JP2002175251A - 電子メール処理装置及び電子メール処理プログラムを記録した記録媒体 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】簡単な操作で所定の添付ファイルが添付された
電子メールを処理すること。 【解決手段】パソコン１は、メールサーバ９にアクセス
し、送信者から送信されてきた電子メールを格納してお
く電子メール蓄積手段としての受信フォルダ内に格納さ
れている電子メールの情報を取得する。そして、格納さ
れている電子メールの中から所定の添付ファイルが添付
された電子メールを検索し、それらを添付ファイルの情
報と共にモニタ７上に一覧表示する。そして、モニタ７
上でマウス６等を用いて所定の操作を行うことで、これ
らの電子メールに添付されている添付ファイルのうち所
望の添付ファイルのみを、ダウンロードトレイ１３８の
中に格納することができ、所望の添付ファイルに対する
処理がパソコン１上で可能となる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、添付ファイルを有
する電子メールの処理を行う、電子メール処理装置及び
電子メール処理プログラムを記録した記録媒体に関する
ものである。

【０００２】

【従来の技術】近年、インターネットが急速に普及し、
電子メールの利用が広く行われるようになった。この電
子メールはテキスト情報の他にも、パーソナルコンピュ
ータ等で利用可能なデータファイルを添付ファイルとし
て電子メールに添付して相手に送信することができる。
そして、受信者はこの添付ファイルを電子メールから取
り出して様々な形で利用することが可能となっている。
このような機能を利用して、最近では音声データを電子
メールに添付ファイルとして添付して送信し、受信者は
この添付された音声データファイルを文書化したテキス
トデータを送信者に返信する、といったことも行われよ
うとしている。

【０００３】このような場合、受信者側では、音声デー
タファイルのような所定の添付ファイルが添付された電
子メールを見つけ出して電子メールを開封し、さらにそ
の添付ファイルを、後処理のために別の記録媒体等に保
存したりする等の様々な処理を行う必要が生じ、受信者
にとって手間が掛かるという問題点が生じる。特に、こ
のような処理を多数行わなければならない場合にはなお
さら受信者側の負担は増大してしまう。

【０００４】本発明は、上記した事情に鑑みてなされた
もので、所定の添付ファイルが添付された電子メールを
簡単に処理できる電子メール処理装置及び電子メール処
理プログラムを記録した記録媒体を提供することを目的
とする。

【０００５】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するため
に、第１の発明の電子メール処理装置は、受信した電子
メールを蓄積する電子メール蓄積手段と、上記電子メー
ル蓄積手段にアクセスし電子メール情報を取得する取得
手段と、上記電子メール蓄積手段内に蓄積されている電
子メールのうち所定の添付ファイルが添付されている電
子メールを表示する表示手段と、を具備する。

【０００６】また、第２の発明は、第１の発明に係る電
子メール処理装置において、上記表示された電子メール
に添付されている添付ファイルを所定の記録媒体の所定
位置に一括して、または選択してダウンロードする添付
ファイルダウンロード手段を具備する。

【０００７】また、第３の発明は、第２の発明に係る電
子メール処理装置において、上記所定の添付ファイルは
音声データファイルである。また、第４の発明の電子メ
ール処理装置は、受信した電子メールを蓄積する電子メ
ール蓄積手段と、上記電子メール蓄積手段にアクセス
し、電子メール蓄積手段に格納されている電子メール毎
に添付ファイルがあるか否かを検出する第１の検出手段
と、上記添付ファイル検出手段により添付ファイルが添
付されていることが検出された電子メールに関する情報
を記憶する第１の記憶手段と、上記第１の記憶手段に記
憶されている電子メールについて、所定の添付ファイル
が添付されている電子メールを検出する第２の検出手段
と、上記第２の検出手段で検出された電子メールに関す
る情報を記憶する第２の記憶手段と、上記第２の記憶手
段に記憶されている電子メールを表示することが可能な
表示手段と、を具備する。

【０００８】また、第５の発明は、第４の発明に係る電
子メール処理装置において、上記表示手段は、上記第２
の記憶手段に記憶されている電子メールを表示するとと
もに、上記第１の記憶手段に記憶されている電子メール
のうち、上記第２の検出手段による所定の添付ファイル
の検出が行われていない電子メールを、通常表示とは異
なる表示で表示する。

【０００９】また、第６の発明は、コンピュータに電子
メールを処理させる電子メール処理プログラムを記録し
た記録媒体において、上記電子メール処理プログラムは
コンピュータに対して、受信した電子メールを蓄積する
電子メール蓄積装置にアクセスさせ、電子メール情報を
取得させ、上記電子メール蓄積装置内に蓄積されている
電子メールのうち特定の添付ファイルが添付されている
電子メールを表示装置に表示させる。

【００１０】また、第７の発明は、コンピュータに電子
メールを処理させる電子メール処理プログラムを記録し
た記録媒体において、上記電子メール処理プログラムは
コンピュータに対して、受信した電子メールを蓄積する
電子メール蓄積装置にアクセスさせ、電子メール蓄積装
置に格納されている電子メール毎に添付ファイルがある
か否かを検出させ、添付ファイルが添付されていること
が検出された電子メールに関する情報を記憶させ、上記
添付ファイルが添付されていることが検出された電子メ
ールについて、所定の添付ファイルが添付されている電
子メールを検出させ、上記所定の添付ファイルが添付さ
れていることが検出された電子メールに関する情報を記
憶させ、上記所定の添付ファイルが添付された電子メー
ルを表示させる。

【００１１】また、第８の発明は、第７の発明に係る記
録媒体において、上記電子メール処理プログラムはコン
ピュータに対し、上記所定の添付ファイルが添付された
電子メールを表示させるとともに、上記添付ファイルが
添付されていることが検出された電子メールのうち、上
記所定の添付ファイルの検出が行われていない電子メー
ルを、通常表示とは異なる表示で表示させる。

【００１２】

【発明の実施の形態】以下、図面を参照して本発明の実
施形態を詳細に説明する。図１は本発明が適用される電
子メール処理システムの概略構成を示す図である。図１
に示すように、この電子メール処理装置は、主に、パソ
コン１とメールサーバ９とから構成されていて、通信回
線網の一態様であるインターネット１８に接続されてお
り、インターネット１８に接続されたメール端末と電子
メールの送受信が可能となっている。

【００１３】パソコン１本体は主制御回路（ＣＰＵ）
２、ハードディスク（ＨＤ）３、メモリ（ＲＡＭ）４等
で構成され、キーボード５およびマウス６等で操作する
ことができる。その動作状況は、主制御回路からの制御
信号によって、パソコン１本体内にある、モニタ７の表
示を制御する不図示の表示制御装置に制御され、モニタ
７に表示される。ハードディスク３には、オペレーティ
ングシステム（ＯＳ）と後述する添付ファイルが添付さ
れた電子メールを処理する電子メール処理プログラム
や、その他パソコン１に接続されている接続機器を制御
するデータや音声認識プログラムなど様々な情報が記
録、インストールされている。

【００１４】記録媒体再生装置８は後述する電子メール
処理プログラム等のデータが光学ディスク、光磁気ディ
スク、磁気ディスク、あるいはＩＣメモリ等の記録媒体
で供給される場合にそのデータを再生し、パソコン１に
転送するための装置である。なお、上述の電子メール処
理プログラムはこのような記録媒体の他、インターネッ
ト等の通信回線を利用して提供されても良い。

【００１５】デジタルレコーダ１０は操作部材１７の操
作に応じて、主制御回路ＣＰＵ１４の制御のもと、音声
入出力回路１１のマイクから入力された音声信号をコー
デック（ＣＯＤＥＣ）１２によりアナログ信号からデジ
タル信号に変換し、デジタルシグナルプロセッサ（ＤＳ
Ｐ）１３によりデータ圧縮して半導体メモリであるフラ
ッシュメモリ（ＦＭ）１５に記録するように構成されて
いる。

【００１６】また、フラッシュメモリ１５に記録された
圧縮音声データは操作部材１７の操作により、デジタル
シグナルプロセッサ１３で伸張され、コーデック１２で
デジタル信号からアナログ信号に変換され、音声入出力
回路１１のスピーカーあるいはヘッドホン端子等から出
力することが可能である。ＬＣＤ１６はデジタルレコー
ダ１０の動作状況を表示するための液晶表示装置であ
る。

【００１７】このデジタルレコーダ１０は、ＵＳＢ（Ｕ
ｎｉｖｅｒｓａｌ ＳｅｒｉａｌＢｕｓ）等のインター
フェースを介して、パソコン１と接続することが可能な
ように構成されており、フラッシュメモリ１５内の圧縮
音声データ等のデジタルレコーダ１０内の情報をパソコ
ン１に転送したり、パソコン１内にある圧縮音声データ
をデジタルレコーダ１０に転送したり、あるいはパソコ
ン１からデジタルレコーダ１０を制御し、デジタルレコ
ーダ１０のＩＤ番号、録音設定、あるいは時計設定等の
動作環境を設定することも可能なように構成されてい
る。

【００１８】また、パソコン１はメールサーバ９に接続
されているので、このメールサーバ９に接続された他の
メール端末２３との電子メールの送受信を行うことがで
きる。さらにこのメールサーバ９はインターネット１８
と接続されているので、インターネット１８と接続され
ている他のメールサーバ１９、２０に接続されている世
界中のメール端末２１、２２と電子メールを送受信する
ことが可能である。

【００１９】次に、本発明の一実施の形態における電子
メール処理装置の動作を図２乃至図５のフローチャー
ト、および動作画面図６乃至図１１を用いて説明する。
図２は本発明の電子メール処理装置のメインフローチャ
ートである。

【００２０】まず、本電子メール処理装置を起動する
と、メモリ４の初期化、各種パラメータのデフォルト値
の設定、入力禁止ボタン及びメニュー等の初期設定を行
う（ステップＳ２０１）。そして、カレントフォルダを
メッセージフォルダ内のダウンロードトレイ内にあるフ
ォルダＡに設定し、後述する図６の操作画面をモニタ７
上に表示する（ステップＳ２０２）。

【００２１】次に本電子メール処理装置の状態を検出
し、図６で示される表示画面のうち、操作入力が禁止さ
れているボタン、あるいはメニューについては、表示を
通常表示よりも表示の薄いグレートーン表示に変更し、
操作入力が禁止されてる旨を表示し、操作者が選択でき
ないように設定する。また、逆に操作可能なボタンおよ
びメニューについてはグレートーン表示から通常表示に
し、操作可能なように設定する（ステップＳ２０３）。

【００２２】その後、操作者によりマウス６のクリッ
ク、ダブルクリックあるいはキーボード５からの操作入
力があるか否かを判断し（Ｓ２０４）、操作入力があっ
た場合には指定された各処理動作を行い（Ｓ２０５）、
操作入力が無かった場合には、画面上のカーソルが図６
の操作画面上のいずれかの操作ボタン上に一定時間以上
フォーカスされているかどうかの判断（Ｓ２０６）へ進
む。

【００２３】ここで、いずれかの操作ボタン上にカーソ
ルが一定時間以上フォーカスされていた場合には、その
フォーカスされていたボタンの操作説明を表示する（Ｓ
２０７）。そうでなければステップＳ２０３へ戻る。

【００２４】ここで、図６の操作画面について説明す
る。本電子メール処理装置のメイン画面１０１ａはタイ
トルバー１０２、メニューバー１０３、ツールバー１０
４、音声ファイル操作ツールバー１０５、フォルダビュ
ー１０６、およびリストビュー１０７から構成されてい
る。

【００２５】タイトルバー１０２には現在のカレントフ
ァイルすなわち現在選択されているファイルのパスが表
示されている。メニューバー１０３には本電子メール処
理装置の処理に関する処理メニューが格納されており、
マウス６等で選択操作することにより所望の機能を実行
することができる。

【００２６】ツールバー１０４は後述するトランスクリ
プション開始ボタン１０９乃至ファイル形式選択ボタン
１２５のツールボタン群を含み、上記メニューバー１０
３に格納されているメニューのうち使用頻度の高いメニ
ューについて、マウス６等を操作してボタンを押す（ク
リックする）だけで、所望の機能を実行するようにした
ものである。

【００２７】音声ファイル操作ツールバー１０５は、特
に音声ファイルに関するメニューを集めたツールバーで
ある。これによって、電子メールを扱う画面と同一の画
面内で音声ファイルの再生、停止、早送り、早戻し等の
諸操作を行うことができるようになり、操作者の利便性
を高めている。

【００２８】フォルダビュー１０６は、本電子メール処
理装置で扱うフォルダの構成を視覚的に表示するもので
あり、また、現在選択されているカレントフォルダを反
転表示して示している。なお、所望のフォルダをカレン
トフォルダに指定するには、カレントフォルダに指定し
たいフォルダにマウス６等で画面に表示されているポイ
ンタをあわせ、クリックすれば良い。

【００２９】リストビュー１０７は、上記フォルダビュ
ー１０６において選択されているカレントフォルダの中
にあるファイル、あるいは電子メールをリスト表示する
ものである。マウス６等でクリックして選択されている
ファイル、あるいは電子メールは反転表示がなされる。
なお、本発明の電子メール処理装置では後述するよう
に、カレントフォルダにあるファイルのうち、ＤＳＳフ
ァイルまたはＷＡＶファイルのみをリストビューに表示
するように構成されている。

【００３０】ここで、ＤＳＳファイルとは、Ｄｉｇｉｔ
ａｌ Ｓｐｅｅｃｈ Ｓｔａｎｄａｒｄと呼ばれる規格
に準拠した音声ファイルのことである。ＤＳＳファイル
では、符号化により高効率でデータを圧縮することがで
きる。また、ＤＳＳファイルはヘッダ部と音声データ部
より構成されており、ヘッダ部には、ヘッダのセクタ
数、音声ファイルのＩＤ、音声ファイルのバージョンＩ
Ｄ、録音者のＩＤ、録音番号、録音開始日、録音開始時
間、録音終了日、録音終了時間、ファイルの優先度、フ
ァイルの属性等の様々な情報を記録するエリアが設けら
れており、後で音声ファイルを処理する際に役立たせる
ことができる。

【００３１】また、ＷＡＶファイルとは、Ｍｉｃｒｏｓ
ｏｆｔ社のパソコンのオペレーションシステムＷｉｎｄ
ｏｗｓ（登録商標）に標準採用されている形式の音声フ
ァイルである。

【００３２】本電子メール処理装置で扱える音声ファイ
ル形式はこの二つのフォーマットのみとしている。な
お、このリストビュー１０７では、ファイルの優先度
（！）、音声ファイル名（Ｆｉｌｅ Ｎａｍｅ）、ジョ
ブ番号（Ｊｏｂ Ｎｏ．）、録音者のＩＤ（Ａｕｔｈｏ
ｒ）、ワークタイプ（Ｗｏｒｋ Ｔｙｐｅ）、ステータ
ス（Ｓｔａｔｕｓ）、録音開始日時（Ｃｒｅａｔｅｄ
Ｄａｔｅ）についてリスト表示を行っているが、これら
は適宜ユーザが変更することができる。

【００３３】次に、ツールバー１０４および音声ファイ
ル操作ツールバー１０５内のボタン群について説明す
る。トランスクリプション開始ボタン１０９は、後述す
る図１０のトランスクライブ画面を開くためのボタンで
ある。ファイル形式変換ボタン１１０は、ＤＳＳ形式の
音声ファイルをＷＡＶ形式に変換するためのボタンであ
る。

【００３４】デバイス検出ボタン１１１は、本電子メー
ル処理装置に接続されているデジタルレコーダ１０など
のデバイスを検出するためのボタンである。このボタン
を押して新しいデバイスが検出された場合には、フォル
ダビュー１０６に表示され、本電子メール処理装置での
操作が可能となる。

【００３５】削除ボタン１１２は、リストビュー１０７
上で選択されている音声ファイルを削除するためのボタ
ンである。スキャンボタン１１３は、リストビュー１０
７上で表示されている音声ファイルについて、頭の５秒
間だけ順番に再生する、いわゆるイントロ再生を行うた
めのボタンである。なお、この再生時間はメニューバー
１０３のなかにある“Ｔｏｏｌｓ”の項目で変更が可能
である。

【００３６】ダウンロードボタン１１４は、本電子メー
ル処理装置に接続されているデジタルレコーダ１０など
の外部機器から音声ファイルを本電子メール処理装置に
転送するためのボタンである。なお、転送した音声ファ
イルは後述するダウンロードトレイ１３８に格納され
る。

【００３７】音声認識開始ボタン１１５は、リストビュ
ー１０７で選択されている音声ファイルについて、本電
子メール処理装置内に別にインストールされている音声
認識プログラムを用いて音声認識させ、音声データをテ
キスト化させるためのボタンである。

【００３８】インデクス挿入ボタン１１６は、音声ファ
イル中の任意の再生位置にインデクスマークを付与する
ためのボタンである。インデクス削除ボタン１１７は上
記のインデクスマークを削除するためのボタンである。
インデクスマークリストボタン１１８は、リストビュー
１０７で選択されている音声ファイルについて、インデ
クスマークが付与されている再生位置のリストを表示す
るためのボタンである。

【００３９】ステータス変更ボタン１１９は、後述する
音声ファイルのステータスを変更するためのボタンであ
る。ジョブデータ確認ボタン１２０は、リストビュー１
０７において選択されている音声ファイルのヘッダー情
報を確認するボタンである。

【００４０】ログオンボタン１２１乃至新着ファイル検
索ボタン１２４は後述する。ファイル形式選択ボタン１
２５は、リストビュー１０７に表示される音声ファイル
の形式を指定するもので、ＤＳＳファイルのみ、ＷＡＶ
ファイルのみ、ＤＳＳファイルおよびＷＡＶファイル、
の３通りを指定することができる。

【００４１】早戻しボタン１２６は、ＤＳＳファイルの
再生位置、または停止位置を早戻しするボタンである。
停止ボタン１２７は、ＤＳＳファイルの再生、早送り、
早戻し等を停止するためのボタンである。再生ボタン１
２８は、ＤＳＳファイルの再生を開始させるためのボタ
ンである。早送りボタン１２９は、ＤＳＳファイルの再
生位置または停止位置を早送りするためのボタンであ
る。スキップボタン１３０は、ＤＳＳファイルの現在の
停止位置、あるいは再生位置よりも先のインデクスマー
クが付与されている位置にスキップするためのボタンで
ある。

【００４２】再生位置表示窓１３１は、現在選択されて
いる音声ファイルの再生位置、あるいは停止位置を表示
している。ファイル長表示窓１３２は、選択されている
音声ファイルのファイル長を表示している。

【００４３】再生スライダ１３３およびスケール１３４
は、音声ファイルの現在の再生位置、あるいは停止位置
を視覚的に表示するためのもので、再生位置に従って再
生スライダ１３３がスケール１３４上を移動していく。
スケール変更スライダ１３５は、スケール１３４のメモ
リ間隔を変更するためのものである。音量調節スライダ
１３６は、音声ファイルの再生音量を調節するためのも
のである。スピード調節スライダ１３７は、音声ファイ
ルの再生スピードを調節するものである。これらのスラ
イダは、マウス６等でドラッグしてスライドさせ、各パ
ラメータを調節することができる。

【００４４】ダウンロードトレイ１３８は、電子メール
に添付された音声ファイル、あるいはパソコン１に接続
されているデジタルレコーダ１０等の外部装置にある音
声ファイルをダウンロードするためのフォルダで、さら
にその下の階層にフォルダＡ、フォルダＢ、およびフォ
ルダＣの３つのフォルダが用意されている。

【００４５】通常のダウンロードでは、音声ファイルは
フォルダＡにダウンロードされるが、接続されているデ
ジタルレコーダ１０が、音声ファイルを格納するフォル
ダを複数持っている場合等には、対応するフォルダにそ
れぞれダウンロードが行われる。

【００４６】図中１３９、１４０の一時トレイ１、一時
トレイ２は、それぞれ作業中の音声ファイルを一時的に
格納しておくためのフォルダである。終了トレイ１４１
は、文書化を終了した音声ファイルを格納しておくため
のフォルダである。タイピストトレイ１４２は、上述の
ダウンロードトレイ１３８乃至終了トレイ１４１と別に
設けられているフォルダではなく、上述のダウンロード
トレイ１３８乃至終了トレイ１４１内に格納されている
すべての音声ファイルを表示するものである。

【００４７】なお、これらのフォルダは本実施の形態で
はハードディスク３上に設けられていることとするが、
これに限られることなく、例えば、パソコン１に接続さ
れている外部のハードディスク、半導体メモリ、あるい
はパソコン１にネットワーク接続されているネットワー
クドライブ等の記録装置でも良い。

【００４８】次にメールサーバ９とのデータのやりとり
について説明する。図６の操作画面上に表示されている
ログオンボタン１２１は、メールサーバ９にログオンす
るためのボタンであり、このボタンを押すと図３のフロ
ーチャートが実行される。なお、この処理は図２におけ
るメインフローチャートのステップＳ２０５の各処理動
作のうちの一つである。

【００４９】図３において、ログオンボタン１２１が押
されると、まず本電子メール処理装置は、予めハードデ
ィスク３の中に記録されている、メールサーバとの接続
設定情報であるプロファイルデータを取得し、接続の準
備を行い（ステップＳ３０１）、プロファイルデータで
検索されたメールサーバとログオン処理を行い、メール
サーバ９と接続する（Ｓ３０２）。なお、メールサーバ
９に接続されると図６で示される操作画面内のフォルダ
ビュー１０６内に、接続されたメールサーバが表示され
る。

【００５０】次に、メールサーバ９に対して新たな着信
電子メールがあるか否かの確認を行い（ステップＳ３０
３）、その後、後述する図４の受信フォルダ検索を行い
（ステップＳ３０４）、現在選択されているカレントフ
ォルダの内容をメイン画面１０１ａ上に表示する（ステ
ップＳ３０５）。

【００５１】次に、図４の受信フォルダ検索処理につい
て説明する。受信フォルダ検索処理は、メールサーバ９
内の操作者の電子メール受信用のフォルダの中にある電
子メールの中から、所定の添付ファイル、本電子メール
処理装置の場合にはＤＳＳファイル、が添付されている
電子メールを検索し、表示するための処理である。

【００５２】まず、検索対象に指定された受信フォルダ
内の最先の電子メールを検索対象としてセットする（ス
テップＳ４０１）。なお、本電子メール処理装置におい
ては、通常は電子メールの着信日時の新しいものから順
番に検索するように構成されている。

【００５３】次にステップＳ４０１でセットされた電子
メールに添付ファイルが添付されているか否かを検出す
る。添付ファイルが添付されていることが検出された場
合には、その電子メールの情報を添付ファイル付きの電
子メールリストとしてメモリ４、またはハードディスク
３に格納しておく（ステップＳ４０３）。ステップＳ４
０２において添付ファイルが添付されていることが検出
されなかった場合にはステップＳ４０３の処理はスキッ
プする。

【００５４】そして、次の電子メールが存在するかどう
かを判断し（ステップＳ４０４）、次の電子メールが存
在する場合には次の電子メールを検索対象にセットし
（ステップＳ４０５）、ステップＳ４０２の処理へ戻
る。このようにして、まず指定された受信トレイ内の電
子メールすべてについて検索を行い、その中から何らか
の添付ファイルが添付されている電子メールの情報を取
得し、メモリ４またはハードディスク３等へ格納する。

【００５５】ステップＳ４０４において、次の電子メー
ルが無い、即ち、受信フォルダ内のすべての電子メール
について検索を終了すると、次に添付ファイルが添付さ
れている電子メールの中から所定のファイル、つまりＤ
ＳＳファイルが添付されている電子メールの検索を行
う。

【００５６】まず、上述のステップＳ４０１からステッ
プＳ４０５までの処理で取得した添付ファイルが添付さ
れた電子メールのうち、最先の電子メールを検索対象と
してセットし（ステップＳ４０６）、図７に示す検索中
を示す検索中画面１５０をモニタ７上に表示する。

【００５７】図７において、表示欄１５１には、検索し
ている受信フォルダの名前が表示され、表示欄１５２に
は、検索中の電子メールのタイトルが表示され、プロセ
スバー１５３には、検索の進行状況がバーグラフで表示
される。

【００５８】次にセットされた電子メールの情報をメー
ルサーバ９にアクセスして取得し、添付されている添付
ファイルがＤＳＳファイルであるか否かを検出する（ス
テップＳ４０８）。具体的には、添付されているファイ
ルの拡張子が“ｄｓｓ”であるか否かを調べることとす
る。しかしながら、拡張子が“ｄｓｓ”であってもＤＳ
Ｓファイルでは無い場合、あるいは拡張子が異なってい
ても実体ははＤＳＳファイルであったりする場合も考え
られる。したがって、多少時間は掛かるが、ファイルヘ
ッダ情報を参照してＤＳＳファイルであるか否かを特定
する、という方法も考えられる。そのようにすれば、よ
り精度の高い検出を行うことができる。

【００５９】ステップＳ４０８において、添付ファイル
がＤＳＳファイルであることが検出された場合には、Ｄ
ＳＳファイル添付電子メールリストにセットされた電子
メールの情報を追加する（ステップＳ４０９）。そし
て、次に図７の検索中画面１５０のキャンセルボタン１
５４が押されたかどうかを検出する。

【００６０】ここで、キャンセルボタン１５４が押され
ていなければ、上述のステップＳ４０１からステップＳ
４０５までの処理で検出された電子メールのうちの次の
電子メールがあるか否かを検出し、次の電子メールがあ
れば次の電子メールを検索対象にセットし（ステップＳ
４１２）、ステップＳ４０７へ戻る。

【００６１】ステップＳ４１０において、キャンセルボ
タン１５４が押されたことが検出されるか、あるいはス
テップＳ４１１において、次の電子メールが無い、即ち
受信フォルダ内の検索が終了したことが検出された場合
には、図７の検索中画面１５０の表示を消去し、図６の
メイン画面１０１ｂの表示を更新し、受信フォルダ検索
処理を終了する。更新されたメイン画面１０１ａの一例
を図８に示す。

【００６２】図８は、メールサーバ９にログオンし、受
信トレイ（２）をカレントフォルダに指定してメイン画
面を表示させたときの表示である。メールサーバ９にロ
グオンしているので、フォルダビュー１０６には、図６
のメイン画面１０１ｂの表示のときと比較して、受信ト
レイ（１）１６１乃至ＤＳＳファイル添付メール１６４
が新たに表示されている。受信トレイ（１）１６１、お
よび受信トレイ（２）１６３はメールサーバー９にある
操作者の受信フォルダの名称で、本実施の形態では、二
つの受信フォルダを有する場合の表示を示している。

【００６３】ＤＳＳファイル添付メール１６２は実際に
このようなフォルダがメールサーバ９内にあるわけでは
なく、受信トレイ（１）１６１内にある電子メールの中
から、図４の受信フォルダ検索処理を行って検出された
ＤＳＳファイルが添付された電子メールのリストを表示
するための便宜的なフォルダである。

【００６４】リストビュー１０７には、フォルダビュー
１０６で選択されたＤＳＳファイル添付メール１６４の
リストが表示されている。リストビュー１０７の表示
中、通常表示されている電子メール１６５、および反転
表示されている電子メール１６６は、上記受信トレイ検
索処理で、ＤＳＳファイルが添付されていることが検出
された電子メールであり、添付ファイル（Ａｔｔａｃｈ
ｅｄ Ｆｌｉｅ）の欄には検出されたＤＳＳファイルが
表示されている。また、反転表示されている電子メール
１６５はマウス６等でクリックされ、選択されているこ
とを表している。

【００６５】通常表示とは異なる網掛け表示されている
電子メール１６７は、図４中におけるステップＳ４１０
で、キャンセルボタン１５４が押される等で、上述の受
信フォルダ検索処理が終了しておらず、添付ファイルが
添付されているのは検出されたが、その添付ファイルが
ＤＳＳファイルであるか否か、が検出されていない電子
メールである。そのため、添付ファイルが表示される
“Ａｔｔａｃｈｅｄ Ｆｉｌｅ”の欄には、添付ファイ
ルが表示されていない。

【００６６】再度、上述の受信フォルダ検出処理を行
い、処理を終了させれば、網掛け表示されている電子メ
ール１６７は、ＤＳＳファイルが添付されていないとし
て表示されないか、あるいは、ＤＳＳファイルが添付さ
れている、として、通常表示されている電子メール１６
５のような表示に切り替わる。なお、本実施の形態で
は、添付ファイルがＤＳＳファイルであるか否かが特定
されていない電子メールを、図８中１６７に示すように
網掛け表示としたが、上述のことがわかればよいので、
網掛け表示をグレートーン表示にする、あるいは何らか
のマークを付ける等で通常表示と区別しても良い。

【００６７】メッセージビュー１６０は、フォルダビュ
ー１０６において、電子メールを格納するフォルダが選
択された場合に表示されるビューで、リストビュー１０
７で選択されている反転表示されている電子メール１１
６のメッセージ内容を表示するビューである。

【００６８】また、新着ファイル検索ボタン１２４は、
受信フォルダに新たに着信した電子メールに対して、Ｄ
ＳＳファイルが添付されているか否かを検索するための
ボタンで、このボタンを押すと、図５の新着ファイル検
索処理が行われ、新たに着信した電子メールに対して、
ＤＳＳファイルが添付されているか否かの検索を行う。

【００６９】ここで、図５の新着ファイル検索処理につ
いて説明する。まず、メールサーバにアクセスし（ステ
ップＳ５０１）、新たに着信した電子メールの情報を取
得し、新着メールのリストを作成し、メモリ４、あるい
はハードディスク３等に格納する（ステップＳ５０
２）。そして、この新着メールリストに対して、上述し
た図４の受信フォルダ検索処理を行い（ステップＳ５０
３）、新着ファイル検索処理を終了する。

【００７０】新着ファイル検索処理では、新たに着信し
た電子メールに対してのみ上述の受信フォルダ検索処理
を行っているので、既にＤＳＳファイルが添付されてい
るか否かを検出した電子メールに対して、再度同じ処理
を行うことをしないため、効率的にＤＳＳファイルが添
付された電子メールを検出することができる。

【００７１】図８中、添付ファイルコピーボタン１２３
は、メイン画面１０１ｂにおけるリストビュー１０７で
選択されてた電子メールの添付ファイルをダウンロード
トレイ１３８にダウンロードするボタンであり、デフォ
ルトではフォルダＡにダウンロードされる。

【００７２】図９は、図８のリストビュー１０７で表示
されている電子メールに添付されているＤＳＳファイル
をすべてダウンロードトレイ１３８のフォルダＡにダウ
ンロードした状態のメイン画面表示１０１ｃである。

【００７３】図９において、リストビュー１０７上でＤ
ＳＳファイルを選択し、音声ファイル操作ツールバー１
０５を使用すれば、ＤＳＳファイルの再生等の操作を行
うことができるが、リストビュー１０７上で所望のＤＳ
Ｓファイルをマウス６でダブルクリックする、あるい
は、ＤＳＳファイルを選択しておいて、トランスクリプ
ション開始ボタン１０９を押すことで、図１０に示すよ
うな、ＤＳＳファイルの操作に関する必要最小限の操作
ボタンのみで構成されるトランスクライブ画面１７０を
開いてＤＳＳファイルの操作を行うこともできる。

【００７４】次に、図１０のトランスクライブ画面１７
０について説明する。早戻しボタン１７１は、ＤＳＳフ
ァイルの再生位置、または停止位置を早戻しする。再生
／停止ボタン１７２は、ＤＳＳファイルの再生開始、お
よび再生停止を制御するボタンであり、一度押すと再生
が開始され、もう一度押すと再生が停止される、という
サイクリックボタンである。早送りボタン１７３は、Ｄ
ＳＳファイルの再生位置、または停止位置を早送りする
ためのボタンである。

【００７５】再生位置表示窓１７４は、現在の再生位
置、または停止位置をカウンタ表示すると共に、バーグ
ラフ表示で視覚的な表示も併せて行っている。スキップ
ボタン１７５は、現在位置よりも先のインデクスマーク
が付与されている位置に再生位置をスキップさせるボタ
ンである。

【００７６】スピード調節ボタン１７６は、ＤＳＳファ
イルの再生スピードを調節するためのボタンで、このボ
タンを押している間だけ調節用のスライダが表示され、
そのスライダをドラッグすることで再生スピードを調節
することができる。音量調節ボタン１７７は再生音量を
調節するためのボタンで、調節の方法は、スピード調節
ボタン１７６と同様である。

【００７７】ヘルプボタン１７８は、本電子メール処理
装置に関するヘルプメッセージを表示するためのボタン
である。終了ボタン１７９は、トランスクライブ画面１
７０を終了させるためのボタンである。

【００７８】ＤＳＳファイルの再生を終了して終了ボタ
ン１７８を押すと、図１１のステータス設定画面が表示
される。ステータス画面１８０では、直前に操作してい
たＤＳＳファイルのステータスを設定することが可能
で、例えば、直前まで操作していたＤＳＳファイルに対
する作業がまだ終了していない場合には、ボタン１８１
を押せば、ＤＳＳファイルのステータスの項目に“Ｕｎ
ｆｉｎｉｓｈｅｄ”が設定される。作業が終了した場合
には、ボタン１８３を押せば、同様の項目に“Ｆｉｎｉ
ｓｈｅｄ”が設定される。

【００７９】また、何かの事情で作業を進めずに、しば
らくペンディングとしておきたい場合には、ボタン１８
２を押せば、同様の項目に“Ｐｅｎｄｉｎｇ”が設定さ
れる。なお、“Ｐｅｎｄｉｎｇ”が設定されると、ステ
ータス変更ボタン１１９等を用いて、“Ｐｅｎｄｉｎ
ｇ”の設定が解除されるまで、そのＤＳＳファイルは再
生等の操作が禁止されるので、誤って作業などを続行す
ることを防止することができる。

【００８０】これらボタン１８１乃至１８３を押せば、
メイン画面１０１ｃに復帰するが、チェックボックス１
８４にチェックをしておけば、リストビュー１０７に表
示されている次のＤＳＳファイルに対して、引き続きト
ランスクライブ画面１７０で操作を続行することができ
る。

【００８１】なお、本実施の形態ではパソコン１とは別
体の、電子メール蓄積手段としての外部のメールサーバ
９の受信フォルダにアクセスして、所定の添付ファィル
の添付されている電子メールの検出を行ったが、パソコ
ン１本体内のハードディスク３などの記録媒体に、メー
ルサーバ９で受信した電子メールを転送して保存してお
くフォルダを設け、そのフォルダに対して所定の添付フ
ァイルが添付されている電子メールを検出するようにし
ても良い。

【００８２】本実施の形態では、所定の添付ファイルと
してＤＳＳファイルを指定したが、これに限ることな
く、別形式のデータファイルを所定の添付ファイルに設
定しても良い。

【００８３】以上、実施形態に基づいて本発明を説明し
たが、本発明は上述した実施の形態に限定されるもので
はなく、本発明の要旨の範囲内で種々の変形や応用が可
能なことは勿論である。

【００８４】

【発明の効果】以上詳述したように、本発明によれば、
所定の添付ファイルが添付された電子メールを簡単に処
理することができる電子メール処理装置及び電子メール
処理プログラムを記録した記録媒体を提供することがで
きる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施の形態に係る電子メール処理装
置の概略構成を示す図である。

【図２】本発明の一実施の形態に係る電子メール処理装
置の全体の動作を説明するためのフローチャートを示す
図である。

【図３】メールサーバにアクセスしてログオンする動作
を説明するためのフローチャートを示す図である。

【図４】受信フォルダ内の所定の添付ファイルが添付さ
れた電子メールを検索する処理を説明するためのフロー
チャートを示す図である。

【図５】受信フォルダに新たに着信した電子メールに対
して、所定の添付ファイルが添付された電子メールを検
索する処理を説明するためのフローチャートを示す図で
ある。

【図６】電子メール処理装置の表示画面を示す図であ
る。

【図７】受信フォルダ内の所定の添付ファイルが添付さ
れた電子メールを検索している際に表示される表示画面
を示す図である。

【図８】受信フォルダ内の所定の添付ファイルが添付さ
れた電子メールを検索してリスト表示させた際に表示さ
れる表示画面を示す図である。

【図９】ダウンロードトレイ内のファイルをリスト表示
させた際に表示される表示画面を示す図である。

【図１０】トランスクライブ画面を表示させた際の表示
画面を示す図である。

【図１１】ファイルのステータスを変更する画面を表示
させた際の表示画面を示す図である。

【符号の説明】

１ パソコン ２ 主制御回路（ＣＰＵ） ３ ハードディスク（ＨＤ） ４ メモリ（ＲＡＭ） ５ キーボード ６ マウス ７ モニタ ８ 記録媒体再生装置 ９ メールサーバ １０ デジタルレコーダ １８ インターネット １９，２０ メールサーバ ２１，２２ メール端末 １０１ａ，１０１ｂ，１０１ｃ メイン画面 １０３ メニューバー １０４ ツールバー １０５ 音声ファイル操作ツールバー １０６ フォルダビュー １０７ リストビュー １５０ 検索中画面 １６０ メッセージビュー １７０ トランスクライブ画面 １８０ ステータス画面

Claims (8)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】受信した電子メールを蓄積する電子メール
   蓄積手段と、 上記電子メール蓄積手段にアクセスし電子メール情報を
   取得する取得手段と、 上記電子メール蓄積手段内に蓄積されている電子メール
   のうち所定の添付ファイルが添付されている電子メール
   を表示する表示手段と、 を具備することを特徴とする電子メール処理装置。
2. 【請求項２】上記表示された電子メールに添付されてい
   る添付ファイルを所定の記録媒体の所定位置に一括し
   て、または選択してダウンロードする添付ファイルダウ
   ンロード手段を具備することを特徴とする請求項１に記
   載の電子メール処理装置。
3. 【請求項３】上記所定の添付ファイルは音声データファ
   イルでることを特徴とする請求項２に記載の電子メール
   処理装置。
4. 【請求項４】受信した電子メールを蓄積する電子メール
   蓄積手段と、 上記電子メール蓄積手段にアクセスし、電子メール蓄積
   手段に格納されている電子メール毎に添付ファイルがあ
   るか否かを検出する第１の検出手段と、 上記添付ファイル検出手段により添付ファイルが添付さ
   れていることが検出された電子メールに関する情報を記
   憶する第１の記憶手段と、 上記第１の記憶手段に記憶されている電子メールについ
   て、所定の添付ファイルが添付されている電子メールを
   検出する第２の検出手段と、 上記第２の検出手段で検出された電子メールに関する情
   報を記憶する第２の記憶手段と、 上記第２の記憶手段に記憶されている電子メールを表示
   することが可能な表示手段と、 を具備することを特徴とする電子メール処理装置。
5. 【請求項５】上記表示手段は、上記第２の記憶手段に記
   憶されている電子メールを表示するとともに、上記第１
   の記憶手段に記憶されている電子メールのうち、上記第
   ２の検出手段による所定の添付ファイルの検出が行われ
   ていない電子メールを、通常表示とは異なる表示で表示
   することを特徴とする請求項４に記載の電子メール処理
   装置。
6. 【請求項６】コンピュータに電子メールを処理させる電
   子メール処理プログラムを記録した記録媒体において、
   上記電子メール処理プログラムはコンピュータに対し
   て、 受信した電子メールを蓄積する電子メール蓄積装置にア
   クセスさせ、電子メール情報を取得させ、 上記電子メール蓄積装置内に蓄積されている電子メール
   のうち特定の添付ファイルが添付されている電子メール
   を表示装置に表示させる、 ことを特徴とする電子メール処理プログラムを記録した
   記録媒体。
7. 【請求項７】コンピュータに電子メールを処理させる電
   子メール処理プログラムを記録した記録媒体において、
   上記電子メール処理プログラムはコンピュータに対し
   て、 受信した電子メールを蓄積する電子メール蓄積装置にア
   クセスさせ、電子メール蓄積装置に格納されている電子
   メール毎に添付ファイルがあるか否かを検出させ、 添付ファイルが添付されていることが検出された電子メ
   ールに関する情報を記憶させ、 上記添付ファイルが添付されていることが検出された電
   子メールについて、所定の添付ファイルが添付されてい
   る電子メールを検出させ、 上記所定の添付ファイルが添付されていることが検出さ
   れた電子メールに関する情報を記憶させ、 上記所定の添付ファイルが添付された電子メールを表示
   させる、 ことを特徴とする電子メール処理プログラムを記録した
   記録媒体。
8. 【請求項８】上記電子メール処理プログラムはコンピュ
   ータに対し、 上記所定の添付ファイルが添付された電子メールを表示
   させるとともに、上記添付ファイルが添付されているこ
   とが検出された電子メールのうち、上記所定の添付ファ
   イルの検出が行われていない電子メールを、通常表示と
   は異なる表示で表示させることを特徴とする請求項７に
   記載の電子メール処理プログラムを記録した記録媒体。