CN201057563Y

CN201057563Y - 电子公文管理系统

Info

Publication number: CN201057563Y
Application number: CNU2006201601482U
Authority: CN
Inventors: 韩晓舟
Original assignee: Beijing Zhongtian Yiwei Science & Technology Co Ltd
Current assignee: Beijing Zhongtian Yiwei Science & Technology Co Ltd
Priority date: 2006-11-30
Filing date: 2006-11-30
Publication date: 2008-05-07
Anticipated expiration: 2016-11-30

Abstract

本实用新型公开了一种电子公文管理系统，涉及公文管理系统，为实现公文的无纸化传输而发明。包括：个人办公终端，用于提交电子公文和/或对电子公文加盖电子公章和/或处理电子公文；指纹管理服务器，用于管理电子公文包使用者的指纹信息；电子公文管理服务器，用于存放电子公文以及电子公文包使用者的指纹信息；电子公文发放站，用于发放加盖了电子公章的电子公文以及电子公文包使用者的指纹信息；电子公文包，用于存储加盖了电子公章的电子公文和电子公文包使用者的指纹信息。本实用新型满足了现代政府的电子公文交换、交换多样性的需求，实现了公文的无纸化传输。

Description

电子公文管理系统

技术领域

本实用新型涉及公文管理系统，尤其涉及电子公文管理系统。

背景技术

我国的办公自动化从80年代至今已有20多年的发展历史，并已经渐渐的在政府机关、企事业单位开始普及。而电子政务作为一种新的概念，也已经越来越被军队、政府部门、企事业单位所接受。电子政务的范围很广，概念也很大，但公文传输的电子化是很重要、不可或缺的一部分。长期以来各类公文的发送基本上采用了传统的邮寄方式。但传统的邮寄方式已远远不能适应快节奏的工作速率和高保密的安全需求。电子公文传输要求既要在计算机上实现公文处理全程电子化和无纸化，又要形成对上(中央、国家机关、上级企业)、对下(市、县区、分支机构)、对左右(党委、政府、人大、政协的部门、直属单位、兄弟企业)的互联互通，同时更要保证电子公文传送的安全性。于是，电子公文管理系统以其传输速度快、易于存档、方便交流、保密性高等技术特点成为当前电子政务建设的必然要求。

实用新型内容

为克服现有技术中的缺陷和不足，本实用新型的目的在于提供一种电子公文管理系统，以实现公文传输的无纸化。

为达到上述目的，本实用新型采用以下技术方案：

电子公文管理系统，包括：个人办公终端，用于提交电子公文和/或对电子公文加盖电子公章和/或处理电子公文；指纹管理服务器，用于管理电子公文包使用者的指纹信息；电子公文管理服务器，用于存放电子公文以及电子公文包使用者的指纹信息；电子公文发放站，用于发放加盖了电子公章的电子公文以及电子公文包使用者的指纹信息；电子公文包，用于存储加盖了电子公章的电子公文和电子公文包使用者的指纹信息；

指纹管理服务器管理电子公文包使用者的指纹；个人办公终端提取存储在电子公文管理服务器中的电子公文并加盖电子公章；加盖电子公章后的电子公文和电子公文包使用者的指纹一起由电子公文发放站发放到电子公文包的同时，设置加盖电子公章后的电子公文的使用权限；电子公文包对电子公文包使用者的指纹进行比对，比对成功后打开电子公文包；最后由个人办公终端对电子公文进行处理。

进一步的还包括：用于为电子公文包使用者发放CA证书的CA证书服务器，所述CA证书存放在指纹KEY里。

其中，所述的指纹KEY为采用了指纹识别技术的USB KEY。

其中，所述个人办公终端安装有电子公文包管理系统。

其中，电子公文包管理系统包括联网电子公文包管理系统和移动电子公文包管理系统。

其中，所述电子公文包根据电子公文管理系统对电子公文的处理生成日志记录，以备日后审计。

其中，电子公文的使用权限包括电子公文的打印权限、拷贝权限和查阅权限。

与现有技术相比，本系统满足了现代政府的电子公文交换、交换多样性的需求，实现了公文的无纸化传输。同时，该系统可以实现政府企事业单位电子公文或电子信息(简报、值班、信息等)的无纸化传输和安全管理，是具有安全性、实用性、先进性、兼容性全方位考虑的公文交换系统。

附图说明

图1是本实用新型的系统结构示意图；

图2是本实用新型在具体操作时的流程图。

具体实施方式

下面结合附图和具体实施方式对本实用新型做进一步的详细说明。

电子公文管理系统用于电子公文的交换，整个系统采用B/S架构，支持灵活的“集中一分布式”配置模式。结构灵活，可采用联网结构，也可以单机部署，同样适用于无法进行网络连接的系统。

电子公文管理系统文档经过加密后交换，可与办公自动化(OA)系统、其他交换平台无缝链接，使数据流安全畅通。同时可进行打印份数控制。架构上可对文件库、公章中心，实行分布/集中的自由选择搭配模式，突破原有固定架构的束缚。采用安全的电子公章管理技术，与传统公章使用流程保持一致。采用可视化盖章流程控制，达到“所见即所得”的效果。

电子公文管理系统，功能包括电子公文的生成；加盖、管理电子签章；公文异地安全交换和管理；公文拷贝和打印审计等。

图1是本实用新型的系统结构示意图。如图1所示，本系统由以下几部分组成：指纹管理服务器、CA证书服务器、电子公文管理服务器、电子公文发放站、个人办公终端、电子公文包，且系统各组成之间可以通过安全致密网进行数据的传递。

指纹管理服务器主要负责电子公文包使用者的指纹的管理，包括使用者的指纹的添加、删除，使用者信息的管理等。

CA证书服务器负责发放或删除使用者的CA证书，该证书使用者可以下载存储在本地，也可以存放在电子公文包中，并且所述CA证书存放在指纹KEY里。CA证书用于电子公文的加密与解密，没有电子证书的系统中电子公文无法显示。

电子公文管理服务器负责电子公文的管理，负责电子公文的报送、审批等工作。

电子公文发放站负责电子公文的发放，按照指定的发放人员，将使用者的指纹随电子公文发放到电子公文包中。

电子公文包用于存储加盖了电子公章的电子公文和电子公文包使用者的指纹信息，并根据电子公文管理系统对电子公文的处理生成日志记录进行审计。

个人办公终端可以提交电子公文和/或对电子公文加盖电子公章和/或处理电子公文，并根据电子公文发放时的权限设置进行打印、拷贝操作。个人办公终端根据其是否联网可安装有联网电子公文包管理系统或移动电子公文包管理系统。电子公文的使用者通过个人办公终端上的电子公文管理系统，将电子公文下载到电子公文包中，待电子公文包对电子公文的使用者的指纹进行比对，比对成功后打开电子公文包，由个人终端对电子公文进行处理。联网电子公文包管理系统或移动电子公文包管理系统主要是对电子公文包内的内容进行备份、检索、打印等管理。

下面结合图2对上述系统组成的具体工作原理做详细介绍。

首先，指纹管理服务器管理使用者的指纹信息；给电子公文加盖电子公章后，连同电子公文包使用者指纹信息一起存储在电子公文管理服务器上，由电子公文发放站发放到电子公文包中；电子公文包比对电子公文包使用者的指纹，待使用者通过指纹验证后打开电子公文包；安装有联网电子公文包管理系统/移动电子公文包管理系统的个人办公终端对电子公文进行处理；同时，电子公文包根据电子公文包管理系统对电子公文的处理生成日志记录，以备审计用。

加盖电子公章的公文是政府行使职能的重要手段，公章体现了政府的意志和权威，因此，具有很高的严肃性。本系统使用指纹KEY作为存储电子公章的物理介质。指纹KEY可以锁在在保险柜中，公章的使用完全符合实物公章管理制度和使用流程。在公文制定完毕后，报送到主管领导，由主管领导使用自己的指纹打开指纹KEY里面的电子公章，对所要发放的电子公文加盖公章，加盖公章后的电子文件不能再进行修改，同时对公文进行加密保存。经过电子签章的公文只能在该系统中进行使用，一旦电子公文拿出电子公文管理系统，经过电子签章的公文将无法读取。这样，电子公章的使用、保管完全符合传统公章的使用习惯，同时电子公章还能够对使用时间、使用人、盖章文件、盖章时间等信息进行记录，方便事后的审查。

盖章后的电子公文通过电子公文管理系统发放到电子公文包中，其中电子公文包为具有审计功能的指纹U盘。电子公文包采取指纹对使用者进行管理和限制。首先，系统中根据电子公文包使用者的职位对使用者进行等级划分，同时系统中预留使用者的指纹信息，以备发放电子公包中使用。系统在将盖章后的电子公文发放到电子公文包的同时将电子公文包的使用者的指纹下载到电子公文包中，只有指定的收文人才能打开该电子公文包，并对此公文包中的电子公文的打印和拷贝权限进行设置。打印权限可以限制为是否可以打印，打印的份数。拷贝权限可以设置成不可拷贝，或可限制拷贝份数。

发放后的电子公文包可以通过原有的纸质公文传递相同的方式发放、报送或抄送到下级单位、上级主管单位或同级兄弟单位。因为电子公文包下发的过程中已经预存收文人的指纹，只有指定的收文人才能打开电子公文包，所以从根本上保证了电子公文包在传输过程中无法被偷窥或窃取。收文人在接收到电子公文包后，收文人通过指纹打开公文包，并通过电子公文包管理平台的客户端程序将电子公文包中的电子公文导入到系统中。本系统客户端可以进行电子公文的导入、备案、打印、检索。并根据收文单位的级别，可以对电子公文进行再发送。对电子公文包的所有操作，包括：拷贝、打印、重命名、删除、打印等操作都将在电子公文包中进行日志记录，以备事后审计。系统将根据电子公文发放时候的权限限制电子公文的拷贝和打印。并且对电子公文在系统中显示的公章进行虚化处理，未经过系统允许的打印和拷屏操作将无法显示出正常的公章，以防止非法打印或对屏幕进行拷贝的方式复制文件。

电子公文管理系统同时可以对使用的计算机的各端口进行控制，包括可以打开和关闭USB口、MODEM、网络端口、CDROM。同时可以限制非本系统内的U盘等移动存储设备的使用，保证了系统的内容不能外泄。

本系统可以对电子公文包进行审计。系统将接入管理系统中的已经传达到指定单位，并已经进行公文备份的电子公文包进行日志审计。首先系统将电子公文包中隐藏加密存储的日志文件导入到管理平台的日志管理数据库中。对于电子公文包的所有操作将显示在管理平台中。其中包括其内存储的电子公文的名称、签署人、发文单位、收文单位、收文人、接收时间。并且可以记录对电子公文的操作，包括：导出、打印、拷贝、重命名、删除、操作的计算机的名称等操作。以上的日志内容可以完全记录整个电子公文的发放、传达、备案的整个过程，以备事后审计。系统还提供检索功能，可以根据公文包ID、公文名称、发件人、收件人等信息检索日志，方便审计的管理和审核。

本系统具有以下优点：

(1)电子公章替代传统公章，具有传统公章的所有特性

本系统可完全符合传统公章的法律效力。首先，可实现公章的表现形式一致、在公文中加盖的位置等，都要有严格的定义，保持版式，不能随便改动；其次，电子公章具有可鉴别性。通过PKI(公钥基础设施)技术等数字化手段，提高了电子公章的可鉴别性；第三，公章与整篇公文是紧密结合在一起的，加盖公章后，公文的内容是不能变更的，保证了公章的完整性。

所以本系统的电子公章能完全替代传统公章，在具有传统公章所具有的所有特性的同时具备传统公章不具备的方便性、不易丢失、不易复制、不可抵赖性等特性。

(2)完全符合传统公文的传递流程

该系统使用指纹U盘作为电子公文包。电子公文存储在物理介质中，电子公文的传递完全以物理方式进行，完全符合原有公文传递流程和方式。

(3)结合指纹技术电子公文传递管理的安全性高

系统中的电子公文采取加密的方式存储，同时公文包的打开使用指纹进行管理，避免了公文在传递过程中被窥视窃取的可能。比原有公文的传输系统更加安全可靠。

(4)良好的开放性

目前我国的电子政务建设不断完善，各个单位纷纷建立与自身业务内容相关的办公软件平台，并且在不断的扩展。电子公文管理系统在设计中根据该系统的单位网络条件以及行政管理机制，可以灵活的部署集中式或者分布式的电子公章系统。并可以提供系统接口与其他政务系统实现无缝结合。

Claims

1.电子公文管理系统，其特征在于包括：个人办公终端，用于提交电子公文和/或对电子公文加盖电子公章和/或处理电子公文；指纹管理服务器，用于管理电子公文包使用者的指纹信息；电子公文管理服务器，用于存放电子公文以及电子公文包使用者的指纹信息；电子公文发放站，用于发放加盖了电子公章的电子公文以及电子公文包使用者的指纹信息；电子公文包，用于存储加盖了电子公章的电子公文和电子公文包使用者的指纹信息；

2.根据权利要求1所述的电子公文管理系统，其特征在于还包括：用于为电子公文包使用者发放或删除CA证书的CA证书服务器，所述CA证书存放在指纹KEY里。

3.根据权利要求2所述的电子公文管理系统，其特征在于：所述的指纹KEY为采用了指纹识别技术的USB KEY。