ITBO20110089A1 - Metodo e sistema per gestire l'accesso e la disposizione di persone nell'area di svolgimento di un evento - Google Patents
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Description
DESCRIZIONE
del brevetto per invenzione industriale dal titolo:
"METODO E SISTEMA PER GESTIRE L'ACCESSO E LA DISPOSIZIONE DI PERSONE NELL'AREA DI SVOLGIMENTO DI UN EVENTO"
La presente invenzione è relativa a un metodo per gestire l'accesso e la disposizione di persone in un'area di svolgimento di un evento, e ad un corrispondente sistema di gestione degli accessi.
In particolare, la presente invenzione trova vantaggiosa, ma non esclusiva applicazione, nel controllo dell'accesso di una pluralità di persone in una area o locale di svolgimento di un evento, per esempio una cena di gala, una sfilata di moda, uno spettacolo teatrale, un congresso, un convegno, e della disposizione delle persone nei posti a sedere, per esempio ai tavoli, disponibili all'interno dell'area, cui la descrizione che segue farà esplicito riferimento senza per questo perdere in generalità.
L'accesso e la disposizione di persone nell'area di svolgimento di un evento vengono gestiti normalmente da uno o più operatori incaricati, dall'organizzatore dell'evento, al controllo degli ingressi, cioè personale di staff posto agli ingressi di tale area per monitorare le persone che entrano e per disporre o sistemare le persone ai tavoli. Ciascun operatore è provvisto di almeno una lista cartacea precedentemente preparata dall'organizzatore dell'evento e comprendente un elenco delle persone invitate e, per ciascuna persona, il posto a sedere assegnato. Ogni volta che una persona arriva ad un ingresso dell'area, l'operatore verifica se la persona è presente nella lista e, in caso affermativo, le indica il posto a sedere assegnato.
Il problema che si presenta ogni volta è la difficoltà nel gestire l'accreditamento di persone invitate ad un evento che si svolge in un area con più punti di ingresso e nel gestire una qualunque variazione ad evento in corso, per esempio l'aggiunta di nuovi invitati, la modifica del posto assegnato in origine ad un invitato con un posto o tavolo nuovo, oppure la registrazione di informazioni aggiuntive, per esempio un messaggio che l'organizzatore o un ospite appena arrivato vuole lasciare ad un ospite che arriverà in un secondo momento. Tali variazioni richiedono l'aggiornamento e la ristampa di ogni singola lista cartacea fornita ai vari addetti incaricati al monitoraggio degli ingressi e alla sistemazione degli ospiti ai tavoli. Inoltre, le variazioni non permettono quasi mai all'organizzatore di capire quale sia la situazione complessiva e aggiornata degli arrivi e dell'assegnazione dei tavoli.
Scopo della presente invenzione è di fornire un metodo per gestire l'accesso e la disposizione di persone in una area di svolgimento di un evento, il quale sia esente dagli inconvenienti sopra descritti e, nello stesso tempo, sia di facile ed economica realizzazione.
In accordo con la presente invenzione vengono forniti un metodo e un sistema per gestire l'accesso e la disposizione di persone in un'area in cui si svolge un evento, secondo quanto definito nelle rivendicazioni allegate.
La presente invenzione verrà ora descritta con riferimento ai disegni annessi, che ne illustrano un esempio di attuazione non limitativo, in cui:
la figura 1 illustra, in maniera schematica, il sistema di gestione che implementa il metodo per gestire l'accesso e la disposizione di persone in una area di svolgimento di un evento, il quale metodo è fornito secondo la presente invenzione; e
le figure da 2 a 7 illustrano degli esempi di schermate di dati e di maschere di inserimento dati visualizzate sullo schermo di un dispositivo del sistema della figura 1, le quali schermate sono generate da uno o più applicativi progettati per implementare il metodo dell'invenzione ed eseguiti sulla unità di calcolo di un elaboratore del sistema della figura 1.
Nella figura 1, con 1 è genericamente indicata l'area in cui si svolge un evento e con 2 è indicato, nel suo complesso, un sistema per gestire l'accesso e la disposizione di persone nell'area 1. L'area 1 è costituita, per esempio, da una sala chiusa oppure da un cortile all'aperto. Il sistema di gestione 2 comprende un elaboratore di servizio ("server computer") 3, che può anche avere una collocazione remota rispetto alla locazione geografica all'area 1, e uno o più dispositivi portatili 4 in grado di comunicare via radiofrequenze con l'elaboratore di servizio 3. I dispositivi portatili 4 vengono forniti a degli operatori incaricati al controllo degli ingressi posti, appunto, ai punti di ingresso dell'area 1 per monitorare le persone che entrano nell'area 1 e per disporre le persone ai tavoli (non illustrati). Per potere comunicare tra loro via radio, l'elaboratore di servizio 3 e i dispositivi portatili 4 sono provvisti di rispettivi ricetrasmettitori a radiofrequenza che impiegano protocolli di comunicazione noti, per esempio protocolli di rete WiFi, oppure di rete cellulare (GPRS, UMTS, ecc).
L'elaboratore di servizio 3 è costituito, per esempio, da una workstation oppure da un personal computer di tipo noto. Pertanto, l'elaboratore di servizio 3 comprende una memoria 5 e una unità di calcolo 6 (CPU) per governare, in generale, il funzionamento dell'elaboratore di servizio 3.
Il dispositivo portatile 4 è costituito da un computer portatile, oppure da un cosiddetto "smartphone", cioè un dispositivo che abbina funzionalità di telefono cellulare a quelle di gestione complessa di dati. Vantaggiosamente, come illustrato nella figura 1, il dispositivo portatile 4 è costituito da un cosiddetto "tablet PC", per esempio un dispositivo prodotto dal costruttore Apple® e noto con il nome commerciale di "iPAd®". Il dispositivo portatile 4 comprende, quindi, uno schermo 7 di tipo "touch screen" per visualizzare immagini e, nello stesso tempo, permettere l'immissione di dati da parte dell'operatore, e una memoria 8 per memorizzare, tra l'altro, dati scaricati dall'elaboratore di servizio 3 e una unità di calcolo 9 (CPU) per governare il funzionamento del dispositivo portatile 4.
L'elaboratore di servizio 3 e i dispositivi portatili 4 sono configurati per implementare il metodo per gestire l'accesso e la disposizione di persone nell'area 1, il quale metodo viene fornito con la presente invenzione. In particolare, qui di seguito verrà descritta la particolare configurazione dell'elaboratore di servizio 3 e di ciascun dispositivo portatile 4 e le fasi caratteristiche del metodo dell'invenzione eseguiti tramite il sistema di gestione 2.
La memoria 5 dell'elaboratore di servizio 3 memorizza, e quindi comprende, una banca dati 10, la quale comprende una lista di persone invitate all'evento. La lista di persone nella banca dati 10 comprende, per ciascuna persona nella lista, rispettive informazioni, quali il nome della persona, il posto a sedere assegnato e lo stato di presenza/assenza indicante la presenza o assenza della persona nell'area 1. Inoltre, la lista comprende, per ciascuna persona, data e ora di arrivo della persona nell'area 1 e uno più campi messaggi per eventuali messaggi diretti a quella persona da parte di un'altra persona. In altre parole, la lista di persone comprende, per ciascuna persona, un rispettivo record di dati, il quale comprende una pluralità di campi per immagazzinare almeno le seguenti informazioni: il nome e cognome della persona, il posto a sedere assegnato alla persona, lo stato di presenza/assenza della persona nell'area 1, la data e ora di arrivo nell'area 1 e messaggi diretti alla persona. Opzionalmente, il record comprende ulteriori campi per immagazzinare altre informazioni personali della persona, per esempio dati anagrafici, informazioni aziendali, numero di telefono, indirizzo di email, ecc.
La banca dati 10 comprende, inoltre, ulteriori dati, qui di seguito chiamati, per semplicità, dati dei posti disponibili, che permettono di ricostruire una mappa bidimensionale di tutti i posti a sedere disponibili all'interno dell'area 1. I dati dei posti disponibili comprendono, per ciascun posto a sedere, un rispettivo identificativo e la posizione all'interno dell'area 1. Se i posti a sedere sono associati, per esempio, a tavoli o panche, allora i dati dei posti disponibili comprendono altri dati, qui di seguito chiamati, per semplicità, dati di tavolo, che sono relativi ai tavoli disponibili all'interno di detta area ai posti a sedere disponibili in ciascun tavolo. In particolare, i dati di tavolo comprendono, per ciascun tavolo, un identificativo di tavolo, la forma geometrica e la diposizione del tavolo all'interno dell'area 1 e la disposizione dei posti a sedere assegnati al tavolo.
Nella memoria 5 dell'elaboratore di servizio 3 è installato un programma comprendente uno o più applicativi caricabili nella unità di calcolo 6 e progettati per implementare, quando eseguiti sulla unità di calcolo 6, il metodo dell'invenzione. In particolare, il programma comprende un applicativo di configurazione di evento per caricare i dati relativi ad un particolare evento, cioè la lista di persone, i dati dei posti disponibili e i dati di tavolo, nella banca dati 10, prima dello svolgimento dell'evento stesso, e un applicativo di gestione di evento per interrogare e aggiornare la banca dati 10 in tempo reale durante l'evento, su richiesta del dispositivo portatile 4, cioè su iniziativa dell'operatore che ha in mano il dispositivo portatile 4.
L'applicativo di configurazione di evento è realizzato nei linguaggi HTML5, JavaScript e ASP (Active Server Page) in modo da potere essere eseguito da un comune web browser, per esempio i browser noti come "Apple Safari" e "Google Chrome". Pertanto, l'applicativo di configurazione di evento può essere eseguito sia sull'elaboratore di servizio 3, sia su di altro elaboratore remoto (non illustrato nella figura 1) costituito, per esempio, da un personal computer provvisto di browser e comunicante con l'elaboratore di servizio 3 tramite la rete internet, oppure tramite una rete WiFi oppure tramite una rete cellulare. L'applicativo di configurazione di evento è progettato per permettere all'organizzatore dell'evento di eseguire le seguenti attività:
caricare, nella banca dati 10, modificare e/o inizializzare i dati della lista di persone;
- creare e modificare la disposizione di tavoli e/o panche nell'area 1, scegliendo, per ogni tavolo o panca, un identificativo, forme e dimensioni e l'esatta posizione nell'area 1;
- inserire nella mappa dell'area 1 elementi di arredo, quali piante, colonne, passerelle, ecc., per ricreare il più fedelmente possibile la mappa reale dell'area 1 allo scopo di inserire punti di riferimento che possano aiutare gli addetti a gestire variazioni di posto all'ultimo minuto durante l'evento; e
visualizzare le statistiche relative ai singoli tavoli e/o panche, quale capienza totale, posti assegnati, e posti non assegnati.
Quando la lista di persone viene caricata nella banca dati 10, alcuni campi di tutti i record della lista di persone sono inizializzati vuoti, come per esempio il campo di data e ora di arrivo.
La figura 2 illustra un esempio di maschera di inserimento dati dell'applicativo di configurazione di evento visualizzabile sullo schermo dell'elaboratore di servizio 3. Nella sezione denominata "List Manager" è possibile importare all'interno della banca dati 10 la lista di persone invitate, aggiungere singole persone e modificare i dati personali. Nella sezione denominata "Table Manager" è possibile assegnare i tavoli e i posti a sedere nei tavoli alle persone comprese nella lista. Nella sezione denominata "Search" è possibile applicare filtri ed effettuare ricerche nominative sulla lista di persone invitate: i risultati delle ricerche vengono mostrati nell'area "Results". La sezione denominata "Map" visualizza la mappa dei tavoli presenti nell'area 1 e permette di aggiungere e/o cancellare tavoli. Trascinando un risultato di ricerca, cioè il nome di una particolare persona, su di un tavolo nella mappa si assegna automaticamente il tavolo a quella persona.
L'applicativo di gestione di evento è realizzato nei linguaggi HTML5, JavaScript e ASP (Active Server Page) in modo da potere essere eseguito da un comune web browser, per esempio i browser noti come "Apple Safari" e "Google Chrome". Nella memoria 8 del dispositivo portatile 4 è installato un browser per permettere l'esecuzione dell'applicativo di gestione di evento dal dispositivo portatile 4, quando quest'ultimo ha già stabilito una connessione via radio con l'elaboratore di servizio 3. L'applicativo di gestione di evento è progettato per permettere al sistema di gestione 2 di eseguire le seguenti operazioni .
All'apertura dell'evento, i dispostivi portatili 4 hanno rispettive connessioni stabilite con l'elaboratore di servizio 2. Quando una persona entra nell'area 1 da un ingresso, l'operatore che presidia quell'ingresso comanda il suo dispositivo portatile 4 affinché quest'ultimo interroghi la banca dati 10 per scaricare almeno parte dei dati della lista sulla memoria 8 e visualizzare i dati scaricati sullo schermo 7. La figura 3 illustra un esempio di come la lista di persone viene visualizzata. Accanto al nome di ogni persona sono segnalati relativi messaggi, tramite una o più icone a forma di punto esclamativo e/o di busta di lettera, il relativo stato di presenza/assenza, tramite l'icona "X" se la persona non è ancora arrivata o l'icona "V" se la persona è arrivata, e 1'identificativo del tavolo assegnato alla persona. Se la persona entrata è presente nella lista di persone, l'indicazione di presenza viene acquisita selezionando l'icona "X", cioè toccando lo schermo 7 (touch screen) in corrispondenza dell'icona "X". Immediatamente, il dispositivo portatile 4 aggiorna la banca dati 10, modificano lo stato di presenza/assenza relativo alla persona entrata in accordo con l'indicazione di presenza acquisita. A questo punto, l'icona "X" viene sostituita con l'icona "V" nella lista visualizzata da ogni dispositivo portatile 4. Grazie a questo aggiornamento, visibile in tempo reale su tutti i dispositivi portatili 4, si può impedire che due differenti persone possano entrare da ingressi diversi utilizzando lo stesso nominativo di persona.
Non appena lo stato di assenza/presenza della persona entrata viene modificato in accordo con l'indicazione di presenza acquisita, l'elaboratore di servizio 3 aggiorna la banca dati 10 registrando la data e l'ora di arrivo di quella persona. La data e l'ora di arrivo vengono visualizzate quando vengono visualizzate tutte le informazioni relative alla persona, cioè dopo avere selezionato il nome della persona. La figura 4 illustra un esempio di come le informazioni della singola persona vengono visualizzate. Selezionando l'opzione denominata "MODIFY DATA" si accede ad una maschera di inserimento dati per modificare i dati personali della persona e/o modificare l'assegnazione del posto a sedere.
La figura 5 illustra un esempio di maschera di inserimento dati, denominata "Modify Person", per la modifica dei dati relativi ad una persona compresa nella lista. Sempre tramite lo schermo 7, è possibile acquisire un messaggio diretto a una certa persona, digitandolo in uno dei campi denominati "NOTES" e "ALERT", oppure acquisire una eventuale variazione di posto a sedere per una certa persona, selezionando un tavolo, tra quelli elencati nella sezione "SELECT TABLE", tra quelli con ancora posti liberi. Cliccando poi sull'opzione "SAVE", il dispositivo portatile 4 provvede ad aggiornare la banca dati 10, inserendo il messaggio acquisito nel campo messaggi relativo a quella certa persona, oppure, rispettivamente, modificando il posto a sedere assegnato relativo a quella certa persona in accordo la variazione acquisita.
Tramite lo schermo 7, utilizzando una maschera di inserimento dati del tipo di quella illustrata nella fiqura 5 e denominata "Add Person", è possibile acquisire dati di una persona non ancora compresa nella lista, cioè acquisire il nome della, e il posto da asseqnare alla, nuova persona, diqitando tali dati nei vari campi messi a disposizione della maschera di inserimento. Cliccando su "SAVE", il dispositivo portatile 4 provvede ad aqqiornare la banca dati 10, aqqiunqendo la nuova persona nella lista e compilando i vari campi del rispettivo record in funzione dei dati acquisiti. Questo aqqiornamento è visibile in tempo reale su ciascun dispositivo portatile 4 oqni volta che viene visualizzata la lista.
Per valutare, con un colpo d'occhio, la situazione complessiva dei posti a sedere in un qualsiasi momento dell'evento, l'operatore o 1'orqanizzatore può comandare il suo dispositivo portatile 4 affinché quest'ultimo interroqhi la banca dati 10 per scaricare i dati di posti disponibili sulla memoria 8 e potere, così, visualizzare la mappa bidimensionale dei posti a sedere sullo schermo 7. La mappa viene visualizzata in funzione dello stato di presenza/assenza di tutte le persone comprese nella lista in modo da evidenziare i posti a sedere occupati e quelli liberi . La figura 6 illustra un esempio di mappa bidimensionale in cui vengono visualizzati tavoli rotondi suddivisi a spicchi, ciascuno dei quali rappresenta un posto a sedere. Nella figura 6, gli spicchi sono di colore diverso a seconda del fatto che i relativi posti sono assegnati, non assegnati, liberi o occupati.
L'applicativo di gestione di evento calcola, servendosi della unità di calcolo 6, dati statistici di complessivi di evento e dati statistici di occupazione dei tavoli. I dati statistici complessivi di evento sono calcolati sulla base dello stato di presenza/assenza di tutte le persone comprese in detta lista, e comprendono, per esempio, il numero di persone invitate totale, il numero di persone invitate arrivate, il numero di persone invitate non arrivate e il numero di persone invitate cancellate. I dati statistici di occupazione dei tavoli sono calcolati sulla base dei dati di tavolo e sulla base delle base dei posti a sedere assegnati e dello stato di presenza/assenza di tutte le persone comprese in detta lista, e comprendono, per ciascun tavolo, il numero di posti totale, il numero di posti assegnato, il numero di posti non assegnato e, tra i posti assegnati, il numero di persone arrivate e il numero di persone non arrivate.
I dati statistici possono essere calcolati periodicamente dalla unità di calcolo, oppure essere calcolati su richiesta del dispositivo portatile 4. In ogni caso, su richiesta del dispositivo portatile 4, i dati statistici complessivi di evento e/o i dati statistici di occupazione dei tavoli vengono trasmessi dall'elaboratore di servizio 3 al dispositivo portatile 4 e visualizzati, da quest'ultimo, sul suo schermo 7. La figura 7 illustra un esempio di come i dati statistici vengono visualizzati sullo schermo 7.
Il principale vantaggio del metodo sopra descritto per gestire l'accesso e la disposizione di persone in una area in cui si svolge un evento è di agevolare notevolmente il lavoro degli addetti incaricati a monitorare e disporre le persone che entrano nell'area, di impedire l'accesso di più persone che utilizzano lo stesso nominativo, oltreché di permettere all'organizzatore di aggiungere in tempo reale nuove persone invitate, di cambiare il posto e/o il tavolo precedentemente assegnati a persone già presenti nella lista e di conoscere in tempo reale la situazione complessiva degli arrivi e dell'assegnazione dei tavoli. Ciò è reso possibile dal fatto di raccogliere e aggiornare in tempo reale tutte le informazioni degli invitati in un unico elaboratore di servizio 3, interrogabile da tutti i dispositivi portatili 4 in mano agli addetti.
Claims (9)
- RIVENDICAZIONI 1. Metodo per gestire l'accesso e la disposizione di persone in una area in cui si svolge un evento, il metodo comprendendo: - memorizzare, su una memoria (5) di un elaboratore di servizio (3), una banca dati (10) comprendente una lista di persone invitate a detto evento, la lista comprendendo, per ciascuna persona, rispettive informazioni, quali il nome della persona, il posto a sedere assegnato e lo stato di presenza/assenza indicante la presenza o assenza della persona in detta area (1); - interrogare detta banca dati (10) tramite almeno un dispositivo portatile (4) disposto in detta area (1), in grado di comunicare via radiofrequenza con l'elaboratore di servizio (3) per scaricare almeno parte dei dati della lista su una memoria (8) del dispositivo portatile (4); - visualizzare detta parte di dati della lista su uno schermo (7) del dispositivo portatile (4) per consentire, ad un operatore incaricato al controllo degli ingressi dell'area (1), di verificare se una persona entrata in detta area (1) è compresa nella lista; - acquisire, tramite mezzi di immissione dati (7) del dispositivo portatile (4), l'indicazione di presenza di una persona compresa nella lista che è entrata nell'area (1); e - aggiornare la banca dati (10) tramite il dispositivo portatile (4), modificando lo stato di presenza/assenza relativo alla persona entrata in accordo con l'indicazione di presenza acquisita.
- 2. Metodo secondo la rivendicazione 1, in cui detta banca dati (10) comprende primi ulteriori dati che permettono di ricostruire una mappa bidimensionale di tutti i posti a sedere all'interno di detta area (1); il metodo comprendendo: interrogare la banca dati (10) tramite detto dispositivo portatile (4) per scaricare detti primi ulteriori dati sulla memoria (8) del dispositivo portatile (4); e visualizzare detta mappa bidimensionale sullo schermo (7) del dispositivo portatile (4) in funzione di detti primi ulteriori dati e dello stato di presenza/assenza di tutte le persone comprese nella lista in modo da evidenziare nella mappa i posti a sedere occupati e quelli liberi.
- 3. Metodo secondo la rivendicazione 1 o 2, e comprendente: - acquisire, tramite detti mezzi di immissione dati (7), una eventuale variazione di posto a sedere per una certa persona compresa nella lista; e aggiornare la banca dati (10) tramite detto dispositivo portatile (4), modificando il posto a sedere assegnato a quella certa persona in accordo con detta variazione di posto a sedere.
- 4. Metodo secondo una qualsiasi delle rivendicazioni da 1 a 3, in cui detta lista comprende, per ciascuna persona, data e ora di arrivo della persona in detta area (1); il metodo comprendendo: aggiornare, da parte di detto elaboratore di servizio (3), detta banca dati (10) registrando data e ora di arrivo di detta persona non appena lo stato di assenza/presenza di quella persona viene modificato in accordo con detta indicazione di presenza acquisita.
- 5. Metodo secondo una qualsiasi delle rivendicazioni da 1 a 4, e comprendente: - acquisire, tramite detti mezzi di immissione dati (7), il nome di una nuova persona non ancora compresa in detta lista e un posto a sedere da assegnare alla nuova persona; e aggiornare la banca dati (10) tramite detto dispositivo portatile (4), aggiungendo la nuova persona nella lista e assegnando alla nuova persona il nome e il posto a sedere assegnato acquisiti e uno stato di presenza/assenza.
- 6. Metodo secondo una qualsiasi delle rivendicazioni da 1 a 5, e comprendente: - calcolare, tramite una unità di calcolo (6) di detto elaboratore di servizio (3), dati statistici complessivi di evento sulla base dello stato di presenza/assenza di tutte le persone comprese in detta lista; - trasmettere i dati statistici complessivi di evento dall'elaboratore di servizio (3) al dispositivo portatile (4) su richiesta di quest'ultimo; e - visualizzare detti dati statistici complessivi di evento su uno schermo (7) del dispositivo portatile (4).
- 7. Metodo secondo una qualsiasi delle rivendicazioni da 1 a 6, in cui detta banca dati (10) comprende secondi ulteriori dati relativi a tavoli disponibili all'interno di detta area (1) e ai posti a sedere disponibili in ciascun tavolo; - calcolare, tramite una unità di calcolo (6) di detto elaboratore di servizio (3), dati statistici di occupazione dei tavoli sulla base di detti secondi ulteriori dati e sulla base dei posti a sedere asseqnati e dello stato di presenza/assenza di tutte le persone comprese in detta lista; - trasmettere detti dati statistici di occupazione dei tavoli dall'elaboratore di servizio (3) al dispositivo portatile (4) su richiesta di quest'ultimo; e - visualizzare i dati statistici di occupazione dei tavoli su uno schermo (7) del dispositivo portatile (4).
- 8. Metodo secondo una qualsiasi delle rivendicazioni da 1 a 7, in cui detta lista comprende, per ciascuna persona, almeno un rispettivo campo messaggi; il metodo comprendendo: - acquisire, tramite detti mezzi di immissione dati (7), un messaggio diretto ad una certa persona compresa nella lista; aggiornare la banca dati (10) tramite detto dispositivo portatile (4), inserendo il messaggio acquisito nel campo messaggi relativo a detta certa persona.
- 9. Sistema per gestire l'accesso e la disposizione di persone in una area in cui si svolge un evento, il sistema comprendendo un elaboratore di servizio (3), il quale comprende una prima memoria (5) e una unità di calcolo (6), e uno o più dispositivi portatili (4), ciascuno dei quali comprende una seconda memoria (8), uno schermo (7), mezzi di immissione dati (7) ed è in grado di comunicare via radio con l'elaboratore di servizio (3) per scaricare dati da detta prima memoria (5) a detta seconda memoria (8); l'elaboratore di servizio (3) e il dispositivo portatile (4) essendo configurati per implementare il metodo secondo una qualsiasi delle rivendicazioni da 1 a 8.
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