FR2731948A1 - Procede et dispositif de classement de documents - Google Patents

Abstract

Dispositif de classement comprenant une couverture (1, 2) pourvue d'arceaux (4) de réception de feuilles et des feuilles reçues dans ladite couverture et retenues par les arceaux, caractérisé en ce que les feuilles forment une première série de compartiments (8) portant chacun une indication (R1) correspondant à une date d'une première période de plusieurs jours, et une seconde série de compartiments (12) portant respectivement des indications (R2) désignant respectivement la première période et d'autres périodes semblables à la première période et qui forment avec la première période une seconde période multiple de la première période.

Description

La présente invention est relative au classement de documents relatifs à des tâches à accomplir à des échéances variables.

Il existe des classeurs permettant un classement des documents par échéances qui comportent un nombre de compartiments de réception de documents égal au nombre de jours d'une période de gestion donnée.

Par exemple, des classeurs mensuels comportent généralement un nombre de compartiments correspondant au nombre de jours ouvrables du mois.

Pour assurer un bon classement des échéances au cours d'une année, on doit donc disposer de douze classeurs du type précité.

De tels classeurs, outre qu'ils sont d'un prix de revient non négligeable, sont relativement encombrants et d'une manutention peu aisée notamment en ce qui concerne la mise à jour et l'introduction de documents ayant de nouvelles échéances.

Il existe également des échéanciers à fiches placées dans un tableau mural qui désignent chacune un document à traiter ou une opération à effectuer à une date déterminée.

Ces dispositifs présentent l'inconvénient de nécessiter un double classement, d'une part, des documents et d'autre part, des fiches qui leur correspondent.

I1 nécessite également de remplir ces fiches, ce qui constitue un travail non négligeable.

L'invention vise à remédier aux inconvénients des dispositifs connus en créant un moyen de classement de documents qui soit à la fois d'un faible prix de revient, d'un encombrement réduit et dont la manipulation soit particulièrement simple.

Elle a donc pour objet un procédé de classement de documents ayant des dates d'échéances différentes, dans un classeur à compartiments, caractérisé en ce qu'il consiste à placer les documents dont les échéances sont situées dans une première période de plusieurs jours proche de la date en cours dans des compartiments d'une première série de compartiments portant chacun une indication correspondant à une date de ladite première période, à placer les documents dont les échéances sont situées audelà de la première période dans des compartiments d'une seconde série de compartiments portant respectivement des indications désignant ladite première période et d'autres périodes semblables à la première période et qui forment avec la première période une seconde période multiple de la première période, à retirer progressivement des compartiments de la première série de compartiments, les documents arrivés à échéance et à les remplacer par des documents contenus dans le compartiment de la seconde série de compartiments correspondant à celle desdites autres périodes qui suit immédiatement la première période.

L'invention a également pour objet un dispositif de classement comprenant une couverture pourvue d'arceaux de réception de feuilles et des feuilles reçues dans ladite couvercle et retenues par les arceaux, caractérisé en ce que les feuilles forment une première série de compartiments portant chacun une indication correspondant à une date d'une première période de plusieurs jours, et une seconde série de compartiments portant respectivement des indications désignant respectivement la première période et d'autres périodes semblables à la première période et qui forment avec la première période une seconde période multiple de la première période.

L'invention sera mieux comprise à la lecture de la description qui va suivre, donnée uniquement à titre d'exemple et faite en se référant aux dessins annexés, sur lesquels
- la Fig.1 est une vue en perspective du classeur suivant l'invention ouvert sur sa pile de compartiments;
- la Fig.la est une vue en perspective éclatée d'un dispositif dateur associé au classeur de la Fig.l;
- la Fig.2 est une vue partielle de dessus du bord du classeur de la figure 1 sur lequel apparaissent les repères de ses divers compartiments;
- la Fig.3 est une vue en perspective avec arrachement partiel du classeur de la figure 1, ouvert sur un compartiment intermédiaire;
- la Fig.4 est une vue partielle de dessus analogue à celle de la figure 2 montrant les indications des repères des compartiments correspondant à la date à laquelle le classeur est ouvert à la figure 3; et
- la Fig.5 est une vue partielle d'une feuille du classeur suivant l'invention portant un dispositif dateur.

Le classeur représenté à la figure 1 comporte une couverture comprenant un côté de gauche 1 relié par un dos 2 à un côté de droite 3, les côtés et le dos étant réalisés en une matière rigide telle que par exemple du carton ou une matière plastique appropriée.

Au côté de droite 3, près du dos 2, sont fixés des arceaux 4 portés par un support métallique 5.

Les arceaux 4 sont réalisés en deux parties 6,7 disposées bout à bout en position de fermeture des arceaux et maintenues dans cette position par un mécanisme à organe de rappel élastique non représenté contenu dans le support métallique 5.

Le classeur comporte en outre des premiers compartiments constitués par trente et une feuilles 8 dont le nombre correspond au nombre maximum de jours dans un mois.

Chaque feuille 8 constituée par exemple en une matière plastique résistante est réalisée d'une première couleur et comporte des trous 9 de réception des arceaux 4 pour maintenir la feuille dans le classeur.

Sur son bord opposé aux trous 9, chaque feuille 8 comporte une languette 10 qui comme représenté plus en détail à la figure 2, porte un repère R1 en l'occurence un nombre 1 à 31 désignant un jour d'un mois de trente et un jours.

Les premières feuilles 8 ont toutes la même largeur et leurs languettes 10 sont de longueurs progressivement croissantes pour permettre de façon classique de voir les zones portant les reperes R1 sur toutes les feuilles 8 lorsque celles-ci sont empilées sur le côté de droite 3 de la couverture du classeur.

Aux premiers compartiments constitués par les trente et une feuilles 8 sont associés douze seconds compartiments constitués par des feuilles 12 également réalisées par exemple en matière plastique résistante.

Ces secondes feuilles 12 qui sont avantageusement d'une couleur différente de celle des premières feuilles 8 sont plus larges que celles-ci et disposées entre la pile des premières feuilles 8 et le côté de droite 3 de la couverture du classeur.

Elles comportent chacune des trous de fixation analogues aux trous 9 des feuilles 8 et présentent du côté des languettes 10 des feuilles 8, des languettes 14 portant des repères R2 désignant les mois de l'année.

Comme les languettes 9 des premières feuilles 8, les languettes 14 des secondes feuilles 12 sont de longueurs progressives à partir de la feuille supérieure portant le repère "JANVIER" jusqu'à la feuille inférieure portant le repère "DECEMBRE" afin de permettre de lire tous les repères R2 lorsque les secondes feuilles sont empilées.

La largeur des secondes feuilles 12 est par exemple légèrement supérieure à la largeur des premières feuilles 8 avec leurs languettes 9, augmentée de la largeur des languettes 14 des secondes feuilles 12.

Sur la figure 1, on voit en outre que la première feuille 8 supérieure comporte en regard du repère R1 de sa languette 10 de repérage, une fente 16 parallèle aux bords longitudinaux de la feuille et destinée à la fixation d'un dispositif dateur représenté à la figure la.

Toutes les autres feuilles 8 sont munies d'une fente semblable ménagée en regard du repère R1 de sa languette 10 de repérage.

Ce dispositif dateur comporte un disque 18 portant des inscriptions radiales 20 par exemple des jours ouvrables de la semaine.

Ce disque 18 est recouvert d'un cache 22 de forme générale circulaire de diamètre égal à celui du disque et comportant de façon classique une lumière radiale 24 d'affichage des inscriptions 20 portées par le disque 18.

Le cache comporte en outre une première languette 26 destinée à être engagée dans la fente 16 de la première feuille 8 et une seconde languette 28 formant index, diamétralement opposée à la première et dans laquelle a été découpé sur trois côtés un volet 29 rabattable, de fixation de la languette 28 du cache sur la languette de repérage 10 de la première feuille 8.

Le disque 18 et le cache 22 sont reliés entre eux par un organe de fixation central tel qu'un rivet non représenté permettant la rotation du disque 18 par rapport au cache 22.

Le classement des documents à l'aide du classeur suivant l'invention est assuré de la façon suivante.

On suppose que l'on veuille procéder à un classement de documents au début de l'année.

On ouvre le classeur de la figure 1 et on trouve les divers compartiments du classeur dans leur état représenté sur la figure 2.

Dans cet état, la première indication de mois qui se trouve sur la seconde feuille 12, immédiatement au dessous de la première série de feuilles 8 est "JANVIER".

On va donc procéder au classement dans la première série de compartiments formés par les feuilles 8 des documents dont les échéances s'échelonnent entre le premier et le trente et un janvier.

A cet effet, on place les documents dont les échéances interviennent aux différentes dates du mois de janvier dans les compartiments définis par les feuilles 8 portant les numéros 1 à 31.

Les documents dont les dates d'échéance sont plus lointaines sont classées dans les seconds compartiments définis par les secondes feuilles 12 portant les indications des autres mois de l'année.

Le classement étant effectué, on place le dispositif dateur sur celle des premières feuilles 8 qui correspond par exemple au lendemain de la date du classement réalisé.

Sur la figure 5, on a représenté le dispositif dateur en place sur une feuille 8.

On voit sur cette figure que le dispositif dateur est fixé sur la feuille 8 par introduction de la languette 26 du cache 22 dans la fente 16 ménagée dans la feuille 8 en regard de l'emplacement du repère R1 porté par la languette 10 de la feuille 8.

Le cache 22 est en outre fixé à la feuille 8 par engagement de la découpe laissée par le volet 29 dans la languette 28, sur la languette 10 de la feuille 8, cette découpe laissant apparaitre le repère R1 indiquant la date à laquelle les documents classés derrière la feuille 8 devront être traités. Le disque 18 est quant à lui placé de manière à faire apparaître dans la fenêtre 24 du cache, l'indication du jour ouvrable de la semaine correspondant à la date indiquée par le repère R1.

On voit que le dispositif dateur peut aisément être déplacé d'une feuille à l'autre à mesure de l'evolu- tion du calendrier et par conséquent des échéances des travaux à effectuer sur les documents classés dans le classeur suivant l'invention.

Lorsque tous les documents classés dans les premiers compartiments définis par les premières feuilles 8 numérotées de 1 à 31 ont été traités, ce qui veut dire que le mois de janvier est terminé, on fait passer la seconde feuille 12 portant l'indication du mois de janvier au-dessous de la pile de secondes feuilles 12 portant les repères de mois, de sorte que la seconde feuille qui se trouve alors au-dessus de la pile des secondes feuilles 12 est celle qui porte l'indication " FEVRIER ".

Le classeur est alors prêt à être utilisé pour classer les documents dont les échéances interviennent au mois de février, de la même manière qu'ils l'ont été pour le mois de janvier précédent.

Ceci est réalisé par la mise en place dans les compartiments définis par les premières feuilles 8, des documents qui étaient classés dans le second compartiment correspondant au mois de février, aux dates correspondant aux échéances des travaux à effectuer sur ces documents et indiquées par les repères R1 des premières feuilles 8.

Afin d'avancer les opérations de classement des documents du mois qui suit le mois en cours, à mesure que le mois en cours s'écoule, on retire des premiers compartiments définis par les premières feuilles 8, les documents dont les échéances sont écoulées et on les remplace par des documents relatifs au mois suivant et dont les échéances correspondent aux dates de ce mois suivant indiquées par les repères R1 des premières feuilles 8 correspondantes.

On procède ainsi successivement pour tous les mois de l'année.

Sur la figure 3, on a représenté le classeur suivant l'invention ouvert sur un premier compartiment défini par la première feuille 8 portant le repère R1 représenté à la figure 4 par le nombre 10.

Dans ce compartiment sont placés des documents
D, dont la date d'échéance est le 9, et dont le repère non représenté est porté par la première feuille 8 située audessus de la pile de feuilles 8 placée sur le côté de gauche 1 de la couverture du classeur.

En revenant à la figure 4, on voit que les secondes feuilles 12 portant les repères R2 des mois déjà écoulés, ont des languettes 14 de repérage indiquées en pointillés et portant des repères R2 en caractères courants, alors que les feuilles 12 du mois en cours et des mois à venir ont des languettes de repérage 14 représentées en trait plein et portant des repères R2 en caractères gras.

On voit donc d'après les indications de la figure 4 que le classeur est ouvert à la date du 10 mai, qui est la date du premier compartiment dans lequel sont classés les documents dont les échéances interviennent le lendemain de la date à laquelle sont placés les documents
D du classeur représenté à la figure 3.

Le classeur qui vient d'être décrit constitue donc un moyen de classement compact et pratique à utiliser tout au long de l'année et réutilisable d'année en année sans le moindre aménagement.

Il constitue un outil particulièrement intéressant pour des bureaux ou des administrations dont le volume d'affaires est compatible avec sa capacité.

Dans le mode de réalisation qui vient d'être décrit, les premier et second compartiments sont définis par des feuilles simples 8 et 12 entre lesquelles sont disposés les documents à classer.

On peut également concevoir un classeur muni de compartiments constitués par des poches formées chacune d'une feuille double repliée comprenant un bord fermé constitué par le pli de la feuille et un bord formé par les deux parties de la feuille double maintenues par les arceaux 4 engagés dans les trous 9 de celle-ci.

Bien que dans le mode de réalisation qui vient d'être décrit, le classeur suivant l'invention soit destiné à assurer le classement de documents au cours d'une année, il est possible de réaliser un tel classeur dont la périodicité serait d'une durée différente.

La première période peut par exemple être la semaine et la seconde période, le mois.

Il suffit alors d'adapter le nombre des premiers et seconds compartiments à la longueur de la première période et au nombre des autres périodes formant avec la première période, la seconde période.

Claims (6)

REVENDICATIONS

1. Dispositif de classement comprenant une couverture (1,2) pourvue d'arceaux (4) de réception de feuilles et des feuilles reçues dans ladite couverture et retenues par les arceaux, caractérisé en ce que les feuilles forment une première série de compartiments (8) portant chacun une indication (R1) correspondant à une date d'une première période de plusieurs jours, et une seconde série de compartiments (12) portant respectivement des indications (R2) désignant respectivement la première période et d'autres périodes semblables à la première période et qui forment avec la première période une seconde période multiple de la première période.

2. Dispositif de classement suivant la revendication 1, caractérisé en ce que les feuilles (8) de la première série de compartiments sont pourvues de languettes de repérage (10) portant des indications constituées par des repères (roi) relatifs aux jours d'un mois de trente et un jours et en ce que les feuilles (12) de la seconde série de compartiments sont pourvues de languettes de repérage (14) portant des indications constituées par des repères (R2) relatifs aux douze mois d'une année.

3. Dispositif de classement suivant l'une des revendications 1 et 2, caractérisé en ce que les feuilles (12) de la seconde série de compartiments ont une largeur supérieure aux feuilles (8) de la première série de compartiments d'une valeur au moins égale à la largeur de leurs languettes de repérage (14).

4. Dispositif de classement suivant l'une des revendications 1 à 3, caractérisé en ce qu'il comporte en outre un dispositif dateur comprenant un disque (18) portant des inscriptions radiales (20) des jours ouvrables de la semaine et monté à rotation par rapport à un cache (22) comportant une lumière radiale (24) d'affichage des inscriptions (20) portées par le disque (18) et des moyens (26,28) de fixation du dispositif tour à tour sur chacun des premiers compartiments (8) en regard du repère (R1) de date porté par ledit premier compartiment.

5. Dispositif de classement suivant la revendication 4, caractérisé en ce que les moyens de fixation du dispositif dateur comprennent une première languette (26) solidaire du cache (22) et destiné à être engagée dans une fente (16) ménagée dans chaque feuille (8) définissant un premier compartiment correspondant, en regard du repère (R1) porté par la languette de repérage (10) de ladite feuille et une seconde languette ( 28 (28) formant index dans laquelle est découpé un volet (29) de fixation du cache sur la languette de repérage (10) de la feuille (8), la découpe de formation du volet (29) dans la languette (28) laissant apparaître le repère (R1) de ladite feuille (8).

6. Dispositif de classement suivant l'une des revendications 1 à 5, caractérisé en ce que lesdits premiers et seconds compartiments sont formés par des feuilles simples (8,12) ou par des feuilles doubles repliées formant des poches de réception des documents à classer.