CN101901124A - 文件打印控制方法及系统 - Google Patents

Abstract

本发明揭示了一种文件打印控制方法及系统，所述方法包括如下步骤：打印请求者发送打印请求至管理中心；管理中心将上述请求发送至相应的一级或多级审核者审核；审核者接收到打印请求后逐级审核；若同意打印，则发送相应信息至上一级，直至最高级审核者，或者还发送相应信息至包括同级审核者；每级审核者包括一个或多个审核者，每级审核需要一个或多个审核者审核；审核通过后，打印相应的文件。本发明提出的文件打印控制方法及系统，针对普通用户提交的申请灵活的通过多个管理者同时审核或是通过多个管理者进行分级审核，起到管理者之间相互监督、相互制约的作用。

Description

文件打印控制方法及系统

技术领域

本发明属于电子信息技术领域，涉及一种打印控制方法，尤其涉及一种文件打印控制方法；同时，本发明还涉及一种文件打印控制系统。

背景技术

现代社会企业之间的竞争归根到底是技术实力的竞争，企事业单位只有保护了自己的商业机密和创新技术的安全，才可以在对手云集的现代商业社会立于不败之地。如今，企业机密信息大量以电子文档方式存在，而电子文档是很容易传播的。

由于Internet网的开放性，某些敏感或有价值的数据面临被盗用或破坏的风险。交易双方都要求对于在因特网上进行的一切交易运作都是真实可靠的，并且要交易参与方都具有绝对的信心，因而因特网(I nt erne t)电子商务系统电子政务系统必须保证具有十分可靠的安全保密技术，也就是说，必须保证网络安全的四大要素，即信息传输的保密性、数据交换的完整性、发送信息的不可否认性、交易者身份的确定性。同时由于业务的需要，可能需要把一些重要的电子文档发给客户或合作伙伴，一旦外发出去，就失去了对这些资料的控制。这些重要的电子文档如果被滥用或无序传播，可能会对单位或个人带来严重的损失，使得大量工作付之一炬。

如今，企业机密信息虽然很多都是以电子文档方式存在，电子文档的保护目前可以用文档加密的方式来实现，但是企事业由于单位业务的实际需求，必须要把一些文件打印出来交给客户或合作伙伴，这样就涉及到用户是否能随便的打印，打印的文件是否是企事业单位允许打印的文件，打印好的文件能不能进行良好的追溯，也给企业的打印安全管理提出了一个严正的警示。

发明内容

本发明所要解决的技术问题是：提供一种文件打印控制方法，既方便用户的使用又能够有效的防止打印文档的泄漏和滥用。

此外，本发明还提供一种文件打印控制系统，既方便用户的使用又能够有效的防止打印文档的泄漏和滥用。

为解决上述技术问题，本发明采用如下技术方案：

一种文件打印控制方法，所述方法包括如下步骤：

打印请求者发送打印请求至管理中心；

管理中心将上述请求发送至相应的一级或多级审核者审核；

审核者接收到打印请求后逐级审核；若同意打印，则发送相应信息至上一级，直至最高级审核者，或者还发送相应信息至包括同级审核者；每级审核者包括一个或多个审核者，每级审核需要一个或多个审核者审核；

审核通过后，打印相应的文件。

作为本发明的一种优选方案，所述打印请求者发送的打印请求信息包括需要打印的文件，下一级审核者发送至上一级审核者的信息中包括需要打印的文件；

审核通过后，由最高级审核者调用打印机打印相应文件；或者，由最高级审核者发送授权打印设定文件的权限至相应打印请求者，由相应打印请求者调用打印机打印。

作为本发明的一种优选方案，最高级审核者在允许打印的同时，在打印的文件上输入设定标志或说明形式的文字，以水印的形式体现到即将打印出来的文档或图纸上。

作为本发明的一种优选方案，所述方法包括审核者授权步骤：通过一管理中心根据每个审核者的不同权限来分别经过不同的电子钥匙组合来授权不同的管理者，并且给管理者提供电子钥匙的密码，并设定管理者每个一段时间需重新到管理中心来重新授权和重新设置密码。

作为本发明的一种优选方案，所述方法包括：

打印外发的文档或图纸审核、管控步骤：在提交、审核打印外发的文档或图纸时，需要进行多人共同审核或是多人分级审核的模式进行审核；并且有详细的日志记录，包括提交人、提交时间、打印时间、文档和图纸本身、份数、审核人信息；

打印外发的文档或图纸的追溯步骤：对允许打印的合法外发文件进行进一步的监控，将水印嵌入到打印外发的文件中。

一种文件打印控制方法，所述方法包括如下步骤：

(1)普通用户请求打印外发文档或图纸，通过安装的打印管控软件客户端进行提交申请的方式告诉管理者某个文档或图纸需要打印；

(2)提交的文件自动上传到打印管控软件管理中心；

(3)打印管控软件管理中心发送打印请求信息至设定管理者，管理者的打印管控软件管理端会收到一条消息，消息内容显示提交者的用户名、提交的文档或图纸内容、需要打印的份数、要发给那个客户或合作伙伴；所述管理者需要用管理中心统一配发的电子钥匙EKEY和密码才能进入管理端来进行审核；

(4)如果管理者认为该文档或图纸合法，并且可以发给客户或合作伙伴，则通过对应的管理端发送允许消息至管理中心；在允许打印的同时要在打印的文件上输入设定标志或说明形式的文字，以水印的形式体现到即将打印出来的文档或图纸上，然后管理端会自动调用打印机进行打印，并且返回消息至对应用户，让对应用户去打印机旁取打印出来的文档或图纸；

(5)如果管理者认为此文档或图纸不合法或不应该发给申请上所写明的客户或合作伙伴，就拒绝此次申请，并可填写拒绝的理由返回到提交申请的用户。

作为本发明的一种优选方案，所述步骤(4)、步骤(5)所述的允许打印或不允许打印的文档自动分类集中存放在打印管控软件管理中心，并且包括详细的日志信息，包括提交申请者、提交时间、打印时间、打印份数、发送到的客户或合作伙伴的名称、审核的管理者、设置的水印标记和样式。

一种文件打印控制系统，所述系统包括：

打印请求客户端，打印请求者通过打印请求客户端发送打印请求；

管理中心，用以接收所述打印请求客户端发送的打印请求，并将请求发送至相应的一级或多级审核客户端；

一级或多级审核客户端，审核者通过审核客户端接收所述管理中心发送的打印请求，而后逐级审核；若同意打印，则发送相应信息至上一级审核者，直至最高级审核者；每级审核者包括一个或多个审核者，每级审核需要一个或多个审核者审核；同意打印后，发送允许消息至管理中心；管理中心或审核客户端调用打印机进行打印，并且返回消息至对应打印请求者。

作为本发明的一种优选方案，所述系统进一步包括水印输入单元，最高级审核者在允许打印的同时，水印输入单元在打印的文件上输入设定标志或说明形式的文字，以水印的形式体现到即将打印出来的文档或图纸上。

作为本发明的一种优选方案，所述系统包括审核者授权模块，用以通过管理中心根据每个审核者的不同权限来分别经过不同的电子钥匙组合来授权不同的管理者，并且给管理者提供电子钥匙的密码，并设定管理者每个一段时间需重新到管理中心来重新授权和重新设置密码。

本发明的有益效果在于：本发明提出的文件打印控制方法及系统，针对普通用户提交的申请灵活的通过多个管理者同时审核或是通过多个管理者进行分级审核，起到管理者之间相互监督、相互制约的作用。水印技术的使用有效地防止了企业或组织内部外发打印文档或图纸信息泄漏和扩散。

附图说明

图1为本发明文件打印控制系统的组成示意图。

图2为本发明文件打印控制方法的流程图。

图3为输入水印的流程图。

图4为管理端登录的流程图。

具体实施方式

下面结合附图详细说明本发明的优选实施例。

实施例一

请参阅图1，本发明揭示了一种文件打印控制系统，所述系统包括：管理中心10、打印请求客户端20、一级或多级审核客户端30。本实施例中，设置了三级审核客户端30。

打印请求者通过打印请求客户端20发送打印请求至管理中心10。当然，也可以直接发生打印请求至一级或多级审核客户端30。

管理中心10用以接收所述打印请求客户端20发送的打印请求，并将请求发送至相应的一级或多级审核客户端30。

审核者通过审核客户端30接收所述管理中心10发送的打印请求，而后逐级审核。若同意打印，则发送相应信息至上一级审核者，直至最高级审核者；每级审核者包括一个或多个审核者，每级审核需要一个或多个审核者审核；同意打印后，发送允许消息至管理中心10；管理中心或审核客户端30调用打印机进行打印，并且返回消息至对应打印请求者。

所述系统进一步包括水印输入单元，最高级审核者在允许打印的同时，水印输入单元在打印的文件上输入设定标志或说明形式的文字，以水印的形式体现到即将打印出来的文档或图纸上。

此外，所述系统包括审核者授权模块，用以通过管理中心根据每个审核者的不同权限来分别经过不同的电子钥匙组合来授权不同的管理者，并且给管理者提供电子钥匙的密码，并设定管理者每个一段时间需重新到管理中心来重新授权和重新设置密码。

以上介绍了本发明的文件打印控制系统，本发明在揭示上述文件打印控制系统的同时，还揭示了上述文件打印控制系统的文件打印控制方法；所述文件打印控制方法包括如下步骤：

【请求步骤】

打印请求者发送打印请求至管理中心。所述打印请求者发送的打印请求信息包括需要打印的文件，下一级审核者发送至上一级审核者的信息中包括需要打印的文件。

【审核步骤】

管理中心将上述请求发送至相应的一级或多级审核者审核。

打印外发的文档或图纸审核、管控步骤：在提交、审核打印外发的文档或图纸时，需要进行多人共同审核或是多人分级审核的模式进行审核；并且有详细的日志记录，包括提交人、提交时间、打印时间、文档和图纸本身、份数、审核人信息。

【打印步骤】

审核者接收到打印请求后逐级审核；若同意打印，则发送相应信息至上一级，直至最高级审核者，或者还发送相应信息至包括同级审核者；每级审核者包括一个或多个审核者，每级审核需要一个或多个审核者审核；

审核通过后，打印相应的文件。可以由最高级审核者调用打印机打印相应文件；或者，由最高级审核者发送授权打印设定文件的权限至相应打印请求者，由相应打印请求者调用打印机打印。

最高级审核者在允许打印的同时，在打印的文件上输入设定标志或说明形式的文字，以水印的形式体现到即将打印出来的文档或图纸上。输入水印的流程请参阅图3。审核打印时能够使用水印技术自定义一些和企事业单位相关或需要在改打印文档或图纸上体现出来的文字或图像，这样便于以后有不是本单位授权或是其他竞争对手使用该文档或图纸时，可以根据打印管控系统查询到该文档的实际流向，查出责任人，追究其责任。

审核完成后打印管控管理中心智能的自动根据提交和审核的情况进行详细的分类，记录详细的日志，使以后审查时能一目了然的看到提交时间，提交人，提交的文档或图纸，审核人，审核的情况，打印的份数等详细的记录。

【追溯步骤】

打印外发的文档或图纸的追溯步骤：对允许打印的合法外发文件进行进一步的监控，将水印嵌入到打印外发的文件中。

此外，所述方法还包括审核者授权步骤：通过管理中心根据每个审核者的不同权限来分别经过不同的电子钥匙组合来授权不同的管理者，并且给管理者提供电子钥匙的密码，并设定管理者每个一段时间需重新到管理中心来重新授权和重新设置密码。

具体地，管理中心通过超级管理员智能电子钥匙EKEY(以下简称EKEY)，生成整个密钥表矩阵，授权管理员EKEY时按照随机数来从密钥矩阵中取出一些密钥单元，组成新的密钥表供管理员EKEY使用。并且需要设置一个6-16位(需包括大小写字母和数字的组合)的密码。管理中心根据每个管理者的不同权限来分别经过不同的密钥组合来授权不同的管理者，并且给管理者提供电子钥匙的密码，并规定管理者每个一段时间需重新到管理中心来重新授权和重新设置密码。管理端登录的流程可参见图4。

综上所述，本发明提出的文件打印控制方法及系统，针对普通用户提交的申请灵活的通过多个管理者同时审核或是通过多个管理者进行分级审核，起到管理者之间相互监督、相互制约的作用。水印技术的使用有效地防止了企业或组织内部外发打印文档或图纸信息泄漏和扩散。

实施例二

请参阅图2，本实施例揭示一种文件打印控制方法，所述方法包括如下步骤：

(1)普通用户如需要打印外发文档或图纸，通过安装的打印管控软件客户端，进行提交申请的方式告诉管理者某个文档或图纸需要打印。

(2)提交的文件会自动上传到打印管控软件管理中心。

(3)这时管理者的打印管控软件管理端会收到一条消息，消息内容显示了提交者的用户名、提交的文档或图纸内容、需要打印的份数、要发给那个客户或合作伙伴，该管理者需要用管理中心统一配发的电子钥匙EKEY和密码才能进入管理端来进行审核。

(4)如果管理者认为该文档或图纸合法，并且可以发给客户或合作伙伴，就可使用管理端允许该文档或图纸打印。

(5)在允许打印的同时要在打印的文件上输入体现本企业标志或说明形式的文字以水印的形式体现到即将打印出来的文档或图纸上，然后管理端会自动调用打印机进行打印，并且返回消息让用户去打印机旁取打印出来的文档或图纸。

(6)如果管理者认为此文档或图纸不合法或不应该发给申请上所写明的客户或合作伙伴，就拒绝此次申请，并可填写拒绝的理由返回到提交申请的用户。

(7)以上(4)(6)所描述的允许打印或不允许打印的文档都会自动分类集中存放在打印管控软件管理中心，并且包括详细的日志信息(提交申请者、提交时间、打印时间、打印份数、发送到的客户或合作伙伴的名称、审核的管理者、设置的水印标记和样式)。

其中，对外发打印文档或图纸的审核、管控和追溯包括以下步骤：

该系统包括含打印外发文档或图纸的提交、审核流程和以后追溯文档和图纸的流向，由于在外发打印文档或图纸上有本公司以水印的形式做的标记，如果发现由其他非法公司或个人拥有或使用本企事业单位标记过的图纸，可以采取法律手段捍卫企业单位的知识产权，并可以很明确的查出接触过这个外发打印文档或图纸的个人。

打印外发的文档或图纸的追溯模块对允许打印的合法外发文件进行进一步的监控，便于追溯，使用了水印的技术，将水印嵌入到打印外发的文件中。

这里本发明的描述和应用是说明性的，并非想将本发明的范围限制在上述实施例中。这里所披露的实施例的变形和改变是可能的，对于那些本领域的普通技术人员来说实施例的替换和等效的各种部件是公知的。本领域技术人员应该清楚的是，在不脱离本发明的精神或本质特征的情况下，本发明可以以其它形式、结构、布置、比例，以及用其它组件、材料和部件来实现。在不脱离本发明范围和精神的情况下，可以对这里所披露的实施例进行其它变形和改变。

Claims (10)

1.一种文件打印控制方法，其特征在于，所述方法包括如下步骤：

打印请求者发送打印请求至管理中心；

管理中心将上述请求发送至相应的一级或多级审核者审核；

审核者接收到打印请求后逐级审核；若同意打印，则发送相应信息至上一级，直至最高级审核者，或者还发送相应信息至包括同级审核者；每级审核者包括一个或多个审核者，每级审核需要一个或多个审核者审核；

审核通过后，打印相应的文件。

2.根据权利要求1所述的文件打印控制方法，其特征在于：

所述打印请求者发送的打印请求信息包括需要打印的文件，下一级审核者发送至上一级审核者的信息中包括需要打印的文件；

审核通过后，由最高级审核者调用打印机打印相应文件；或者，由最高级审核者发送授权打印设定文件的权限至相应打印请求者，由相应打印请求者调用打印机打印。

3.根据权利要求1所述的文件打印控制方法，其特征在于：

最高级审核者在允许打印的同时，在打印的文件上输入设定标志或说明形式的文字，以水印的形式体现到即将打印出来的文档或图纸上。

4.根据权利要求1所述的文件打印控制方法，其特征在于：

所述方法包括审核者授权步骤：通过一管理中心根据每个审核者的不同权限来分别经过不同的电子钥匙组合来授权不同的管理者，并且给管理者提供电子钥匙的密码，并设定管理者每个一段时间需重新到管理中心来重新授权和重新设置密码。

5.根据权利要求1所述的文件打印控制方法，其特征在于：

所述方法包括：

打印外发的文档或图纸审核、管控步骤：在提交、审核打印外发的文档或图纸时，需要进行多人共同审核或是多人分级审核的模式进行审核；并且有详细的日志记录，包括提交人、提交时间、打印时间、文档和图纸本身、份数、审核人信息；

打印外发的文档或图纸的追溯步骤：对允许打印的合法外发文件进行进一步的监控，将水印嵌入到打印外发的文件中。

6.一种文件打印控制方法，其特征在于，所述方法包括如下步骤：

(1)普通用户请求打印外发文档或图纸，通过安装的打印管控软件客户端进行提交申请的方式告诉管理者某个文档或图纸需要打印；

(2)提交的文件自动上传到打印管控软件管理中心；

(3)打印管控软件管理中心发送打印请求信息至设定管理者，管理者的打印管控软件管理端会收到一条消息，消息内容显示提交者的用户名、提交的文档或图纸内容、需要打印的份数、要发给那个客户或合作伙伴；所述管理者需要用管理中心统一配发的电子钥匙EKEY和密码才能进入管理端来进行审核；

(4)如果管理者认为该文档或图纸合法，并且可以发给客户或合作伙伴，则通过对应的管理端发送允许消息至管理中心；在允许打印的同时要在打印的文件上输入设定标志或说明形式的文字，以水印的形式体现到即将打印出来的文档或图纸上，然后管理端会自动调用打印机进行打印，并且返回消息至对应用户，让对应用户去打印机旁取打印出来的文档或图纸；

(5)如果管理者认为此文档或图纸不合法或不应该发给申请上所写明的客户或合作伙伴，就拒绝此次申请，并可填写拒绝的理由返回到提交申请的用户。

7.根据权利要求6所述的文件打印控制方法，其特征在于：

所述步骤(4)、步骤(5)所述的允许打印或不允许打印的文档自动分类集中存放在打印管控软件管理中心，并且包括详细的日志信息，包括提交申请者、提交时间、打印时间、打印份数、发送到的客户或合作伙伴的名称、审核的管理者、设置的水印标记和样式。

8.一种文件打印控制系统，其特征在于，所述系统包括：

打印请求客户端，打印请求者通过打印请求客户端发送打印请求；

管理中心，用以接收所述打印请求客户端发送的打印请求，并将请求发送至相应的一级或多级审核客户端；

一级或多级审核客户端，审核者通过审核客户端接收所述管理中心发送的打印请求，而后逐级审核；若同意打印，则发送相应信息至上一级审核者，直至最高级审核者；每级审核者包括一个或多个审核者，每级审核需要一个或多个审核者审核；同意打印后，发送允许消息至管理中心；管理中心或审核客户端调用打印机进行打印，并且返回消息至对应打印请求者。

9.根据权利要求8所述的文件打印控制系统，其特征在于：

所述系统进一步包括水印输入单元，最高级审核者在允许打印的同时，水印输入单元在打印的文件上输入设定标志或说明形式的文字，以水印的形式体现到即将打印出来的文档或图纸上。

10.根据权利要求8所述的文件打印控制系统，其特征在于：

所述系统包括审核者授权模块，用以通过管理中心根据每个审核者的不同权限来分别经过不同的电子钥匙组合来授权不同的管理者，并且给管理者提供电子钥匙的密码，并设定管理者每个一段时间需重新到管理中心来重新授权和重新设置密码。

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