JP2002245397A - 帳票電子決裁方法、帳票決裁システム、帳票データベース、帳票決裁用端末及び帳票決裁プログラム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 所属上長の決裁処理手続回数を削減する。 【解決手段】 本発明の帳票決裁システムでは、職員が
職員用アドレスの帳票作成用端末３において、関連する
複数種の帳票の１つ又は複数それぞれに対して必要なデ
ータを入力してネットワーク１を介して所属上長用アド
レスの帳票決裁用端末４に転送し、所属上長が上長用ア
ドレスの帳票決裁用端末において、転送された１又は複
数種の帳票データを開いて決裁する際には、帳票データ
ベース５のリンク関係を示すデータを参照し、上長がリ
ンクされている帳票データのうちの１つに対して決裁デ
ータを入力すれば当該リンクの残りの帳票データに対し
ても同時に決裁データを設定する。これにより、関連す
る複数種の帳票が存在する場合に、代表的なひとつの帳
票に対して決裁手続を行うことによって他の帳票に対し
ても同時に決裁を行い、必要な決裁手続回数を削減す
る。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、帳票電子決裁方
法、帳票決裁システム、帳票データベース、帳票決裁用
端末及び帳票決裁プログラムに関する。

【０００２】

【従来の技術】近年のＯＡシステムの発達により、企業
においては、種々の電子化された帳票に対して職員が必
要なデータを入力し、所属上長の決裁を受ける場合、次
のようなワークフローによる決裁方法がとられている。
まず所属職員が帳票作成用端末（通常、各職員が使用し
ているコンピュータである）においてホストコンピュー
タから所要の帳票フォームをダウンロードし、所定のデ
ータを所定の欄に入力することにより帳票データを電子
的に作成し、ネットワークによって結ばれた所属上長用
アドレスの帳票決裁用端末（通常、これも上長が使用し
ているコンピュータである）に転送する。所属上長は自
身の帳票決裁用端末において所属職員から転送された帳
票データを展開し、決裁する必要がある帳票データであ
れば、決裁データを入力し、関連部署に同じくネットワ
ークを通じて転送する。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、このよ
うな従来の電子帳票電子決裁方法及び帳票決裁システム
にあっては、次のような問題点があった。図７は従来の
帳票電子決裁方法を図示したものであるが、職場では所
要の複数種の帳票を作成する場合でも、互いに密接に関
連しているために実際には一つの決裁で済ませてもよい
帳票類が多数存在する。いま、このような帳票が帳票
（１），（２），（３）であったとすると、所属職員は
ホストコンピュータからこれらの３種類の帳票（１），
（２），（３）のフォームをそれぞれダウンロードし、
各帳票に対して必要なデータを入力し、それぞれをネッ
トワークを通じて上長用アドレスの帳票決裁用端末に送
信し、所属上長は帳票決裁用端末において職員から転送
された各帳票（１），（２），（３）を開いて個別に決
裁データを入力していた。このため、実務的には一度の
決裁で済ませる帳票（１）〜（３）それぞれに対して個
別に決裁データを入力しなければならない無駄が発生し
ていた。

【０００４】本発明は、このような従来の問題点に鑑み
てなされたものであって、関連する複数の帳票に関して
は、一度の決裁手続により終了させることができる帳票
電子決裁方法及び帳票決裁システムを提供することを目
的とする。

【０００５】本発明はまた、このような帳票電子決裁方
法及び帳票決裁システムの実現に寄与する帳票データベ
ース、帳票決裁用端末及び帳票決裁プログラムを提供す
ることを目的とする。

【０００６】

【課題を解決するための手段】請求項１の発明の帳票電
子決裁方法は、関連する複数種の電子化された帳票間に
リンクを設定し、前記リンク関係を示すデータを帳票デ
ータベースに登録した帳票決裁システムであって、職員
用アドレスの帳票作成用端末において前記関連する複数
種の帳票の１つ又は複数それぞれに対して必要なデータ
が入力され、ネットワークを介して所属上長用アドレス
の帳票決裁用端末に転送されたとき、前記複数種の帳票
のひとつに対して決裁データが入力されることにより、
関連する複数種の帳票のうち当該所属上長用アドレスに
て受信された帳票のすべてに対して同時に決裁データを
入力するものであり、これにより、関連する複数種の帳
票が存在する場合に、代表的なひとつの帳票に対して決
裁手続を行うことによって他の帳票に対しても同時に決
裁を行い、必要な決裁手続回数を削減する。

【０００７】請求項２の発明の帳票決裁システムは、ネ
ットワークを介して職員用アドレスの帳票作成用端末と
上長用アドレスの帳票決裁用端末とが接続され、これら
の各端末からアクセス可能な帳票データベースが前記ネ
ットワークに接続され、前記帳票データベースが、関連
する複数種の電子化された帳票間に設定されたリンク関
係を示すデータを保持しており、前記職員用アドレスの
帳票作成用端末が、前記関連する複数種の帳票の１つ又
は複数それぞれに対して必要なデータを入力して前記ネ
ットワークを介して前記上長用アドレスの帳票決裁用端
末に転送し、前記上長用アドレスの帳票決裁用端末が、
前記帳票作成用端末からの１又は複数種の帳票データを
受信したときに、前記帳票データベースのリンク関係を
示すデータを参照し、リンクされている帳票データのう
ちの１つに対して決裁データが入力されたときに当該リ
ンクの残りの帳票データに対しても同時に決裁データを
設定することを特徴とするものである。

【０００８】請求項２の発明の帳票決裁システムでは、
所属職員が職員用アドレスの帳票作成用端末において、
関連する複数種の帳票の１つ又は複数それぞれに対して
必要なデータを入力してネットワークを介して所属上長
用アドレスの帳票決裁用端末に転送し、所属上長が上長
用アドレスの帳票決裁用端末において、転送された１又
は複数種の帳票データを開いて決裁する際には、端末側
において帳票データベースのリンク関係を示すデータを
参照し、上長がリンクされている帳票データの帳票デー
タのうちの１つに対して決裁データを入力すれば当該リ
ンクの残りの帳票データに対しても同時に決裁データを
設定する。

【０００９】これにより、関連する複数種の帳票が存在
する場合に、代表的なひとつの帳票に対して決裁手続を
行うことによって他の帳票に対しても同時に決裁を行
い、必要な決裁手続回数を削減する。

【００１０】請求項３の発明の帳票データベースは、複
数種の電子化された帳票間において、同時決裁を許可す
る複数の帳票間にリンクを設定するデータを保持するこ
とを特徴とするものであり、この帳票データベースを参
照することにより、帳票決裁用端末において、関連する
複数種の帳票に対して決裁手続を行なう際に、代表的な
ひとつの帳票に対して決裁を行うことによって同時に他
の帳票に対しても決裁させる。

【００１１】請求項４の発明の帳票決裁用端末は、職員
用アドレスの帳票作成用端末からの１又は複数種の帳票
データを受信したときに、帳票データベースのリンク関
係を示すデータを参照し、リンクされている帳票データ
のうちの１つに対して決裁データが入力されたときに当
該リンクの残りの帳票データに対しても同時に決裁デー
タを設定することを特徴とするものであり、これによ
り、関連する複数種の帳票が帳票作成用端末から転送さ
れてきたときに、代表的なひとつの帳票に対して決裁手
続を行うことによって他の帳票に対しても同時に決裁を
行い、必要な決裁手続回数を削減する。

【００１２】請求項５の発明の帳票決裁プログラムは、
職員用アドレスの帳票作成用端末からの１又は複数種の
帳票データを受信する処理（１）と、前記処理（１）で
受信した１又は複数種の帳票データに対して、帳票デー
タベースのリンク関係を示すデータを参照してリンクさ
れている１又は複数種の帳票データをピックアップする
処理（２）と、前記処理（２）でピックアップされた帳
票データのうちの１つに対して決裁データが入力された
ときに当該リンクの残りの帳票データに対しても同時に
決裁データを設定する処理（３）をコンピュータに実行
させるものであり、当該帳票決裁プログラムを帳票決裁
用端末にインストールして実行させることにより、関連
する複数種の帳票が帳票作成用端末から転送されてきた
ときに、代表的なひとつの帳票に対して決裁手続を行う
ことによって他の帳票に対しても同時に決裁を行い、必
要な決裁手続回数を削減する。

【００１３】

【発明の実施の形態】以下、本発明の実施の形態を図に
基づいて詳説する。図１は本発明の帳票決裁システムの
ひとつの実施の形態のハードウェア構成を示している。
この帳票決裁システムは、ＬＡＮ、インターネット、Ｗ
ＡＮその他のデータ伝送が可能なネットワーク１に対し
て、ホストコンピュータ２、所属職員各自用に職員用ア
ドレスが割り付けられた帳票作成用端末３（通常、この
端末はクライアントコンピュータである）、所属上長用
に上長用アドレスが割り付けられた帳票決裁用端末４
（通常、この端末もクライアントコンピュータである）
を接続した構成である。なお、ホストコンピュータ２に
は内蔵あるいは外付けとして帳票データベース（ＤＢ）
５が備えられている。そして、この帳票データベース５
は、図２に示すように電子化された多種類の帳票フォー
ムデータと共に、同時決裁が可能な関連する複数種の帳
票間のリンク設定データを保持している。

【００１４】次に、上記構成の帳票決裁システムを利用
した帳票電子決裁手順について説明する。図３のフロー
チャートに示すように、所属職員は職員用アドレスが割
り付けられた端末３からホストコンピュータ２にアクセ
スして帳票データベース５から１又は複数種の所望の帳
票フォームデータをダウンロードして展開し、各々の帳
票フォームの該当する欄に必要なデータを入力する（ス
テップＳ１〜Ｓ３）。そしてデータ入力が完了すると、
決裁伺いのために帳票データを所属上長用アドレスが割
り付けられた帳票決裁用端末４に転送する（ステップＳ
４）。

【００１５】上長は、自身の帳票決裁用端末４を開き、
自身の上長用アドレスに転送されてきている帳票データ
を展開し、決裁伺いのある帳票データについては決裁処
理を実行する（ステップＳ１１，Ｓ１２）。

【００１６】この決裁処理は、図４のフローチャートに
示すものである。これについて次に説明する。ステップ
Ｓ１２−１において、上長は帳票決裁用端末４から、受
信して展開しているいくつかの帳票データのいずれかを
指定してリンクを確認する操作をする。このリンク確認
処理は次の手順の通りである。

【００１７】(i)端末４は帳票データベース５にアクセ
スして指定された帳票とリンクが設定されている帳票群
を抽出する。

【００１８】(ii)抽出したリンクが設定されている帳票
群を参照して、当該帳票群の中で代表となる帳票と、
(i)で指定された帳票とが一致するかどうかを確認す
る。

【００１９】(iii)(ii)において、一致した場合には、
(i)で指定された帳票を決裁代表帳票として指定すると
共に、受信した複数の帳票の中に当該決裁代表帳票とリ
ンクが設定されている帳票群に属する帳票がほかにも存
在していないか否か検索し、該当する１又は複数の帳票
が検出されれば、指定した帳票と共に同時決裁対象とな
る帳票群として取り分ける。

【００２０】(iv)(ii)において、一致しなかった場合に
は、受信した複数の帳票の中に、代表となる帳票と一致
するものが存在していないか否かを検索し、該当する帳
票がある場合にはその帳票を決裁代表帳票として指定す
ると共に、受信した複数の帳票の中に当該決裁代表帳票
とリンクが設定されている帳票群に属する帳票がほかに
も存在していないか否か検索し、該当する１又は複数の
帳票が検出されれば、決裁代表帳票と共に同時決裁対象
となる帳票群として取り分ける。

【００２１】(v)(iii)又は(iv)において、(i)で指定さ
れた帳票とリンクが設定された他の帳票が検出されなか
った場合、当該帳票を決裁対象帳票とする。

【００２２】次のステップＳ１２−２において、上記の
（iii）又は(iv)の処理で決裁代表帳票として指定され
た帳票又は(v)の処理で決裁対象帳票とされた帳票に対
し、上長は決裁データを所定の欄に入力する。これによ
って、リンクが設定された複数種の帳票がある場合には
それらに同時に決裁データが入力設定される。決裁対象
帳票はひとつの場合にはその帳票に対してのみ決裁デー
タが設定される。

【００２３】次のステップＳ１２−３においては、未決
裁の帳票が残されていないか否か判断し、残されている
場合にはステップＳ１２−１，Ｓ１２−２の処理を繰り
返す。

【００２４】決裁処理が完了すると、上長は端末４によ
って決裁データを設定した帳票データをホストコンピュ
ータ２に転送し、また関連部署の他の上長の上長用アド
レスの帳票決裁用端末４に転送する。なお、この決裁済
みの帳票、もしくは帳票群をどこに転送するかは帳票の
種類によって異なる。

【００２５】以上によって、本実施の形態の帳票決裁シ
ステムでは、図５及び図６に示す決裁処理が可能とな
る。ただし、以下の説明では、帳票（１），（２），
（３）にはリンクが設定され、かつ帳票（１）が決裁代
表帳票に指定されているものとする。

【００２６】(I)図５は、所属職員が自身の帳票作成用
端末３において関連する複数の帳票（１），（２），
（３）をすべて展開し、各々に必要なデータを入力し、
所属上長の帳票決裁用端末４に同時に送信する場合を示
している。

【００２７】この場合、決裁代表帳票である帳票（１）
と共に、これに付随して帳票（２），（３）が帳票決裁
用端末４に転送される。上長は、帳票決裁用端末４にお
いて受信した帳票（１），（２），（３）のうち決裁代
表帳票である帳票（１）に対して決裁データを設定する
ことにより、システム内では帳票データベース５に保持
されているリンク情報より、残りの帳票（２），（３）
にも決裁データが設定される。

【００２８】(II)図６は、所属職員が自身の帳票作成用
端末３において最初に帳票（１），（２）に対して必要
なデータを入力して所属上長の帳票決裁用端末４に同時
に送信し、これとは別の機会に帳票（３）に対して必要
なデータを入力して同じく帳票決裁用端末４に送信した
場合である。

【００２９】この場合、決裁代表帳票である帳票（１）
と共に、これに付随して帳票（２）が帳票決裁用端末４
に転送されるが、あとから入力された帳票（３）はここ
では送信されない。そこで上長が、帳票決裁用端末４に
おいて同時に受信した帳票（１），（２）のうち決裁代
表帳票である帳票（１）に対して決裁データを設定すれ
ば、帳票（２）にも決裁データが設定される。しかしま
だ送られてきていない帳票（３）に対しては決裁データ
の設定は行われない。この後、所属職員が帳票（３）に
対してデータを入力して帳票決裁用端末３に送信する
と、上長は、受信した帳票（３）単独に対して決裁デー
タを改めて設定する。

【００３０】このようにして、本実施の形態の帳票決裁
システムでは、関連する複数の帳票に対して決裁を行う
場合、帳票作成用端末３側で関連する帳票各々を同時に
作成して帳票決裁用端末４に転送するならば、帳票決裁
用端末４において上長は、１回の決裁で複数の関連する
帳票に対して決裁データを設定することができ、決裁手
続を少なくすることができる。これと共に、職員が帳票
作成用端末３側で関連する複数の帳票各々に対して独立
にデータを設定して時間差を持って帳票決裁用端末４に
送るならば、帳票決裁用端末４において上長は、関連す
る複数の帳票であっても、帳票ごとに個別に決裁手続を
行うこともできる。

【００３１】

【発明の効果】以上のように、請求項１の発明の帳票電
子決裁方法及び請求項２の発明の帳票決裁システムによ
れば、関連する複数種の帳票が存在する場合に、代表的
なひとつの帳票に対して決裁手続を行うことによって他
の帳票に対しても同時に決裁を行うことができ、必要な
決定手続回数を削減することができる。

【００３２】請求項３の発明の帳票データベースによれ
ば、複数種の電子化された帳票間において、同時決裁を
許可する複数の帳票間にリンクを設定するデータを保持
するので、この帳票データベースを参照することによ
り、帳票決裁用端末において、関連する複数種の帳票に
対して決裁手続を行なう際に、代表的なひとつの帳票に
対して決裁を行うことによって同時に他の帳票に対して
も決裁させることができる。

【００３３】請求項４の発明の帳票決裁用端末によれ
ば、職員用アドレスの帳票作成用端末からの１又は複数
種の帳票データを受信したときに、帳票データベースの
リンク関係を示すデータを参照し、リンクされている帳
票データのうちの１つに対して決裁データが入力された
ときに当該リンクの残りの帳票データに対しても同時に
決裁データを設定するので、関連する複数種の帳票が帳
票作成用端末から転送されてきたときに、代表的なひと
つの帳票に対して決裁手続を行うことによって他の帳票
に対しても同時に決裁を行い、必要な決定手続回数を削
減することができる。

【００３４】請求項５の発明の帳票決裁プログラムによ
れば、これを帳票決裁用端末にインストールして実行さ
せることにより、関連する複数種の帳票が帳票作成用端
末から転送されてきたときに、代表的なひとつの帳票に
対して決裁手続を行うことによって他の帳票に対しても
同時に決裁を行い、必要な決定手続回数を削減すること
ができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明のひとつの実施の形態の帳票決裁システ
ムのシステム構成を示すブロック図。

【図２】上記の実施の形態における帳票データベースの
データ構造を示す説明図。

【図３】上記の実施の形態による帳票電子決裁処理のフ
ローチャート。

【図４】図３のフローチャートにおける決裁処理の詳し
い処理内容を示すフローチャート。

【図５】上記の実施の形態による帳票決裁処理のひとつ
のシチュエーションを示す説明図。

【図６】上記の実施の形態による帳票決裁処理の他のシ
チュエーションを示す説明図。

【図７】従来例による帳票決裁処理のシチュエーション
を示す説明図。

【符号の説明】

１ ネットワーク ２ ホストコンピュータ ３ 帳票作成用端末 ４ 帳票決裁用端末 ５ 帳票データベース

Claims (5)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 関連する複数種の電子化された帳票間に
   リンクを設定し、前記リンク関係を示すデータを帳票デ
   ータベースに登録した帳票決裁システムであって、職員
   用アドレスの帳票作成用端末において前記関連する複数
   種の帳票の１つ又は複数それぞれに対して必要なデータ
   が入力され、ネットワークを介して所属上長用アドレス
   の帳票決裁用端末に転送されたとき、前記複数種の帳票
   のひとつに対して決裁データが入力されることにより、
   関連する複数種の帳票のうち当該所属上長用アドレスに
   て受信された帳票のすべてに対して同時に決裁データを
   入力することを特徴とする帳票電子決裁方法。
2. 【請求項２】 ネットワークを介して職員用アドレスの
   帳票作成用端末と上長用アドレスの帳票決裁用端末とが
   接続され、これらの各端末からアクセス可能な帳票デー
   タベースが前記ネットワークに接続され、 前記帳票データベースは、関連する複数種の電子化され
   た帳票間に設定されたリンク関係を示すデータを保持し
   ており、 前記職員用アドレスの帳票作成用端末は、前記関連する
   複数種の帳票の１つ又は複数それぞれに対して必要なデ
   ータを入力して前記ネットワークを介して前記上長用ア
   ドレスの帳票決裁用端末に転送し、 前記上長用アドレスの帳票決裁用端末は、前記帳票作成
   用端末からの１又は複数種の帳票データを受信したとき
   に、前記帳票データベースのリンク関係を示すデータを
   参照し、リンクされている帳票データのうちの１つに対
   して決裁データが入力されたときに当該リンクの残りの
   帳票データに対しても同時に決裁データを設定すること
   を特徴とする帳票決裁システム。
3. 【請求項３】 複数種の電子化された帳票間において、
   同時決裁を許可する複数の帳票間にリンクを設定するデ
   ータを保持することを特徴とする帳票データベース。
4. 【請求項４】 職員用アドレスの帳票作成用端末からの
   １又は複数種の帳票データを受信したときに、帳票デー
   タベースのリンク関係を示すデータを参照し、リンクさ
   れている帳票データのうちの１つに対して決裁データが
   入力されたときに当該リンクの残りの帳票データに対し
   ても同時に決裁データを設定することを特徴とする帳票
   決裁用端末。
5. 【請求項５】 職員用アドレスの帳票作成用端末からの
   １又は複数種の帳票データを受信する処理（１）と、 前記処理（１）で受信した１又は複数種の帳票データに
   対して、帳票データベースのリンク関係を示すデータを
   参照してリンクされている１又は複数種の帳票データを
   ピックアップする処理（２）と、 前記処理（２）でピックアップされた帳票データのうち
   の１つに対して決裁データが入力されたときに当該リン
   クの残りの帳票データに対しても同時に決裁データを設
   定する処理（３）をコンピュータに実行させる帳票決裁
   プログラム。