JP2002297793A - マニュアル作成・活用システム、該システムの機能を実現するためのプログラム及び記録媒体 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 対象システムの操作マニュアルの新規作成及
び修正、及びその活用を合理的に行う。 【解決手段】 本発明の機能を実行するソフトウェア
は、マニュアル作成・活用用サーバ１に保持され、マニ
ュアルの対象システムは対象システム用サーバ４に保持
される。マニュアル作成者は端末２を用いて、対象シス
テムのそれぞれの必要な画面をマニュアル作成用画面に
貼り付け、それぞれに対して音声入力手段によって音声
でマニュアルの説明部分を入力することによりマニュア
ル作成を行う。また対象システムのバージョンアップ時
には、マニュアル作成・活用用サーバ１にてバージョン
アップ部分を自動判別してマニュアルを自動作成して、
旧バージョンのマニュアルと差し替える処理を行う。ま
たマニュアル作成・活用サーバ１では、マニュアルの研
修結果に応じて研修用テキストを自動作成したり、研修
結果と個人の業務成績とを関連づけて評価する処理を行
う。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、マニュアル作成・
活用システム、該システムの機能を実行するプログラム
及び記録媒体に関し、より具体的には、例えば販売支援
システム等のソフトウェアによって実現されるシステム
について、その操作マニュアルを作成し活用するための
システムに関する。

【０００２】

【従来の技術】例えばソフトウェアによって機能するシ
ステムにおいて、通常はその使用マニュアルが用意され
ていて、ユーザはそのマニュアルを参照しながら関連機
器類やソフトウェアの操作を実行する。例えば、このよ
うなマニュアルは、米国マイクロソフト社のＰｏｗｅｒ
ＰｏｉｎｔやＷｏｒｄにて作成されてユーザに供され
る。

【０００３】上記のようなマニュアルに関し、例えば該
当する機器類やソフトウェアがバージョンアップする
と、例えばシステム管理者等の作業者が手作業によって
その新しい仕様に合わせて従来のマニュアルを修正す
る、というような作業が一般的に行われている。

【０００４】また企業内で統一的に利用される例えば販
売支援システムのような場合に、新しいマニュアルが完
成すると、上記のごとくのシステム管理者はそのマニュ
アルに合わせて一般従業員等のユーザに対して研修を行
って、システム操作の教育を行うことが実施されてい
る。このような場合、研修に用いるマニュアルやテキス
トは、通常、各個人ユーザの理解度を考慮しない画一的
な内容である。

【０００５】また例えば、上記のようなマニュアルやテ
キストを用いた研修の度に、研修受講者がマニュアル通
りの操作を行うことができるようにするために、システ
ム側の日付をマニュアルに合わせて変更するような作業
を行うこともある。すなわちマニュアルにおける説明や
その画面イメージに“○月×日”というような表示があ
れば、実際の研修において稼働せしめるシステムの日付
を同様に“○月×日”に変更するような作業が行われ
る。

【０００６】さらに上記のような研修において、研修実
施後における各研修受講者の理解度などの研修効果を研
修実施者が正確に確認することができない、とういよう
な問題もある。

【０００７】

【発明が解決しようとする課題】本発明は上述のごとき
実情に鑑みてなされたもので、対象システムの操作マニ
ュアルの新規作成及び修正を合理的に行い、また、該マ
ニュアルを利用する従業員等の理解度と、該マニュアル
を用いて行う業務の具体的成果とを関連づけて、マニュ
アルの活用を図るようにしたマニュアル作成・活用シス
テム、該システムを用いたプログラム及び記録媒体を提
供することを目的とするものである。

【０００８】

【課題を解決するための手段】請求項１の発明は、シス
テムの操作マニュアルの作成・活用処理を行うサーバに
よって機能するマニュアル作成・活用システムにおい
て、該サーバは、マニュアルを作成する際にマニュアル
作成者の端末装置からの指示入力に従って、マニュアル
の対象とするシステムの表示画面を該システムのファイ
ルから抽出して前記端末装置に表示せしめ、該端末装置
の音声入力手段からマニュアル作成者の音声による入力
を受け付けて該入力音声を音声認識手段でテキスト化す
ることにより各画面ごとの操作マニュアルを作成する機
能を有することを特徴としたものである。

【０００９】請求項２の発明は、請求項１の発明におい
て、前記マニュアルの対象システムのバージョンアップ
が行われた際に、前記サーバは、該システムのファイル
を参照してバージョンアップによって変更された部分の
データを自動的に抽出し、該抽出した部分に該当するマ
ニュアルの部分を自動的に修正することを特徴としたも
のである。

【００１０】請求項３の発明は、請求項１または２の発
明において、前記マニュアルの自動的な修正は、前記バ
ージョンアップに伴うシステムの変更部分の表示画面デ
ータの差し替え処理、及び変更ロジックに応じた説明表
示の修正処理を含むことを特徴としたものである。

【００１１】請求項４の発明は、請求項１ないし３のい
ずれか１の発明において、前記サーバは、マニュアルの
操作対象ユーザに対してマニュアルの操作方法に関する
研修を行うための研修用テキストを、マニュアルに応じ
て自動作成することを特徴としたものである。

【００１２】請求項５の発明は、請求項４の発明におい
て、前記システムのバージョンアップが行われた際、前
記マニュアルの自動修正的な修正に応じて前記テキスト
の自動修正を行うことを特徴としたものである。

【００１３】請求項６の発明は、請求項４または５の発
明において、前記サーバは、前記テキストを用いたシス
テムの操作研修をユーザに実施した際に、ユーザの研修
の理解度を示すデータの入力を受け付けて、該データを
分析してユーザ毎に理解度に合わせたレベルのテキスト
を自動的に再度作成することを特徴としたものである。

【００１４】請求項７の発明は、請求項４ないし６のい
ずれか１の発明において、前記サーバは、前記システム
の操作研修を受講したユーザの理解度データを保持し、
該ユーザに関して前記システムを利用して実行した業務
の成果データを取得して、ユーザ毎に前記理解度データ
と前記業務の成果データとを比較して研修の成果を判断
することを特徴としたものである。

【００１５】請求項８の発明は、請求項１ないし７のい
ずれか１に記載のマニュアル作成・活用システムの機能
を実現するためのプログラムである。

【００１６】請求項９の発明は、請求項８に記載のプロ
グラムを記録した記録媒体である。

【００１７】

【発明の実施の形態】図１は、本発明によるマニュアル
作成・活用システムの実施例について説明するための図
で、図中、１は本発明に係わるマニュアル作成・活用シ
ステムの機能を実行するソフトウェア及びデータが保持
されるマニュアル作成・活用用サーバ、２はマニュアル
作成と、そのマニュアルによる対象システムの操作研修
とを行うシステム管理者端末、３ａ〜３ｃはシステムを
使用し、マニュアルによる研修を受講するユーザの端
末、４はマニュアルの対象であるシステムのプログラム
やデータを記憶する対象システム用サーバ、５はネット
ワークである。

【００１８】上記の対象システム用サーバ４には、例え
ば、ＳＦＡ（セールス・フォース・オートメーション）
等、マニュアルによって操作対象となるソフトウェア及
びデータが保持されているものとする。上記のマニュア
ル作成・活用用サーバ１と対象システム用サーバ４と
は、同一のサーバによって併用してもよい。またネット
ワーク５は、Ｗｅｂシステムを用いたインターネット回
線であってもよく、またＬＡＮやその他のネットワーク
を適宜適用することができる。

【００１９】本発明のマニュアル作成・活用システムに
おいて、例えば上記のごとくのシステム管理者における
マニュアル作成者がまず最初にマニュアルを作成しよう
とする際に、マニュアルを作成する対象システムのそれ
ぞれの必要な画面を、マニュアル作成・活用システムの
マニュアル作成用画面に貼り付ける処理を行う。そして
マニュアル作成者は、それぞれの貼り付け画面に対して
音声入力手段によって音声でマニュアルの説明部分を入
力することにより、マニュアル作成・活用システムでは
音声認識を行ってテキスト化し、これにより貼り付け画
面のそれぞれに対応したマニュアル作成を行う機能を有
する。

【００２０】すなわち、システム管理者端末２はマイク
ロフォン等の音声入力手段を有し、入力した音声データ
を音声認識手段によってテキスト化することにより、上
記のマニュアル作成を実行できる。このような音声認識
手段は、システム管理者端末２にソフトウェアとして保
持せしめ、該音声認識手段で認識してコード化されたテ
キストデータをマニュアル作成・活用用サーバ１に送信
してもよく、またマニュアル作成・活用サーバ１にて音
声認識手段を保持して、該サーバ１に音声信号を送信し
て、該サーバ１で音声認識を行うようにしてもよい。

【００２１】次に対象システムがバージョンアップした
際のマニュアルの変更について説明する。対象システム
のバージョンアップが行われた際に、マニュアル作成・
活用システムでは、対象システムのバージョンアップに
よる変更部分（変更されたロジックや変更された画面デ
ータ等）を自動的に判断して保持しているマニュアルデ
ータを修正し、これによってユーザがオンラインで使用
できるオンラインヘルプで参照される該当ファイルが修
正される。すなわち、マニュアル作成・活用用サーバ１
のシステムが、対象システム用サーバ４に保持されてい
るバージョンアップ前後のシステムを比較し、バージョ
ンアップに該当するマニュアルの部分を抜き取って、あ
らたな画面を作成して差し替える処理を行う。

【００２２】またマニュアル上で表示されている日付
は、マニュアル作成・活用システムで起動する所定画面
で指示入力することによって、全て対応部分の日付が自
動的に修正される。例えば、２０００年１０月１０日を
２００１年２月１９日に変更する旨を指示入力すると、
他の日付情報もこの変更指示に対応してスライドした変
更が行われる。

【００２３】図２は、本発明のマニュアル作成・活用シ
ステムによって機能する研修データの活用例について説
明するための図で、図中、図１と同様に機能する要素に
は図１と同じ符号が付してある。上記のごとくにバージ
ョンアップを行った対象システムに関して対象ユーザに
研修を行う場合に、まず基本研修を実施し、その研修結
果として、受講者による研修の理解度を知ることができ
るチェックデータを、、ユーザ端末３からマニュアル作
成・活用用サーバ１に送付してもらう。マニュアル作成
・活用サーバ１では、その受講者の理解度を示すチェッ
クデータに基づいて受講者のレベルに合わせた研修テキ
ストを自動的に作成して、受講者に配信する。従って、
受講者ごとにそれぞれ研修の理解度に合わせたテキスト
を作成することができる。こうして研修を重ねることに
より、受講者の理解度を確認しながらマニュアルの研修
を行うことができるようになる。また、上記のごとくの
テキストについては、システムのバージョンアップがあ
った際に、マニュアルの自動修正とともに当該テキスト
の自動修正が行われるようにする。

【００２４】また、例えば対象システムが前述したごと
くのＳＦＡ等の営業支援システムであるような場合、研
修を受講した営業担当者が、個人の営業活動の成果を示
す営業活動データを該営業支援システムの機能を実行す
る対象システム用サーバ４に入力し、該サーバ４がその
営業活動データをマニュアル作成・活用用サーバ１に送
信することにより、マニュアル作成・活用用サーバ１で
は、研修の受講結果と、受講者毎の具体的な業務の成果
とを関連づけて評価することができる。

【００２５】本発明によるマニュアル作成・活用システ
ムの機能を実現するためのプログラムは、ユーザ端末か
ら例えばネットワークを介して接続されるサーバ、また
はサーバ及び端末装置に保持される。記録媒体として
は、具体的には、ＣＤ−ＲＯＭ、光磁気ディスク、ＤＶ
Ｄ−ＲＯＭ、フロッピー（登録商標）ディスク、フラッ
シュメモリカード、メモリスティック及びその他各種Ｒ
ＯＭやＲＡＭ等が想定でき、これら記録媒体に上述した
本発明の各実施形態のシステムの機能をコンピュータに
実行させ、マニュアル作成・活用システムの機能を実現
するためのプログラムを記録して流通させることによ
り、当該機能の実現を容易にする。そしてコンピュータ
等の情報処理装置に上記のごとくの記録媒体を装着して
情報処理装置によりプログラムを読み出すか、若しくは
情報処理装置が備えている記憶媒体に当該プログラムを
記憶させておき、必要に応じて読み出すことにより、本
発明に関わるマニュアル作成・活用機能を実行すること
ができる。

【００２６】

【発明の効果】本発明のマニュアル作成システムによれ
ば、マニュアル作成時にシステム画面の貼り付け機能と
音声入力機能とによって合理的で簡便にマニュアルを作
成することができ、またマニュアルの対象システムない
しソフトウェア等のバージョンアップに応じて本マニュ
アル作成・活用システムが自動的にマニュアル及びテキ
ストを作成するため、マニュアル等の作成に従来費やし
ていた多大な時間を大幅に削減することができる。

【００２７】また、本発明によれば、作成したマニュア
ルによる研修を行う際の研修実施者の負荷を低減させる
ことができる。また研修実施者は、受講者の研修の達成
度合いを個別に把握することができ適切な対策を実施す
ることができる。また、研修の受講結果と受講者の業務
の成果とを関連づけて評価することにより、研修の成果
をより具体的に判断することができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】 本発明によるマニュアル自動更新・活用シス
テムの実施例について説するための図である。

【図２】 本発明のマニュアル作成・活用システムによ
って機能する研修データの活用例について説明するため
の図である。

【符号の説明】

１…マニュアル作成・活用用サーバ、２…システム管理
者端末、３ａ，３ｂ，３ｃ…ユーザの端末、４…対象シ
ステム用サーバ、５…ネットワーク。

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き Ｆターム(参考） 5B075 PP07 PR03 UU06

Claims (9)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 システムの操作マニュアルの作成・活用
   処理を行うサーバによって機能するマニュアル作成・活
   用システムにおいて、該サーバは、マニュアルを作成す
   る際にマニュアル作成者の端末装置からの指示入力に従
   って、マニュアルの対象とするシステムの表示画面を該
   システムのファイルから抽出して前記端末装置に表示せ
   しめ、該端末装置の音声入力手段からマニュアル作成者
   の音声による入力を受け付けて該入力音声を音声認識手
   段でテキスト化することにより各画面ごとの操作マニュ
   アルを作成する機能を有することを特徴とするマニュア
   ル作成・活用システム。
2. 【請求項２】 請求項１に記載のマニュアル作成・活用
   システムにおいて、前記マニュアルの対象システムのバ
   ージョンアップが行われた際に、前記サーバは、該シス
   テムのファイルを参照してバージョンアップによって変
   更された部分のデータを自動的に抽出し、該抽出した部
   分に該当するマニュアルの部分を自動的に修正すること
   を特徴とするマニュアル作成・活用システム。
3. 【請求項３】 請求項１または２に記載のマニュアル作
   成・活用システムにおいて、前記マニュアルの自動的な
   修正は、前記バージョンアップに伴うシステムの変更部
   分の表示画面データの差し替え処理、及び変更ロジック
   に応じた説明表示の修正処理を含むことを特徴とするマ
   ニュアル作成・活用システム。
4. 【請求項４】 請求項１ないし３のいずれか１に記載の
   マニュアル作成・活用システムにおいて、前記サーバ
   は、マニュアルの操作対象ユーザに対してマニュアルの
   操作方法に関する研修を行うための研修用テキストを、
   マニュアルに応じて自動作成することを特徴とするマニ
   ュアル作成・活用システム。
5. 【請求項５】 請求項４に記載のマニュアル作成・活用
   システムにおいて、前記システムのバージョンアップが
   行われた際、前記マニュアルの自動修正的な修正に応じ
   て前記テキストの自動修正を行うことを特徴とするマニ
   ュアル作成・活用システム。
6. 【請求項６】 請求項４または５に記載のマニュアル作
   成・活用システムにおいて、前記サーバは、前記テキス
   トを用いたシステムの操作研修をユーザに実施した際
   に、ユーザの研修の理解度を示すデータの入力を受け付
   けて、該データを分析してユーザ毎に理解度に合わせた
   レベルのテキストを自動的に再度作成することを特徴と
   するマニュアル作成・活用システム。
7. 【請求項７】 請求項４ないし６のいずれか１に記載の
   マニュアル作成・活用システムにおいて、前記サーバ
   は、前記システムの操作研修を受講したユーザの理解度
   データを保持し、該ユーザに関して前記システムを利用
   して実行した業務の成果データを取得して、ユーザ毎に
   前記理解度データと前記業務の成果データとを比較して
   研修の成果を判断することを特徴とするマニュアル作成
   ・活用システム。
8. 【請求項８】 請求項１ないし７のいずれか１に記載の
   マニュアル作成・活用システムの機能を実現するための
   プログラム。
9. 【請求項９】 請求項８に記載のプログラムを記録した
   記録媒体。