JP2001034511A - 電子バインダシステム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】端末利用者が管理している複数の関連するファ
イルをファイルの種類や生成アプリケーションの違いに
よることなく連続した作業で保全を行うことができるシ
ステムを提供すること。 【解決手段】複数のファイルに順序付けを行うことと、
それぞれのファイルを生成したアプリケーションソフト
ウェアとの関連連付けを行うこと、ファイルの終了を判
定する判定部を利用することで、端末作業者がファイル
の関連を意識することなく連続してファイルの保全作業
を行うことができる。また、保全作業の汎用性を考慮し
て関連付けされたファイルであっても任意のファイルを
起点として連続にまたは単独で保全作業を行うことがで
きる操作オプション機能を有する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、端末を利用する場
面において利用者がファイルを作成または修正する場合
の編集装置に関する。

【０００２】

【従来の技術】端末利用者は作業に応じて生成されるフ
ァイルを個人情報として個別にまたは共通情報として共
用しながら管理している。この管理されたファイルは保
全作業によってそのデータは増大または肥大しており、
増大・肥大に問わずそのファイルのデータ量が膨大にな
るため、偶然破壊された、または作業ミスによって破壊
された場合に作業者が受ける影響範囲は大きくなること
から、意図的にファイルを分割して管理している。ま
た、共同作業によっては複数の作業者が同一の目的のた
めに同様のファイルを多数生成することがあり、この場
合も、そのデータ量が著しく膨大・肥大することから特
定の管理者がファイルを分割して管理している。また、
この場合には特にファイル間に関連を持たせておくこと
が必要になるが、実際には管理者がその関連を記憶もし
くは他の媒体に記録していることが現状である。そのた
め管理者が後にファイルを保全する場合には保全の内容
に応じて各ファイルの情報（ページ数や印刷開始ページ
番号・作成したアプリケーションソフトウェアなどの情
報）をファイル単位に記憶もしくは記録し直す必要があ
る上、作業者に直接保全に関係ないファイルについても
情報のメンテナンスだけは実施させる作業指示を行う必
要があり、このことが作業の効率を著しく低下させてい
るとともに、作業ミスを誘発している。さらに管理者以
外の作業者によってはファイルの関連情報が無い限りフ
ァイルを保全することができない状況であり、実際作業
者はファイルの関連が不明であるため、関係あると考え
られるファイルを全て保全対象として扱い、全てのファ
イルを一つづつ確認しながら保全しているのが現状であ
る。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】上記従来技術では、フ
ァイルの保全を行う作業者の全てがファイルの関連を把
握している必要がある上、保全によってその情報を管理
者を含む作業者の全員に通知する必要がある。そのた
め、作業者は常に直接保全に関係のないファイルについ
てもその情報を把握しておかなければならない。従っ
て、保全を行うために、本来保全に必要のないこれら情
報を管理しておかなければならないという問題がある。
また、ファイルの保全を行う場合には関連のあるファイ
ルを連続して保全作業を行いたいが、ファイルが分割さ
れている場合やファイルを生成したアプリケーションソ
フトウェアが異なる場合には保全作業を一次停止させて
保全対象ファイルを変更する作業を実施しなくてはなら
ないという問題もある。

【０００４】本発明はファイルを保全する場合に必要で
あった情報の管理を省くとともに保全作業を連続して実
施することができるシステムを提供するものである。

【０００５】

【課題を解決するための手段】上記課題を解決するため
に、以下の手段を用いる。

【０００６】外部からのデータを入力する入力手段、入
力装置からの入力情報を記録する記憶手段、記憶した情
報および蓄積装置から読み出し情報を表示する表示手
段、入力情報を判定する終了判定手段、判定に必要な情
報をアクセスするアクセス手段を有する端末装置と、フ
ァイルの関連情報・操作対象ファイルおよびファイルを
生成するアプリケーションソフトウェアを蓄える蓄積装
置を設け、端末装置・蓄積装置をそれぞれ接続する。

【０００７】

【発明の実施の形態】図１から図５を使って、本発明の
実施形態の一例を説明する。

【０００８】まず、図１を使って、本発明を実施する前
提となる全体システムの構成、および動作について概説
する。

【０００９】図１において、１０は作業者が操作する端
末装置である。２０は作業者の操作する操作対象ファイ
ルや、ファイルを生成するアプリケーションソフトウェ
ア、ファイルの関連情報を蓄積する蓄積装置である。端
末装置（１０）と蓄積装置（２０）の間は通信路（３
０）で接続しておき、各情報を相互に転送する。

【００１０】端末装置（１０）は、端末装置（１０）全
体を制御する制御部（１１）と、操作内容や結果を表示
する表示装置（１２）、入力データの取得を行う入力装
置（１３）、入力装置からの入力信号を取込む記憶部
（１４）、入力された情報からファイルの終了を判定す
る終了判定部（１５）、蓄積装置からファイルの関連情
報を読み込む、または格納する・操作対象ファイル・フ
ァイルを生成するアプリケーションソフトウェアを読み
込むアクセス部（１６）によって構成される。なお、蓄
積装置（２０）は一般に端末装置に接続される記憶装置
を利用してもよい。また、ファイルの関連情報と操作対
象ファイルおよびファイルを生成するアプリケーション
ソフトウェアは本事例では同一の蓄積装置に格納されて
いるが、必ずしも同一の蓄積装置上に存在する必要はな
い。蓄積装置（２０）は記憶装置によって構成され、本
事例では独立した形状になっているが、端末装置（１
０）に接続してもよい。この場合、蓄積装置（２０）
は、一般に端末装置に接続される記憶装置を利用しても
よい。また、一時的にデータを蓄える記憶部（１４）
は、一般に端末装置に接続される記憶装置を利用しても
よい。なお、端末装置（１０）および蓄積装置（２０）
はその台数に制限を設けることはない。

【００１１】続いて全体システムの動作について説明す
る。

【００１２】作業者が端末を利用する場合、作業を遂行
するために入力装置（１３）を操作してファイル関連情
報の内作業したいファイル情報が格納されているテーブ
ルを読み込む指示を行う。記憶部（１４）は入力装置
（１３）から入力された信号を元にアクセス部（１６）
を通して蓄積装置（２０）からファイル関連情報テーブ
ルを読み込み表示装置（２０）に表示する。作業者は表
示内容を確認し操作対象ファイルを選択するため再び入
力装置（１３）を操作する。記憶部（１４）は再び入力
装置（１３）から入力された信号を元にアクセス部（１
６）を通して蓄積装置（２０）から操作対象ファイルと
そのファイルを生成したアプリケーションソフトウェア
を読み込み表示装置（１２）に表示する。作業者は表示
された操作対象ファイルを作業内容に従いファイルを保
全する。

【００１３】終了判定部（１５）は記憶部（１４）に記
憶されているファイル関連情報と現在操作しているファ
イルの状態を逐一監視し操作対象ファイルがファイルの
終了になったかどうかを判定する。終了判定部（１５）
がファイルの終了を判定した場合は、既に読み込んだフ
ァイル関連情報に従い現在操作しているファイルを蓄積
装置（２０）に格納し設定されている順序に従って次の
操作対象ファイルとそのファイルを生成したアプリケー
ションソフトウェアを読み込み作業者が続けて操作でき
るようにする。また、この時操作対象ファイルの保全内
容に問題がある場合があるので一般にファイルを保全し
ている場合と同様に、全てのファイルの保全が終了した
時点で保全内容を有効にするために一時的に蓄積装置や
記憶部に操作対象ファイルを複製する手法を用いてもよ
い。

【００１４】作業者が全てのファイルを保全し操作を終
了する場合は、それまでに保全した内容に応じてファイ
ル関連情報を更新する必要があるので制御部（１１）で
はファイル関連情報に従い、操作対象ファイルを順に読
み込み関連情報を更新して再び蓄積装置（２０）に格納
する。この時、操作対象ファイルを読み込む方法以外に
操作対象ファイルを読み込んだ時点でファイル情報を記
憶部（１４）に記憶させるとともにファイルの格納時点
で記憶部（１４）にある情報を更新しておき、全てのフ
ァイルの保全が終了した時点では記憶部（１４）のファ
イル関連情報に格納する手法を用いてもよい。作業者が
保全したいファイルは必ずしも関連するファイルの先頭
であるとは限らないため、本発明ではどのファイルを選
択してもそのファイルを操作対象ファイルとするととも
にそのファイルの次に順序付けされているファイルを連
続して保全できるよう最初に操作すべきファイルを選択
できる操作スイッチを準備している。また、この関連付
けされたファイルを連続して印刷するためにファイルの
ページ数とそのファイルを印刷する時の先頭ページ番号
をファイル関連情報として保持している。印刷する時の
先頭ページ番号は印刷を開始したいファイルに対してだ
け情報として与えることでファイル関連情報として保持
している各ファイルのページ数と組み合わせてを元に自
動的に情報を生成できる。もちろん個別に入力装置から
印刷開始ページ番号を入力してもよい。

【００１５】ファイル関連情報の追加は作業者の操作に
より行われる。操作開始時にファイル関連情報の内操作
したいファイルを持つ情報を読み込む指示を行うがこの
時点で蓄積装置（２０）に該当する情報がない場合には
新たにファイル関連情報を追加する。さらに操作対象フ
ァイルを順に入力しその入力に従ってファイル情報を読
み込んでおき操作が終了する時点ではそれまでの情報を
追加した関連情報に上書きして格納する。本事例では、
最初に該当するファイル情報を得ることができなかった
時点で追加処理を行うようにしているが、この場合も一
般に行われている情報の追加処理と同様に処理の終了時
点でまとめて情報を追加してもよい。

【００１６】本発明では、操作対象ファイルに順序付け
を行うこと、ファイルの終了判定を行うことで連続して
ファイルの保全を行うことが可能である。また、操作し
たいファイルに直接関連情報を付加することなく個別に
関連情報を保持することで、作業者の作業内容に合わせ
た関連付けを行うことができることから、自由にファイ
ルを保全することが出きるようになる。

【００１７】図２は蓄積装置（２０）に格納するファイ
ル関連情報の構成図を示している。本事例ではテーブル
情報として構成図を示しているが一般のレコード形式や
データベースに見られる階層構造の形式など蓄積する方
式は問わない。以下本事例に従いテーブル形式として説
明する。ファイル賢覧情報テーブル（２０１）の1行目
はファイル関連情報に付加する情報とオプションによっ
て構成される。ファイル関連情報を名称で管理し、この
項目をキー項目として情報の読み込み・格納・追加処理
を行う。次のオプションは、保全作業を連続して行うか
単独で行うかを選択する機能を実現するためのものであ
る。２行目以降はファイル関連で構成される。最初のデ
ータは操作対象ファイル名称であり、この名称でファイ
ルのアクセスを行う。続いてファイルのページ数・印刷
開始ページ番号・生成したアプリケーションソフトウェ
アが記録されている。この事例ではアプリケーションソ
フトウェアはソフトウェアの名称を記録しているがソフ
トウェアのプログラム名称でもよい。なお、本事例にあ
る記号類やデータの区切りに使用している記号について
は一例でありこの限りではない。

【００１８】図３はファイル関連情報を制御する画面の
例を示している。ファイル関連情報制御画面（１２１）
は図２で説明した関連情報を項目に従い画面表示するエ
リアと保全作業を行うためのオプション選択と操作対象
ファイルの選択ができるようになっている。この表示画
面では表示されているデータは随時データの編集を行う
ことができ、編集によって書き換えられたデータは操作
終了時点で一括して蓄積装置（２０）に書き込まれる。
この時、ファイル名を追加するとファイル関連情報テー
ブルのレコードが追加された形になり、バインド名を追
加（新しい名称に変更）するとファイル関連情報テーブ
ルを追加するものとする。編集オプションはファイル関
連情報テーブルでは記号名称として記録されているが表
示装置上は作業者の判断を容易にするため言葉に変換し
て表示している。ここは言葉を直接入力してデータを変
更するのではなく言葉を選択してデータを変更するプル
ダウン・ポップアップなどの手法を用いる。なお、保全
作業自体はアプリケーションソフトウェアの操作内容に
まかせるが、印刷時の連続印刷に対応するためにアプリ
ケーション起動時には印刷開始ページ番号をアプリケー
ションソフトウェアに設定するものとする。

【００１９】図４は、端末装置（１０）において稼働す
るプログラムの内、ファイル関連情報を制御する処理フ
ローである。ステップ４００では表示装置（１２）に図
３で説明した制御画面を表示する。ステップ４１０では
バインド名の入力・編集オプションの入力を受け付け
る。ここで受け付けたバインド名をキー項目としてステ
ップ４２０でファイル関連情報テーブルを読み込む。ス
テップ４３０ではテーブルを読み込む時に該当するテー
ブルが存在するかどうかを判断する。テーブルが読み込
めた場合はステップ４６０を実行してテーブル情報を表
示装置に表示する。テーブルが読み込めない場合は、ス
テップ４７０・４８０を実行して入力したキー項目を利
用してテーブルの追加処理を行う。ステップ４４０では
終了操作を判定する。終了操作を行わない限りステップ
４９０を繰り返して実行する。ステップ４５０では操作
によってテーブル情報が変更されている場合やステップ
４７０・４８０で追加したテーブルの詳細情報の書き込
み処理を行う。

【００２０】図５は、端末装置（２０）において稼働す
るプログラムのうち、画面操作処理のフローである。フ
ァイル関連情報制御画面の操作はすべて入力装置で行
う。この処理は操作の終了を選択するまで繰り返し実行
される。ステップ５００は操作対象ファイルの保全を選
択したかどうかの判定である。この操作では画面のどの
起動スイッチを操作してもよい。操作対象ファイルの読
み込みは、操作したスイッチのある行のファイルを操作
対象としてアプリケーションソフトウェアと共に読み込
むものとする。ステップ５１０はスイッチ操作時の終了
判定である。スイッチ操作時の実際の処理はステップ５
２０からでステップ５２０で操作対象ファイルとアプリ
ケーションソフトウェアの読み込みを行う。ステップ５
３０はファイル終了判定であり、ファイルの終了ページ
またはデータの次を操作したかどうかの判定である。こ
こで終了ページ・データの次を操作した場合はステップ
５４０で編集オプションの判定に移る。編集オプション
が連続である場合はステップ５５０を実行してファイル
関連情報テーブルの次のある操作対象ファイルに制御を
移す。編集オプションが単独の場合はその操作内容の判
定はアプリケーションソフトウェアの処理にまかせる。
ステップ５６０・５７０・５８０は新たにファイル関連
情報テーブルにファイルの関連を追加する操作を行った
場合の処理である。ステップ５６０で新しくファイル関
連情報を追加したかどうかを判定している。ステップ５
７０では新しく情報を追加した場合にその操作対象ファ
イルの情報を読み込み（この場合一度操作対象ファイル
を読み込み必要な情報を得てもよい）、ステップ５８０
でファイルのページ数や生成アプリケーション名称を表
示装置に表示する。

【００２１】

【発明の効果】本発明によれば、複数の関連のあるファ
イルを保全する場合に作業者の思考を中断させること無
く作業を行うことができる。また、関連付けを電子化・
視覚化することで複数の作業者が同じファイルを保全す
る場合でもここに関連情報を意識することがなく作業の
効率向上と作業ミスを防ぐことができるようになる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明を実施する前提となる全体システムの構
成図の一例である。

【図２】蓄積装置２０内に格納するファイルの関連テー
ブルの構成図の一例である。

【図３】表示装置１２に表示するファイル情報制御画面
の画面例である。

【図４】ファイル情報制御処理のフローである。

【図５】画面操作処理のフローである。

【符号の説明】

１１…制御部、１２…表示装置、１３…入力装置、１４
…記憶部、１５…終了判定装置、２０…蓄積装置、３０
…通信手段。

Claims (3)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 入力装置・表示装置とファイル関連情報
   を蓄える蓄積装置と操作対象ファイルの終了を判定する
   終了判定部と蓄積情報を処理部に転送する、またはバイ
   ンド情報を蓄積装置に転送するアクセス部とを有する端
   末装置を備えたことを特徴とする電子バインダシステ
   ム。
2. 【請求項２】 請求項１に記載の電子バインダシステム
   において、端末装置は、複数の同一アプリケーションソ
   フトウェアまたは異なるアプリケーションソフトウェア
   によって作成されたファイルに順序をつけて一つのファ
   イルのように見せるファイル管理方法。
3. 【請求項３】 請求項１に記載の電子バインダシステム
   において、端末装置は、順序付けされたファイルを操作
   対象とするとともに操作対象であるファイルの終了を判
   定して次に順序付けされたファイルを自動的に操作対象
   とすることを特徴とする終了判定方法。