JP2001216222A - ワークフロー管理システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】個人情報がシステムに管理されていない者を、
承認者／閲覧者としてワークフローに組み込むことが可
能なワークフロー管理システムを提供する。 【解決手段】申請者はワークフロー管理コンピュータ１
上の申請文書作成手段１１により文書を作成し、管理内
の承認者や閲覧者の連絡先はＩＤ、管理外の承認者や閲
覧者はメールアドレスを指定する。承認，参照パスワー
ド設定手段１２は連絡先ＩＤに設定されているパスワー
ドを追記し、文書ＩＤ（一貫番号）を付して申請文書管
理データベースＤ２に登録する。連絡者判定手段１３は
新規登録された文書の連絡先指定がメールアドレスの場
合、パスワード連絡メール作成・発行手段１４を起動し
て文書ＩＤ専用の承認用／閲覧用パスワードを発行し、
管理外のユーザに承認／閲覧依頼の電子メールを発行す
る。このメールを受けた管理外ユーザは、文書ＩＤとパ
スワードを入力してアクセスする。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明はワークフロー管理シ
ステムに関する。

【０００２】

【従来の技術】作成文書を電子メールで回覧し、承認や
閲覧等を求めるワークフロー処理の管理システムは、部
外者の侵入による情報漏洩を防止するセキュリティ対策
が必須となる。このため、システムに個人情報（ＩＤや
パスワード）を登録してある利用者に対してのみアクセ
スを許可して、承認や参照のための文書の公開を行って
いる。たとえば、特開平10−177603号のワークフロー処
理では承認者を判断する方式の記載がある。また、承認
者以外からの承認行為を防止する方法として、電子メー
ルに承認を必要とする電子文書を添付し、承認者に直接
送付する方式が知られている。また、予定外の回覧方式
として、特開平11−220491号では予め登録されている代
行者リストの中から指定する方式の記載がある。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】上記従来技術で、新し
く承認者や閲覧者を指定する場合には必ずユーザ登録が
必要となり、システム管理者の作業の増大と登録手続に
伴ってワークフローが遅延するという問題がある。特
に、登録承認者が不在や移動の場合に、一時的に代行す
る承認者の登録や削除の作業が頻発するが、この間、申
請文書の承認が遅れてしまう。また、直接の関係者でな
い部外の専門家へも回覧して意見を求めたいような場
合、その登録手続に多大な手間と時間を要することが多
い。しかし、このような専門家への回覧の必要は一時的
なもので、用済み後は直ちに登録抹消を行わなければワ
ークフローの停滞を招くことが多く、また、セキュリテ
ィ上からも好ましくない。

【０００４】一方、電子メールに添付して文書を承認者
に直接送付する方法では、どの段階まで承認が行われた
かを申請者や閲覧者から認識できないため、ワークフロ
ーのオンライン管理が適切にできないとういう問題があ
る。また、単純に電子メールアドレスを使った連絡では
アドレスが不正だった場合、連絡が届かずにワークフロ
ーが停滞するという問題がある。

【０００５】本発明の目的は、システムが事前に個人情
報を登録していない者に対しても、文書の承認者、ある
いは文書内容や承認状況の確認をできる閲覧者として、
簡単にワークフローに組み込むことができる柔軟なワー
クフロー管理システムを提供することにある。また、管
理外の者をワークフローに組み込んだ場合でも、セキュ
リティを確保でき、あるいはワークフローの停滞を防止
できるワークフロー管理システムを提供することにあ
る。

【０００６】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するに
は、ワークフロー管理システムに個人情報を登録してい
ない管理外利用者を、個人情報を登録してある管理内利
用者と同様に申請文書を回覧して承認や閲覧を可能にす
るために、特別にアクセスを許可するしくみが必要にな
る。

【０００７】本発明は、電子文書の回覧先に管理外利用
者が指定された場合、電子メールによってパスワードを
連絡し、そのパスワードを用いることで電子文書に対す
る承認や閲覧を可能にしている。なお、本発明でいう電
子文書にはテキストはもちろんであるが、図面であって
もよい。

【０００８】すなわち、本発明のワークフロー管理シス
テムは、電子文書を管理し、回覧者を指定して前記電子
文書の承認または閲覧を依頼する電子メールを発行し、
該メールを受信した回覧者がネットワークを介して前記
電子文書にアクセスして依頼の作業を処理するものであ
って、システム利用者の少なくとも個人名称（ＩＤ）、
電子メールアドレス、個人パスワードを管理する個人情
報管理データベースと、前記電子文書の作成と作成文書
の承認者または閲覧者を指定する文書作成手段と、作成
した電子文書に文書ＩＤを付与して蓄積・管理する電子
文書管理データベースと、前記文書作成手段により指定
された承認者または閲覧者がシステムに管理されている
管理内利用者か否かを判定し、管理外利用者の場合は作
業の依頼とアクセスを許可するパスワードを記載した電
子メールを発行、管理する回覧者連絡メール発行手段を
設けたことを特徴とする。

【０００９】本発明のシステムは、前記管理外利用者か
ら提示されるパスワードを、前記回覧者連絡メール発行
手段が管理しているパスワードと一致している場合に、
当該管理外利用者のアクセスを許可する回覧者判定手段
を設けたことを特徴とする。

【００１０】本発明で、前記管理内利用者である承認者
または閲覧者は個人名称（ＩＤ）で、前記管理外利用者
は電子メールアドレスで指定される。従って、電子メー
ルアドレスによる指定は管理外利用者と判定される。

【００１１】また、前記管理外利用者に対して、文書Ｉ
Ｄ（文書一貫番号）と対応した承認用または参照用のパ
スワードが発行されるので、アクセスの許可範囲が文書
一貫番号の文書に限られる。さらに、前記パスワードを
記載した電子メールの発行とともに、予め定めたチエッ
ク者に前記電子メールアドレスを含めて同報するので、
文書の作成者が不正にパスワードを連絡することを抑止
できる。

【００１２】さらに、前記未管理内利用者に対し前記パ
スワードを記載した電子メールの発行後に返送されてく
るエラーメールを監視し、アドレスミスによるエラーが
生じた場合、前記電子文書の作成者にその旨を通知す
る。これにより、ワークフローの停滞を防止できる。

【００１３】

【発明の実施の形態】以下、本発明の実施の形態を詳細
に説明する。図１は本発明の一実施例を示すワークフロ
ー管理システムの構成図である。申請者はパーソナルコ
ンピュター２からワークフロー管理コンピュータ１にネ
ットワークを介して接続し、文書生成部で承認や閲覧を
必要とする文書を参照可能な電子文書として生成し、文
書管理データベースへ文書ＩＤ（一貫番号）を付して格
納する。文書生成部で新規文書へ承認者，閲覧者を指定
する際に、システムが個人情報を管理している承認者，
閲覧者（以下、管理内回覧者）以外に、非登録の承認
者，閲覧者（以下、管理外回覧者）の指定も可能とす
る。

【００１４】管理外回覧者の指定がある場合、回覧者連
絡メール発行部は文書ＩＤ毎に承認または閲覧を許可す
るパスワードを自動設定して管理する。さらに、電子メ
ールを用いて承認／参照依頼の文面とともに文書を承認
／参照するためのパスワードを連絡する。メールを受信
した管理外回覧者は、パーソナルコンピュータ５，６か
らパスワードを入力してワークフロー管理コンピュータ
１にアクセスする。回覧者判定部は受信したパスワード
と管理しているパスワードを照合し、一致する場合に承
認／参照を許可する。つまり、文書を当該管理外回覧者
へ公開（表示）する。なお、管理内回覧者に対しては承
認／参照依頼の連絡メールが発行され、回覧者は各自に
予め与えられている個人パスワードを入力してアクセス
する。

【００１５】これにより、システムが個人情報を管理し
ていない者を承認者／閲覧者として、申請者の操作のみ
で簡単にワークフローに組み込むことができ、緊急また
は一時的な承認者や閲覧者の追加が柔軟に行え、新規登
録が必要ないのでワークフローの遅延もない。また、管
理外閲覧者へのパスワードは文書番号毎に限定して発行
されるので、万一、当該文書が外部へ漏洩した場合にも
被害を最小限に留めることができる。

【００１６】以下、本発明の実施の形態を更に詳細に説
明する。図１のワークフロー管理システムで、パーソナ
ルコンピュター２はシステム本体で、システム利用者の
個人名称（ＩＤ）、個人パスワード、メールアドレス等
を登録する個人情報管理データベースＤ１と、申請文書
管理データベースＤ２と、申請文書作成手段１１と、文
書専用の承認用／参照用パスワードを設定する参照パス
ワード設定手段１２と、上記回覧者連絡メール発行部に
含まれる連絡先判定手段１３、パスワード連絡メール作
成・発行手段１４、通常連絡メール作成・発行手段１５
及び管理外承認者，閲覧者へのメール発信管理データベ
ースＤ３と、上記回覧者判定部に含まれるアクセス者判
定手段１７及び承認，参照パスワード照合手段１８を設
けている。なお、上記回覧者連絡メール発行部には上記
参照パスワード設定手段１２が含まれてもよい。

【００１７】さらに、本実施例ではセキュリティを向上
するためのチエック者連絡手段１４’や、ワークフロー
の停滞を回避するワークフロー停滞防止手段１６も付加
されている。これら各手段は図示を省略している制御手
段（ＣＰＵ）によっ制御されている。

【００１８】以下、本システムの動作を説明する。図２
は、申請文書生成の動作を説明するフローチャートであ
る。申請文書作成手段１は申請者名称欄、少なくとも１
つの承認者名称欄、少なくとも１つの閲覧者名称欄、参
照用パスワード欄、承認用パスワード欄、文書一貫番号
欄、申請内容欄、各承認者名称欄毎の連絡メール発行判
定フラグ、閲覧者用の連絡メール発行判定フラグ、各承
認者名称欄毎の承認結果記載欄および承認者欄に承認実
施日、実施者名を記録する機能もつ承認ボタンとを持つ
申請文書シートを生成する（ｓ１０１）。

【００１９】新規申請文書シートは申請者のディスプレ
イに表示され、申請内容及び承認者、閲覧者の入力を受
け付けて、申請文書を生成する（ｓ１０２〜ｓ１０
４）。承認者，閲覧者の入力は予め定めたデフォルト、
あるいはデータベースＤ１にある管理内利用者の一覧か
ら選択形式の指定、または直接、承認者／閲覧者のＩＤ
を入力して指定が行える。管理外利用者を指定する場合
は、申請者はその承認者，閲覧者の電子メールアドレス
を直接入力する。

【００２０】次に、申請者からの申請文書登録指示で、
申請文書をシステム内で管理する文書一貫番号を１繰り
上げて申請文書に記載し（ｓ１０５）、申請文書管理デ
ータベースＤ２に登録する。その際、申請文書の承認者
欄、閲覧者欄に電子メールアドレスが記載されている場
合は、承認，参照パスワード設定手段１２が起動され、
当該文書専用のパスワードを設定してデータベースＤ２
に登録する。

【００２１】図３は承認，参照パスワード設定の動作を
説明するフローチャートである。まず、申請文書の参照
の許可／不許可を判別する参照用パスワードを生成し
（ｓ１１１）、生成したパスワードを申請文書の参照用
パスワード欄に記載する（ｓ１１２）。更に、申請文書
内の参照用パスワード設定欄を文面上から隠すため、同
欄に非表示属性を設定する（ｓ１１３）。即ち、申請文
書の表示処理で参照用パスワード欄は表示しないようフ
ラグによる操作を行う。同様に、承認用のパスワードを
生成し、承認用パスワード設定欄に記載し、同欄を非表
示にする（ｓ１１４〜ｓ１１６）。

【００２２】図４は連絡先判定手段の動作を説明するフ
ローチャートである。連絡先判定手段１３はシステム稼
動中は適時起動し処理を繰り返す。まず、新規登録され
た申請文書、つまり申請文書の中で連絡メール発行判定
フラグが未発行状態のものを１件抽出し（ｓ１２１）、
申請文書内の承認履歴情報を参照し、連絡相手を特定す
る（ｓ１２２）。

【００２３】次に、特定した連絡相手の名称が電子メー
ルアドレスで記載されている場合は、管理外回覧者への
連絡と判定され、上述のパスワード連絡メール作成・発
行手段１４が起動される。

【００２４】電子メールアドレスでない場合は、管理内
回覧者への連絡と判定され、通常連絡メール作成・発行
手段１５が起動される（ｓ１２３）。連絡先判定手段１
３による処理は、連絡メール発行判定フラグが未発行の
申請文書の全てについて、繰り返し実行される。

【００２５】図５はパスワード連絡メール作成・発行手
段の動作を説明するフローチャートである。連絡相手が
管理外回覧者の場合パスワード連絡メール作成・発行手
段１４が起動され、まず、連絡メールを発行する申請文
書の記載情報のうち文書一貫番号を抽出する（ｓ１３
１）。ここでは、文書一貫番号が文書ＩＤとして用いら
れている。

【００２６】次に、連絡先が承認者か閲覧者かを確認す
る（ｓ１３２）。連絡先が承認者の場合は、申請文書の
記載情報のうち承認用パスワードと該当承認者の電子メ
ールアドレスをそれぞれ抽出する（ｓ１３３，ｓ１３
４）。次に、承認依頼の文章、申請文書の一貫番号、承
認用パスワードを電子メールの本文に記載し（ｓ１３
５）、電子メールの宛先欄に承認者の電子メールアドレ
スを記載して、電子メールを発行する（ｓ１３６）。メ
ールはメールサーバ８を介して承認者のパーソナルコン
ピュータ６に配送される。

【００２７】パスワード連絡メールの発行履歴は管理デ
ータベースＤ３で管理する。すなわち、管理データベー
スＤ３へ文書一貫番号、承認者の電子メールアドレスを
登録する。その際、すでに同じ文書一貫番号の管理デー
タが存在している場合は、承認者の電子メールアドレス
を今回のものに更新する（ｓ１３７）。また、パスワー
ド連絡メール送信先である管理外承認者が複数いる場合
は、それぞれについて情報を登録する。

【００２８】一方、連絡先が閲覧者の場合は、申請文書
の記載情報のうち参照用パスワードを抽出する（ｓ１３
８）。更に、申請文書の記載情報内の閲覧者名のうち、
電子メールアドレスで記載されているものを全て抽出す
る（ｓ１３９）。そして、参照案内の文章、申請文書の
一貫番号（文書ＩＤ）、参照用パスワードを電子メール
の本文に記載する（ｓ１４０）。

【００２９】次に、電子メールの宛先欄に抽出した閲覧
者の電子メールアドレスを全て記載して、電子メールを
発行する（ｓ１４１）。メールはメールサーバ７を介し
て閲覧者のパーソナルコンピュータ５に配送される。承
認者の場合と同様に、管理データベースＤ３へ文書一貫
番号と閲覧者の電子メールアドレスを登録する。その
際、パスワード連絡メール送信先である閲覧者が複数い
る場合はそれぞれについて情報を登録する（ｓ１４
２）。

【００３０】これにより、管理外の承認者／閲覧者へは
文書ＩＤ毎に限定して承認／参照を許可するパスワード
が発行され、かつ、前回設定値のパスワードは無効とさ
れるので、管理外への不必要な情報流出を防止できる。
なお、管理外回覧者へのパスワードを連絡して一定期間
経過後、そのパスワードによるアクセスを不許可にする
ようにしてもよい。

【００３１】さらに、本実施例では、申請者が管理外へ
意図的に情報流出を行うことを抑制するために、管理外
連絡メールのチエック手段１４’を設けている。チエッ
ク手段１４’は管理外への連絡メールが発行されると、
システムが予め設定したチェック者（例えば、システム
管理者、第１番目の承認者または第１番目の閲覧者な
ど）に同報連絡する。これにより、チエック者は管理外
回覧者へのパスワードを発行と同時に監視可能となるの
で、申請者の不正行為が抑止できる。

【００３２】一方、管理内回覧者への連絡の場合は、通
常連絡メール作成・発行手段１５がＩＤをキーにして個
人情報管理データベースＤ１を参照し、当該ＩＤに記録
されている電子メールアドレスを抽出する。そして、連
絡メールの本文に件名、承認／参照依頼の文章を記載
し、メールの宛先欄に連絡者のメールアドレスを記載し
て、電子メールを発行する。

【００３３】図６は管理外回覧者と管理内回覧者への連
絡メールの一例である。（ａ）は管理外承認者への承認
依頼用の連絡メール、（ｂ）は管理内承認者への連絡メ
ールの一例である。管理外回覧者には、承認案内の文書
（図示の××××は件名）、申請文書の一貫番号である
文書ＩＤと該文書の承認を許可するパスワードが連絡さ
れる。同様に、（ｃ）は管理外閲覧者への参照依頼用の
連絡メール、（ｄ）は管理内閲覧者への連絡メールの一
例である。なお、管理内回覧者には、申請文書の一貫番
号（文書ＩＤ）も通知した方がよい。

【００３４】ところで、電子メールアドレスを使った連
絡ではアドレスが不正だった場合、ワークフローが停滞
する。本実施例では不正メールを監視し、発生した場合
に申請者に速やかに連絡してワークフローの停滞を回避
する。

【００３５】図７はワークフロー停滞防止手段の動作を
説明するフローチャートである。ワークフロー停滞防止
手段１６はシステム稼動中は適時、例えば周期的に起動
して処理を繰り返す。まず、本システムが受信するメー
ルボックスにメールがあれば一件抽出する（ｓ１５
１）。メールタイトル若しくはメール本文中に、“unkn
own”の文字列があるかを検索し、アドレス不正による
エラーメールか判定する（ｓ１５２）。

【００３６】エラーメールの場合、管理データベースＤ
３に登録されているメールアドレスが調査中のメールの
本文中にあるか全文チェックする（ｓ１５３）。該当す
るメールアドレスが検索されなければ、処理を終了す
る。

【００３７】本文中から登録されているメールアドレス
が検索された場合、そのアドレスと対で登録されている
文書一貫番号を抽出し（ｓ１５４）、抽出した文書一貫
番号をキーにして文書管理データベースＤ２から申請文
書を抽出する（ｓ１５５）。そして、抽出した申請文書
から申請者名を抽出し、その名称から個人管理データベ
ースＤ１内の該当者の電子メールアドレスを抽出する。
抽出した電子メールアドレスと不正メールアドレスを記
載した本文とを用いて、申請者へメールアドレスの不正
を連絡する（ｓ１５６）。最後に、該当のエラーメール
をメールボックスから削除する（ｓ１５７）。

【００３８】以上により、本システムが申請文書の作成
に伴い、管理内及び管理外の承認者・閲覧者への連絡メ
ール発行の動作を説明した。次に、連絡を受けた管理内
及び管理外回覧者からのアクセスと、それに対応するシ
ステム動作を説明する。

【００３９】図８はアクセス者判定手段の動作を説明す
るフローチャートである。承認者，閲覧者はパーソナル
コンピュータ３，４、又は５，６からワークフローコン
ピュータ１に文書回覧（承認／閲覧）を指定してアクセ
スする。ワークフローコンピュータ１は文書回覧のアク
セスに対し、アクセス者判定手段を起動する。アクセス
者判定手段には図１の管理外判定手段１７、承認，参照
パスワード照合手段１８及びユーザＩＤ照合手段が含ま
れる。

【００４０】図９は、利用者のアクセスに応答するシス
テムの問い合わせ画面、つまりユーザの入力画面を示
す。アクセス者判定手段は、（ａ）の初期画面でユーザ
区分（システム登録ユーザ／システム未登録ユーザ）の
問合せを行い、回答を取り込む（ｓ１６１）。取り込ん
だ区分を判定する（ｓ１６２）。登録ユーザなら、
（ｂ）の画面でユーザＩＤとパスワードを問合せ、回答
を取り込む（ｓ１６３）。そして、取り込んだユーザＩ
Ｄとパスワードを個人情報管理データベースＤ１が管理
する情報と照合する。ユーザＩＤとパスワードが一致す
る場合、申請文書管理データベースＤ２の閲覧／承認を
許可する。不一致の場合、エラーメッセージを表示し
て、処理を終了する（ｓ１６４）。

【００４１】一方、未登録ユーザの場合は、（ｃ）の画
面で文書ＩＤ（文書一貫番号）とパスワードを問合せ、
回答を取り込む（ｓ１６５）。取り込んだ文書番号とパ
スワードを、管理データベースＤ３が管理する情報と照
合し、一致する場合は該当文書番号の文書への閲覧／承
認を許可する。不一致の場合、エラーメッセージを表示
して、処理を終了する（ｓ１６６）。

【００４２】図１０は、管理外回覧者に対する照合とア
クセス許可／不許可の動作を、より詳細に示すフローチ
ャートである。管理外承認者はパーソナルコンピュータ
６から、管理外閲覧者はパーソナルコンピュータ５から
ネットワークを介して文書番号、文書パスワードを入力
する（ｓ１７１）。

【００４３】承認，参照パスワード照合手段１８は入力
された文書一貫番号と同じ番号を持つ申請文書を申請文
書管理データベースＤ２から検索し（ｓ１７２）、該当
文書の有無を判断する（ｓ１７３）。該当文書が存在す
る場合は、該当申請文書内に記載されている承認用パス
ワード及び参照用パスワードを抽出する（ｓ１７４）。
そして、入力されたパスワードと承認用パスワードを文
字列照合する（ｓ１７５）。合致した場合、申請文書を
承認可能にする（ｓ１７５）。すなわち、申請文書内の
承認ボタンを表示形態に変更し、申請文書を表示する
（ｓ１７７）。

【００４４】また、ステップｓ１７５で照合する承認用
パスワードが見つからない場合、入力されたパスワード
と参照用パスワードを文字列照合する（ｓ１７８）。合
致した場合、申請文書を公開する（ｓ１７７）。

【００４５】ステップｓ１７３で該当文書がない場合
は、システム内に申請文書が見つからない旨のエラーメ
ッセージを表示、また、ステップｓ１７８で合致する参
照用パスワードがない場合は、パスワードが不正である
旨のエラーメッセージを表示する（ｓ１７９，ｓ１８
０）。

【００４６】このように、未登録ユーザの承認用／閲覧
用パスワードがシステムの管理している文書番号のパス
ワードと一致する場合にのみ、当該文書番号の文書を未
登録ユーザの表示端末に公開し、パスワードに応じたア
クセスを可能にする。また、パスワードが不一致の場合
は、その旨のエラーメッセージを表示するので、真に許
可されたユーザであれば、正しいパスワードの再入力ま
たは文書申請者への問い合わせ等による是正が可能にな
る。

【００４７】

【発明の効果】本発明によれば、申請者の操作のみでシ
ステム管理外の者を承認者、閲覧者として一時的にワー
クフローに組み込める柔軟なシステムを構築できる効果
がある。これにより、システム登録作業の低減を図れる
とともに、ワークフローの処理遅延を防止できる効果が
ある。また、管理外の者をワークフローに組み込んだ場
合でも、セキュリティを確保でき、あるいはワークフロ
ーの停滞を防止できる効果もある。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施例を示すワークフロー管理シス
テムの構成図。

【図２】一実施例によるワークフロー管理システムの申
請文書作成手段の動作を示すフローチャート。

【図３】一実施例によるワークフロー管理システムの承
認，参照パスワード設定手段の動作を示すフローチャー
ト。

【図４】一実施例によるワークフロー管理システムの連
絡者判定手段を示すフローチャート。

【図５】一実施例によるワークフロー管理システムのパ
スワード連絡メール作成・発行手段の動作を示すフロー
チャート。

【図６】一実施例による連絡メールの内容を示す説明
図。

【図７】一実施例によるすワークフロー管理システムの
ワークフロー停滞防止手段の動作を示すフローチャー
ト。

【図８】一実施例によるワークフロー管理システムのア
クセス者判定手段の動作を示すフローチャート。

【図９】一実施例によるワークフロー管理システムの利
用者（アクセス者）の入力画面を示す説明図。

【図１０】一実施例によるワークフロー管理システムの
承認，参照パスワード照合手段の動作を示すフローチャ
ート。

【符号の説明】

１…ワークフロー管理コンピュータ、Ｄ１…個人情報管
理データベース、Ｄ２…申請文書管理データベース、Ｄ
３…管理者外メール発信管理データベース、１１…申請
文書作成手段、１２…承認，参照パスワード設定手段、
１３…連絡者判定手段、１４…パスワード連絡メール作
成・発行手段、１５…通常連絡メール作成・発行手段、
１６…ワークフロー停滞防止手段、１７…アクセス者判
定手段、１８…承認，参照パスワード照合手段。

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者 山岡 弘昌 茨城県日立市大みか町五丁目２番１号 株 式会社日立製作所大みか事業所内 Ｆターム(参考） 5B089 JA31 KA17 KB13 LA19

Claims (6)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 電子文書を管理し、回覧者を指定して前
   記電子文書の承認または閲覧を依頼する電子メールを発
   行し、該メールを受信した回覧者がネットワークを介し
   て前記電子文書にアクセスして依頼の作業を処理するワ
   ークフロー管理システムにおいて、 システム利用者の個人名称など個人情報を管理する個人
   情報管理データベースと、前記電子文書の作成及び作成
   文書の承認者または閲覧者を指定する文書作成手段と、
   作成した電子文書に文書ＩＤを付与して蓄積・管理する
   電子文書管理データベースと、前記文書作成手段により
   指定された承認者または閲覧者がシステムに登録されて
   いる管理内利用者か否かを判定し、管理外利用者の場合
   は作業の依頼とアクセスを許可するパスワードを記載し
   た電子メールを発行、管理する回覧者連絡メール発行手
   段を設けたことを特徴とするワークフロー管理システ
   ム。
2. 【請求項２】 請求項１において、 前記管理内利用者である承認者または閲覧者は個人名称
   で、前記管理外利用者である承認者または閲覧者は電子
   メールアドレスで指定されることを特徴とするワークフ
   ロー管理システム。
3. 【請求項３】 請求項１または２において、 前記回覧者連絡メール発行手段は、管理外利用者に対し
   文書ＩＤ毎の承認用または参照用のパスワードを発行す
   る機能を具備したことを特徴とするワークフロー管理シ
   ステム。
4. 【請求項４】 請求項１、２または３において、 前記管理外利用者に対し前記パスワードを記載した電子
   メールの発行とともに、予め定めたチエック者に同報す
   ることを特徴とするワークフロー管理システム。
5. 【請求項５】 請求項１、２、３または４において、 前記管理外利用者に対し前記パスワードを記載した電子
   メールの発行後、返送されてくるエラーメールを監視
   し、アドレスミスによるエラーが生じている場合、前記
   電子文書の作成者にその旨を通知するワークフロー停滞
   防止手段を設けたことを特徴とするワークフロー管理シ
   ステム。
6. 【請求項６】 請求項１〜５の何れかにおいて、 前記管理外利用者から提示されるパスワードが前記電子
   メールの発行時に管理しているパスワードと一致してい
   る場合に、前記管理外利用者のアクセスを許可する回覧
   者判定手段を設けたことを特徴とするワークフロー管理
   システム。