JP2000315210A - 文書管理システムおよび文書管理方法 - Google Patents
文書管理システムおよび文書管理方法Info
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- JP2000315210A JP2000315210A JP11125223A JP12522399A JP2000315210A JP 2000315210 A JP2000315210 A JP 2000315210A JP 11125223 A JP11125223 A JP 11125223A JP 12522399 A JP12522399 A JP 12522399A JP 2000315210 A JP2000315210 A JP 2000315210A
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Abstract
(57)【要約】
【課題】 利用者の意図通りの関連文書を自動的に個々
の文書に関連付けることができる文書管理システムおよ
び文書管理方法を提供する。 【解決手段】 一つの文書に他の文書を関連付けて管理
することができる文書管理装置において、文書登録時ま
たは文書参照時に、登録する文書または参照中の文書の
全文を検索して特定のワードの近傍に記載されている文
書名を抽出する全文検索部７と、前記全文検索部７によ
り抽出された文書名中の一部の文字列を文書名に含む文
書を登録されている文書中から抽出する文書抽出部８
と、前記文書抽出部８により抽出された文書を関連文書
として前記登録する文書または前記参照中の文書に関連
付ける文書管理部９とを備えた。
の文書に関連付けることができる文書管理システムおよ
び文書管理方法を提供する。 【解決手段】 一つの文書に他の文書を関連付けて管理
することができる文書管理装置において、文書登録時ま
たは文書参照時に、登録する文書または参照中の文書の
全文を検索して特定のワードの近傍に記載されている文
書名を抽出する全文検索部７と、前記全文検索部７によ
り抽出された文書名中の一部の文字列を文書名に含む文
書を登録されている文書中から抽出する文書抽出部８
と、前記文書抽出部８により抽出された文書を関連文書
として前記登録する文書または前記参照中の文書に関連
付ける文書管理部９とを備えた。
Description
【０００１】
【発明の属する技術分野】本発明は、専用の文書管理装
置や各種情報処理装置などの文書管理システムおよび文
書管理方法に係わり、特に、関連文書を自動的に関連付
けることができる文書管理システムおよび文書管理方法
に関する。
置や各種情報処理装置などの文書管理システムおよび文
書管理方法に係わり、特に、関連文書を自動的に関連付
けることができる文書管理システムおよび文書管理方法
に関する。
【０００２】
【従来の技術】文書管理システムなどでは、大量の文書
中の大量の文書データを保管しておくハードディスク装
置や読み書き可能な光ディスク装置など記憶装置を備
え、保管する文書を登録し、その文書の文書データや文
書名など文書属性情報を前記記憶装置に保管し、必要に
応じて所望の文書を検索し、その文書を表示させたり、
印刷させたりして参照している。そのような文書管理シ
ステムなどにおいて、近年では、参照したい文書を見つ
け出す方法として、一般に行われている検索条件を指示
して所望の文書を検索する文書検索という方法の他に、
文書を登録する際、登録する文書に関連文書を関連付け
て登録することにより、参照したい文書を容易に参照で
きるようにした方法なども提供されるに至っている。例
えば、利用者が登録されている文書の一覧中から関連付
けたい文書を選択して関連付けるのである。しかし、こ
のような従来の関連付け方法では、関連付けのための作
業を利用者が行わねばならないという煩わしさがある。
このような問題を解決するために、特開平9-62658号公
報に示された文書間リンク処理システムでは、利用者
（ユーザ）の操作内容や文書アクセス要求の内容を取得
し、その中から取り出した情報に基づいて利用者毎の利
用履歴情報を記録し、その利用履歴情報と予め登録して
おいた関連付け条件規則に従って文書間の関連付けを自
動的に行う方法を提供している。なお、特開平9-330312
号公報に示された文書管理方式では、単に文書登録者が
関連文書を登録できるだけでなく、登録されている文書
を参照する者も、その文書の参照文書を登録できるよう
にしている。この文書管理方式では、第１の文書の参照
時に、その文書に関連して開いた参照文書を参照スタッ
クに一時的に格納しておき、第１の文書を閉じるとき、
参照スタックに格納しておいた一つまたは複数の参照文
書を関連文書として登録するか否かを個々の参照文書に
ついて決定し、関連文書として登録すると決定した参照
文書についてはその文書属性情報を第１の文書に関連付
けて登録する。
中の大量の文書データを保管しておくハードディスク装
置や読み書き可能な光ディスク装置など記憶装置を備
え、保管する文書を登録し、その文書の文書データや文
書名など文書属性情報を前記記憶装置に保管し、必要に
応じて所望の文書を検索し、その文書を表示させたり、
印刷させたりして参照している。そのような文書管理シ
ステムなどにおいて、近年では、参照したい文書を見つ
け出す方法として、一般に行われている検索条件を指示
して所望の文書を検索する文書検索という方法の他に、
文書を登録する際、登録する文書に関連文書を関連付け
て登録することにより、参照したい文書を容易に参照で
きるようにした方法なども提供されるに至っている。例
えば、利用者が登録されている文書の一覧中から関連付
けたい文書を選択して関連付けるのである。しかし、こ
のような従来の関連付け方法では、関連付けのための作
業を利用者が行わねばならないという煩わしさがある。
このような問題を解決するために、特開平9-62658号公
報に示された文書間リンク処理システムでは、利用者
（ユーザ）の操作内容や文書アクセス要求の内容を取得
し、その中から取り出した情報に基づいて利用者毎の利
用履歴情報を記録し、その利用履歴情報と予め登録して
おいた関連付け条件規則に従って文書間の関連付けを自
動的に行う方法を提供している。なお、特開平9-330312
号公報に示された文書管理方式では、単に文書登録者が
関連文書を登録できるだけでなく、登録されている文書
を参照する者も、その文書の参照文書を登録できるよう
にしている。この文書管理方式では、第１の文書の参照
時に、その文書に関連して開いた参照文書を参照スタッ
クに一時的に格納しておき、第１の文書を閉じるとき、
参照スタックに格納しておいた一つまたは複数の参照文
書を関連文書として登録するか否かを個々の参照文書に
ついて決定し、関連文書として登録すると決定した参照
文書についてはその文書属性情報を第１の文書に関連付
けて登録する。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】しかしながら、前記特
開平9-62658号公報に示された従来技術については、関
連文書の関連付けを主たる目的として記録されたもので
はない利用履歴情報に従って文書間の関連付けが行われ
るので、利用者の意図通りの関連付けが行われるとは限
らないし、個々の文書別に本当に関連する文書を関係付
けるのが困難である。また、特開平9-330312号公報に示
された従来技術については、多くの従来技術と同様に、
利用者が関連付けのための作業を行わねばならないとい
う煩わしさがある。本発明の課題は、このような従来技
術の問題を解決し、利用者の意図通りの関連文書を自動
的に個々の文書に関連付けることができる文書管理シス
テムおよび文書管理方法を提供することにある。
開平9-62658号公報に示された従来技術については、関
連文書の関連付けを主たる目的として記録されたもので
はない利用履歴情報に従って文書間の関連付けが行われ
るので、利用者の意図通りの関連付けが行われるとは限
らないし、個々の文書別に本当に関連する文書を関係付
けるのが困難である。また、特開平9-330312号公報に示
された従来技術については、多くの従来技術と同様に、
利用者が関連付けのための作業を行わねばならないとい
う煩わしさがある。本発明の課題は、このような従来技
術の問題を解決し、利用者の意図通りの関連文書を自動
的に個々の文書に関連付けることができる文書管理シス
テムおよび文書管理方法を提供することにある。
【０００４】
【課題を解決するための手段】前記の課題を解決するた
めに、請求項１記載の発明では、一つの文書に他の文書
を関連付けて管理することができる文書管理システムに
おいて、文書登録時または文書参照時に、登録する文書
または参照中の文書の全文を検索して特定のワードの近
傍に記載されている文書名を抽出する文書名抽出手段
と、前記文書名抽出手段により抽出された文書名の文書
を関連文書として前記登録する文書または前記参照中の
文書に関連付ける文書関連付け手段とを備えた。また、
請求項２記載の発明では、一つの文書に他の文書を関連
付けて管理することができる文書管理システムにおい
て、文書登録時または文書参照時に、登録する文書また
は参照中の文書の全文を検索して特定のワードの近傍に
記載されている文書名を抽出する文書名抽出手段と、前
記文書名抽出手段により抽出された文書名中の一部の文
字列を文書名に含む文書を登録されている文書中から抽
出する文書抽出手段と、前記文書抽出手段により抽出さ
れた文書を関連文書として前記登録する文書または前記
参照中の文書に関連付ける文書関連付け手段とを備え
た。また、請求項３記載の発明では、請求項１または請
求項２記載の発明において、文書原稿上の文字画像を読
み取る画像読み取り手段と、前記画像読み取り手段によ
り読み取られた文字画像データに対して文字認識処理を
行い、前記文字画像データをテキストデータに変換する
文字認識手段とを備え、文書名抽出手段が、前記文字認
識手段によりテキストデータに変換された文書データか
ら特定のワードの近傍に記載されている文書名を抽出す
るように構成した。
めに、請求項１記載の発明では、一つの文書に他の文書
を関連付けて管理することができる文書管理システムに
おいて、文書登録時または文書参照時に、登録する文書
または参照中の文書の全文を検索して特定のワードの近
傍に記載されている文書名を抽出する文書名抽出手段
と、前記文書名抽出手段により抽出された文書名の文書
を関連文書として前記登録する文書または前記参照中の
文書に関連付ける文書関連付け手段とを備えた。また、
請求項２記載の発明では、一つの文書に他の文書を関連
付けて管理することができる文書管理システムにおい
て、文書登録時または文書参照時に、登録する文書また
は参照中の文書の全文を検索して特定のワードの近傍に
記載されている文書名を抽出する文書名抽出手段と、前
記文書名抽出手段により抽出された文書名中の一部の文
字列を文書名に含む文書を登録されている文書中から抽
出する文書抽出手段と、前記文書抽出手段により抽出さ
れた文書を関連文書として前記登録する文書または前記
参照中の文書に関連付ける文書関連付け手段とを備え
た。また、請求項３記載の発明では、請求項１または請
求項２記載の発明において、文書原稿上の文字画像を読
み取る画像読み取り手段と、前記画像読み取り手段によ
り読み取られた文字画像データに対して文字認識処理を
行い、前記文字画像データをテキストデータに変換する
文字認識手段とを備え、文書名抽出手段が、前記文字認
識手段によりテキストデータに変換された文書データか
ら特定のワードの近傍に記載されている文書名を抽出す
るように構成した。
【０００５】また、請求項４記載の発明では、一つの文
書に他の文書を関連付けて管理することができる文書管
理方法において、文書登録時または文書参照時に、登録
する文書または参照中の文書の全文を検索して特定のワ
ードの近傍に記載されている文書名を抽出し、抽出され
た文書名の文書を関連文書として前記登録する文書また
は前記参照中の文書に関連付ける方法にした。また、請
求項５記載の発明では、一つの文書に他の文書を関連付
けて管理することができる文書管理方法において、文書
登録時または文書参照時に、登録する文書または参照中
の文書の全文を検索して特定のワードの近傍に記載され
ている文書名を抽出し、抽出された文書名中の一部の文
字列を文書名に含む文書を登録されている文書中から抽
出し、抽出された文書を関連文書として前記登録する文
書または前記参照中の文書に関連付ける方法にした。前
記のような手段にしたので、請求項１および請求項４記
載の発明では、文書登録時または文書参照時に、登録す
る文書または参照中の文書の全文が検索されて特定のワ
ードの近傍に記載されている文書名が抽出され、抽出さ
れた文書名の文書が関連文書として前記登録する文書ま
たは前記参照中の文書に関連付けられる。請求項２およ
び請求項５記載の発明では、文書登録時または文書参照
時に、登録する文書または参照中の文書の全文が検索さ
れて特定のワードの近傍に記載されている文書名が抽出
され、抽出された文書名中の一部の文字列を文書名に含
む文書が登録されている文書中から抽出され、抽出され
た文書が関連文書として前記登録する文書または前記参
照中の文書に関連付けられる。請求項３記載の発明で
は、請求項１または請求項２記載の発明において、文書
原稿上の文字画像が読み取られ、読み取られた文字画像
データがテキストデータに変換され、テキストデータに
変換された文書データから特定のワードの近傍に記載さ
れている文書名が抽出される。
書に他の文書を関連付けて管理することができる文書管
理方法において、文書登録時または文書参照時に、登録
する文書または参照中の文書の全文を検索して特定のワ
ードの近傍に記載されている文書名を抽出し、抽出され
た文書名の文書を関連文書として前記登録する文書また
は前記参照中の文書に関連付ける方法にした。また、請
求項５記載の発明では、一つの文書に他の文書を関連付
けて管理することができる文書管理方法において、文書
登録時または文書参照時に、登録する文書または参照中
の文書の全文を検索して特定のワードの近傍に記載され
ている文書名を抽出し、抽出された文書名中の一部の文
字列を文書名に含む文書を登録されている文書中から抽
出し、抽出された文書を関連文書として前記登録する文
書または前記参照中の文書に関連付ける方法にした。前
記のような手段にしたので、請求項１および請求項４記
載の発明では、文書登録時または文書参照時に、登録す
る文書または参照中の文書の全文が検索されて特定のワ
ードの近傍に記載されている文書名が抽出され、抽出さ
れた文書名の文書が関連文書として前記登録する文書ま
たは前記参照中の文書に関連付けられる。請求項２およ
び請求項５記載の発明では、文書登録時または文書参照
時に、登録する文書または参照中の文書の全文が検索さ
れて特定のワードの近傍に記載されている文書名が抽出
され、抽出された文書名中の一部の文字列を文書名に含
む文書が登録されている文書中から抽出され、抽出され
た文書が関連文書として前記登録する文書または前記参
照中の文書に関連付けられる。請求項３記載の発明で
は、請求項１または請求項２記載の発明において、文書
原稿上の文字画像が読み取られ、読み取られた文字画像
データがテキストデータに変換され、テキストデータに
変換された文書データから特定のワードの近傍に記載さ
れている文書名が抽出される。
【０００６】
【発明の実施の形態】以下、図面により本発明の実施の
形態を詳細に説明する。図１は本発明の第１の実施形態
を示す文書管理装置の構成ブロック図である。図示した
ように、この実施形態の文書管理装置は、プログラムに
従って動作するＣＰＵ６などを有した処理・管理部１、
ハードディスク装置（または読み書き可能な光ディスク
装置）やＲＡＭなどから構成され、各文書の文書データ
や文書属性情報などを記憶する文書記憶部２、キーボー
ドや表示装置などから構成された操作表示部３、登録す
る文書データを入力するためのフロッピー（登録商標）
ディスク装置４、同様に、ネットワークを介して登録す
る文書データを取り込んだりするための通信制御部５な
どを備えている。なお、前記において、文書属性情報と
は、文書名、作成者名（登録者名）、登録日、キーワー
ド、関連文書などであり、それらが文書管理部９の付与
した文書番号と関連付けて記憶されている。また、前記
処理・管理部１は、登録する文書などの全文検索を行っ
て特定のワードの近傍に記載されている文書名を抽出す
る文書名抽出手段として動作する全文検索部７、前記文
書名の文書や前記文書名から抽出された文字列を文書名
に含む文書を登録されている文書中から抽出する文書抽
出部（文書抽出手段）８、前記文書抽出部８により抽出
された文書を関連文書として当該文書に関連付ける文書
関連付け手段として動作すると共に、その当該文書を登
録したりする文書管理部９などを備える。なお、全文検
索部７、文書抽出部８、文書管理部９はＣＰＵ６を共有
すると共に、それぞれに割り当てられたメモリ領域内の
プログラムを有し、そのプログラムに従ってＣＰＵ６に
より動作する。
形態を詳細に説明する。図１は本発明の第１の実施形態
を示す文書管理装置の構成ブロック図である。図示した
ように、この実施形態の文書管理装置は、プログラムに
従って動作するＣＰＵ６などを有した処理・管理部１、
ハードディスク装置（または読み書き可能な光ディスク
装置）やＲＡＭなどから構成され、各文書の文書データ
や文書属性情報などを記憶する文書記憶部２、キーボー
ドや表示装置などから構成された操作表示部３、登録す
る文書データを入力するためのフロッピー（登録商標）
ディスク装置４、同様に、ネットワークを介して登録す
る文書データを取り込んだりするための通信制御部５な
どを備えている。なお、前記において、文書属性情報と
は、文書名、作成者名（登録者名）、登録日、キーワー
ド、関連文書などであり、それらが文書管理部９の付与
した文書番号と関連付けて記憶されている。また、前記
処理・管理部１は、登録する文書などの全文検索を行っ
て特定のワードの近傍に記載されている文書名を抽出す
る文書名抽出手段として動作する全文検索部７、前記文
書名の文書や前記文書名から抽出された文字列を文書名
に含む文書を登録されている文書中から抽出する文書抽
出部（文書抽出手段）８、前記文書抽出部８により抽出
された文書を関連文書として当該文書に関連付ける文書
関連付け手段として動作すると共に、その当該文書を登
録したりする文書管理部９などを備える。なお、全文検
索部７、文書抽出部８、文書管理部９はＣＰＵ６を共有
すると共に、それぞれに割り当てられたメモリ領域内の
プログラムを有し、そのプログラムに従ってＣＰＵ６に
より動作する。
【０００７】図２に、第１の実施形態の動作フローを示
す。以下、図２などに従って、この実施形態の動作を説
明する。まず、登録する文書データを、この文書管理装
置の文書作成手段を用いて作成するか、フロッピーディ
スク装置４または通信制御部５を介して外部から取り込
むかして、文書管理装置内に用意する（ステップＳ
１）。本発明では、このようにして用意された登録する
文書などの文書データ中に、関連文書（参照文書）が下
記の例に示すような形で表現されていると想定してお
り、そのため、登録する文書の文書データが用意される
と、全文検索部７がその文書データの全文検索を行い、
「参照」とか、「参考」とかいった特定のワードを検索
する。 ［例１］したがって、２０００年問題に対する早急な対
処が望まれる（「２０００年問題について」中村太郎
（○○○，×××）参照）。 ［例２］これについては、文献“最近のパーソナルコン
ピュータ”佐藤一郎（○○○，×××）を参考にしてほ
しい。 ［例３］参考文献 （１）「ネットワークに関する特許出願動向」田中花子
（○○○，×××） （２）「文書検索の高速化について」鈴木次郎（○○
○，×××） なお、前記例中において、「 」または“ ”内の文字
列は文書名を示しており、（○○○，×××）は登録年
月日など一つまたは複数の文書属性を示している。ま
た、前記例１および例２は参照文書の文書名が「参照」
または「参考」というワードの直前に記載されている例
であり、例３は「参考」（または「参照」というワード
の次の行から数行に亘って記載されている例である。し
たがって、全文検索部７は「参照」または「参考」とい
うような特定のワードを見つけると、例えば、その直前
および直後の文字列をそれぞれ１行か２行程度に亘って
検索し、「 」または“ ”で囲まれた文書名があれ
ば、その「 」または“ ”内のすべての文字列、また
はその文字列中に含まれる一つまたは複数の語句（部分
文字列）、例えば名詞または複合名詞を取得する（ステ
ップＳ２）。あるいは、さらに、文書記憶部２などに姓
名辞書も記憶しておき、その姓名辞書に基づいて文書名
の直後または直前に記載されている作成者名を認識し、
その作成者名も取得する。
す。以下、図２などに従って、この実施形態の動作を説
明する。まず、登録する文書データを、この文書管理装
置の文書作成手段を用いて作成するか、フロッピーディ
スク装置４または通信制御部５を介して外部から取り込
むかして、文書管理装置内に用意する（ステップＳ
１）。本発明では、このようにして用意された登録する
文書などの文書データ中に、関連文書（参照文書）が下
記の例に示すような形で表現されていると想定してお
り、そのため、登録する文書の文書データが用意される
と、全文検索部７がその文書データの全文検索を行い、
「参照」とか、「参考」とかいった特定のワードを検索
する。 ［例１］したがって、２０００年問題に対する早急な対
処が望まれる（「２０００年問題について」中村太郎
（○○○，×××）参照）。 ［例２］これについては、文献“最近のパーソナルコン
ピュータ”佐藤一郎（○○○，×××）を参考にしてほ
しい。 ［例３］参考文献 （１）「ネットワークに関する特許出願動向」田中花子
（○○○，×××） （２）「文書検索の高速化について」鈴木次郎（○○
○，×××） なお、前記例中において、「 」または“ ”内の文字
列は文書名を示しており、（○○○，×××）は登録年
月日など一つまたは複数の文書属性を示している。ま
た、前記例１および例２は参照文書の文書名が「参照」
または「参考」というワードの直前に記載されている例
であり、例３は「参考」（または「参照」というワード
の次の行から数行に亘って記載されている例である。し
たがって、全文検索部７は「参照」または「参考」とい
うような特定のワードを見つけると、例えば、その直前
および直後の文字列をそれぞれ１行か２行程度に亘って
検索し、「 」または“ ”で囲まれた文書名があれ
ば、その「 」または“ ”内のすべての文字列、また
はその文字列中に含まれる一つまたは複数の語句（部分
文字列）、例えば名詞または複合名詞を取得する（ステ
ップＳ２）。あるいは、さらに、文書記憶部２などに姓
名辞書も記憶しておき、その姓名辞書に基づいて文書名
の直後または直前に記載されている作成者名を認識し、
その作成者名も取得する。
【０００８】続いて、文書抽出部８が文書記憶部２内の
文書属性情報中の文書名（タイトル）を検索し、取得さ
れた前記文書名の文書またはその文書名中の一部の文字
列を文書名中に含む文書を抽出し、その文書の文書番号
などを取得する（ステップＳ３）。あるいは、さらに、
抽出した文書中から前記作成者名も一致する文書のみを
抽出するようにしてもよい。こうして、登録しようとし
ている文書中に記載されている関連文書または記載され
ている関連文書だけでなくその関連文書に類似の関連文
書も抽出されると、文書管理部９は抽出された関連文書
の文書番号などを例えば登録しようとしている文書の文
書属性情報としてその文書に関連付ける（ステップＳ
４）。そして、登録しようとしている前記文書に文書番
号などを付与してその文書を登録する（ステップＳ
５）。また、次のようにして、登録済みの文書の参照時
にその文書に他の文書を関連付けることも可能である。
この場合はまず、登録済み文書の中から一つの文書を開
き（ステップＳ11）、全文検索部７がその文書データの
全文検索を行い、「参照」または「参考」というような
特定のワードを検索する。そして、特定のワードを見つ
けると、全文検索部７はその直前および直後の文字列を
それぞれ１行か２行程度に亘って検索し、例えば「 」
または“ ”で囲まれた文書名があれば、その「 」ま
たは“”内のすべての文字列、またはその文字列中に含
まれる一つまたは複数の語句、例えば名詞または複合名
詞を取得する（ステップＳ12）。あるいは、さらに、文
書記憶部２などに姓名辞書も記憶しおき、その姓名辞書
に基づいて文書名の直後または直前に記載されている作
成者名を認識し、その作成者名も取得する。
文書属性情報中の文書名（タイトル）を検索し、取得さ
れた前記文書名の文書またはその文書名中の一部の文字
列を文書名中に含む文書を抽出し、その文書の文書番号
などを取得する（ステップＳ３）。あるいは、さらに、
抽出した文書中から前記作成者名も一致する文書のみを
抽出するようにしてもよい。こうして、登録しようとし
ている文書中に記載されている関連文書または記載され
ている関連文書だけでなくその関連文書に類似の関連文
書も抽出されると、文書管理部９は抽出された関連文書
の文書番号などを例えば登録しようとしている文書の文
書属性情報としてその文書に関連付ける（ステップＳ
４）。そして、登録しようとしている前記文書に文書番
号などを付与してその文書を登録する（ステップＳ
５）。また、次のようにして、登録済みの文書の参照時
にその文書に他の文書を関連付けることも可能である。
この場合はまず、登録済み文書の中から一つの文書を開
き（ステップＳ11）、全文検索部７がその文書データの
全文検索を行い、「参照」または「参考」というような
特定のワードを検索する。そして、特定のワードを見つ
けると、全文検索部７はその直前および直後の文字列を
それぞれ１行か２行程度に亘って検索し、例えば「 」
または“ ”で囲まれた文書名があれば、その「 」ま
たは“”内のすべての文字列、またはその文字列中に含
まれる一つまたは複数の語句、例えば名詞または複合名
詞を取得する（ステップＳ12）。あるいは、さらに、文
書記憶部２などに姓名辞書も記憶しおき、その姓名辞書
に基づいて文書名の直後または直前に記載されている作
成者名を認識し、その作成者名も取得する。
【０００９】続いて、文書抽出部８が文書記憶部２内の
文書属性情報中の文書名（タイトル）を検索し、取得さ
れた前記文書名の文書またはその文書名中の一部の文字
列を文書名中に含む文書を抽出し、その文書の文書番号
などを取得する（ステップＳ13）。あるいは、さらに、
そのなかから前記作成者名も一致する文書のみを抽出す
るようにしてもよい。こうして、開かれている文書中に
記載されている関連文書またはそのような関連文書だけ
でなく類似の関連文書も抽出されると、文書管理部９は
抽出された関連文書の文書番号などを例えば登録しよう
としている文書の文書属性情報としてその文書に関連付
ける（ステップＳ14）。また、文書参照時には、図４に
示した動作フローのように、まず、一つの文書が開かれ
（ステップＳ21）、表示されているときに、利用者が例
えば操作表示部３を構成しているマウスなどにより、表
示されている例えば「関連文書」ボタンをクリックして
関連文書表示を指示する（ステップＳ22）。そうする
と、文書管理部９は、このとき開かれている文書の文書
番号を取得し（ステップＳ23）、その文書番号の文書の
文書属性情報から関連文書の文書番号を取得する（ステ
ップＳ24）。そして、その文書番号の関連文書の文書属
性情報から文書名などを取得し（ステップＳ25）、文書
管理部９は取得した関連文書の文書名などを表示させる
（ステップＳ26）。こうして、この実施形態によれば、
利用者の意図した関連文書を自動的に個々の文書に関連
付けることができる。
文書属性情報中の文書名（タイトル）を検索し、取得さ
れた前記文書名の文書またはその文書名中の一部の文字
列を文書名中に含む文書を抽出し、その文書の文書番号
などを取得する（ステップＳ13）。あるいは、さらに、
そのなかから前記作成者名も一致する文書のみを抽出す
るようにしてもよい。こうして、開かれている文書中に
記載されている関連文書またはそのような関連文書だけ
でなく類似の関連文書も抽出されると、文書管理部９は
抽出された関連文書の文書番号などを例えば登録しよう
としている文書の文書属性情報としてその文書に関連付
ける（ステップＳ14）。また、文書参照時には、図４に
示した動作フローのように、まず、一つの文書が開かれ
（ステップＳ21）、表示されているときに、利用者が例
えば操作表示部３を構成しているマウスなどにより、表
示されている例えば「関連文書」ボタンをクリックして
関連文書表示を指示する（ステップＳ22）。そうする
と、文書管理部９は、このとき開かれている文書の文書
番号を取得し（ステップＳ23）、その文書番号の文書の
文書属性情報から関連文書の文書番号を取得する（ステ
ップＳ24）。そして、その文書番号の関連文書の文書属
性情報から文書名などを取得し（ステップＳ25）、文書
管理部９は取得した関連文書の文書名などを表示させる
（ステップＳ26）。こうして、この実施形態によれば、
利用者の意図した関連文書を自動的に個々の文書に関連
付けることができる。
【００１０】本発明の第２の実施形態では、図５に示す
ように、図１に示した第１の実施形態の構成に加え、文
書原稿上の文字画像を読み取る画像読み取り装置（画像
読み取り手段）10を備え、さらに、処理・管理部１内に
は画像読み取り装置10により読み取られた文字画像デー
タに対して文字認識処理を行い、前記文字画像データを
テキストデータに変換する文字認識部（文字認識手段）
11を備え、全文検索部７が、前記文字認識部11によりテ
キストデータに変換された文書データから特定のワード
の近傍に記載されている文書名を抽出する。図６に、第
２の実施形態の動作フローを示す。以下、図６などに従
って、この実施形態の動作を説明する。まず、登録する
文書データを、この文書管理装置の画像読み取り装置10
を用いて読み取るか、この文書管理装置の文書作成手段
により作成するか、フロッピーディスク装置４または通
信制御部５を介して外部から取り込むかして、文書管理
装置内に用意する（ステップＳ31）。そして、用意され
た文書データが画像読み取り装置10により読み取られた
文書画像データか否かを判定し（ステップＳ32）、文書
画像データであるならば（ステップＳ32でYES）、文字
認識部11により前記文書画像データに対して文字認識処
理を行い、文書画像データをテキストデータにする（ス
テップＳ33）。次に、全文検索部７がテキストデータ化
された文書データの全文検索を行い、「参照」とか、
「参考」とかいった特定のワードを検索する。そして、
特定のワードを見つけると、全文検索部７はその直前お
よび直後の文字列をそれぞれ１行か２行程度に亘って検
索し、例えば「 」または“ ”で囲まれた文書名があ
れば、その「 」または“ ”内のすべての文字列、ま
たはその文字列中に含まれる一つまたは複数の語句（部
分文字列）、例えば名詞または複合名詞を取得する（ス
テップＳ34）。あるいは、さらに、文書記憶部２などに
姓名辞書も記憶しおき、その姓名辞書に基づいて文書名
の直後または直前に記載されている作成者名を認識し、
その作成者名も取得する。
ように、図１に示した第１の実施形態の構成に加え、文
書原稿上の文字画像を読み取る画像読み取り装置（画像
読み取り手段）10を備え、さらに、処理・管理部１内に
は画像読み取り装置10により読み取られた文字画像デー
タに対して文字認識処理を行い、前記文字画像データを
テキストデータに変換する文字認識部（文字認識手段）
11を備え、全文検索部７が、前記文字認識部11によりテ
キストデータに変換された文書データから特定のワード
の近傍に記載されている文書名を抽出する。図６に、第
２の実施形態の動作フローを示す。以下、図６などに従
って、この実施形態の動作を説明する。まず、登録する
文書データを、この文書管理装置の画像読み取り装置10
を用いて読み取るか、この文書管理装置の文書作成手段
により作成するか、フロッピーディスク装置４または通
信制御部５を介して外部から取り込むかして、文書管理
装置内に用意する（ステップＳ31）。そして、用意され
た文書データが画像読み取り装置10により読み取られた
文書画像データか否かを判定し（ステップＳ32）、文書
画像データであるならば（ステップＳ32でYES）、文字
認識部11により前記文書画像データに対して文字認識処
理を行い、文書画像データをテキストデータにする（ス
テップＳ33）。次に、全文検索部７がテキストデータ化
された文書データの全文検索を行い、「参照」とか、
「参考」とかいった特定のワードを検索する。そして、
特定のワードを見つけると、全文検索部７はその直前お
よび直後の文字列をそれぞれ１行か２行程度に亘って検
索し、例えば「 」または“ ”で囲まれた文書名があ
れば、その「 」または“ ”内のすべての文字列、ま
たはその文字列中に含まれる一つまたは複数の語句（部
分文字列）、例えば名詞または複合名詞を取得する（ス
テップＳ34）。あるいは、さらに、文書記憶部２などに
姓名辞書も記憶しおき、その姓名辞書に基づいて文書名
の直後または直前に記載されている作成者名を認識し、
その作成者名も取得する。
【００１１】続いて、文書抽出部８が文書記憶部２内の
文書属性情報中の文書名（タイトル）を検索し、取得さ
れた前記文書名の文書またはその文書名中の一部の文字
列を文書名中に含む文書を抽出し、その文書の文書番号
などを取得する（ステップＳ35）。あるいは、さらに、
抽出した文書中から前記作成者名も一致する文書のみを
抽出するようにしてもよい。こうして、登録しようとし
ている文書中に記載されている関連文書またはそのよう
な関連文書だけでなく類似の関連文書も抽出されると、
文書管理部９は抽出された関連文書の文書番号などを例
えば登録しようとしている文書の文書属性情報としてそ
の文書に関連付ける（ステップＳ36）。そして、その文
書に文書番号などを付与してその文書を登録する（ステ
ップＳ37）。それに対して、ステップＳ32において、文
書データが文書画像データでないと判定されたならば
（ステップＳ32でNO）、ステップＳ34へ進み、文書デー
タの全文検索以下の動作を実行する。なお、文書参照時
の動作は第１の実施形態と同じである。こうして、この
実施形態によれば、登録する文書が文字画像データから
成っていても、利用者の意図した関連文書を自動的に個
々の文書に関連付けることができる。
文書属性情報中の文書名（タイトル）を検索し、取得さ
れた前記文書名の文書またはその文書名中の一部の文字
列を文書名中に含む文書を抽出し、その文書の文書番号
などを取得する（ステップＳ35）。あるいは、さらに、
抽出した文書中から前記作成者名も一致する文書のみを
抽出するようにしてもよい。こうして、登録しようとし
ている文書中に記載されている関連文書またはそのよう
な関連文書だけでなく類似の関連文書も抽出されると、
文書管理部９は抽出された関連文書の文書番号などを例
えば登録しようとしている文書の文書属性情報としてそ
の文書に関連付ける（ステップＳ36）。そして、その文
書に文書番号などを付与してその文書を登録する（ステ
ップＳ37）。それに対して、ステップＳ32において、文
書データが文書画像データでないと判定されたならば
（ステップＳ32でNO）、ステップＳ34へ進み、文書デー
タの全文検索以下の動作を実行する。なお、文書参照時
の動作は第１の実施形態と同じである。こうして、この
実施形態によれば、登録する文書が文字画像データから
成っていても、利用者の意図した関連文書を自動的に個
々の文書に関連付けることができる。
【００１２】
【発明の効果】以上説明したように、本発明によれば、
請求項１および請求項４記載の発明では、文書登録時ま
たは文書参照時に、登録する文書または参照中の文書の
全文が検索されて、「参照」とか「参考」とかいうよう
な特定のワードの近傍に記載されている文書名が抽出さ
れ、抽出された文書名の文書が関連文書として前記登録
する文書または前記参照中の文書に関連付けられるの
で、当該文書中に記載された、利用者の意図している関
連文書を自動的に個々の文書に関連付けることができ
る。また、請求項２および請求項５記載の発明では、文
書登録時または文書参照時に、登録する文書または参照
中の文書の全文が検索されて、「参照」とか「参考」と
かいうような特定のワードの近傍に記載されている文書
名が抽出され、抽出された文書名中の一部の文字列を文
書名に含む文書が登録されている文書中から抽出され、
抽出された文書が関連文書として前記登録する文書また
は前記参照中の文書に関連付けられるので、利用者の意
図通りの関連文書である当該文書中に記載されている関
連文書およびその関連文書に類似した文書を自動的に個
々の文書に関連付けることができる。また、請求項３記
載の発明では、請求項１または請求項２記載の発明にお
いて、文書原稿上の文字画像が読み取られ、読み取られ
た文字画像データがテキストデータに変換され、テキス
トデータに変換された文書データから特定のワードの近
傍に記載されている文書名が抽出されるので、登録する
文書が文字画像データから成っていても、利用者の意図
した関連文書を自動的に個々の文書に関連付けることが
できる。
請求項１および請求項４記載の発明では、文書登録時ま
たは文書参照時に、登録する文書または参照中の文書の
全文が検索されて、「参照」とか「参考」とかいうよう
な特定のワードの近傍に記載されている文書名が抽出さ
れ、抽出された文書名の文書が関連文書として前記登録
する文書または前記参照中の文書に関連付けられるの
で、当該文書中に記載された、利用者の意図している関
連文書を自動的に個々の文書に関連付けることができ
る。また、請求項２および請求項５記載の発明では、文
書登録時または文書参照時に、登録する文書または参照
中の文書の全文が検索されて、「参照」とか「参考」と
かいうような特定のワードの近傍に記載されている文書
名が抽出され、抽出された文書名中の一部の文字列を文
書名に含む文書が登録されている文書中から抽出され、
抽出された文書が関連文書として前記登録する文書また
は前記参照中の文書に関連付けられるので、利用者の意
図通りの関連文書である当該文書中に記載されている関
連文書およびその関連文書に類似した文書を自動的に個
々の文書に関連付けることができる。また、請求項３記
載の発明では、請求項１または請求項２記載の発明にお
いて、文書原稿上の文字画像が読み取られ、読み取られ
た文字画像データがテキストデータに変換され、テキス
トデータに変換された文書データから特定のワードの近
傍に記載されている文書名が抽出されるので、登録する
文書が文字画像データから成っていても、利用者の意図
した関連文書を自動的に個々の文書に関連付けることが
できる。
【図１】本発明の第１の実施形態を示す文書管理装置の
構成ブロック図である。
構成ブロック図である。
【図２】本発明の第１の実施形態を示す文書管理装置の
動作フロー図である。
動作フロー図である。
【図３】本発明の第１の実施形態を示す文書管理装置の
他の動作フロー図である。
他の動作フロー図である。
【図４】本発明の第１の実施形態を示す文書管理装置の
他の動作フロー図である。
他の動作フロー図である。
【図５】本発明の第２の実施形態を示す文書管理装置要
部の構成ブロック図である。
部の構成ブロック図である。
【図６】本発明の第２の実施形態を示す文書管理装置の
動作フロー図である。
動作フロー図である。
１ 処理・管理部 ２ 文書記憶部 ３ 操作表示部 ４ フロッピーディスク装置 ５ 通信制御部 ６ ＣＰＵ ７ 全文検索部 ８ 文書抽出部 ９ 文書管理部 10 画像読み取り装置 11 文字認識部
Claims (5)
- 【請求項１】 一つの文書に他の文書を関連付けて管理
することができる文書管理システムにおいて、文書登録
時または文書参照時に、登録する文書または参照中の文
書の全文を検索して特定のワードの近傍に記載されてい
る文書名を抽出する文書名抽出手段と、前記文書名抽出
手段により抽出された文書名の文書を関連文書として前
記登録する文書または前記参照中の文書に関連付ける文
書関連付け手段とを備えたことを特徴とする文書管理シ
ステム。 - 【請求項２】 一つの文書に他の文書を関連付けて管理
することができる文書管理システムにおいて、文書登録
時または文書参照時に、登録する文書または参照中の文
書の全文を検索して特定のワードの近傍に記載されてい
る文書名を抽出する文書名抽出手段と、前記文書名抽出
手段により抽出された文書名中の一部の文字列を文書名
に含む文書を登録されている文書中から抽出する文書抽
出手段と、前記文書抽出手段により抽出された文書を関
連文書として前記登録する文書または前記参照中の文書
に関連付ける文書関連付け手段とを備えたことを特徴と
する文書管理システム。 - 【請求項３】 請求項１または請求項２記載の文書管理
システムにおいて、文書原稿上の文字画像を読み取る画
像読み取り手段と、前記画像読み取り手段により読み取
られた文字画像データに対して文字認識処理を行い、前
記文字画像データをテキストデータに変換する文字認識
手段とを備え、文書名抽出手段が、前記文字認識手段に
よりテキストデータに変換された文書データから特定の
ワードの近傍に記載されている文書名を抽出するように
構成したことを特徴とする文書管理システム。 - 【請求項４】 一つの文書に他の文書を関連付けて管理
することができる文書管理方法において、文書登録時ま
たは文書参照時に、登録する文書または参照中の文書の
全文を検索して特定のワードの近傍に記載されている文
書名を抽出し、抽出された文書名の文書を関連文書とし
て前記登録する文書または前記参照中の文書に関連付け
ることを特徴とする文書管理方法。 - 【請求項５】 一つの文書に他の文書を関連付けて管理
することができる文書管理方法において、文書登録時ま
たは文書参照時に、登録する文書または参照中の文書の
全文を検索して特定のワードの近傍に記載されている文
書名を抽出し、抽出された文書名中の一部の文字列を文
書名に含む文書を登録されている文書中から抽出し、抽
出された文書を関連文書として前記登録する文書または
前記参照中の文書に関連付けることを特徴とする文書管
理方法。
Priority Applications (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP11125223A JP2000315210A (ja) | 1999-04-30 | 1999-04-30 | 文書管理システムおよび文書管理方法 |
Applications Claiming Priority (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP11125223A JP2000315210A (ja) | 1999-04-30 | 1999-04-30 | 文書管理システムおよび文書管理方法 |
Publications (1)
| Publication Number | Publication Date |
|---|---|
| JP2000315210A true JP2000315210A (ja) | 2000-11-14 |
Family
ID=14904899
Family Applications (1)
| Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
|---|---|---|---|
| JP11125223A Pending JP2000315210A (ja) | 1999-04-30 | 1999-04-30 | 文書管理システムおよび文書管理方法 |
Country Status (1)
| Country | Link |
|---|---|
| JP (1) | JP2000315210A (ja) |
Cited By (4)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| US7401078B2 (en) | 2004-08-06 | 2008-07-15 | Canon Kabushiki Kaisha | Information processing apparatus, document search method, program, and storage medium |
| JP2009037605A (ja) * | 2007-07-12 | 2009-02-19 | Oki Data Corp | 文書検索装置及び画像形成装置、文書検索システム |
| JP2012173936A (ja) * | 2011-02-21 | 2012-09-10 | Fuji Xerox Co Ltd | 情報管理装置、プログラム、および情報管理システム |
| JP2013149068A (ja) * | 2012-01-19 | 2013-08-01 | Hitachi Solutions Ltd | ファイル間の関連性の解析方法及びシステム並びにプログラム |
-
1999
- 1999-04-30 JP JP11125223A patent/JP2000315210A/ja active Pending
Cited By (5)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| US7401078B2 (en) | 2004-08-06 | 2008-07-15 | Canon Kabushiki Kaisha | Information processing apparatus, document search method, program, and storage medium |
| JP2009037605A (ja) * | 2007-07-12 | 2009-02-19 | Oki Data Corp | 文書検索装置及び画像形成装置、文書検索システム |
| US8429154B2 (en) | 2007-07-12 | 2013-04-23 | Oki Data Corporation | Document search device, imaging forming apparatus, and document search system |
| JP2012173936A (ja) * | 2011-02-21 | 2012-09-10 | Fuji Xerox Co Ltd | 情報管理装置、プログラム、および情報管理システム |
| JP2013149068A (ja) * | 2012-01-19 | 2013-08-01 | Hitachi Solutions Ltd | ファイル間の関連性の解析方法及びシステム並びにプログラム |
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