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Die Erfindung betrifft ein System und ein Verfahren zur Übermittlung von Rechnungen im Zahlungsverkehr.
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Das kontaktloses Bezahlen sowohl im Einzelhandel als auch im Großhandel wird immer beliebter. Vor dem Bezahlvorgang werden zu bezahlende Artikel in einem Kassensystem registriert. Ein solches Kassensystem kann eine elektronische Registrierkasse oder ein Computer sein. Die Registrierung der einzelnen Positionen erfolgt im Allgemeinen durch Scanner-Systeme. Dabei werden Labels, die an den zu erfassenden Artikeln angebracht sind, gescannt. Die Labels enthalten einen Strichcode oder einen QR-Code zur Identifikation der Waren. Das Kassensystem erstellt eine Rechnung zu den erfassten Waren, die nach der kontaktlosen Bezahlung ausgedruckt und dem Einkäufer ausgehändigt wird.
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Die
US 2014/0222669 A1 zeigt ein Cash-Flow-Management-System, das innerhalb eines Host-Systems zur Erleichterung des Cash-Flow-Managements für Unternehmen bereitgestellt wird. Das Cashflow-Management-System umfasst ein elektronisches Rechnungs- und Fakturierungssystem. Das Rechnungs- und Fakturierungssystem erzeugt und übermittelt elektronische Rechnungen auf der Grundlage von Geschäftsrechnungen. Das Fakturierungssystem ermöglicht die Anzeige der erzeugten Rechnungen zur Zahlung. Ein integriertes Forderungs- und Abgleichsystem empfängt Benachrichtigungen über eingegangene Zahlungen und gleicht die eingegangenen Zahlungen mit den erzeugten Rechnungen ab. Das System enthält zusätzlich eine Kommunikationsschnittstelle. Das Cashflow-Management-System kommuniziert über diese Kommunikationsschnittstelle mit mehreren Finanzmanagementsystemen, die für das Host-System zugänglich sind. Das System umfassen mindestens ein Buchhaltungssystem. Das integrierte Forderungsmanagement-System empfängt außerdem Informationen von den Finanzmanagementsystemen innerhalb des Host-Systems, um das Management des Cashflows für die Unternehmen zu erleichtern, die das Cashflow-Management-System für die elektronische Rechnungsstellung nutzen.
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Nachteilig an dem oben beschriebenen Cashflow-Management System ist das aufwändige Rechnungs-Management über viele Instanzen. Ein Versenden der Rechnungen erfolgt hier nachteilig per E-Mail, Papier oder über Host-Systeme.
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Der Erfindung liegt somit die Aufgabe zugrunde ein System und ein Verfahren zu schaffen, das eine Archivierung und Weiterverarbeitung von Rechnungen vereinfacht.
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Die Aufgabe wird durch ein System zur elektronischen Übermittlung von Rechnungen mit den Merkmalen des Hauptanspruchs und ein zugehöriges Verfahren mit den Merkmalen des nebengeordneten Anspruchs gelöst. Vorteilhafte Weiterbildungen sind Gegenstand der hierauf rückbezogenen Unteransprüche.
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Das erfindungsgemäße System zur elektronischen Übermittlung von Rechnungen enthält mindestens eine Rechnungserstellungs-Einrichtung mit mindestens einer Kurzstrecken-Datenübertragungs-Einrichtung in jeder der mindestens einen Rechnungserstellungs-Einrichtung. Das System zur elektronischen Übermittlung von Rechnungen umfasst weiter ein mobiles Gerät mit einer Kurzstrecken-Datenübertragungs-Einrichtung in dem mobilen Gerät, eine Datenfernübertragungs-Einrichtung und eine vom mobilen Gerät getrennte Speichereinrichtung. Die Rechnungserstellungs-Einrichtung stellt Rechnungsdaten zur Übertragung bereit. Die Rechnungsdaten werden mit Hilfe der Kurzstrecken-Datenübertragungs-Einrichtung auf das mobile Gerät übertragen. Die Rechnungsdaten werden weiter über die Datenfernübertragungs-Einrichtung auf die Speichereinrichtung übertragen.
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Das mobile Gerät des Systems zur elektronischen Übermittlung ist bevorzugt mindestens einem Nutzer zugeordnet.
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Die Zuordnung des mobilen Gerätes zu mindestens einem Nutzer ermöglicht es in vorteilhafter Weise die erfassten Rechnungsdaten dem jeweiligen Nutzer des mobilen Geräts zuzuordnen. Dies ist besonders vorteilhaft, wenn mehrere Nutzer ein und dasselbe mobile Gerät verwenden, um Rechnungsdaten zu erfassen. Die Rechnungsdaten lassen sich so auf einfache Weise mit dem einzelnen Nutzer verknüpfen. Somit wird eine Auswertung der Rechnungsdaten deutlich vereinfacht.
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Bevorzugt erfolgt in dem System zur elektronischen Übermittlung von Rechnungen die Verbindung zur Speichereinrichtung zyklisch. Die Zykluszeit ist dabei besonders bevorzugt durch das mobile Gerät gesteuert. Die zyklische Übermittlung der Rechnungsdaten auf die Speichereinrichtung ermöglicht in besonders vorteilhafter Weise das sichere Archivieren von Rechnungsdaten. Mit Hilfe der zyklischen Verbindung werden fehlerhafte Rechnungen vermieden, die insbesondere durch Verbindungsstörungen verursacht werden. Die zyklische Verbindung ermöglicht in besonders vorteilhafter Weise den Datenbestand auf der Speichereinrichtung aktuell zu halten.
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Die in der elektronischen Übermittlung von Rechnungen vorgesehene Datenfernübertragungs-Einrichtung besteht bevorzugt aus einem Funkmodem in dem mobilen Gerät, mindestens einer Mobilfunkstation und einer Datenverbindung von der Mobilfunkstation zur Speichereinrichtung.
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Besonders vorteilhaft bei der Verwendung einer Mobilfunkverbindung und der zugehörigen Datenverbindung zwischen dem mobilen Gerät und der Speichereinrichtung ist die Ortsunabhängigkeit der Übermittlung von Rechnungsdaten in die Speichereinrichtung.
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Rechnungsdaten, die durch das System zur elektronischen Übermittlung von Rechnungen übertragen werden, enthalten bevorzugt eine Rechnungsidentifikation, eine Kennung zum Verwendungszweck, eine Lieferantenkennung, eine Kennung zur jeweiligen Rechnungsposition und eine Mengenangabe zur jeweiligen Rechnungsposition. So lassen sich die Rechnungen besonders vorteilhaft auf der Speichereinrichtung ablegen, wobei besonders wenig Speicherplatz benötigt wird. Die effiziente Speichernutzung wird dadurch ermöglicht, dass nicht der volle Beschreibungstext gespeichert werden muss.
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Die Speichereinrichtung des Systems zur elektronischen Übermittlung von Rechnungen ist bevorzugt ein örtlich verteilter Speicher. Besonders bevorzugt werden die Rechnungen auf einem CLOUD-Speicher abgelegt. Vorteilhafterweise wird durch das Ablegen der Rechnungen auf einem örtlich verteilten Speicher die Verfügbarkeit der Rechnungen sichergestellt. Insbesondere bei Beschädigungen am mobilen Gerät ist damit eine Verfügbarkeit der elektronisch gespeicherten Rechnungen gegeben. Besonders vorteilhaft ist die Speicherung auf einem CLOUD- Speicher, da hier durch die entsprechenden Anbieter eine Datensicherung und ausschließlich ein gesicherter Zugriff auf die Rechnungen bereitgestellt wird.
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In einem erfindungsgemäßen Verfahren zur elektronischen Übermittlung von Rechnungen mit dem System zur elektronischen Übermittlung von Rechnungen werden in einem ersten Schritt Rechnungsdaten durch die Rechnungserstellungs-Einrichtung erfasst. Die Rechnungsdaten werden in einem nächsten Schritt von der Rechnungserstellungs-Einrichtung auf das mobile Gerät mit Hilfe der Kurzstrecken-Datenübertragungs-Einrichtung übertragen. Die Rechnungsdaten werden nun auf dem mobilen Gerät gespeichert. In einem folgenden Schritt werden die Rechnungsdaten vom mobilen Gerät auf eine Speichereinrichtung mit Hilfe der Datenfernübertragungseinrichtung übertragen.
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Vorzugsweise enthält das Verfahren zur elektronischen Übermittlung von Rechnungen einen Verfahrensschritt zum Authentifizieren eines Nutzers des mobilen Geräts. Die Authentifizierung eines Nutzers des mobilen Gerätes ermöglicht es, in vorteilhafter Weise die erfassten Rechnungsdaten dem jeweiligen Nutzer des mobilen Geräts zuzuordnen. Besonders vorteilhaft ist es bei der Nutzung eines mobilen Geräts durch mehrere Nutzer, wenn mit Hilfe der Authentifizierung die Rechnungsdaten auf einfache Weise mit dem einzelnen Nutzer verknüpft sind und somit eine Auswertung deutlich vereinfacht wird.
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Der Verfahrensschritt der Rechnungserstellung im Verfahren zur elektronischen Übermittlung von Rechnungen umfasst bevorzugt weitere Verfahrensschritte. In einem ersten weiteren Verfahrensschritt wird eine Rechnungsidentifikation zur jeweiligen Rechnung erstellt. Außerdem wird einer Kennung zum Verwendungszweck und eine Lieferantenkennung zu den Rechnungsdaten hinzugefügt. Für jede Rechnungsposition wird eine Kennung erstellt und mit einer Mengenangabe versehen. Vorteilhafterweise lassen sich so die Rechnungen besonders ressourcensparend speichern, da nicht der volle Beschreibungstext gespeichert werden muss. Des Weiteren wird eine Suche nach Rechnungen deutlich beschleunigt, da der Suchumfang aufgrund der kleineren Datenmenge deutlich reduziert ist.
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Bevorzugt ist eine Beschreibung und Bezeichnung jeder in der Rechnung aufgeführten Position in eine Kennung zur jeweiligen Rechnungsposition verschlüsselt. Auf diese Art der Speicherung von Rechnungsdaten kann in besonders vorteilhafter Weise der benötigte Speicherbedarf zur Archivierung der Rechnungen deutlich verringert werden. Außerdem wird dadurch eine Sortierung der Rechnungsdaten erheblich beschleunigt.
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Nachfolgend werden Ausführungsbeispiele der Erfindung anhand der Zeichnung beispielhaft beschrieben. In der Zeichnung zeigen:
- 1 ein Teilsystem im Bereich der Rechnungserstellung im System zur elektronischen Übermittlung von Rechnungen gemäß einem erfindungsgemäßen Ausführungsbeispiel;
- 2 ein Teilsystem im Bereich der Datenspeicherung im System zur elektronischen Übermittlung von Rechnungen gemäß einem erfindungsgemäßen Ausführungsbeispiel;
- 3 ein Teilsystem im Bereich der Rechnungskontrolle im System zur elektronischen Übermittlung von Rechnungen gemäß einem erfindungsgemäßen Ausführungsbeispiel;
- 4 einen verteilten Speicher und zugreifende Instanzen gemäß einem erfindungsgemäßen Ausführungsbeispiel;
- 5 ein Flussdiagramm zur elektronischen Übermittlung von Rechnungen gemäß einem erfindungsgemäßen Ausführungsbeispiel; und
- 6 ein Flussdiagramm zur Ergänzung der Rechnungsdaten gemäß einem erfindungsgemäßen Ausführungsbeispiel.
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1 zeigt erste Teil-Komponenten eines Systems zur elektronischen Übermittlung von Rechnungen die beispielsweise im Einzelhandel gemäß einem erfindungsgemäßen Ausführungsbeispiel zum Einsatz kommen.
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Das erfindungsgemäße System zur elektronischen Übermittlung umfasst mindestens eine Rechnungserstellungs-Einrichtung 2, wobei in 1 exemplarisch eine Rechnungserstellungs-Einrichtung 2 dargestellt ist. Die Rechnungserstellungs-Einrichtung 2 ist in einem Ausführungsbeispiel eine Registrierkasse. Dabei wird bei den Registrierkassen zwischen einem offenen und einem geschlossenen System unterschieden. Das geschlossenen System einer Registrierkasse besteht aus einer speziell für die Anwendung als Registrierkasse geschaffenen Hardware. In Kombination mit der Hardware enthält das geschlossene System eine speziell für diese Hardware erstellte Software.
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Ein solches System zeichnet sich durch eine hohe Ausfall- und Datensicherheit aus. Besonders eine Manipulation von Rechnungsdaten und Zahldaten wird durch ein geschlossenes System nahezu ausgeschlossen. Ein offenes Kassensystem besteht im Allgemeinen aus einer PC-basierenden Hardware. Auf dieser Hardware sind Betriebssysteme wie Beispielsweise Windows, Android, div. LINUX Varianten etc. installiert. Auf diese Betriebssysteme aufsetzend sind Programme auf der Rechnungserstellungs-Einrichtung 2 installiert, die alle Vorgänge der Rechnungserstellung und Übertragung der Rechnung steuert und ausführt. Das offene Kassensystem zeichnet sich durch eine hohe Flexibilität und Wartungsfreundlichkeit aus.
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Das System zur elektronischen Übermittlung von Rechnungen enthält weiter gemäß einem erfindungsgemäßen Ausführungsbeispiel im Teilbereich der Rechnungserfassung ein Scanner-System 3. Mit dem Scanner-System 3 können Daten von Etiketten in die Rechnungserstellungs-Einrichtung 2 eingelesen werden. Dazu enthalten die Etiketten spezielle Merkmale, in die eine eindeutige Artikelzuordnung codiert ist. Diese Etiketten können auf dem Artikel aufgedruckt, aufgeklebt oder anderweitig befestigt sein. Üblicherweise erfolgt die Zuordnung zu dem entsprechenden in der Rechnungserstellungs-Einrichtung 2 abgelegten Datensatz über eine Codierung. Dazu ist das Scanner-System 3 so ausgelegt, dass es Stichcodes oder QR-Codes optisch erfassen und/oder die Etiketten mit Hilfe einer Radio-Frequenz-Identifikation (RFID) erfassen kann.
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Das Systems zur elektronischen Übermittlung von Rechnungen enthält gemäß einem erfindungsgemäßen Ausführungsbeispiel weiter im Teilereich der Rechnungserfassung mindestens ein manuelles Eingabesystem 4. Das manuelle Eingabesystem 4 besteht aus einer Tastatur und/oder einer Anzeige 8 mit einer berührungsempfindlichen Oberfläche. Hier können die zu erfassenden Artikel oder Leistungen manuell eingegeben werden. Außerdem dienen die manuellen Eingabesysteme 4 zur Angabe einer Stückzahl, eines Gewichts und/oder einer Menge einer erbrachten Leistung (z.B. Arbeitsstunden) oder weiterer relevanten Angaben.
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Optional kann das System zur elektronischen Übermittlung von Rechnungen im Teilereich der Rechnungserfassung mindestens ein Gewichtserfassungssystem enthalten. Mit dem Gewichterfassungssystem kann auch eine Stückzahl von Kleinteilen erfasst werden. Hier kommen Zählwaagen zum Einsatz. Diese Zählwaagen bestehen aus Präzisionswaagen, die so konfiguriert sind, dass aus dem Gewicht der aufgelegten Artikel eine Stückzahl generiert wird. Dazu muss der Waage entweder das Gewicht bekannt sein oder die Artikel müssen eingewogen werden. Beim Einwiegen wird eine vorgegebene, meist kleine, Menge des zu zählenden Artikels aufgelegt. Daraus wird ein Einzelgewicht errechnet.
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Die so erfassten Artikel und/oder Leistungen mit den zugehörigen Mengenangaben werden in der Rechnungserstellungs-Einrichtung 2 entsprechend einem später beschriebenen Verfahren zu einem Rechnungs-Datensatz zusammengefasst und es wird eine entsprechende elektronische Rechnung erstellt.
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An der Rechnungserstellungs-Einrichtung 2 ist eine Kurzstrecken-Datenübertragungs-Einrichtung 5 angebracht. Der Rechnungs-Datensatz zur entsprechenden Rechnung wird mit der Kurzstrecken-Datenübertragungs-Einrichtung 5 an das mobile Gerät 6 übertragen. Die Kurzstrecken-Datenübertragungs-Einrichtung 5 ermöglicht eine Kommunikation mit einem mobilen Gerät 6 über kurze Distanzen. Dabei ist als minimaler Abstand ein direktes Auflegen des mobilen Geräts 6 auf die Kurzstrecken-Datenübertragungs-Einrichtung 5 vorgesehen. Der maximale Abstand zwischen Kurzstrecken-Datenübertragungs-Einrichtung 5 und mobilem Gerät 6 beträgt 100 cm, bevorzugt 10 cm besonders bevorzugt 5 cm. Durch die begrenzte Reichweite ist bereits in begrenzten Umfang eine Abhörsicherheit der Kurzstrecken-Daten-Verbindung 7 gegeben.
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In diesem Ausführungsbeispiel ist die Kurzstrecken-Datenübertragungs-Einrichtung 5 ein Modem, bei dem die Kommunikation über elektromagnetische Wellen erfolgt. Bevorzugt erfolgt die Kommunikation mit Hilfe des Near-Field-Communication Standards (NFC, deutsch Nahfeld-Kommunikations-Standard). Alternativ kann eine Kommunikation über eine Infrarotschnittstelle nach dem Infrared-Data-Association Standard (IrDA, deutsch Infrarot-Daten-Assoziation-Standard) erfolgen. Dabei werden die Daten zur Übertragung aufbereitet und per Infrarotlicht übertragen. Eine weitere Alternative stellt eine kapazitiv gekoppelte Datenstrecke dar. Hierbei wird mit Hilfe der Daten ein elektrisches Feld in einer ersten leitenden Fläche moduliert. Das so entstehende modulierte elektrische Feld wird mit einer weiteren elektrisch leitfähigen Fläche, die zur ersten leitenden Fläche isoliert ist, aufgenommen und die Daten werden ausschließlich demoduliert. In ähnlicher Weise kann die Kommunikation durch eine magnetische Kopplung erfolgen. Dabei werden die elektrische leitfähigen Platten durch Spulen ersetzt.
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Korrespondierend dazu ist das mobile Gerät 6 mit einem Modem zur Kommunikation über elektromagnetische Wellen, bevorzugt zur Kommunikation mit Hilfe eines Near-Field-Communication Standards (NFC) ausgestattet. Alternativ oder zusätzlich enthält das mobile Gerät eine Infrarotschnittstelle nach dem Infrared-Data-Association Standard (IrDA). Weiter kann in dem mobilen Gerät eine leitende Fläche zur kapazitiven Kopplung für den Datenaustausch integriert sein. Zur magnetische Kopplung der Datenstrecke können im mobilen Gerät auch Spulen vorgesehen sein.
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Die Rechnungserstellungs-Einrichtung 2 kann eine Anzeige 8 enthalten. Die Anzeige 8 dient der Darstellung der einzelnen Positionen während deren Erfassung. Zusätzlich ist die Anzeige 8 so ausgelegt, dass eine Übersicht über die Positionen der Rechnung dargestellt werden kann. So ist eine sofortige Kontrolle der Rechnungsdaten möglich.
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Das mobile Gerät 6 enthält vorzugsweise einen lokalen Speicher zur lokalen Zwischenspeicherung der erfassten Rechnungsdaten. Der lokale Speicher ist ein z.B. ein Solid State Disc (SSD) Speicher, ein FLASH Speicher, ein EEPOM Speicher, ein NVRAM oder in einer beliebigen andere nichtflüchtigen Speichertechnik gefertigt. Die so übertragenen Rechnungsdaten sind in einem lokalen Speicher des mobilen Geräts 6 gespeichert und bleiben auch bei Ausbleiben einer Stromversorgung erhalten.
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2 zeigt weitere Teil-Komponenten eines Systems zur elektronischen Übermittlung von Rechnungen vom mobilen Gerät 6 in einen verteilten Speicher 13 gemäß einem erfindungsgemäßen Ausführungsbeispiel. Wie oben beschrieben sind im mobilen Gerät 6 die erfassten Rechnungsdaten und zwischengespeichert. Die weiteren Teil-Komponenten des Systems zur elektronischen Übermittlung von Rechnungsdaten dienen zur Übertragung dieser Daten in eine Speichereinrichtung 13.
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Die zwischengespeicherten Rechnungsdaten werden im mobilen Gerät 6 zur Weiterleitung z.B. an einen Cloudspeicher, wie später beschreiben, aufbereitet. Die aufbereiteten Rechnungsdaten werden z.B. einem in dem mobilen Gerät 6 integrierten Funkmodem zur Verfügung gestellt. Das Funkmodem bildet einen ersten Endpunkt der Datenfernübertragungs-Einrichtung 9. Das Funkmodem überträgt die aufbereiteten Rechnungsdaten mit Hilfe eines Funknetzes 10 gemäß einem Mobilfunkstandard zu einer Mobilfunkstation 11. Zur Übertragung kommen Übertragungsstandard wie z.B. 3G, 4G, 5G, 6G etc. zum Einsatz. Des Weiteren können auch Funknetze 10 wie beispielsweise TETRA (Terrestial Trunked Radio) oder WiMAX eingesetzt werden.
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Die Funkkommunikation erfolgt mit mindestens einer Mobilfunkstation 11, die ein Teil der Datenfernübertragungs-Einrichtung 9 ist. Die Mobilfunkstation 11 empfängt die Funksignale aus dem mobilen Gerät 6 und bereitet sie soweit auf, dass sie zum Weitertransport über das Internet oder ein Intranet geeignet sind. Die Mobilfunkstation 11 weist einen zur Funkmodem des mobilen Geräts korrespondierenden Übertragungsstandard auf, wie z.B. 3G, 4G, 5G 6G, TETRA (Terrestial Trunked Radio), WiMAX etc.
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Die in der Mobilfunkstation 11 empfangenen aufbereiteten Rechnungsdaten werden an einen Internet-Knotenpunkt 12 weitergeleitet. Der Internet-Knotenpunkt 12 ist ebenfalls ein Bestandteil der Datenfernübertragungs-Einrichtung 9. In dem Internet-Knotenpunkt 12 werden die aufbereiteten Rechnungsdaten zu der Speichereinrichtung 13 übertragen.
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Bei der Speichereinrichtung 13 handelt es sich in diesem, Ausführungsbeispiel bevorzugt um verteilte Speicher. Die Speichereinrichtung 13 empfängt die Rechnungsdaten und legt sie auf geeigneten Speichermedien ab. Die verteilten Speicher sind Speicher, die bei Bedarf in Form von Servern oder anderen Datenspeichern geräteunabhängig Speicherressourcen als Dienstleistung bereitstellt. Diese Speichereinrichtung 13 kann aus CLOUD-Speichern oder dezentrale netzgebundene Speichern, sogenannten Network Attached Storages (NAS, deutsch Netzwerk angebundene Speicher), bestehen. Die so zur Verfügung gestellte Dateiablage, auch File Hosting genannt, ist eine Online-Dateiablage, die es Nutzern erlaubt, Dateien über das Internet oder ein Unternehmensnetzwerk auf einem zentralen Datenspeicher abzulegen und über einen Client oder via Webbrowser darauf zuzugreifen.
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3 zeigt die weiteren Teil-Komponenten eines Systems zur elektronischen Übermittlung von Rechnungen gemäß einem erfindungsgemäßen Ausführungsbeispiel, wobei hier der Datenfluss zum mobilen Gerät 6 dargestellt ist. Hierbei wird eine Anfrage mit Hilfe der in bereits zu 2 beschrieben Datenübertragung an den verteilten Speicher 13 gesendet. Dabei wird dem verteilten Speicher 13 mitgeteilt, auf welche Rechnungsdaten zugegriffen werden soll. Der verteilte Speicher 13 bereitet die angeforderten Rechnungsdaten zur Übertragung auf.
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Die aufbereiteten Rechnungsdaten werden über das Internet oder das Intranet z.B. über den Internet-Knotenpunkt 12 an eine Mobilfunkstation 11 weitergeleitet. Die Mobilfunkstation 11 überträgt die über das Internet oder Intranet empfangenen Rechnungsdaten per Mobilfunkstandard 14 an das Funkmodem des mobilen Geräts 6. Hier kommen Übertragungsstandards wie z.B. 3G, 4G, 5G 6G, TETRA (Terrestial Trunked Radio), WiMAX etc. zum Einsatz.
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Im mobilen Gerät 6 werden die empfangenen Rechnungsdaten zwischengespeichert. So stehen die Rechnungsdaten im mobilen Gerät 6 zur Kontrolle und zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung.
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4 zeigt verscheide Instanzen, die gemäß einem erfindungsgemäßen Ausführungsbeispiel auf den verteilten Speicher 13 zugreifen können. Das mobile Gerät 6 hat primär einen Schreib-Zugriff auf den verteilten Speicher 13, um Rechnungsdaten zu erfassen. Das mobile Gerät 6 hat außerdem die Möglichkeit eines Lesezugriffs, um Rechnungsdaten zu kontrollieren. Der Lesezugriff des mobilen Gerätes 6 ermöglicht auch das Verifizieren von Lieferscheindaten, wie z.B. Lieferung und Aufmaß entsprechend der aufgeführten Positionen.
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Die Warenwirtschaft 15 des Rechnungsempfängers erhält ebenfalls vollen Zugriff auf die in dem verteilten Speicher 13 abgelegten Rechnungsdaten. Somit kann vollautomatisch der Warenbestand erfasst und den einzelnen Projekten und/oder Kostenstellen zugeordnet werden. Dabei können auch Umverteilungen in Bezug auf Kostenstelle und/oder Projekt vorgenommen werden.
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Die Finanzbuchhaltung 16 des Rechnungsempfängers kann ebenfalls unbeschränkt auf die Rechnungsdaten auf dem verteilten Speicher 13 zugreifen. Somit wird eine automatisierte Rechnungsstellung deutlich vereinfacht. Eine solche automatisierte Rechnungsstellung unter Berücksichtigung von Kostenstellen beschleunigt die Buchhaltung erheblich, da die Datenstrukturierung bereits im Vorfeld erfolgt ist.
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Eine Steuerberaterkanzlei 17 erhält bevorzugt ebenfalls Zugriff auf die Rechnungsdaten. So kann auch ein Steuerberater auf die Rechnungsdaten zugreifen. So kann der Steuerberater ohne umständliches manuelles Erfassen von Rechnungsdaten eine Steuererklärung verfassen und weitere diesbezügliche Aufgaben erfüllen. Dabei wird auch der aufwändige Schriftverkehr in Papierform erheblich reduziert.
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Durch eine weitere Schnittstelle kann einer Finanzbehörde 18 ein Lese-Zugriff auf die Rechnungsdaten gewährt werden. So wird eine Kommunikation mit den Finanzbehörden und auch eine Außenprüfung einer Steuererklärung deutlich vereinfacht.
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Die oben genannten Zugriffe auf den verteilten Speicher 13 erfolgen ausschließlich verschlüsselt und nur nach entsprechender Freigabe durch den Besitzer des verteilten Speichers 13. Dabei ist der Besitzer des verteilten Speichers 13 nicht mit dem Betreiber des verteilten Speichers 13 gleichzusetzen.
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5 zeigt in einem Flussdiagramm die Übertragung der Rechnungsdaten von einer Rechnungserstellungs-Einrichtung 2 zur Speichereinrichtung 13 gemäß einem erfindungsgemäßen Ausführungsbeispiel.
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In einem ersten Schritt 501 werden in der Rechnungserstellungs-Einrichtung 2 Rechnungsdaten erzeugt. Die Rechnungsdaten enthalten spezifische Angaben zu Waren und/oder zu Dienstleistungen. Diese Angaben umfassen eine Beschreibung (z.B. Warenname, Leitungsbeschreibung), eine Artikelnummer und/oder Leistungsnummer des Lieferanten. Des Weiteren können die Rechnungsdaten Europäische Artikel Nummern (EAN) oder Global Trade Item Nummern (GTIN) enthalten. Die Beschreibung und Bezeichnung jeder in der Rechnung aufgeführten Position kann zur Reduzierung der zu speichernden Datenmenge in die Kennung zur jeweiligen Rechnungsposition verschlüsselt sein.
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Die Rechnungsdaten enthalten z.B. Merkmale wie Umfang oder Menge. Die Menge wird abhängig vom Artikel oder der Leistung als Stückzahl, m2, m3, g, kg, t, Arbeitsstunde etc. erfasst. Weitere Angaben, die eine Rechnung enthält, sind eine eindeutige Rechnungsnummer, ein Ausstellungsdatum, die Firmendaten des Rechnungsstellers sowie eine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistungserbringers und der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistungserbringung. Name, Anschrift und gegebenenfalls Firma des Empfängers sind auch Bestandteil der Rechnungsdaten. Außerdem sind jedenfalls für Deutschland bevorzugt Angaben zu Steuersatz, Nettobetrag, Umsatzsteuerbetrag und Bruttobetrag der jeweiligen Rechnung in den Rechnungsdaten enthalten. Bei einer Befreiung von der Umsatzsteuer sind die Gründe hierfür ebenfalls Bestandteil der Rechnungsdaten. Art und Umfang der erfassten Rechnungsdaten können nach landesspezifischen steuerrechtlichen Vorgaben variieren.
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Die so erzeugten Rechnungsdaten werden von der Rechnungserstellungs-Einrichtung 2 auf das mobile Gerät 6 mit Hilfe der Kurzstrecken-Datenübertragungs-Einrichtung 5 in einem nächsten Schritt 505 übertragen. Durch die geringe Reichweite der Kurzstrecken-Datenübertragungs-Einrichtung 5 ist sichergestellt, dass die Rechnungsdaten weder abgefangen noch manipuliert werden können. Im Übertragungsprotokoll der Kurzstrecken-Datenverbindung 7 ist zusätzlich eine Codierung der zu übertragenden Daten vorgesehen, die eine Manipulation der Rechnungsdaten somit verhindert.
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In einem nächsten Schritt 510 werden die Rechnungsdaten lokal auf dem mobilen Gerät 6 zwischengespeichert.
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Die Rechnungsdaten werden in einem weiteren Schritt 515 mit Merkmalen versehen. Dieser Schritt erfolgt bevorzugt im mobilen Gerät 6. Bei einem ersten zusätzlichen Merkmal handelt es sich um eine Nutzerkennung. Jedem Nutzer des mobilen Geräts 6 ist eine Nutzerkennung zugeordnet. Dabei ist jeder entweder Nutzer eine natürliche Person (z.B. eine Privatperson) und/oder eine juristische Person (z.B. Unternehmen oder Arbeitgeber dieser Privatperson).
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Weitere Merkmale, wie Kostenstellen, werden den Rechnungsdaten im Schritt 515 des Hinzufügens von Merkmalen ergänzt. Als Kostenstellen kommen beispielsweise Baustellen, Leistungsempfänger, interne Kostenstellen und Privatentnahmen in Frage. Dabei lässt sich jede Position der Rechnung einer entsprechenden Kostenstelle zuordnen. Mit Hilfe der hinzugefügten Zuordnungsmerkmale wird eine Zuordnung der eingesetzten Waren auf einzelne Auftraggeber bei einer Rechnungsstellung deutlich erleichtert und beschleunigt.
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In einem nächsten Schritt 520 werden die Rechnungsdaten im mobilen Gerät 6 sortiert. Dabei stehen dem Nutzer diverse Sortiermöglichkeiten zur Verfügung. Je nach Anwendungsfall wird der Datensatz nach Lieferanten, Kostenstellen und/oder Nutzer sortiert. Als Beispiel beliefert Lieferant A drei verschiedene Baustellen. Die Bestellungen werden von beispielsweise drei Nutzern des mobilen Gerätes 6 ausgelöst. Die Sortierung erfolgt bevorzugt so, dass die Positionen der Rechnung so sortiert sind, dass der Lieferant A die Baustellen I, II oder III zugeordnet werden. Die Sortierung kann weiter verfeinert werden, z.B. indem Baustelle I entsprechend Nutzer X, Nutzer Y und Nutzer Z des mobilen Gerätes 6 zugeordnet wird.
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Im Schritt 525 werden die Rechnungsdaten im mobilen Gerät verschlüsselt. Die Verschlüsselung erfolgt so, dass die Rechnungsdaten nicht manipuliert und ausschließlich durch autorisierte Nutzer gelesen werden können. So ist eine Unveränderbarkeit und Fälschungssicherheit der Rechnungsdaten gegeben. Die Verschlüsselung 525 erfolgt so, dass sie einer elektronischen Rechnungs-Verordnung des jeweiligen Landes gerecht wird. Rechnungsformate, die in der Lage sind die rechtlichen Vorgaben zu erfüllen sind in Deutschland unter anderem die XRechnung, ZUGFeRD, FatturaPA und PEPPO. Die manipulationssicheren Rechnungsdaten stehen nun zur Speicherung bereit.
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Die zur Speicherung bereitgestellten Rechnungsdaten werden in einem weiteren Schritt 530 auf die verteilten Speicher 13 übertragen. Die Übertragung der Rechnungsdaten erfolgt dabei über die Datenfernübertragungs-Einrichtung 9. Dabei werden die Rechnungsdaten per Funk in Form eines Mobilfunknetzes an eine Mobilfunkstation 11 übertragen. Die Übertragung erfolgt hier bevorzugt nach einem Transmission Control Protokoll/Internet Protokoll (TCP/IP), einem File Transfer Protokoll (FTP) oder einem anderen geeigneten Protokoll zum Datentransfer.
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Die in der Mobilfunkstation 11 ankommenden Rechnungsdaten werden an einen Internet-Knotenpunkt 12 weitergeleitet. Der Internet-Knotenpunkt 12 verbindet die Mobilfunkstation 11 mit dem verteilten Speicher 13. Die Verbindung erfolgt hierbei beispielsweise über Richtfunkstrecken, Glasfasernetze oder Leitungsnetze. Die an den verteilten Speicher 13 gesendeten Daten werden im verteilten Speicher 13 manipulationssicher und ausfallsicher abgelegt. Zur Manipulationssicherheit werden die einkommenden Daten einer zusätzlichen Verschlüsselung in den Datensystemen der Anbieter für verteilte Speicher unterworfen. Die Anbieter für verteilte Speicher stellen bevorzugt auch Datensicherungssysteme bereit, so dass bei beschädigten Rechnungsdaten fehlerfreie Rechnungsdaten wiederhergestellt werden können.
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Das Übertragen der Rechnungsdaten vom mobilen Gerät 6 zum verteilten Speicher 13 erfolgt zyklisch. Die Zyklen werden primär vom mobilen Gerät 6 gesteuert. Die zugehörige Zykluszeit wird beispielsweise in dem mobilen Gerät 6 nach Benutzervorgaben erzeugt und wird nur ausgeführt, wenn Rechnungsdaten vorhanden sind. Ein Zyklus kann auch abhängig vom Füllgrad des internen Speichers des mobilen Geräts 6 ausgelöst werden. Überschreitet der Füllgrad des Speichers einen festgelegten Füllgrad, so wird automatisch ein Zyklus gestartet. Somit wird verhindert, dass ein Speicherüberlauf den Verlust von Rechnungsdaten zur Folge hat. Der Nutzer des mobilen Geräts 6 kann auch manuell einen Zyklus starten. Dies ist besonders dann von Vorteil, wenn die Rechnungsdaten zur weiteren Verarbeitung umgehend in dem verteilten Speicher 13 zur Verfügung stehen müssen.
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Nach dem erfolgreichen Übertragen der Rechnungsdaten an den verteilten Speicher 13 wird diese erfolgreiche Übertragung dem mobilen Gerät 6 gemeldet. Das mobile Gerät 6 löscht automatisch die lokal zwischengespeicherten Rechnungsdaten. Somit steht im mobilen Gerät 6 immer ausreichend Speicher für neue Rechnungen zur Verfügung. Außerdem wird verhindert, dass die Datensätze im mobilen Gerät 6 und im verteilten Speicher 13 divergieren.
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6 zeigt ein Flussdiagramm zur Anpassung der Rechnungsdaten gemäß einem erfindungsgemäßen Ausführungsbeispiel. Die Anpassung der Rechnungsdaten erfolgt im mobilen Gerät 6.
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In einem ersten Schritt 601 werden die vom mobilen Gerät 6 zwischengespeicherten Rechnungsdaten einem Nutzer zugeordnet. Dies erfolgt automatisch mit der Authentifizierung während der Anmeldung am mobilen Gerät 6. So ist sichergestellt, dass die Rechnungsdaten immer dem richtigen Nutzer zugeordnet sind. Diese Zuordnung der Rechnung zum Nutzer wird durch Hinzufügen einer Nutzerkennung zu den Rechnungsdaten vorgenommen.
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Danach werden im Schritt 603 die Lieferantendaten auf Vollständigkeit überprüft. Die Überprüfung kann vollautomatisch in dem mobilen Gerät 6 erfolgen. Als Referenz zum Abgleich kann auf dem mobilen Gerät 6 eine Datenbank hinterlegt sein, die alle relevanten Daten zu den entsprechenden Lieferanten enthält. Falls der Lieferant in der Datenbank nicht gelistet ist oder wenn keine entsprechende Datenbank vorhanden ist, erfolgt eine manuelle Überprüfung der Lieferantendaten am mobilen Gerät 6.
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Sind die Lieferantendaten vollständig, wird die Anpassung der Rechnungsdaten fortgesetzt. Sind sie unvollständig, werden die Lieferantendatenaus der Datenbank, falls vorhanden, automatisch oder manuell im Schritt 605 am mobilen Gerät 6 ergänzt. Falls erforderlich werden die ergänzten Lieferantendaten auch in der Datenbank des mobilen Geräts 6 ergänzt oder hinzugefügt.
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Als nächstes wird überprüft, ob die aktuelle Rechnungsposition einer privaten Entnahme zuzuordnen ist 607. Ist dies der Fall wird diese Rechnungsposition als Privatentnahme im Schritt 609 gekennzeichnet und eine Anpassung der Rechnungsdaten bei einem Schritt 615 einer Überprüfung, ob alle Rechnungsdaten mit Merkmalen versehen sind, fortgesetzt.
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In einem nächsten Schritt 611 wird überprüft, ob die Rechnungsposition einer Kostenstelle zugeordnet ist. Ist keine Zuordnung vorhanden, wird im Schritt 613 die Rechnungsposition einer Kostenstelle zugeordnet. Diese Zuordnung kann automatisch erfolgen, sofern ein der Kostenstelle zugeordnetes Leistungsverzeichnis oder ein der Kostenstelle zugeordnetes Angebot auf dem mobilen Gerät 6 vorhanden ist. Ist keine solche automatische Zuordnung möglich oder gewollt, erfolgt die Zuordnung zur Kostenstelle manuell am mobilen Gerät.
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In einem letzten Schritt 615 wird überprüft, ob alle Rechnungspositionen mit Merkmalen zu Kostenstelle oder als Privatentnahme gekennzeichnet sind. Ist dies nicht der Fall, wird die Anpassung der Rechnungsdaten mit der Abfrage zur Privatentnahme zur nächste Rechnungsposition wiederholt. Diese Wiederholung erfolgt bis alle Rechnungspositionen abgearbeitet sind.
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Die Erfindung ist nicht auf das dargestellte Ausführungsbeispiel beschränkt. Alle vorstehend beschriebenen Merkmale oder in den Figuren gezeigten Merkmale oder in den Ansprüchen beanspruchten Merkmale sind im Rahmen der Erfindung beliebig vorteilhaft miteinander kombinierbar.
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ZITATE ENTHALTEN IN DER BESCHREIBUNG
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Zitierte Patentliteratur
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