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Die Erfindung betrifft ein Verfahren zum Bereitstellen einer gleichartigen Kopie eines unterschriebenen Dokumentes.
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In vielen Bereichen der Geschäftswelt, insbesondere dann, wenn Verträge schriftlich fixiert werden oder schriftliche Bestätigungen von Kunden eingeholt werden sollen, ist es notwendig, dass Dokumente eigenhändig unterschrieben werden. Da diese Dokumente dann in unterschiedlichen Bereichen verwendet werden sollen, wie Ablage, Archivierung, elektronische Bereitstellung, Rechnungsschreibung etc., ist es wünschenswert, schnell und komfortabel ein gleichartiges bzw. identisches Abbild des im Original unterschriebenen Dokumentes zu erzeugen.
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Beispielsweise im mobilen Werkstattservice oder generell bei mobilen Serviceleistungen kommt es oft vor, dass vor Ort der Kunde und der Servicetechniker ein Dokument unterschreiben. Dieses Dokument wird dann zu anderen Zwecken in elektronischer Form benötigt. Oftmals ist kein Dokumentenscanner vorhanden bzw. ein Schicken des Originaldokumentes ist nicht möglich, nicht erwünscht oder zu zeitaufwändig.
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Die
US 2011/0093777 A1 beschreibt ein System, welches das elektronisch durchgeführte Signieren von elektronischen Dokumenten über das Internet ermöglicht. Dabei soll ein Dokument von mehreren Personen unterschrieben werden, ohne dass es zwischen ihnen körperlich per Bote o.ä., ausgetauscht wird. Dazu werden elektronisch die Signaturen der Personen über ein Netzwerk als graphische Repräsentationen der Unterschriften gesammelt und dann an den entsprechenden Stellen in das Dokument eingefügt. Ein im Original von allen Personen unterschriebenes Dokument entsteht dabei nicht.
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Aus der
DE 10 2013 104 000 A1 ist ein Verfahren zum Generieren und Übermitteln eines signierten Dokumentes bekannt. In einem ersten Schritt des Verfahrens wird ein zu signierendes Dokument in elektronischer Form bereitgestellt, welchem Identifizierungsdaten zur eindeutigen Identifizierung des Dokumentes zugeordnet sind, die in einen optoelektronisch lesbaren Kode kodiert werden. Das elektronische Dokument wird auf Papier ausgedruckt, wobei der optoelektronisch lesbare Kode benachbart zu einem Unterschriftenfeld ausgedruckt wird. Im nächsten Schritt erfolgt ein handschriftliches Unterschreiben des ausgedruckten Dokumentes im Unterschriftenfeld durch den Signierenden. Es wird eine elektronische Fotografie des unterschriebenen Dokumentes angefertigt, woraufhin das elektronische Dokument mit den Identifizierungsdaten und die elektronische Fotografie an den Empfänger übermittelt werden.
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Nachteilig bei dem geschilderten Verfahren ist, dass die Unterschrift nicht auf übliche Weise geleistet werden kann. Ferner wird nicht ein Dokument erzeugt, welches die Unterschrift in genauer Position und Lage reproduziert und damit eine exakte Kopie eines im Original unterschriebenen Dokumentes liefert.
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Der Erfindung liegt daher die Aufgabe zugrunde, ein Verfahren bereitzustellen, bei dem ein unterschriebenes Dokument in exakter Weise reproduziert werden kann.
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Diese Aufgabe wird erfindungsgemäß gelöst durch ein Verfahren mit den Merkmalen von Anspruch 1.
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Vorteilhafte Ausgestaltungen der Erfindung sind Gegenstand der Unteransprüche.
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Die Erfindung geht von der Überlegung aus, dass in vielen geschäftlichen Prozessen der Bedarf besteht, dass ein Dokument von wenigstens einem an den Prozess beteiligten unterschrieben wird und dass ein genaues elektronisches Abbild dieses Dokumentes auf einem Server abgelegt wird. Die konventionelle Methode, bei der das Dokument unterschrieben und dann wieder auf dem Postwege zurückgesandt wird oder eingescannt, ist zeitlich aufwändig und in mobilen Einsatzbereichen nicht durchführbar. Es wäre daher wünschenswert, diesen Prozess überhaupt zu ermöglichen bzw. zu beschleunigen, ohne Kompromisse hinsichtlich der Qualität des Dokumentes eingehen zu müssen.
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Wie nunmehr erkannt wurde, kann der genannte Prozess zuverlässig und schnell durchgeführt werden, in dem das Dokument als Rohdokument ohne Unterschrift auf einem Server hinterlegt wird und an die Personen, die das Dokument signieren sollen, übermittelt wird, was beispielsweise durch Ausdrucken des Rohdokumentes vor Ort erfolgen kann. Auf dem dann unterschriebenen Dokument wird die jeweilige Unterschrift elektronisch erfasst und an den Server übermittelt. Dort wird die jeweilige Unterschrift extrahiert und nahtlos in das Rohdokument eingefügt. Auf diese Weise muss kein Dokument auf dem Postwege übermittelt werden, und auch bei mehreren benötigten Unterschriften können diese im Wesentlichen parallel übermittelt werden. Der Kunde erhält somit sofort das im Original unterschriebene Dokument, während eine identische Kopie auf dem Server hinterlegt wird.
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Das Extrahieren der Unterschrift führt dazu bevorzugt zu einer digitalen Kodierung bzw. Repräsentation der Unterschrift, die dann in den elektronisch vorliegenden Dokumentenrohdatensatz eingefügt wird. Sie kann beispielsweise vorliegen als digitales Bild, insbesondere mit transparentem Hintergrund, oder als Vektorbilddatei.
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Der Erfindung liegt dabei auch die Erkenntnis zugrunde, dass für die Erstellung einer exakten Kopie eines im Original unterschriebenen Dokumentes nicht das ganze Dokument digital erfasst werden muss, sondern nur die Unterschrift, da sich Rohdokument und unterschriebenes Dokument nur durch sie unterscheiden. Auf diese Weise kann das an den Server zu übermittelnde Datenpaket auf die Unterschrift beschränkt werden, so dass auch bei schlechten Verbindungen durch den geringen Bedarf an Bandbreite eine schnelle Übermittlung möglich ist. Da nur die Unterschrift und nicht das ganze Dokument erfasst wird, ist kein Scanner notwendig, um das gesamte Dokument zu erfassen. Die Erfassung der Unterschrift kann vielmehr mit einem handlichen mobilen Endgerät erfolgen.
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Das Bereitstellen eines Dokumentenrohdatensatzes mit einer Unterschrift aus Schritt d) wird erreicht indem wenigstens eine Person den Ausdruck des Dokumentenrohdatensatzes unterschreibt.
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Als Dokumentenrohdatensatz oder Rohdokument wird hierbei die elektronische Version des Dokumentes verstanden ohne Unterschrift. Der Unterschriftdatensatz umfasst eine digitale Kodierung bzw. ein digitales Abbild der Unterschrift auf einem ausgedruckten Exemplar des Dokumentenrohdatensatzes, insbesondere ein digitales Bild bzw. Foto. Als Dokument werden der - insbesondere ausgedruckte - Dokumentenrohdatensatz sowie das unterschriebene Dokument und der Dokumentenrohdatensatz mit eingefügter Unterschrift bezeichnet. Das Bereitstellen des Dokumentenrohdatensatzes umfasst bevorzugt das Ablegen bzw. Speichern einer elektronischen Datei auf dem Server.
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In einer ersten bevorzugten Ausführungsform wird der Unterschriftendatensatz an den Server übermittelt und Schritt f), d.h. das Extrahieren der Unterschrift, wird auf dem Server durchgeführt. Die Übermittlung des Unterschriftendatensatzes an den Server erfolgt bevorzugt mit Hilfe einer Bilddatei. Der Server extrahiert bevorzugt aus dieser Bilddatei die Unterschrift und fügt sie in das elektronisch hinterlegte Dokument ein. Das mobile Endgerät wird somit bevorzugt dazu verwendet, ein Foto bzw. Bild von einem Dokumentenbereich zu machen, in welchem die Unterschrift vorliegt. Auf dem Server wird dann aus dem Bild die Unterschrift extrahiert und in den Dokumentenrohdatensatz eingefügt. Das resourcenaufwändige Extrahieren der Unterschrift kann somit auf dem Server ausgeführt werden. Auf dem mobilen Endgerät wird also gewissermaßen nur das Bild gemacht und an den Server übermittelt, so dass diese Vorgänge schnell ablaufen und der Bediener des mobilen Endgerätes keine langen Wartezeiten in Kauf nehmen muss.
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In einer zweiten bevorzugten Ausführungsform wird in Schritt f) die Unterschrift auf dem mobilen Endgerät extrahiert und die extrahierte Unterschrift wird an den Server übertragen. Das bedeutet, dass bereits auf dem mobilen Endgerät die Unterschrift extrahiert wird. Das mobile Endgerät erzeugt auch hier ein Foto bzw. Bild, welches ein Abbild der Unterschrift enthält. Auf dem mobilen Endgerät wird dann aus dem Bild die Unterschrift extrahiert, was aufgrund der hohen Leistungsfähigkeit moderner Smartphones und Tablets möglich ist. Dann wird an den Server die extrahierte Unterschrift übermittelt. Dadurch wird die benötigte Bandbreite für die Übertragung an den Server gegenüber der oben beschrieben Variante reduziert, da nicht das komplette Bild übertragen werden muss.
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Die Verfahrensschritte e), f), und g) können bei dem gleichen Dokumentenrohdatensatz bzw. ausgedrucktem Dokument mehrmals durchgeführt werden, sofern mehr als eine Unterschrift in dem Dokument erfasst werden soll. Beispielsweise ist ein Servicetechniker vor Ort bei einem Kunden zur Ausführung eines Auftrages, und beide unterzeichnen das gleiche Dokument. Die Unterschriften können zusammen, insbesondere in einer gemeinsamen Datei, an den Server übermittelt werden.
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Vorteilhafterweise wird nach Erfassen des Unterschriftendatensatzes bzw. der Unterschrift auf dem Display des mobilen Endgerätes eine Vorschau der Unterschrift dargestellt. Dazu wird die Unterschrift aus dem Bild bevorzugt derart extrahiert, dass erkennbar ist, ob die Unterschrift in ihrer vollständigen Ausdehnung erfasst wurde und/oder ob die Unterschrift in dem erfassten Bild eine genügend große Qualität hat. Hierzu wird beispielsweise, sofern die Unterschrift eine andere Farbe hat als der sie umgebende Bereich des Dokumentes die Unterschrift aufgrund ihrer Farbe bzw. einer erwarteten Farbe (bevorzugt blau) aus dem Bild extrahiert und dargestellt. Auf diese Weise erhält der Benutzer des mobilen Endgerätes unmittelbar eine Rückmeldung, ob die Erfassung des Unterschriftendatensatzes erfolgreich war.
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Erfindungsgemäß werden in Schritt f) die relative und/oder absolute Lage der wenigstens einen Unterschrift erkannt. Die Unterschrift kann im Hinblick auf ihre Lage in Bezug auf die Dokumentenränder erkannt werden. Sie kann in Bezug auf Elemente im Dokument erkannt werden wie Text, Bilder, Symbole, Kennungen oder andere Elemente. Auf diese Weise wird ihre präzise Einfügung in den Dokumentenrohdatensatz ermöglicht.
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Erfindungsgemäß wird in Schritt e) wenigstens ein Referenzmarker im Dokument erfasst, wobei die relative Lage der Unterschrift in Bezug auf diesen Referenzmarker erfasst wird, und wobei die erfasste Unterschrift mit Hilfe dieses im gespeicherten Dokument erfassten Referenzmarker im auf dem Server gespeicherten Dokumentenrohdatensatz eingefügt wird. Der Referenzmarker ist bevorzugt eine Linie mit vorgegebenen Eigenschaften. Beispielsweise sind ihre Position im Dokument und/oder ihre Länge und/oder ihre Dicke vorgegeben. Durch Vergleich bzw. in-Relation-Setzen von Unterschrift und Linie können Position, Größe, Skalierung etc. der Unterschrift exakt bestimmt werden.
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Die Extraktion bzw. Erkennung der Unterschrift umfasst vorteilhafterweise Bilderkennung und/oder Filterung. Die Unterschrift kann beispielsweise anhand ihrer Farbe erkannt werden. Wenn die Unterschrift in einer Farbe dargestellt ist, die ansonsten nicht im Dokument bzw. nicht in der Umgebung der Unterschrift im Dokument vorkommt, kann sie durch eine Erkennung der Bestandteile dieses Dokumentes mit dieser Farbe erkannt werden. Dies kann auch mit anderen Kriterien, beispielsweise der Position im Dokument, beispielswiese im unteren Drittel, kombiniert werden.
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Das Dokument weist vorteilhafterweise eine maschinenlesbare Kennung auf. Die Kennung ist bevorzugt derart ausgeführt, dass sie zuverlässig erkannt werden kann. Sie kodiert bevorzugt wenigstens eine Information über das Dokument. Beispielsweise kann sie eine eindeutige Identifikationskennung enthalten, die für das Dokument individuell gewählt ist, so dass es von, insbesondere auf dem gleichen Server abgelegten, anderen Dokumenten eindeutig unterschieden werden kann.
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Die maschinenlesbare Kennung wird bevorzugt in Schritt e) zusammen mit der Unterschrift oder separat erfasst. Im ersten Fall werden während der Erfassung somit gleichzeitig sowohl die Unterschrift als auch die Kennung erfasst. Beide werden dann aus der durch die Erfassung bevorzugt entstehenden Bilddatei extrahiert. Im zweiten Fall wird in einem separaten Schritt die Unterschrift erfasst und in einem weiteren separaten Schritt wird die Kennung erfasst. Die beiden Schritte können in beliebiger Reihenfolge oder auch zumindest teilweise parallel ausgeführt werden. Bei zwei separaten Erfassungen wird bevorzugt bei jeder Erfassung eine separate Bilddatei erzeugt. Aus einer der beiden Dateien muss nur die Unterschrift extrahiert, aus der anderen Datei muss nur die Kennung extrahiert werden.
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Der Unterschriftdatensatz wird an den Server übermittelt und in den dort hinterlegten Dokumentenrohdatensatz eingefügt. Dazu muss die Unterschrift diesem Dokument eindeutig zugeordnet werden. Die Zuordnung der erfassten Unterschrift zu dem auf dem Server gespeicherten Dokument erfolgt bevorzugt mit Hilfe der maschinenlesbaren Kennung. Das heißt, es werden sowohl Kennung als auch Unterschrift an den Server übermittelt, der dann die Unterschrift dem hinterlegten Dokument zuordnet.
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Die maschinenlesbare Kennung ist bevorzugt ein Barcode bzw. Strichcode. Alternativ dazu kann auch ein anderer deterministischer ortsauflösender Code verwendet werden. Die maschinenlesbare Kennung kann auch als QR-Code ausgebildet sein. Derartige Kennungen erlauben eine zuverlässige und robuste Erkennung und können ein Dokument in eindeutiger Weise identifizieren.
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Das Erfassen der Unterschrift bzw. des Unterschriftsdatensatzes in Schritt e) erfolgt mit Hilfe eines mobilen Endgerätes. Auf diese Weise ist die Erfassung nicht ortsgebunden an einen stationären Computer, sondern örtlich flexibel. Das mobile Endgerät ist bevorzugt ein Smartphone oder ein Tablet oder ein anderes Gerät mit einer Kamera.
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Die Vorteile der Erfindung liegen insbesondere darin, dass eine Bereitstellung einer genauen Ausfertigung eines unterschriebenen Dokumentes zuverlässig und schnell erfolgen kann. Die gleichartige Kopie des unterschriebenen Dokumentes kann auch im mobilen Einsatz erreicht werden, da nur die Unterschrift digital erfasst werden muss, was durch ein mobiles Endgerät mit Fotofunktion durchgeführt werden kann. Auch wenn ein Dokument von mehreren Personen unterschrieben werden soll, kann der Prozess des Unterschreibens parallelisiert werden. Das Dokument kann an die einzelnen Personen übergeben oder geschickt werden, wobei bei jeder der Personen das Dokument ausgedruckt und unterschrieben wird und die erfassten Unterschriften dann an den Server übermittelt werden. Es entfällt das sequentielle Schicken des Dokumentes von einer Person zur anderen, so dass der Prozess merklich beschleunigt wird. Ein wesentlicher Vorteil der Erfindung ist auch, dass ein Originaldokument mit allen zu leistenden Unterschriften erstellt wird und somit existiert.
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Ein Ausführungsbeispiel der Erfindung wird anhand einer Zeichnung näher erläutert. Darin zeigt in stark schematisierter Darstellung die einzige Figur ein Schaubild eines Verfahrens in einer bevorzugten Ausführungsform.
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In einem ersten Schritt 2 wird ein Dokumentenrohdatensatz bzw. Rohdokument in elektronischer Form auf einem Server 4 bereitgestellt und optional gedruckt. Der Dokumentenrohsatz enthält wenigstens einen Referenzmarker, der bevorzugt als Linie ausgebildet ist. Beispielhaft fungiert der Server 4 zentral für eine Dokumentenverwaltung. Der Dokumentenrohdatensatz wird beispielhaft von einem Rechner 6, auf dem es erstellt wurde, an den Server 4 elektronisch übermittelt.
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Der Dokumentenrohdatensatz wird in einem Schritt 8 von dem Server 4 zu einem Drucker 10 geschickt und dort ausgedruckt. Dieser enthält in der gezeigten bevorzugten Ausführungsform eine maschinenlesbare Kennung, die vorteilhafterweise als Barcode ausgebildet ist. Wesentlich bei dem Verfahren ist, dass eine ausgedruckte Version des Dokumentenrohdatensatzes bereitgestellt wird, die unterschrieben werden kann.
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Die Übermittlung an den Drucker 10 erfolgt bevorzugt über ein Datennetz bzw. Datennetzwerk, insbesondere ein Funkdatennetzwerk, bevorzugt über das Internet bzw. mobile Internet und/oder das Telefonnetz. Die Übermittlung an den Drucker kann direkt über das Netzwerk erfolgen oder auch über ein vermittelndes System, beispielsweise einen Computer. Das heißt, der Dokumentenrohdatensatz wird vom Server 4 an den (clientseitigen) Computer übermittelt, von dem er dann an den Drucker 10 geschickt wird. Im dargestellten Ausführungsbeispiel ist beispielsweise ein Servicetechniker mit einem Kraftfahrzeug unterwegs zu einem Kunden und hat in seinem Wagen einen Drucker, auf dem er das Dokument vor Ort drucken kann. Der Dokumentenrohdatensatz muss also nicht notwendigerweise beim Kunden auf dem Drucker des Kunden selbst gedruckt werden. Es ist zudem auch denkbar, dass ein vom Anwender bereits in der Firma gedrucktes Dokument zum Kunden mitgenommen wird. In einem Schritt 14 wird eine elektronische Kopie des Dokumentenrohdatensatzes auf dem Server hinterlegt, insbesondere zur späteren Verwendung abgespeichert.
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In einem Schritt 26 wird das ausgedruckte Dokument von einer Person unterschrieben. Das Unterschreiben erfolgt bevorzugt mit Hilfe eines Kugelschreibers, Füllers oder einem ähnlichen Schreibgerät. Es kann vorgesehen sein, dass die Unterschrift in einer vorgegebenen Farbe, beispielsweise blau, geleistet wird. Ist diese Farbe auf dem ausgedruckten Dokument im Umfeld der Unterschrift nicht vorhanden, kann die Unterschrift anhand der Farbe extrahiert werden. Es kann vorgesehen sein, dass das Dokument vor Ort von mehreren Personen unterschrieben wird.
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In einem Schritt 32 wird die Unterschrift auf dem Dokument fotografiert, wodurch ein Unterschriftdatensatz, hier ein elektronisches Bild bzw. Foto, erzeugt wird. Dies erfolgt im vorliegenden, bevorzugten Ausführungsbeispiel mit Hilfe eines Smartphones 34. Dabei wird das Foto derart geschossen, dass die Unterschrift und zumindest ein Referenzmarker aus dem Dokument sichtbar sind. Bevorzugt ist der Referenzmarker eine Linie, die insbesondere dazu vorgesehen ist, dass die Unterschrift auf ihr geleistet wird.
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Zusammen mit der Unterschrift oder auch separat wird die Kennung des Dokumentes fotografiert. Das jeweilige Fotografieren erfolgt bevorzugt durch eine App, die auf dem Smartphone 34 installiert ist und ausgeführt wird. Die Erfindung betrifft auch die Varianten, dass manuell eine Aufnahme eines Fotos mit einer auf dem Smartphone installierten Kamera-App erstellt wird, dass das Foto an den Server durch einen Dienst übermittelt wird. Beispielsweise kann das Foto über E-Mail an den Server übermittelt werden.
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Das Smartphone 34 verbindet sich in einem Schritt 38 über das mobile Internet mit dem Server 4 aus Schritt 2, auf dem der Dokumentenrohdatensatz in elektronischer Form hinterlegt ist. Es übermittelt die digitalen Abbildungen der Unterschrift und der Kennung. In einem Schritt 44 wird auf dem Server die Unterschrift aus dem übermittelten digitalen Bild bzw. Unterschriftdatensatz extrahiert. Dabei wird die Unterschrift in Bezug auf ihre relative Lage und Größe zu dem wenigsten einen Referenzmarker untersucht. Weiterhin wird die Kennung extrahiert. Die extrahierte Unterschrift liegt dabei bevorzugt als digitale Kodierung bzw. Abbildung der Unterschrift vor.
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Anhand der Kennung wird die extrahierte Unterschrift dem auf dem Server 4 hinterlegten Dokument zugeordnet. Alle auf dem Server 4 hinterlegten Dokumente, bei denen das beschriebene Verfahren angewendet wird, haben daher vorzugsweise eine eindeutige Kennung.
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In Schritt 44 wird die extrahierte Unterschrift in das auf dem Server 4 hinterlegte Dokument eingefügt. Mit Hilfe des gleichen Referenzmarkers im Dokumentenrohdatensatz wird sie erfindungsgemäß in diesen eingefügt mit identischer Lage, Position, und Größe, so dass ein elektronisches Dokument gebildet wird, dass dem unterschriebenen Originaldokument exakt gleicht. Das Dokument steht nun für weitere Anwendungen wie Archivierung, elektronische Übermittlung, Rechnungsstellung etc. zur Verfügung.
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Das Verfahren wurde oben für den Fall einer Unterschrift, die in das Dokument eingefügt werden soll, erläutert. Das Verfahren ist insbesondere auch anwendbar für den Fall, dass das gleiche Dokument von mehreren Personen unterzeichnet werden soll. Dies sind beispielsweise ein Servicetechniker, der zu einem Kunden geschickt wird, und der Kunde. In diesem Fall werden bevorzugt für jede Person die Schritte 26, 32 einzeln durchgeführt. Die Unterschriftendatensätze bzw. die Unterschriften können alle zusammen an den Server übermittelt werden, insbesondere auch als Teil einer gemeinsamen, insbesondere komprimierten, Datei. In dem Schritt 44 werden dann alle Unterschriften extrahiert und an der entsprechenden Stelle in das Dokument eingefügt. Das Dokument enthält dabei bevorzugt Referenzmarker dergestalt, dass jede Unterschrift in der Skalierung und Position eingefügt werden kann, in der sie von dem Unterzeichner auf dem Dokument gesetzt wurde.
