓ）、文書管理装置５は、アクセス
を拒否する（ステップＳ７０６）。

【００４３】ユーザによるアクセスが正当なものである
と判断された場合（ステップＳ７０２／Ｎｏ）、グルー
プ管理手段１７は、認証装置１から取得したアクセスユ
ーザのユーザＩＤをキーにして、アクセスユーザが所属
するグループのグループＩＤを検索する（ステップＳ７
０３）。

【００４４】認証処理部１２は、アクセスユーザのユー
ザＩＤおよびグループＩＤを認証情報として保持する
（ステップＳ７０４）。

【００４５】次に、文書管理部１３は、認証処理部１２
に保持されているアクセスユーザのユーザＩＤおよびグ
ループＩＤに基づいて、文書データのアクセス制御を行
い（ステップＳ７０５）、文書管理装置５は、動作を終
了する。

【００４６】以上説明したように、文書管理装置５は、
認証装置１による認証の結果得られたユーザ情報に基づ
き、上記のユーザ情報と結び付けたアクセス権リストに
より電子文書のアクセス制御を行う。また、文書管理装
置５は、認証装置１による認証を受けた結果、得られる
ユーザ情報と１対１もしくは多対１に対応づけられるユ
ーザリストを保持するユーザ管理手段１６を有する。ま
た、ユーザ管理手段１６が管理しているユーザリスト
は、アクセス権を付与する際の候補ユーザとして利用す
ることが可能である。

【００４７】文書管理装置５は、認証装置１による認証
の結果得られたユーザ情報および認証されたユーザが所
属しているグループ情報に基づき、少なくともこのグル
ープ情報と結び付けたアクセス権リストにより電子文書
のアクセス制御を行う。また、文書管理装置５は、グル
ープ情報をユーザ情報と結び付けて保持し、認証された
ユーザに対応する所属グループ一覧を管理するグループ
管理手段１７を有する。

【００４８】（第２の実施形態）本発明の第２の実施形
態における構成および動作は、以下特記しない限り、本
発明の第１の実施形態と同様であるとする。

【００４９】本発明の第１の実施形態では、ユーザＩＤ
を用いて、文書データのアクセス制御を行っていた。本
実施形態では、認証装置１がユーザＩＤのように一意に
ユーザを識別するＩＤを開示しないものとする。

【００５０】本実施形態におけるユーザ管理手段１６
は、第１の実施形態におけるユーザ管理手段と同様に、
図５により示されるような形式によるユーザリストを管
理するが、ユーザＩＤに設定される値は認証装置１が開
示するものではなくユーザ管理手段１６が独自に管理す
る識別子となる。

【００５１】図８は、本発明の第２の実施形態の文書管
理システムにおけるユーザ認証情報を示す図である。以
下、図８を用いて、本実施形態におけるユーザ認証情報
について説明する。

【００５２】図８に示されているユーザ認証情報には、
ユーザＩＤのような識別子情報が含まれていない。従っ
て、ディレクトリサーバ３等から得られたユーザ情報と
直接照合する手段がない。また、アクセス権リストに載
せるべきＩＤも存在しないことになる。そのため、ユー
ザ管理手段１６は、独自に識別子を管理し、ユーザ認証
情報に含まれる他の情報（ユーザ属性）から所定のユー
ザＩＤへの変換を行う。例えば、認証結果（ユーザ認証
情報）に含まれるユーザ属性のうち、ユーザ毎にユニー
クになり得るＥ−ｍａｉｌアドレス、あるいは名前と所
属との組合わせ等とユーザリストとを照合して、該当す
るユーザＩＤに変換することが可能である。この結果、
認証装置１がユーザＩＤのように一意にユーザを識別す
るＩＤを開示しない場合においても、第１の実施形態と
同様に、アクセス権リストによる管理文書のアクセス制
御が可能となる。

【００５３】図９は、本発明の第２の実施形態における
文書管理装置５による動作の流れを示すフローチャート
である。以下、図２を用い、図９に沿って、本実施形態
における文書管理装置５の動作について説明する。

【００５４】制御部１１は、クライアントコンピュータ
２からのユーザのアクセスを受け取ると、認証装置１に
対して、アクセスユーザの認証を要求し、アクセスユー
ザのユーザ情報の正当性をチェックする（ステップＳ９
０１）。

【００５５】次に、制御部１１は、ステップＳ９０１に
おけるチェックに基づいて、ユーザによるアクセスが不
正であるか否かを判断する（ステップＳ９０２）。ユー
ザによるアクセスが不正であると判断された場合（ステ
ップＳ９０２／Ｙｅｓ）、文書管理装置５は、アクセス
を拒否する（ステップＳ９０７）。

【００５６】ユーザによるアクセスが正当なものである
と判断された場合（ステップＳ９０２／Ｎｏ）、ユーザ
管理手段１６は、認証装置１から取得したアクセスユー
ザのユーザ認証情報に含まれているユーザ属性（例え
ば、名前、会社、所属等）のうち、アクセスユーザ固有
の識別可能なユーザ属性をキーにして、ユーザリストを
参照し、ユーザＩＤを求める（ステップＳ９０３）。ユ
ーザＩＤは、以下のように求められてもよい。ユーザ管
理手段１６は、アクセスユーザ固有のユーザ属性をキー
にして、ユーザリストを検索し、検索の結果、キーとし
て用いたユーザ属性を含むユーザの情報をユーザリスト
から抽出する。ユーザ管理手段１６は、キーとして用い
たユーザ属性を、抽出したユーザの情報に含まれている
ユーザＩＤに変換することにより、アクセスユーザのユ
ーザＩＤを求める（ユーザ属性に基づいてユーザＩＤを
作成する）。なお、ユーザ管理手段１６は、自身により
管理されているユーザリストを参照してもよいし、ユー
ザ情報ＤＢ４に格納されているユーザ情報を参照しても
よい。

【００５７】グループ管理手段１７は、アクセスユーザ
固有のユーザ属性を用いて求めたユーザＩＤをキーにし
て、アクセスユーザが所属するグループのグループＩＤ
を検索する（ステップＳ９０４）。

【００５８】認証処理部１２は、アクセスユーザのユー
ザＩＤおよびグループＩＤを認証情報として保持する
（ステップＳ９０５）。

【００５９】次に、文書管理部１３は、認証処理部１２
に保持されているアクセスユーザのユーザＩＤおよびグ
ループＩＤに基づいて、文書データのアクセス制御を行
い（ステップＳ９０６）、文書管理装置５は、動作を終
了する。

【００６０】以上説明したように、文書管理装置５は、
認証装置１による認証の結果得られたユーザ認証情報お
よび認証されたユーザが所属しているグループ情報に基
づき、上記のユーザ情報およびグループ情報と結び付け
たアクセス権リストにより電子文書のアクセス制御を行
なう。また、文書管理装置５は、ユーザ認証情報と、ネ
ットワーク７上のディレクトリサーバ３上で管理されて
いるユーザ情報の対応づける手段を有する。また、文書
管理装置５は、認証装置１により認証されたユーザがア
クセスした際に、ディレクトリーサーバ３から取得した
ユーザ一覧（ユーザリスト）、およびユーザが属するグ
ループ一覧（グループリスト）の中から任意に選択して
作成したアクセス権リストを持つ文書に対して、前記の
対応づけを利用してアクセス権制御を行なう。

【００６１】（第３の実施形態）本発明の第３の実施形
態における構成および動作は、以下特記しない限り、本
発明の第１の実施形態と同様であるとする。

【００６２】本実施形態では、ユーザ管理手段１６が管
理するユーザリストの自動登録を実現する事が可能とな
る。認証処理部１２は、認証処理を完了した後、ユーザ
管理手段１６にユーザ認証情報を渡して、ユーザ情報の
登録処理を行う。

【００６３】過去にアクセスしたことのあるユーザであ
れば、ユーザ管理手段１６が管理するユーザリストに、
ユーザ情報が登録済みとなっているため、未登録ユーザ
かどうかを判別する必要がある。新規ユーザであった場
合にはユーザリストに必要事項（ユーザ情報）をコピー
して登録を完了し、以降は通常の処理に戻る。この結
果、ユーザ情報を登録したユーザは、文書管理装置５上
でアクセス権設定等を行う際に候補ユーザとして閲覧お
よび検索の対象に加わるようになる。

【００６４】図１０は、本発明の第３の実施形態におけ
る文書管理装置５による動作の流れを示すフローチャー
トである。以下、図２を用い、図１０に沿って、本実施
形態における文書管理装置５による動作について説明す
る。

【００６５】制御部１１は、クライアントコンピュータ
２からのユーザのアクセスを受け取ると、認証装置１に
対して、アクセスユーザの認証を要求し、アクセスユー
ザのユーザ情報の正当性をチェックする（ステップＳ１
００１）。

【００６６】次に、制御部１１は、ステップＳ１００１
におけるチェックに基づいて、ユーザによるアクセスが
不正であるか否かを判断する（ステップＳ１００２）。
ユーザによるアクセスが不正であると判断された場合
（ステップＳ１００２／Ｙｅｓ）、文書管理装置５は、
アクセスを拒否する（ステップＳ１００３）。

【００６７】ユーザによるアクセスが正当なものである
と判断された場合（ステップＳ１００２／Ｎｏ）、ユー
ザ管理手段１６は、アクセスユーザに係る情報がユーザ
リストに登録済みであるか否かを判断する（ステップＳ
１００４）。アクセスユーザに係る情報がユーザリスト
に登録済みであると判断された場合（ステップＳ１００
４／Ｙｅｓ）、ステップＳ１００６に遷移する。

【００６８】アクセスユーザに係る情報がユーザリスト
に登録されていないと判断された場合（ステップＳ１０
０４／Ｎｏ）、ユーザ管理手段１６は、認証処理部１２
に保持されているユーザ認証情報から、ユーザＩＤを含
む所定の１つ以上のユーザ属性（例えば、ユーザＩＤ、
名前、会社名、あるいは所属等）を抽出し、ユーザリス
トに登録する（ステップＳ１００５）。

【００６９】次に、グループ管理手段１７は、認証装置
１から取得したアクセスユーザのユーザＩＤをキーにし
て、アクセスユーザが所属するグループのグループＩＤ
を検索する（ステップＳ１００６）。

【００７０】認証処理部１２は、アクセスユーザのユー
ザＩＤおよびグループＩＤを認証情報として保持する
（ステップＳ１００７）。

【００７１】次に、文書管理部１３は、認証処理部１２
に保持されているアクセスユーザのユーザＩＤおよびグ
ループＩＤに基づいて、文書データのアクセス制御を行
い（ステップＳ１００８）、文書管理装置５は、動作を
終了する。

【００７２】以上説明したように、文書管理装置５は、
認証されたアクセスユーザ情報を監視し、新規ユーザが
アクセスした際にそのユーザ情報をユーザリストに追加
するユーザ管理手段１６を有する。

【００７３】（第４の実施形態）本発明の第４の実施形
態における構成および動作は、以下特記しない限り、本
発明の第１の実施形態と同様であるとする。

【００７４】本実施形態では、個々のユーザについてグ
ループ登録処理を行うことなく、擬似的なグループを形
成し、疑似グループに対してのアクセス権設定を行う。

【００７５】図１１は、本発明の第４の実施形態におけ
るグループリストを示す図である。以下、図１１を用い
て、本実施形態におけるグループリストについて説明す
る。図６に示されているように、第１の実施形態におけ
るグループリストには、所定のグループに所属するユー
ザのユーザＩＤが示されていた。図１１に示されている
ように、グループ管理手段１７によって管理されている
本実施形態におけるグループリストには、グループに所
属するユーザの条件が含まれる。

【００７６】認証装置１から得られたユーザ認証情報に
は、複数のユーザ属性が含まれている場合がある。グル
ープリストには、上記の複数のユーザ属性をユーザ条件
として、その組合わせを登録する事も可能である。グル
ープ管理手段１７は、上記のユーザ条件（例えば所属す
る会社名、組織、権限レベル等のユーザ属性）を判定基
準として、アクセスユーザがどのグループに所属するか
を決定する。グループ管理手段１７は、アクセスユーザ
に対して複数登録されているグループそれぞれに対する
所属判定を行い、結果的にアクセスユーザが所属する
（疑似）グループ一覧を作成する事が可能である。例え
ば、図１１に示されているように、グループＩＤ「１３
５７」を有するグループ（企画２グループ）に所属する
ためには、ユーザ認証情報におけるユーザ属性のうち、
会社名が「株式会社○×」、所属が「企画室企画２グル
ープ」である条件を満たさなければならない。

【００７７】図１２は、本発明の第４の実施形態におけ
る文書管理装置５による動作の流れを示すフローチャー
トである。以下、図２を用い、図１２に沿って、本実施
形態における文書管理装置５による動作について説明す
る。

【００７８】制御部１１は、クライアントコンピュータ
２からのユーザのアクセスを受け取ると、認証装置１に
対して、アクセスユーザの認証を要求し、アクセスユー
ザのユーザ情報の正当性をチェックする（ステップＳ１
２０１）。

【００７９】次に、制御部１１は、ステップＳ１２０１
におけるチェックに基づいて、ユーザによるアクセスが
不正であるか否かを判断する（ステップＳ１２０２）。
ユーザによるアクセスが不正であると判断された場合
（ステップＳ１２０２／Ｙｅｓ）、文書管理装置５は、
アクセスを拒否する（ステップＳ１２０３）。

【００８０】ユーザによるアクセスが正当なものである
と判断された場合（ステップＳ１２０２／Ｎｏ）、グル
ープ管理手段１７は、アクセスユーザのユーザ認証情報
を参照して、ユーザ認証情報に含まれるユーザ属性が疑
似ユーザリストにおける所定のグループの条件を満たし
ているか否かを判断する（ステップＳ１２０４）。アク
セスユーザのユーザ属性が所定のグループの条件を満た
していないと判断された場合（ステップＳ１２０４／Ｎ
ｏ）、ステップＳ１２０６に遷移する。

【００８１】アクセスユーザのユーザ属性が所定のグル
ープの条件を満たしていると判断された場合（ステップ
Ｓ１２０４／Ｙｅｓ）、上記の所定のグループをアクセ
スユーザの所属グループとして追加する（ステップＳ１
２０５）。

【００８２】次に、グループ管理手段１７は、疑似グル
ープリストにおける全グループにおいて、アクセスユー
ザの所属判定が行われたか否かを判断する（ステップＳ
１２０６）。疑似グループリストに、アクセスユーザの
所属判定が行われていないグループがあると判断された
場合（ステップＳ１２０６／Ｎｏ）、ステップＳ１２０
４に遷移する。

【００８３】疑似グループリストにおける全グループに
おいて、アクセスユーザの所属判定が行われたと判断さ
れた場合（ステップＳ１２０６／Ｙｅｓ）、認証処理部
１２は、アクセスユーザのユーザＩＤおよびアクセスユ
ーザが所属するグループのグループＩＤを認証情報とし
て保持する（ステップＳ１２０７）。

【００８４】次に、文書管理部１３は、認証処理部１２
に保持されているアクセスユーザのユーザＩＤおよびグ
ループＩＤに基づいて、文書データのアクセス制御を行
い（ステップＳ１２０８）、文書管理装置５は、動作を
終了する。

【００８５】以上説明したように、文書管理装置５は、
認証装置１により認証されたユーザ情報に含まれるユー
ザ属性によりユーザのグループ化を行い、これをユーザ
の所属グループと見なすグループ管理手段１７を有す
る。

【００８６】なお、ユーザ認証情報、ユーザリスト、グ
ループリスト、およびアクセス権リストに係るユーザ属
性等の各項目（名前、会社名、所属、Ｅ−ｍａｉｌアド
レス、電話番号、および権限レベル等）は、本発明の第
１から第４の実施形態において説明したものに限定され
るものではなく、他の項目をさらに設けてもよい。

【００８７】また、文書管理装置５は、文書データを記
録する処理と、認証装置からのユーザの認証情報に基づ
いて、ユーザの認証を行う処理と、認証情報に基づい
て、アクセス要求されている文書データに対するユーザ
によるアクセスの制御を行う処理と、認証情報に対応
し、１以上のユーザの情報を含むユーザリストを保持す
る処理と、保持されているユーザリストに情報が含まれ
ている１以上のユーザから、文書データにアクセス可能
とするユーザの候補として、所定のユーザを選択する処
理と、認証情報を監視し、認証情報のユーザに係る情報
がユーザリストに含まれているか否かを判定する処理
と、ユーザリストに含まれていないと判定された情報
を、ユーザリストに登録する処理と、認証されたユーザ
が所属しているグループの情報を認証情報から検出する
処理と、検出されたグループ情報に基づいて、アクセス
要求されている文書データに対するユーザによるアクセ
スの制御を行う処理と、認証情報に含まれるユーザの属
性を示す情報に基づいて、認証されたユーザを所属させ
るグループを決定する処理と、認証装置からユーザの属
性を示す情報を受信する処理と、ユーザの属性を示す情
報に基づいて、ユーザの認証情報を作成する処理と、作
成された認証情報に基づいて、アクセス要求されている
文書データに対するユーザによるアクセスの制御を行う
処理と、を行う。上記の処理は、文書管理装置５が有す
るコンピュータプログラムにより実行されるが、上記の
プログラムは、光ディスクあるいは磁気ディスク等の記
録媒体に記録され、上記の記録媒体からロードされるよ
うにしてもよいし、所定のネットワークを介して接続さ
れている外部機器からロードされるようにしてもよい。

【００８８】なお、上記の実施形態は本発明の好適な実
施の一例であり、本発明の実施形態は、これに限定され
るものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲におい
て種々変形して実施することが可能となる。

【００８９】

【発明の効果】以上、説明したように、本発明によれ
ば、認証装置から取得したユーザＩＤに対応するよう
に、所定の文書データへのアクセス権を設定することに
よって、ディレクトリサービスの利用が不可能な場合で
あっても、文書データへのアクセスを制御することが可
能となる。

【００９０】また、本発明によれば、認証装置から取得
したユーザ認証情報に対応するユーザ情報であるユーザ
リストを管理することによって、文書データにアクセス
可能となるユーザを、アクセス権リストに容易に追加す
ることが可能となる。

【００９１】また、本発明によれば、認証装置から取得
したユーザ認証情報をユーザリストに登録することによ
って、文書データにアクセス可能となるユーザの候補の
範囲を拡大することが可能となる。

【００９２】また、本発明によれば、所属するユーザの
情報を含むグループ情報を管理することによって、グル
ープ単位でアクセスが許可された文書データに対して
も、ユーザ単位で、上記の文書データへのアクセスを制
御することが可能となる。

【００９３】また、本発明によれば、ユーザ認証情報に
含まれるユーザ属性に基づいて、アクセスユーザをグル
ープ分けすることによって、グループ単位で文書データ
へのアクセスを制御することが可能となる。

【００９４】また、本発明によれば、ユーザ認証情報に
含まれるユーザ属性をキーにして、ユーザリストに含ま
れるユーザＩＤと照合し、ユーザ属性をユーザＩＤに変
換することによって、ユーザ認証情報にユーザＩＤが含
まれない場合であっても、ユーザ単位で文書データへの
アクセスを制御することが可能となる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の第１の実施形態における文書管理シス
テムの構成を示す図である。

【図２】本発明の第１の実施形態における文書管理装置
の構成を示す図である。

【図３】本発明の第１の実施形態におけるユーザ認証情
報を示す図である。

【図４】本発明の第１の実施形態におけるアクセス権リ
ストを示す図である。

【図５】本発明の第１の実施形態におけるユーザリスト
を示す図である。

【図６】本発明の第１の実施形態におけるグループリス
トを示す図である。

【図７】本発明の第１の実施形態における文書管理装置
による動作の流れを示すフローチャートである。

【図８】本発明の第２の実施形態におけるユーザ認証情
報を示す図である。

【図９】本発明の第２の実施形態における文書管理装置
による動作の流れを示すフローチャートである。

【図１０】本発明の第３の実施形態における文書管理装
置による動作の流れを示すフローチャートである。

【図１１】本発明の第４の実施形態における疑似グルー
プリストを示す図である。

【図１２】本発明の第４の実施形態における文書管理装
置による動作の流れを示すフローチャートである。

【符号の説明】

１ 認証装置 ２ クライアントコンピュータ ３ ディレクトリサーバ ４ ユーザ情報ＤＢ ５ 文書管理装置 ６ 文書ＤＢ ７ ネットワーク １１ 制御部 １２ 認証処理部 １３ 文書管理部 １４ Ｉ／Ｆ部 １５ 記録手段 １６ ユーザ管理手段 １７ グループ管理手段

Claims (5)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 文書データを記録する文書データ記録手
   段と、 該文書データ記録手段に記録されている文書データに対
   するアクセスを、接続されているユーザの端末から要求
   された場合、所定のネットワークを介して接続されてい
   る認証装置からの前記ユーザの認証情報に基づいて、前
   記ユーザの認証を行うユーザ認証手段と、 前記認証情報に基づいて、前記アクセス要求されている
   文書データに対する前記ユーザによるアクセスの制御を
   行うアクセス制御手段と、 前記認証情報に対応し、１以上のユーザの情報を含むユ
   ーザリストを保持するユーザ管理手段と、 該ユーザ管理手段により保持されているユーザリストに
   情報が含まれている１以上のユーザから、前記文書デー
   タにアクセス可能とするユーザの候補として、所定のユ
   ーザを選択する候補ユーザ選択手段と、 を有することを特徴とする文書管理装置。
2. 【請求項２】 前記認証情報を監視し、前記認証情報の
   ユーザに係る情報が前記ユーザリストに含まれているか
   否かを判定する情報記録判定手段と、 該情報記録判定手段により前記受信された認証情報のユ
   ーザに係る情報が前記ユーザリストに含まれていないと
   判定された場合、該ユーザリストに含まれていないと判
   定された情報を、前記ユーザリストに登録する情報登録
   手段と、 を有することを特徴とする請求項１記載の文書管理装
   置。
3. 【請求項３】 文書データを記録する文書データ記録手
   段と、 該文書データ記録手段に記録されている文書データに対
   するアクセスを、接続されているユーザの端末から要求
   された場合、所定のネットワークを介して接続されてい
   る認証装置からの前記ユーザの認証情報に基づいて、前
   記ユーザの認証を行うユーザ認証手段と、 前記認証情報から前記ユーザ認証手段により認証された
   ユーザが所属しているグループの情報を検出するグルー
   プ情報検出手段と、 該グループ情報検出手段により検出されたグループ情報
   に基づいて、前記アクセス要求されている文書データに
   対する前記ユーザによるアクセスの制御を行うグループ
   情報アクセス制御手段と、 を有することを特徴とする文書管理装置。
4. 【請求項４】 前記認証情報に含まれる前記ユーザの属
   性を示す情報に基づいて、前記ユーザ認証手段により認
   証されたユーザを所属させるグループを決定する所属グ
   ループ決定手段を有することを特徴とする請求項３記載
   の文書管理装置。
5. 【請求項５】 文書データを記録する文書データ記録手
   段と、 該文書データ記録手段に記録されている文書データに対
   するアクセスを、接続されているユーザの端末から要求
   された場合、所定のネットワークを介して接続されてい
   る認証装置からの前記ユーザの属性を示す情報を受信す
   るユーザ情報受信手段と、 該ユーザ情報受信手段により受信されたユーザの属性を
   示す情報に基づいて、前記ユーザの認証情報を作成する
   認証情報作成手段と、 該認証情報作成手段により作成された認証情報に基づい
   て、前記アクセス要求されている文書データに対する前
   記ユーザによるアクセスの制御を行う作成認証情報アク
   セス制御手段と、 を有することを特徴とする文書管理装置。