JP2000322424A - 文書検索方法及びシステム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 検索対象として与えられた文書情報群中から
所望の文書情報を迅速、且つ、正確に見つけ出せるよう
にする。 【解決手段】 文書管理サーバ１は、個人用端末５ａか
ら送信された新規の文書実体情報のテキスト情報を抽出
し、登録する。個人用端末５ａからのテキスト情報全文
の読出要求に対応したテキスト情報を送信する。個人用
端末５ａから送信された新規の文書実体情報よりプレビ
ュー文書情報を生成し、それを文書管理データベース３
へ格納する。個人用端末５ａからの検索要求に対応する
プレビュー文書情報をＤＢ３から抽出し、個人用端末５
ａへ送信する。個人用端末５ａは、その表示部に表示す
る、プレビュー文書情報のビューアを埋込んだ検索結果
表示画面を設定する。ビューアには、、サーバ１からダ
ウンロードされるプレビュー文書情報が的確に表示され
る。プレビュー文書情報は、ユーザによる表示画面中の
ファイル名のクリック操作に連動して対応するものに変
更される。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、文書検索方法及び
方式に関するものである。

【０００２】

【従来の技術】ネットワーク環境の整備により、ファイ
ルサーバ等からオフィス内の個々の情報処理端末に対
し、ネットワークを通じて大量の文書情報をダウンロー
ドできるようになっている。また、情報処理端末の文書
検索機能の向上により、大量の文書情報中からユーザの
要求に適合しそうな幾つかの文書情報を候補として抽出
し、表示できるようにもなっている。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】ところで、上述した情
報処理端末においては、文書情報の検索結果として、ユ
ーザの要求に適合しそうな幾つかの文書情報のファイル
名や、その文書情報の要約等が表示部に表示される。し
かし、現状では、候補として抽出される文書情報の数が
多い上に、文書情報からその適切な要約を抽出する手法
の技術レベルが低いため、要約を見ただけでは、ユーザ
が文書実体情報の内容を正確に認識することは困難であ
る。また、文書情報によっては、その内容よりも、その
形式や体裁に意味を持たせたものがあり、そのような文
書情報の場合、要約を見ただけで、どの文書情報のもの
か特定することは困難である。よって、上記表示された
要約から、それがユーザの所望する文書情報のものであ
るか否かを迅速、且つ、正確に判断することは事実上不
可能である。

【０００４】そこで、文書情報のファイルそのものを、
文書情報を蓄積するファイルサーバからユーザの情報処
理端末へダウンロードし、文書実体情報の内容を閲覧す
る手法が検討されている。しかし、上記手法では、文書
実体情報をネットワークを通じて取得するために、多大
な時間を要するという問題や、たとえ文書実体情報を取
得しても、その内容を閲覧するためのアプリケーション
プログラムがユーザの情報処理端末にインストールされ
ていなければ、その内容を閲覧できないという問題があ
るので、実用的でなかった。

【０００５】従って本発明の目的は、検索対象として与
えられた文書情報群中から所望の文書情報を迅速、且
つ、正確に見つけ出すことができるようにすることにあ
る。

【０００６】

【課題を解決するための手段】本発明の第１の側面に従
う文書検索システムは、第２の情報処理端末が、ネット
ワークを通じて第１の情報処理端末が蓄積する文書情報
群中より所望の文書情報を検索する環境に適用されるも
ので、第１の情報処理端末が、第２の情報処理端末より
送信された文書実体情報からプレビュー文書情報を生成
し、そのプレビュー文書情報を登録する手段と、第２の
情報処理端末より送信された検索要求に基づき、その対
象となる文書実体情報のプレビュー文書情報を登録され
たプレビュー文書情報中から抽出して第２の情報処理端
末に出力する手段とを備える。

【０００７】上記構成によれば、第２の情報処理端末よ
り送信された検索要求に基づき、その対象となる文書実
体情報のプレビュー文書情報を登録されたプレビュー文
書情報中から抽出して第２の情報処理端末に出力するこ
ととしたので、検索対象として与えられた文書情報群中
から所望の文書情報を迅速、且つ、正確に見つけ出すこ
とができる。

【０００８】本発明の第１の側面に係る好適な実施形態
では、第２の情報処理端末が、その表示部に表示する、
第１の情報処理端末からのプレビュー文書情報を表示す
るためのビューアを埋込んだ検索結果表示画面を生成す
る手段を備える。プレビュー文書情報は、対応する文書
実体情報のレイアウトを再現可能なように、テキスト情
報と、図面情報と、表情報とを含んでいる。テキスト情
報は、例えば、各段落において最初のｎ文字だけ表示さ
れ、残りの文字が線で表示される。また、図面情報は、
例えば、１インチ当りｍドット（但し、ｍは元のイメー
ジの解像度を超えない値とする）でダウンサンプリング
することにより生成される。更に、表情報は、例えば、
表示詳細度をレベルｋ（ｋは所定値）として設定可能な
罫線のみを用いて表現される。これにより、文書実体情
報の圧縮効率を高めることが可能になる。

【０００９】上述した出力手段は、第２の情報処理端末
からの要求内容に応じて、上記のｎ、ｍ、ｋの値を変更
する。これにより、プレビュー文書情報の表示詳細度を
動的に変更することが可能である。即ち、検索結果を表
示するときには、圧縮度の比較的高いプレビュー文書情
報を表示させ、そのプレビュー文書情報に対して、ユー
ザが例えばマウスクリック操作を行うと、比較的詳細な
プレビュー文書情報を表示させるというような機能を実
現できる。

【００１０】また、プレビュー文書情報は、夫々の頁数
情報を含み、出力手段が、第２の情報処理端末からの要
求内容に応じた頁数情報を含むプレビュー文書情報を選
択して第２の情報処理端末に出力する。

【００１１】上述した実施形態では、第１の情報処理端
末が、文書実体情報の要約情報を保持する手段と、文書
実体情報のファイル名を保持する手段とを更に備え、出
力手段が、第２の情報処理端末からの要求内容に応じ
て、プレビュー文書情報と共にそれに対応する要約情報
及びファイル名を第２の情報処理端末に出力する。ビュ
ーアに表示されるプレビュー文書情報は、第２の情報処
理端末から第１の情報処理端末へ送信される要求内容に
応じて変更される。そのため、プレビュー文書情報を的
確に表示することが可能である。

【００１２】本発明の第２の側面に従う文書検索方法
は、第２の情報処理端末が、ネットワークを通じて第１
の情報処理端末が蓄積する文書情報群中より所望の文書
情報を検索する環境に適用されるもので、第１の情報処
理端末が、第２の情報処理端末より送信された文書実体
情報からプレビュー文書情報を生成する第１の過程と、
第１の情報処理端末が、プレビュー文書情報を登録する
第２の過程と、第１の情報処理端末が、第２の情報処理
端末より送信された検索要求に基づき、その対象となる
文書実体情報のプレビュー文書情報を登録されたプレビ
ュー文書情報中から抽出して第２の情報処理端末に出力
する第３の過程と、第２の情報処理端末が、第１の情報
処理端末からのプレビュー文書情報を表示するためのビ
ューアを埋込んだ検索結果表示画面を生成し、それを第
２の情報処理端末の表示部に表示する第４の過程と、第
２の情報処理端末が、第１の情報処理端末から送信され
たプレビュー文書情報をビューアに表示する第５の過程
とを備える。

【００１３】本発明の第３の側面に従うプログラム媒体
は、第２の情報処理端末が、ネットワークを通じて第１
の情報処理端末が蓄積する文書情報群中より所望の文書
情報を検索する環境において、第１の情報処理端末が、
第２の情報処理端末より送信された文書実体情報からプ
レビュー文書情報を生成し、そのプレビュー文書情報を
登録する手段と、第２の情報処理端末より送信された検
索要求に基づき、その対象となる文書実体情報のプレビ
ュー文書情報を登録されたプレビュー文書情報中から抽
出して第２の情報処理端末に出力する手段と、を備える
文書検索システムにおける上記の各手段としてコンピュ
ータを動作させるためのコンピュータプログラムをコン
ピュ−タ読取可能に担持する。

【００１４】

【発明の実施の形態】以下、本発明の実施の形態を、図
面により詳細に説明する。

【００１５】図１は、本発明の一実施形態に係る文書検
索システムの一実施例である文書情報管理システムのブ
ロック図である。

【００１６】上記システムは、例えば企業内等での文書
管理サービスに適用されるもので、文書管理サーバとし
て機能する情報処理端末（サーバ）１と、文書管理デー
タベース（ＤＢ）３と、個々の従業員に貸与される複数
台の情報処理端末（パーソナルコンピュータのような個
人用端末）５ａ（〜５ｎ）とを備える。図１では、図示
と説明の都合上、個人用端末については符号５ａを付し
た１台のみを記載した。以下、サーバ１、ＤＢ３、及び
個人用端末５ａの構成について説明する。

【００１７】ＤＢ３は、サーバ１の管理下で、サーバ１
から与えられる文書実体情報のファイル名情報、文書実
体情報の要約情報、及び文書実体情報のプレビュー文書
情報を、夫々各文書実体情報別に対応付けて保存する。
ＤＢ３は、サーバ１からの読出要求に対応したファイル
名情報、要約情報、及びプレビュー文書情報を、保存中
の各情報群の中からサーバ１に出力する。

【００１８】本実施形態では、プレビュー文書情報は、
夫々の頁数情報を含み、対応する文書実体情報のレイア
ウトを再現可能なように、テキスト情報と、図面情報
と、表情報とを含んでいる。テキスト情報は、サーバ１
を通じて個人用端末５ａの表示部に、例えば、各段落に
おいて最初のｎ文字だけ表示され、残りの文字が線で表
示される。また、図面情報は、サーバ１を通じて個人用
端末５ａの表示部に、例えば、１インチ当りｍドット
（但し、ｍは元のイメージの解像度を超えない値とす
る）でダウンサンプリングすることにより生成されたも
のが表示される。更に、表情報は、サーバ１を通じて個
人用端末５ａの表示部に、例えば、表示詳細度をレベル
ｋ（ｋは所定値）として設定可能な罫線のみを用いて表
現されたものが表示される。なお、本実施形態では、プ
レビュー文書情報には、ＰＤＦ（ポータブル・ドキュメ
ント・フォーマット）形式のものを採用する。

【００１９】サーバ１は、テキスト情報抽出エンジン
（抽出エンジン）、テキスト情報全文検索エンジン（検
索エンジン）、プレビュー文書情報生成エンジン（生成
エンジン）、及びプレビュー文書情報の表示詳細度可変
エンジン（可変エンジン）（いずれも図示しない）を内
蔵する。

【００２０】抽出エンジンは、個人用端末５ａから新規
の文書実体情報が送信されると、そこからテキスト情報
を抽出し、上記検索エンジンに登録する。

【００２１】検索エンジンは、個人用端末５ａからのテ
キスト情報全文の読出要求に対応したテキスト情報の全
文を、保存しているテキスト情報群の中から抽出し、個
人用端末５ａへ送信する。

【００２２】生成エンジンは、個人用端末５ａから送信
された新規の文書実体情報より、上記ＤＢ３で詳述した
構成のプレビュー文書情報を生成して、それをＤＢ３へ
格納する。

【００２３】可変エンジンは、個人用端末５ａから文書
情報に係る検索要求があったとき、その要求に対応する
プレビュー文書情報を、ＤＢ３内に格納されているプレ
ビュー文書情報群の中から抽出する。そして、最初は、
圧縮度が高くなるよう、上述したｎ，ｍ，ｋの値を可変
調整した上で、そのプレビュー文書情報を検索結果とし
て個人用端末５ａに送信する。次に、可変エンジンは、
例えばユーザのマウスクリック操作に起因して個人用端
末５ａから所定の信号が送信されると、圧縮度が低くな
るよう、上述したｎ，ｍ，ｋの値を可変調整した上で、
そのプレビュー文書情報を個人用端末５ａに送信する。

【００２４】なお、可変エンジンを通じて個人用端末５
ａに上記プレビュー文書情報が送信されるとき、ＤＢ5
内の対応するファイル名情報や要約情報も個人用端末５
ａに送信される。また、個人用端末５ａからサーバ１に
送信された新規（或いは更新される）文書情報（つま
り、文書実体情報）は、サーバ１内に蓄積され、個人用
端末５ａからの送信要求に応じて個人用端末５ａにダウ
ンロードされる。

【００２５】個人用端末５ａは、文書情報の新規作成及
び更新を行う機能と、サーバ１に対し文書情報に係る検
索要求を送信する機能と、サーバ１を通じてテキスト情
報の全文検索を行うためのｗｅｂ或いは専用の検索イン
タフェースと、プレビュー文書情報の表示態様設定エン
ジン（設定エンジン）とを内蔵する。

【００２６】設定エンジンは、個人用端末５ａの表示部
に表示する、プレビュー文書情報のビューア（アクロバ
ット・リーダー・プラグーイン）を埋込んだ検索結果表
示画面（表示画面）を設定するものである。上記ビュー
アには、個人用端末５ａからの検索要求に対する応答と
して、サーバ１からダウンロードされるプレビュー文書
情報が的確に表示される。上記ビューアに表示されるプ
レビュー文書情報は、ユーザによる上記表示画面中のフ
ァイル名のクリック操作に連動して対応するプレビュー
文書情報が新たにサーバ１からダウンロードされること
により変更される。ユーザの所望するプレビュー文書情
報が複数頁に亘っている場合には、ユーザによる上記表
示画面中の頁数表示欄のクリック操作に連動して対応す
る頁のプレビュー文書情報が新たにサーバ１からダウン
ロードされ、上記ビューアに表示される。この処理動作
は、ネットワークの負荷及びサーバ１の負荷を軽減する
ために行われる。

【００２７】なお、上記表示画面には、上述したプレビ
ュー文書情報以外にも、そのプレビュー文書情報に対応
するファイル名情報や要約情報も表示される。

【００２８】図２は、オリジナル文書情報の一例と、本
発明の一実施形態に係るプレビュー文書情報とを示す説
明図である。

【００２９】図２（Ａ）は、オリジナル文書情報１１を
示している。このオリジナル文書情報１１が含むテキス
ト情報１１ａを、各段落において最初のｎ文字だけ表示
し、残りの文字を線で表示することにより、図２（Ｂ）
のプレビュー文書情報１３のテキスト情報１３ａが生成
される。また、上記オリジナル文書情報１１が含む図面
情報１１ｂを、例えば、１インチ当りｍドット（但し、
ｍは元のイメージの解像度を超えない値とする）でダウ
ンサンプリングすることにより上記プレビュー文書情報
１３の図面情報１３ｂが生成される。更に、上記オリジ
ナル文書情報１１が含む表情報１１ｃを、例えば、表示
詳細度をレベルｋ（ｋは所定値）として設定可能な罫線
のみを用いて表現することにより上記プレビュー文書情
報１３の表情報１３ｃが生成される。このようにして、
図２（Ａ）に示すオリジナル文書情報１１から、図２
（Ｂ）に示すプレビュー文書情報１３が生成されるの
で、プレビュー文書情報１３から、オリジナル文書情報
１１のレイアウトの再現が可能である。

【００３０】図３は、本発明の一実施形態に係る表示画
面を示す説明図である。

【００３１】上記表示画面は、図３に示すように、上述
したビューア１５を始め、ビューア１５に表示されるプ
レビュー文書情報の頁数を表示する領域（頁数表示領
域）１７、個人用端末５ａからの検索要求に応じてサー
バ１が行った検索件数を表示する領域（検索件数表示領
域）１９、ファイル名表示領域２１、及び要約表示領域
２３を有する。

【００３２】上記表示画面は、また、表示中の頁内容を
その前の頁内容に変更するときクリック操作する前頁キ
ー、表示中の頁内容をその次の頁内容に変更するときク
リック操作する次頁キー、及びテキスト情報を表示する
ときクリック操作するテキストキーを有する。上記表示
画面は、更に、プレビュー文書情報をＰＤＦ形式で表示
するときクリック操作するＰＤＦキー、及び文書実体情
報を表示するときクリック操作する実体キーをも有す
る。上記キーは、いずれもソフトキーである。

【００３３】上述した実施形態によれば、ユーザの検索
所要時間を短縮することができる。また無駄なファイル
転送を防ぐことによりネットワーク及びサーバの負荷を
軽減することができる。また、新たな検索機能として、
ページ番号を指定して検索を実行し、検索結果をプレビ
ュー文書情報で確認することができる。更に、文書メデ
ィアや作成したアプリケーションに依存せずに文書情報
を確認することができる。

【００３４】なお、上述した内容は、あくまで本発明の
一実施形態に関するものであって、本発明が上記内容の
みに限定されることを意味するものでないのは勿論であ
る。

【００３５】

【発明の効果】以上説明したように、本発明によれば、
検索対象として与えられた文書情報群中から所望の文書
情報を迅速、且つ、正確に見つけ出せるようにすること
ができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施形態に係る文書検索システムの
一実施例である文書情報管理システムのブロック図。

【図２】オリジナル文書情報及び本発明の一実施形態に
係るプレビュー文書情報を示す説明図。

【図３】本発明の一実施形態に係る検索結果表示画面を
示す説明図。

【符号の説明】

１ 情報処理端末（文書管理サーバ） ３ 文書管理データベース（ＤＢ） ５ａ（〜５ｎ） 情報処理端末（個人用端末） １１ オリジナル文書情報 １１ａ、１３ａ テキスト情報 １１ｂ、１３ｂ 図面情報 １１ｃ、１３ｃ 表情報 １３ プレビュー文書情報 １５ ビューア １７ 頁数表示領域 １９ 検索件数表示領域 ２１ ファイル名表示領域 ２３ 要約表示領域

フロントページの続き (72)発明者 道坂 修 東京都江東区豊洲三丁目３番３号 株式会 社エヌ・ティ・ティ・データ内 (72)発明者 水野 升裕 東京都江東区豊洲三丁目３番３号 株式会 社エヌ・ティ・ティ・データ内 Ｆターム(参考） 5B075 NS10 PP03 PQ05

Claims (12)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 第２の情報処理端末が、ネットワークを
   通じて第１の情報処理端末が蓄積する文書情報群中より
   所望の文書情報を検索する環境において、 前記第１の情報処理端末が、 前記第２の情報処理端末より送信された文書実体情報か
   らプレビュー文書情報を生成し、そのプレビュー文書情
   報を登録する手段と、 前記第２の情報処理端末より送信された検索要求に基づ
   き、その対象となる文書実体情報のプレビュー文書情報
   を前記登録されたプレビュー文書情報中から抽出して前
   記第２の情報処理端末に出力する手段と、 を備える文書検索システム。
2. 【請求項２】 請求項１記載の文書検索システムにおい
   て、 前記第２の情報処理端末が、 その表示部に表示する、前記第１の情報処理端末からの
   プレビュー文書情報を表示するためのビューアを埋込ん
   だ検索結果表示画面を生成する手段を備える文書検索シ
   ステム。
3. 【請求項３】 請求項１記載の文書検索システムにおい
   て、 前記プレビュー文書情報が、対応する文書実体情報のレ
   イアウトを再現可能なように、テキスト情報と、図面情
   報と、表情報とを含む文書検索システム。
4. 【請求項４】 請求項３記載の文書検索システムにおい
   て、 前記テキスト情報が、各段落において最初のｎ文字だけ
   表示され、残りの文字が線で表示される文書検索システ
   ム。
5. 【請求項５】 請求項３記載の文書検索システムにおい
   て、 前記図面情報が、１インチ当りｍドット（但し、ｍは元
   のイメージの解像度を超えない値とする）でダウンサン
   プリングすることにより生成される文書検索システム。
6. 【請求項６】 請求項３記載の文書検索システムにおい
   て、 前記表情報が、表示詳細度をレベルｋ（ｋは所定値）と
   して設定可能な罫線のみを用いて表現される文書検索シ
   ステム。
7. 【請求項７】 請求項１乃至請求項６のいずれか1項記
   載の文書検索システムにおいて、 前記出力手段が、前記第２の情報処理端末からの要求内
   容に応じて、前記ｎ、ｍ、ｋの値を変更する文書検索シ
   ステム。
8. 【請求項８】 請求項１記載の文書検索システムにおい
   て、 前記プレビュー文書情報が、夫々の頁数情報を含み、前
   記出力手段が、前記第２の情報処理端末からの要求内容
   に応じた頁数情報を含むプレビュー文書情報を選択して
   前記第２の情報処理端末に出力する文書検索システム。
9. 【請求項９】 請求項１乃至請求項８のいずれか1項記
   載の文書検索システムにおいて、 前記第１の情報処理端末が、 前記文書実体情報の要約情報を保持する手段と、 前記文書実体情報のファイル名を保持する手段とを更に
   備え、 前記出力手段が、前記第２の情報処理端末からの要求内
   容に応じて、プレビュー文書情報と共にそれに対応する
   要約情報及びファイル名を第２の情報処理端末に出力す
   る文書検索システム。
10. 【請求項１０】 請求項２乃至請求項９のいずれか1項
    記載の文書検索システムにおいて、 前記ビューアに表示されるプレビュー文書情報が、前記
    第２の情報処理端末から前記第１の情報処理端末へ送信
    される要求内容に応じて変更される文書検索システム。
11. 【請求項１１】 第２の情報処理端末が、ネットワーク
    を通じて第１の情報処理端末が蓄積する文書情報群中よ
    り所望の文書情報を検索する環境において、 前記第１の情報処理端末が、前記第２の情報処理端末よ
    り送信された文書実体情報からプレビュー文書情報を生
    成する第１の過程と、 前記第１の情報処理端末が、前記プレビュー文書情報を
    登録する第２の過程と、 前記第１の情報処理端末が、前記第２の情報処理端末よ
    り送信された検索要求に基づき、その対象となる文書実
    体情報のプレビュー文書情報を前記登録されたプレビュ
    ー文書情報中から抽出して前記第２の情報処理端末に出
    力する第３の過程と、 前記第２の情報処理端末が、前記第１の情報処理端末か
    らのプレビュー文書情報を表示するためのビューアを埋
    込んだ検索結果表示画面を生成し、それを前記第２の情
    報処理端末の表示部に表示する第４の過程と、 前記第２の情報処理端末が、前記第１の情報処理端末か
    ら送信されたプレビュー文書情報を前記ビューアに表示
    する第５の過程と、 を備える文書検索方法。
12. 【請求項１２】 第２の情報処理端末が、ネットワーク
    を通じて第１の情報処理端末が蓄積する文書情報群中よ
    り所望の文書情報を検索する環境において、 前記第１の情報処理端末が、 前記第２の情報処理端末より送信された文書実体情報か
    らプレビュー文書情報を生成し、そのプレビュー文書情
    報を登録する手段と、 前記第２の情報処理端末より送信された検索要求に基づ
    き、その対象となる文書実体情報のプレビュー文書情報
    を前記登録されたプレビュー文書情報中から抽出して前
    記第２の情報処理端末に出力する手段と、 を備える文書検索システムにおける前記各手段としてコ
    ンピュータを動作させるためのコンピュータプログラム
    を担持したコンピュ−タ読取可能なプログラム媒体。