EP1129792A1 - Procédé permettant d'optimiser la gestion d'envois postaux et installation pour sa mise en oeuvre - Google Patents

Procédé permettant d'optimiser la gestion d'envois postaux et installation pour sa mise en oeuvre Download PDF

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Publication number
EP1129792A1
EP1129792A1 EP00104642A EP00104642A EP1129792A1 EP 1129792 A1 EP1129792 A1 EP 1129792A1 EP 00104642 A EP00104642 A EP 00104642A EP 00104642 A EP00104642 A EP 00104642A EP 1129792 A1 EP1129792 A1 EP 1129792A1
Authority
EP
European Patent Office
Prior art keywords
mail
data
server
code
identification code
Prior art date
Legal status (The legal status is an assumption and is not a legal conclusion. Google has not performed a legal analysis and makes no representation as to the accuracy of the status listed.)
Withdrawn
Application number
EP00104642A
Other languages
German (de)
English (en)
Inventor
Eric Hauf
Current Assignee (The listed assignees may be inaccurate. Google has not performed a legal analysis and makes no representation or warranty as to the accuracy of the list.)
AKATECH SA
Unisys Schweiz AG
Original Assignee
AKATECH SA
Unisys Schweiz AG
Priority date (The priority date is an assumption and is not a legal conclusion. Google has not performed a legal analysis and makes no representation as to the accuracy of the date listed.)
Filing date
Publication date
Application filed by AKATECH SA, Unisys Schweiz AG filed Critical AKATECH SA
Priority to EP00104642A priority Critical patent/EP1129792A1/fr
Priority to PCT/IB2001/000296 priority patent/WO2001064358A2/fr
Priority to AU34021/01A priority patent/AU3402101A/en
Publication of EP1129792A1 publication Critical patent/EP1129792A1/fr
Withdrawn legal-status Critical Current

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Classifications

    • B—PERFORMING OPERATIONS; TRANSPORTING
    • B07—SEPARATING SOLIDS FROM SOLIDS; SORTING
    • B07C—POSTAL SORTING; SORTING INDIVIDUAL ARTICLES, OR BULK MATERIAL FIT TO BE SORTED PIECE-MEAL, e.g. BY PICKING
    • B07C3/00—Sorting according to destination
    • B07C3/18—Devices or arrangements for indicating destination, e.g. by code marks
    • B—PERFORMING OPERATIONS; TRANSPORTING
    • B07—SEPARATING SOLIDS FROM SOLIDS; SORTING
    • B07C—POSTAL SORTING; SORTING INDIVIDUAL ARTICLES, OR BULK MATERIAL FIT TO BE SORTED PIECE-MEAL, e.g. BY PICKING
    • B07C1/00—Measures preceding sorting according to destination

Definitions

  • the present invention relates to a method for improving and optimize the management and processing of postal items, in particular the management of postal folds. This process reduces the number of manual operations to perform and offer additional services as well to the sender of the mail to the service provider, such as automatic billing of mail sent in batches or tracking of mail items in the chain distribution.
  • the invention also relates to an installation for the implementation of the process.
  • the classic operations encountered in a sorting center are: following: Mail from different mailboxes is first of all processed by a machine that aligns the different letters in the same meaning. This machine manipulates the different elements of mail so that that the mark constituting the franking element (stamp or impression) of the mail is always positioned in the same place. Once the letters are straightened, these devices verify with an ad hoc read head the validity of the franking of the various elements of mail with a view to their cancellation. This verification is carried out by comparing the image read with the images of a database containing images of valid postage. The mail items are then sorted according to postage which determines the processing required (normal mail, priority mail, mail recommended etc.).
  • a first sorting step coarse or primary consists of reading, using a read head associated with a character recognition system (OCR), the postal code on the address printed on the letter. Once the postal code has been identified, the machine print a fluorescent barcode on the letter to be processed to allow sorting subsequent more detailed.
  • OCR character recognition system
  • the mail items are then transferred to other sorting machines which can be located geographically at same location or in the sorting center of another postal district, in depending on the final destination of the shipment.
  • Fine or secondary sorting which allows the different elements of mail intended for a postal district in different boxes for allow their distribution to the final recipient, is done by reading the code fluorescent bar in a sorting machine that distributes mail items in different lockers depending on the value of the fluorescent barcode.
  • This process has certain drawbacks, in particular the step which consists in printing on the letters the fluorescent code necessary after the treatment. This operation is costly in terms of machine maintenance printing. On the other hand, the fluorescent ink used has a certain toxicity.
  • postal sorting centers are not generally not equipped with devices to verify the number and validity of the franking of the elements of a batch of mail.
  • the slip of delivery accompanying the batch of mail is used to determine the cost which will be billed to the sender. This results in risks of loss of earnings or extra-billing for services provided.
  • the object of the invention is to simplify and optimize the management of mail items in a sorting center.
  • Another object of the invention is to verify the number and the accuracy of postage for consignments delivered in batches to the postal sorting center.
  • the principle of the invention resides in the fact of carrying out certain stages of processing mail at the sender level, before the mail is issued to the post office.
  • client software is installed at the sender's to assist him in preparing the mail to be sent.
  • the main function of this client application is to create a database containing the information relating to the recipients of the mail as well as the treatment desired.
  • a unique identification code is then generated and associated with an element of mail in the database.
  • the unique code is printed on the envelope or on the letter, together with the full address.
  • we will print the code identification on the envelope or letter so that it is located immediate proximity to the recipient's address. For example the code will be printed between the last line of the address and the line with the number postal address.
  • identification code is printed in an area that can be read by sorting center equipment postal.
  • the identification code can be represented and printed in the form of a series of alphanumeric characters, in the form of a barcode or in any another form suitable for automated reading by a read head.
  • the identification code consists of a digital identifier which includes at least the following. First a value identifying the company sending the mail, then a serial number of the batch of mail to be processed as well as a sequence number identifying each particular mail item in the lot. Other information can be added to this identification code if necessary, an identifier will be cited as an example which makes it possible to determine the type of processing required by the postal services (normal mail, courier urgent, recommended etc.).
  • the code generated identification is firstly printed on the mail item to be sent, preferably when printing the recipient's address, and other share added to a database as an access key to a record gathering information relating to the mail item processed.
  • the information contained in each record includes among other things the address of the recipient of the mail as well as any other information useful for following treatment. For example, qualitative information such as the number of pages in the mail item can be added to the record.
  • the mail thus prepared is delivered to the postal office for distribution and at the same time, the client software transmits the file containing the database information relating to the batch of mail to a central information server.
  • Transmission of information between the sender and the receiving postal office can take various forms, an example being transmission under form of an attachment to an electronic message by the INTERNET network. Any other form of transmission, using public lines or networks or private is also possible. This information can also be given to the receiving office in the form of a recorded computer medium (floppy disk, CD-ROM etc.).
  • peripheral servers with qualitative and quantitative capacities depend directly on the characteristics of the identification code, the number operational potential per unit of time and security constraints.
  • the peripheral servers are installed in sorting centers and interact with the various machines equipping the mail processing lines.
  • the server central can be physically located in one of the sorting centers or on the contrary isolated in another place.
  • the user, sender of the mail is equipped with a station like a personal computer with the necessary peripherals to transmit data bi-directionally for example on the network INTERNET.
  • the servers are also equipped with means of communication allowing the two-way exchange of information as well than permanent or temporary storage of the data exchanged.
  • the central server application When the central server application receives user data, it saves this data in a centralized database by creating the structures and indexes necessary for the management of this data. Once the data saved, the central server transmits this data to the peripheral server located in the sorting center assigned by default to the sender. Each user has a sorting center assigned by default which generally corresponds to the one located at proximity to his home, i.e. where the probability that the mail either physically delivered is the highest.
  • the central server confirms to the user, by sending an electronic message, that the data has been correctly transmitted.
  • the following steps take place when the mail is received and processed by the post office.
  • the batch of mail is loaded into the primary sorting machine which goes read the identification code printed on the mail item then send a request to the peripheral server to obtain the record corresponding to the mail item being processed.
  • the server accesses its database local data and searches for the record corresponding to the code read on the letter.
  • the server device initiates a transaction with the central server so that the latter transmits the corresponding data.
  • the registration does not could be obtained, mail item is rejected and routed to a locker receiving the mail items to be processed manually.
  • the peripheral server finds the record corresponding to the mail item being processed, it creates in its database local, a billing record incorporating time data current data as well as the data relating to the registration processed.
  • the server device updates its local database by modifying a field record data to indicate that the mail item correspondent was processed by a primary sorting machine.
  • the recording of billing created is then transmitted to the central server which also proceeds to updating its database. Sorting machine continues processing by marking the item of mail then by directing it towards the corresponding locker at the destination obtained by reading the record corresponding to the code printed identification.
  • the peripheral server sends a copy of the recording regarding this mail item to the peripheral server located in the center sorting station.
  • This processing makes it possible to distribute the items of mail intended for this constituency in different lockers in order to optimize their distribution to final recipients
  • the mail elements pass in front of a read head which reads the printed identification code then sends a request to the peripheral server to obtain the record corresponding to the code read.
  • the peripheral server searches in its local database the corresponding record, if any, obtained from the central server, and transmits the recording to the sorting machine.
  • the mail item is then routed based on the information in the record received.
  • the sorting machine sends an update request to the peripheral server. The latter updates the record corresponding to the mail item processed, adding the current time data then transmits this updated record to the central server.
  • the central server updates the central database upon receipt of the modified records from the peripheral servers.
  • the central server receives chronologically, an updated record when the mail item is processed by the primary sorting machine, a billing record comprising the elements necessary to calculate the cost of the service, and finally a record updated, when the mail item has been correctly processed by the secondary sorting machine.
  • additional services can be offered to the sender. All first, increased security in terms of billing for services, in fact only mail items that have passed successfully through sorting machines primary and secondary will be effectively billed based on treatment desired (normal, fast, registered mail ).
  • the user can also read access, using its client application, to the data stored in the central server to know for example the progress of the processing of a item or batch of mail or for the purpose of compiling statistics on the mail sent.
  • the use of statistical or accounting data contained in the central server may be subject to additional services, paid or free, which may be offered by the service provider.
  • Another advantage for the user is that he is no longer necessary to frank the mail, since the desired treatment is part of the code or can be found in the recording provided by the peripheral server during processing of the mail item. This results in significant time savings for the user.
  • Mail management using this process also provides advantages to the service provider. First of all, it is no longer necessary to read the code postal and interpret it by character recognition techniques and then then print a fluorescent code on the mail item to allow its further processing by the secondary sorting machine. With the process object of the invention, all the processing is carried out on the basis of reading the code of identification appearing on the mail element from one end to the other of the chain of treatment. In addition, thanks to the information transmitted by the server peripheral, we can establish routing criteria in the different lockers, much thinner than with the postal code alone.
  • the identification code generated by the software customer, when preparing the mail includes all the information necessary for the routing of the mail item during its processing by the office postal.
  • the identification code also includes information previously mentioned, (customer number, order, sequence, type of information relating to the recipient such as the postal number, the street name and number for example. This information is sufficient and directly interpretable by the sorting machine so that the mail item is correctly routed to the correct locker.
  • the identification code is printed on the letter, from preferably when printing the address in a position favoring its acquisition by reading devices of sorting machines.
  • the base data created by the client software only includes the different codes of identification corresponding to each of the mail items. This file of data is transmitted to the central server which, as in the example previously described, sends it to the peripheral server located in the center of sort assigned by default to a given user.
  • the identification code printed on the mail item is read by a read head, then a request is sent to the peripheral server.
  • the peripheral server upon receipt of this request, verifies that the code of identification read corresponds well to a code forming part of the data which have been transmitted. If the peripheral server does not find the identification code, it sends a request to the central server in order to know if the latter has knowledge of this identification code.
  • the peripheral server authorizes routing the mail item by the sorting machine. This routing can be done without requiring any other exchange of information since any the information necessary for routing is present in the identification code. Yes however, the identification code cannot be found by the server peripheral, the latter sends a command to the sorting machine which then directs the mail item to manual processing. The next steps are identical to those described above.
  • the same management process is applicable to other types of items such as parcels for example.
  • the identification code generated for each mail item is printed on the different elements as a sequence of alphanumeric characters or a barcode, it is also possible in the case of packages for example mark packages using a programmable passive tag or track magnetic. In this case, the identification code is not printed but saved in the tag or on the magnetic strip.
  • a device adapted reading restores the value contained in the tag for allow further processing based on data transmitted by the server peripheral.
  • the installation for implementing the management method described above includes, on the sender's side, a personal computer comprising the interfaces and peripherals required on the one hand for printing codes of identification on the mail items and on the other hand to the transmission of data relating to the mail items processed.
  • the sorting center includes devices needed to process traditional mail items (primary and / or secondary sorting machine) as well as at least one server device with the interfaces necessary for bidirectional transmission of data to the primary server.
  • the peripheral server is also equipped interfaces allowing it to exchange information with reading (reading head, scanner) installed on sorting machines.
  • a waiter central with storage devices and telecommunication equipment consolidates data from the user and servers peripheral devices.

Landscapes

  • Management, Administration, Business Operations System, And Electronic Commerce (AREA)
  • Sorting Of Articles (AREA)

Abstract

Procédé permettant d'optimiser la gestion d'éléments de courrier dans lequel un code d'identification est généré et imprimé sur un élément de courrier puis sauvegardé dans une base de données comme clé d'accès à un enregistrement comportant les informations relatives aux coordonnées de l'expéditeur et à l'adresse de destination de l'élément de courrier. La base de données correspondant à un lot de courrier est transmise vers un serveur central avant la remise physique du lot de courrier à l'office postal. Durant le traitement des éléments de courrier dans le centre de tri postal, le code d'identification imprimé sur l'élément est lu puis une requête est adressée à un serveur d'information en vue d'obtenir l'enregistrement correspondant à ce code d'identification. Le routage de l'élément de courrier s'effectue en fonction des informations reçues du serveur.

Description

La présente invention concerne un procédé permettant d'améliorer et d'optimiser la gestion et le traitement d'envois postaux en particulier la gestion des plis postaux. Ce procédé permet de réduire le nombre d'opérations manuelles à effectuer et d'offrir des services supplémentaires aussi bien à l'expéditeur du courrier qu'au prestataire de services, tels qu'une facturation automatique du courrier envoyé par lots ou le suivi d'éléments de courrier dans la chaíne de distribution.
L'invention a également pour objet une installation pour la mise en oeuvre du procédé.
Dans les centres de tri actuels, plusieurs opérations sont nécessaires avant de pouvoir acheminer le courrier collecté vers le bon destinataire. On distingue deux types de courrier, le premier est le courrier provenant des différentes boítes aux lettres d'un arrondissement postal, le second concerne les envois de masse et/ou commerciaux qui sont directement remis au centre de tri de quartier par l'expéditeur. Les statistiques des offices postaux montrent que de tels envois constituent environ 75 pour cent du total des lettres à distribuer.
Les opérations classiques rencontrées dans un centre de tri sont les suivantes: Le courrier provenant des différentes boítes postales est tout d'abord traité par une machine qui permet d'aligner les différentes lettres dans le même sens. Cette machine manipule les différents éléments de courrier de manière à ce que la marque constituant l'élément d'affranchissement (timbre ou impression) du courrier soit toujours positionnée au même endroit. Une fois les lettres redressées, ces dispositifs vérifient à l'aide d'une tête de lecture ad hoc la validité de l'affranchissement des différents éléments de courrier en vue de leur oblitération. Cette vérification s'effectue par comparaison de l'image lue avec les images d'une base de données contenant les images des affranchissements valides. Les éléments de courrier sont ensuite triés en fonction de l'affranchissement qui détermine le traitement requis (courrier normal, courrier prioritaire, courrier recommandé etc..).
Dans le cas d'envoi de masse, seule l'opération d'oblitération peut être nécessaire, car les lettres sont remises à l'office postal correctement alignées et séparées en différents lots selon le genre d'acheminement souhaité. Le lot de courrier est accompagné d'un bordereau indiquant entre autres, le nombre d'envois remis et le type de traitement requis.
Le courrier ainsi correctement redressé et réparti par type de traitement est ensuite manuellement introduit dans des machines de tri pour permettre sa distribution vers la bonne circonscription postale ou directement vers le bon destinataire.
Ce tri s'effectue généralement en deux étapes. Une première étape de tri grossier ou primaire consiste à lire, à l'aide d'une tête de lecture associée à un système de reconnaissance de caractère (OCR), le code postal figurant sur l'adresse imprimée sur la lettre. Une fois le code postal identifié, la machine imprime un code barre fluorescent sur la lettre à traiter pour permettre un tri subséquent plus détaillé. Lorsqu'un code postal ne peut être lu et déchiffré automatiquement par reconnaissance de caractère, par exemple dans le cas d'une adresse manuscrite, la lettre est rejetée et un opérateur doit lire l'adresse et déterminer manuellement le code fluorescent à imprimer sur la lettre.
A la suite de ce premier tri, les éléments de courrier sont ensuite transférés vers d'autres machines de tri qui peuvent être situées géographiquement au même endroit ou dans le centre de tri d'un autre arrondissement postal, en fonction de la destination finale de l'envoi.
Le tri fin ou secondaire qui permet de répartir les différents éléments de courrier destinés à un arrondissement postal dans différents casiers pour permettre leur distribution au destinataire final, s'effectue par la lecture du code barre fluorescent dans une machine de tri qui répartit les éléments de courrier dans différents casiers en fonction de la valeur du code barre fluorescent.
Ce procédé présente certains inconvénients, en particulier l'étape qui consiste à imprimer sur les lettres le code fluorescent nécessaire à la suite du traitement. Cette opération est coûteuse en terme de maintenance des machines d'impression. D'autre part l'encre fluorescente utilisée présente une certaine toxicité.
En ce qui concerne les envois de masse, les centres de tri postaux ne sont généralement pas équipés de dispositifs permettant de vérifier le nombre et la validité de l'affranchissement des éléments d'un lot de courrier. Le bordereau de livraison accompagnant le lot de courrier est utilisé pour déterminer le coût qui sera facturé à l'expéditeur. Il en résulte des risques de manque à gagner ou de surfacturation des services fournis.
Le procédé objet de l'invention a pour but de simplifier et d'optimiser la gestion des éléments de courrier dans un centre de tri.
Un autre but de l'invention consiste à vérifier le nombre et l'exactitude de l'affranchissement des envois remis par lots au centre de tri postal.
Enfin, le procédé objet de l'invention permet d'offrir des services supplémentaires à l'expéditeur, notamment en matière de facturation et de suivi des éléments de courrier entre le moment où ils sont délivrés à l'office postal et le moment où ils sont effectivement distribués à leurs destinataires.
Ces buts sont atteints par un procédé qui se distingue par les caractéristiques énoncées à la revendication 1.
D'autres avantages ressortent des caractéristiques énoncées dans les revendications dépendantes et de la description qui suit.
Le principe de l'invention réside dans le fait d'effectuer certaines étapes de traitement du courrier au niveau de l'expéditeur, avant que le courrier ne soit délivré à l'office postal. A cet effet, un logiciel client est installé chez l'expéditeur pour l'assister dans la préparation du courrier à envoyer. La fonction principale de cette application client est de créer une base de données contenant les informations relatives aux destinataires du courrier ainsi qu'au traitement désiré. Un code d'identification unique est ensuite généré puis associé à un élément de courrier dans la base de données. Lors de l'impression des adresses sur les éléments de courrier, le code unique est imprimé sur l'enveloppe ou sur la lettre, en même temps que l'adresse complète. De préférence, on imprimera le code d'identification sur l'enveloppe ou la lettre de manière à ce qu'il soit situé à proximité immédiate de l'adresse du destinataire. Par exemple le code sera imprimé entre la dernière ligne de l'adresse et la ligne qui comporte le numéro postal de l'adresse. De cette manière, on s'assure que le code d'identification est imprimé dans une zone pouvant être lue par les équipements des centres de tri postaux. Le code d'identification peut être représenté et imprimé sous forme d'une suite de caractères alphanumériques, sous forme de code-barre ou sous toute autre forme se prêtant bien à la lecture automatisée par une tête de lecture.
Le code d'identification est formé d'un identificateur numérique qui comprend au moins les éléments suivants. Premièrement une valeur identifiant la société expéditrice du courrier, puis un numéro d'ordre du lot de courrier à traiter ainsi qu'un numéro de séquence identifiant chaque élément de courrier particulier dans le lot. D'autres informations peuvent être ajoutées à ce code d'identification si nécessaire, on citera à titre d'exemple un identifiant qui permet de déterminer le type de traitement requis par les services postaux (courrier normal, courrier urgent, recommandé etc.).
Lors de la préparation du courrier à l'aide du logiciel client, le code d'identification généré est d'une part imprimé sur l'élément de courrier à expédier, de préférence au moment de l'impression de l'adresse du destinataire, et d'autre part ajouté dans une base de données en tant que clé d'accès à un enregistrement regroupant les informations relatives à l'élément de courrier traité. Les informations contenues dans chaque enregistrement comportent entre autre l'adresse du destinataire du courrier ainsi que toute autre information utile à la suite du traitement. A titre d'exemple, des informations qualitatives telles que le nombre de pages contenues dans l'élément de courrier peuvent être ajoutées à l'enregistrement.
Le courrier ainsi préparé est remis à l'office postal pour distribution et parallèlement, le logiciel client transmet le fichier contenant la base de données des informations relatives au lot de courrier à un serveur central d'information.
La transmission d'information entre l'expéditeur et l'office postal récepteur peut prendre diverses formes, on citera à titre d'exemple la transmission sous forme d'une pièce jointe à un message électronique par le réseau INTERNET. Toute autre forme de transmission, au moyen de lignes ou de réseaux publics ou privés est également envisageable. Ces informations peuvent également être remises à l'office récepteur sous forme d'un support informatique enregistré (disquette, CD-ROM etc.).
L'architecture spécifique à mettre en place pour garantir l'intégrité et la cohérence des transmissions de données entre les utilisateurs du service postal et les différents ordinateurs équipant les centres de traitement du courrier répartis dans une zone géographique déterminée ne sera pas décrite en détail dans la présente demande dans la mesure où elle fait appel à des techniques connues. La plupart des systèmes d'exploitation disponibles intègrent les fonctions qui permettent l'exploitation de bases de données distribuées entre plusieurs ordinateurs et les mécanismes de gestion des communications garantissant l'envoi, le routage, l'acheminement et la réception de messages entre différentes unités de traitement.
Pour simplifier la description qui suit, il sera fait mention d'un serveur central et de serveurs périphériques dont les capacités qualitatives et quantitatives dépendent directement des caractéristiques du code d'identification, du nombre potentiel d'opérations par unité de temps et des contraintes de sécurité. Les serveurs périphériques sont installés dans les centres de tri et interagissent avec les différentes machines équipant les lignes de traitement du courrier. Le serveur central peut être physiquement situé dans l'un des centres de tri ou au contraire isolé dans un autre lieu. L'utilisateur, expéditeur du courrier, est équipé d'un poste de travail comme un ordinateur personnel muni des périphériques nécessaires pour transmettre des données bi-directionnellement par exemple sur le réseau INTERNET.
Les serveurs (central et périphériques) sont également équipés des moyens de communication permettant l'échange bidirectionnel d'informations ainsi que le stockage permanent ou temporaire des données échangées.
Lorsque l'application du serveur central reçoit les données de l'utilisateur, elle sauvegarde ces données dans une base de données centralisée en créant les structures et index nécessaires à la gestion de ces données. Une fois les données sauvegardées, le serveur central transmet ces données au serveur périphérique localisé dans le centre de tri attribué par défaut à l'expéditeur. Chaque utilisateur a un centre de tri assigné par défaut qui correspond généralement à celui situé à proximité de son domicile, c'est-à-dire à l'endroit où la probabilité que le courrier soit physiquement remis est la plus élevée.
Une fois ces opérations achevées, le serveur central confirme à l'utilisateur, par l'envoi d'un message électronique, que les données ont été correctement transmises.
Les étapes suivantes se déroulent lorsque le courrier est reçu et traité par l'office postal. Le lot de courrier est chargé dans la machine de tri primaire qui va lire le code d'identification imprimé sur l'élément de courrier puis transmettre une requête vers le serveur périphérique pour obtenir l'enregistrement correspondant à l'élément de courrier en cours de traitement. Le serveur accède à sa base de données locale et cherche l'enregistrement correspondant au code lu sur la lettre.
Si l'enregistrement ne figure pas dans la base de données locale, le serveur périphérique initie une transaction avec le serveur central afin que ce dernier lui transmette les données correspondantes. Dans le cas où l'enregistrement ne pourrait être obtenu, l'élément de courrier est rejeté et aiguillé vers un casier recevant les éléments de courrier à traiter manuellement.
Lorsque le serveur périphérique trouve l'enregistrement correspondant à l'élément de courrier en cours de traitement, il crée dans sa base de donnée locale, un enregistrement de facturation incorporant les données temporelles actuelles ainsi que les données relatives à l'enregistrement traité. Le serveur périphérique met ensuite à jour sa base de données locale en modifiant un champ de données de l'enregistrement pour indiquer que l'élément de courrier correspondant a été traité par une machine de tri primaire. L'enregistrement de facturation créé est ensuite transmis au serveur central qui procède également à la mise à jour de sa base de données. La machine de tri continue son traitement en marquant l'élément de courrier puis en le dirigeant vers le casier correspondant à la destination obtenue par lecture de l'enregistrement correspondant au code d'identification imprimé. Lorsqu'un élément de courrier est destiné à un autre centre de tri, le serveur périphérique envoie une copie de l'enregistrement concernant cet élément de courrier au serveur périphérique situé dans le centre de tri distant.
Les éléments de courrier destinés à cette circonscription ainsi que ceux provenant des autres centres de tri sont ensuite manuellement introduits dans la machine de tri secondaire.
Ce traitement permet de répartir les éléments de courrier destinés à cette circonscription dans différents casiers afin d'optimiser leur distribution aux destinataires finaux
A cet effet, les éléments de courrier passent devant une tête de lecture qui lit le code d'identification imprimé puis envoie une requête au serveur périphérique pour obtenir l'enregistrement correspondant au code lu. A réception de cette requête, le serveur périphérique recherche dans sa base de données locale l'enregistrement correspondant, le cas échéant l'obtient du serveur central, et transmet l'enregistrement à la machine de tri. L'élément de courrier est ensuite acheminé en fonction des informations figurant dans l'enregistrement reçu. Lorsque l'élément de courrier a été correctement aiguillé, la machine de tri envoie une requête de mise à jour vers le serveur périphérique. Ce dernier met à jour l'enregistrement correspondant à l'élément de courrier traité, en y ajoutant les données temporelles actuelles puis transmet cet enregistrement mis à jour vers le serveur central.
Le serveur central procède à la mise à jour de la base de données centrale à réception des enregistrements modifiés provenant des serveurs périphériques.
Ainsi pour chaque élément de courrier traité, le serveur central reçoit chronologiquement, un enregistrement mis à jour lorsque l'élément de courrier est traité par la machine de tri primaire, un enregistrement de facturation comprenant les éléments nécessaires au calcul du coût de la prestation, et enfin un enregistrement mis à jour, lorsque l'élément de courrier a été correctement traité par la machine de tri secondaire. En consolidant les informations de cette base de données centrale, on peut offrir des services supplémentaires à l'expéditeur. Tout d'abord une sécurité accrue au niveau de la facturation des prestations, en effet seuls les éléments de courrier qui ont passé avec succès dans les machines de tri primaire et secondaire seront effectivement facturés en fonction du traitement désiré (courrier normal, rapide, recommandé ...). L'utilisateur peut également accéder en lecture, à l'aide de son application client, aux données stockées dans le serveur central pour connaítre par exemple l'avancement du traitement d'un élément ou d'un lot de courrier ou dans le but d'établir des statistiques sur le courrier émis.
L'exploitation des données statistiques ou comptables figurant dans le serveur central peut faire l'objet de services supplémentaires, payants ou gratuits, qui peuvent être offerts par le prestataire de service.
Un autre avantage pour l'utilisateur découle du fait qu'il n'est plus nécessaire d'affranchir le courrier, puisque le traitement désiré fait partie du code ou peut être retrouvé dans l'enregistrement fourni par le serveur périphérique lors du traitement de l'élément de courrier. Il en résulte un gain de temps appréciable pour l'utilisateur.
La gestion du courrier selon ce procédé procure également des avantages au prestataire de service. Tout d'abord, il n'est plus nécessaire de lire le code postal et de l'interpréter par des techniques de reconnaissance de caractères, puis d'imprimer ensuite un code fluorescent sur l'élément de courrier pour permettre son traitement ultérieur par la machine de tri secondaire. Avec le procédé objet de l'invention, tout le traitement s'effectue sur la base de la lecture du code d'identification figurant sur l'élément de courrier d'un bout à l'autre de la chaíne de traitement. De plus, grâce aux informations transmises par le serveur périphérique, on peut établir des critères d'acheminement dans les différents casiers, beaucoup plus fins qu'avec le seul code postal.
Le problème de la vérification du nombre d'éléments et de la validité de l'affranchissement, lors d'envoi par lots, est également résolu puisque seuls les éléments de courrier identifiés, c'est-à-dire ceux dont le code d'identification peut être corrélé avec un enregistrement préalablement transmis au serveur périphérique, sont effectivement traités et facturés.
En fonction des informations contenues dans l'enregistrement, il est également possible d'offrir des prestations modulaires. Si par exemple le nombre de pages comprises dans un élément de courrier est sauvegardé dans l'enregistrement lors de la préparation du courrier, il est aisé d'extrapoler le poids approximatif de cet élément de courrier et d'offrir ainsi une tarification dépendante du poids de l'élément de courrier. Grâce à ces informations supplémentaires, on simplifie ou on supprime certaines étapes du traitement traditionnel.
Dans une variante du procédé, le code d'identification généré par le logiciel client, lors de la préparation du courrier, comporte toutes les informations nécessaires au routage de l'élément de courrier lors de son traitement par l'office postal. Dans ce cas, le code d'identification comporte en plus des informations mentionnées précédemment, (numéro de client, d'ordre, de séquence, type de courrier) des informations relatives au destinataire telle que le numéro postal, le nom et le numéro de la rue par exemple. Ces informations sont suffisantes et directement interprétables par la machine de tri pour que l'élément de courrier soit correctement acheminé vers le bon casier.
Dans cette variante, le code d'identification est imprimé sur la lettre, de préférence au moment de l'impression de l'adresse à une position favorisant son acquisition par les dispositifs de lecture des machines de tri. En revanche la base de données créée par le logiciel client ne comprend que les différents codes d'identification correspondant à chacun des éléments de courrier. Ce fichier de données est transmis au serveur central qui, comme dans l'exemple précédemment décrit, l'envoie vers le serveur périphérique situé dans le centre de tri attribué par défaut à un utilisateur donné.
Lors du traitement des éléments de courrier par une machine de tri primaire ou secondaire, le code d'identification imprimé sur l'élément de courrier est lu par une tête de lecture, puis une requête est adressée au serveur périphérique. Le serveur périphérique, à réception de cette requête, vérifie que le code d'identification lu correspond bien à un code faisant partie des données qui lui ont été transmises. Si le serveur périphérique ne trouve pas le code d'identification, il adresse une requête au serveur central dans le but de savoir si ce dernier à connaissance de ce code d'identification. Lorsque le code d'identification lu sur l'élément de courrier à été trouvé, le serveur périphérique autorise le routage subséquent de l'élément de courrier par la machine de tri. Ce routage peut s'effectuer sans nécessiter d'autres échanges d'informations puisque toute l'information nécessaire au routage est présente dans le code d'identification. Si en revanche, le code d'identification ne peut être trouvé par le serveur périphérique, ce dernier envoie une commande à la machine de tri qui dirige alors l'élément de courrier vers un traitement manuel. Les étapes suivantes sont identiques à celles décrites précédemment.
Dans la description qui précède, il est fait référence à la gestion d'éléments de courrier comme des lettres, le même procédé de gestion est applicable à d'autres types d'envois tel que des colis par exemple. De la même manière, le code d'identification généré pour chaque élément de courrier est imprimé sur les différents éléments sous forme d'une séquence de caractères alphanumériques ou d'un code barre, il est également possible dans le cas de colis par exemple de marquer les colis à l'aide d'un tag passif programmable ou d'une piste magnétique. Dans ce cas, le code d'identification n'est pas imprimé mais sauvé dans le tag ou sur la piste magnétique. Lors de la gestion des colis, un dispositif de lecture adapté, permet de restituer la valeur contenue dans le tag pour permettre la suite du traitement en fonction des données transmises par le serveur périphérique.
L'installation pour la mise en oeuvre du procédé de gestion décrit ci-dessus comporte, du côté de l'expéditeur, un ordinateur de type personnel comprenant les interfaces et périphériques nécessaires d'une part à l'impression des codes d'identification sur les éléments de courrier et d'autre part à la transmission des données relatives aux éléments de courrier traités. Le centre de tri comprend les dispositifs nécessaires au traitement des éléments de courrier traditionnels (machine de tri primaire et/ou secondaire) ainsi qu'au moins un serveur périphérique muni des interfaces nécessaires à la transmission bidirectionnelle de données vers le serveur primaire. Le serveur périphérique est en outre muni d'interfaces lui permettant d'échanger des informations avec les dispositifs de lecture (tête de lecture, scanner) installés sur les machines de tri. Enfin un serveur central muni de périphériques de stockage et d'équipement de télécommunication permet de consolider les données provenant de l'utilisateur et des serveurs périphériques.

Claims (9)

  1. Procédé permettant d'optimiser la gestion d'éléments de courrier, caractérisé par le fait qu'il comporte les étapes suivantes:
    génération d'un code d'identification lors de la préparation du courrier à envoyer;
    marquage de l'élément de courrier avec ledit code d'identification;
    sauvegarde des codes d'identifications dans un fichier de données;
    transmission du fichier de données comprenant les codes d'identification à un serveur périphérique pilotant une machine de tri;
    lecture du code d'identification par la machine de tri et transmission du code lu au serveur périphérique;
    comparaison du code lu par le serveur périphérique avec les données préalablement transmises;
    routage des éléments de courrier par la machine de tri en fonction des informations composant le code d'identification en cas d'adéquation entre le code lu et les données transmises au serveur périphérique.
  2. Procédé selon la revendication 1, caractérisé par le fait que lors de la préparation des éléments de courrier, le code d'identification est sauvegardé en tant que clé d'accès à un enregistrement comprenant des données relatives au destinataire de l'élément de courrier et/ou des données qualitatives dudit élément de courrier et par le fait que la base de données comprenant les codes d'identification et les enregistrements auxquels ils permettent d'accéder est transmise au serveur périphérique.
  3. Procédé selon la revendication 2, caractérisé par le fait que, lors du traitement des éléments de courrier par la machine de tri, le code d'identification lu sur l'élément de courrier est transmis au serveur périphérique qui recherche dans sa base de données l'enregistrement correspondant au code d'identification et par le fait que le serveur périphérique fournit à la machine de tri les commandes des routage de l'élément de courrier à partir des informations contenues dans l'enregistrement correspondant au code d'identification lu.
  4. Procédé selon l'une des revendications précédentes, caractérisé par le fait que lorsque le serveur périphérique trouve un code d'identification ou l'enregistrement qui lui est associé, il transmet vers un serveur central les informations relatives à cet élément de courrier ainsi qu'un enregistrement contenant les données nécessaires à la facturation de l'élément de courrier correspondant.
  5. Procédé selon l'une des revendications précédentes, caractérisé par le fait que lorsque le serveur périphérique n'est pas en mesure de fournir l'enregistrement correspondant au code d'identification lu sur un élément de courrier, il envoie au serveur central une requête pour que ce dernier lui transmette les données correspondantes au code d'identification.
  6. Procédé selon l'une des revendications précédentes, caractérisé par le fait que le code d'identification comporte au moins les éléments suivants, un code identifiant l'expéditeur, un numéro correspondant au lot de courrier, un numéro de séquence attribué à chacun des éléments de courrier faisant partie d'un lot déterminé ainsi qu'un code représentant le type de traitement requis pour un lot de courrier.
  7. Procédé selon l'une des revendications précédentes, caractérisé par le fait que le code d'identification est imprimé sur l'élément de courrier à proximité immédiate de l'adresse du destinataire.
  8. Procédé selon l'une des revendications précédentes, caractérisé par le fait que les données transmises par l'expéditeur au serveur périphérique pilotant la machine de tri le sont par l'intermédiaire d'un serveur central.
  9. Installation pour la mise en oeuvre du procédé selon l'une des revendications précédentes, caractérisée par le fait qu'elle comporte au moins un ordinateur pour la préparation des éléments de courrier munis de moyens de communications et des périphériques nécessaires à l'impression d'un code d'identification, une machine de tri pilotée par un serveur périphérique comprenant de moyens pour la transmission de données ainsi que les périphériques nécessaires au stockage d'informations.
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