JP2002132974A - スケジュール管理方法および記録媒体 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 本発明は、作業を行う項目のスケジュールの
作成および作業項目毎の文書などを管理するスケジュー
ル管理方法および記録媒体に関し、ユーザ側の情報をサ
ービス提供側で管理してスケジュールを作成して文書化
を図ると共に文書化の進捗を管理し、人手を大幅に少な
くして効率的な文書化のコンサルティングを実現するこ
とを目的とする。 【解決手段】 業種毎に、作業項目に対応づけて必要な
期間あるいは期間の範囲を登録する第１のデータベース
を設け、指定された業種に対応した第１のデータベース
の作業項目あるいはその中から選択された作業項目の各
期間あるいは期間の範囲をもとに最大期間あるいは最小
期間あるいは必要に応じて省略可能な作業項目を省略し
た期間を持つ、ユーザの希望期間を満たすスケジュール
を作成するステップからなるスケジュール管理方法であ
る。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、作業を行う項目の
スケジュールの作成および作業項目毎の文書などを管理
するスケジュール管理方法および記録媒体に関するもの
である。

【０００２】

【従来の技術】従来、地球温暖化、オゾン層破壊などの
環境問題が世界的に注目されるようになり、例えばＩＳ
Ｏ１４００１などが制定され、自治体、商社、病院、大
学、会社などの組織が認証を取得している。この際、環
境マニュアル、規定書、記録などを文書化する必要があ
る。

【０００３】これら文書化には、専門的な知識を駆使し
た各種コンサルティングが必要となっており、複数企
業、更に、各企業の各組織毎に個別に人が出向いてコン
サルティングして文書化していた。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】上述したように、サー
ビスを提供する複数企業（ユーザ）、更に企業内の各組
織（ユーザ）毎に人が出向いてコンサルティングを行っ
て文書化していたのでは手間が大変であると共に効率的
かつ迅速に文書化し得ないという問題があった。

【０００５】本発明は、これらの問題を解決するため、
ユーザ側の情報をサービス提供側で管理してスケジュー
ルを作成して文書化を図ると共に文書化の進捗を管理
し、人手を大幅に少なくして効率的な文書化のコンサル
ティングを実現することを目的としている。

【０００６】

【課題を解決するための手段】図１を参照して課題を解
決するための手段を説明する。図１において、バーチャ
ル事務局システム１は、複数の業種や、同一企業の各事
業所などの情報を一括管理したりなどするものであっ
て、ここでは、スケジューラ３、運用管理システム４、
および群管理システム５、ＤＢ７などから構成されるも
のである。

【０００７】スケジューラ３は、スケジュールを作成，
管理などするものである。運用管理システム４は、スケ
ジュールに従い運用管理などするものである。群管理シ
ステム５は、文書を群共通文書および群個別文書として
管理などするものである。

【０００８】ＤＢ７は、各種データベースである。端末
１１は、ユーザが操作して各種情報を入力したりなどす
る端末である。インターネット１２は、複数ユーザの端
末１とバーチャル事務局システム１とを相互に接続し、
各種情報の授受を行うためのネットワークの例である。

【０００９】次に，動作を説明する。尚、説明中のデー
タベースの記号は図２、図１４を参照したものである。
業種毎に、作業項目に対応づけて必要な期間あるいは期
間の範囲を登録する第１のデータベース（例えばスケジ
ュールパターンＤＢ１３）を設け、スケジューラ３が指
定された業種に対応した第１のデータベースの作業項目
あるいはその中から選択された作業項目の各期間あるい
は期間の範囲をもとに最大期間あるいは最小期間あるい
は必要に応じて省略可能な作業項目を省略した期間を持
つ、ユーザの希望期間を満たすスケジュールを作成する
ようにしている。

【００１０】この際、作成したスケジュールについて、
ユーザが修正した場合に、第１のデータベースを参照し
て期間あるいは期間の範囲内にあるかチェックし、範囲
外のときにその旨のメッセージを表示して再修正を促
し、一方、範囲内のときにスケジュールＤＢ１４に出力
するようにしている。

【００１１】また、ユーザが実施した作業項目を第２の
データベース（例えば作業結果ＤＢ１６）に登録し、ス
ケジューラ３が第１のデータベースから当日あるいは指
定日の作業項目を抽出あるいは第１のデータベースから
当日あるいは指定日の作業項目を抽出して格納した第３
のデータベース（例えばイベントＤＢ１５）から作業項
目を抽出し、抽出した当日あるいは指定日の作業項目に
ついて、第２のデータベースを参照して遅延している作
業を判定し、遅延している作業が見つかったときに、そ
の旨をユーザに提示するようにしている。

【００１２】また、項目に対応づけて目標値を設定する
第４のデータベース（例えば目標管理ＤＢ１７）を設
け、スケジューラ３が作成したスケジュールに従い作業
した結果の実績値が、第４のデータベースに設定した目
標値の許容範囲内か判別し、許容範囲内でないと判別さ
れたときに、その旨をユーザに提示するようにしてい
る。

【００１３】また、業種毎に、文書名に対応づけて必要
な文書あるいは文書フォーマットを登録する第５のデー
タベース（例えばひな型文書ＤＢ４５）を設け、運用管
理システム４が指定された業種に対応した第５のデータ
ベースから選択された文書名に対応する文書を抽出し、
抽出した文書あるいは文書フォーマットの文書間依存関
係情報を作成して出力するようにしている。

【００１４】また、ユーザから作成した文書が修正され
た場合に、文書間依存関係情報を参照して依存関係が有
りか判別し、有りと判別された場合に、依存関係にある
文書をユーザに提示するようにしている。また、文書お
よび依存関係にある文書が修正されたときに差分情報を
保存するようにしている。

【００１５】また、文書中で複数組織で共通となる群共
通文書と、組織個別となる群個別文書を作成するように
している。また、群共通文書の修正時に、群に属する組
織に問い合わせて合意が得られたときに群共通文書の修
正を実施するようにしている。

【００１６】従って、ユーザ側の情報をサービス提供側
で管理してスケジュールを作成して文書化を図ると共に
文書化の進捗を管理などすることにより、効率的な文書
化のコンサルティングを実現することが可能となる。

【００１７】

【発明の実施の形態】次に、図１から図２４を用いて本
発明の実施の形態および動作を順次詳細に説明する。図
１は、本発明のシステム構成図（全体）を示す。

【００１８】図１において、バーチャル事務局システム
１は、プログラムに従い各種処理を行うものであって、
ここでは、複数の業種や同一企業の各事業所などの情報
を一括管理して仮想的に事務局として動作するコンピュ
ータシステムであり、スケジューラ３、運用管理システ
ム４、群管理システム５、およびＤＢ７などから構成さ
れるものである。

【００１９】スケジューラ３は、スケジュールを作成，
管理などするものである（図２から図１３を用いて後述
する）。運用管理システム４は、スケジュールに従い運
用管理などするものである（図１４から図１９を用いて
後述する）。

【００２０】群管理システム５は、文書を群共通文書お
よび群個別文書として管理などするものである（図２０
から図２４を用いて後述する）。ＤＢ７は、各種データ
ベースである（図２から図２４中の各種ＤＢ参照）。端
末１１は、ユーザが操作して各種情報を入力したりなど
する端末であって、ユーザ（組織）に配置して当該組織
の管理者が操作するものである。端末１１は、インター
ネット１２を介してバーチャル事務局システム１に接続
し、各組織の情報を当該バーチャル事務局システム１に
登録して一元管理するようにしている。

【００２１】インターネット１２は、複数ユーザの端末
１１とバーチャル事務局システム１とを相互に接続し、
各種情報の授受を行うためのネットワークの例である。
次に、図２から図１３を用いて、図１のスケジューラ３
の構成および動作を詳細に説明する。

【００２２】図２は、本発明のシステム構成図（スケジ
ューラ）を示す。ここで、端末（ユーザ）１１、端末
（コンサルタント）６、スケジューラ３は、図１の対応
する番号のものである。図２において、スケジューラ３
は、スケジュールを作成，調整、進捗管理、達成度監視
などを行うものであって、ここでは、図示のように、ス
ケジュール生成手段３１、スケジュール調整手段３２、
進捗管理手段３３、達成度監視手段３４、および各種デ
ータベース（スケジュールパターンＤＢ１３、スケジュ
ールＤＢ１４，イベントＤＢ１５、作業結果ＤＢ１６、
目標管理ＤＢ１７など）から構成されるものである。

【００２３】スケジュール生成手段３１は、スケジュー
ルを生成するものである。ここでは、端末（ユーザ）１
１からの図示のの入力情報 ・業種：建設、電気工事，設備工事など ・規模（人数など）： ・希望時期（スタート，エンドの年月日）： ・推進体制： ・その他： を入力し、スケジュールパターンＤＢ１３から該当する
業種の情報をもとにスケジュール案を作成する（図４を
用いて後述する）。

【００２４】スケジュール調整手段３２は、スケジュー
ル生成手段３１によって作成されたスケジュール案を調
整（修正）するものである。ここでは、スケジュール調
整手段３２が、スケジュール生成手段３１によって作成
されたスケジュール案をで端末（ユーザ）１１に通知
し，で確認、修正，追加の情報を受けて反映してスケ
ジュールを作成し、スケジュールＤＢ１４に格納する
（図７を用いて後述する）。

【００２５】進捗管理手段３３は、スケジュールの進捗
を監視するものである。ここでは、で当日日付けの作
業指示を端末（ユーザ）１１に通知し、でその作業結
果を作業結果ＤＢ１６に格納し、チェックリストと作業
結果ＤＢ１６とを照合し、作業期間を経過している作業
項目が見つかったときに、でアラームを端末（ユー
ザ）１１に通知、および特定イベントと遅延作業項目を
端末（コンサルタント）６に通知する（図８を用いて後
述する）。そして、端末（コンサルタント）６は、助言
や指導を端末（ユーザ）１１に通知する。

【００２６】達成度監視手段３４は、達成度を監視する
ものである。ここでは、で端末（ユーザ）１１が目標
値、実績値を目標管理ＤＢ１７に格納し、達成度監視手
段３４が実績値が目標値の範囲内か監視し、範囲外とな
ったときにアラームを○10で端末（ユーザ）１１および
端末（コンサルタント）６にそれぞれ通知する。そし
て、端末（コンサルタント）６は、助言や指導を端末
（ユーザ）１１に通知する（図１２を用いて後述す
る）。

【００２７】次に、図２の構成について、図３から図１
３を用いて順次詳細に説明する。図３は、本発明の動作
説明フローチャート（スケジュール）を示す。図３にお
いて、Ｓ１で、スケジュール情報の登録、更新を行う。
これは、既述した図２のスケジュール生成手段３１およ
びスケジュール調整手段３２が、端末（ユーザ）１１か
らの入力情報をもとにスケジュール案を作成、作成した
スケジュール案を調整（修正）し、スケジュールＤＢ１
４に登録，更新する。そして、Ｓ１を随時繰り返す。

【００２８】Ｓ２で、進捗のチェックを行う。これは、
既述した図２の進捗管理手段３３がスケジュールの進捗
を監視し、アラームを端末（ユーザ）１１に通知した
り、特定イベント、進捗アラームを端末（コンサルタン
ト）６に通知したりする。そして、Ｓ２を随時繰り返
す。

【００２９】Ｓ３で、達成度のチェックを行う。これ
は、既述した図２の達成度監視手段３４が実績値が目標
値の許容範囲外と判明したときにアラームを端末（ユー
ザ）１１および端末（コンサルタント）６に通知する。
そして、Ｓ３を随時繰り返す。以上のように、ユーザ側
の情報をサービス提供側で管理してスケジュールを作成
したり、修正したり、進捗を管理したり、実績値が目標
値の許容範囲外と判明したときにアラームを端末（ユー
ザ）１１および端末（コンサルタント）６に通知したり
することが可能となる。

【００３０】図４は、本発明の動作説明フローチャート
（スケジュール生成手段）を示す。図４において、Ｓ１
１で、ユーザが情報を入力する。これは、例えばユーザ
が端末（ユーザ）１１を操作して後述する図５の画面を
表示し図示の業種情報：設備工事、希望期間：１２月な
どを入力する。

【００３１】Ｓ１２で、ユーザ入力情報とスケジュール
パターンＤＢ１３から作業項目を選択する。例えば後述
する図６のスケジュールパターンＤＢに示すように、設
備工事用の例えば作業項目「方針案作成」を選択する。
Ｓ１３で、作業項目毎の必要日数から全体の期間を計算
（祝祭日等を除いて計算）する。これは、必要な作業項
目の日数の最大（範囲があるときは最大の範囲）の総
和，例えば１３月を計算する。

【００３２】Ｓ１４で、ユーザ希望期間内か判別する。
これは、Ｓ１３で計算した全体の期間例えば１３月が、
ユーザの希望した期間１２月内か判別する。ＹＥＳの場
合には、ユーザの希望する期間内と判明したので、Ｓ１
７に進む。一方，ＮＯの場合には、ユーザの希望する期
間内でないと判明したので、Ｓ１５に進む。

【００３３】Ｓ１５で、最短作業期間の計算や並行可能
な作業期間を計算することで全体の予定期間を変更す
る。これは、最短作業期間，例えば作業項目に要する期
間に範囲があったときは最短作業期間の総和を求め、ま
た、並行可能な作業期間があれば並行にして作業期間の
総和を求め、全体の予定期間を変更する。

【００３４】Ｓ１６で、省略可能作業を割愛することで
予定期間を変更する。Ｓ１７で、複数のスケジュール案
を作成し出力する。例えば ・最大の期間：１３月のスケジュール案 ・最小の期間：１１月のスケジュール案 ：省略可能作業を省略した期間：１２月のスケジュール
案 をそれぞれ作成して出力する。

【００３５】以上によって、ユーザが入力した入力デー
タ（業種、希望期間など）をもとにスケジュールパター
ンＤＢ１３をもとに全体の期間を計算し、ユーザの希望
期間を満たせばそのスケジュールを出力し、満たさない
ときは最短作業時間を計算，並列可能な作業期間を計
算、更に、省略可能作業を割愛して作業期間を計算し、
これら計算した作業期間のスケジュール案を作成するこ
とが可能となる。

【００３６】図５は、本発明の説明図（入力データ）を
示す。これは、既述した図４のＳ１１でユーザが端末
（ユーザ）１１の画面上から入力するときの例であっ
て、図示の下記の情報を入力する。 ・業種情報：設備工事 ・事業規模：従業員数 １００ サイト数 ５ ・ＥＭＳ構築開始時期：２０００年１１月 ・認証取得希望時期：２００１年１１月 ・推進体制：責任者１名、担当２名 ・その他： 以上のように、スケジュール案を自動作成するために必
要な情報を入力することにより、既述した図４のＳ１２
からＳ１７で複数のスケジュール案を自動的に作成する
ことが可能となる。

【００３７】図６は、本発明のスケジュールパターンＤ
Ｂ例を示す。図示のスケジュールパターンＤＢ１３は、
既述した図４のＳ１１でユーザが入力した業種（例えば
建設業の設備工事、中堅・・）に合致したパターンを選
択したものであって、作業項目に対応づけて図示の下記
の情報を登録したものである。

【００３８】 ・項目ＩＤ： ・作業項目： ・期間（日）： ・人数： ・責任者： ・先行： ・必須： ・コンサルタントへの通知（１：有り，０：無し）： ・その他： 尚、各項目の内容は下段の説明を参照。

【００３９】以上のように、検索キー（図示の建設業、
設備工事、中堅・・・）に対応づけて作業項目、期間、
人数、先行、必須、コンサルタントへの通知などを登録
することにより、ユーザの組織の情報をもとに該当検索
キーを持つパターンを自動検索し、既述した図４のＳ１
３からＳ１７によってスケジュール案を自動作成するこ
とが可能となる。

【００４０】図７は、本発明の動作説明フローチャート
（スケジュール調整）を示す。図７において、Ｓ２１
で、スケジュール案からスケジュールを端末（ユーザ）
に出力する。例えば既述した図４のＳ１７で１３月，１
２月、１１月の３つのスケジュール案をそれぞれ端末
（ユーザ）１１の画面上に表示する。

【００４１】Ｓ２２で、ユーザがスケジュール案を確
認，修正する。これは、Ｓ２１で端末（ユーザ）１１の
画面上に表示されたスケジュール案について、ユーザが
見て確認、あるいは必要に応じて修正する。例えば「方
針案作成」の期間を図６で７日から３日に修正する。

【００４２】Ｓ２３で、スケジュールの修正ありか判別
する。ＹＥＳの場合には、Ｓ２４に進む。ＮＯの場合に
は、修正なしと判明したので、Ｓ２８に進む。Ｓ２４
で、修正後のスケジュールをスケジュールパターンＤＢ
１３を用いてチェックする。これは、Ｓ２２でユーザが
方針案作成の期間を例えば「３日」に修正した場合、図
６のスケジュールパターンＤＢ１３中の方針案作成の期
間「７日」を用いてチェックする。

【００４３】Ｓ２５で、チェック結果は問題ないか判別
する。ＹＥＳの場合には、Ｓ２８に進む。ＮＯの場合に
は、Ｓ２６で問題がある内容，理由を端末（ユーザ）に
表示し、再修正もしくは強制決定を促す。これは、例え
ば、標準品数は７日です。よろしいですか。というメッ
セージを表示し、再修正あるいは強制決定を促す。

【００４４】Ｓ２７で、強制決定か判別する。ＹＥＳの
場合には、Ｓ２８に進む。ＮＯの場合には、Ｓ２４に戻
り繰り返す。Ｓ２８で、スケジュールをスケジュールＤ
Ｂ１４に出力し、イベントＤＢ１５を出力する。

【００４５】また、Ｓ２９で、更新の場合には、ユーザ
用のＤＢを表示する。Ｓ３０で、ユーザが確認・修正す
る。そして、Ｓ２３以降を実行する。以上によって、ス
ケジュール案を端末（ユーザ）１１に提示し、確認，修
正を促し、修正された場合にはスケジュールパターンＤ
Ｂ１３の内容を用いて修正内容をチェックして結果に問
題あるときは問題がある内容とその理由を端末（ユー
ザ）１１に提示して再修正あるいは強制決定を促してス
ケジュールを調整（修正）することが可能となる。

【００４６】図８は、本発明の動作説明フローチャート
（スケジュール進捗管理）を示す。図８において、Ｓ３
１で、イベントＤＢと当日日付から該当作業を抽出す
る。これは、例えば今日（１１月６日）の作業項目例え
ば「方針検討」を抽出する。Ｓ３２で、抽出した作業項
目を端末（ユーザ）に作業指示として出力する。例えば
本日は方針検討の予定日です。という作業指示を端末
（ユーザ）の画面に表示する。

【００４７】Ｓ３３で、ユーザが実施した作業は作業結
果ＤＢに登録する。例えば方針検討開始は１１月７日と
作業結果ＤＢ１６に登録する。Ｓ３４で、作業結果ＤＢ
とイベントＤＢをチェックする。例えばイベントＤＢ１
５上は１１月６日作業結果ＤＢ１６上は１１月７日とチ
ェックする。

【００４８】Ｓ３５で、作業期限を過ぎている作業項目
があるか判別する。ＹＥＳの場合には、Ｓ３６に進む。
ＮＯの場合には、Ｓ３７に進む。Ｓ３６で、遅延作業を
端末に出力する。これは、Ｓ３５のＹＥＳで作業期限を
過ぎている作業項目があると判明したので、例えば予定
の作業が終わっていません。というメッセージを端末
（ユーザ）１１の画面上に表示する。

【００４９】Ｓ３７で、スケジュールＤＢに作業実績を
登録する。Ｓ３８で、特定イベントと遅延作業を端末
（コンサルタント）へ出力する。例えば方針検討作成が
遅延していますというメッセージを端末（コンサルタン
ト）６の画面上に表示する。

【００５０】以上によって、イベントＤＢと当日日付か
ら該当作業項目（例えば「方針検討」）を抽出して端末
（ユーザ）１１の画面上に作業指示を表示し、ユーザが
実施した作業を作業結果ＤＢ１６に登録し、作業結果Ｄ
Ｂ１６とイベントＤＢ１５をチェックし、作業期限を経
過している作業項目があれば、遅延作業を端末（ユー
ザ）１１の画面上に表示すると共に端末（コンサルタン
ト）６にも表示して通知しコンサルタントの指示をユー
ザが受けたりなどすることが可能となる。

【００５１】図９は、本発明のスケジュールＤＢ例を示
す。スケジュールＤＢ１４には、図示の下記の情報を対
応づけて登録したものである。 ・項目ＩＤ： ・作業項目： ・開始予定年月日： ・完了予定年月日： ・人数： ・責任者： ・コンサルタントへの通知： ・実績開始年月日： ・実績完了年月日： ・遅延： ・その他： 以上のように、スケジュール案毎に上記項目を持つスケ
ジュールを登録する。

【００５２】図１０は、本発明のイベントＤＢ例を示
す。イベントＤＢ１５は、図示の下記の情報を対応づけ
て登録したものである。 ・年月日： ・責任者： ・担当者： ・イベント名： ・コンサルタントへの通知： ・その他： 以上のように、イベント発生毎にイベントＤＢ１５に図
示のように登録して管理することが可能となる。

【００５３】図１１は、本発明の作業結果ＤＢ例を示
す。作業結果ＤＢ１６は、図示の下記の情報を対応づけ
て登録したものである。 ・項目ＩＤ： ・作業項目： ・開始年月日： ・完了年月日： ・作業者： ・承認者： ・文書名： ・記録名： ・目標有無： ・その他： 以上のように、ユーザが実施した作業結果を登録するこ
とにより、当該作業結果ＤＢ１６と、目標値とを比較
し、作業期限を過ぎている作業項目があるかをチェック
などすることが可能となる。

【００５４】図１２は、本発明の動作説明フローチャー
ト（達成度監視）を示す。図１２において、Ｓ４１で、
目標管理ＤＢを読み、目標値と実績値をチェックする。
Ｓ４２で、実績値はあらかじめ定めた許容範囲内か判別
する。ＹＥＳの場合には、終了する。ＮＯの場合には、
Ｓ４３で端末（ユーザ）および端末（コンサルタント）
にアラームを出力し、特定の作業結果の実績値が目標値
に達していない旨をユーザおよびコンサルタントに通知
する。

【００５５】以上によって、作業の達成度を監視し、特
定の作業結果が許容範囲外となったときにアラームをユ
ーザおよびコンサルタントに自動的に通知することが可
能となる。図１３は、本発明の目標管理ＤＢ例を示す。
目標管理ＤＢ１７は、図示の下記の情報を対応づけて登
録したものである。

【００５６】 ・ＩＤ： ・目標項目： ・目標登録日： ・目標登録者： ・目標値： ・実績登録日： ・実績登録者： ・実績値： ・許容範囲： ・その他： 以上のように、目標内容を登録しておき、実績内容を順
次格納することにより、両者を比較して監視し、自動的
にアラームをユーザ，コンサルタントに通知することが
可能となる。

【００５７】図１４は、本発明のシステム構成図（運用
管理システム）を示す。ここで、端末（ユーザ）１１、
端末（コンサルタント）６、運用管理システム４は、図
１の対応する番号のものである。図１４において、運用
管理システム４は、ひな型文書を作成したり、修正した
りなどするものであって、ひな型文書生成手段４１、修
正依存関係チェック手段４２、修正手段４３、文書管理
手段４４、およびひな型文書ＤＢ４５，文書間依存関係
情報ＤＢ４６、文書差分ＤＢ４７などから構成されるも
のである。

【００５８】ひな型文書生成手段４１は、ひな型文書を
作成するものである。ここでは、端末（ユーザ）１から
の図示の入力情報 ・業種：建設、電気工事，設備工事など ・規模（人数など）： ・企業立地条件（海，山）： ・その他： を入力し、ひな型文書ＤＢ４５および文書間依存関係情
報ＤＢ４６を参照し、ひな型文書群、および文書間依存
関係情報を出力するものである。

【００５９】修正依存関係チェック手段４２は、ひな型
文書群が修正されたときに依存関係をチェックするもの
である。修正手段４３は、ひな型文書を修正などするも
のである。文書管理手段４４は、文書を管理するもので
ある。

【００６０】ひな型文書ＤＢ４５は、検索キー（例えば
建設業、設備工事、中堅・・・）などに対応するひな型
文書を登録したものである（図１６参照）。文書間依存
関係情報４６は、文書の間の依存関係の情報である（図
１７参照）。

【００６１】文書差分ＤＢ４７は、文書を修正したとき
の差分の情報である（図１９参照）。次に、図１５のフ
ローチャートの順番に従い、図１４の構成のもとで文書
を作成するときの動作を詳細に説明する。

【００６２】図１５は、本発明の動作説明フローチャー
ト（文書生成）を示す。図１５において、Ｓ５１で、ユ
ーザが情報を入力する。これは、ユーザが例えば業種と
して建設業の設備工事などの情報を入力する。Ｓ５２
で、ユーザ入力情報とひな型文書ＤＢから文書を選択
し、ひな型文書群を出力する。これは、例えば設備工事
用のひな型文書群を選択し、文書群を出力する。

【００６３】Ｓ５３で、選択したひな型文書の文書間依
存関係情報を出力する。例えば環境マニュアルの下位文
書は環境影響評価規定とした文書間依存関係情報を出力
する。以上によって、ユーザ入力情報とひな型文書ＤＢ
４５から文書を選択し、ひな型文書群および文書間依存
関係情報を出力することが可能となる。

【００６４】図１６は、本発明のひな型文書ＤＢ例を示
す。ひな型文書ＤＢ４５は、検索キー毎に図示の下記の
情報を対応づけて登録したものである。 ・文書ＩＤ： ・文書名： ・文書フォーマット： ・文書内容： ・その他： 以上のように、検索キー（業種）毎にひな型文書を登録
することにより、ユーザ入力情報で指定された業種に対
応した文書群および文書間依存関係情報を自動的に出力
することが可能となる。

【００６５】図１７は、本発明の文書間依存関係情報例
を示す。文書間依存関係情報４６は、文書群を構成する
各文書の間の依存関係（例えば環境マニュアルの下位文
書に、環境影響評価規定があるというような文書間の依
存関係）を登録したものであって、図示の下記の情報を
対応づけて登録したものである。

【００６６】 ・文書ＩＤ： ・上位文書： ・下位文書： ・関連文書： 以上のように、文書群を構成する各文書の文書間依存関
係情報を登録することにより、文書群の間の依存関係を
簡易に認識することが可能となる。

【００６７】図１８は、本発明の動作説明フローチャー
ト（修正）を示す。図１８において、Ｓ６１で、ひな型
文書群のうち修正可能な文書に関する修正を端末（ユー
ザ）から受け付ける。例えば環境目標の値を１０％から
２０％に修正する内容を受け付ける。

【００６８】Ｓ６２で、修正された文書の依存関係情報
を調べる。Ｓ６３で、依存関係情報ありか判別する。こ
れは、Ｓ６１で修正した文書について、既述した図１７
の文書間依存関係情報を調べ、下位文書，関連文書に該
当するか判別する。ＹＥＳの場合には、Ｓ６４で依存関
係情報（文書名他）を端末（ユーザ）に表示し、Ｓ６５
に進む。一方、Ｓ６３のＮＯの場合には、そのままＳ６
５に進む。

【００６９】Ｓ６５で、修正情報を文書差分ＤＢに登録
し、端末（コンサルタント）に出力する。Ｓ６６で、修
正文書をＥＭＳ文書として登録する。以上によって、ひ
な型文書群のうち修正可能な文書に関する修正をユーザ
が行うと、修正された文書について依存関係情報を調べ
て依存関係があるときはその依存関係にある文書などを
ユーザに提示して修正などを促し、一方、依存関係がな
いときは修正情報を文書差分ＤＢ４７として登録するこ
とが可能となる。

【００７０】図１９は、本発明の文書差分ＤＢ例を示
す。文書差分ＤＢ４７は、図示のように、修正文書につ
いてその差分の情報を図示の下記の項目について対応づ
けて登録する。 ・文書ＩＤ： ・文書名： ・修正年月日： ・差分情報： ・その他： 以上のように、文書を差分情報として登録することによ
り、修正情報をサイズを小さくして保存することが可能
となる。

【００７１】図２０は、本発明のシステム構成図（群管
理）を示す。ここで、端末（ユーザ）１１、端末（コン
サルタント）６、群管理システム５は、図１の対応する
番号のものである。図２０において、群管理システム５
は、幹事ＡおよびメンバＡ・・・（同じ業種の会社，組
織など）について、群共通文書および群個別文書に分け
て管理するものであって、文書生成システム５１、群登
録手段５２、文書参照手段５３、群個別文書生成・修正
手段５６、および群共通文書ＤＢ６１，群個別文書ＤＢ
（幹事用）６２、群構成ＤＢ６３，群個別文書ＤＢ（メ
ンバ用）６６、群文書差分ＤＢ６７などから構成される
ものである。

【００７２】文書生成システム５１は、端末（幹事Ａ）
などから入力，提出された文書（）を群共通の群共通
文書ＤＢ６１および幹事個別の群個別文書ＤＢ（幹事
用）６２として生成および登録するものである。例えば
後述する図２１の（ａ）の群共通文書ＤＢおよび図２１
の（ｂ）の群個別文書ＤＢとして作成し，登録するもの
である。

【００７３】群登録手段５２は、幹事などから入力のあ
った参加企業、群名称など（）を群構成ＤＢ６３に登
録などするものである。文章参照手段５３は、群共通文
書ＤＢ６１、群個別文書ＤＢ（幹事用）６２、群個別文
書ＤＢ（メンバ用）６６などを参照するものであって、
群構成ＤＢ６３を参照して組織を特定する組織特定手段
５４、リンクを選択するリンク選択手段５５などから構
成されるものである。尚、環境マネジメントシステム文
書は、文書間の関連が辿れるようになっている必要があ
り、群共通文書と群個別文書とに分かれる場合、相互の
文書の関連性を辿れるようにする。画面を操作している
ユーザがどの組織に属するかを特定する組織特定手段５
４を設ける。また、適切なリンクを選択するリンク選択
手段５５を設ける。群共通文書から群固有文書を辿る場
合には、組織特定手段５４を介して画面を操作している
ユーザの組織を特定し、その結果を用いて、リンク選択
手段５５が複数の組織の固有部分の中から、適切なリン
クを１つ選択する。例えば群共通文書の「法的要求事項
登録手順」から、群共通文書の「法的要求事項一覧記
録」を辿る際には、同じ名前の記録であっても現在のユ
ーザがどの組織に属するかによって、「法的要求事項一
覧記録」は異なる。この方法によって、適切な記録へと
辿ることができる。

【００７４】群個別文書生成・修正手段５６は、群個別
文書ＤＢ（幹事用）６２および群個別文書ＤＢ（メンバ
用）６６を作成したり、修正したりなどするものであ
る。群共通文書ＤＢ６１は、群に共通の文書を登録した
ものであって、例えば後述する図２１の（ａ）に示す内
容を持つ群に共通の文書を登録したものである。

【００７５】群個別文書ＤＢ（幹事用）６２は、幹事の
組織（会社）に個別の文書を登録したものであって、例
えば後述する図２１の（ｂ）に示す内容を持つ群個別の
幹事用の文書を登録したものである。群構成ＤＢ６３
は、群を構成する情報を管理するものであって、群共通
文書一覧６４および群個別文書一覧６５などから構成さ
れるものである。

【００７６】群共通文書一覧６４は、群共通文書の一覧
である。群個別文書一覧６５は、文個別文書の一覧であ
る。これら群共通文書一覧６４および群個別文書一覧６
５には、群ＩＤ、群名称、幹事組織、参加組織などの情
報を少なくとも持つものである。

【００７７】群個別文書ＤＢ（メンバ用）６６は、群の
メンバ個別の文書を登録したものである。群文書差分Ｄ
Ｂ６７は、群共通文書６１および群個別文書６２．６６
の差分の文書を登録したものである。

【００７８】以上のように、ある業種に属する幹事およ
びメンバに関する文書について群としてまとめ、そのう
ちの共通する部分を群共通文書ＤＢ６１とし、幹事やメ
ンバに個別の文書を群個別文書として登録、管理するこ
とにより、群全体の文書のサイズを小さくし、群共通文
書ＤＢを簡易に修正し、かつ幹事やメンバに個別の文書
は群個別文書ＤＢとして作成，修正し、全体を効率的に
作成，修正することが可能となる。

【００７９】図２１は、本発明の群文書例を示す。図２
１の（ａ）は、群共通文書ＤＢ例を示す。群共通文書Ｄ
Ｂ６１は、図２０の群共通文書ＤＢ６１であって、図示
の下記の情報を対応づけて登録したものであり、郡に属
する組織（会社など）に共通の文書を登録したものであ
る。

【００８０】 ・Ｎｏ．： ・文書名： 以上のように、群に共通の文書を群共通文書ＤＢ６１と
して登録することにより、群で共通する文書を簡易に一
元管理することが可能となる。

【００８１】図２１の（ｂ）は、群個別文書ＤＢ例を示
す。群個別文書ＤＢ６２，６６は、図２０の群個別文書
ＤＢ（幹事用）６１、群個別文書ＤＢ（メンバ用）６６
であって、図示の下記の情報を対応づけて登録したもの
であり、郡に属するメンバに個別の文書を登録したもの
である。

【００８２】 ・Ｎｏ．： ・文書名： 以上のように、群に属するメンバに個別の文書を群個別
文書ＤＢ６２，６６として登録することにより、群に属
するメンバに個別の文書を簡易に個別に管理することが
可能となる。

【００８３】図２２は、本発明の文書（群管理）例を示
す。これは、図２０および図２１で説明した各種文書を
階層構造で管理する例であって、図示の下記のように階
層構造で全体を管理する。 ・群構成ＤＢ： ・群構成情報： ・群ＩＤ： ・群共通文書： ・群個別文書： ・・・ ・群共通文書一覧： ・環境マネジメントマニュアルの所在情報： ・環境方針等既定の所在情報： ・群個別文書一覧（幹事用）： ・排水処理運転手順書の所在情報： ・ＰＣＢ保管状況確認手順書の所在情報： ・・・ ・群個別文書一覧（メンバ１）： ・排水処理運転手順書の所在情報： ・ＰＣＢ保管状況確認手順書の所在情報： ・・・ ・群個別文書一覧（メンバｎ）： ・排水処理運転手順書の所在情報： ・ＰＣＢ保管状況確認手順書の所在情報： 以上のように、群に関係する文書一覧などの情報を群構
成ＤＢ６３で一元管理する。

【００８４】図２３は、本発明のシステム構成図（群管
理）を示す。ここで、端末（ユーザ）１１、端末（コン
サルタント）６，群管理システム５は、図１の対応する
番号のものである。図２３において、群管理システム５
は、ここでは、群共通文書ＤＢ６１の内容を全てのメン
バに通知して合意したときに修正したりなどするもので
あって、共通文書改訂手段７１、および群共通文書ＤＢ
６１。改訂合意形成ＤＢ７２，改訂履歴ＤＢ７３などか
ら構成されるものである。

【００８５】共通文書改訂手段７１は、群共通文書ＤＢ
６１の内容を改訂しようとした場合に、各メンバの端末
１１に改訂内容を通知し、その合意の返答を改訂合意形
成ＤＢ７２に登録し、全てのメンバから合意が得られた
ときに群共通文書ＤＢ６１の内容を改訂すると共に、改
訂履歴ＤＢ７３に改訂内容（改訂前と改訂後の内容、改
訂日時など）を保存するものである。

【００８６】群共通文書ＤＢ６１は、群共通の文書を登
録したものである。改訂合意形成ＤＢ７２は、改訂内
容、および改訂について合意あるいは不合意の旨など各
メンバに対応づけて登録するものである。改訂履歴ＤＢ
７３は、群共通文書ＤＢ６１の改訂履歴（改訂毎の内
容，改訂後の内容，改訂日時などの履歴）を保存したも
のである。

【００８７】以上のように、群共通文書ＤＢ６１の内容
を改訂する場合には、全メンバの合意を得た後に改訂す
ると共にその改訂履歴を保存することにより、群に属す
るメンバの全員に共通の群共通文書ＤＢ６１について確
実に各メンバの合意のもとで改訂することが可能とな
る。これにより、各組織から幹事組織への改訂要求は、
改訂合意形成ＤＢ７２に登録する。この改訂合意形成Ｄ
Ｂ７２は、全ての組織（メンバ）から参照と登録ができ
る。１つの改訂要求に対し、全ての組織の意見を登録
し、改訂に関して全組織の合意が得られた場合に限り、
郡共通文書ＤＢ６１の内容を改訂すると共に、改訂合意
形成ＤＢ７２の合意形式に至る履歴を改訂記録として転
記する。

【００８８】図２４は、本発明の群管理システム例を示
す。ここでは、図２０から図２３で既述した構成をまと
めたものであって、図示の下記の手段およびＤＢから構
成されるものである。 ・群登録手段５２ ・文書参照手段５３ ・群個別文書生成・修正手段５６ ・共通文書改訂手段７１ ・群共通文書ＤＢ６１ ・群個別文書ＤＢ（幹事用）６２ ・群構成ＤＢ６３ ・群個別文書ＤＢ（メンバ用）６６ ・群文書差分ＤＢ６７ ・改訂合意形成ＤＢ７２ ・改訂履歴ＤＢ７３ 尚、本実施例では、各組織の情報を全てバーチャル事務
局システム１で共通の群共通文書ＤＢ６１と、個別の群
個別文書ＤＢ６２，６６として管理しており、郡個別文
書ＤＢ６２，６６は各メンバで独自に登録、修正などの
管理ができる。一方、群共通文書ＤＢ６１は幹事組織が
管理している（図２３およびその説明参照）。環境マネ
ジメントシステム文書は、全ての場所で関連文書の最新
版が利用でき、廃止文書はすべての発行部署および使用
部署ですみやかに撤去されることが要求されている。個
々の組織で管理する郡個別文書６２，６６については容
易であるが、幹事組織が管理する群共通文書ＤＢ６１に
ついては容易でない。これを解決する他の手法として、
群共通文書ＤＢ６１をバーチャル事務局システム１で一
元管理し、組織の全員の合意が得られたときに改訂する
（本願実施例の図２１とその説明参照）。この代わり
に、各組織に群共通文書ＤＢ６１を持たせネットワーク
を介して合意内容を送信して一致化をリアルタイムに図
るようにしてもよい。この場合には、群共通文書ＤＢ６
１および群個別文書ＤＢ６２，６６を各メンバが自己の
システム内にもつか、あるいはバーチャル事務局システ
ム１内に持たせるかは任意に設定し、それに応じて群共
通文書ＤＢ６１についてはリアルタイムに一致化を図れ
ばよい。

【００８９】

【発明の効果】以上説明したように、本発明によれば、
ユーザ側の情報をサービス提供側で管理してスケジュー
ルを作成して文書化を図ると共に文書化の進捗を管理な
どする構成を採用しているため、効率的な文書化のコン
サルティングを実現することが可能となる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明のシステム構成図（全体）である。

【図２】本発明のシステム構成図（スケジューラ）であ
る。

【図３】本発明の動作説明フローチャート（スケジュー
ラ）である。

【図４】本発明の動作説明フローチャート（スケジュー
ル生成）である。

【図５】本発明の説明図（入力データ）ある。

【図６】本発明のスケジュールパターンＤＢ例である。

【図７】本発明の動作説明フローチャート（スケジュー
ル調整）である。

【図８】本発明の動作説明フローチャート（スケジュー
ル進捗管理）である。

【図９】本発明のスケジュールＤＢ例である。

【図１０】本発明のイベントＤＢ例である。

【図１１】本発明の作業結果ＤＢ例である。

【図１２】本発明の動作説明フローチャート（達成度監
視）である。

【図１３】本発明の目標管理ＤＢ例である。

【図１４】本発明のシステム構成図（運用管理）であ
る。

【図１５】本発明の動作説明フローチャート（文書生
成）である。

【図１６】本発明のひな型文書ＤＢ例である。

【図１７】本発明の文書間依存関係情報例である。

【図１８】本発明の動作説明フローチャート（修正）で
ある。

【図１９】本発明の文書差分ＤＢ例である。

【図２０】本発明のシステム構成図（群管理）である。

【図２１】本発明の群文書ＤＢ例である。

【図２２】本発明の文書（群管理）例である。

【図２３】本発明のシステム構成図（群管理）である。

【図２４】本発明の群管理システム例である。

【符号の説明】

１：バーチャル事務局システム ３：スケジューラ ３１：スケジュール生成手段 ３２：スケジュール調整手段 ３３：進捗管理手段 ３４：達成度監視手段 ４：運用管理システム ４１：ひな型文書生成手段 ４２：修正依存関係チェック手段 ４３：修正手段 ４４：文書管理手段 ４５：ひな型文書ＤＢ ４６：文書間依存関係情報 ４７：文書差分ＤＢ ５：群管理システム ５１：文書生成システム ５２：群登録手段 ５３：文書参照手段 ５４：組織特定手段 ５５：リンク選択手段 ５６：群個別文書生成・修正手段 ６：端末（コンサルタント） ６１：群共通文書ＤＢ ６２：群個別文書ＤＢ（幹事用） ６３：群構成ＤＢ ６４：群共通文書一覧 ６５：群個別文書一覧 ６６：群個別文書ＤＢ（メンバ用） ６７：群文書差分ＤＢ １１：端末（ユーザ） １３：スケジュールパターンＤＢ １４：スケジュールＤＢ １５：イベントＤＢ １６：作業結果ＤＢ １７：目標管理ＤＢ ７１：共通文書改訂手段 ７２：改訂合意形成ＤＢ ７３：改訂履歴ＤＢ

フロントページの続き (51)Int.Cl.⁷ 識別記号 ＦＩ テーマコート゛(参考） Ｇ０６Ｆ 17/21 ５７０ Ｇ０６Ｆ 17/21 ５７０Ｌ (71)出願人 000005108 株式会社日立製作所 東京都千代田区神田駿河台四丁目６番地 (72)発明者 山森 博史 神奈川県川崎市中原区上小田中４丁目１番 １号 富士通株式会社内 (72)発明者 住谷 壽美 神奈川県川崎市中原区上小田中４丁目１番 １号 富士通株式会社内 (72)発明者 串間 洋 神奈川県川崎市中原区上小田中４丁目１番 １号 富士通株式会社内 (72)発明者 川野 昭彦 神奈川県川崎市中原区上小田中４丁目１番 １号 富士通株式会社内 (72)発明者 小笠原 均郎 東京都港区芝浦一丁目２番３号 清水建設 株式会社内 (72)発明者 岡崎 真澄 東京都港区芝浦一丁目２番３号 清水建設 株式会社内 (72)発明者 浅川 玲 東京都港区芝浦一丁目２番３号 清水建設 株式会社内 (72)発明者 福島 哲郎 東京都港区赤坂二丁目２番19号 株式会社 日本環境認証機構内 (72)発明者 柴宮 智信 東京都港区赤坂二丁目２番19号 株式会社 日本環境認証機構内 (72)発明者 岡 光宣 東京都港区赤坂二丁目２番19号 株式会社 日本環境認証機構内 (72)発明者 市川 芳明 神奈川県川崎市幸区鹿島田890 株式会社 日立製作所産業システム事業部内 (72)発明者 横山 彰 神奈川県川崎市幸区鹿島田890 株式会社 日立製作所産業システム事業部内 (72)発明者 関根 昭 茨城県日立市大みか町五丁目２番１号 株 式会社日立製作所大みか事業所内 Ｆターム(参考） 5B009 NA07 RB02 TA11 VA07 VA09 VC01 5B049 BB00 BB05 BB07 CC02 CC21 CC32 DD01 DD05 EE05 FF03 FF04 FF09 GG04 GG07

Claims (10)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】作業を行う項目のスケジュールの作成、管
   理を行なうスケジュール管理方法であって、 業種毎に、作業項目に対応づけて必要な期間あるいは期
   間の範囲を登録する第１のデータベースを設け、 指定された業種に対応した上記第１のデータベースの作
   業項目あるいはその中から選択された作業項目の各期間
   あるいは期間の範囲をもとに最大期間あるいは最小期間
   あるいは必要に応じて省略可能な作業項目を省略した期
   間を持つ、ユーザの希望期間を満たすスケジュールを作
   成するステップを有するスケジュール管理方法。
2. 【請求項２】上記作成したスケジュールについて、ユー
   ザが修正した場合に、上記第１のデータベースを参照し
   て期間あるいは期間の範囲内にあるかチェックし、範囲
   外のときにその旨をユーザに通知して再修正を促し、一
   方、範囲内のときにユーザが修正したものをスケジュー
   ルとするステップを有する請求項１記載のスケジュール
   管理方法。
3. 【請求項３】ユーザが実施した作業項目を第２のデータ
   ベースに登録するステップと、 上記第１のデータベースから当日あるいは指定日の作業
   項目を抽出、あるいは上記第１のデータベースから当日
   あるいは指定日の作業項目を抽出して格納した第３のデ
   ータベースから作業項目を抽出するステップと、 上記抽出した当日あるいは指定日の作業項目について、
   上記第２のデータベースを参照して遅延している作業を
   判定するステップと、 上記遅延している作業が見つかったときに、その旨をユ
   ーザに通知するステップとを有する請求項１あるいは請
   求項２記載のスケジュール管理方法。
4. 【請求項４】項目に対応づけて目標値を設定する第４の
   データベースを設け、 上記作成したスケジュールに従い作業した結果の実績値
   が、上記第４のデータベースに設定した目標値の許容範
   囲内か判別するステップと、 上記許容範囲内でないと判別されたときに、その旨をユ
   ーザに通知するステップとを有する請求項１から請求項
   ３のいずれかに記載のスケジュール管理方法。
5. 【請求項５】業種毎に、文書名に対応づけて必要な文書
   あるいは文書フォーマットを登録する第５のデータベー
   スを設け、 指定された業種に対応した上記第５のデータベースから
   選択された文書名に対応する文書を抽出するステップ
   と、 上記抽出した文書あるいは文書フォーマットの文書間依
   存関係情報を作成して出力するステップとを有するスケ
   ジュール管理方法。
6. 【請求項６】ユーザから上記作成した文書が修正された
   場合に、上記文書間依存関係情報を参照して依存関係が
   有りか判別するステップと、 上記依存関係が有りと判別された場合に、依存関係にあ
   る文書をユーザに提示するステップとを有する請求項５
   記載のスケジュール管理方法。
7. 【請求項７】上記文書および依存関係にある文書が修正
   されたときに差分情報を保存することを特徴とする請求
   項６記載のスケジュール管理方法。
8. 【請求項８】上記文書中で複数組織で共通となる群共通
   文書と、組織個別となる群個別文書を作成するステップ
   を有する請求項５から請求項７のいずれかに記載のスケ
   ジュール管理方法。
9. 【請求項９】上記群共通文書の修正時に、当該群に属す
   る組織に問い合わせて合意が得られたときに当該群共通
   文書の修正を実施するステップを有する請求項８記載の
   スケジュール管理方法。
10. 【請求項１０】業種毎に、作業項目に対応づけて必要な
    期間あるいは期間の範囲を第１のデータベースに登録す
    るプログラムと、 指定された業種に対応した上記第１のデータベースの作
    業項目あるいはその中から選択された作業項目の各期間
    あるいは期間の範囲をもとに最大期間あるいは最小期間
    あるいは必要に応じて省略可能な作業項目を省略した期
    間を持つ、ユーザの希望期間を満たすスケジュールを作
    成するプログラムとを有するコンピュータ読取可能な記
    録媒体。