IT201900010767A1 - Sistema di raccolta, recupero e rigenerazione dei flussi di dati connessi alla fatturazione elettronica - Google Patents

Description

DESCRIZIONE

Sistema di raccolta, recupero e rigenerazione dei flussi di dati connessi alla fatturazione elettronica

1. Il carattere di novità dell'invenzione

Il problema tecnico risolto consiste nella trasformazione dei documenti suscettibili di registrazione in un database standardizzato che conservi tutte le informazioni sottostanti a quelle da registrare e le renda accessibili per le elaborazioni successive di qualsiasi genere (contabili, dì controllo della produzione, di controllo di gestione). Gli obiettivi gestionali e gli strumenti hardware e software non rientrano nell'invenzione.

essendo suscettibili di personalizzazioni, di adattamenti e di adeguamenti all'evoluzione delle tecnologie informatiche e dei bisogni di informazione da parfe degli utenti. L'innovazione consiste nell'architettura del sistema di raccolta delle informazioni e di accesso alle medesime, indipendentemente dagli impieghi successivi.

2. La tecnica precedente alla richiesta di brevetto

Allo stato attuale esistono alcuni software che consentono;

1 . la ricezione automatica delia singola fattura;

2. la ricezione automatica dei movimenti bancari;

3. la registrazione automatica in contabilità generale;

4. in rarissimi casi, la registrazione in contabilità analitica, secondo schemi rigidi e difficilmente modificabili e/o adattabili a differenti sistemi contabili.

Il piano di lavoro adottato fino ad ora comporta un insieme di professioni distinte impegnate nel presidio costante dell'attività di contabilizzazione (input fisico da parte dell’operatore), la cui funzione è d'«instradare» ogni file su uno specifico percorso. Tale modalità di procedere implica che l’operatore decida caso per caso, mentre l'obiettivo del nuovo processo è di farlo intervenire secondo il principio di eccezione, e quindi di generare automatismi informatizzati intelligenti basati sull'individuazione di procedure standard di contabilizzazione, ripetibili nel tempo.

La pratica attuale non contempla la memorizzazione (lo Storage) completa e strutturata delle informazioni analitiche contenute nel flusso dei dati che, per essere analizzati richiedono, di volta in volta, la preventiva trascrizione del dettaglio in altre forme, analogiche (scrittura a penna) o digitali (digitazione in una tabella di foglio elettronico); questo comporta tempi di lavorazione lunghi ed eccessivamente onerosi, nonché rischi apprezzabili di errore umano. Il rapporto costi/benefici consiglia perciò alle aziende di sacrificare una quantità notevole delle informazioni contenute nei documenti, informazioni estremamente utili per misurare e migliorare l'efficienza dei processi e la produttività sia delle aziende, sia del "Sistema Paese".

Ad esempio, la registrazione contabile ai fini dell'adempimento fiscale e civilistico, limitandosi al cosiddetto “Piede fattura”, genera la perdita pressoché totale delle informazioni concernenti:

1 . la natura dell'articolo o della prestazione;

2. il prezzo dell'articolo o della prestazione;

3. la scontistica applicata;

4. le codifiche utilizzate;

5. etc.

Il ragionamento può essere esteso al movimento finanziario contenuto in un estratto conto bancario, la cui particolarità è rappresentata dal fatto che ciascuna delle righe del documento è costituita da una pluralità di informazioni, aventi natura contabile differente (variazioni numerarie e componenti economiche). La registrazione attraverso i sistemi attuali ignora tali differenze e prevede la banale trascrizione automatica sul sistema informatico del valore finale esposto nel documento. Di conseguenza la corretta imputazione in contabilità richiede l'intervento sistematico da parte dell'operatore per la scomposizione del valore nei dettagli di base che hanno una destinazione contabile differente (es. contabilizzazione di un movimento bancario relativo al rimborso di un finanziamento, che nell'ambito della descrizione fornita dall'istituto di credito contiene tutte le informazioni necessarie e sufficienti alla contabilizzazione automatica). Gran parte dei movimenti di natura finanziaria richiede quindi la destrutturazione, fino ad ora manuale, per singola riga del documento cartaceo, e il collegamento delle singole righe/movimenti con il corrispondente movimento contabile, al fine di procedere alla riconciliazione dei saldi bancari con la contabilità, e alla conseguente “chiusura” delle partite contabili. L’idea inventiva oggetto della richiesta di brevetto genera automaticamente la destrutturazione di cui sopra, prevedendo l’intervento umano solo in fase di definizione delle regole di contabilizzazione del movimento in questione.

L’idea inventiva sopra descritta genera un “modello dì utilità” anche per quanto concerne la gestione fisica dei documenti. Infatti, al di là degli obblighi di legge ai quali determinati documenti e la loro conservazione nel tempo debbono ottemperare (es. fatture attive e passive), la gestione del cartaceo rimane consistente nonostante sia, in tutte le sue fasi, particolarmente difficoltosa (la carta ha una serie di caratteristiche positive ma è contestualmente; delicata e poco maneggevole, infiammabile, e, in grandi volumi, pesante).

Le caratteristiche della documentazione cartacea ne rendono particolarmente complicato il trasferimento, lo stoccaggio e la conservazione. Laddove si uniscano a tali aspetti la tendenza alla centralizzazione e la necessità di spostare su grandi distanze e in tempi brevi i documenti contabili, anche questi aspetti rendono più efficiente una soluzione diversa da quella attuale. L'innovazione non comporta un miglioramento graduale delle procedure antecedenti, ma una nuova impostazione che prescinde da esse. La conseguenza dell'innovazione è così un nuovo modello di utilità nella gestione dei processi amministrativi e contabili in senso lato, laddove le procedure esistenti vengono completamente sostituite da un unico processo integrato che è frutto dell'applicazione dell'innovazione.

3. Schema dell'organizzazione dei flussi dei dati tipica della tecnica precedente alla richiesta di brevetto

3. 1 Flusso dati in sistemi con assenza di fatturazione elettronica

Il flusso d'informazioni in assenza di fatturazione elettronica prevede diversi passaggi di documenti cartacei tra i diversi attori coinvolti nel processo (figura Modello con gestione cartacea dei documenti). Il flusso documentale cartaceo, oltre a dilatare le tempistiche dello scambio delle informazioni tra gli attori coinvolti e incrementare la possibilità che un documento venga smarrito, comportava dei costi improduttivi per la gestione dei documenti. Altro aspetto dolente del flusso informativo era l’eterogeneità della qualità del dato contabile: la qualità del dato è strettamente correlata all'abilità del contabile, il quale deve interpretare il dato e inserirlo manualmente nel software di contabilità (attività con probabilità di errore non trascurabile). Componente critica di questo processo è la perdita d'informazioni nell'inserimento dei dati in contabilità: infatti l'inserimento in contabilità del totale fattura (imponibile, IVA e totale fattura), tralasciando il dettaglio delle informazioni incorporate in essa.

3.2 Flusso dati in sistemi con fatturazione elettronica

Con l’avvento della fatturazione elettronica il modello precedentemente descritto sopravvive nei contesti maggiormente avversi alia tecnologia (continueranno a esistere processi in cui si stampano e si scambiano in modo cartaceo i diversi documenti o si riportano su carta documenti elettronici per poterli successivamente contabilizzare manualmente). Nei casi più virtuosi tale modello viene integrato con alcune gestioni automatiche dei documenti (figura Modello con gestione elettronica dei documenti).

Modello con gestione elettronica dei documenti

Tuttavia permangono alcuni degli aspetti negativi descritti in precedenza, sebbene alcuni siano attenuati. I problemi principali che persistono sono la gestione manuale di una parte del flusso (con i conseguenti costi improduttivi), la perdita d'informazioni discussa in precedenza e, ove interviene l'operatore contabile, permane l’eterogeneità nella qualità dell'informazione. Dove intervengono degli automatismi persistono alcuni problemi (ad esempio la perdita d'informazioni) e ne nascono di nuovi come la rigidità della modalità di registrazione.

4. Conseguenze dell'idea inventiva

L'innovazione introdotta nel metodo di acquisizione, registrazione, conservazione e utilizzo dei dati, comporta un cambiamento radicale che prescinde dal preesistente ed è con questo in totale discontinuità. A prova di ciò valgano i risultati riportati di seguito e successivi al nuovo trattamento, che contempla la ricezione, la gestione, la registrazione e la protocollazione, nonché l'archiviazione elettronica e l'interrogazione del documento nei dettagli nell'ambito di un

unico processo integrato e senza interruzioni di sorta del flusso informativo e documentale.

a) Con riferimento alla raccolta e conservazione dei documenti si ha:

1 . completa dematerializzazione del processo di gestione dei documenti contabili;

2. conservazione delle informazioni di dettaglio contenute nei singoli documenti;

3. costituzione di un database di informazioni di dettaglio globale che consente l'interrogazione delle stesse a fini contabili, gestionali e fiscali;

4. organizzazione della gestione documentale in senso lato per entità emittenti o riceventi grandi masse di documenti contabili;

5. concentrazione dei documenti attraverso l'informatica per superare la loro distribuzione/dispersione fisica sul territorio.

b) Con riferimento all'attività umana nel processo contabile e gestionale sì ha:

1. abbattimento dell’impiego di lavoro improduttivo, grazie alla trasformazione di documenti cartacei in informazioni digitali;

2. generazione delle registrazioni secondo la personalizzazione di schemi standard, affidata prevalentemente ad automatismi informatizzati intelligenti in modo da eliminare le operazioni ripetitive a valore aggiunto negativo, e da costruire un'esperienza delle eccezioni, sulla cui base codificare e ottimizzarne la gestione;

3. drastica riduzione dei tempi di gestione e di contabilizzazione ed analisi dei documenti contabili.

c) Con riferimento al trattamento di ciascun documento contabile si ha:

1. gestione in maniera massiva di grandi quantità di documenti;

2. standardizzazione della procedura automatica di registrazione del documento contabile, in funzione di regole “a priori”, predeterminate e verificate;

3. possibilità di analizzare in dettaglio (singola riga), il contenuto del documento contabile, permettendo la corretta contabilizzazione ai fini della contabilità analitica (per centro di costo) e secondo regole predefinite e funzionali all’utilizzo dello stesso per il controllo di gestione e della produzione.

d) Con riferimento alla qualità delle registrazioni sì ha:

1 . registrazione contabile tempestiva (dal momento in cui il flusso dati è certificato e disponibile), e loro utilizzo virtualmente immediato a fini gesfionaii;

2. creazione delle corrispondenze fra ciascuna singola riga di fattura e/o dettaglio di movimento bancario, e/o di distinta base dei processi produttivi, a:

o uno specifico conto di contabilità generale/analitica; o uno specifico centro di costo/ricavo;

o recupero a fini gestionali e statistici delle informazioni di dettaglio;

o abbattimento dell'esposizione al rischio di errore.

e) Con riferimento alla riproducibilità e all'ampiezza degli impieghi possibili si ha:

Le innovazioni appena descritte riguardano i processi amministrativi universalmente applicati da:

1 . tutte le entità dei settore privato e del settore pubblico che gestiscano documenti di natura contabile e finanziaria;

2. tutte le entità specializzate nell’ambito della fornitura di servizi amministrativi in outsourcing alle precedenti.

Da ciò discende che la vera e propria costruzione di un flusso dati ininterrotto e automatico dall'ente emittente il documento al destinatario finale, ottimizza e industrializza la produzione e la conservazione delle informazioni, in quanto mantiene tutte quelle prodotte in partenza, annulla i passaggi intermedi, riduce drasticamente i costi di gestione amministrativa, e consente una varietà indefinita di approfondimenti di analisi puntuali finalizzate al miglioramento di qualsiasi processo suscettibile di rilevazione.

5. Schema dell’organizzazione dei flussi dei dati conseguente all'innovazione di cui alla richiesta di brevetto

L’innovazione descritta comporta un nuovo modello di flusso informativo e procedurale rispetto agli schemi dell'organizzazione dei dati rispetto esistenti, consentendo l'unificazione in un unico processo che permette di abbattere tutte le conseguenze negative dovute a un non ottimale flusso dei dati, grazie alTintegrazione delle attività.

Modello innovativo di processo

Il modello innovativo interagisce direttamente con il flusso informativo del Sistema di Interscambio, del sistema bancario (o di altre fonti) collezionando i dati ricevuti, i quali alimentano un database che contiene gli elementi di dettaglio del singolo documento: tale attività del processo non prevede l’intervento dell’operatore.

Agli elementi di dettaglio di ogni singolo documento viene applicata una regola, che può essere esistente o da definirsi "una tantum" da parte dell'operatore nel caso in cui quello specifico dettaglio non sia stato recepito in precedenza nel database. In seguito all’applicazione delle regole, il dato è completo di tutte le informazioni necessarie e sufficienti alia scrittura nel software di contabilità. L'insieme di regole permette di gestire le registrazioni contabili a seconda degli attori e oggetti coinvolti nel documento, garantendo sia flessibilità sia uniformità nella qualità del dato. Allo stesso tempo il processo permette la trasformazione del dato amministrativo in un dato statistico: tale trasformazione del dato permette di produrre informazione utile al controllo di gestione e all'analisi industriale e commerciale del dato, tramite l'utilizzo di un software per il "data mining” da applicarsi al database così costituito.

L’innovazione permette di:

- integrare in un unico processo attività precedentemente distinte e separate, con numerosi interventi da parte dell'operatore;

- annullare i costi improduttivi per la gestione dei documenti; - annullare le tempistiche dello scambio delle informazioni tra gli attori e/o i sistemi informativi coinvolti;

- annullare la possibilità che un documento venga smarrito; - annullare l’eterogeneità della qualità del dato contabile; - annullare la perdita d’informazioni, grazie alla costituzione di database indagabili.

Il sistema comprende:

1. uno o più elaboratori elettronici e uno o più software di utilità (collettori dei flussi e database), comunque collegati tra loro, in grado di ricevere i documenti originari, in qualsiasi formato, e di immagazzinarli nel formato standardizzato;

2. la definizione di un set di regole che applica alle informazioni presenti sul database (singola riga di documento) tutti gli attributi necessari e sufficienti a consentire la corretta gestione dell’informazione dal punto di vista della contabilità generale, analitica, IVA e del controllo di gestione, nonché dell’analisi industriale e commerciale del dato, funzionale al trattamento dei documenti da gestire, e modificabili al fine di minimizzare le eccezioni;

3. uno o più programmi software idonei a trasformare le informazioni ricevute in un database standardizzato, reso accessibile a qualsiasi altro programma di trattamento dei dati per fini di registrazione contabile, controllo, ed elaborazione statistica;

4. uno o più programmi software utilizzabili dall’utente al fine di data mining.

Modalità di acquisizione delle informazioni

Il sistema consente la ricezione di files in diversi formati da varie provenienze ( repository ):

1. sistema bancario (es. piattaforme Unicredit TLQ e Intesa SanPaoloinBiz, files codice cbi, home/internet banking e altri formati);

2. cassetto fiscale dell’emittente/ricevente in formato XML; 3. carrier fatturazione elettronica/conservatore in formato XML;

4. posta elettronica certificata.

Tutti i files sono scaricati dai repository e tradotti in un formato che consenta l’alimentazione di un database; in seguito saranno gestiti in maniera massiva impiegando le regole di gestione predefinite del documento e/o delle righe che lo costituiscono.

L'immagazzinamento dei dati

Le masse di fiìes ricevute sono trattate in modo tale che, dopo essere state scaricate dai repository, siano in seguito stoccate secondo criteri appropriati a un database dedicato.

La lettura del database e le regole dì gestione delle informazioni

L'apparato di regole di gestione opportunamente personalizzate in funzione della tipologìa e delle caratteristiche dei documenti oggetto di registrazione conduce alla rigenerazione del documento contabile precedentemente destrutturato nei suoi componenti di minimo dettaglio. Si attribuisce a ciascuno di tali componenti un set di appartenenza costituto da;

1. emittente;

2. destinatario;

3. natura del componente;

4. destinazione del componente;

5. trattamento fiscale del componente

6. classificazione merceologica del prodotto/servizio;

7. etc.

In tal senso il sistema di regole configura la generazione di un “modello di utilità" che unifica tutti i processi amministrativi preesistenti conglobando le fasi di:

• emissione;

• invio;

• trasporto;

• ricezione;

• selezione;

• contabilizzazione;

• archiviazione;

• conservazione sostitutiva a norma.

Al fine di rendere il sistema indipendente dalle codifiche dei repository di provenienza e aperto nei confronti dei sistemi informativi destinazione, il sistema dì applicazione delle regole di gestione è dotato di piani dei conti di contabilità generale e di contabilità analitica interni, adattabili al sistema di contabilizzazione destinatario. In tal modo esso risulta aperta all’esportazione dei flussi dati verso tutti i sistemi contabili che siano adatti all'importazione di dati dall'esterno, semplicemente tramite la realizzazione di un'interfaccia tabellare di transcodìfica dei piani dei conti interni all’applicazione e i piani dei conti del sistema di destinazione su cui essi dovranno essere importati.

Le informazioni così acquisite e rigenerate in funzione di una molteplicità non definita di impieghi successivi, che ogni utilizzatore deciderà in sintonia con le proprie strategie di gestione, sono rese accessibili per qualsiasi esigenza di ulteriore elaborazione da una o più applicazioni.

La possibilità di leggere i documenti direttamente dal database in cui sono stoccati consente di costruire delle regole di contabilizzazione che prevedono l'aggancio della singola riga del documento con:

1 . piano dei conti di contabilità generale;

2. tipologia di merce/servizio contenuta nel documento; 3. piano dei centri di costo/ricavo della contabilità analitica;

4. altre variabili aggiuntive funzionali alla fruibilità successiva dell’informazione

il risultato emergente dalle possibili combinazioni dei componenti del set di appartenenza prima citato, identifica le modalità con cui il componente deve essere abbinato a:

1 . conto di costo/ricavo contabilità generale;

2. conto di debito/credito vs. fornitore/cliente;

3. centro di costo/ricavo della struttura di contabilità analitica;

4. partita contabile “da chiudere" in riscontro al corrispondente movimento finanziario;

5. trattamento IVA e aliquota da applicare.

L'accesso alle informazioni immagazzinate avviene attraverso applicazioni software predisposte in modo da riconoscere quelle già associate a una regola oppure da segnalare quelle affette da qualche "anomalia" che le renda provvisoriamente inadatte alla contabilizzazione.

Il trattamento dei dati anomali avviene come segue:

Il documento è visualizzato come "anomalo" se:

1. mancano delle ulteriori informazioni per la contabilizzazione; in questo caso l'utente provvede a fornire i dati necessari affinché il sistema riconosca soddisfatte tutte le informazioni che rendono il documento atto alla contabilizzazione (requirements); 2. non è slata associata una regola, poiché il documento non presenta caratteristiche già precedentemente rilevate; ciò richiede che sia introdotta una regola che consenta la contabilizzazione per il documento in esame e per tutti i documenti futuri che corrisponderanno a quelle caratteristiche, contabilizzazione che avverrà automaticamente.

6. Un'esemplificazione

Si utilizzano tre software applicativi che generano l'unificazione e l'industrializzazione del processo amministrativo, sino ad ora frammentato in sub-attività manuali o semi-automatiche scollegate tra loro. Ne! caso specifico, i software sono;

1. uno per la ricezione, traduzione e scrittura delle informazioni contenute nei documenti originari;

2. uno per l'immagazzinamento (Storage) dei dati (database);

3. uno per la costruzione delle regole e l'assegnazione degli attributi in base al set di appartenenza.

Le successive applicazioni sia a fini contabili sia a fini gestionali possono avvenire con qualunque tipo di software.

Di seguito è descritta la procedura esemplificativa consentita dall'applicazione denominata Tools, che non rientra nella richiesta di brevetto e può essere sostituita con altra equivalente o migliorativa.

Immaginiamo di ricevere due documenti da registrare, uno rientrante nell'ordinaria amministrazione e l'altro anomalo. Si procederà come segue.

Coso del documento ordinarlo

Laddove il documento da trattare risponda a caratteristiche standard e non presenti particolari anomalie, viene scaricato tramite Web Services dal collettore dati (carrier documenti elettronici, sistema di interscambio) e trasformato in file scrivibile su! database documenti/fatture (nel processo realizzato il database utilizzato è Mongo DB) a livello di singolo elemento di dettaglio.

Il database fatture viene interrogato dal software Tools il quale, attingendo al database di regole che definiscono del set di attributi, verifica le corrispondenze del singolo documento ad una o più regole.

In caso di corrispondenza degli elementi di base del documento ad una o più regole, il documento può essere processato tramite la semplice selezione da parte dell'operatore che gestisce il processo, venendo automaticamente contabilizzato e destinato allo Storage sul database interrogabile dal software di data mining.

Caso del documento anomalo

Tools visualizza tutti i documenti non ancora contabilizzati che necessitano di una autorizzazione e/o intervento per essere registrati. Infatti se al documento visualizzato dall’utente nell'elenco dei documenti già trattati; si danno tre possibilità:

1. l'anomalia è solo formale e ininfluente ed è già stata associata la prima volta una regola di gestione (stato del documento VERDE); l'utente può procedere ad autorizzarne la contabilizzazione;

2. è già stata associata la prima volta una regola di gestione ma mancano delle ulteriori informazioni per la contabilizzazione (stato GIALLO), l'utente provvede a fornire i dati necessari affinché il sistema riconosca soddisfatte tutte le informazioni (requirements) che rendono il documento atto alla contabilizzazione; 3. non è stata associata una regola, poiché il documento non presenta caratteristiche già precedentemente rilevate. Deve pertanto essere creata una regola che consenta la contabilizzazione per ii documento in esame e per tutti i documenti futuri che corrisponderanno a quelle caratteristiche, contabilizzazione che avverrà automaticamente, previa selezione per autorizzazione da parte dell’operatore.

Claims (1)

1. RIVENDICAZIONI Sistema di raccolta, recupero e rigenerazione dei flussi di dati connessi alla fatturazione elettronica Rivendicazioni la destrutturazione del documento contabile nelle componenti di minimo dettaglio in esso contenute e la successiva rigenerazione del medesimo ottenuta in base alla logica d'interfaccia "unica” ed “autonoma” che consente alle applicazioni specializzate di: a. leggere dal database che contiene le informazioni destrutfurate flussi massivi di vario genere; b. impiegare le informazioni immagazzinate secondo i propri piani di conti interni; c. strutturare dei flussi dati conseguenti all'applicazione delle regole che siano utilizzabili da qualunque sistema destinatario (previa la banale creazione di una tabella di transcodifica dei piani dei conti); d. immagazzinare i dati di dettaglio sottostanti alle operazioni contabili in senso lato; e. predisporli in modo tale che risultino accessibili per il successivo trattamento con qualsiasi applicazione contabile, gestionale o statistica. 2. l’applicazione pratica dell'invenzione che, partendo dalla destrutturazione dei documenti contabili (fatture, movimenti bancari, etc.), procede al salvataggio delle informazioni di dettaglio in essi contenuti in un database dedicato e, grazie alla costituzione di flussi dati generati da logiche ripetibili senza l'intervento dell’operatore in un processo unitario, le riutilizza per le registrazioni contabili automatiche di qualsiasi tipo e verso qualunque sistema contabile.