JP2000066936A - フォルダ管理装置及び記録媒体 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】文書管理のための作業をソフトで行うことによ
って、作業の時間を節約し、膨大な文書データも容易に
管理することができるようにすること。 【解決手段】データを格納するデータ格納手段３ａと、
該格納されるデータの内容を抽出してフォルダ名を生成
するフォルダ生成手段１ａと、該生成したフォルダ名を
格納するフォルダ格納手段２ａとを備える。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、文書を作成し、文
書を管理することができるワープロソフトまたはワード
プロセッサ専用機やメールを送信／受信し、管理するメ
ールソフトなどのフォルダ管理装置及び記録媒体に関す
る。

【０００２】今、ユーザは、オフィスに大量にたまった
文書、データ、イメージファイル等をどのように管理し
てよいのか悩んでいる。これらのデータを簡単に一括管
理できる技術に対するニーズが高まってきている。

【０００３】

【従来の技術】従来のワープロソフトによる文書管理は
次のように行われていた。 ユーザは、文書の内容を読んでその内容を理解する。

【０００４】それをもとに格納するフォルダを作成す
る。 ユーザは、関連する文書を分類し、移動し、整理を行
う。このような、一連の作業を人的に行ってきた。

【０００５】また、従来例として、一つの文書を複数の
フォルダで管理および表示するもの（例えば、特開平５
−３２４７３９号公報参照）、文書を検索するためのキ
ーワードを抽出するもの（例えば、特開平８−１３７８
４３号公報参照）、および、検索のためにカテゴリ辞書
を用い、検索もれ、検索ノイズを少なくするもの（例え
ば、特開平８−１７１５６９号公報参照）があるが、文
書を格納するためのフォルダを自動的に作成するもので
はなかった。

【０００６】

【発明が解決しようとする課題】前記従来のものにおい
ては、データが蓄積され、文書数が膨大になってくる
と、文書管理のための作業も容易なものではなかった。

【０００７】本発明は、このような従来の課題を解決
し、文書管理のための作業をソフトで行うことによっ
て、作業の時間を節約し、膨大な文書データも容易に管
理することができるようにすることを目的とする。

【０００８】

【課題を解決するための手段】図１は本発明の原理説明
図である。図１中、１ａはフォルダ生成手段、２ａはフ
ォルダ格納手段、３ａはデータ格納手段である。

【０００９】本発明は前記従来の課題を解決するため次
のように構成した。 （１）：データを格納するデータ格納手段３ａと、該格
納されるデータの内容を抽出してフォルダ名を生成する
フォルダ生成手段１ａと、該生成したフォルダ名を格納
するフォルダ格納手段２ａとを備える。

【００１０】（２）：前記（１）のフォルダ管理装置に
おいて、前記データ格納手段３ａに格納されるデータ
は、ワードプロセッサにより作成された文書とする。 （３）：前記（１）のフォルダ管理装置において、前記
データ格納手段３ａに格納されるデータは、電子メール
で送受信されるデータとする。

【００１１】（４）：データ格納手段３ａに格納される
データの内容を抽出してフォルダ名を生成するフォルダ
生成手段１ａと、該生成したフォルダ名を格納するフォ
ルダ格納手段２ａとして、コンピュータを機能させるた
めのプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な
記録媒体とする。

【００１２】（作用）前記構成に基づく作用を説明す
る。データ格納手段３ａにデータを格納し、フォルダ生
成手段１ａで該格納されるデータの内容を抽出してフォ
ルダ名を生成し、フォルダ格納手段２ａに該生成したフ
ォルダ名を格納する。このため、文書管理のためのフォ
ルダ作成作業を自動（ソフト）で行うことによって、作
業の時間を節約し、膨大な文書データも容易に管理する
ことができる。

【００１３】また、前記データ格納手段３ａに格納され
るデータはワードプロセッサにより作成された文書とす
る。このため、ワードプロセッサにより作成された文書
の管理のための作業の時間を節約することができる。

【００１４】さらに、前記データ格納手段３ａに格納さ
れるデータは電子メールで送受信されるデータとする。
このため、電子メールで送受信されるデータの管理のた
めの作業の時間を節約することができる。

【００１５】また、データ格納手段３ａに格納されるデ
ータの内容を抽出してフォルダ名を生成するフォルダ生
成手段１ａと、該生成したフォルダ名を格納するフォル
ダ格納手段２ａとして、コンピュータを機能させるため
のプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記
録媒体とする。このため、この記録媒体のプログラムを
コンピュータにインストールすることで、フォルダ作成
作業の時間を節約し、膨大な文書データも容易に管理す
ることができるデータ管理装置を容易に提供することが
できる。

【００１６】

【発明の実施の形態】本発明は、先ず、文書やメール等
のデータの内容（要約／概要／コンテンツ（イメージ
の）／カテゴリ／タイトル等）を要約ソフトやコンテン
ツ抽出エンジン等を使って抽出する。または、フォルダ
名に成り得るタイトルを導き出す。次に、それをもと
に、格納するフォルダ（名）を自動的に作成する。また
は、既存するフォルダを見つけ出すようにする。このよ
うにして、効率的な方法で、データをフォルダ内に格納
および管理することができる。

【００１７】（１）：フォルダ管理装置の概要の説明 図２はフォルダ管理の説明図である。図２において、フ
ォルダ管理装置には、内容解析／分析フォルダ名生成部
１、仮想（バーチャル）フォルダ２、文書格納領域３が
設けてある。

【００１８】内容解析／分析フォルダ名生成部１は、要
約ソフトやコンテンツ抽出エンジン等を使って文書の内
容の解析／分析を行い、フォルダ名を生成するものであ
る。仮想フォルダ２は、文書が存在する場所とファイル
名がリンクされているものである。この例の仮想フォル
ダ２には、「第１開発」、「勤労課」、「プロジェク
ト」が格納されている。文書格納領域３は、実際の文書
が格納される領域である。この例では、Ａ文書、Ｂ文書
・・・Ｎ文書が格納されている。

【００１９】そして、仮想フォルダ２の「第１開発」は
Ａ文書およびその他の文書とリンクしており、「勤労
課」はＢ文書とリンクしており、「プロジェクト」はＣ
文書とリンクしている。

【００２０】（フォルダ管理処理の説明） （ａ）ワープロソフト等で作成または更新された文書を
保存する際に、内容解析／分析フォルダ名生成部１は、
要約ソフトやコンテンツ抽出エンジン等を使ってその文
書内容を理解、抽出する。

【００２１】（ｂ）更に、内容解析／分析フォルダ名生
成部１は、前記抽出した文書内容から、文書のカテゴリ
またはタイトル等を導き出し、その文書にふさわしいフ
ォルダ名を決め、自動的にフォルダを生成、もしくは既
存するフォルダ（ユーザプロファイル等にある）を見つ
け出し、仮想フォルダ２に格納し、文書を文書格納領域
３に保存する。

【００２２】（ｃ）実体の文書を格納する場所は、文書
格納領域３の１カ所に集中し、フォルダの中身は実体の
文書が存在しない何らかの仕組みによって管理されてい
る仮想フォルダ２にする。この仮想フォルダ２は、実際
に文書が存在する場所とファイル名がリンクされてい
る。

【００２３】（ｄ）格納された文書ファイルを検索する
際は、仮想フォルダ２を表示させ、クリック等でフォル
ダを指定（例えば「第１開発」）する。これにより、こ
の指定されたフォルダ名で、ヒットしたデータの一覧が
表示される（この例では、Ａ文書、・・・）。

【００２４】（２）：共有サーバを有するフォルダ管理
装置の説明 図３は共有サーバを有するフォルダ管理の説明図であ
る。図３において、共有サーバ１０に４台のクライアン
トＡ、Ｂ、Ｃ、Ｄが接続されている。

【００２５】共有サーバ１０には、共有データ格納領域
１１が設けてある。共有データ格納領域１１には、ワ
ープロ文書Ａ、ワープロ文書Ｂ、・・・等の各種ワープ
ロ文書（例えば、オアシス文書、一太郎文書、ワード文
書等）、テキスト、ＨＴＭＬ等の標準データおよびイ
メージ等のデータ、各種の業務データ（例えば、ＥＸ
ＣＥＬ、ＰＯＷＥＲＰＯＩＮＴ、１−２−３等）、送
信／受信メールデータ等が格納されている。

【００２６】クライアントＡは、カテゴリ別に表示する
例を示している。この例では「開発」に関するフォルダ
が右側に一覧で表示されている。クライアントＢは、デ
ータ種類別に表示する例を示している。この例では、
「ワープロ文書Ａ（例えば、オアシス文書）」に関する
フォルダが右側に一覧で表示されている。クライアント
Ｃは、グループキャビネットを表示する例を示してい
る。この例では「Ｖｏｉｃｅ」に関するフォルダが右側
に一覧で表示されている。クライアントＤは、プライベ
ートデータを表示する例を示している。この例では「受
信メール」の「取引先」に関するフォルダが次ページ
（図示せず）等に一覧で表示される。

【００２７】（３）：共有サーバの説明 図４は共有サーバの説明図である。図４において、共有
サーバ１０に２台のクライアントＡ、ＢがＬＡＮ等のネ
ットワークＬで接続されている。

【００２８】共有サーバ１０には、共有データ格納領域
１１、領域監視手段１６、インデックス作成手段１７、
検索エンジン１８、テキストビューワ１９、ファイル圧
縮解凍、ファイル暗号化、ウイルスチェック手段２０、
ＤＢエンジン２１が設けてある。また、共有データ格納
領域１１には、データ格納領域１２、データ管理表１
３、テキストインデックス１４、ユーザプロファイル１
５が設けてある。

【００２９】データ格納領域１２は、クライアントＡ、
Ｂ等からの文書データ、テキスト、ファックスデータ、
イメージ等のデータを格納する領域である。データ管理
表１３は、格納するデータを管理するための表を格納す
る領域である。テキストインデックス１４は、テキスト
化されたデータのインデックスを格納する領域（データ
格納領域１２のデータとはリンクされている）である。
ユーザプロファイル１５は、クライアントＡ、Ｂ毎のフ
ォルダ（仮想フォルダ）を格納する領域である。

【００３０】領域監視手段１６は、テーブル作成手段を
有し、共有データ格納領域１１の監視を行うものであ
る。インデックス作成手段１７は、フィルタープログラ
ムとＯＣＲエンジンを有し、データ格納領域１２に格納
されたデータからキーワード等を抽出しテキストインデ
ックスを作成するものである。ここでフィルタープログ
ラムは、データ格納領域１２に格納された各種の文書
（オアシス、ワード等）をテキスト化するためのフィル
タである。また、ＯＣＲエンジンは、イメージ等から文
字列を抽出してテキスト化するものである。検索エンジ
ン１８は、指定されたフォルダ名からテキストインデッ
クス１４を検索して、ヒットしたデータ（データファイ
ル名）を抽出するものである。

【００３１】テキストビューワ１９は、要約エンジンや
翻訳エンジン等を有し、データのテキストインデックス
の内容を解析、分析してカテゴリやタイトル等からフォ
ルダ名を生成するものである。ここで要約エンジンや翻
訳エンジンは、テキストの内容を理解しカテゴリ（例え
ば、経済、金融、文学等）や出現頻度の多い単語等から
タイトルを導き出すものである。ファイル圧縮解凍、フ
ァイル暗号化、ウイルスチェック手段２０は、ファイル
の圧縮および解凍処理、ファイルの暗号化処理、ウイル
スチェック等を行うものである。ＤＢエンジン２１は、
格納するデータをデータベースとして保存する処理を行
うものである。

【００３２】（４）：フローチャートによるフォルダ管
理処理の説明 ａ）データ格納時の説明 図５はデータ格納処理フローチャートである。以下、図
５の処理Ｓ１〜処理Ｓ６に従って説明する。

【００３３】Ｓ１：例えば、クライアントＡがワープロ
ソフト等で作成または更新した文書をデータ格納領域１
２に保存すると、これを領域監視手段１６で監視し、イ
ンデックス作成手段１７を起動し、処理Ｓ２に移る。

【００３４】Ｓ２：インデックス作成手段１７は、フィ
ルタープログラムやＯＣＲエンジン等を使用して、デー
タ格納領域１２に格納されたデータのテキスト化したイ
ンデックスを作成し、テキストインデックス１４に格納
し、処理Ｓ３に移る。

【００３５】Ｓ３：テキストビューワ１９は、前記格納
した文書のテキストインデックスから、要約エンジン等
を使用して文書のカテゴリまたはタイトル等を導き出
し、その文書にふさわしいフォルダ名を決め、もしくは
既存するフォルダ（ユーザプロファイル１５等にある）
を見つけ出し、処理Ｓ４に移る。

【００３６】Ｓ４：テキストビューワ１９は、フォルダ
候補名をクライアントＡに提示し、ユーザが前記提示し
た候補を選択すると処理Ｓ５に移り、もし選択しない場
合は処理Ｓ６に移る。

【００３７】Ｓ５：テキストビューワ１９は、ユーザが
選択したフォルダ名を仮想フォルダ（ユーザプロファイ
ル１５）に登録する。 Ｓ６：ユーザは、他の候補のフォルダ名を選択または候
補のフォルダ名を修正し、処理Ｓ５に移る。

【００３８】このように、実体フォルダはない、仮想フ
ォルダであるユーザプロファイル１５をサーバ上に置い
ているため、クライアントマシンが変わっても表示環境
は変わらないものである。

【００３９】なお、仮想フォルダは、サーバ上でなくク
ライアント側に置くこともできる。 ｂ）検索処理の説明 図６は検索処理フローチャートである。以下、図６の処
理Ｓ１１〜処理Ｓ１４に従って説明する。

【００４０】Ｓ１１：例えば、クライアントＡがユーザ
プロファイル１５に格納された仮想フォルダを開くと、
フォルダ一覧が表示され、処理Ｓ１２に移る。 Ｓ１２：ユーザは、クライアントＡに表示されたフォル
ダ一覧からフォルダ名を（クリック等で）選択し、処理
Ｓ１３に移る。

【００４１】Ｓ１３：検索エンジン１８は、テキストイ
ンデックス１４から、ユーザが選択したフォルダ名にヒ
ットするものを検索し、処理Ｓ１４に移る。 Ｓ１４：クライアントＡで、ヒットしたデータの一覧表
示を行う。

【００４２】このように、ユーザがフォルダをクリック
した瞬間に、データ種別に関係なくフォルダ名で検索
し、データの一覧を表示することができる。 （５）：プログラムのインストールの説明 領域監視手段１６、インデックス作成手段１７、検索エ
ンジン１８、テキストビューワ１９、ファイル圧縮解
凍、ファイル暗号化、ウイルスチェック手段２０、ＤＢ
エンジン２１等は、プログラムで構成でき、主制御部
（ＣＰＵ）が実行するものであり、主記憶に格納されて
いるものである。これらのプログラムは、一般的な、パ
ーソナルコンピュータ、ワークステーション等のデータ
処理装置（コンピュータ）で処理されるものである。こ
のコンピュータは、主制御部、主記憶、ハードディスク
等のファイル装置、表示装置、キーボード等の入力手段
である入力装置などのハードウェアで構成されている。

【００４３】このコンピュータに、本発明のプログラム
をインストールする。このインストールは、フロッピ
ィ、光磁気ディスク等の可搬型の記録（記憶）媒体に、
これらのプログラムを記憶させておき、コンピュータが
備えている記録媒体に対して、アクセスするためのドラ
イブ装置を介して、或いは、ＬＡＮ等のネットワークを
介して、コンピュータに設けられたファイル装置にイン
ストールされる。そして、このファイル装置から処理に
必要なプログラムステップを主記憶に読み出し、主制御
部が実行するものである。

【００４４】以上、実施の形態で説明したように、１つ
の共有領域に（ＤＢ：データベース）に格納するだけ
で、フォルダを管理する必要がなくなる。また、各デー
タにキーワードを考える（付ける）必要はなく、ソフト
ウェアで自動的に行うことができる。更に、テキストイ
ンデックスを作成するため、各種のワープロ文書等のマ
ルチデータ（文書）を管理することができる。

【００４５】また、仮想フォルダであるため、データの
移動が不要であり、複数のフォルダ名を付けた重複表示
が容易にでき、プレート（モード）の切り換え等でお好
み表示を行うことも可能である。更に、複数のサーバを
設け、サーバ間を越えて検索を行うようにすることもで
き、ディレクトリサービス的な機能を提供することもで
きる。

【００４６】

【発明の効果】以上説明したように、本発明によれば次
のような効果がある。 （１）：データ格納手段にデータを格納し、フォルダ生
成手段で該格納されるデータの内容を抽出してフォルダ
名を生成し、フォルダ格納手段に該生成したフォルダ名
を格納するため、文書管理のためのフォルダ作成作業を
自動（ソフト）で行うことによって、作業の時間を節約
し、膨大な文書データも容易に管理することができる。

【００４７】（２）：データ格納手段に格納されるデー
タはワードプロセッサにより作成された文書とするた
め、ワードプロセッサにより作成された文書の管理のた
めの作業の時間を節約することができる。

【００４８】（３）：データ格納手段に格納されるデー
タは電子メールで送受信されるデータとするため、電子
メールで送受信されるデータの管理のための作業の時間
を節約することができる。

【００４９】（４）：データ格納手段に格納されるデー
タの内容を抽出してフォルダ名を生成するフォルダ生成
手段と、該生成したフォルダ名を格納するフォルダ格納
手段として、コンピュータを機能させるためのプログラ
ムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体とす
るため、この記録媒体のプログラムをコンピュータにイ
ンストールすることで、フォルダ作成作業の時間を節約
し、膨大な文書データも容易に管理することができるデ
ータ管理装置を容易に提供することができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の原理説明図である。

【図２】実施の形態におけるフォルダ管理の説明図であ
る。

【図３】実施の形態における共有サーバを有するフォル
ダ管理の説明図である。

【図４】実施の形態における共有サーバの説明図であ
る。

【図５】実施の形態におけるデータ格納処理フローチャ
ートである。

【図６】実施の形態における検索処理フローチャートで
ある。

【符号の説明】

１ａ フォルダ生成手段 ２ａ フォルダ格納手段 ３ａ データ格納手段

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者 橋本 紳一朗 石川県河北郡宇ノ気町字宇野気ヌ98番地の ２ 株式会社ピーエフユー内 Ｆターム(参考） 5B009 QA05 QA11 QA12 SA02 SA03 SA06 VC02 5B082 AA00 AA11 EA09 5B089 JA01 JA31 KA13 LA14

Claims (4)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】データを格納するデータ格納手段と、 該格納されるデータの内容を抽出してフォルダ名を生成
   するフォルダ生成手段と、 該生成したフォルダ名を格納するフォルダ格納手段とを
   備えることを特徴としたフォルダ管理装置。
2. 【請求項２】前記データ格納手段に格納されるデータ
   は、ワードプロセッサにより作成された文書であること
   を特徴とした請求項１記載のフォルダ管理装置。
3. 【請求項３】前記データ格納手段に格納されるデータ
   は、電子メールで送受信されるデータであることを特徴
   とした請求項１記載のフォルダ管理装置。
4. 【請求項４】データ格納手段に格納されるデータの内容
   を抽出してフォルダ名を生成するフォルダ生成手段と、 該生成したフォルダ名を格納するフォルダ格納手段とし
   て、 コンピュータを機能させるためのプログラムを記録した
   コンピュータ読み取り可能な記録媒体。