ES2260132T3 - Sistema y procedimiento para la gestion centralizada de existencias. - Google Patents
Sistema y procedimiento para la gestion centralizada de existencias.Info
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Abstract
Procedimiento para el control centralizado de suministros de productos técnicos con largos plazos de entrega desde su planta de fabricación hasta los concesionarios tomadores por medio de una red de datos con al menos un banco central de datos, en donde está asignado a cada concesionario al menos un ordenador (1-1) para la consulta de datos centralmente gestionados del banco de datos de un importador y/o fabricante asignados al mismo, comprendiendo el procedimiento los pasos siguientes: a) un paso de clasificación en el que se subdivide el inventario total de los productos técnicos en existencias que están categorizadas según su pertenencia a un respectivo segmento de entre al menos dos segmentos del proceso específicos de la producción, b) un paso de adjudicación en el que se adjudican a los distintos concesionarios y/o importadores las existencias categorizadas según segmentos del proceso específicos de la producción, estando subdivididas las existencias adjudicadas en existencias libres,para cuya adquisición no es necesaria ninguna negociación, existencias no libres, para cuya adquisición se necesita una negociación, y existencias ya asignadas a clientes finales, c) una consulta de búsqueda de un producto técnico deseado por parte de un concesionario a través de su ordenador (1-1), en donde la búsqueda se extiende a las existencias siguientes: - existencias libres y no libres que no están todavía asignadas a ningún cliente final, - existencias libres que no están asignadas aún a ningún concesionario, - existencias libres que están asignadas aún a otro concesionario, pero que pueden adquirirse sin negociación, y - existencias no libres que están asignadas aún a otro concesionario, pero que sólo pueden adquirirse después de negociación con este concesionario; - pudiendo hacerse que la secuencia de la consulta de búsqueda en las distintas existencias dependa de condiciones adicionales que prefijen el concesionario y/o el sistema, y d) adquisición de un producto técnico encontrado por el concesionario, en donde el producto técnico adquirido es cambiado de grupo pasando de su inventario originalmente asignado al inventario del concesionario y ya no es visible en el sistema para los demás concesionarios para el caso de la asignación de un cliente final.
Description
Sistema y procedimiento para la gestión
centralizada de existencias.
La invención concierne a un procedimiento y un
dispositivo para el control centralizado de suministros de productos
técnicos con largos plazos de entrega desde su planta de fabricación
hasta los concesionarios tomadores por medio de una red de datos con
al menos un banco de datos central, en donde cada concesionario
tiene asignado al menos un ordenador para la consulta de datos
centralmente gestionados del banco de datos de un importador y/o
fabricante asociados al mismo, así como a un programa de ordenador
correspondiente.
Se conocen ya algunos procedimientos para la
gestión de la distribución física de productos. La gestión de la
distribución física es importante para aumentar la eficiencia de la
comercialización de productos, reducir los costes de transporte y
almacenamiento y aumentar la satisfacción del cliente por medio de
un suministro rápido de los
productos.
productos.
Cuando la planta de producción y los lugares de
consumo se encuentran en la misma región, la gestión de la
distribución física es relativamente sencilla de realizar. Sin
embargo, cuando la planta de producción se encuentra en ultramar, el
transporte de los productos necesita un tiempo muy largo, y, por
este motivo, no se puede realizar de manera sencilla una gestión
eficiente de la distribución física. En particular, un transporte
por barco necesita aproximadamente un mes. La duración del
transporte no es ciertamente, como factor, tan decisiva como la
aceptación del producto, la capacidad de producción o la estrategia
de ventas, pero esto es un punto importante para la competencia por
porciones del mercado, especialmente en un mercado casi
saturado.
Asimismo, se conoce por el documento US
5,765,143 un sistema de control de existencias de mercancías,
especialmente para piezas de repuesto de vehículos, que comprende un
ordenador programado con un software para generar datos de pedidos
como reacción a datos de referencia. Los datos de referencia pueden
ser, por ejemplo, datos indicativos respecto de las ventas, el
inventario de mercancías, la demografía o el sitio de radicación de
al menos dos ofertantes en el mismo plano de un recorrido de
comercialización de piezas. Los datos de pedidos pueden ser, por
ejemplo, una o más transacciones para incrementar el inventario de
mercancía o un nivel de aprovisionamiento recomendado por el
ofertante para una o varias piezas. El ordenador que genera los
datos de pedidos está programado preferiblemente para generar los
datos de pedidos por medio del procesamiento de datos de predicción
generados por el procesamiento de los datos de referencia.
Por tanto, la invención se basa en el problema
técnico de crear un procedimiento y un dispositivo para el control
centralizado de suministros de productos con largos plazos de
entrega desde su planta de fabricación hasta los concesionarios
tomadores, por medio de los cuales se puedan mantener lo más
pequeños posible un deterioro innecesario y un desgaste involuntario
que se presentan irremisiblemente cuando se almacenan los productos
durante un tiempo prolongado, y por medio de los cuales se puedan
suministrar los productos a los distintos concesionarios de una
manera más flexible y más ajustada a sus necesidades.
La solución del problema técnico se obtiene por
medio de los objetos con las características de las reivindicaciones
1, 10 y 11. Otras realizaciones ventajosas de la invención se
desprenden de las reivindicaciones subordinadas.
El procedimiento comprende para ello:
- -
- un paso de clasificación en el que se subdivide el inventario total de los productos técnicos en existencias que están categorizadas según su pertenencia a un respectivo segmento de entre al menos dos segmentos del proceso específicos de la fabricación,
- -
- un paso de adjudicación en el que se adjudican a los distintos concesionarios y/o importadores las existencias categorizadas según segmentos del proceso específicos de la fabricación, estando subdivididas las existencias adjudicadas en existencias libres, para cuya adquisición no es necesaria ninguna negociación, existencias no libres, para cuya adjudicación se necesita una negociación, y existencias ya asignadas a clientes finales,
- -
- una consulta de búsqueda de un producto técnico deseado por parte de un concesionario a través de su ordenador, extendiéndose la búsqueda a las existencias siguientes:
- -
- existencias libres y no libres que no están asignadas todavía a ningún cliente final,
- -
- existencias libres que no están asignadas aún a ningún concesionario,
- -
- existencias libres que están asignadas todavía a otro concesionario, pero que pueden adquirirse sin negociación, y
- -
- existencias no libres que están asignadas todavía a otro concesionario, pero que sólo pueden adquirirse después de negociación;
- -
- pudiendo hacerse que la secuencia de la consulta de búsqueda en las distintas existencias dependa de condiciones adicionales que prefijan el concesionario y/o el sistema, y
- -
- adquisición de un producto técnico encontrado por parte del concesionario, cambiándose de grupo el producto técnico adquirido para pasar de su inventario originalmente asignado al inventario del concesionario y no siendo ya visible en el sistema para los demás concesionarios para el caso de la asignación de un cliente final.
El procedimiento hace posible un suministro muy
flexible y ajustado a las necesidades de los distintos
concesionarios, sin perjudicar a algunos de estos concesionarios. Se
aprovecha en este caso el hecho de que, debido a los largos plazos
de entrega, es posible un control del suministro flexible y ajustado
a las necesidades por medio de tan sólo una redistribución flexible
de las existencias con las que ya se cuenta. A este fin, cada
concesionario puede recurrir no sólo a sus propias existencias, sino
también a las existencias del importador y de otros concesionarios.
Sin embargo, para no perjudicar entonces a los distintos
concesionarios, las existencias de cada concesionario están
subdivididas en existencias libres y no libres. De este modo, se
impide que los concesionarios agresivos puedan detraer
ilimitadamente los productos de otros concesionarios. Otro aspecto
importante es que, debido a la subdivisión de las existencias en
función de segmentos de producción, existe una mayor transparencia
respecto de los posibles plazos de entrega. Se sobrentiende que el
procedimiento se puede aplicar también a importadores diferentes,
pudiendo considerarse entonces los distintos importadores como
concesionarios. Sin embargo, en lo que sigue se partirá de una
estructura con un fabricante, un importador y muchos concesionarios,
sin limitar a ello el procedimiento.
En una forma de realización preferida está
previsto un paso adicional del procedimiento en el que, después de
un tiempo prefijable, se transforman existencias no libres de un
concesionario en existencias libres. Se pretende asegurar así que un
concesionario no pueda bloquear existencias ilimitadamente, pero
tenga un tiempo protegido para poner en el mercado los productos
asignados al mismo.
En otra forma de realización preferida se asigna
el producto adquirido a las existencias no libres del concesionario
en caso de que no se haya efectuado todavía ninguna asignación de
cliente y el producto provenga de las existencias no libres de otro
concesionario. Se asegura así que un concesionario individual no
pueda bloquear para sí existencias libres sin tener un cliente para
éstas. Por otro lado, el concesionario, en el caso de una
negociación satisfactoria con otro concesionario, deberá poder
aprovechar aún el período de protección aplicado al producto.
La subdivisión de las existencias se efectúa
preferiblemente en existencias antes de la terminación del producto
y existencias después de la terminación del producto. La terminación
del producto puede decidirse en este caso por medio del final del
montaje, la expedición de la factura, la carga en barco, tren o
vehículo de transporte en la planta del fabricante o la llegada al
lugar de transbordo del importador.
En otra forma de realización preferida se
asignan a cada concesionario en cada segmento del proceso una cuota
mínima y una cuota máxima.
En otra forma de realización preferida se busca
primero en cada segmento de búsqueda el producto más antiguo en las
existencias cuando no se introducen condiciones adicionales
diferentes, rebuscándose preferiblemente primero las existencias
libres. Se impide así un sobreenvejecimiento de los productos en las
existencias. No obstante, en algún caso particular puede ser
necesario desviarse de este esquema de búsqueda como consecuencia de
deseos del cliente, por ejemplo con respecto a plazos de entrega, de
modo que entonces se busque preferiblemente la disponibilidad más
rápida posible. Para simplificar la adquisición se busca
preferiblemente primero en las existencias libres, en donde no son
necesarias negociaciones con otros concesionarios.
En otra forma de ejecución preferida sigue
después de una búsqueda infructuosa en las existencias un paso de
pedido de producción, en el que el concesionario individual puede
encargar el producto deseado al fabricante.
En otra forma de realización preferida se
subdividen las existencias desde el punto de vista de un
concesionario en la forma siguiente:
- -
- existencias propias antes de la terminación del producto,
- -
- existencias libres del importador antes de la terminación del producto (existencias libres),
- -
- existencias no libres de otros concesionarios antes de la terminación del producto (existencias no libres),
- -
- existencias propias después de la terminación del producto,
- -
- existencias libres que comprenden existencias del importador después de la terminación del producto,
- -
- existencias no libres que comprenden existencias de otros concesionarios después de la terminación del producto,
- -
- existencias libres de otros concesionarios después de la terminación del producto,
- -
- existencias bloqueadas que tienen ya una asignación de cliente.
En otra forma de realización preferida se
rescinden después de un tiempo prefijado la cuotas máximas de las
cuotas de después de la terminación del producto de los distintos
concesionarios. La cuota máxima sirve, en primer lugar, para
proteger a los demás concesionarios a fin de garantizar primero una
distribución equitativa de las existencias. Por el contrario, cuando
algunos concesionarios no aprovechan sus cuotas, se deberá dar a los
concesionarios en un tiempo razonable la posibilidad de una
adquisición adicional.
El dispositivo según la invención comprende una
red de datos con al menos un banco de datos central, estando
asignado a cada concesionario un ordenador para consultar los datos
centralmente administrados del banco de datos, estando subdividido
en inventario total de los productos técnicos en el banco de datos
en existencias que están categorizadas según su pertenencia a un
respectivo segmento de entre al menos dos segmentos del proceso
específicos de la fabricación, y estando asignadas existencias a los
distintos importadores y/o concesionarios. Las distintas existencias
respectivamente asignadas están subdivididas, respectivamente, en
existencias libres, para cuya adquisición no es necesaria ninguna
negociación, existencias no libres, para cuya adquisición se
necesita una negociación, y existencias asignadas a clientes
finales. Por medio del ordenador asignado a los concesionarios se
puede poner en marcha una consulta de búsqueda de un producto
técnico deseado por parte de un concesionario y/o importador en el
banco de datos central, extendiéndose la búsqueda a las siguientes
existencias en almacén:
- -
- existencias libres y no libres que no están asignadas todavía a ningún cliente final,
- -
- existencias libres que no están asignadas todavía a ningún concesionario,
- -
- existencias libres que están asignadas todavía a otro concesionario, pero que pueden reservarse sin negociación, y
- -
- existencias no libres que están asignadas todavía a otro concesionario, pero que pueden reservarse solamente después de negociación con este concesionario,
- -
- pudiendo hacerse que la secuencia de la consulta de búsqueda en las distintas existencias dependa de condiciones adicionales que pueden ser prefijadas por el concesionario y/o el dispositivo, y pudiendo ser adquirido un producto técnico encontrado por parte del concesionario y recontabilizado en la adjudicación de éste y no siendo ya visible para los demás concesionarios para el caso de la asignación de un cliente final.
El programa de ordenador según la invención
presenta medios de código de programa para realizar todos los pasos
de cualquiera de las reivindicaciones de procedimiento cuando se
ejecute el programa en un ordenador.
Se explica seguidamente la invención con más
detalle haciendo referencia a un ejemplo de realización preferido.
Las figuras muestran:
La Figura 1, un diagrama esquemático de bloques
de un dispositivo para el control centralizado de suministros,
La Figura 2, un diagrama de bloques del
dispositivo o del procedimiento para el control centralizado de
suministros,
Las Figuras 3a-c, un diagrama de
desarrollo del control centralizado de suministros,
La Figura 4, una representación en pantalla de
las cuotas de un concesionario,
La Figura 5, una representación en pantalla de
los movimientos del vehículos de un concesionario,
La Figura 6, una representación en pantalla de
las cuotas de todos los concesionarios y
La Figura 7, una representación en pantalla de
los movimientos de vehículos de todos los concesionarios.
En la Figura 1 se ha representado un diagrama
esquemático de bloques de un dispositivo para el control
centralizado de suministros. El dispositivo 1 comprende un gran
número de ordenadores 1-1 que están asignados cada
uno a un concesionario, estando representado solamente un ordenador
1-1 por motivos de mayor claridad. Además el
dispositivo comprende un ordenador 1-2 de un
importador y un ordenador 1-3 de un fabricante que
se encuentra, por ejemplo, en ultramar. El dispositivo gestiona las
existencias totales entre la planta de producción y el
concesionario, aun cuando la planta de producción se encuentre en
ultramar y se necesite una larga duración de transporte, es decir,
hasta la llegada de los productos al mercado nacional. El
dispositivo gestiona no sólo los vehículos que se encuentran en
producción, sino también los vehículos en los barcos, las
existencias nacionales y las existencias de los concesionarios. Como
puede apreciarse en la figura 1, a través del ordenador
1-2 de la filial nacional del fabricante se envía al
ordenador 1-3 de la central o de la planta de
producción del fabricante un pedido de producción que es confirmado
por un concesionario a través del ordenador 1-1. Las
informaciones introducidas en el ordenador 1-3 de la
central o de la planta de producción del fabricante pueden ser
enviadas también al ordenador 1-1 de los
concesionarios. La gestión centralizada de existencias, el reparto
centralizado por cuotas y el control centralizado de suministros se
efectúan preferiblemente a través del ordenador 1-2
del importador. El ordenador 1-2 del importador se
ofrece como central especialmente por los motivos siguientes. En
primer lugar, preferiblemente todas las existencias de los
concesionarios son así almacenadas físicamente y gestionadas
centralmente por el importador. Además, entre los concesionarios y
el fabricante no existen usualmente contratos directos, sino que los
concesionarios tienen un contrato con el importador y el importador
tiene un contrato con el fabricante. Otro punto es que el importador
es responsable del mantenimiento de las cuotas de sus
concesionarios.
En la Figura 2 se ha representado un diagrama de
bloques del dispositivo para la gestión centralizada de existencias
y el control centralizado de suministros. En el "cálculo de la
cuota de adjudicación" 10 se calcula la respectiva cuota de
adjudicación 10 de un concesionario en función del objetivo de
ventas anuales A. El concesionario individual obtiene así un espacio
de maniobra propio, tal como se explicará posteriormente con más
detalle. La cuota de adjudicación 10 se subdivide en una "cuota
antes de la terminación del producto" 11 y una "cuota después
de la terminación del producto" 12. La "cuota antes de la
terminación del producto" 11 y la "cuota después de la
terminación del producto" 12 representan limitaciones para los
concesionarios en la búsqueda de las existencias y en la adquisición
de un vehículo de las existencias. La porción principal de la
"cuota antes de la terminación del producto" 11 está
representada por pedidos de producción de los concesionarios que son
ordenados en la planta de producción. La "cuota después de la
terminación del producto" 12 es la cuota de todas las existencias
después de la terminación del producto, definiéndose la terminación
de la producción como final del montaje, como carga en un barco o
como llegada al lugar de transbordo del importador.
Antes de que se explique adicionalmente el
diagrama de bloques de la figura 2, se explicarán primero con más
detalle la fijación del objetivo de ventas anuales A y el "cálculo
de la cuota de adjudicación" 10. Los importadores establecen en
un proceso individual la demanda del mercado y notifican ésta al
fabricante. Este la coteja con las capacidades de producción
disponibles. En un proceso basado en numerosas conversaciones y
reuniones gremiales se establece un programa de producción entre
importadores y fabricantes. Este sirve de base a los importadores
para cerrar los objetivos de ventas anuales A con los
concesionarios. Este proceso tiene lugar en forma renovable para
poder realizar eventualmente adaptaciones al mercado. A este fin, es
necesario que se analice permanentemente la situación de las
entradas de encargos por parte de los concesionarios y se utilice
ésta como información transferida al proceso de planificación.
Las consideraciones siguientes están sujetas al
esquema de tiempo siguiente: M1 es el mes actual, M2, M3, ... son
los meses siguientes. Cuando la periodicidad es semanal, se
aplicaría análogamente el esquema. W1 es la semana actual, y W2, W3,
... son las semanas siguientes.
A partir de los objetivos de ventas anuales
planeados y convenidos con los concesionarios se derivan objetivos
de ventas estacionalizados mensualmente para cada modelo de
producto. Al mismo tiempo, se acuerda con el concesionario un
mantenimiento mínimo de existencias en almacén para cada modelo de
producto, que puede ser exigida. Basándose en los volúmenes de
ventas establecidos con los importadores, el fabricante establece
también de forma estacionalizada los volúmenes de producción. De
estos volúmenes reciben los importadores sus porciones
correspondientes, las cuales se reproducen en un sistema de gestión
de encargos como capacidades a cumplir (parcialmente rebajadas a
determinadas propiedades del producto cuando éstas deban ser
restrictivas en la producción).
Basándose en los objetivos de ventas y, por
tanto, en forma orientada también a estas capacidades, el sistema de
control de suministros del importador calcula para cada
concesionario su proporción en ésta capacidad de producción (cuando
sea necesario, también para propiedades del producto importantes
escasamente disponibles a fin de asegurar adicionalmente la
distribución equitativa). A partir del promedio de estas
proporciones para los meses M2, M3 y M4 el sistema calcula la cuota
antes de terminación del producto para el concesionario individual
(con mínimo y máximo). En forma orientada al mantenimiento de
existencias mínimas en almacén y teniendo en cuenta las actuales
existencias en almacén para cada modelo de producto, se calcula
también la cuota después de la terminación del producto con un
mínimo y un máximo. En este cálculo se toman como base los objetivos
de ventas de los meses M1, M2 y M3.
Las diferentes ventanas de tiempo (M1, M2, M3 o
M2, M3, M4) resultan debido a que en la cuota antes de la
terminación del producto se ha de tener en cuenta el recorrido de
producción de un pedido (aproximadamente 1 mes). Por el contrario,
en la cuota después de la terminación del producto se controlan
solamente productos ya existentes. El hecho de tener en cuenta una
ventana de tiempo rotativa de 3 meses asegura que fuertes
estacionalidades no entren prematuramente en el cálculo de
cuotas.
Por tanto, existen para cada concesionario
cuotas entre las cuales se puede mover libremente, es decir,
- -
- la cuota mínima antes de la terminación del producto
- -
- la cuota máxima antes de la terminación del producto
- -
- la cuota mínima después de la terminación del producto
- -
- la cuota máxima después de la terminación del producto.
En lo que sigue se indican posibles ejemplos de
cálculo para las distintas cuotas.
La cuota mínima antes de la terminación del
producto se calcula, por ejemplo, como
24% (M2 + M3 +
M4),
lo que corresponde al 72% del valor
medio calculado de la cuota mensual. La cuota mínima antes de la
terminación del producto deberá estar situada preferiblemente entre
70-80% de los valores calculados de la cuota
mensual.
La cuota máxima antes de la terminación del
producto se calcula, por ejemplo, como
(cuota de
producción del mes + cuota del importador antes de la terminación
del producto) * (suma del objetivo de ventas de un
concesionario M2 + M3 + M4) / (suma de los objetivos de venta
de todos los concesionarios M2 + M3 +
M4).
La cuota mínima después de la terminación del
producto se calcula, por ejemplo, como
20% (M1 + M2 +
M3),
lo que corresponde al 5% del
objetivo de ventas anuales. La cuota mínima después de la
terminación del producto deberá estar situada entre
5-8% del objetivo de ventas
anual.
La cuota máxima después de la terminación del
producto se calcula, por ejemplo, como
(inventario
total del importador después de la terminación de la producción +
inventario total de todos los concesio- narios después de la
terminación de la producción) * (suma de los objetivos de ventas de
un concesionario M1 + M2 + M3) / (suma de los objetivos de
ventas de todos los concesionarios M1 + M2 + M3) -
(inventario de un concesionario después de la terminación de la
producción).
Se explicará aquí brevemente el funcionamiento
de las cuotas mínimas y máximas.
Las cuotas mínimas son vinculantes para el
concesionario en el marco de un acuerdo del proceso y han de
cumplirse dentro del período de la cuota (en general, 1 mes). Si un
concesionario no cubre la cuota mínima hasta el final del período de
cuota, el cumplimiento es realizado automáticamente por el sistema
(con vehículos ajustados al mercado de existencias del importador
correspondientes a la cuota afectada).
El máximo es una probabilidad que puede
cumplirse, pero no tiene que cumplirse. Sin embargo, les da a los
concesionarios que trabajan bien la oportunidad de vender en
cantidad superior a los objetivos acordados.
Los productos de un concesionario nuevamente
pedidos son existencias no libres en el marco de un período de
protección de hasta un momento determinado después del pedido (por
ejemplo, hasta 10 ó 30 días después de la llegada del producto al
almacén del importador). Esto quiere decir que otros concesionarios
pueden acceder a estos productos únicamente después de negociar con
este concesionario. Este período deberá darle al concesionario
peticionario la seguridad de que tiene la probabilidad exclusiva de
vender el producto "fresco". Cuando el producto no ha sido aún
vendido al cabo de este plazo de protección, es recontabilizado
automáticamente en el inventario libre, sin que, no obstante, se
modifiquen las condiciones de posesión. La duración del período de
protección puede establecerse según las circunstancias
nacionales.
Cada adquisición de producto (concesionario de
importador, concesionario de concesionario) y cada nuevo pedido de
concesionario se tienen en cuenta en el cumplimiento de la cuota,
tanto negativa como positivamente. Una adquisición de existencias
libres de concesionario es posible solamente cuando tiene lugar al
mismo tiempo una asignación de cliente. Una adquisición del
inventario libre (siempre) del importador es posible también sin
asignación de cliente. El producto es asignado entonces
financieramente al concesionario. Una adquisición de un inventario
no libre de un concesionario (dentro del período de protección) es
posible también sin asignación de cliente. El producto es asignado
entonces financieramente a los concesionarios adquirentes. Es
posible en cualquier momento un nuevo pedido en el marco de la
cuota antes de la terminación del producto.
Todos los productos que no han sido ya vendidos
a clientes en el momento de la llegada al lugar de transbordo del
importador, permanecen en el lugar de transbordo del importador
hasta que hayan sido vendidos por un concesionario a un cliente. El
concesionario no almacena productos sin vender en sus terrenos,
salvo productos para completar sus vehículos de la sala de
exposición.
Dado que desde el punto de vista del
concesionario se tiene en cuenta en la cuota correspondiente cada
movimiento de producto, sea adquisición o entrega de un producto, un
concesionario puede quedarse también nuevamente por debajo del
mínimo ya alcanzado en el período de cuota. Si ocurre esto, el
concesionario recibe una nueva cuota o cuotas para poder completar
al menos el mínimo obligado. Esto rige tan sólo cuando el mínimo de
cuota es > 0. Mediante este procedimiento se asegura que el
intercambio de productos no perjudique a ningún concesionario y que
el intercambio de productos sea un medio equivalente para satisfacer
el deseo de un cliente o para cubrir una cuota o para alcanzar el
resultado buscado. Por tanto, el procedimiento fomenta la
utilización de toda la oferta de productos en el "conducto"
"pipeline" a través de los concesionarios y aumenta así
claramente el factor de trasiego. Se explicará después el desarrollo
exacto con mayor precisión todavía haciendo referencia a las figuras
3a-c.
Se explicará ahora adicionalmente, en primer
lugar, el diagrama de bloques de la figura 2.
Para gestionar las existencias totales, el
dispositivo divide todas las existencias, incluyendo las existencias
que se encuentran en producción, las existencias en transporte
(barco, ferrocarril, etc.), las existencias nacionales y las
existencias de los concesionarios, en las categorías "existencias
reservadas" 23, "existencias de un concesionario" 22,
"existencias libres (no es necesaria ninguna negociación)" 21,
"existencias no libres (se necesita una negociación)" 19,
"existencias del importador" 20 y "existencias que pueden
pedirse" 18. Las existencias aún no producidas se tratan también
como existencias.
Las "existencias reservadas" 23 son las
existencias que un concesionario ha pedido en línea al fabricante
para un comprador determinado. Para evitar un pedido ficticio, el
concesionario, después de efectuada la entrada, no puede variar ya
el nombre del comprador. Las existencias reservadas ya no son
visibles en el sistema para los demás concesionarios y, por tanto,
no pueden ser reservadas una vez más. Son los llamados vehículos
bloqueados.
Las "existencias de un concesionario" 22
son las existencias que un concesionario tiene in situ y
para las cuales no se ha encontrado aún comprador. Los vehículos
presentados (sala de exposición) en un concesionario son también
"existencias de un concesionario" 22.
Las "existencias libres" 21 no necesitan
negociación. Pertenecen a éstas los vehículos de un concesionario
para los cuales no ha entrado todavía ningún pedido de suministro ni
se ha encontrado un comprador, por ejemplo después de más 30 días
tras la llegada al lugar de transbordo del importador. Sin embargo,
la responsabilidad de las existencias libres reside en el
concesionario peticionario.
Con el pedido de suministro (cancelación)
inicializa un concesionario el transporte de un vehículo desde el
almacén central del importador hasta su empresa cuando él necesita
este vehículo contenido en su inventario para suministrarlo a un
cliente o para completar su inventario de la sala de exposición.
Pertenecen a las "existencias no libres" 19
los vehículos siguientes:
- (1)
- vehículos cuya producción ha sido fijada hasta, por ejemplo, 30 días después de la llegada al lugar de transbordo del importador
- (2)
- existencias de concesionario (vehículos de la sala de exposición del concesionario).
Cuando no entra ningún pedido de suministro para
los vehículos ni se encuentra ningún comprador después de
transcurrido un período de tiempo determinado (aquí 30 días después
de la llegada al lugar de transbordo del importador), se adjudican
los vehículos de las existencias no libres a las existencias
libres.
Las existencias del importador 20 son vehículos
que han sido pedidos por el importador. Las existencias del
importador 20 son también siempre existencias libres.
Los tipos de vehículos que pueden pedirse 18 son
los tipos de vehículos que pueden ser pedidos en las existencias de
la planta de producción en caso de una búsqueda infructuosa. Los
datos de los tipos de vehículos que pueden pedirse 18, de las
existencias no libres 19 y de las existencias del importador 20 son
los componentes de las existencias antes de la terminación de la
producción 16. Este inventario 16 representa la zona de búsqueda que
un concesionario deberá consultar en un primer paso de búsqueda 13
dentro de su cuota antes de la terminación de la producción 11.
Aplicando el primer paso de búsqueda 13, los usuarios de este
sistema pueden consultar sobre un vehículo y adquirirlo o pedirlo de
nuevo dentro de estas existencias antes de la terminación de la
producción 16.
Las existencias no libres 19, las existencias
del importador 20, las existencias libres 21 y las existencias de
concesionarios 22 son los componentes de las existencias después de
la terminación de la producción 17. Este inventario 17 representa
una zona de búsqueda que debe consultar un concesionario en un
segunda paso de búsqueda 14 dentro de su cuota después de la
terminación del producto 12. Aplicando el segundo paso de búsqueda
14, los usuarios de este sistema pueden consultar sobre un vehículo
dentro de estas existencias después de la terminación de la
producción 17.
Los vehículos reservados 23 son los vehículos
que han sido reservados para un cliente determinado. Los vehículos
se registran como existencias hasta la recogida de los mismos, pero
no pueden ser adquiridos por otros concesionarios y no se muestran
en consultas de búsqueda de otros concesionarios.
Los tipos de vehículos que pueden pedirse 18
hasta los vehículos reservados 23 son los componentes de las
existencias totales 15.
En la "variación de los tipos de
existencias" 25 se comprueba si han transcurrido ya 30 días
después de la llegada al lugar de transbordo del importador. Cuando
ha transcurrido este plazo, se modifican los tipos de existencias de
los vehículos pasando de las existencias no libres a las existencias
libres. Durante el "espacio de tiempo no libre" es necesaria
mientras tanto una negociación para la adquisición de un vehículo, y
solamente los concesionarios que han pedido el vehículo podrán
vender el vehículo sin negociación. Durante el "espacio de tiempo
libre" podrán vender también el vehículo otros concesionarios
cuando éstos encuentren un comprador para el vehículo. Se pueden
incrementar así la movilidad y la flexibilidad de las
existencias.
En la "limitación de las existencias de
concesionario" 24 se limitan las existencias de concesionario
para los distintos tipos de vehículos. El objetivo de esta
limitación radica en que las existencias no son mantenidas por los
distintos concesionarios, sino que son mantenidas físicamente por el
importador. Se puede incrementar así la movilidad de las
existencias. Cuando son demasiado altas las existencias de los
distintos concesionarios, se pueden producir las desventajas
siguientes:
- (1)
- Dado que las existencias no son "existencias libres" como las existencias del importador, sino que están subdivididas en "existencias libres" y "existencias no libres", se tiene que negociar la venta de los vehículos, lo que tiene como consecuencia una mala movilidad de las existencias.
- (2)
- La calidad de las existencias puede empeorar debido a un almacenamiento largo e inadecuado y la satisfacción del cliente puede disminuir.
- (3)
- Los costes de los concesionarios pueden aumentar enormemente.
Por este motivo, es ventajoso mantener las
existencias del concesionario lo más reducidas que sea posible
mediante la limitación de las mismas, manteniendo de preferencia los
concesionarios físicamente in situ tan sólo los vehículos de
la sala de exposición.
En la "tramitación del pedido" 28 se
tramitan regularmente los pedidos. Los concesionarios pueden
adquirir vehículos no sólo de manera sencilla, sino también
eficientemente (sin derroche), mediante el empleo de este sistema,
ya que se fija la cuota y se categorizan las existencias. Para
adquirir un vehículo de las "existencias no libres", un
concesionario tiene que negociar satisfactoriamente con otros
concesionarios. Un concesionario puede adquirir un vehículo de las
"existencias libres" sin negociación, teniendo que haber un
comprador para el mismo. Un concesionario puede adquirir sin
negociación un vehículo de las existencias del importador con
independencia de si existe o no un comprador para el mismo.
En las figuras 3a-c se ha
representado el desarrollo del procedimiento. En un primer paso 30
se inicia el procedimiento, pudiendo ser el desencadenante una
consulta de un cliente o un deseo de un concesionario de completar
sus existencias. En un paso siguiente 31 se invita primeramente al
concesionario a especificar el vehículo. Las características de
especificación son especialmente el tipo de vehículo, el color y el
equipamiento. A continuación, se efectúa en el paso 32 el proceso de
búsqueda propiamente dicho, cuyo desarrollo exacto no se considerará
aquí con más detalle. En el paso 33 se efectúa la bifurcación de si
se ha encontrado o no el vehículo buscado. Si no se ha encontrado
ningún vehículo, se consulta en el paso 34 al concesionario si éste
desearía realizar un pedido de producto. En caso de que se conteste
negativamente a esto, se termina el procedimiento en el paso 35.
Alternativamente, puede estar previsto que exista entonces la
posibilidad de buscar el producto deseado en las existencias de
importadores de países vecinos. Por el contrario, si se desea un
pedido de producto, se invita al concesionario en el paso 36 (figura
3c) a especificar el pedido de producto de acuerdo con su cuota
remanente o futura antes de la terminación del producto, de modo que
se pueda determinar el plazo de entrega previsible. En el paso 37 se
pregunta al cliente si éste está de acuerdo con este plazo de
entrega. Cuando el cliente está de acuerdo, se especifica el pedido
en el paso 38 (con datos adicionales del cliente) y se transmite
éste al importador en el paso 39. El importador transmite entonces
el pedido al fabricante en un paso 40. Además, en un paso 41 se
imputa el nuevo vehículo pedido al cliente con cargo a su cuota
antes de la terminación del producto. Por el contrario, cuando el
cliente no está de acuerdo con el plazo de entrega prometido, se
efectúa en el paso 42 una negociación con el cliente sobre una
especificación alternativa (por ejemplo, otro color). Cuando la
negociación posterior no tiene éxito, se termina el procedimiento.
En caso contrario, el procedimiento comienza de nuevo en el paso
31.
Por el contrario, si se ha encontrado un
vehículo en el paso 33, se consulta en el paso 43 si se trata de un
vehículo de las existencias del concesionario. Cuando ocurre esto,
se consulta el plazo de entrega en el paso 44. Cuando éste es
aceptable para el cliente, se retransmite dicho plazo de entrega con
el paso 38. Por el contrario, cuando el plazo de entrega no es
aceptable para el cliente, se tiene que consultar en el paso 45 si
el cliente acepta otra especificación (entonces se seguiría con el
paso 31) o si se debe terminar el procedimiento. En cambio, cuando
no se trate de un vehículo propio en la consulta según el paso 43,
se comprueba en el paso 46 si el vehículo proviene de las
existencias antes de la terminación del producto. Cuando ocurre
esto, se consulta en el paso 47 si el concesionario tiene aún una
cuota remanente antes de la terminación del producto. Cuando no
ocurre esto, se consulta nuevamente en el paso 45 si se deberá
realizar una nueva búsqueda (paso 31) o si deberá terminarse el
procedimiento. Además, se le consulta al concesionario si quiere
utilizar una cuota futura, de modo que se prosiga con el paso 36.
Por el contrario, cuando el concesionario tiene aún una cuota antes
de la terminación del producto, se consulta en el paso 48 (figura
3c) si el vehículo proviene del inventario del importador antes de
la terminación del producto. Cuando ocurre esto, se contabiliza el
vehículo a favor del concesionario en el paso 49. En el paso 50 se
pregunta entonces al concesionario si éste desearía reclamar
inmediatamente el vehículo tan pronto como éste haya llegado
físicamente al importador, de modo que este vehículo sea
suministrado también físicamente por el importador al concesionario.
Cuando el concesionario o el cliente desean la entrega inmediata, se
transmite esto al ordenador del importador y se almacena allí en el
paso 51. Cuando el concesionario o el cliente desea una entrega
retardada, éste puede retardar la entrega en el paso 52 dentro de
una ventana de tiempo de, por ejemplo, 4-8 semanas y
puede transmitirlo al ordenador del importador, en donde se almacena
esto nuevamente en el paso 51. A continuación, se adjudica en el
paso 53 el vehículo recontabilizado a la cuota del concesionario
antes de la terminación del producto.
Por el contrario, si la consulta en el paso 48
arroja el resultado de que el vehículo no pertenece a las
existencias del importador, se tiene que tratar de un vehículo de
las existencias no libres de otro concesionario. En el paso 56 se
efectúa entonces la negociación con el otro concesionario. En el
paso 57 se consulta si la negociación tuvo éxito. Cuando ocurre
esto, se prosigue con el paso 49; en caso contrario, se consulta en
el paso 58 si debe iniciarse una nueva búsqueda o terminarse el
procedimiento.
Por el contrario, cuando el vehículo encontrado
es un vehículo de las existencias después de la terminación del
producto, se consulta en el paso 54 si el concesionario tiene aún
una cuota después de la terminación del producto. Cuando no ocurre
esto, se consulta nuevamente en el paso 45 si deberá emplearse la
cuota siguiente (para el mes siguiente), iniciarse una nueva
búsqueda o terminarse el procedimiento. Por el contrario, si existe
aún una cuota después de la terminación del producto, se consulta en
el paso 55 si el vehículo encontrado proviene de las existencias
después de la terminación del producto. Cuando ocurre esto, se
prosigue con el paso 49. Por el contrario, cuando la consulta en el
paso 55 arroja el resultado de que el vehículo no proviene de las
existencias del importador, se tiene que tratar entonces de un
vehículo de otro concesionario.
Por tanto, en el paso 59 se comprueba, en primer
lugar, si el vehículo pertenece a las existencias no libres. Cuando
ocurre esto, se tiene que negociar nuevamente en el paso 56 con el
otro concesionario. Por el contrario, cuando el vehículo proviene de
existencias libres, se consulta en el paso 60 si existe un cliente.
Cuando ocurre esto, se prosigue con el paso 49. En caso contrario,
se sigue adelante con el paso 58.
Respecto de la estrategia de búsqueda en el paso
32, es de hacer notar lo siguiente. La secuencia de la búsqueda en
las respectivas existencias depende de los parámetros que deban
optimizarse, solapándose en parte las estrategias. Criterios de
búsqueda posibles son, por ejemplo, la edad del producto, el estado
en el conducto de suministro o la sencillez de la reserva. En el
caso de la sencillez de la reserva se rebuscan primero las
existencias libres, mientras que en el caso de la edad del producto
y del estado en el conducto de suministro se rebuscan primeramente
las existencias después de la terminación del producto. Sin embargo,
es preferible que se rebusquen siempre en primer lugar las
existencias propias después de la terminación del producto. Qué
criterio es el criterio principal depende, entre otras cosas, de la
distancia del país a la planta de producción o de la necesidad media
de plazo de entrega de los
clientes.
clientes.
El procedimiento produce un incremento del
trasiego en almacén debido a la motivación y realización segura de
intercambios de productos, y una alta flexibilidad de maniobra
debido a las flexibles cuotas. Como consecuencia del sistema de
control transparente, cada concesionario se puede informar en
cualquier momento sobre el cumplimiento de sus cuotas o las de otros
concesionarios. Debido a la transparencia y las claras reglas de
distribución, el procedimiento crea confianza, ya que todos los
concesionarios son tratados por igual incluso en situaciones
temporales de suministro excedente o insuficiente por parte del
fabricante. Además, debido al almacenamiento centralizado de los
vehículos en el importador se ahorran considerables costes para el
almacenamiento en cada concesionario y para transportes
transversales entre los distintos concesionarios.
Los distintos concesionarios, pero también el
importador han de contar en todo momento con la posibilidad de
informarse de un vistazo sobre las cuotas distribuidas o cumplidas,
lo que se efectúa cada vez a través de los ordenadores asignados. En
la figura 4 se muestra a título de ejemplo una representación de
esta clase para un concesionario (Dealer) determinado. En la columna
izquierda están representados los distintos tipos de vehículos. En
la columna siguiente está representada la respectiva cuota mínima
después de la terminación del producto para cada tipo de vehículo
individual (Stock & Transit Min. = Existencias y Tránsito
Mínimos). Al lado, está representada la respectiva cuota máxima
después de la terminación del producto, en donde el símbolo *
significa que se han rescindido las cuotas máximas. En las dos
columnas de al lado están representadas las respectivas cuotas
mínima y máxima antes de la terminación del producto. En las dos
últimas columnas están representados los cumplimientos de las cuotas
después y antes de la terminación del producto, pudiendo éstas ser
también negativas. Esto pretende explicarse a título de ejemplo con
el tipo de vehículo "Lupo". En este caso, "3-" significa
que 3 vehículos del tipo Lupo han sido adquiridos de su inventario
por otros concesionarios. Sin embargo, un menos en el cumplimiento
de la cuota ha de compensarse solamente cuando la cuota mínima es
> 0. Por el contrario, cuando ésta, como en el presente ejemplo,
es igual a cero, no existe ninguna obligación de adquisición. No
obstante, el descenso de existencias (aquí -3) se tiene en cuenta
después para el siguiente cálculo de cuotas.
El "0" en la cuota antes de terminación del
producto (Prod) significa que el concesionario no ha pedido aún al
fabricante ningún vehículo del tipo Lupo, de modo que éste tiene que
pedir aún 2 para poder cumplir con su cuota mínima antes de la
terminación del producto. De manera correspondiente, en la figura 6
se muestra la representación para la suma de todos los
concesionarios.
En la figura 5 se han representado a título de
ejemplo los movimientos de vehículos de un concesionario, en donde
en la columna izquierda están representados nuevamente los
diferentes tipos de vehículos. En la columna siguiente están
representadas adquisiciones del concesionario en las existencias del
importador y en la columna siguiente están representados los
contradesarrollos correspondientes. En las dos columnas siguientes
están representadas la entradas de vehículos, de las que la primera
columna (Mand) representa adquisiciones de existencias libres de
otros concesionarios y la segunda columna (Neg) representa
adquisiciones de las existencias no libres de otros concesionarios
después de negociar con ellos. En las dos columnas siguientes están
representadas las salidas de vehículos del concesionario y, por
último, en la última columna está representado el balance de
entradas y salidas. Se explicará esto de nuevo brevemente con más
detalle tomando como base el tipo de vehículo Lupo. Como se
desprende de las cuatro primeras columnas, el concesionario no ha
adquirido un Lupo ni del importador ni de otros concesionarios. Por
otro lado, otros concesionarios han adquirido dos Lupos de sus
existencias libres y un Lupo de sus existencias no libres después de
negociar, de modo que en conjunto resulta en total un menos tres
vehículos (véase también la figura 4). En la figura 7 se han
representado nuevamente los movimientos de vehículos de todos los
concesionarios.
Claims (12)
1. Procedimiento para el control centralizado de
suministros de productos técnicos con largos plazos de entrega desde
su planta de fabricación hasta los concesionarios tomadores por
medio de una red de datos con al menos un banco central de datos, en
donde está asignado a cada concesionario al menos un ordenador
(1-1) para la consulta de datos centralmente
gestionados del banco de datos de un importador y/o fabricante
asignados al mismo, comprendiendo el procedimiento los pasos
siguientes:
- a)
- un paso de clasificación en el que se subdivide el inventario total de los productos técnicos en existencias que están categorizadas según su pertenencia a un respectivo segmento de entre al menos dos segmentos del proceso específicos de la producción,
- b)
- un paso de adjudicación en el que se adjudican a los distintos concesionarios y/o importadores las existencias categorizadas según segmentos del proceso específicos de la producción, estando subdivididas las existencias adjudicadas en existencias libres, para cuya adquisición no es necesaria ninguna negociación, existencias no libres, para cuya adquisición se necesita una negociación, y existencias ya asignadas a clientes finales,
- c)
- una consulta de búsqueda de un producto técnico deseado por parte de un concesionario a través de su ordenador (1-1), en donde la búsqueda se extiende a las existencias siguientes:
- -
- existencias libres y no libres que no están todavía asignadas a ningún cliente final,
- -
- existencias libres que no están asignadas aún a ningún concesionario,
- -
- existencias libres que están asignadas aún a otro concesionario, pero que pueden adquirirse sin negociación, y
- -
- existencias no libres que están asignadas aún a otro concesionario, pero que sólo pueden adquirirse después de negociación con este concesionario;
- -
- pudiendo hacerse que la secuencia de la consulta de búsqueda en las distintas existencias dependa de condiciones adicionales que prefijen el concesionario y/o el sistema, y
- d)
- adquisición de un producto técnico encontrado por el concesionario, en donde el producto técnico adquirido es cambiado de grupo pasando de su inventario originalmente asignado al inventario del concesionario y ya no es visible en el sistema para los demás concesionarios para el caso de la asignación de un cliente final.
2. Procedimiento según la reivindicación 1,
caracterizado porque después de un tiempo prefijable se
transforman existencias no libres de un concesionario en existencias
libres.
3. Procedimiento según la reivindicación 1,
caracterizado porque el producto adquirido es asignado a las
existencias no libres del concesionario en caso de que aún no se
haya efectuado ninguna asignación de cliente y el producto provenga
de las existencias no libres de otro concesionario.
4. Procedimiento según la reivindicación 1,
caracterizado porque la subdivisión de las existencias se
traduce en existencias antes de la terminación del producto y
existencias después de la terminación del producto.
5. Procedimiento según la reivindicación 1,
caracterizado porque se asignan a cada concesionario en cada
segmento del proceso una cuota mínima y una cuota máxima.
6. Procedimiento según la reivindicación 1,
caracterizado porque en el paso de búsqueda se busca
primeramente el producto más antiguo en las existencias cuando no se
introduzcan condiciones adicionales diferentes, rebuscándose de
preferencia primeramente las existencias libres.
7. Procedimiento según la reivindicación 1,
caracterizado porque, en caso de una búsqueda infructuosa en
las existencias, se añade un paso de pedido de producción.
8. Procedimiento según la reivindicación 4,
caracterizado porque la subdivisión de las existencias desde
el punto de vista de un concesionario es la siguiente:
- a)
- existencias propias antes de la terminación del producto,
- b)
- existencias libres que comprenden existencias del importador antes de la terminación del producto,
- c)
- existencias no libres que comprenden existencias de otros concesionarios antes de la terminación del producto,
- d)
- existencias propias después de la terminación del producto,
- e)
- existencias propias que comprenden existencias del importador después de la terminación del producto,
- f)
- existencias no libres que comprenden existencias de otros concesionarios después de la terminación del producto,
- g)
- existencias libres que comprenden existencias de otros concesionarios después de la terminación del producto,
- h)
- existencias bloqueadas que tienen ya una asignación de cliente.
9. Procedimiento según la reivindicación 5,
caracterizado porque la cuota máxima de la cuota después de
la terminación del producto se rescinde al cabo de un tiempo
prefijable.
10. Dispositivo para el control centralizado de
suministros de productos técnicos con largos plazos de entrega desde
su planta de fabricación hasta los concesionarios, que comprende una
red de datos con al menos un banco de datos central, en donde está
asignado a cada concesionario un ordenador (1-1)
para consultar los datos centralmente gestionados del banco de
datos, en donde en el banco de datos el inventario total de los
productos técnicos está subdividido en existencias que están
categorizadas según su pertenencia a un respectivo paso de entre al
menos dos pasos del proceso específicos de la fabricación y están
asignadas existencias a los distintos importadores y/o
concesionarios, en donde las distintas existencias respectivamente
asignadas están subdivididas, respectivamente, en existencias
libres, para cuya adquisición no es necesaria ninguna negociación,
existencias no libres, para cuya adquisición se necesita una
negociación, y existencias asignadas a clientes finales, en donde se
puede poner en marcha por medio de los ordenadores
(1-1) una consulta de búsqueda de un producto
técnico deseado por parte de un concesionario y/o un importador en
el banco de datos central, en donde la búsqueda se extiende a las
existencias en almacén siguientes:
- -
- existencias libres y no libres que no están asignadas aún a ningún cliente final,
- -
- existencias libres que no están asignadas aún a ningún concesionario,
- -
- existencias libres que están aún asignadas a otro concesionario, pero que pueden reservarse sin negociación, y
- -
- existencias no libres que están aún asignadas a otro concesionario, pero que sólo pueden reservarse después de negociar con este concesionario,
- -
- pudiendo hacerse que la secuencia de la consulta de búsqueda en las distintas existencias dependa de condiciones adicionales que puedan ser prefijadas por el concesionario y/o el dispositivo, y pudiendo ser adquirido un producto técnico encontrado por parte del concesionario y recontabilizado en la adjudicación de éste y no siendo ya visible en el sistema para los demás concesionarios para el caso de la asignación de un cliente final.
11. Programa de ordenador con medios de código
de programa para realizar todos los pasos de una cualquiera de las
reivindicaciones 1 a 9 cuando se ejecuta el programa en un
ordenador.
12. Programa de ordenador con medios de código
de programa que están almacenados en un soporte de datos legible por
ordenador, para realizar el procedimiento según una cualquiera de
las reivindicaciones 1 a 9 cuando se ejecuta el producto programa en
un ordenador.
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